sid 1 av 23 Plats och tid Rådhussalen, klockan 13:30 16:00 Beslutande: Leif Håkansson Ordförande (S) Iréne Ahlstrand-Mårlind Ledamot (M) 130-147 Berith Gustavsson Vice Ordförande (S) 130-147 Gudrun Johansson Ledamot (SD) Sirkka Kahilainen Ledamot (S) Laila Johansson Ledamot (M) Inger Åkesson Ledamot (C) Marie Brodén Ledamot (L) Bengt Jensen Ledamot (MP) Tjänstgörande ersättare: Billy Månsson (S), Emanuel Norén (M), Annica Roth (S) 148 149, Magnus Arvidsson (M) 148-149 Närvarande ersättare: Ulla Olofsson (M) 130-139, Gertrud Solding (SD), Ellen Kragh (MP) Övriga: Ulrika Johannesson Olsson, tf. förvaltningschef Anna Sunnetoft, utredningssekreterare Doris Zetterqvist, verksamhetschef 130-139 Annika Fröberg, verksamhetschef 130-140 Joakim Hörnell, ekonom 130 139 Utses att justera: Gudrun Johansson (SD) Paragrafer: 130-149 Justeringsdatum: 2016-11-01 Sekreterare Ordförande Justerande Anna Sunnetoft Leif Håkansson Gudrun Johansson
sid 2 av 23 Anslag/Bevis Organ: Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: 2016-11-01 Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: Datum då anslaget tas ner: 2016-11-24 Underskrift:
sid 3 av 23 Innehållsförteckning 130 Val av justerare... 4 131 Godkännande av dagordning... 5 132 Muntlig presentation av årets arbetsplats... 6 133 Ordförandens information 2016/542... 7 134 Förvaltningschefens information 2016/543... 8 135 Protokoll från ala pensionärsrådet 2016-09-01 2016/1999... 9 136 Protokoll från omsorgsförvaltningens samverkansgrupp 2016-09-14 2016/2177... 10 137 Muntlig återrapportering av mål- och budgetdagen... 11 138 Ekonomisk uppföljning t.o.m. september 2016 2016/1524... 12 139 Muntlig information om korttidsboendet på sjukhuset... 13 140 Förändring av riktlinje insatsen Avlösning i hemmet 2016/3565... 14 141 Gemensam dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/3397... 15 142 Sjukfrånvarouppföljning oktober 2016 2016/3377... 16 143 Avrapportering av välfärdsteknologin 2014/1724... 17 144 Ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 och rapportering enligt 16 kap. 6 f-g SoL samt ej verkställda beslut enligt 9 och rapportering enligt 28 f-g LSS avseende kvartal 3, 2016 2016/3366... 18 145 Handlingar för kännedom oktober 2016 2016/109... 19 146 Informationsärenden 2016/111... 20 147 Rapport från kontaktpolitiker 2016/264... 21 148 Ordförandebeslut avseende ej sekretessbelagda ärenden oktober 2016 2016/895... 22 149 Delegationsbeslut i övriga enskilda ärenden oktober 2016 2016/265... 23
sid 4 av 23 130 Val av justerare s beslut att utse Gudrun Johansson (SD) att justera dagens protokoll.
sid 5 av 23 131 Godkännande av dagordning s beslut att godkänna dagordningen med följande ändring: - ärende 14, Skriftlig utvärdering av sommaraktiviteten Sörgården, lyfts ur.
sid 6 av 23 132 Muntlig presentation av årets arbetsplats s beslut att ta informationen till protokollet. Rebecka Persson och Åsa Olsson presenterar sin verksamhet på Puzz korttidsboende. Boendet har blivit utsett till årets arbetsplats 2015. På Puzz verkställs beslut om korttidsvistelse och korttidstillsyn enligt LSS för funktionshindrade barn och ungdomar (upp till 21 år) fram till att de avslutat sina studier.
sid 7 av 23 133 Ordförandens information 2016/542 Ordföranden har inget att rapportera vid dagens sammanträde.
sid 8 av 23 134 Förvaltningschefens information 2016/543 s beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschefen informerar om att Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har beslutat att genomföra tillsyn av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete på Gustavsborg. ett brev skickat till en anhörig till boende på Solrosen. att Arbetsmiljöverket kommer göra en inspektion gällande systematiskt arbetsmiljöarbete. att rekryteringen av två nya förvaltningschefer är i slutfasen.
