Praktikrapport, 2014-05-20 Adress till praktikplatsen: Besöksadress: Wieselgrensgatan 11, 400 72 Göteborg Postadress: Box 22006, 400 72 Göteborg Inriktning på min tidigare utbildning: Statsvetenskap E-mail address: jonathanhallgren@hotmail.com
Inledning är den största orten i Västra Götalandsregionen med knappt 49 000 anställda, vilket gör staden till en av Sveriges största arbetsgivare. Organisatorisk är staden uppdelad i 10 stadsdelsförvaltningar sedan omorganisationen 2011 då 21 stadsdelar blev 10. Jag genomförde min praktik vid Lundby stadsdelsförvaltning på centrala Hisingen inom kanslienheten och utvecklingsenheten, som tillsammans utgör utvecklingsavdelningen. Utvecklingsavdelningen är vid sidan om ekonomi- och HR-avdelningen en av förvaltningens tre stödfunktioner. Kansliets huvudsakliga uppgifter består bland annat i att arbeta med administrativ service till stadsdelsnämnden samt till stadsdelsnämndens utskott (individutskottet). Lundby är en av Hisingens tre stadsdelar och är ur befolkningssynpunkt i nuläget den minsta stadsdelsnämnden i Göteborg med cirka 46 000 invånare. Lundby stadsdelsförvaltning är organiserad enligt modellen nedan: 2
Allmän beskrivning av praktikplatsen Jag har under min praktikperiod praktiserat inom utvecklingsavdelningen som består av en utvecklingsenhet och en kanslienhet. Utvecklingsavdelningen är i huvudsak ett chefsstöd med en rad olika specialområden, däribland exempelvis stadsutveckling, mänskliga rättigheter och folkhälsa. Utvecklingsenheten kan erbjuda råd och stöd i arbetet med mål och aktiviteter, hjälp med omvärldsbevakning, metoder, verktyg och mycket annat. Kanslienheten svarar för råd och stöd kring det administrativa arbetet. Denna avdelning är lokaliserad i Lundby stadsdelshus, där jag i huvudsak varit verksam. Jag har utöver detta bland annat deltagit i utskottssammanträden på socialkontoret i Lundby, möten på skol- och förskoleenheten samt så kallade tiogruppsmöten (samverkansträffar). Jag har auskulterat vid två nätverksträffar för nämndsekreterare (varav ett tiogruppsmöte), ett för registratorer/chefssekreterare samt ett för personuppgiftsombud inom. Mina arbetstider har varit måndag till fredag, 08:30 17:00. Vissa dagar har jag börjat tidigare eller slutat senare beroende på extrainsatta utskottssammanträden eller presidium/nämndsammanträden. Stadsdelsnämndens sammanträden äger rum under sena eftermiddagen mellan 16:00 19:00. Jag har under min praktikperiod varit med vid tre nämndsammanträden och fyra utskottssammanträden. Redogörelse för arbetsuppgifter Eftersom jag är nyutbildad statsvetare (har en kandidatexamen i statsvetenskap) har mina arbetsuppgifter inom kansliet främst bestått i service till stadsdelsnämnden. Min handledare är nämndsekreterare och arbetar i huvudsak med nämndadministration inför och efter stadsdelsnämndens sammanträden. Hen har även andra uppdrag i sin tjänst, däribland som personuppgiftsombud och säkerhetsombud. Konkret har arbetet inneburit varierande administrativa uppgifter inom nämndadministration, bland annat upprättande av föredragningslista, upprättade av protokoll, protokollsutdrag för varje enskilt nämndärende samt diarieföring och expediering av nämndhandlingar. 3
Jag fick till en början sätta mig in i det förberedande arbetet inför nämndsammanträdet med publicering av ärenden i programmet Netpublicator, utskrifter av tjänsteutlåtanden inför nämndsammanträdet samt utskick/publicering av nämndhandlingar via nämndhandlingsdatabasen (s hemsida). Jag har löpande fått arbeta med ett flertal olika program inom förvaltningens nätverktyg Lotus Notes såsom handläggardatabas, utvecklingsdatabas, diariet och nämndhandlingsdatabas. Min första arbetsuppgift var att skapa mig en överblick över de ärenden som skulle upp i stadsdelsnämnden för att sedan sammanställa dem till en publik text, så kallat Nytt från nämnden som publiceras på Lundbys intranät samt på s hemsida dagen efter varje nämndsammanträde. Detta gav mig en mycket god inblick i de olika nämndärendena där jag fick till uppgift att välja ut vilka som kunde tänkas vara av störst intresse för stadsdelens invånare. Vidare har jag deltagit och medverkat vid utbildningar inom offentlighet- och sekretesslagen. Jag har även fått sätta mig in i personuppgiftslagen, kommunallagen och förvaltningslagen. Då min handledare är personuppgiftsombud har jag fått vara med och besvara frågor samt utökat min kunskap