www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier... 1 1.4. Metod och avgränsning... 1 2. Granskningsresultat... 4 2.1. Barn- och utbildningsnämnden... 4 2.1.1. Resultat av enkäten... 4 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning... 4 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat... 4 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder... 5 2.1.1.4. Intern kontroll... 5 2.1.2. Vår granskning... 5 2.1.2.1. 2013... 5 2.1.2.2. 2014... 6 2.1.3. Rekommendationer... 6 2.1.4. Vår bedömning... 6 december 2014 Sundsvalls kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing. 1.2. Revisionsfråga Vidtar Barn- och utbildningsnämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen. 1.4. Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 6
6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 6
16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 6
2. Granskningsresultat 2.1. Barn- och utbildningsnämnden Barn och utbildningsnämnden hade en svarsfrekvens på 73%. 2.1.1. Resultat av enkäten 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning 85% av nämndens ledamöter instämmer helt eller i huvudsak och 14% till viss del i påståendet: Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program. Samtliga känner helt eller i huvudsak till de väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för uppdraget som nämndsledamot och att de har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente. 87% instämmer helt eller i huvudsak att nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet. Mer spritt är det gällande påståendet om att nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi där 24% instämmer inte alls, eller bara instämmer till viss del. 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat Enligt ledamötena sker rapportering av måluppfyllelse avseende verksamhetsmål i samband med delårsrapporter och årsredovisning men maximalt fyra gånger per år. Hälften av de tillfrågade instämmer i huvudsak i påståendet att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse gällande verksamhetsmålen medan andra hälften instämmer delvis. 62% anser att rapportering gällande nämndens ekonomiska mål sker vid varje sammanträde och resterande är av uppfattningen att detta endast görs i samband med delårsrapporter och årsredovisning. 75% anser i huvudsak att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse för de ekonomiska målen medan 25% endast instämmer till viss del. 71% anser att de har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet. Sundsvalls kommun 4 av 6
2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder Hälften av nämndens ledamöter anser att de i någon grad diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden medan resterande endast instämmer i detta till viss grad. 38% har uppfattningen att nämnden inte i tillräcklig utsträckning fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen. Hälften instämmer i huvudsak och hälften till viss del i påståendet: Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt 2.1.1.4. Intern kontroll Samtliga ledamöter anser helt (62%) eller i huvudsak (38%) att de har tillräcklig kunskap om vad som menas med intern kontroll och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär. 25% anser att nämndens interna kontroll inte är tillräcklig. En majoritet (88%) anser att nämnden tre till fyra gånger per år genomför olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. 62% har uppfattningen att dessa analyser alltid dokumenteras, 25% anser att dessa dokumenteras tre av fyra gånger och 12% anser att dessa bara dokumenteras i 25% av fallen. Samtliga instämmer helt eller i huvudsak att nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning och att de har etablerade och välfungerande arbetsformer. 25% instämmer helt och 50% i huvudsak i påståendet: Jag anser att roll och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig medan 12% instämmer endast till viss del och lika många inte alls. 88% anser helt eller i huvudsak att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden och att de fortlöpande får den information och utbildning de behöver gällande nämndens verksamhet och deras uppdrag som ledamot. Nästan 40% anser att kommunstyrelsen inte utövar en tillräcklig uppsikt över barnoch utbildningsnämnden. 2.1.2. Vår granskning 2.1.2.1. 2013 Vid föregående års granskning av barn- och utbildningsnämnden var vår sammanfattande bedömning att nämnden vidtog tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag men att den ekonomiska uppföljningen kunde förbättras. Detta då nämnden saknade ekonomiska mål vid sidan av verksamhetsmål. Sundsvalls kommun 5 av 6
2.1.2.2. 2014 Barn- och utbildningsnämnden följer i år upp ekonomiska nyckeltal såsom kostnad per inskrivet barn i förskola och kostnad per meritpoäng och får rapporter av ekonomin i form av ekonomiska månadsrapporter vid varje sammanträde. I övrigt har vi inte funnit något att anmärka på efter analys av protokoll, styrdokument och rapporter. Vi vill dock uppmärksamma barn- och utbildningsnämnden på att: 24% av nämndens ledamöter anser inte att målen för nämndens ekonomi är uppföljningsbara 29% anser att de inte får tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Hälften av nämndens ledamöter är av uppfattningen att nämnden inte diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 24% anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är otydlig 2.1.3. Rekommendationer För att utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer; Att nämnden tillser att förvaltningen tar fram uppföljningsbara mål med tydliga indikatorer och att ledamötena får ta del av den information de behöver för att fullgöra sitt uppdrag Att nämnden tydliggör roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän 2.1.4. Vår bedömning Vår sammanfattande bedömning är att Barn- och utbildningsnämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 6 av 6