Dnr: P 2016/41 Beslutad av Rektor 2016-12-19 Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Ansvar Huvudregeln är att högsta ledningen Högskolestyrelsen, har det yttersta arbetsmiljöansvaret. Högskolestyrelsen ska försäkra sig om att verksamhetens s arbetsmiljöförhållanden fungerar tillfredställande. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter är en metod för att sprida arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Varje person som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig har ansvar för att dessa genomförs. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningen bygger på att chefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla måste veta vem som ska göra vad på arbetsplatsen, när det gäller de arbetsuppgifter som finns i arbetsmiljöarbetet. Det är en grundförutsättning för framgång när det gäller att skapa en bra hälsa och en sund och säker arbetsmiljö. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i Högskolans organisation, det vill säga från överordnad till underordnad chef. En skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som har en speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis laborationsansvarig. Chefer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha: Högskolestyrelsen Rektor Akademichef/ Högskoledirektör Chef Medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder en egen rimlig arbetssituation kunskap och kompetens kring: o arbetsmiljölagstiftning o de fysiska, psykiska och sociala och organisatoriska förhållanden som finns på arbetsplatsen som kan innebära ohälsa eller olycksfall o hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall o resurser i form av medarbetare, utrustning/hjälpmedel, lokaler, stöd från personer internt och externt vid behov Chefer och medarbetare med arbetsmiljöuppgifter behöver få feedback i dialog med sin chef kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Denna uppföljning kan göras i samband med medarbetarsamtalet. Högskolan i Halmstad Box 823 301 18 Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 Tel: 035-16 71 00 registrator@hh.se Org. nr. 202100-3203 Sida 1 (5)
Undertecknande av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning görs av: Namn Akademi/Avdelning Befattning Underskrift/datum Fördelning görs till: Namn Ansvarig för verksamhet/arbetsplats Befattning Personnummer Telefon Användar-ID From Tom/Tillsvidare Förtydligande om avsteg från uppgifterna Underskrift/datum Namn på ersättare (vid sjukdom, semester, ledighet är närmaste chef eller tillförordnad chef) Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs därefter i personalakten. Kopia skickas till HR-avdelningen för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i högskolestyrelsen. På bakisdan följer arbetsmiljöuppgifter som kan fördelas. Markera de arbetsmiljöuppgifter som är aktuella i just denna uppgiftsfördelning. För vägledning se dokumentet Vägledning för uppgiftsfördelningen. Returnering/återlämning av arbetsmiljöuppgift som inte kan åtgärdas/hanteras Innan returnering/återlämning görs bör dialog med närmaste chef föras. Uppgift som returneras/återlämnas Returnerande chef - Underskrift/datum Returnerande medarbetare- Underskrift/datum Mottagande chef av returneringen - Underskrift/datum Sida 2 (5)
Arbetsmiljöuppgifter: vem har ansvar för vilka uppgifter? Nedan följer exempel på arbetsmiljöuppgifter inom verksamheten som kan fördelas. Kryssa för de uppgifter som är aktuella i just denna uppgiftsfördelning. 1. Verka för att gällande lagregler, arbetsmiljölagen (AML), arbetsmiljöförordningen (AMF), Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Arbetsmiljöverkets förelägganden eller rekommendationer och att våra interna regler som framgår av våra dokument i det systematiska arbetsmiljöarbetet efterföljs. 2. Vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker och hot i arbetsmiljön till din närmsta chef eller till ett arbetsmiljöombud. 3. Organisera arbetsmiljöarbetet, det vill säga fördela uppgifter, befogenheter och resurser för att förebygga och lösa arbetsmiljöproblem. 4. Tillse att roller och ansvar avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet definieras och tydliggörs och finns tillgängligt för alla anställda. 5. Tillse att varje medarbetares arbetsuppgifter balanseras mot tillgänglig tid, kunskap och befintligt stöd så att stress förebyggs. Vid behov hjälpa anställda med prioritering av arbetsuppgifter. 6. Tillse att arbetsmiljörutiner samt övrig information om arbetsmiljöarbetet sprids och används i verksamheten. 7. Tillse att personer med arbetsmiljöuppgifter har tillräcklig kompetens, befogenheter och resurser inom arbetsmiljöområdet. 8. Tillse att vid längre frånvaro ska dina arbetsuppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet skriftligt fördelas vidare till en eller flera anställda i organisationen. 