inom området. Min praktikuppgift var att göra en kartläggning över synpunktshanteringen för samtliga fyra sektorer i Lundby. Dessa är Kultur och Fritid (KoF), Utbildning (UTB), Äldreomsorg samt hälso- och sjukvård (ÄO-HSV), Individ- och familjeomsorg samt funktionshinder (IFO-FH). Kartläggningen gick ut på att genomföra en enkätundersökning med Defgo som arbetsverktyg och en intervjuundersökning där jag intervjuade åtta områdeschefer, två från respektive sektor. Uppgiften syftade till att kartlägga hur väl de rutiner som finns kring synpunktshantering följs upp internt för kvalitetsutveckling inom de olika verksamhetsområdena och hur inkomna synpunkter hanteras/återkopplas gentemot medborgaren. Resultatet av kartläggningen sammanställdes i en slutrapport och redovisades muntligen för samtliga tre stödfunktioner inom förvaltningen (Ekonomi, HR och Utveckling) under en gemensam arbetsplatsträff (APT). 4
Inför arbetet fick jag gå en grundutbildning i arbetsverktyget Defgo vid Intraservice (s IT-stöd). I detta verktyg skapade jag enkäterna, gjorde utskicket och sammanställde slutligen enkätsvaren i min slutrapport. Under den senare delen av min praktikperiod har jag tilldelats mer krävande uppdrag med större ansvar. Till att börja med har jag tagit en mer aktiv del i den arkivutredning som kansliet bedriver. Dessa uppgifter har bland annat besått i att sammanställa insamlade data angående behov av nya arkivskåp på enhetsnivå inom samtliga fyra sektorer, samt skriva en rekryteringsannons då förvaltningen planerar anställa en arkivredogörare med särskilt samordningsansvar under hösten. Vidare har jag fått ta en mer aktiv del i individutskottets arbete med att förbereda och efter utskottets sammanträde upprätta protokoll, protokollsutdrag samt expediera handlingar till bland andra externa myndigheter såsom Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Jag valde dessutom, i samråd med min handledare, att förlägga två av mina praktikdagar vid Socialkontoret i Lundby. Detta med syfte att komplettera mina kunskaper kring den strategiska nivån som jag inhämtat genom min auskultering vid stadsdelsnämndens utskott (individutskottet) med den operativa nivån, det vill säga socialsekreterarnas arbetsuppgifter inom område myndighetsutövning/bistånd (vuxenenheten). Utöver ovanstående uppgifter har jag fått ta del av nämndsekreterarens arbete med förrättningsarvoden till stadsdelsnämndens ledamöter samt vad gällande lagstiftning anger kring arvodesbestämmelser. Härtill fick jag i uppdrag att framarbeta en lathund för nämnden om hur förrättningsrapporter fylls i korrekt. Jag fick vidare i uppdrag att sammanställa ett gemensamt dokument innehållande övergripande/introducerande information och lathundar för nyanställda och framtida praktikanter inom förvaltningen. Jag har även medverkat i arbetet på stadsdelsförvaltningens medborgarkontor som ligger i anslutning till reception och bibliotek, samt fått bemanna förvaltningens reception vid behov. Detta har gett mig en god inblick i vilka typer av ärenden som behandlas på medborgarkontoret samt vilka receptionens huvudsakliga arbetsuppgifter består i. 5
Analys av min praktiktid På ett övergripande plan har jag fått ökad förståelse och utökad insikt om hur som organisation är konstruerad och hänger samman, såväl internt inom staden som externt med andra myndigheter. Jag har vidare fått ökad förståelse för relationen mellan politik och förvaltning och hur de olika sektorerna inom förvaltningen arbetar. Jag har fått lära mig nämndrutinerna grundligt från det att en preliminär föredragningslista skapas till det att expediering av nämndhandlingar sker, då jag följt nämndadministrationens steg vid tre olika tillfällen. Vid det tredje tillfället fick jag ett större ansvar kring det förberedande arbetet såsom presidiemöte, upprättande av preliminär föredragningslista, hantering av nämndärenden och förberedelse av protokoll. Under själva nämndsammanträdet fick jag föra närvarolista och löpande mötesnoteringar samt upprop av ledamöter och ersättare vid votering. Även under efterarbetet fick jag ett större ansvar med färdigställande av nämndprotokollet, då jag ensam ansvarade för detta varefter jag tillsammans med min handledare gjorde en uppföljning. Jag upprättade själv protokollsutdrag för varje nämndärende samt deltog i expediering av nämndhandlingar. Utöver ovan nämnda rutinuppgifter har jag arbetat med