www.pwc.se Revisionsrapport Hans Gåsste Hantering av kommunala bidrag Smedjebackens kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionella bedömningar... 2 2. Bakgrund... 4 2.1. Revisionsfråga och kontrollmål... 4 2.2. Metod... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Inledning... 5 3.2. Kommunstyrelsen... 5 3.3. Kulturnämnden... 7 3.4. Familje och utbildningsnämnden...8 3.5. Omsorgsnämnden...8 3.6. De nya riktlinjerna för föreningsbidrag...8 Smedjebackens kommun, revisorerna 1 av 10
1. Sammanfattande revisionella bedömningar Som svar på revisionsfrågan om kommunens samlade bidragshantering vill jag lämna följande svar: Hur mycket bidrag betalar kommunen ut årligen till olika ändamål? I kommunens budget 2014 finns anslag på 2 144, för bidrag till föreningar. Därutöver finns utbetalningar av bidrag/medlemsavgifter m.m. på totalt 3 453,0 till andra aktiviteter och ändamål som hanteras av kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Det innebär utbetalningar 2014 på 5 597,0. Vilka principer ligger till grund för dessa bidrag? Granskningen visar att det har saknats tydliga principer för hantering och fördelning av bidrag till idrottsföreningarna. När det gäller de bidrag/ medlemsavgifter m.m. som hanterats av kommunstyrelsen bygger dessa på ett politiskt ställningstagande i kommunstyrelsen. När det gäller fördelning av bidrag i FUN, omsorgsnämnden samt kulturnämnden finns nämndspecifika bidragsregler fastställda. Dock inte för kulturnämndens bidrag till arrangemang/ kulturaktiviteter. Noterbart är att kommunfullmäktige vid sitt sammanträde den 17 november 2014 har fastställt nya övergripande riktlinjer för föreningsbidrag. På vilket sätt följer kommunen upp och värderar effekterna av de kommunala bidragen? Granskningen visar att föreningsbidragen som förmedlas av kulturnämnden, omsorgsnämnden samt familj- och utbildningsnämnden följs upp på ett strukturerat sätt. När det gäller bidragen till idrottsföreningar finns vissa brister i uppföljning och kontroll. Det finns ingen strukturerad uppföljning och analys av kommunstyrelsen av de aktiviteter m.m. som man utöver det vanliga föreningsbidragen ger bidrag till/ deltar i. Sammanfattande kommentarer Det är positivt att fullmäktige har fastställt nya riktlinjer och hanteringsregler för föreningsbidrag. Dessa bör dock kompletteras med nämndspecifika regler och instruktioner som ligger till grund för storleken av bidragen. Dessa regler måste beakta kommunallagens regler om Smedjebackens kommun, revisorerna 2 av 10
likställighetsprincipen. Det är också viktigt att samtliga bidragsgivande nämnder, i enlighet med de nya riktlinjerna, på ett strukturerat sätt följer upp de föreningar som erhållit bidrag. När det gäller de bidrag/medlemsavgifter i organisationer som får bidrag/stöd av kommunstyrelen är det av vikt att kommunstyrelsen på ett strukturerat sätt årligen värderar nyttan och effekterna av det kommunala stödet/bidraget. Smedjebackens kommun, revisorerna 3 av 10
2. Bakgrund Smedjebackens kommun delar årligen ut bidrag till olika ändamål till verksamheter och aktiviteter som ligger utanför den direkta kommunala verksamheten och kommunens ansvarsområde. Det är framför allt bidrag till det lokala föreningslivet samt till de studieförbund som verkar inom kommunen. Därutöver ger kommunen bidrag till andra aktiviteter som på olika sätt skall tillföra ett värde för kommunen och dess invånare. Det kan vara engångsbidrag eller återkommande bidrag till aktiviteter av olika slag. När en kommun beviljar bidrag till föreningar är det också viktigt att man följer den kommunalrättsliga likställighetsprincipen, d.v.s. att föreningar beviljas bidrag på ett rättvist sätt och på objektiva grunder. 2.1. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen skall ge en bild av kommunens samlade bidragsgivning, dels omfattningen, dels på vilket sätt kommunen ger bidragen samt dels hur kommunen värderar och följer upp de verksamheter som erhåller kommunala bidrag. Kontrollmål Hur mycket bidrag betalar kommunen ut årligen till olika ändamål? Vilka principer ligger till grund för dessa bidrag? På vilket sätt följer kommunen upp och värderar effekterna av de kommunala bidragen? 2.2. Metod I granskningen har intervjuer skett med medarbetare inom kommunens nämnder och styrelsen som har ett ansvar för att hantera bidrag. Vidare har vi i granskningen inhämtat och tagit del av dokument som beskriver inriktning och omfattning av bidragsgivningen. Smedjebackens kommun, revisorerna 4 av 10
