Antal: 20 Utsändningsdag: Tisdagen den 8 december 2015 V 51 Kallelse /Underrättelse till Sammanträde Kommunstyrelsen Tisdag 15 December Kommunstyrelsens ledamöter kallas till sammanträde tisdagen den 15 december 2015, klockan 8.15, sammanträdesrum Almen, för behandling av ärenden enligt föredragningslista. Kl. 8.15 Kl. 8.35 Kl. 9.00 Kl. 9.30 Kl. 12.00 Kl. 13.00 Information om bredband Information om flyktingsituationen Teknik- och serviceförvaltningen Fika och därefter gruppmöten S-gruppen: Almen, kommunkontoret Alliansen: Björken, kommunkontoret Lunch Sammanträde Susanne Hansson Ordförande Lena Haglund Sekreterare lena.haglund@stromsund.se Vid förhinder ring 161 06 eller skicka mail i så god tid som möjligt!
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen 2015-12-15 2 1. Information om bredband 2. Information om flyktingsituationen 3. Riktlinjer för telefoni AU 220/2015 Bilaga sid 1-3 4. Justering av avgift för parkeringsplats AU 221/2015 Bilaga sid 4-6 5. Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2016 AU 222/2015 6. Inriktnings- och effektmål för kommunstyrelsen 2016 AU 223/2015 7. Yttrande över förslag till biblioteksplan för Region Jämtland Härjedalen AU 224/2015 Bilaga sid 7-23 8. Yttrande över revisonsrapporten Näringslivsbefrämjande åtgärder AU 225/2015 Bilaga sid 24-35 Justering (sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen 2015-12-15 3 9. Yttrande över revisionsrapporten Vikariehantering inom socialnämnden AU 226/2015 Bilaga sid 36-47 10. Taxenivå på måltidspriser AU 227/2015 Bilaga sid 48-49 11. Överenskommelse om mottagande av ensamkommande barn AU 229/2015 12. Extra bidrag till Gaaltije sydsamiskt kulturcentrum AU 230/2015 13. Delegationsbeslut a) Arbetsutskottets delegationsbeslut 214-231/2015 b) Chefen för gatu- och markenheten Thord Engströms delegationsbeslut om parkeringstillstånd (nr 57-63/2015) c) Ekonomichef Veronica Hjorter Stenklyfts delegationsbeslut om placering fasträntekonto (nr 4/2015) d) Kommunstyrelsens ordförande Susanne Hanssons delegationsbeslut om utfärdande av fullmakt (nr 4/2015) e) Förvaltningschef Irene Tängmarks delegationsbeslut om lönebidrag (nr 8-9/2015) f) Förvaltningschef Irene Tängmarks delegationsbeslut om yttrande över ansökan om antagning i hemvärnet (nr 10/2015) Justering (sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsen 2015-12-15 4 14. Delgivningar a) Redovisning från kommunledningsförvaltningen över kvarstående medel i kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov: Budget 2015 300 000:- Anvisat t.o.m. 274/2015-130 000:- Kvarstår 170 000:- b) Redovisning från kommunledningsförvaltningen över kvarstående medel i kommunstyrelsens utvecklingspott: Budget 2015 1 500 000:- Anvisat t.o.m. 274/2015-921 000:- Kvarstår 579 000:- Justering (sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 11 220 Dnr 2015.345 524 Riktlinjer för telefoni Teknik- och serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag på riktlinjer för telefoni. Förslaget har sänts ut till de fackliga organisationerna för ev. synpunkter. Arbetsutskottets beslut Ärendet kompletteras till kommunstyrelsen den 15 december 2015. Justering (Sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 12 221 Dnr 2014.18 315 Justering av avgift för parkeringsplats Anställda kvinnor och män samt förtroendevalda i Strömsunds kommun har möjlighet att hyra en parkeringsplats med motorvärmare till reducerat pris runt om i kommunen. Platserna disponeras året runt och betalas månadsvis genom löneavdrag. För en parkeringsplats med motorvärmare under parkeringsdäcket i Strömsund betalar en anställd 110 kr/månad och för övriga platser 100 kr/månad. Beloppen är inklusive moms. Enligt Skatteverkets regler ska förmåner värderas till marknadsvärdet, det vill säg det pris som den skattskyldige skulle fått betala på orten om han eller hon själv skaffat sig motsvarande förmån. Arbetsgivare ska betala arbetsgivaravgifter på förmånen och den anställda ska beskattas för den. Verksamhetscontrollerns bedömning är att kommunens anställda och förtroendevalda betalar ett lägre belopp än marknadsvärdet för sina parkeringsplatser. Mot denna bakgrund föreslås att avgiften och övriga villkor för parkeringsplatser justeras till att följa en marknadsmässig nivå. Yrkande Ordföranden föreslår att arbetsutskottet beslutar följande: 1. Anställda kvinnor och män samt förtroendevalda ska betala en marknadsmässig hyra för sina parkeringsplatser. För parkeringsplatser med motorvärmarstolpar 150 kr (inkl. moms) Parkeringsplatser i carport eller kallgarage 250 kr (inkl. moms) 2. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att säga upp samtliga hyreskontrakt med anställda och förtroendevalda för justering av pris och villkor för parkeringsplatser i enlighet med Skatteverkets regler för förmånsbeskattning, från den första oktober 2016. I hyreskontrakten skrivs beloppen in, 150 kr respektive 250 kr inkl. moms med indexreglering. Justering (Sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 13 221 forts. