Styrande regeldokument Policy Sida 1 (5) Kriskommunikationsplan för Region Norrbotten, 2017 2019 Kriskommunikationsplanen gås igenom årligen. Den uppdateras vid behov och skall då på nytt godkännas av regiondirektören. Berörda enheter Kriskommunikationsplanen har utarbetats på uppdrag av regiondirektören och är styrande för hur regionen kommunicerar vid en allvarlig eller extraordinär händelse. Planen omfattar både den regionala och de fem lokala krisledningarna. Kommunikationsdirektören är ytterst ansvarig för stabsfunktionen S7 i såväl regional krisledning, RKL, samt lokala krisledningar, LKL. Vem som bemannar respektive lokal krisledning avgörs i samråd med lokal säkerhetssamordnare. Syfte Kriskommunikationsplanen beskriver hur informationsverksamhet ska organiseras och bedrivas vid hot om eller inträffad allvarlig eller extraordinär händelse i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter. Region Norrbottens information ska bidra till att den egna organisationen får förutsättningar för att koncentrera sig på sin huvuduppgift. Informationen till medborgare, media och andra externa intressenter ska vara snabb, tydlig och korrekt. Revidering Planen är giltig till och med 2019-04-01 men kan ses över vid behov, till exempel vid större förändringar i organisationen. Kommunikationsdirektören ansvarar för revidering. Veronika Sundström Regiondirektör
Sida 2 (5) 1. Inledning Kriskommunikation definieras som det utbyte av information som sker inom och mellan myndigheter, organisationer, medier, företag samt berörda och intresserade före, under och efter en kris. Under en kris är effektiv kommunikation grundläggande för hur väl händelsen hanteras. Genom att kommunicera påverkas händelseutvecklingen och krishanteringsarbetet drivs framåt. Kriskommunikation ska därför vara en integrerad och viktig del i krishanteringsarbetet. Allt kommunikationsarbete i Region Norrbotten syftar till att Region Norrbotten ska vara en organisation med hög trovärdighet. Detta är nödvändigt för att kunna agera effektivt i en krissituation. Om inte trovärdigheten finns kommer ingen att lyssna till vad Region Norrbotten säger. Trovärdighet måste byggas upp i det dagliga arbetet. 2. Tjänsteman i beredskap, TiB TiB är första länken i vår larmkedja. TiB är ingången till Region Norrbotten främst vid hot om eller inträffad allvarlig händelse eller extraordinär händelse. TiB:s huvuduppgift är att initialt utöva särskild sjukvårdsledning. TiB ska även underrättas vid andra större händelser, exempelvis om allvarlig drift- eller funktionsstörning inträffar i regionens verksamheter eller i samhället. 3. Kommunikatör i beredskap, KiB Kommunikatör i beredskap är ett kommunikativt stöd till tjänsteman i beredskap vid allvarliga eller extraordinära händelser. KiB finns alltid i tjänst och stödjer TiB med kommunikationsinsatser till dess att lokal eller regional krisledningen har samlats. 4. Regional krisledning, RKL I RKL finns utsedda kommunikatörer som larmas enligt gällande lamrutin. Kommunikatör i beredskap stödjer initialt vid behov RKL. När RKL aktiveras arbetar minst två personer med att omvärldsbevaka, analysera informationsläget, skriva pressmeddelanden, producera material till Insidan, interna nyhetsbrev, Facebook och norrbotten.se. De ska också dokumentera informationsinsatserna, hålla kontakt med växel och samordna informationsinsatser med externa aktörer. Regionens pressansvariga bör utgöra en av dessa två personer.
