NABIS Protokoll från mötet den 21 november 2006 Plats: Kungl. biblioteket, Klemmingrummet Tid: 10.00 15.00 Deltagare: Louise Brunes, Södertörns högskolebibliotek Pia Brinkfeldt, Länsbiblioteket i Västerbotten (punkt 8) Karin Carlsson George, Kungl. biblioteket/bibsam, sekreterare Krister Hansson, Regionbibliotek Stockholm Mats Hansson, Kulturrådet Jan Hagerlid, Kungl. biblioteket/bibsam, ordförande fm Gunilla Herdenberg, Folkbiblioteken Lund Ilona Johansson, Kungl. biblioteket/libris (punkt 8) Helena Kettner Rudberg, Kulturrådet Brigitte Kühne, Växjö universitet Bengt Källgren, Regionbibliotek Västra Götaland (punkt 5) Mats Lindquist, Kungl. biblioteket/bibsam (punkt 7 a) Isabelle Midy, Kungl. biblioteket/bibsam (punkt 6) Jon Erik Nordstrand, Högskolan i Borås Lisa Petersen, Kungl. biblioteket/libris (punkt 3) Gunnar Sahlin, Kungl. biblioteket, ordförande em Malin Ögland, Håbo bibliotek Anmält förhinder: Jon Erik Nordstrand, Högskolan i Borås Roland Tiger, Länsbiblioteket Västernorrland 1. Mötets öppnande Jan Hagerlid hälsade alla välkomna. Gunilla Herdenberg hade inbjudits att delta i NABIS-mötet. Gunilla har förordnats som chef för avdelningen med arbetsnamnet Nationell samordning, Kungl. biblioteket. Hon tillträder tjänsten den 1 februari 2007. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Minnesanteckningar från föregående möte godkändes. 4. Diskussion kring bibliotek.se Lisa Petersen presenterade ett diskussionsunderlag om bibliotek.se, som är ett samarbetsprojekt mellan Kungl. biblioteket/libris-avdelningen och Bibliotekstjänst, där man söker samtidigt i både forsknings- och folkbibliotekens samlingar. Det har varit svårt att underhålla och utveckla tjänsten eftersom det krävs samordnade insatser från både BTJ och KB. Ett av hindren för att utveckla fjärrlånefunktionalitet i bibliotek.se är att BURK saknar sigeluppgifter. Det kan åtgärdas, men kräver programmeringsinsatser från båda sidor. 1
Alternativet skulle kunna vara att utveckla samsökverktyget Samsök. Det skulle möjliggöra samtidig sökning i BURK och LIBRIS, under förutsättning att BTJ gör sin server tillgänglig. Förmodligen skulle det kräva mindre arbetsinsats än att fortsätta med bibliotek.se, men sökningarna blir långsammare och man förlorar en hel del funktionalitet. En annan lösning är att hämta in BURK-poster och lägga i en sidodatabas till LIBRIS. Man får då ett system och ett gränssnitt att underhålla. Behovet att samtidigt frigöra programmeringsresurser hos både BURK och LIBRIS försvinner också. BTJ/BURK har inte sagt definitivt nej och det torde vare mer en politisk än en teknisk fråga. Ett annat alternativ är att ta in folkbiblioteken i LIBRIS, vilket inte är problemfritt. Folkbiblioteken får en god service från BURK. Frågan ställdes om vi ska utveckla bibliotek.se eller satsa på något annat. I diskussionen som följde var alla överens om att bibliotek.se bör utvecklas och att utvecklingsinsatserna inte bör splittras. Det framhölls att bibliotek.se skulle vara ett bra instrument för samverkan mellan folk- och forskningsbibliotek. NABIS-gruppen gav Lisa Petersen och Gunilla Herdenberg sitt stöd för att se hur man kan hitta en lösning. Helena Kettner Rudberg föreslog att Bengt Källgren kan vara en god resurs i förhandlingarna med BTJ. 5. Länsbibliotekens transportutredningen Bengt Källgren, Regionbibliotek Västra Götaland, KULDA-kontoret, informerade om länsbibliotekens transportutredning. Föreningen Sveriges länsbibliotekarier beslöt i oktober 2005 på förslag av arbetsgruppen Nationell transporttjänst