Servicenämnden Martin Olefeldt-Söderberg Logistiker 040-675 33 81 Martin.Olefeldt-Soderberg@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2015-03-03 Dnr 1500662 1 (8) Servicenämnden Lokaler för åkeri och hjälpmedelsdistribution Ordförandens förslag Servicenämnden föreslår regionstyrelsen följande 1. Regionstyrelsen beslutar om medelstilldelning med 4 miljoner kronor för planering av lokaler 2015. 2. Regionstyrelsen planerar för att avdela investeringsmedel om 120 miljoner kronor för åren 2016-2017. Sammanfattning Starta planering av nya lokaler för att ersätta rivningslokaler för Skånetransports åkeri och för att samordna utspridd hjälpmedelsverksamhet i en och samma lokal. Tomtmark med rätt placering i Skåne ger förutsättning att uppnå regionala mål och minskad miljöpåverkan för transporter genom samordnad varudistribution. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2015-03-03 C:\pactdok\Servicenämnden\2015-03-18\Lokaler för åkeri och hjälpmedelsdistribution\1500662 SN_Beslutsförslag.docx Postadress: 205 25 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Dockplatsen 26 Telefon (växel): 040-675 30 00 Fax: Internet: www.skane.se
Datum 2015-03-03 2 (8) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Inledning Syfte Syftet är att starta planering av nya lokaler för att ersätta rivningslokaler för Skånetransports åkeri och att samordna Hjälpmedelsverksamheten från 4 olika lokaler i Malmö/Lund-området. I planeringsskedet ska även alternativ till hur lokalbehovet kan uppfyllas utredas. Etablera ny förmåga för att samordna transporter via en distributionscentral vilket ger högre patientsäkerhet genom ökad leveranssäkerhet och ökar möjligheterna att vid upphandling nyttja fler leverantörers erbjudande. Ökad produktivitet kan nås genom att idag splittrad hjälpmedelsverksamhet samordnas och dessutom fångas samordningseffekter mellan åkeriet och hjälpmedelsverksamheten. Innehåll Köp av mark i Lund. Byggnation av lokaler för åkeriverksamhet och hjälpmedelsdistribution. Lager, kontor/utprovningslokaler i två våningar, verkstad och carport. Det är strategiskt viktigt att marken är rätt placerad utifrån de flöden som har av inkommande och cirkulerande material samt verksamheternas inbördes placering. Lokalerna har i behovsfasen uppskattats till ca 7 400 kvm bruttoarea varav ca 1 000 kvm carport utomhus. Krav från Lunds kommun om max 40% bebyggelse på tomtmarken ger ca 13 000 kvm tomt för etableringen. Fastigheten bebyggs så att expansion kan ske i minst en riktning i fall beslutar att förändra sitt arbetssätt när det gäller distribution i framtiden. Verksamheterna Skånetransport Skånetransport ansvarar för planerade transporter, såväl på väg mellan olika -enheter som inne på sjukhusområdena vad gäller material, prover, posthantering och logistik. Vidare ansvarar affärsområdet för samtliga tjänstebilar och poolbilar i. Nuvarande inhyrda lokaler för åkeriet uppfördes ursprungligen för Lunds sjukvårdsdistrikt, numera omfattas hela. Hyreskontraktet är ett rivningskontrakt då en väg planeras över fastigheten. Omlastning sker idag i liten skala av bland annat hemdialys och hjälpmedel för leverans till patient i hemmet samt textilier till vissa mindre enheter. Omlastningen ger fördelar. Transporter behöver ej ske separat utan med en omlastad bil kan flera varutyper från flera håll samlastas vilket ger färre transporter ut till verksamheterna. Omlastningen sker idag utomhus i carport på ett ineffektivt och arbetsmiljömässigt ofördelaktigt sätt. Vidare är fordonen placerade på ett sådant sätt att de säkerhetsmässigt ej är skyddade. Tidvis har stölder av bränsle och åverkan på fordonen förekommit där de idag är placerade öppet på Sankt Lars-området.
