Revisionsrapport Februari 2004 Granskning av Patientnämnden Ellinor Nybom Granskning av ansvarsutövande 2003 Norrbottens läns landsting
Innehållsförteckning 1. Uppdrag, revisionsfråga och metod... 1 2. Patientnämndens verksamhet... 1 3. Reglemente för patientnämnden... 2 4. Patientnämndens verksamhetsplan... 2 5. Sammanträden, protokoll samt rapportering... 2 5.1 Ekonomi, prestation och kvalitet... 3 5.2 Nyckeltal... 4 6. Sammanfattande kommentarer och bedömning... 5 Bilagor 1 Reglemente för patientnämnden 2 Verksamhetsrapport 2003 Patientnämnden 3 Analys Patientnämnden
1. Uppdrag, revisionsfråga och metod Landstingets revisorer har givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska patientnämndens ansvarsutövande under 2003. Med ansvarsutövande avses nämndens aktiva åtgärder för att styra/leda, följa upp, kontrollera och rapportera om den verksamhet nämnden har ansvar för. Granskningen har studerat patientnämndens ansvarsutövande, kontrollerat nämndens analys och kommentarer med anledning av förra årets minskning av ärenden samt följt nämndens arbete med framtagande av beskrivande nyckeltal. Revisionsfråga: Är patientnämndens ansvarsutövande tillfredsställande? Informationsinsamlingen har skett via dokumentstudier och intervju med tjänstemän inom sekretariatet där patientnämndens kansli ingår. Granskningsrapporten har sakgranskats av ansvarig handläggare vid sekretariatet. 2. Patientnämndens verksamhet Landsting och kommuner är genom lagen om patientnämndsverksamhet (1998:1656), skyldiga att inrätta en eller flera nämnder som har till uppgift att stödja och hjälpa patienter inom: Den hälso- och sjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen som bedrivs av landsting eller enligt avtal med landsting. Den hälso- och sjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen som bedrivs av kommuner eller enligt avtal med kommuner och den allmänna omvårdnad enligt socialtjänstlagen som ges i samband med sådan hälso- och sjukvård. Den tandvård enligt tandvårdslagen som bedrivs av landsting. 2004-03-03 1
Patientnämnden ska även bistå patienter, intagna för psykiatrisk tvångsvård eller rättspsykiatrisk vård 1, med stödpersoner om patienterna vill det. Länets samtliga kommuner har avtal med landstinget om nyttjande av gemensam patientnämnd. Ersättning från kommunerna till landstinget för utförd tjänst baseras på antalet invånare i respektive kommun. Från och med 2004 kommer Kalix kommun att inrätta egen patientnämnd och därmed handlägga sina egna patientnämndsärenden. 3. Reglemente för patientnämnden Nämndens verksamhet regleras också i reglemente för patientnämnden, landstingets gemensamma regler & riktlinjer 2003, bilaga 1. Reglementet är antaget av landstingsfullmäktige och beskriver patientnämndens verksamhetsområde och arbetsformer. 4. Patientnämndens verksamhetsplan Den 17 december 2002 antog patientnämnden verksamhetsplan för 2003. Planen följer den i landstingsplanen givna strukturen. Där presenteras strategiska mål, framgångsfaktorer och uppföljningsområden med utgångspunkt i de fyra perspektiven (medborgare och patient, process och produktion, lärande och förnyelse samt ekonomi). Exempel på mål för patientnämndens verksamhet är att nämnden ska verka för att främja kontakten mellan patienter och vårdpersonal, genom iakttagelser öka kvalitén och stärka patientens ställning, utveckla samarbetet med kommunens och landstingets verksamheter. Patientnämndens verksamhetsplan för år 2004 antogs av patientnämnden den 13 november 2003. 5. Sammanträden, protokoll samt rapportering Patientnämnden har under 2003 haft fyra protokollförda sammanträden. Protokollen delges, enligt nämndens reglemente, fullmäktiges ledamöter och ersättare, landstingets revisorer och ersättare samt landstingsstyrelsen. Nämndens verksamhetsrapport för år 2003 fastställs av nämnden vid sammanträdet den 25 februari 2004, bilaga 2. Rapporten behandlas av landstingsstyrelsen vid sammanträdet 1 Lag (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård och lag (1991:1129) om rättpsykiatrisk vård 2004-03-03 2