3. Granskningsresultat 3.1. Inledning Smedjebackens kommun betalar årligen ut ca 5,6 mkr i bidrag genom följande nämnder. Kommunstyrelsen ansvarar för bidrag till lokalägande föreningar och idrottsföreningar. Kommunstyrelsen ansvarar också för bidrag till övriga aktiviteter och ändamål där kommunen har ett intresse. Omsorgsnämnden ansvarar för bidrag till föreningar som bedriver verksamhet för äldre och personer med funktionsnedsättningar. Familje och utbildningsnämnen ansvarar för bidrag till föreningar inom individ och familjeomsorg. Kulturnämnden ansvarar för bidrag till kulturarrangemang och bidrag till studieförbunden. Kommunfullmäktige har den 17 november 2014 fastställt riktlinjer för föreningsbidrag. Se bilaga. I riktlinjerna beskrivs villkor och bestämmelser kring kommunala bidrag. Dessa riktlinjer ersätter de tidigare som fastställdes på -90 talet. 3.2. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har 2014 anslagit 1 550,0 som ram för bidrag till samlingslokaler, byalag samt idrottsföreningar. Fördelningen och omfattningen av utbetalda bidrag 2014 finns i bilaga. Tidigare fanns normer för bidragsgivning till föreningslivet samt lokaler. Dessa normer är inte utgångspunkt för fördelning av bidrag i dag. Orsaken är att de årliga budgetanslagen för bidrag har minskat. De tidigare bidragsreglerna ryms inte inom nuvarande budgettilldelning. Driftbidragen hanteras idag av fritidskontoret och beslut om föreningsbidrag fattas av fritidschefen på delegation. Grunderna för fördelningen av bidragen idag bygger enligt uppgift på vad respektive förening fått tidigare år. D.v.s. det finns ingen fördelning utifrån fastställda principer. Det finns ett antal föreningar som bedriver verksamhet i kommunägda anläggningar/fastigheter, t.ex. Norrbärke SK Alpint. I det fallet betalar kommunen elkostnaden vilket avräknas från det beslutade driftbidraget. Detta bygger på en överenskommelse/avtal mellan klubben och kommunen. Kommunen har även tecknat andra typer av avtal för andra föreningar. Smedjebackens HC har ett avtal som innebär att klubben sköter anläggningen med egen personal efter kl. 16.00. Som ersättningen för klubbens insatser betalar klubben en subventionerad planhyra på 80 kr timmen för A-lagsaktiviteter. Smedjebackens kommun, revisorerna 5 av 10
När det gäller samlingslokaler som ägs av föreningar finns ett driftbidrag i grunden. I de fall föreningen skall göra en investering i fastigheten söks investeringsbidrag från kommunstyrelsen. Om kommunstyrelsen beslutar att anslå pengar till investeringen träffas ett avtal mellan berörd förening och kommunen. Man reglerar då sin skuld gentemot kommunen genom motsvarande minskning av det årliga driftbidraget. I granskningen kan konstateras att det idag finns brister i kommunens kontroll och uppföljning av de föreningar som erhållit bidrag. Tidigare hade kommunen s.k. O-taxa i samtliga lokaler och anläggningar för idrott, vilket innebar att föreningslivet utan kostnader utövade ha sina aktiviteter i kommunens anläggningar. Idag har man reglerat föreningarnas lokalkostnader via det årliga driftbidraget. Dock upplåter man lokaler med 0-taxa för föreningar som har aktiviteter för ungdom under 20 år. Tidigare betalade kommunen ut ett s.k. lokalt aktivitets stöd till föreningarna. Detta görs inte längre. Idrottsföreningar får idag endast det statliga lokala aktivitetsstödet (LOK) som förmedlas till föreningarna via Riksidrottsförbundet. Fritidskontoret får årligen en redovisning av riksidrottsförbundet vilka föreningar som fått bidrag och hur mycket de har fått. Kommunstyrelsen/ övriga bidrag Förutom de föreningsbidrag som hanteras av fritidsförvaltningen har kommunstyrelsen betalat ut ca 3,5 mkr till olika ändamål, organisationer m.m. Kommunkansliet har gjort en sammanställning av dessa bidrag, se bilaga. Som framgår av sammanställningen ingår i denna summa kommunens kostnader för medlemskap i bl.a. Sveriges kommuner och landsting (SKL), Region Dalarna, Falun-Borlänge regionen samt Visit Södra Dalarna. Därutöver är det olika typer av organisationer som kommunen har intresse i som erhåller kommunalt bidrag för sin verksamhet. I dessa organisationer finns representation från kommunen i form av politiker och/eller tjänstmän. Granskningen visar att det saknas en strukturerad och samlad uppföljning och utvärdering av effekterna av kommunens medverkan genom bidrag till dessa organisationer. Kommunstyrelsen/bidrag till enskilda vägar-vägföreningar I tekniska avdelningens budget finns meddela avsatta för bidrag till enskilda vägar. Under 2013 betalades ut 300,0. Staten bidrog med motsvarande bidrag med 1,2 mkr. Smedjebackens kommun, revisorerna 6 av 10