9. Tillse att riskbedömningar och arbetsmiljökonsekvenser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete och att arbetsmiljöombuden är delaktiga. Riskbedömning, åtgärder och uppföljning Årlig uppföljning och handlingsplan 10. Tillser att arbetsmiljöarbetet följs upp årligen samt upprättar "Årlig handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet" för sin verksamhet som bilägges verksamhetsplanen. Handlingsplanerna ska tas fram i nära samarbete med medarbetare och arbetsmiljöombud. 11. Ansvara för att aktiviteterna i handlingsplanen utförs inom angiven tidsram och följs upp. En uppföljningsrapport ska biläggas verksamhetsberättelsen. Sida 3 (5)
Medarbetarundersökningen 12. Upprätta handlingsplan för ditt verksamhetsområde. 13. Upprätta övergripande handlingsplan för din akademi/avdelning/enhet. 14. Genomföra och följa upp handlingsplan utefter medarbetarundersökningens resultat. Arbetsmiljörond 15. Delta i arbetsmiljöronder och undersökningar av den psykosociala, organisatoriska och sociala arbetsmiljön tillsammans med arbetsmiljöombud och Studerandearbetsmiljömbud för att fortlöpande undersöka riskerna i arbetet och därmed förebygga ohälsa samt tillsammans med HR-avdelningen upprätta handlingsplan efter genomförd arbetsmiljörond. 16. Följa upp genomförda arbetsmiljöronder och undersökningar av den psykosociala, sociala och organisatoriska arbetsmiljön tillsammans med HR-specialist och verksamhetens närmsta chef för att fortlöpande undersöka riskerna i arbetet och därmed förebygga ohälsa i den fysiska arbetsmiljön. Laborationsmiljöer 17. Fördelar vidare arbetsmiljöuppgifter till lärare inom laborationsmiljön enligt Rutinen för uppgiftsfördelning till laborationsansvarig. Samarbete och information 18. Genomföra regelbundna arbetsplatsträffar där dialog förs om arbetsmiljön på arbetsplatsen. 19. Samarbeta med medarbetare/kollegor för en god arbetsmiljö. Kommunicera löpande med de medarbetarna/kollegor på ett sådant sätt att signaler om psykisk och fysisk, social och organisatorisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede. 20. Bevaka arbetsklimatet, så att tecken på kränkande särbehandling, drog- eller annan missbruk upptäcks (se högskolans Riktlinjer avseende kräkande särbehandling, Riktlinjer för anställda vid Högskolan i Halmstad avseende alkohol och andra droger ). 21. Informera medarbetare om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella arbetsskaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är anordnad och organiserad. 22. Årligen planera och genomföra medarbetarsamtal se guide till medarbetarsamtalet. 23. Upprätta introduktionsplan för nyanställda. Sida 4 (5)
24. Tillse att nyanställda får introduktion i arbetet/utse mentor. 25. Se till att fylla i mallen Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet vid introduktion av nyanställda. Frånvaro 26. Påtala och anmäla ohälsa, arbetsskador, tillbud, personskador samt dödsfall till närmsta chef för anmälan till HR-avdelningen. 27. Initiera åtgärder vid sjukdom, upprepad korttidsfrånvaro eller förebyggande åtgärder i samarbete med HR-avdelningen och vid behov ha avstämningsmöten tillsammans med företagshälsovården och försäkringskassan. 28. Ta kontakt med sjukskriven inom en vecka från sjukskrivningstillfället och fortlöpande hålla kontakt. 29. Genomföra rehabiliteringsutredningar i samråd med HR-avdelningen. Studentmiljö 30. Tillse att alla medarbetare och studenter får erforderlig information om att det på Högskolans hemsida finns information om arbetsmiljöfrågor samt om högskolans arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet. 31. Synliggöra relevant information avseende studenternas arbetsmiljö inom ditt verksamhetsområde. 32. Informera studenter om var de kan hitta information om högskolans rutiner och instruktioner samt att studenter ska rapportera eventuella risker och hot till närmaste chef eller studerandeskyddsombud avseende studenternas arbetsmiljö. 33. Informera studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella arbetsskaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är anordnad och organiserad. 34. Tillse att studenter som vistas i farliga miljöer får information och nödvändig utbildning. 35. Informera att studenter ska vända sig till studentrepresentant i arbetsmiljökommittén om studenten anser att arbetsmiljölagens krav inte uppfylls eller om studenten har synpunkter på arbetsmiljön som den inte får gehör för hos närmaste chef. 36. Tillse att studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall eller tillbud till HR-avdelningen och studerandeskyddsombud för upprättande av skadeanmälan till kammarkollegiet och försäkringskassan. Sida 5 (5)