Sida 3 (5) I situationer då länsstyrelsen tar över ledningsansvaret från kommunerna bör en kommunikatör från Region Norrbotten vid behov kunna placeras vid länsstyrelsens kommunikationsenhet. 5. Lokal krisledning, LKL En kommunikatör är utsedd till varje LKL och har rollen S7. Kommunikatör i beredskap stödjer initialt vid behov LKL. I LKL finns även administratör/redaktör som stödjer S7 med att informera internt inom närsjukvårdområdet. I de lokala krisplanerna ska finnas information om: Var anslag ska placeras på sjukhuset Samlingsplatser för informationsmöten för personalen Lokal för presskonferenser (som bör vara tydligt åtskilt från lokaler där det bedrivs sjukvård.) Telefonnummer till kommunikatör i beredskap: 0920-28 43 00 Vem som bemannar anhörignummer vid behov 6. Stabsfunktionen S7 Kommunikation Alla katastrofledningar i Region Norrbotten arbetar enligt en stabsmetodik som delar upp staberna i sju olika funktionsroller. S7 är funktionen kommunikation och bemannas av en kommunikatör. S7 larmas samtidigt som övriga deltagare i lokal eller regional krisledning enligt gällande larmrutiner. Informations- och kommunikationsarbetet i en katastrofsituation kan grovt delas in i fyra områden. Dessa är: Omvärldsbevakning Information till anställda Information till allmänheten Information till media Uppdelningen i mottagarkategorier är mer en avsändaraspekt än en verklig uppdelning hos mottagaren. De anställda får exempelvis sin information lika mycket via interna kanaler som via Facebook och medierna. Därför måste samma huvudbudskap förmedlas till samtliga mottagare och i samtliga informationskanaler. Otydlighet lämnar fältet öppet för spekulation och oro. Vid en allvarlig eller extraordinär händelse är det viktigt att Region Norrbotten lämnar snabb, saklig och kontinuerlig information till anställda, allmänhet och medierna. Informationen ska dessutom vara samordnad med andra inblandade myndigheter och organisationer såsom polis, räddningstjänst,
Sida 4 (5) kommuner, länsstyrelse, Socialstyrelsen, smittskyddsinstitutet och andra statliga myndigheter. Information till övriga inblandade delas i det webbaserade informationssystemet WIS. 7. Principer för intern kommunikation Ledningen ska kontinuerligt ha tillgång till information för att fatta rätt beslut i rätt tid och kunna delge dem som berörs av dessa beslut. Vid den interna informationen är det alltid den närmaste chefen som har huvudansvaret för att hålla de anställda informerade. De anställda inom Region Norrbotten ska kontinuerligt få information om krisens utveckling, organisationens uppgifter och den egna rollen i sammanhanget. Huvudkanaler för krisledningens information till organisationen är Insidan och via e-post. Om datorer inte kan användas (problem med elförsörjning till exempel) kan följande kanaler användas: Anslag på bestämda platser, exempelvis sjukhusens personalingångar och omklädningsrum Informationsmöten med personalen 8. Principer för extern kommunikation De externa informationskanalerna är: norrbotten.se Region Norrbottens Facebooksida Andra, vid tillfället, etablerade plattformer i sociala medier Pressmeddelanden/presskonferenser VMA Viktigt meddelande till allmänheten Annonser i dagspress (om händelsen är av den art att den löper över längre tid) Information på engelska och andra språk ska beaktas. Det finns fem nationella minoritetsspråk i Sverige; finska, samiska, meänkieli, romani chib och jiddisch. 9. VMA Regionens smittskyddsläkare har rätt att sända varningsmeddelande (VMA) i radio med hänvisning till smittskyddslagen (2004:168). Regionen har rätt att sända informationsmeddelande enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544).
Sida 5 (5) 10. Presskontakter /Presscentrum Press, radio och tv spelar en central roll som informationskälla eftersom de snabbt når många människor. Medierna ska därför betraktas som en viktig medspelare i informationsarbetet vid allvarliga eller extraordinära händelser. För att underlätta informationsförmedlingen till medierna upprättas vid behov ett presscentrum av S7-funktionen. Lämplig placering kan vara något av konferensrummen i Regionhuset eller i förekommande fall i någon lämplig lokal på sjukhusen. Presscentrum bör vara tydligt åtskilt från lokaler där det bedrivs sjukvård. Journalisterna får aldrig hänvisas till sjukhusens akut- och vårdavdelningar. Patientsekretessen är i varje ögonblick överordnad strävan efter öppenhet mot media. Om det upprättas ett rum för anhöriga bör det placeras långt ifrån presscentrumet. Det är viktigt att känna till vilka informationsuppgifter som tillkommer Region Norrbotten och vilka som tillkommer andra aktörer. Det är exempelvis polisens uppgift att meddela medierna namn på avlidna personer. Vid katastrofer följer sjukhusen de vanliga rutinerna för rapportering av antal inblandade, antal skadade, skadans art, kön och ålder och så vidare. Det är oftast att föredra att myndigheterna kallar till gemensamma presskonferenser där media på en och samma plats och vid en och samma tidpunkt får information om det som hänt och vilka mått och steg myndigheterna vidtagit. Det underlättar både för media och för myndigheterna. Vid ett utdraget förlopp är det en bra regel att ha dagliga fasta tider för presskonferenser. 11. Bilagor Bilaga 1: Strategi för Informationssamordning vid stora olyckor och kriser i Norrbottens län. Bilaga 2: Arbetsdokument för S7