att stödja uppdraget att sammanställa förfrågningsunderlag och kravspecifikation som grund för eventuell upphandling av nationella boktransporter. Kerstin Andersson, Regionbibliotek Västra Götaland engagerades som utredare på deltid. I uppdraget ingick bland annat att göra en lägesbeskrivning och ge kunskap över hur böcker och övrigt material transporteras. http://www.kulda.se/transporter/index.htm Bengt gav en sammanfattning av nuläget för nationella boktransporter. Upp till 1,5 miljoner försändelser per år skickas mellan svenska folk- och forskningsbibliotek. I cirka två tredjedelar av dessa är forskningsbiblioteken involverade. 60-70% av försändelserna är under 2 kg. Sondering har gjorts hos sex transportörer varav fem har svarat. I princip ges samma service hos alla; från det minsta till det största paketet, till alla överallt, från 1 till 1 miljon försändelser. Transportföretagen är konkurrenskraftiga på följande områden jämfört med dagens länstransporter; snabbhet, hög leveranstrygghet, geografisk täckning, administration och återsökning av försändelser. Däremot är de inte konkurrenskraftiga på följande områden jämfört med dagens länstransporter; pris (undantag finns) och förpackningskrav. Alternativ för fortsättningen är: Upphandling baserad på fast antal förbindelser 2
Upphandling av ramavtal för bibliotekstransporter exempelvis treårsavtal med prisreglering baserad på faktiskt antal försändelser Låta transportörerna själva marknadsföra ett bibliotekspris utan vår inblandning Lägga ner alltihop om det visar sig att nuvarande avtal är bättre eller räcker. Bengt Källgren går efter nyår ut med en marknadsundersökning till folkbiblioteken. Ledamöterna i NABIS ställde sig positiva till att gå vidare med inriktningen att skapa ett ramavtal för nationella boktransporter för både folk- och forskningsbibliotek. 6. Läget i webbreferensverksamheten Isabelle Midy rapporterade att man inom webbreferenstjänsten arbetar för ett integrerat koncept. Jourhavande bibliotekarie kommer att byta namn till Fråga biblioteket och därmed uppträda under samma beteckning som folkbibliotekens motsvarande tjänst. Ett nytt gemensamt gränssnitt är under utarbetande och väntas vara klart efter årsskiftet. Domännamnen www.fragabiblioteket.se och www.frågabiblioteket.se håller på att överföras från Örebro stadsbibliotek till KB. Nyregistrering sker av domännamnet och www.askthelibrary.se En gemensam samrådsgrupp föreslås. I den skulle max. fem ledamöter sitta med från såväl forsknings- som folkbiblioteken plus en representant för KB/BIBSAM och en för den instans som kommer att ansvara för tekniksupporten. Det råder enighet kring tanken att tekniksupporten ska vara gemensam. Krister Hansson rapporterade om webbreferenstjänsterna Fråga biblioteket och Ordbron. De tre lånecentralerna har skaffat en gemensam licens. En halvtidtjänst finns på var och en av lånecentralerna Malmö, Stockholm och Umeå. Lånecentralen i Umeå ansvarar för chatt, Malmö för statistik och övergripande frågor och Lånecentralen i Stockholm arbetar mot Kunskapskanalen, som bibliotekarier vid Fråga biblioteket sammanställer länk- och boktips till. I gengäld marknadsför Kunskapskanalen tjänsten Fråga biblioteket. Ett önskemål är att fler bibliotekarier vid forskningsbibliotek ansluter sig. Statistiken visar att chatten har ökat väsentligt under de senaste tre månaderna. Avsikten är att skriva avtal mellan Kunskapskanalen och biblioteken. Den tekniska supporten för Jourhavande bibliotekarie är till och med december knuten till Högskolan i Jönköping. Diskussion följde om finansieringen av gemensam teknisk support för Fråga biblioteket från och med 1 januari 2007. 