sid 9 av 23 135 Protokoll från ala pensionärsrådet 2016-09-01 2016/1999 s beslut att lägga informationen till handlingarna. Föreligger protokoll från ala pensionärsrådet. Beslutsunderlag 1 Protokoll KPR 2016-09-01
sid 10 av 23 136 Protokoll från omsorgsförvaltningens samverkansgrupp 2016-09-14 2016/2177 s beslut att lägga protokollet till handlingarna. Föreligger protokoll från omsorgsförvaltningens samverkansgrupp enligt nedan. Beslutsunderlag 1 Protokoll FSG 160914, justerat
sid 11 av 23 137 Muntlig återrapportering av mål- och budgetdagen s beslut att ta informationen till protokollet. Ekonom Joakim Hörnell rapporterar från omsorgsnämndens mål- och budgetdag som hölls den 21 september 2016. Joakim informerar om att behovet vad gäller omsorgsnämndens budget 2017 är 633 998 tkr och att budgeten är på 621 633 tkr. Detta innebär en differens på 12 365 tkr. Joakim redogör för hur förvaltningen arbetar med att ta fram förslag på åtgärder för att spara dessa 12 365 tkr.
sid 12 av 23 138 Ekonomisk uppföljning t.o.m. september 2016 2016/1524 s beslut att ta informationen till protokollet. Ekonomisk uppföljning har tagits fram för perioden januari till september 2016. Verksamheten beräknas för närvarande ha ett resultat på + 3 009 tkr mot budget vid årets utgång. De största avvikelserna mot budget finns inom verksamheterna Kansli och Äldreomsorg gemensamt, Stöd och service och Stöd i särskilt boende. I överskottet inom Kansli och Äldreomsorg gemensamt finns tilldelade stimulansmedel från Socialstyrelsen samt ej fördelade medel. Underskottet inom Stöd och service beror bl.a. på extra kostnader för ärenden med krävande insatser inom verksamheten Barnboende. Det finns också en ökning av kostnaderna inom verksamheten personlig assistans. Här beror ökning på fler ärenden som tillkommit under året men även en förskjutning av ärenden från SFB till LSS vilket medför en ökning av kostnaderna. Även ett underskott ligger på daglig verksamhet. Verksamheten Stöd i särskilt boende påvisar ett överskott. Överskottet beror till stor del på lägre förväntade övriga kostnader och vakanta enhetschefstjänster. Beslutet expedieras till Ekonomikontoret Kommunstyrelsen Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Ekonomer Omsorgsförvaltningen
sid 13 av 23 139 Muntlig information om korttidsboendet på sjukhuset s beslut att ta informationen till protokollet. Verksamhetschef Doris Zetterqvist informerar om korttidsboendet på sjukhuset.
sid 14 av 23 140 Förändring av riktlinje insatsen Avlösning i hemmet 2016/3565 s beslut att anta förslag om ändring i omsorgsnämndens riktlinjer för äldreomsorg utifrån förslaget nedan. Bakgrund Sedan sen hösten 2012 har verksamheten ett avlösarteam. Teamet har förbättrat och utvecklat utförandet vid beslut om avlösning i hemmet och nyttjandegraden av beviljad insats har ökat. Ett viktigt uppdrag ligger i att stödja närstående till att använda insatsen när beslut är fattat av biståndshandläggaren. För många närstående kan det vara ett stort steg att börja ta emot stöd och hjälp. Avlösarteamet skapar förutsättningar för en god kontinuitet och därmed trygghet för den enskilde och dess närstående vid avlösning. Avlösarteamet består av fyra medarbetare som arbetar måndag-söndag, utifrån behov av avlösning. Nuläge Utfall av kostnader för avlösarteamet visar på en ökad kostnad i förhållande till budget. Det beror delvis på att det vid toppar t ex vissa dagar finns behov av att ta in vikarier för att utföra bokade avlösningar. Nuvarande riktlinje säger att behov av avlösning som bokas tre dagar innan ska utföras enligt önskemål. Förändring I gällande riktlinje är en av förutsättningarna att: Behovet ska aviseras senast tre dagar innan. Önskemål med kortare varsel kan endast erbjudas i mån av personaltillgång. Verksamheten bedömer att denna förutsättning behöver ändras till: Utförande av avlösning ska planeras och dokumenteras i genomförandeplanen tillsammans med den enskilde. Önskemål med kort varsel/oplanerad avlösning kan endast erbjudas i mån av personaltillgång. Beslutsunderlag 1 Ändring riktlinje ON oktober 2016 Beslutet skickas till Enhetschefen för avlösarteamet Enhetschefen för biståndshandläggarna