webbpublicering av nämndhandlingar på Net-Publicator (tillgängliggör nämndhandlingar på ledamöternas Ipads) samt diarieföring. Andra uppgifter jag tilldelats har varit kvalificerad handläggning av ärenden vid två tillfällen, där jag har fått samla in uppgifter och information från förvaltningens verksamhetsområden och därefter skrivit tjänsteutlåtanden. Här har jag delvis fått omsätta mina teoretiska kunskaper i praktiken genom att i ett första steg samla in och sedan bearbeta information utifrån ett strukturerat och analytiskt förhållningssätt. Jag har på ett övergripande plan haft stöd från min utbildningsbakgrund inom statsvetenskap från kurser som politik och förvaltning, sammanträdesteknik och metodkurser inför uppsatsskrivning. 6
Jag upplever att min utbildning varit ett bra stöd för mitt arbete under hela praktikperioden. Exempelvis har jag haft god användning av mina metodkunskaper från utbildningen, då jag inom ramen för min praktikuppgift genomfört både en intervjuundersökning och en mer statistiskt inriktad enkätundersökning. En fördel med praktikplaceringen är att jag på ett övergripande plan men även mer ingående (genom exempelvis min praktikuppgift) fått mycket god inblick i hur det kommunala förvaltningsarbetet går till och vad det handlar om. Jag har fått följa den politiska och administrativa processen på kommunnivå, från det att ett ärende anmäls till nämndsekreteraren till det att ärendet beslutas om i nämnden. Praktiken har på det sättet varit den mest lärorika delen av min utbildning. Det är först nu i efterhand jag förstår betydelsen av att göra praktik. Många utbildningar kan vara mycket teoretiska och breda/generella strukturellt. Just därför är praktiken en mycket god förberedelse inför arbetslivet, vilket jag för övrigt anser borde finnas inom alla utbildningsprogram. Rekommendationer till framtida praktikanter Som jag tidigare berört innebar min praktik på Lundby stadsdelsförvaltning en höjdpunkt där jag fick omsätta mina teoretiska kunskaper i praktiken. Praktik erbjuder en att konkret få inblick i vad utbildningen leder till för typ av jobb och arbetsuppgifter. Dessutom ges tillfällen för praktikanten att stifta värdefulla kontakter inför framtiden. Därför anser jag att varje utbildningsprogram borde ha en praktiktermin inkluderad. Då jag var nyexaminerad innan jag började praktiken hade jag med mig en grundläggande kunskap om hur kommunal förvaltning fungerar och relationen mellan tjänstemän och politiker. Vidare hade jag kunskaper med mig från min utbildning om sammanträdesteknik och administration samt praktisk erfarenhet kring utredningsarbete, textanalys och rapportskrivning från bland annat metodkurserna. Praktiktiden kan ses som en arbetsträning, dels en social träning i hur det är att arbeta på en arbetsplats och dels vilka typer av arbetsuppgifter som förekommer. 7
Att praktisera inom en kommun eller stadsdel gör även att man som praktikant får lära sig mycket om vilka lagar och regelsystem som styr en offentlig förvaltning. Även den sociala träningen i hur det fungerar på en arbetsplats gällande roller och ansvarsområden ser jag som mycket viktig. Jag upplever att jag lärt känna mig själv mycket bättre sedan jag påbörjade min praktik, då jag arbetat både självständigt och i grupp. I rollen som praktikant handlar det i mångt och mycket om att våga ta för sig, vara nyfiken och att ställa frågor om man är osäker. Tanken är ju att man vill få ut så mycket som möjligt av sin praktik. Att våga ta sig an mer kvalificerande arbetsuppgifter är heller aldrig fel samt visa att man är hungrig på att jobba. Att som samhällsvetare praktisera inom har fördelen att det finns ett brett spektra kring olika specialområden såväl centralt på stadsledningskontoret som inom stadens stadsdelsförvaltningar, fackförvaltningar och bolag. Som jag tidigare nämnt blev jag i tidigt skede introducerad i den arkivutredning som förvaltningen bedriver. Denna initierades under våren/sommaren 2013 och har fortlöpt sedan dess, varpå implementeringsstadiet påbörjats under våren 2014. Jag blev tillfrågad om att efter avslutad praktik påbörja en projektanställning där jag kommer att bedriva planering och genomförande av arkivutredningen samt strukturera upp förvaltningens arkiv. Att våga visa framfötterna och engagera sig inom många olika områden under praktiken tror jag är en viktig faktor för öka chanserna till arbete efter avslutad praktik. 8