7. Anmälningsärenden a) Lägesrapport RFID Mats Lindquist rapporterade att två välbesökta seminarier om RFID har arrangerats av NABIS arbetsgrupp för RFID under året; ett på Kungl. biblioteket den 19 april och ett i Göteborg den 13 oktober. Huvudpunkter på seminarierna var dels hur RFIDtillämpningar på bibliotek fungerar i praktiken, dels en redogörelse för den danska RFID-modellen. Se dokumentation från seminarierna: http://www.kb.se/bibsam/kursokonf/arkiv/2006.htm 3
Vidare presenterades en kartläggning av pågående och planerade RFID-projekt på svenska bibliotek. Kartläggningen visar att stor aktivitet råder på folkbiblioteken i Stockholmsregionen med pågående och nära förestående projekt. Av forskningsbiblioteken är det egentligen bara Linköpings universitetsbibliotek som har någon pågående aktivitet: i somras taggade de sin samling på ca 500 000 böcker. Tio andra universitets- och högskolebibliotek säger sig ha planer för RFID. Stockholms universitetsböcker har haft RFID för kursböcker tidigare och det är nu aktuellt att köpa RFID igen. http://www.lb.stockholm.se/webbit/it/chips.htm BIBSAM och Kulturrådet samfinansierar ett projekt som leds av Cristina Csanady vid Stockholms stadsbibliotek. Syftet med projektet är att göra en svensk anpassning till den internationella standarden som finns för identifikation av bibliotek (kodnummer). Vidare ska svenska synpunkter på ISO-förslaget till datamodell tas fram av en svensk referensgrupp med teknisk inriktning. Gruppen består av representanter för RFIDleverantörer, Mats Lindquist från BIBSAM, användare från Stockholms universitetsbibliotek, Linköpings universitetsbibliotek och Stockholms stadsbibliotek. Gruppen har ett möte den 22 november. Den internationella biblioteksgruppen för RFID (ISO TC46/SC4 Data Model) som Mats ingår i, har ett möte den 30 november i Köpenhamn. För att göra samordningsvinster och sänka priset har en nationell upphandling av RFID-taggar diskuterats i NABIS-arbetsgrupp för RFID. Bengt Källgren framhöll att KULDA inte kan upphandla nationellt för hela bibliotekssektorn. Möjligen skulle man kunna hänga på en annan modell för att pressa ner priset. En aktuell rapport, RFID på bibliotek: en kartläggning, gjord av Kia Gumbel på uppdrag av Länsbibliotek Uppsala, oktober 2006, rekommenderades. http://www.lb.stockholm.se/webbit/it/chips.htm b) Kraftfält 2006 Mats Hansson rapporterade om Kraftfält 2006, Konferens om flexibel högre utbildning, som hölls vid SLU, Uppsala, 15-16 november. Nitus var samordnare och Myndigheten för nätverk och samarbete inom högre utbildning (NSHU), Nationellt centrum för flexibelt lärande (CFL), Kulturrådet och BIBSAM deltog i planeringen. Målgrupper var anställda vid bibliotek, lärcentra och lärosäten. Konferensen hade fyra plenarseminarier på följande temaområden: Breddad rekrytering Nya kommunikationsmedia - med konsekvenser för högre utbildning Lärcentra - som lokal resurs för samhället och individen Bibliotek studenterna och biblioteken Dessutom hölls fyra mindre seminarier inom varje temaområde. Plenarföreläsningen på temat Bibliotek hölls av Anette Eliasson, konsulent vid Regionbibliotek Halland. Hon presenterade forskningsrapporten Folkbibliotek och vuxnas lärande. Rapporten är en studie av sex regionala vuxenlärandeprojekt som stötts av Kulturrådet. Det sista projektet avslutades i juni 2006. Rapporten visar hur folkbibliotekens roller har förändrats under de senaste årtiondena med vuxenutbildningens och högskolans kraftiga expansion. 4