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Anställda kvinnor och män samt förtroendevalda ska betala en marknadsmässig hyra för sina parkeringsplatser. För parkeringsplatser med motorvärmarstolpar 150 kr (inkl. moms) Parkeringsplatser i carport eller kallgarage 250 kr (inkl. moms) 2. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att säga upp samtliga hyreskontrakt med anställda och förtroendevalda för justering av pris och villkor för parkeringsplatser i enlighet med Skatteverkets regler för förmånsbeskattning, från den första oktober 2016. I hyreskontrakten skrivs beloppen in, 150 kr respektive 250 kr inkl. moms med indexreglering. Justering (Sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 14 222 Dnr 2015.392 003 Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2016 Kommunfullmäktige har fastställt ett reglemente för kommunens interna kontroll. Varje styrelse och nämnd har skyldighet att inom sitt verksamhetsområde se till att den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig. Enligt de kompletterande riktlinjerna ska förvaltningen under fjärde kvartalet upprätta ett förslag till plan för den interna kontrollen under kommande kalenderår. Planen ska fastställas av verksamhetsansvarig styrelse/nämnd. Ett förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsen 2016 har upprättats för framtids- och utvecklingsförvaltningen, kommunledningsförvaltningen, teknik- och serviceförvaltningen samt Strömsund Turism. Yrkande Ordföranden föreslår att internkontrollplanen fastställs. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Internkontrollplanen fastställs. Bilaga Justering (Sign)
Internkontrollplan År: 2016 Nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen Process /rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapportering till Framtids- och utvecklingsförvaltningen Utökning av vuxenutbildningen Program för inflyttning och integration Genomförande och resultat för yrkesvuxutbildningar och utbildningar som kombineras med traineejobb Uppföljning av programmet för inflyttning och integration Förvaltningschef FUF Förvaltningschef FUF Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 En gång per år KSAU den 8/11 Sammanställning av uppnådda resultat Skriftlig redovisning KSAU, KS KSAU, KS Kommunledningsförvaltningen Uppföljning av nämndernas internkontrollplaner Sammanställning och granskning av nämndernas internkontrollplan Kommunfullmäktiges beslut Uppföljning av i vilken utsträckning som KF beslut har verkställts Kommunstyrelsens beslut Praktikplatser Uppföljning av i vilken utsträckning som KS beslut har verkställts Redovisning av antalet praktikplatser under året Kanslisekreterare Kanslisekreterare Kanslisekreterare Skriftlig sammanställning Arbetsmarknadsenheten En gång per år KSAU den 10/5 Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Skriftlig sammanställning Skriftlig sammanställning Skriftlig sammanställning KSAU, KS KSAU, KS KSAU, KS KSAU, KS
Internkontrollplan År: 2016 Nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen Process /rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapportering till Ungdomsarbetslösheten Teknik- och serviceförvaltningen Uppföljning av avtalet med Arbetsförmedlingen Arbetsmarknadsenheten 1 gång per år KSAU den 8/11 Skriftlig redovisning KSAU, KS Byte av vägbelysning Kost Kost Uppföljning av energiförbrukning Uppföljning nöjdhet med maten som levereras från kostenheten Förändringar inom kostverksamheten enligt beslut KS 150818 163 Gatu- och markansvarig Kostansvarig Kostansvarig En gång per år KSAU den 10/5 Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Två gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Investeringar Genomförande Förvaltningschef Två gånger per år Trygghetens hus, Gäddede Rapportering av hur arbetet med flytt av hälsocentralen fortlöper Förvaltningschef KSAU den 10/5 och den 8/11 1 gång per år KSAU den 8/11 Energiförbrukning jämfört med 2012 års förbrukning innan byte av armatur påbörjats. Uppföljning nöjdhet med maten som levereras från kostenheten Redovisning av i vilket skede respektive förändring befinner sig. Följs upp varje tertial. Genomförande i förhållande till beslut. Skriftlig redovisning KSAU, KS KSAU, KS KSAU, KS KSAU, KS KSAU, KS
Internkontrollplan År: 2016 Nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen Process /rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapportering till Färdtjänst Färdtjänst till dagverksamhet Kommunstyrelsen, övrigt Översyn av enskildas resekostnader jämfört med beslutade resor Översyn av resor till dagverksamhet, förslag på alternativa lösningar, kontroll av rätt fördelning av kostnader för den enskildes resa Färdtjänsthandläggare Färdtjänsthandläggare 1 gång per år KSAU den 10/5 1 gång per år KSAU den 10/5 Skriftlig redovisning Skriftlig redovisning KSAU, KS KSAU, KS Näringslivsfrämjande åtgärder Gäddede hälsocentral Uppföljning och återrapportering från SUAB Rapportering av hur arbetet med flytt av hälsocentralen fortlöper Näringslivschef Närvårdschef 1 gång per år KSAU den 8/11 2 gånger per år KSAU den 10/5 och den 8/11 Redovisning till KS Skriftlig redovisning KSAU, KS KSAU, KS Strömsund Turism INTILL-projektet och kommande turismstrategi Uppföljning av mål Turistchef 1 gång per år KSAU den 8/11 Skriftlig redovisning KSAU, KS
