SOURCINGSTRATEGI FÖR OMRÅDET FÖR INFRASTRUKTURSTÖD Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Jörgen Tholin, universitetsdirektör Marie Smedbro, områdeschef Beslutsdatum 2014-09-19 Giltighetstid 2017-06-30 Sammanfattning
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 3 1.1 Mål och syfte... 3 1.2 Definition... 3 2 Sourcingstrategi... 4 2.1 Drivkrafter... 4 2.1.1 Värde för Göteborgs universitet... 5 2.1.2... 5 2.1.3 Kostnadseffektivitet... 5 3 Styrande principer... 6 4 Arbetssätt för sourcing... 7 5 Bilagor... 8 2
1 INLEDNING Området för infrastrukturstöd levererar tjänster och produkter till universitets alla olika verksamheter. Med begreppet sourcing avses hur vi väljer att försörja leveranserna från infrastrukturstöd med produkter, resurser och kompetens. För att uppnå bästa resultat för universitetet är det viktigt att vi får den mest gynnsamma fördelningen mellan vad vi gör själva och vad vi låter någon annan göra. Sourcingstrategin är ett styrdokument för området för infrastrukturstöd. Med hjälp av strategin kan infrastrukturstöd systematiskt gå igenom och planera hur tjänster ska levereras till universitetets verksamheter. Sourcingstrategin är ett medel för att styra beslut kring hur leveranserna ska ske, internt och/eller externt. Strategin är baserad på drivkrafter i verksamheten och varje leverans utvärderas och prövas utifrån dessa. Strategin ska åtföljas av en handlingsplan. 1.1 Mål och syfte Målbilden för sourcingstrategin sträcker sig till 2020. Målet för strategin är att området för infrastruktur då markant ska ha höjt sin kompetens och ha ett tydligt arbetssätt för sourcing. Målbilden innebär att vi ska ha rutiner att kontinuerligt utvärdera våra val av leveransform och utveckla dem så att leveranserna skapar värde för Göteborgs universitet, håller hög kvalitet och är kostnadseffektiva. Tillhörande handlingsplan ska uppdateras årligen, eller oftare om behov finns. Sourcingstrategin ska: skapa en helhetsbild för sourcing av produkter, resurser och tjänster från infrastrukturstöd. skapa tydlighet i hur beslut om sourcing ska fattas. vara ett stöd vid upphandlingar. utgöra en grund för handlingsplaner kring hur leveranser ska utvärderas. skapa förutsättningar för att infrastrukturstöd tillhandahåller leveranser som är innovativa, kostnadseffektiva och håller rätt kvalitetsnivå. Sourcingstrategin ska vara ett verktyg för områdets ledningsgrupp, chefer och leveransansvariga i deras arbete med att leda, styra och följa upp verksamheten. 1.2 Definition Med begreppet sourcing avses hur vi väljer att försörja leveranserna från infrastrukturstöd med resurser och kompetens. Det finns huvudsakligen två former av sourcing, extern eller intern. Det finns också blandformer där externa och interna resurser samverkar i olika grad. Interna resurser och kompetens genom anställning och kompetensutveckling Externa resurser och kompetens genom upphandling eller avrop Både interna och externa resurser i samverkan Figur 1 3
2 SOURCINGSTRATEGI Strategin för sourcing utgår ifrån Göteborgs universitets vision och mål, infrastrukturstöds strategier samt interna och externa förutsättningar. Strategin är uppbyggd i två på varandra vilande delar. Den ena består av grundläggande drivkrafter och den andra av styrande principer. Ett systematiskt arbetssätt kring sourcing finns beskrivet i bilaga 3 Arbetssätt och processer. Processen beskriver hur det löpande arbetet med utvärdering av sourcing ska gå till på Göteborgs universitet samt hur ett leveransområdes status kan förändras över tid. Figur 2. 2.1 Drivkrafter Med drivkrafter avses här de incitament och motiv som identifierats och som säkerställer att de principer som styr sourcing grundar sig på universitetets behov. Drivkrafterna som beskrivs i detalj nedan ska beaktas i alla beslut kring sourcing och prioriteras i följande ordning: 1. Värde för Göteborgs universitet 2. 3. Kostnadseffektivitet 4