sid 15 av 23 141 Gemensam dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/3397 s beslut att anta dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen är en lokala arkivmyndighet. Ansvaret för arkivvården delas med den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera. Kommunstyrelsen ansvarar för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om, beslutar om övergripande gallringsbeslut som gäller för hela koncernens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera och ansvarar för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Kommunens förvaltningar har i samråd med Sydarkivera arbetat fram förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan. Planen utgår från en s.k. processbaserad arkivredovisning och är även anpassad till digitalt bevarande så att Sydarkivera ska kunna göra handlingarna sökbara. Förutom att beskriva hur de olika ala processernas handlingstyper benämns beskrivs också hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Planen är indelad i 10 huvudprocesser. Huvudprocess 1 handlar om demokrati och ledning och huvudprocess 2 om intern service. Övriga huvudprocesser är samhällsservice, samhällsbyggnad, trygghet och säkerhet, miljö och hälsoskydd, skola, vård och omsorg, socialt stöd och slutligen kultur och fritid. Tanken är att samtliga nämnder (som är egna myndigheter och har ansvar för de handlingar som inte överlämnats till arkivmyndighet) ska anta planen som helhet och att framtida revideringar hanteras centralt av styrelsen även om nämnderna också måste anta revideringarna om de berör dem. På sikt bör en kunna besluta om ett generellt gallringsbeslut av pappershandlingar då strävan är att fånga allt digitalt. Dock kräver vissa handlingar fortfarande papper t.ex. protokoll och avtal liksom ett antal andra hanslingstyper där det finns lagkrav. Därför kommer styrelsen föreslås ge nämnderna i uppdrag att gå igenom sina arbetsflöden och se vilka handlingar som kräver underskrift på papper i syfte att stärka övergången till ett digitalt ärendeflöde. Inom en snar framtid kommer en revidering och komplettering av planen att ske så att även informationssäkerheten beaktas i dokumenthanteringsplanen. Beslutsunderlag 1 Dokumenthanteringsplan för Karlshamns Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
sid 16 av 23 142 Sjukfrånvarouppföljning oktober 2016 2016/3377 s beslut att lägga redovisningen till handlingarna. att ge förvaltningschefen i uppdrag att utreda och redovisa till nämnden hur omsorgsförvaltningen arbetar med AFS 2015:4, Organisatoriskt och social arbetsmiljö, samt vilka åtgärder som vidtagits. Merparten av sjukskrivningsorsaker är psykisk ohälsa och besvär från rörelseorgan inklusive värk/smärta inom omsorgsförvaltningen. Psykisk ohälsa är t ex diagnoser såsom depression, utmattningssyndrom, ångest, krisreaktion, reaktioner på svår stress. Besvär från rörelseorgan är t ex diagnoser fibromyalgi, ischias, atroser, lumbago, värk i rygg, axlar, frakturer. Mindre förekommande är diagnoser så som cancer, stroke, hjärtinfarkt. Diagnoser inom psykisk ohälsa har ökat de senaste åren. Det finns inga längre sjukskrivningsperioder för omsorgsförvaltningens chefer under perioden januari juni 2016. Beslutsunderlag 1 Analys avseende sjukfrånvaro omsorgsförvaltningen 2015-2016 januari-juni Yrkanden Ordförande Leif Håkansson (S) yrkar bifall till det utsända förslaget samt till eget tilläggsyrkande att ge förvaltningschefen i uppdrag att utreda och redovisa till nämnden hur omsorgsförvaltningen arbetar med AFS 2015:4, Organisatoriskt och social arbetsmiljö, samt vilka åtgärder som vidtagits. Sirkka Kahilainen (S) yrkar bifall det utsända förslaget samt till tilläggsyrkandet. Beslutsgång Ordförande frågar nämnden om det utsända förslaget med tilläggsyrkande kan godkännas och finner så vara fallet.