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 15 223 Dnr 2015.396 003 Inriktnings- och effektmål för kommunstyrelsen 2016 Kommunledningsförvaltningen, teknik- och serviceförvaltningen, framtids- och utvecklingsförvaltningen samt Strömsund Turism har upprättat förslag till inriktnings- och effektmål för 2016. Yrkande Ordföranden föreslår att föreslagna inriktnings- och effektmål fastställs. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Föreslagna inriktnings- och effektmål fastställs. Bilaga Justering (Sign)
STRÖMSUNDS KOMMUN Mål 2016 Kommunledningsförvaltningen Inriktningsmål 2016 Effektmål 2016 God service och tillgänglighet, kommunhuset 90 % ska få svar inom två arbetsdagar på en enkel fråga via e-post. 50 % ska få svar direkt på en enkel fråga via telefon. 90 % ska uppge att de fick ett gott bemötande när de via telefon ställt en enkel fråga. Ungdomsarbetslösheten ska minska Strömsunds kommun ska erbjuda minst 125 feriejobb under sommaren 2016. Indikator (kolumnen kommer att tas bort i redovisningar till KF) KKiK-mått 1 2012, utfall: 81 %, medel: 72 % 2013, utfall: 87 %, medel: 79 % 2014, utfall: 89 %, medel: 83 % KKiK-mått 2 2012, utfall: 39 %, medel 41 % 2013, utfall: 44 %, medel: 44 % 2014, utfall: 35 %, medel: 49 % KKiK-mått 3 2012, utfall: 90 %, medel 82 % 2013, utfall: 83 %, medel: 86 % 2014, utfall: 91 %, medel: 86 % Feriejobben för flickor och pojkar sammanställs och redovisas årligen.
STRÖMSUNDS KOMMUN Mål 2016 Teknik- och serviceförvaltningen Inriktningsmål 2016 Effektmål 2016 Indikator Fortsatt god ekonomisk hushållning Den förvaltade ytan ska minska, inkluderat eventuellt tillkommande ytor för förskola, Antalet m² den 31 december 2016 jämfört med året innan. m.m. Organisationsförändringar inom kostverksamheten ska vara genomförda så att likvärdig produktion och service utförs i samtliga kommundelar, ett tillagningskök per ort ska finnas. Uppföljning görs den 31 december 2016. Energiförbrukningen ska minska Energiförbrukningen ska minska med 5 % inom VA-verksamheten jämfört med 2015 Energiförbrukningen ska minska jämfört med den 31 december året innan.
STRÖMSUNDS KOMMUN Mål 2016 Framtids- och utvecklingsförvaltningen Inriktningsmål 2016 Effektmål 2016 Indikatorer Inflyttningen ska öka Alla flickor och pojkar inom gymnasieskolan ska klara kunskapskraven Strömsunds kommun ska ha ett positivt flyttnetto 2016 Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar som avslutar sin utbildning på gymnasieskolan ska överstiga riksnivån Skillnaderna i den genomsnittliga betygspoängen mellan flickor och pojkar som avslutar sin utbildning i gymnasieskolan ska minska Andelen flickor och pojkar som uppnår gymnasieexamen ska överstiga riksnivån Flyttnettot avläses i officiell statistik per 30 april, 31 aug och 31 dec 2016 Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar avläses i officiell statistik i september 2016 Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar avläses i officiell statistik i september varje år Andelen elever som uppnått gymnasieexamen beräknas i augusti 2016 Integration av nya kommuninnevånare Andelen flickor och pojkar på Introduktionsprogrammen som uppnår behörighet till Nationella program senast det år de fyller 19 år ska kontinuerligt öka Resurscentrum för integration (RCI) ska genomföra välkomstsamtal med alla nyanlända flickor och pojkar RCI ska genomföra utåtriktade informationsinsatser riktade till föreningar, allmänhet, arbetsplatser mm minst en gång per månad RCI ska genomföra integrationsfrämjande gruppaktiviteter för nyanlända t ex temamöten, föräldragrupp, fördjupad samhällsorientering för alla nyanlända Andelen beräknas i augusti 2016 och jämförs med motsvarande värde för 2015 Antalet genomförda välkomstsamtal redovisas i december 2016 Antalet informationsinsatser till respektive målgrupp redovisas i december 2016 Antalet nyanlända kvinnor och män som deltagit i gruppaktiviteterna redovisas i december 2016
STRÖMSUNDS KOMMUN Mål 2016 Strömsund Turism Inriktningsmål 2016 Effektmål 2016 Beläggningen på Strömsunds camping ska, trots ekonomin i Europa, ligga på samma nivå som 2015 Stimulera etableringen av besöksnäringsverksamheten Indikator (kolumnen kommer att tas bort i redovisningar till KF) En beläggning på 26 000 gästnätter Uppföljning 31 december 2016 Ökning av nya företag inom besöksnäringen Uppföljning juni 2016