2.1.1 Värde för Göteborgs universitet Alla leveranser ska bidra till ökat värde för Göteborgs universitet, med värde menas: Det är betydelsefullt för universitetet att förtroendet för organisationen stärks samt att universitetets olika delar har fortsatt förtroende för gemensamma förvaltningen och området för infrastrukturstöd. Infrastrukturstöd fortsätter skapa nytta i verksamheten vilket frigör tid, ger ökat stöd, bidrar till en bra arbetsmiljö och ger ett ökat fokus på kärnverksamheten och dess behov. Det är värdefullt för universitetet att samverkan och samarbete ökar med olika aktörer i regionen och med andra lärosäten. Leveranserna ska genomsyras av universitetets miljömässiga och etiska värderingar såsom hållbar utveckling, jämställdhet och likabehandling. Göteborgs universitets profilering ska oavsett sourcingform förstärkas genom en god och respektfull hantering av externa aktörer som kommer i kontakt med våra leveranser. 2.1.2 Alla leveranser, oavsett sourcingform, ska hålla rätt kvalitetsnivå. Rätt kvalitetsnivå säkerställs genom hög beställarkompetens, förmågan att möta verksamhetens förväntan och balans mellan följande parametrar: Kontinuitet Stabilitet Behovsanpassning Flexibilitet Säkerhet God arbetsmiljö Hållbar miljö 2.1.3 Kostnadseffektivitet Kostnadseffektiviteten ska kontinuerligt utvärderas, dvs. värde och kvalitet ska vägas mot kostnader. Hög kostnadstranparens ska eftersträvas. 5
3 STYRANDE PRINCIPER Principerna för sourcing vid området för infrastrukturstöd baseras på drivkrafterna. Principerna svarar på frågorna varför, vad, vem och hur. Principerna finns förtydligade i bilaga 2. 3.1 Principer för strategisk inriktning Varför? Är leveranserna värdeskapande för Göteborgs universitet? Området för infrastrukturstöd ska bedriva strukturerad sourcing för att systematiskt förändra leveranserna mot drivkrafterna. Samarbete med liknande organisationer för att uppnå synergieffekter. Alla leveranser av produkter, resurser och tjänster från området för infrastrukturstöd ska göras med perspektiv på hela universitetet. Alla leveransområden ska sträva efter en optimerad struktur för leveranserna. 3.2 Principer för leveransområden Vad? Sker leveranserna på rätt sätt? Alla leveransområden ska ha ett behovsanpassat och tydligt definierat innehåll. Det ska finnas kontinuitetsplan, förvaltningsplan och kompetensförsörjningsplan för alla leveransområden. Utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara känt och följas upp. Alla relevanta ingående delar i leveransområdena ska kunna jämföras med andra leverantörers. Alla leveransområden ska ha tydligt definierade kvalitetsnivåer. 3.3 Principer för val av leveranssätt Vem levererar och hur levereras tjänsterna? Vilken form av sourcing, extern, intern, blandad? Om man med intern leverans kan visa på bättre förutsättningar och resultat i relation till drivkrafterna ska detta väljas. Regelbunden prövning av leveransformen ska ske mot alternativ. Fokus på kvalitet av intern och extern leverans. Beställarkompetens ska säkerställas. 6
4 ARBETSSÄTT FÖR SOURCING Området för infrastrukturstöd har tagit fram gemensamma rutiner för hur arbetet med sourcing ska gå till. Alla leveransområden ska revideras årligen. På de områden där det finns behov av en fördjupad analys ska en sådan genomföras. Därefter sker regelbundna prövningar mot andra leveransformer. Arbetssätt och process beskrivs i detalj i bilaga 3. Strukturerad sourcing Sourcingarbetet bedrivs på ett strukturerat sätt och utgår från att det finns en etablerad styrning, ledning och kompetens inom sourcing. Årlig revidering En översyn för att klargöra om leveransen fortfarande följer ställda krav och överenskomna arbetsätt. Där förändringar skett sedan senaste revidering ska en fördjupad analys genomföras. Fördjupad analys Analys i relation till drivkrafter, styrande principer, marknadsförhållanden, trender med mera. Kontroll av eventuella regelverk och/eller lagkrav, riskanalyser med mera. Beslut om prövning Utifrån beslutsunderlaget från den fördjupade analysen ska ledningen fatta beslut om eventuell prövning. Prövning Utifrån den fördjupade analysen genomförs en prövning mot marknaden. Om prövning av alternativet visar på bättre förutsättningar i relation till drivkrafterna är beslut om förändring aktuellt. Beslut om förändring Utifrån resultatet av prövningen ska ledningen fatta beslut om förändring av sourcingform. Därefter genomförs förändringen. STRUKTURERAD SOURCING Styrning, ledning och kompetens inom sourcing. ÅRLIG REVIDERING Översyn av leveransområdet i relation till drivkrafter, styrande principer och krav på förändringar PRÖVNING BESLUT OM PRÖVNING Baserat på drivkrafter och styrande principer FÖRDJUPAD ANALYS Djupare analys av leveransområde för beslutsunderlag Figur 3. Processer för strukturerad sourcing 7