Jan Hagerlid och Bengt Källgren höll ett seminarium om licenser för elektroniska resuser. Behoven av licensierade databaser ser olika ut för högskolebibliotek och folkbibliotek eftersom uppdrag och målgrupper skiljer sig åt. Folke Frömmert, Sölvesborgs stadsbibliotek, berättade om Lärcentra i Sölvesborg Lärandets Lusthus, som startades för tre år sedan. Det har blivit en naturlig och självklar del av folkbiblioteket och har fått en given plats i kommunens utbildningsplanering. Åke Nygren, projektledare vid Kista lärcenter, och Ulla-Carin Stenberg, studiebibliotekarie vid Arvika lärcentrum, berättade om Studiebibliotekarien och pedagogiken. Åke presenterade Kista lärcenter, som ska verka för att ge alla medborgare i stadsdelen möjlighet att på ett lättillgängligt sätt få vägledning och information om studier, utbildning och arbetsmarknad. Trycket från studenterna har ökat på folkbiblioteken som spelar en viktig roll i den pedagogiska processen. Ulla-Carin menade att ansvaret för att handleda studenterna borde ligga på högskolan. Isabelle Midy, BIBSAM, och Madelein Enström, Umeå lånecentral, höll ett seminarium om Fjärrlån för flexibelt lärande. Isabelle inledde med att redogöra för huvuddragen i det svenska fjärrlånesystemet. LIBRIS-statistik 1999-2005 presenterades. Som ett exempel på en begynnande integrering av de olika bibliotekssektorerna är kanske diskussionerna om en eventuell upphandling av ett ramavtal för nationella boktransporter oberoende av bibliotekstyp? Madelein Enström berättade om lånecentralens och depåbibliotekets uppdrag, samt om Lånecentralerna i samverkan och deras gemensamma projekt. Bibliotekssamverkan i norr, det s.k. BIN-projektets intentioner, berördes: förbättrad kunskapsförsörjning, samverkan låntagaren i centrum, minskad fjärrlånehantering. Hon kommenterade också några av delprojekten: Norrsök (samsökningsfunktion), låntagarinitierade fjärrlån, direktleverans till låntagaren, köpa på efterfrågan, medieplanering, låneströmsmätningar. En önskan är att det skall ske en kommande nationell översyn av informations- och medieförsörjningen för gruppen studerande av alla kategorier. Kraftfält 2006 var den tredje konferensen om flexibel högre utbildning som arrangerades av samma organisationer. Det var en intressant konferens med cirka 160 deltagare. Dock kom det till största del biblioteksanställda på miniseminarierna på bibliotekstemat. Om två år arrangeras en ny konferens. Det är då angeläget att deltagare från olika sektorer blandas i större utsträckning på miniseminarierna. c) Samarbetsdokumentet som Kulturrådet och KB skissar på Gunnar Sahlin och Helena Kettner Rudberg informerade om att Kulturrådet och KB har inlett en dialog gällande frågor som är gemensamma för de bägge myndigheterna. Intentionen är att för omvärlden klargöra respektive myndighets ansvar för biblioteksfrågor samt identifiera och utveckla möjligheter till sektorsöverskridande samverkan. Kulturrådet och KB har under sommaren börjat skissa på ett samarbetsdokument. 5