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 16 224 Dnr 2015.360 880 Yttrande över förslag till biblioteksplan för Region Jämtland Härjedalen Region Jämtland Härjedalen har upprättat ett förslag till regional biblioteksplan för perioden 2016-2018. Den nya bibliotekslagen (SFS 2013:801), som trädde i kraft den 1 januari 2014, har tydliggjort att varje landsting eller motsvarande ska bedriva regional biblioteksverksamhet med syfte att främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet när det gäller de folkbibliotek som är verksamma i länet. Lagen har också tydliggjort att kommuner och landsting ska anta biblioteksplaner för sin verksamhet på området. Den regionala biblioteksplanen ska vara styrande för den regionala verksamheten och för politiska beslut som rör biblioteksverksamhet på regional nivå. Den ska också vara stödjande för kommunala biblioteksplaner och inspirerande för andra aktörer som samverkar med den regionala biblioteksverksamheten, exempelvis den ideella sektorn. Den regionala biblioteksplanen ska vara möjlig att följa upp, vilket innebär att målen ska kopplas till uppföljningsbara data. Bibliotekschefen har upprättat ett förslag till yttrande. Yrkande Ordföranden föreslår att yttrande avges enligt upprättat förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Yttrande avges enligt upprättat förslag. Bilaga Justering (Sign)
YTTRANDE 2015-12-01 2015-10-23 Dnr 2015.360, 880 Dnr RUN/686/2015 Region Jämtland Härjedalen Yttrande över förslag till biblioteksplan för Region Jämtland Härjedalen Sammanfattning Arbetet med den regionala biblioteksplanen har pågått under hela året, med start under våren då regionens bibliotekschefer samlades till en temadag. Under temadagen, som leddes av Kungliga bibliotekets kvalitetsutvecklare, diskuterades biblioteksplaner på såväl regional, som nationell och kommunal nivå. En lokal arbetsgrupp tillsattes med uppgift att ta fram förslag på en regional biblioteksplan för vår region. Detta utkast har skickats till samtliga bibliotek inom regionen för att tidigare i höst diskuteras på en konferens med samtliga bibliotekschefer. Allmänna synpunkter Strömsunds kommun har haft möjlighet att påverka utformningen av förslaget till den regionala biblioteksplanen under hela processen. Synpunkter och förslag har lyfts fram, diskuterats och framförallt respekterats. Strömsunds kommuns biblioteksplan ligger väl i fas med förslaget till regional plan. Verksamhetsidén/visionen och målen är genomtänkta, inkluderande och fullt genomförbara såsom de är beskrivna i förslaget till regional biblioteksplan för regionen. STRÖMSUNDS KOMMUN Strömsunds Kommun Storgatan 15 Box 500 833 24 Strömsund E-post stromsunds.kommun@stromsund.se Telefon 0670-161 00 vx Telefax 0670-161 05 Bankgiro 991-1918
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 17 225 Dnr 2015.333 141 Yttrande över revisonsrapporten Näringslivsbefrämjande åtgärder Kommunrevisionen har låtit genomföra en granskning av näringslivsfrämjande åtgärder. PwC har upprättat en rapport daterad den 2 oktober 2015. Revisorerna anhåller om svar på vilka åtgärder kommunstyrelsen och styrelsen för SUAB planerar att vidta med anledningen av granskningens resultat. Arbetsutskottets beslut Ärendet kompletteras till kommunstyrelsen den 15 december 2015. Justering (Sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 18 226 Dnr 2015.332 729 Yttrande över revisionsrapporten Vikariehantering inom socialnämnden Kommunrevisionen har låtit genomföra en granskning av vikariehanteringen inom socialnämnden. PwC har upprättat en rapport daterad den 2 oktober 2015. Revisorerna anhåller om svar på vilka åtgärder socialnämnden och kommunstyrelsen planerar att vidta med anledningen av granskningens resultat. Förslag till yttrande har upprättats. Yrkande Ordföranden föreslår att yttrande avges i enlighet med upprättat förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Yttrande avges i enlighet med upprättat förslag. Bilaga Justering (Sign)
YTTRANDE 2015-12-01 Revisionsrapport Vikariehantering inom socialnämnden Rekommendationer i revisionsrapporten Kommunrevisionen har låtit genomföra en granskning av vikariehanteringen inom socialnämndden. Rapporten har skickats till socialnämnden och kommunstyrelsen. Den sammanfattande bedömningen är att vikariehanteringen i begränsad utsträckning sker på ett ändamålsenligt sätt samt att den interna kontrollen är otillräcklig. PwC lämnar följande rekommendationer: Socialnämnden säkerställer att faktorer som påverkar verksamhetens behov är kända och därefter dimensioneras verksamheten utifrån tilldelade resurser. Socialnämnden och kommunstyrelsen dokumenterar beslutsbefogenheter för enhetschefer inom vård- och socialförvaltningen. Socialnämnden beslutar hur nämndens verksamheter ska arbeta för att nå fullmäktiges målsättningar avseende anställningsförhållanden inom kommunförvaltningen. Socialnämnden beslutar vilka kompetenskrav som gäller för medarbetare inom nämndens verksamheter Socialnämnden har utarbetat ett utförligt svar som rör de punkter socialnämnden kan påverka dvs. huvuddelen av det som påpekas i revisionsrapporten. Kommunstyrelsen berörs på en punkt. Punkt i rapporten 4.2. Organisation och arbetsfördelning avseende vikariehantering Rekommendationer För att utveckla arbetsfördelning dokumenterar socialnämnden och kommunstyrelsen enhetschefernas beslutsbefogenheter i personalärenden. Kommunstyrelsen svar och åtgärder Kommunstyrelsens delegationsordning förtydligas beträffande vilka som får anställa personal.