5 BILAGOR Bilaga 1 Förteckning över leveransområden Bilaga 2 Definition av styrande principer Bilaga 3 Arbetssätt och processer 8
BILAGA 1 - FÖRTECKNING ÖVER LEVERANSOMRÅDEN
1 LEVERANSOMRÅDEN Användarstöd för teknisk utrustning i undervisningslokaler Användarstöd IT lokalt Användarstöd Service Desk IT Bilpool Bostäder Byggprojekt Campusservice Databaser Datasalar Datorarbetsplats standardplattform Epost o kalender Felanmälan och tillsyn av lokaler Flyttservice Fysisk arbetsmiljö systematiskt brandskydd GU- shopen Hyresavtal Inköpssamordning (Handels, IT) Inre underhåll: campusservice Inre underhåll: fastighetsägaren Integrationer Konferensservice, Kök intern och extern Konto och behörighet Lokalförsörjning Lokalplanering Lokalsamordning Lokalsamordning: bokninga av undervisningslokaler och konferenslokaler Lokalvård Lokalyta och säkerhet Medieproduktion Möbelhantering Nätverk Parkering Post, paket, transporter och godshantering: intern och extern Reception Repro och tryckeri Servicecenter Studentservice Servrar/Lagring IT- enheten arv Servrar/Lagring standardmiljö Servrar/Lagring verksamheten Större undervisningslokaler Säkerhet och bevakning, Lås, Larm och Passerkort Telefoni Telefonväxel Tentamenservice Utskrifter standardmiljö
BILAGA 2 - DEFINITION AV STYRANDE PRINCIPER
1 STYRANDE PRINCIPER Principerna för hur Området för infrastrukturstöd ska förhålla sig är baserade på drivkrafterna. Principerna har delats in i tre grupper. PRINCIPER FÖR STRATEGISK INRIKTNING Varför? Är leveranserna värdeskapande för Göteborgs universitet? Området för infrastrukturstöd ska bedriva strukturerad sourcing för att systematiskt förändra leveranserna mot drivkrafterna Samarbete med liknande organisationer för att uppnå synergieffekter Alla leveranser av produkter, resurser och tjänster från Området för infrastrukturstöd ska göras med perspektiv på hela universitetet Alla leveransområden ska sträva efter en optimerad struktur för leveranserna Alla leveransområden ska ha ett behovsanpassat och tydligt definierat innehåll Alla leveransområden ska ha tydligt definierade kvalitetsnivåer PRINCIPER FÖR LEVERANSOMRÅDEN Vad? Sköter vi leveranserna på rätt sätt? Utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara känt och följas upp Alla relevanta ingående delar i leveransområdet ska kunna jämföras med andra leverantörers Det ska finnas kontinuitetsplan, förvaltningsplan och kompetensförsörjningsplan för alla leveransområden PRINCIPER FÖR VAL AV LEVERANSSÄTT Vem levererar och under vilka former? Om man med intern leverans kan visa på bättre förutsättningar och resultat i relation till drivkrafterna ska detta väljas Fokus på kvalitet av intern och extern leverans Regelbunden prövning av leveransformen ska ske Beställarkompetens ska säkerställas Figur 1. Gruppering av sourcingprinciper för Göteborgs universitet
1.1 Värdeskapande för Göteborgs universitet Principerna för strategisk inriktning av sourcing handlar om hur Området för infrastrukturstöd säkerställer att sourcingsbeslut fattas utifrån ett helhetsperspektiv som genererar maximalt värde för Göteborgs universitet. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 1 Området för infrastrukturstöd ska bedriva strukturerad sourcing för att systematiskt förändra leveranserna mot drivkrafterna 2 Samarbete med liknande organisationer för att uppnå synergieffekter 3 Alla leveranser av produkter, resurser och tjänster från området för infrastrukturstöd ska göras med perspektiv på hela universitetet 4 Alla leveransområden ska sträva efter en optimerad struktur för leveranserna Området för infrastrukturstöd ska säkerställa att det finns ett bevisat värde för verksamheten och en strategisk målsättning vid varje sourcingbeslut Området för infrastrukturstöd ska säkerställa att kompetens finns för att utvärdera och hantera leverantörer vid varje förändring av leverantörslandskapet Området för infrastrukturstöd ska göra ett medvetet val av antal och typ av leverantörer och hantera risker och konsekvenser Beslutsstrukturen ska vara transparent och följa fastställda styrmodeller Området för infrastrukturstöd ska säkerställa att vid sourcingbeslut möjligheten till samverkan och samarbete med andra universitet, myndigheter och liknade organisationer alltid beaktas Leveransområdena ska utveckla leveransprocesserna så att: effektiv styrning och ledning av leveransen som helhet garanteras kostnadskontroll, transparens och tydlighet i vad leveransområden innehållet garanteras onödig komplexitet undviks och ansvarsförhållanden tydliggörs rättssäker informationshantering garanteras Totalkostnaden (total cost of sourcing) och kundnyttan för hela GU ska beaktas för att undvika suboptimering och uppnå det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet. Värde Värde Kostnadseffektivitet Kostnadseffektivitet Kostnadseffektivitet
Krav på leveranser Principer för leveransområden handlar om att Området för infrastrukturstöd strävar efter en ökad mognadsgrad i leveransprocesserna. Målet är att löpande genomföra prövningar av leveransområdena för jämförelse av leveransen med andra organisationer eller aktörer på marknaden i syfte att utveckla leveransen. Det sker för att skapa en tydlig och välstrukturerad leverans med kontroll över innehåll, servicenivåer, kompetensbehov, kostnad, kvalitet, risker, nyckelresurser samt framtida risker och behov. Sourcing av hela, eller delar av, ett leveransområde kan användas som ett led i att uppnå kraven för leveransområden. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 5 Alla leveransområden ska ha ett behovsanpassat och tydligt definierat innehåll 6 Det ska finnas kontinuitetsplan, förvaltningsplan och kompetensförsörjningsplan för alla leveransområden Alla leveransområden ska ha dokumenterade krav på tillgänglighet, prestanda och vilka valmöjligheter som erbjuds. Befintliga regelverk t ex, inom miljö, arbetsmiljö och säkerhet ska följas. Motagande verksamhet ska ansvara för kravhantering med tydliga krav på leveranserna Området för infrastrukturstöd ska säkerställa att tillräcklig kompetens finns kvar/byggs upp inom verksamheten för varje leveransområde för att effektivt kunna leda/styra och följa upp leveranserna. Väldokumenterade processer för alla leveransområden ska finnas på plats Alla leveransområden ska vara tydligt dokumenterade med utpekade nyckelresurser samt plan för kompetensutvecklingsbehov Alla leveransområden ska ha en kontinuitetsplan Alla leveransområden ska genomföra regelbundna riskanalyser Alla leveransområden ska ha en förvaltningsplan Värde Kostnadseffektivitet
7 Utfall i form av kostnad och leveranskvalitet ska vara känt och följas upp 8 Alla relevanta ingående delar i leveransområdena ska kunna jämföras med andra leverantörer. 9 Alla leveransområden ska ha tydligt definierade kvalitetsnivåer Kostnaden för leveransområdena ska vara känd samt mätbara kvalitetskrav ska finnas och följas upp. Alla leveranser ska i den mån det är möjligt bygga på standardiserade delar som går att jämföra. sbegreppet ska vara tydligt definierat för alla leveransområden och utgöra huvudkrav med tydlig uppföljning vid varje prövning och leverans. Kostnadseffektivitet Kostnadseffektivitet 1.2 Prövningsanalys Principerna för prövningsanalys används vid de val som ska ske när leveransområden blivit sourcing ready och en regelrätt prövningsanalys kan utföras för att avgöra vem som bör utföra leveransen. Princip Beskrivning Utgår från följande drivkrafter 10 Om man med intern leverans kan visa på bättre förutsättningar och resultat i relation till