Kommentarer När det gäller kommunstyrelsens bidrag till föreningslivet anser vi att kommunstyrelsen, med utgångspunkt från de av fullmäktige fastställda riktlinjerna för föreningsstöd, måste fastställa tydligare regelverk för vilka principer som skall gälla för hur föreningsbidragen skall fördelas. Vidare är det viktigt att uppföljningen av bidragen sker i enlighet med de regler som fastställts av fullmäktige. Fördelningen av bidrag måste bygga på en princip som säkerställer lika behandling av kommunens föreningar. Dessutom utgör tydligare riktlinjer ett stöd för förvaltningen vid fördelningen av föreningsbidragen. När det gäller kommunstyrelsens övriga bidrag gör vi inte någon värdering av kommunens nytta av bidragen till de olika organisationerna. Däremot anser vi att kommunstyrelsen på ett strukturerat sätt måste utvärdera det kommunala intresset och nyttan av sitt engagemang i de organisationer som erhåller bidrag från kommunen. 3.3. Kulturnämnden I kulturnämnden budget finns ett anslag på 205,0 till kulturaktiviteter/arrangemang. Därutöver finns i nämndens budget ett anslag på 260,0 för fördelning till studieförbunden. Nämnden har 2014-08 -27 fastställt normer för kommunalt bidrag till studieförbunden. När det gäller bidragen till kulturaktiviteter/arrangemang finns en grundregel att 130,0 skall gå till barn och ungdomskultur och 55,0 skall gå till aktiviteter för vuxna. Utöver detta beslut finns ingen övrig normgivning. Kulturchefen har delegation från nämnden att pröva och besluta om bidrag till kulturaktiviteter/arrangemang. Delegationsbesluten redovisas fortlöpande till nämnden. Noterbart är att nämnden inte ger årliga driftbidrag till någon förening. Kulturnämnden deltar i stiftelsen Ekomuseum Bergslagen. Det årliga stiftelsebidraget är 180,0 och ingår i nämnden budgetram. Kommentarer Nämnden bör fastställa tydligare riktlinjer för bidrag till kulturarrangemang eftersom det ger stöd för delegaten att pröva och fördela bidragen. När det gäller bidrag till studieförbunden bedömer jag att det sker på ett korrekt sätt och i enlighet med fastställda riktlinjer. Jag bedömer också att nämnden på tillräckligt sätt följer upp verksamheter/aktiviteter som får bidrag av nämnden. Smedjebackens kommun, revisorerna 7 av 10
3.4. Familje och utbildningsnämnden Nämnden har ett anslag på 200,0 per år för bidrag till föreningar inom området familje och individomsorg. 2104 gav nämnden följande bidrag: Bris 19,6 Brottsofferjouren 21,3 samt kvinnojouren 115,0. Kommentarer Hanteringen och fördelningen av bidragen har fungerat och fungerar på det sätt som anges i de av fullmäktige nyligen antagna riktlinjerna. Uppföljningen av föreningsbidragen sker på ett korrekt sätt. 3.5. Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden har under 2014 ett anslag på 209,0 för bidrag till föreningar som bedriver verksamhet för äldre och personer med funktionsnedsättningar. Den tidigare socialnämnden fastställde 2005 riktlinjer för föreningsbidrag. Dessa riktlinjer har gällt för bidragen som beslutats under 2014. Fördelningen av dessa bidrag framgår av bilaga. Kommentarer Hantering och fördelning av bidragen följer de normer som fastställts av den tidigare socialnämnden och i enlighet med de nya riktlinjerna. Uppföljningen av föreningsbidragen sker på ett korrekt sätt. 3.6. De nya riktlinjerna för föreningsbidrag Kommunfullmäktige beslutade 2014.11.17 att fastställa nya riktlinjer för kommunens bidrag till föreningar. De tidigare riktlinjerna fastställde b på 90-talet och dessa anses inte vara tillämpbara idag. I de nya riktlinjerna för föreningsbidrag har angetts vilka kommunala nämnder som skall fördela bidragen och till vilka ändamål. Vidare finns angivet kriterier för bidragsgivning och hur uppföljningen skall ske av den nämnd/styrelser som har beviljat bidrag. I riktlinjerna finns en ny regel som anger att alla bidragansökningar skall skickas till kommunens kansliavdelning. Därifrån skall de skickas ut till berörd nämnd för vidare hantering. Syftet med detta är att få en samlad bild och kontroll över samtliga bidragsansökningar. Kommentarer De nya riktlinjerna för föreningsbidrag anser jag vara ändamålsenliga. Dock är det viktigt att respektive nämnd, att med utgångspunkt från fullmäktiges riktlinjer, utarbetar och fastställer egna regelverk för sina respektive ansvarsområden. En grundläggande princip för dessa regelverk måste utgå Smedjebackens kommun, revisorerna 8 av 10
från den s.k. likställighetsprincipen. Det vill säga att bidrag skall ges på rättvisa grunder. Smedjebackens kommun, revisorerna 9 av 10
2014-12-01 Hans Gåsste Uppdragsledare Smedjebackens kommun, revisorerna 10 av 10