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 19 227 Dnr 2015.406 059 Taxenivå på måltidspriser Kostavdelningen säljer måltider till flera olika verksamheter inom kommunen. Under årens lopp har det förekommit många olika och lokala prissättningar. För att åstadkomma en gemensam prislista som ska gälla från den 1 januari 2016 har kostchefen tillsammans med ekonomiavdelningen tagit fram en prislista som ska täcka de kundgrupper som beställer mat från kostavdelningen. Priserna är baserade på den budgeterade produktionskostnaden för 2016. Med en enhetlig prislista blir det enklare och säkrare för beställare vid upprättande av budget. Det har florerat ett antal olika prissättningar tidigare. För att undvika detta i fortsättningen ser förvaltningen denna prislista som ett klargörande för både beställare och leverantör. Teknik- och serviceförvaltningen föreslår att priserna justeras enligt upprättad prislista att gälla från den 1 januari 2016. Yrkande Ordföranden föreslår att arbetsutskottet beslutar i enlighet med teknikoch serviceförvaltningens förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Måltidspriserna justeras enligt upprättad prislista. Bilaga 2. Priserna gäller från den 1 januari 2016. Justering (Sign)
Måltidspriser fr.o.m. den 1 januari 2106 Priser för boende på Strömbacka och Forsgården (debiteras utan moms) Frukost Lunch Middag Kaffe 25 kr 50 kr 50 kr 5 kr/kopp Priser för pedagogiska luncher (intern debitering utan moms) Lunch 53,58 kr Priser för måltider brukare i dagverksamhet (debiteras utan moms) Lunch 53,58 kr Priser för personalmåltider och anhörigmåltider (debiteras med moms) Lunch 53,58 kr (60 kr inkl moms) Middag 53,58 kr (60 kr inkl moms) Kaffe 4,47 kr (5 kr inkl moms ) Kaffe (fm o em) 8,93 kr (10 kr inkl moms)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 21 229 Dnr 2015.408 133 Överenskommelse om mottagande av ensamkommande barn Strömsunds kommun har en överenskommelse med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn som omfattar totalt 28 platser varav 10 platser ska vara tillgängliga för asylsökande barn. Länsstyrelsen i Jämtlands län har informerat om nya fördelningstal 2016 för mottagande av ensamkommande barn. För samtliga kommuner i länet är talen väsentligt utökade i förhållande till de överenskommelser som tidigare tecknats. Strömsunds kommuns nya fördelningstal omfattar 76 platser för asylsökande barn. I dagsläget, per den 1 december 2015, har kommunen 55 asylsökande. För december månad beräknas ca 8 asylsökande ensamkommande anvisas till Strömsunds kommun. Totalt beräknas 63 asylsökande ensamkommande för 2015. För närvarande bor 12 ensamkommande med permanent uppehållstillstånd i Strömsunds kommuns HVB-hem och inom utslussverksamheten i kommunen. Framtids- och utvecklingsförvaltningen föreslår att Strömsunds kommun tecknar ny överenskommelse med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn. Överenskommelsen omfattar totalt 75 platser, varav 63 platser för asylsökande ensamkommande och 12 för ensamkommande med uppehållstillstånd. Yrkande Ordföranden föreslår att arbetsutskottet beslutar i enlighet med framtidsoch utvecklingsförvaltningens förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Strömsunds kommun tecknar ny överenskommelse med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn. Överenskommelsen omfattar totalt 75 platser, varav 63 platser för asylsökande ensamkommande och 12 för ensamkommande med uppehållstillstånd. Justering (Sign)
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-12-01 22 230 Dnr 2015.409 105 Extra bidrag till Gaaltije sydsamiskt kulturcentrum Det sydsamiska kulturcentret Gaaltije har sedan en tid tillbaka behov av ekonomiska tillskott för att klara sin verksamhet. Arbete pågår för att under två år arbeta för att Gaaltije ska bli ett nationellt center för sydsamisk kultur. Med anledning av detta finns nu ett förslag till kompletterande finansiering under en tvåårsperiod. Finansieringen innebär att de fem förvaltningskommunerna gemensamt ska tillskjuta 100 000 kronor per år 2016 och 2017. För Strömsunds kommun innebär det ytterligare 20 000 kronor/år under 2016 och 2017. Östersunds kommun går in med ytterligare 500 000 kronor/år i två år. Region Jämtland Härjedalen går in med ytterligare 500 000 kronor/år i två år. Sametinget fördubblar sitt anslag de kommande två åren till 400 000 kronor/år. Yrkande Ordföranden yrkar att Strömsunds kommun går in med ytterligare 20 000 kronor/år under 2016 och 2017. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Strömsunds kommun går in med ytterligare 20 000 kronor/år under 2016 och 2017. 2. Medel för 2016 anvisas ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov 2015. 3. Medel för 2017 beaktas i kommunstyrelsens budget för 2017. Justering (Sign)
Titel: Riktlinjer för telefoni 1 (3) 1 Id nr: 0:36 Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 0.2 Fastställd: Uppdateras: 2018 Riktlinjer för telefoni Innehållsförteckning 1. Syfte 2. Giltighet 3. Ansvar 4. Inköp 5. Teknisk utrustning 6. Hantering av utrustning/telefoni 7. Frånvaro 1. Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att säkerställa en bra service gentemot allmänheten, kunder och medarbetare. 2. Giltighet Dessa riktlinjer gäller för alla anställda inom Strömsunds kommun samt kommunala bolag som använder kommunens tjänster avseende telefoni. 3. Ansvar Kommunstyrelsen beslutar om och ansvarar för dessa riktlinjer. Anställda ansvarar för att kommunen har en god telefonkultur med hög servicenivå. Med god telefonkultur avses ett serviceinriktat och professionellt bemötande och med hög servicenivå avses att inga samtal blir obesvarade. Ansvaret för efterlevandet och informationen kring dessa riktlinjer ligger hos respektive förvaltnings-/avdelningschef. Chefen ansvarar också för att kostnaderna för telefoni står i proportion till nyttan. Teknik- och serviceförvaltningen ansvarar för kommunens växelfunktion och dess personal. Kommunreceptionen tar emot alla samtal till kommunens växel. Respektive förvaltning/avdelning har ansvaret för att personal finns på plats under meddelade telefontider.