Datum 2015-03-03 3 (8) Samordnad varudistribution är en utveckling inom många kommuner och landsting. har idag samordnad varudistribution inom vissa områden. För små leverantörer är kundens förmåga till varudistribution förutsättning för att kunna lämna anbud. Skånevård Kryh, Habilitering & Hjälpmedel, Hjälpmedelsverksamheten har hjälpmedelsansvar för alla hjälpmedel till personer under 20 år. För personer över 20 år ansvarar för elektriska rullstolar, vissa kommunikationshjälpmedel, fjärrstyrsystem, vissa sittanpassningar samt vridbara bilstolar. Under 2014 genomfördes en hjälpmedelsutredning som visade på förbättringsbehov. Målsättning för hjälpmedelsverksamheten: Säkerställa god och jämlik vård Patienten får rätt hjälpmedel, snabbt och enkelt En försörjning med rimliga ledtider i hela processen God ekonomisk hushållning Ordning och kontroll på förskrivning och ekonomi Effektivitetsvinster lägre kostnader Lokalsituationen för hjälpmedelsverksamheten: Samordningsbehov till 3 nav i Skåne inklusive distributionslösning med lokaler/depåer Malmö-Lund-området har 4 enheter/lokaler som kan samordnas Nuvarande lokalerna är ej ändamålsenliga Flera dubbelfunktioner, reservdelslager, onödigt stora lokalytor i äldre byggnader kan elimineras Lokaler i extern förhyrning kan lämnas Mark Placeringen är extremt viktig för åkeriet för att uppnå så korta transportsträckor som möjligt. Den geografiska tyngdpunkten för Region Skånes flöden hamnar strax norr om Lund. Postsorteringen har ett nav i Lund och labmedicin koncentrerar verksamhet till Lund. Att vara nära tillfartsvägarna E22 och E6/E20 är viktigt för inkommande gods från leverantörer samt att snabbt komma fram till sjukhusområdena i Skåne. Sammantaget har den mest lämpliga placeringen bedömts att vara i Lund nära E22. Det är extremt svårt att hitta lediga befintliga lokaler samt tomtmark i Lund. Diskussioner har förts med Lunds kommun som erbjudit mark på Hasslanda- området och ställt sig positiva till att etablerar sig där. Marken är planlagd men samråd kring detaljplan har ännu inte skett, uppskattning från kommunen är att byggstart kan bli i slutet av 2016. Se bilder nedan för geografisk orientering av föreslagen mark. I planeringsskedet ska även andra markalternativ utredas.
Datum 2015-03-03 4 (8) Bild 1: Markerat planområde Hasslanda 3, 17 hektar stort område i Sydöstra Lund, nära anslutning till E22. Ca 1,3 hektar av området behövs för etableringen. Bild 2: Närhet till E6/E22 för godstransport, Hasslanda markerat med siffran 1 Bild 3: Skånekarta, Hasslanda markerat med siffran 1
Datum 2015-03-03 5 (8) Lokalernas utformning I regionalt styrande dokument 1, står bland annat följande: ska vara en aktiv och innovativ upphandlare av livsmedel. Det ska vara enkelt för både stora och små leverantörer att lägga anbud. Nya idéer att hitta logistiska lösningar som minskar transporter måste uppmuntras. Genom att skapa en ersättningslokal för åkeriet som också har distributionscenterfunktionen, dvs en lageryta för tillfälligt mellanlager kan framtida utmaningar och möjligheter mötas på bästa sätt. Genom att också ha expansionsmöjligheter för utökat lagerutrymme kan även eventuella framtida beslut om framtida lagerfunktioner mötas. Expansionsyta skulle kunna nyttjas för lager av kritiska varor för vårdens försörjning. Nya lokaler kommer leda till minskade ytor för samma ändamål och en mer effektiv hjälpmedelsverksamhet. Flera delar av lokalerna kan användas gemensamt av både transport- och hjälpmedelsverksamheten. Även på utsidan av lokalerna kan de stora ytor som lastbilar och fordon kräver delas. Detta minskar totalt sett behovet av lokaler och markyta. Genom att ha transport och hjälpmedelslager samlokaliserat elimineras behovet av transport mellan åkeri och hjälpmedelslager då det redan är Skånetransport som anlitas till viss del för distribution av hjälpmedel idag. Samlokaliseringen ger även flexibilitet i både lager, verkstad och kontorsyta att växa eller krympa mellan verksamheterna. Följande rumsfunktioner är identifierade i behovsanalysen: Lagerhall - Godsmottagning - Mellanlager för distribution - Avsändning - Lager av hjälpmedel - Däcklager för fordon - Kylt avfallsrum för smittförande/stickande/skärande-avfall - Lastkaj, 1,2meter hög för lastbil - Ramp för mindre fordon Utprovning hjälpmedel för brukare och vårdpersonal Utställning hjälpmedel för brukare och vårdpersonal Carport, fordonsskydd inom inhägnat område Tvätthall, för fordon och återanvända hjälpmedel Verkstad, för bil och hjälpmedel Kontor Personalutrymmen Bilpool, möjlighet för regionanställda att hämta/lämna 1 Matlandet Skåne en vision för s verksamheter, dnr: 0902636
