Granskningspromemoria 2014 Stockholm Stads Parkerings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 8, 2015 Dnr 3.1.2-9/2015 2015-02-05
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 Stockholm Stads Parkerings AB Dnr 3.1.2-9/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga poster 1 Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 4 Grundläggande granskning 6 Bolagets arbete med internkontroll 6 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 7 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 9
1 (10) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 20 maj 2014. Vid planeringsmöte den 10 juni 2014 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2014-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 1 oktober 2014, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari 2015. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Förtroendekänsliga poster Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga poster Representation, resor, mutor och bisysslor är exempel på riskområden när det gäller förtroendeskadligt beteende och
2 (10) oegentligheter. Toleransnivån för avvikelser i förhållande till gällande regler och riktlinjer på dessa områden är mycket små. Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden, vilka i granskningen avgränsas till representation, resor/konferenser, bisysslor samt leverantörer. Resor/konferenser regler och rutiner Av bolagets riktlinjer för resor i tjänsten framgår bl.a. att beslut om tjänste- eller studieresa fattas av närmaste chef eller VD. Styrelsens ordförande, eller vid dennes förhinder vice ordförande, ska godkännas VD:s tjänste- och studieresor utom Norden. Sker studieresa på styrelsens uppdrag ska beslut fattas i styrelsen. Efter studieresa ska skriftlig reserapport upprättas som arkiveras. Efter tjänste- och studieresa på styrelsens uppdrag ska skriftlig reserapport anmälas till styrelsen. Omfattning på resor och konferenser t o m 2014-10-15 uppgår till 97 tkr. Verifiering I granskningen har vi valt ut 17 stycken verifikationer för kontroll. Följande kontrollmål har ingått: Beslut om resan är fattad av behörig person? Resan är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Resan bedöms vara tjänsteanknuten? Utläggen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för resor är ändamålsenligt utformat och heltäckande som ger ett bra stöd till beslutsfattare och övrig personal. Granskningen visar att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. För en verifikation saknades program för studieresa, komplettering har gjorts i efterhand. I övrigt har inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Representation regler och rutiner Bolaget har fastställt riktlinjer för mutor, gåvor och representation. Av dessa framgår bl.a:
3 (10) För representationen krävs att det föreligger ett samband med representationen och den verksamhet som bedrivs. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt den eller de personer mot vilka representationen riktar sig. Bolaget ska vara mycket restriktivt med representation i samband med upphandlingar. Försiktighet bör iakttas vid ofta förekommande representation med en och samma person eller grupp av personer. All representation ska styrkas med kvitto som innehåller redogörelse för deltagare, tidpunkt och i vilket ärende representationen skedde. Omfattning på representation t o m 2014-10-15 uppgår till 57 tkr. Verifiering I granskningen har vi valt ut 17 stycken verifikationer för kontroll. Följande kontrollmål har ingått: Representation är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Representationen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för representation täcker alla relevanta områden och att efterlevnaden av regelverket är god. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Bisysslor regler och rutiner Av bolagets regler framgår att arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anses behöva, för att bedöma bisysslan. Förfrågan görs årligen till alla medarbetare om bisysslor. Uppgift om arbetstagare har någon bisyssla eller inte redovisas på särskild blankett som förvaras hos personalchefen. Om en medarbetare har en bisyssla ska denna godkännas av ansvarig chef. Medarbetare har också rätt att få kopia på underskriven och godkänd bisyssla. Verifiering En kontroll av de anställda mot Bolagsverket har och i några fall har noterats att den anställde har ett engagemang i ett bolag, vilket inte har anmälts till Parkeringsbolaget. Parkeringsbolaget har genomfört
4 (10) en kontroll av dessa, vilket visar att samtliga av dessa engagemang är vilande sedan flera år. Leverantörsgranskning En granskning av seriositeten hos registrerade leverantörer hos bolaget har genomförts. Information har inhämtats från Bolagsverket och Skatteverket samt Svensk Handels och Förenade Bolags varningslista. Resultatet av granskningen visar att bolaget under 2014 inte har gjort något inköp från bolag som har anmärkning vid dessa kontroller. Bolaget bör dock göra en genomgång av sitt leverantörsregister och ta bort de leverantörer som t.ex. har gått i konkurs. Vidare förekommer en hel del leverantörer flera gånger i leverantörs-registret. Bolaget bör göra en genomgång av dessa och rensa i registret. Vidare rekommenderar vi bolaget att införa en rutin att vid behov spärra leverantörer i leverantörsregistret. I samband med granskning av bisysslor har även kontroll gjorts av om Parkeringsbolaget har gjort inköp från något bolag där anställd i Parkeringsbolaget (även anhörig till den anställde) har engagemang enligt bolagsverket. Resultatet visar att inget sådant inköp har gjorts under 2014. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden. Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Kommunfullmäktiges program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning antogs 2011-06-13 och gäller för perioden 2011-2016. Programmet omfattar sju målområden. I fullmäktiges budget för 2014 framgår att samtliga nämnder och styrelser i sin Verksamhetsplan ska besluta om tre viktiga aktiviteter per relevant mål som ska prioriteras för att bidra till måluppfyllelsen i programmet. Syftet med granskningen är, utifrån programmets mål, att bedöma hur bolaget arbetar med att bidra till att dessa mål uppfylls. Iakttagelser