Titel: Riktlinjer för telefoni 2 (3) 2 Id nr: 0:36 Respektive förvaltnings-/avdelningschef ansvarar för att meddela kommunreceptionen när det sker förändringar i organisationen eller om det skett någon förändring av personal. Respektive anställd ansvarar för att den egna telefonanknytningen är korrekt hänvisad om samtal inte kan tas emot. Anställda är skyldiga att följa dessa riktlinjer samt begära stöd av sin chef/ledare om innehållet och dess tolkning är oklart. 4. Inköp Nya abonnemang, telefoner och kringutrustning ska beställas via kommunreceptionen. Beställd utrustning debiteras beställaren. Förvaltnings-/avdelningschef ska godkänna beställningen. En förteckning över standardutrustning finns på intranätet. 5. Teknisk utrustning 5.1 Telefonilösning Vilken telefonilösning anställda ska få tillgång till ska styras av de behov och förutsättningar som finns. Detta bestäms i samråd med förvaltnings-/avdelningschef och kommunreceptionen. Val av teknik, såsom fast telefon, mobila anknytningar, IP-telefon eller trådlös telefon ska alltid göras med utgångspunkt från behov och bedömd effekt. 5.2 Mobiltelefoni Mobiltelefoner är arbetsverktyg för ökad effektivisering, säkerhet och tillgänglighet. Användning av mobiltelefon i tjänsten ska vara motiverat med hänsyn till arbetsuppgifterna. Beslut om mobiltelefon i tjänsten, liksom omfattning av abonnemang, fattas av förvaltnings-/avdelningschef. Med omfattning av abonnemang menas tilläggstjänster såsom e-post, internet, GPS m.m. För innehavare av mobiltelefon i tjänsten gäller: att medflyttning från fast telefon till mobiltelefon undviks eftersom det medför höga kostnader att mobilsvar med personligt meddelande aktiveras att telefonen omedelbart spärras vid stöld eller förlust
Titel: Riktlinjer för telefoni 3 (3) 3 Id nr: 0:36 6. Hantering av utrustning/telefoni Telefoner och telefonabonnemang är arbetsredskap för att underlätta personalens dagliga arbete. Utrustning som kommunen och kommunala bolag tillhandahåller för telefoni ska, precis som all annan utrustning kommunen och bolagen tillhandahåller, hanteras varsamt och enligt lagar och förordningar. Det är inte tillåtet att låta kommunen/bolaget betala privata samtal. Vid användande av kommunens mobiltelefoner för privata samtal ska ett prefix användas före telefonnumret. Hemadressen eller annan adress för fakturering av privata samtal ska meddelas till kommunreceptionen. 7. Frånvaro Frånvaro från arbetsplatsen meddelas enligt något av följande alternativ: anknytningen stängs av och hänvisas via växelns hänvisningssystem, Trio eller direkt på telefonen anknytningen hänvisas till kollega anknytningen vidarekopplas till röstbrevlåda (fast telefoni) I undantagsfall kan telefon vidarekopplas till mobiltelefon. Om det finns återkommande behov av vidarekoppling bör mobil anknytning övervägas.
Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 3 datum 2015-11-12 Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 4 Justering av avgift för parkeringsplats Sammanfattning av ärendet Anställda kvinnor och män i Strömsunds kommun har möjlighet att hyra en parkeringsplats med motorvärmare till reducerat pris runt om i kommunen. Platserna disponeras året runt och betalas månadsvis genom löneavdrag. För en parkeringsplats med motorvärmare under parkeringsdäcket i Strömsund betalar en anställd 110 kr/månad och för övriga platser 100 kr/månad. Beloppen är inklusive moms. Enligt Skatteverkets regler ska förmåner värderas till marknadsvärdet, det vill säg det pris som den skattskyldige skulle fått betala på orten om han eller hon själv skaffat sig motsvarande förmån. Arbetsgivare ska betala arbetsgivaravgifter på förmånen och den anställda ska beskattas för den. Min bedömning är att kommunens anställda betalar ett lägre belopp än marknadsvärdet för sina parkeringsplatser. Mot denna bakgrund föreslås anställdas avgift och övriga villkor för parkeringsplatser justeras till och följa en marknadsmässig nivå. Beslutet skickas till Teknik- och serviceförvaltningen Förslag till beslut och motivering Kommunstyrelsen föreslås besluta Anställda kvinnor och män ska betala en marknadsmässig hyra för sina parkeringsplatser. Övriga villkor för upplåtandet av parkeringsplats till anställda ska följa de villkor som Strömsunds Hyresbostäder normalt tillämpar i sina avtal. Teknik- och serviceförvaltningen får i uppdrag att säga upp samtliga hyreskontrakt med anställda för parkeringsplatser med lägre hyra än den marknadsmässiga för villkorsändring, det vill säga en höjning av avgiften och anpassning av övriga villkor, från den första oktober 2016. Motivet till att justera upp avgifterna för parkeringsplatser till en marknadsmässig nivå är att undvika kostnader och administration av förmåner till anställda.
Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 2 av 3 datum 2015-11-12 Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 5 Anställda kan hyra parkeringsplats till lågt pris Anställda kvinnor och män i Strömsunds kommun har möjlighet att hyra en parkeringsplats med motorvärmare till reducerat pris runt om i kommunen. Det finns också möjlighet att hyra parkeringsplats med motorvärmare i kallgarage i Strömsund. Platserna disponeras året runt och betalas månadsvis genom löneavdrag. Enligt beslut i kommunstyrelsen 2000-12-20, 224 är avgiften från och med 1 januari 2001 för parkeringsplats med motorvärmare under parkeringsdäcket i Strömsund 110 kr/månad och 100 kr/månad för övriga platser med motorvärmare. Beloppen är inklusive moms. Skatt och moms Enligt Skatteverkets regler ska förmåner värderas till marknadsvärdet, det vill säga det pris som den skattskyldige skulle fått betala på orten om han eller hon själv skaffat sig motsvarande förmån. Arbetsgivare ska betala arbetsgivaravgifter på förmånen och den anställda ska beskattas för den. Mot denna bakgrund föreslås anställdas avgift för hyra av parkeringsplats, oavsett typ av parkering, justeras till och följa en marknadsmässig nivå. Uthyrning av parkeringsplats är, utom vid bostäder, momspliktigt. Uthyrning av parkering till en boende och om avtalet om parkeringen är tecknat mellan samma parter som avtalet om bostadsupplåtelsen är inte momspliktigt. Hyresnivå för parkeringsplatser med motorvärmarsstolpar i Strömsunds kommun Priser för boende ligger i spannet 150 180 kr/månad. Genomsnittet är 164 kr/månad. Om moms läggs på blir beloppet 205 kr/månad. Företag och myndigheter debiterar sina anställda (exklusive kommunen för sina anställda) i spannet 125 300 kr/månad. Genomsnittet är 211 kr/månad.
Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 3 av 3 datum 2015-11-12 Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 6 Hyresnivå för parkeringsplatser i carport eller kallgarage i Strömsunds kommun Priser för boende ligger i spannet 204 300 kr/månad. Genomsnittet är 247 kr/månad. Om moms läggs på blir beloppet 309 kr/månad. Kontraktet Övriga villkor för upplåtandet av parkeringsplats till anställda ska följa de villkor som Strömsunds Hyresbostäder normalt tillämpar i sina avtal. Det nya kontrakten ska innehålla en klausul om indexuppräkning och eventuella tilläggstjänster som skottning och sandning av själva parkeringsplatsen ska debiteras till självkostnad. Anställda ska faktureras beloppet med möjlighet till elektronisk betalning. Initierare Irene Tängmark, kommunledningsförvaltningens chef Kostnadskalkyl Kommunens besparing är arbetsgivaravgift på förmån till anställda. Konsekvensanalys Vid höjning av avgift för parkeringsplats till marknadsmässig nivå behöver inte rutiner införas för hantering av förmånsbeskattning. Konsekvens av icke-beslut Rutiner måste införas för hantering av förmån till anställda. Tidsramar Avgift och övriga villkor för parkeringsplatser för anställda justeras från den första oktober 2016.