Vi har fått en ny regering och Kulturrådet och Kungl. biblioteket kommer att tillhöra olika departement och därför bör utgångsdokumentet stämmas av med respektive departement. Intentionen är att i början av nästa år komma fram till ett färdigt dokument. d) KB:s omorganisation Gunnar presenterade förslaget till ny organisation för KB som läggs den 23 november. Förslaget är baserat på de projektrapporter som utarbetats av sju projektgrupper. Grupperna har haft stort stöd i organisationsarbetet av konsulterna. I den nya organisationen har man beslutat att skilja på det digitala materialet och tryckt material. Kommunikationen med omvärlden, främst bibliotekssektorn men också andra områden, måste hela tiden utvecklas. Fem avdelningar har inrättats och chefer för dessa avdelningar är redan rekryterade: Digitala biblioteket, Eva Müller Samlingarna, Magdalena Gram Publik verksamhet, Agneta Holmenmark LIBRIS Nationella system, Lisa Petersen Nationell samordning, Gunilla Herdenberg Nationell samordning ska svara för samordningsinsatser av både extern och intern karaktär. Inom avdelningen ryms funktioner som tidigare fanns inom BIBSAM, några medarbetare från nuvarande enheten för bibliografisk samordning och utveckling, samt ABM-centrum. Nya funktioner som tillkommer är projektsamordnare och utbildningssamordnare. Nationell samordning svarar inom KB för arbetet med en nationell referensgrupp, som ska bestå av ca 10 biblioteksrepresentanter med RB som ordförande och avdelningschefen som sekreterare. Det blir en gemensam referensgrupp istället för det tidigare BIBSAM-rådet och LIBRIS referensgrupp. Under december och januari ska 18 interna rekryteringar av enhetschefer och specialisttjänster genomföras. Den 1 februari 2007 träder den nya organisationen i kraft. Det blir en förändring av organisationsformerna och man kommer att arbeta mer i team, tvärgående matrisfunktioner och processer. När förslaget är färdigt är det viktigt att komma ihåg de ursprungliga tankarna bakom organisationsutvecklingen. De finns i Vision 2010 med sina mål, strategiska områden och styrande värderingar. 8. Portaler lägesbeskrivning Samsök samt Bibliotek24 Ilona Johansson, LIBRIS, informerade att portalen Samsök har övergått i förvaltningsfas sedan 1 september 2006. Drygt 40 bibliotek deltar i Samsök och alltfler lanserar Samsök på sin webbplats. En del har även publik ingång till Samsök. Där finns t. ex. den lokala katalogen, LIBRIS Webbsök, DOAJ och olika sökmotorer. 6
Ett 20-tal bibliotek har köpt egen SFX-instans. De har fått utbildning under hösten. Detta kräver en del arbete initialt, men underhållet underlättas och möjliggör mer individuellt anpassade lösningar. Uppgradering till MetaLib 4.0 görs i början av 2007. Det kommer att innebära bättre sökfunktioner som närmar sig Google, sökning blir standardiserad, OCH som operator, inte frassökning som nu är fallet. LIBRIS vill arbeta mer med konfigurationer i MetaLib, särskilt med svenska resurser, t.ex. Presstext, Mediearkivet och svenska juridiska databaser. Biblioteken har fått ange vilka resurser de prioriterar högst. SFX uppdateras två gånger per månad och Metalib en gång per månad. LIBRIS fortsätter med utbildningar för ny personal. Pia Brinkfeldt, Länsbiblioteket i Västerbotten, informerade om projektet Bibliotek24 som startade under hösten 2006. Syftet med projektet är bland annat att förenkla informationssökning och stödja vuxnas lärande i deras tillgång till biblioteksservice på landets alla folkbibliotek. Bakgrunden till Bibliotek24 är de regionala projekten SIM, LIM och BIN. I SIM-projektet utvecklade man Sesim-portalen som ett verktyg för bibliotekspersonal i södra Sverige. Sesim är ett dynamiskt verktyg med en samsökningsfunktion motsvarande LIBRIS Samsök. En framtidsversion i SIM-projektet var att Sesim skulle bli tillgängligt också för andra än personal. Detta ska nu förverkligas i Bibliotek24. Under hösten har man framförallt arbetat med planering och utbildning i Sesims programvara