5 (10) Bolaget har arbetat aktivt med uppdraget under året, bl.a. med stöd av ett dokument framtaget av Funktionshindersombudsmannen Förslag på aktiviteter. Under året har synpunkter inhämtats från Rådet för funktionshinderfrågor (rådet) som finns för trafik- och renhållningsnämnden och bolaget. Representanter från bolaget deltar löpande på rådets möten, vidare anordnar bolaget särskilda träffar med besök i bolagets anläggningar samt ordnar diskussioner inför om- och nybyggnationer. Följande aktiviteter har genomförts under 2014. Deltagande på rådets möten för redovisning av Stigbergsgaragets planering och byggnation. Träff med rådet med visning och genomgång av det nya garaget vid Tele2 Arena. Där redovisades var handikapplatserna var placerade och en planering för hur platserna ska placeras på gatuplanet i anslutning till garaget och arenan. I garaget finns också parkeringsautomater i två olika nivåer för att underlätta för rullstolsbundna personer att betala. En genomgång av de hissar som finns i garagen upp till Arenan gjordes. På träffen diskuterades hur hissarna ska utformas invändigt för att bättre sätt vara anpassade för olika funktionshinder. Ledamöternas krav kommer att beaktas i kommande hissinstallationer både vid byten och vid nyinstallation. Under året har också de aktiviteter som startades tidigare år fortsatt att genomföras, t.ex: Bolaget tillhandahåller fjärrstyrda portöppnare till funktionshindrade personer samt äldre utan kostnad för att underlätta in- och utfart från garage vid hyra av plats i bolagets anläggningar. Kontinuerligt utbyte av hissar genomförs för att bättre fungera för olika funktionshinder. Vid förfrågan om hyra av plats i anläggningar gör bolaget anpassningar för att det ska underlätta för funktionshindrade. En utbyggnad av telefontäckning i bolagets underjordsgarage görs för att möjliggöra kommunikation via telefon och därmed telefonparkering som underlättar för funktionshindrade och ökar säkerheten. Bolaget har erbjudit rådet att göra försök med nummerplåtsavläsning i anläggningen Gallerian. Detta för att underlätta in- och utfart och att inte behöva betala på
6 (10) plats, avgiften erläggs istället via faktura. Intresse har dock inte funnits hittills. Dessa ovan nämnda aktiviteter redovisas kontinuerligt till rådet och till viss del i samband med redovisning i ILS. En samlad rapportering till bolagets styrelse om bolagets aktiviteter saknas. För 2015 planeras följande aktiviteter: Fortsätta att redovisa nybyggnationer och ombyggnationer för rådet för att på bästa möjliga sätt ta tillvara de erfarenheter och synpunkter som finns inom rådet. Komplettera med bra betalningsmöjligheter för funktionshindrade (låga automater eller annan lösning). Förbättra gångentreer för att underlätta för olika typer av funktionshinder att sig in och ut i anläggningarna. Fortsätta erbjuda fjärröppnare kostnadsfritt till personer med funktionshinder. Genomföra två träffar med Rådet för funktionshinders där genomgång av bolagets verksamhet görs samt besök på lämpliga anläggningar. Värt att notera är att bolaget hyr flertalet av anläggningarna och har därför inte rådighet över själva fastigheten utan endast i själva parkeringsanläggningen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den sammanfattande bedömningen är att bolaget har genomfört fullmäktiges uppdrag att ta fram aktiviteter till Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning. Revisionskontoret anser att bolaget behöver fortsätta arbetet med att förankra programmet och att utveckla uppföljningen och rapporteringen (främst till styrelsen) av de utvalda aktiviteterna. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det planerade kontrollarbetet. En SWOT-analys har upprättats under 2013 i syfte att öka ledningens kunskap om bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Under 2014 har bolaget fortsatt arbetet med att upprätta en riskanalys för
7 (10) intäktsprocessen. Styrelsen har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2014: Säkra bolagets intäkter från likvid- och kontokorts-, telefonhantering Säkra att upphandlade entreprenörer inom Byggavdelningen uppfyller ställda krav på eventuella underentreprenörer Säkra behörighetsnivåer i verksamhetssystem och ekonomisystem Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i februari. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 46 mnkr. Resultat efter finansnetto Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 +46 +46,8 +50,1 +68,5 Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för årets resultat är något bättre jämfört med budget. Avvikelsen i prognosen beror främst på ökade intäkter och avser omsättningsbaserade intäkter för både hyrda platser och besöksparkeringar. I VD-kommentaren till prognos 2 framgår att resultatet kan bli bättre än lämnad prognos.