den 18 mars och av landstingsfullmäktige senare under våren. Senast den sista februari 2004 ska den överlämnas till Socialstyrelsen. Patientnämnden har under året utrett och avrapporterat ett uppdrag inom landstingsdirektörens internkontrollplan. Uppdraget avsåg att undersöka vilka rutiner och åtgärder hälso- och sjukvården i landstinget hade för att åtgärda rapporterade patientnämndsärenden. Resultatet av genomfört uppdrag rapporterades till styrelsen den 27 november 2003. 5.1 Ekonomi, prestation och kvalitet Ekonomi Patientnämndens budget under 2003 uppgick till totalt 1 006 tkr fördelat på nämndsverksamhet 116 tkr och stödpersonsverksamhet 890 tkr. Stödpersonsverksamheten har jämfört med 2002 fått 144 tkr i ökat anslag. Nämnden visar totalt sett ett nollresultat, dvs inkomster och utgifter har tagit ut varandra. Prestation Ärendemängden till nämnden har under 2003 ökat något i jämförelse med föregående år. Under 2003 har 285 patientnämndsärenden (inkl 11 kommunala ärenden) handlagts av patientnämndens utredare. Det är en ökning med 30 ärenden jämfört med föregående år. Handläggarna vid patientnämnden har under hösten 2003 analyserat anledningen till tidigare års minskning av antalet ärenden till nämnden. Den 13 november 2003 presenterades analysen för nämnden samt delgavs revisorerna, bilaga 2. Sammanfattningsvis är det bland annat förändringar av organisation (sammanslagning av sjukhusen i Luleå och Boden, omsättning och i vissa fall brist på vårdpersonal) och det inledande arbetet från landstingets sida att styra patienter till rätt vårdnivå som gav upphov till ett flertal ärenden till nämnden under 2001. Fjolårets minskning av antalet ärenden visar att analysen har sin utgångspunkt i att patienter förstått och accepterat primärvården som första vårdinstans, att tillgängligheten till operationer ökat och framkomligheten till primärvården förbättrats i och med införandet av digitalt telefonbokningssystem (TeleQ). Analysen anger även den interna handläggningen vid patientnämnden som en anledning att ärendemängden minskade. Under 2002 var begreppet patientnämndsärende inte tydligt definierat. Under 2003 års första månader såg man en fortsatt nedgång av antalet ärenden jämfört med tidigare års utfall och med anledning av detta beslutade nämnden vid sammanträdet den 14 maj att kriterierna för definition av ett patientnämndsärende skulle ses över och dokumenteras. 2004-03-03 3
Definitionen av ärendebegreppet förtydligades och återrapporterades vid nämndens sammanträde den 13 november 2003. Den nya definitionen har använts under andra halvåret 2003 och uppges på ett bättre sätt följa riksnormen. Skillnaden från tidigare års definition, enligt handläggarnas uppfattning, är att direktrådgivning om hur medborgare bör handla i ärenden som rör nämndens verksamhetsområde inte i dagens definition anses vara ett ärende. Handläggare vid patientnämnden uppger dock att den största påverkan på ärendemängden är tillgänglighet till kontakt med utredare som kan ta emot problem och upprätta ärenden. Kvalitet Patientnämndens kansli fortsätter arbetet med att förbättra tillgängligheten till utredarna och patientnämdens tjänster via förbättrade telefontider, information via hemsida och elektronisk frågespalt där tidigare frågor och svar kan läsas utan direktkontakt med utredare vid patientnämnden. Annonser i dagspress, spridning av informationsmaterial i väntrum och i kommunens särskilda boenden ingår även i strategin att öka tillgängligheten. Patientnämnden uppger också att de upplever att arbetet med att effektivisera återföringsprocessen av anmälda ärenden från patient och patientnämnd till respektive verksamhet bidrar till utveckling av verksamheternas interna kvalitetsarbete. 5.2 Nyckeltal För att underlätta jämförelser mellan år, enheter och riket i övrigt görs jämförelser avseende huvudområdena (bemötande/kommunikation, organisation/regler/resurser, vård och behandling) mellan tidigare år. Dessutom presenteras antalet ärenden per 1000 invånare. 2003 1,12 ärenden per 1 000 invånare 2002 0,99 ärenden per 1 000 invånare 2004-03-03 4
6. Sammanfattande kommentarer och bedömning Patientnämnden har ett av fullmäktige antaget reglemente som beskriver nämndens verksamhetsområde och dess arbetsformer. Nämndens styrning sker främst genom verksamhetsplanen. I planen för 2003 beskrivs årets arbete utifrån perspektiven medborgare och patient, process och produktion, lärande och förnyelse samt ekonomi. Nämnden följer upp och rapporterar sin verksamhet via verksamhetsrapporten som beskriver 2003 års arbete i verbal och statistisk form. Rapporten delges landstingsstyrelsen vid sammanträdet i mars 2004 och fullmäktige senare under våren. Nämndens protokoll delges fullmäktiges ledamöter och ersättare, landstingets revisorer och ersättare samt landstingsstyrelsen. Nämnden håller sina kostnader inom givna budgetramar. Vi har tagit del av nämndens analys avseende ärendeförändringen under början av 2000-talet. Vi kan konstatera att det finns ett antal olika anledningar till ärendemängdens uppgång under 2001 samt dess nedgång under föregående år. Vi anser att patientnämnden ansvarsutövande under 2003 är tillfredsställande. Nämnden har fullgjort sitt uppdrag mot fullmäktige. 2004-03-03 5