Datum 2015-03-03 6 (8) Utrustning / inredning Investeringsmedel för utrustning och inredning ingår i den totala kalkylen. Skånetransport: införskaffande av säkerhetsutrustning, billyft och mindre verktyg är bedömda att behövas nytt Hjälpmedel: befintlig utrustning finns Gemensamma lokalinvesteringar i utrustning för lastbilsportar, truck, lagerinredning, tryckluftskompressorer, tvätthall, personalutrymmen gör att totala investeringen blir lägre. Under planeringsskedet ska utformningen av lokalerna klargöras så att hög säkerhet för besökare och fordon och hur separata flöden kan uppnås. Vidare kommer utrustning och inredning kunna studeras mer ingående. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Nuvarande verksamheter finns på 7 adresser, varav 5 i extern förhyrning, med snitthyra på ca 1100 kronor/kvm i nuläge. Vissa av nuvarande lokaler är i dåligt skick, rivningskontrakt medger ej renovering, därav låg hyra. Beräkning av ny hyra är ännu osäker och kommer utredas i planeringsskedet. s snitthyra för 2015 är 1 280 kronor/kvm för alla fastigheter. Denna byggnad bör ej hamna högre än så då det är en relativt enkel byggnad jämfört med beståndet av sjukhusfastigheter, men om hyran hamnar på s snitthyra skulle det ge en nettodriftkostnadsökning på ca 1 miljon kronor per år i hyreskostnad för. Samordningsvinster i minskade transporter, nya affärsmodeller i avtal, ökad produktivitet, effektivare bemanning genom att sårbarheten minskar och annat har ej beräknats. Uppskattad likvidfördelning, antal miljoner kronor per år för projektet: Summa 2015 4 Summa 2016 25 Summa 2017 95 Totalsumma: 124 Medel för 2015 begärs från innevarande budget från Regionstyrelsen. Övriga medel aviseras i investeringsprocessen för 2016-17. Om enligt förslag lokaler endast för åkeri beslutas och hjälpmedelsverksamheten ej samordnas skulle det reducera investeringssumman med ungefär hälften. Vidare kommer ytterligare möjlig samordning av verksamheter till lokalerna att undersökas under planeringsfasen. Därmed kan påverkan äga rum på det bedömda investeringsbehovet. Juridisk bedömning Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig i detta skede.
Datum 2015-03-03 7 (8) Miljökonsekvenser Behovet av uppvärmning, nedkylning, elanvändning påverkas till det bättre om nuvarande lokaler, som är rivningslokaler eller äldre fastigheter med dålig energiprestanda, lämnas. När bygger nytt ska miljöbyggnad Silver uppnås enligt Regionservice standard. Ett av huvudsyftena är att placera verksamheten rätt för att minimera antalet transporter av produkter till s alla verksamheter. Genom att skapa distributionscenter-funktionen kan erbjuda fler leverantörer möjlighet till samordnad varudistribution likt det som skett på kommunalt håll runt om i landet, exempelvis Ystad-Österlen. Distributionen sker redan idag till alla verksamheter i oavsett om det är på sjukhusområden, vårdcentraler, folktandvård eller direkt till patientens hem. Via Skånetransport kan totalt sett behovet av transporter till verksamheterna minska genom utökad samordnad varudistribution. Genom att förstärka transportplaneringen och få kontroll över inkommande transporter, packningsordningen på fordon via mellanlagret med utgående rutter kan en riktig ruttoptimering ske vilket skulle minska behovet av transporter på ett märkbart sätt. Det finns även en framtida möjlighet att handla upp närproducerade varor där Skånetransport skulle kunna agera distributör direkt från producenten. Gällande persontrafik finns idag en vältrafikerad busshållplats vid E22, hållplats Lund Råby, inom några hundra meter från planområdet. Det är de gula Regionbussarna som stannar där. Skånetrafiken undersöker utökad dragning av stadsbuss-linje som idag rör sig på Gastelyckan-området strax norr om planområdet. Det finns även gång-/cykelbana längs Sydöstra vägen till området. s miljöprofil skulle stärkas genom att kunna erbjuda samordnad varudistribution. Samverkan med berörda fackliga organisationer Ingen samverkan/mbl-förhandling har bedömts nödvändig i detta skede. Under planeringsskedet kommer facklig samverkan att ske.
Datum 2015-03-03 8 (8) Uppföljning Projektet följer de beslutade riktlinjerna för investeringsprocessen i Region Skåne. Följande beslutspunkter är föreslagna: Beslut om medel för planering o mars 2015, Servicenämnden o april 2015, Regionstyrelsen Beslut om medel för projektering o november 2015, Servicenämnden o december 2015, Regionstyrelsen Beslut om upphandling och medelstilldelning / igångsättning, o april 2016, Servicenämnden o maj 2016, Regionstyrelsen Bild 4: Beslutspunkter i byggprojekt över 50 Mkr Daniel Hedén Ordförande Helena Ohlsson Servicedirektör