8 (10) Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 68,5 mnkr, vilket ska jämföras med budgeten som uppgår till 46 mnkr. Den främsta orsaken till resultatförbättringen beror på minskade kostnader för långsiktigt underhåll samt även ökade intäkter. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 195 195 150 147 Avvikelsen mot budget är ca 48 mnkr. Avvikelsen beror på försenad produktionsstart för de pågående projekten, parkeringshus Stigberget och Råcksta. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 20 indikatorer fastställda av fullmäktige och Stadshus AB. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål.
9 (10) Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar. I stort har samtliga årsmål uppfyllts. Avvikelse finns när det gäller Avvikelse investeringsbudget. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta målen för indikatorerna är uppfyllda. Målen för Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare (mål 80 % jämfört med utfall 58 %) och avvikelse investeringsbudget är inte uppfyllda. Följande mål är delvis uppfyllda; Aktivt medskapandeindex (mål 80 %, utfall 70 %), samt Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete (mål 92 %, utfall 85 %). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Bolaget redovisar en relativt stor avvikelse mellan prognosen i tertial 2 och bokslutet. Det har aviserats till Stadshus AB i december i en early-warning och beror bl.a. på effekter av K3-regelverket. Vidare framgår i VDkommentarerna till prognosen i tertial 2 att resultatet kan bli bättre bl.a. beroende på att osäkerhet fanns hur stora omstruktureringskostnaderna i samband med ny organisation skulle bli. Bolaget har dock kunnat genomföra omorganisationen med enbart mindre resultatpåverkande kostnader. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2014 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan avseende planerade nya planeringsanläggningar och i samarbete med exploateringsnämnden påbörja genomförandet av det nya programmet för tillkommande parkeringsanläggningar I samverkan med exploateringsnämnden, AB Storstockholms Lokaltrafik och berörda grannkommuner verka för större möjligheter till infarts- och utfartsparkering. Parkeringarna ska även förses med bättre skyltning Medverka i utvecklingen av vision Söderstaden genom bland annat förvärv av garaget under nya Tele2 Arena
10 (10) Genomföra prisjusteringar när marknaden så medger Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Fortsätta se över möjligheten att teckna avtal om stadens övriga bolags parkeringsverksamhet Tillämpa miljöbilsstrategin genom att fullfölja sitt initiativ att genomföra en utbyggnad av laddstolpar i Stockholm, samt utvärdera hur elstolparna används Arbeta aktivt för att skapa fler platser för laddning av elbilar Utvärdera försöket med gratis parkering i bolagets öppna anläggningar för de bilar som uppfyller kravet för supermiljöbilspremie outsourca driftverksamheten Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Följa upp införandet av avgiftsfria infartsparkeringar och se över möjligheten att utöka detta samt göra en översyn av infartsparkeringarnas läge och nyttjandegrad. Beakta framkomlighetsperspektivet vid planering av nya garage samt att befintlig kapacitet utnyttjas optimalt Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Förvärv av garaget under nya Stockholmsarenan har inte gjorts under 2014. År 2009 fattade styrelsen ett inriktningsbeslut gällande Arenagaraget. Därefter har SGA Fastigheter och Stockholms Parkering överenskommit om att Stockholm Parkering ska sköta driften av Arenagaraget under en övergångsperiod för att i ett senare läge förvärva Arenagaraget till ett bedömt marknadsläge.