för att få spridd kompetens över landet. Portalen ska anpassas för den nya användargruppen och fyllas med resurser för att sedan göras tillgänglig i elektronisk miljö. Sesim-portalen är uppbyggd med samma programvara och teknik som Samsök; Metalib och SFX. Idag finns inget formellt kontaktutbyte mellan Bibliotek24 och Samsök. Den gemensamma tekniken innebär möjlig samverkan på flera punkter exempelvis krav mot leverantören, driftsfrågor, gemensamma arbetsgrupper, samordning av utbildning, konfigurering av svenska resurser. Mer om projektet finns på webben: www.bibliotek24.se I samtalet som följde var man överens om att det nu är ett bra läge att titta på visst samarbete och erfarenhetsutbyte mellan Samsök och Bibliotek24. 9. Erfarenheter från NABIS. Tankar om fortsatta samverkansformer Helena Kettner Rudberg informerade att ny mandatperiod för NABIS inträder 2007-2008. Kulturrådet blir nu sammankallande för NABIS efter KB som haft detta ansvar de senaste två åren. NABIS i dess nuvarande form har funnits i fyra år. NABIS har inget formellt uppdrag vilket är en anledning att se över och utvärdera behov, syfte och form för det fortsatta arbetet. Kulturrådet föreslår nu att NABIS i sin nuvarande form avvecklas, att BIBNÄT utvecklas med fler representanter från folkbiblioteken och att myndigheterna tar initiativ till ett nytt nätverk där fler biblioteksaktörer ingår. Alla aktörer ska ha samma värde, delta av eget intresse och representera sig själva. Syftet med detta nätverk är detsamma som nuvarande NABIS har: kartlägga och identifiera frågor av gemensamt intresse. 7
Brigitte Kühne, som suttit i NABIS under fyra år som representant för ett högskolebibliotek, föreslog att en arbetsgrupp tittar på att slå ihop BIBNÄT och NABIS, eftersom flera ledamöter sitter med i båda grupperna. Det kanske räcker med ett forum för frågor av gemensamt intresse. Louise Brunes menade att NABIS kunde knytas tydligare till samarbetsdokumentet, där det ska framgå vilka uppdrag Kulturrådet och KB har. Hon ansåg att frågor som tagits upp under de senaste åren har medfört att NABIS blivit intressantare med tiden. Krister Hansson framhöll att det är bra att ta in NABIS roll i samarbetsdokumentet och att det inte får bli för många intressenter i det nya rådet. Gunnar Sahlin betonade att NABIS inte kan bli beslutande utan att det måste vara ett organ som för fram aktuella frågor. Det finns både för- och nackdelar med dess nuvarande form. Kulturrådet och KB rekommenderades att titta på framtida organisationsformer och därefter kalla till ny träff i mars 2007. Nya delegater tas fram i januari/februari. 10. Övriga frågor - Fjärrlån Krister Hansson informerade om en mindre undersökning av fjärrlån mellan kommunerna i Stockholms län som han gjort avseende år 2005. De flesta fjärrlån går via Stockholms stadsbibliotek. Ytterligare två bibliotek, Botkyrka och Södertälje, har en relativt stor andel fjärrlån ut från sina bibliotek. Totalt har Stockholms läns folkbibliotek ett överskott av fjärrlån ut, men det beror helt på Stockholms stadsbibliotek, som är både länsbibliotek och lånecentral. Länsbiblioteken gör med jämna mellanrum undersökningar av fjärrlånetrafiken och bl.a. i Mellansverige har det skett vid ett flertal tillfällen. KB kan samla in denna statistik om man vill gå vidare med att undersöka landets fjärrlånetrafik. 11. Mandatperiodens avslutande Detta möte var det sista under den tvåårsperiod som KB har varit sammankallande. Gunnar tackade ledamöterna för deras insatser i rådet. 12. Mötet avslutades.. 8