drivkrafterna ska detta väljas 11 Regelbunden prövning av leveransformen mot alternativ Där det går att påvisa att en intern leverans har bättre förutsättningar än andra att uppnå fastställda drivkrafter för leveransområdet ska detta alltid väljas. Exempel på sådana förutsättningar är: marknadens leveransförmåga är svag eller saknas Göteborgs universitet bedöms ha bättre förutsättningar än andra att bedriva verksamheten med rätt kvalitet att det finns risk för att förtroendet för Göteborgs universitet kan komma att påverkas negativt om någon annan bedriver leveranserna där det finns påtagliga synergieffekter med annan verksamhet som bedrivs i Göteborgs universitets regi Alla leveransområden ska kunna prövas genom att kvalitet, leveransförmåga och kostnad är tydligt definierade för prövning mot andra leveranssätt/alternativ Kostnadseffektivitet Kostnadseffektivitet
12 Fokus på kvalitet av intern och extern leverans Omprövning ska ske regelbundet skraven ska vara tydligt definierade för alla leveranser En leverantör, intern eller extern, ska kunna leverera enligt fastställda kvalitetsnivåer Uppföljning av kvaliteten av leverantörerna ska göras löpande 13 Beställarkompetens ska säkerställas Kostnader för att behålla och utveckla beställarkompetensen ska tas med i prövningsunderlag Kostnadseffektivitet
BILAGA 3 ARBETSSÄTT OCH PROCESSER
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Arbetssätt för sourcing... 3 1.1 Strukturerad sourcing, ledning och styrning... 3 1.1.1 Ledningen... 3 1.1.2 Leveransägare... 3 1.2 Arbetssätt... 4 1.2.1 Leveransområdets status... 4 1.2.2 Processen... 5
1 ARBETSSÄTT FÖR SOURCING Målbilden för sourcingarbetet gäller fram till slutet av 2020 och handlar om att etablera ett strukturerat arbetssätt där Området markant ska öka sin kompetens avseende hantering av sourcingfrågor. På ett flertal leveransområden ska också en fördjupad analys genomföras för att sedan vara föremål för regelbundna prövningar mot andra leveransformer. STRUKTURERAD SOURCING Styrning, ledning och kompetens inom sourcing. ÅRLIG REVIDERING Kontroll av leveransområdet i relation till drivkrafter, styrande principer och krav på förändringar PRÖVNING BESLUT OM PRÖVNING Baserat på drivkrafter och styrande principer FÖRDJUPAD ANALYS Djupare analys av leveransområde för beslutsunderlag 1.1 Strukturerad sourcing, ledning och styrning 1.1.1 Ledningen Ledningen för området ansvarar för att etablera, revidera och säkerställa efterlevnad av: Sourcingstrategin med tillhörande drivkrafter och styrande principer Arbetssätt, processer, mallar och checklistor Definition av aktuella leveransområden 1.1.2 Leveransägare Ägarna av respektive leveransområde ansvarar för att säkerställa genomförandet/framtagandet av: Årlig revidering baserad på principer och drivkrafter Fördjupad analys Beslutsunderlag och business case
1.2 Arbetssätt Nedanstående process beskriver hur det löpande arbetet med utvärdering av sourcing ska gå till på Göteborgs universitet samt hur ett leveransområdes status kan förändras över tid. 1.2.1 Leveransområdets status Kopplat till processen finns en förteckning över vilken status ett leveransområde befinner sig i. Ett leveransområde kan befinna sig i status Grön, Gul eller Blå beroende på vilken bedömning som gjorts under processen. Status Grön får ett leveransområde vid följande tillfällen Området har vid Årlig revidering inte bedömts vara utsatt för befintliga, eller inom det närmast kommande, förändringar som kräver ändrad sourcingform Området har varit föremål för en Fördjupad analys men inte bedömts behöva förändrad sourcingform Området har fått förändrad sourcingform och levereras nu enligt överenskommen åtgärdsplan Status Gul får ett leveransområde vid följande tillfällen Området har vid Årlig revidering bedömts ha så pass förändrade förutsättningar att en Fördjupad analys krävs. Status Blå får ett leveransområde vid följande tillfällen Området har efter Fördjupad analys bedömts behöva förändrad sourcingform och ska ändras enligt åtgärdsplan. Figur 1 - Exempel på Leveransområden i statuslista