sid 17 av 23 143 Avrapportering av välfärdsteknologin 2014/1724 s beslut att lägga informationen till handlingarna. i Karlshamn har fattat beslut om att brukare skall kunna erbjudas ehemtjänst, det vill säga stöd i form av tekniska hjälpmedel som ett alternativt utförande av insatserna telefonservice, tillsyn och trygghetslarm. Valet av insatsens utförande skall styras av den enskildes behov, förmåga och önskan. [Jmf. OmsN, Riktlinjer avseende insatser inom äldreomsorgen.] Beslutsunderlag 1 Avrapportering Välfärdsteknologi
sid 18 av 23 144 Ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 och rapportering enligt 16 kap. 6 f-g SoL samt ej verkställda beslut enligt 9 och rapportering enligt 28 f-g LSS avseende kvartal 3, 2016 2016/3366 s beslut att lägga rapporten till handlingarna. Kommunens omsorgsnämnd är skyldig att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) rapportera beslut som inte verkställts inom tre månader. Rapporteringsskyldigheten gäller även beviljad insats som avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. Statistikrapport ska lämnas till fullmäktige samt till ens revisorer och IVO (individbaserade rapporter). Per kvartal 3 år 2016 finns, inom omsorgsnämndens ansvarsområde, 28 gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader. Under samma period finns 1 beviljad insats som avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. Kvartalsrapport och individrapporter avseende kvartal 3 2016 har tillställts IVO. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-10-10
sid 19 av 23 145 Handlingar för kännedom oktober 2016 2016/109 s beslut att lägga redovisningen till handlingarna. delges nedanstående handlingar för kännedom. Beslutsunderlag 1 Protokollsutdrag KF 118/2016 Entledigande från uppdraget som ersättare i omsorgsnämnden - Patrik Engström (S) 2 Protokollsutdrag KF 111/2016 Revidering av arvodesbestämmelser för förtroendevalda 3 Revidering av arvodesbestämmelser för förtroendevalda 4 SKL svar på motion om föräldraförsäkring 5 Bestämmelser om arvoden och ersättningar till förtroendevalda i Tyresö 6 Regler för ersättningar till förtroendevalda Linköping 7 Protokollsutdrag KF Nya arvodesbestämmelser för förtroendevalda 8 Bestämmelser om ekonomiska ersättningar till förtroendevalda2 9 Protokollsutdrag KF 104/2016 Kommunens budget för år 2017 10 KS 193 Återrapportering av cykelutredning 11 Cykelutredning
sid 20 av 23 146 Informationsärenden 2016/111 Det finns inga informationsärenden vid dagens sammanträde.
sid 21 av 23 147 Rapport från kontaktpolitiker 2016/264 s beslut att ta informationen till protokollet. Sirkka Kahilainen (S) rapporterar från ett kontaktpolitikerbesök hemma hos en omsorgstagare som har hjälp från hemtjänsten. Omsorgstagaren var nöjd med insatserna.
sid 22 av 23 148 Ordförandebeslut avseende ej sekretessbelagda ärenden oktober 2016 2016/895 s beslut att godkänna redovisningen av ordförandebesluten. delges nedanstående ordförandebeslut. Beslutsunderlag 1. Yttrande samråd fastigheten Karlshamn 9:50, dnr 2016/1998 2. Behov av särskilt boende i Karlshamns, dnr 2016/3386 3. Behov av lokaler för verksamhet inom Stöd och service, dnr 2016/3493
sid 23 av 23 149 Delegationsbeslut i övriga enskilda ärenden oktober 2016 2016/265 s beslut att godkänna redovisningen av delegationsbesluten. delges nedanstående delegationsbeslut. Beslutsunderlag 1. Personalärenden, dnr 2016/510 2. Presidiebeslut, dnr 2016/760, 2016/2595 3. Ärenden inom äldreomsorg, dnr 2016/758 4. Ärenden inom lagen LSS, dnr 2016/759