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
www.pwc.se 25 Revisionsrapport Robert Bergman Revisionskonsult Näringslivsfrämjande åtgärder Strömsunds kommun September 2015
26 Näringslivsfrämjande åtgärder Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte... 3 2.3. Metod och avgränsning... 3 3. Granskningsiakttagelser... 4 3.1. Riktlinjer för kommunens näringslivsarbete... 4 3.2. Organisation, roller och ansvar... 4 3.3. Aktiviteter för företagsklimatet... 6 3.4. Samarbete och dialog... 7 3.5. Mätning, utvärdering och analys... 7 3.5.1. Mätning... 7 3.5.2. Utvärdering och analys... 8 September 2015 Strömsunds kommun PwC
27 Näringslivsfrämjande åtgärder 1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av kommunens revisorer och lekmannarevisorn i Strömsunds utvecklingsbolag har PwC granskat kommunens näringslivsarbete. Syftet med granskningen har varit att bedöma om näringslivsarbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, samt om den interna kontrollen inom området är tillräcklig. Vår sammanfattande bedömning är att kommunens näringslivsarbete till övervägande del bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen bedöms inte vara tillräcklig. Bedömningen baseras på följande bedömningar och iakttagelser: - Samarbete och dialog mellan näringslivet, kommunen och utvecklingsbolaget är tillfredställande. Granskningen visar att företrädare för kommun, bolag och näringsliv är överlag nöjda med dialog och samarbeten. - Aktiviteter för att förbättra företagsklimatetet bedrivs i rimlig utsträckning. Granskningen visar att bolaget och förvaltningen genomför insatser som är i enlighet med uppdrag och direktiv. Vidare framgår av intervjuer med företrädare för näringslivet att kommunen och bolaget för ett aktivt näringslivsarbete. - Organisationen bedöms vara ändamålsenlig. Detta baseras dels på kommunchefens utvärdering och slutsats samt på att vår granskning inte funnit tecken på att organisationen av näringslivsarbetet inte är ändamålsenligt. Bolaget jobbar direkt mot näringslivet medan förvaltningarnas näringslivsarbete är mer indirekt betonat. - Roller och ansvar bedöms vara tydliga. Granskningen visar att ansvar och roller har tydliggjorts i bl.a. ägardirektiv och årsredovisning samt att intervjuer visat att roller och ansvarsfördelningen upplevs vara tydlig. - Kommunstyrelsen saknar tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för hur näringslivsarbetet i kommunen ska bedrivas. Granskningen visar att kommunstyrelsen inte har brutit ned och formulerat mål och aktiviteter för kommunfullmäktiges övergripande målsättning för området. När det gäller SUAB bedömer vi att mål och riktlinjer är tydliga. Detta baseras på att bolaget har formulerat mål och aktiviteter som är i enlighet med fullmäktiges övergripande målsättning. - Kommunstyrelsens mätning, utvärdering och analys av uppnådda resultat av det egna och bolagets näringslivsarbete bedöms inte vara tillräcklig. Granskningen visar att mål och mått saknas för att kunna mäta och utvärdera i vilken grad fullmäktiges målsättningar uppnås. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens uppföljning av näringslivsarbetet som bedrivs i bolaget September 2015 Strömsunds kommun 1 av 9 PwC
28 Näringslivsfrämjande åtgärder och dess medförda effekter inte uppfyller den förstärkta uppsiktplikt som regleras i kommunallagen. SUAB:s mätning, utvärdering och analys är till övervägande del tillräcklig. Bedömningen baseras på att bolaget har utvärderat och analyserat enkätresultat som en del i arbetet med bolagets handlingsplan samt bedömt bolagets måluppfyllelse. Däremot saknas dokumenterad utvärdering och analys som visar vilka resultat och effekter bolagets näringslivsarbete har uppnått samt hur bolaget har uppfyllt sitt kommunala ändamål. För att utveckla verksamheten lämnas följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör utveckla styrningen på området genom att upprätta riktlinjer och mål, i enlighet med fullmäktiges styrprincip och övergripande målsättningar. Kommunstyrelsen bör säkerställa att uppsiktsplikten över bolaget uppfylls, exempelvis genom att utveckla uppföljning och återrapportering från bolaget. September 2015 Strömsunds kommun 2 av 9 PwC
29 Näringslivsfrämjande åtgärder 2. Inledning 2.1. Bakgrund När en kommun växer och lockar till sig människor och företag så ökar skatteunderlaget och möjligheten att utveckla kommunen. Servicegraden och tillgängligheten i den kommunala förvaltningen samt många kontaktytor mellan kommunledning och företagare är faktorer som kan påverka näringslivsklimatet. Strömsunds kommun har tidigare år placerats lågt i vissa kommunrankingar gällande företagsklimat. Arbetslösheten är högre än snittet för likartade kommuner. Kommunfullmäktige har bl.a. beslutat om följande mål för kommunen; Utvecklad samverkan med näringslivet och God service till näringslivet. Ett bristfälligt arbete inom området riskerar leda till att fullmäktiges mål inte uppnås, högre arbetslöshet, minskande befolkning och minskande skatteintäkter. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att styrelsen har hand om sysselsättnings- och näringslivsfrågor och ansvarar för åtgärder för att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen. Av bolagsordning för Strömsunds Utvecklingsbolag framgår att ändamålet med bolagets verksamhet är att främja näringsliv och sysselsättning samt utveckling inom Strömsunds kommun. 2.2. Syfte Granskningen syftar till att bedöma om näringslivsarbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, samt om den interna kontrollen inom området är tillräcklig. Finns tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för hur näringslivsarbetet i kommunen ska bedrivas? Finns en ändamålsenlig organisation och är roller och ansvar tydliga? Bedrivs aktiviteter i rimlig utsträckning för att förbättra företagsklimatet? Finns ett tillfredsställande samarbete och dialog mellan näringslivet, kommunen och näringslivsbolaget? Sker en tillräcklig mätning, utvärdering och analys av uppnådda resultat? (Här ingår tex att kontrollera i vilken utsträckning kommunen följer upp effekterna av det arbete som bedrivs i bolaget). Utövar kommunstyrelsen tillräcklig styrning och kontroll inom området? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har skett genom analys av protokoll, budgetdokument, årsredovisning, reglementen, ägardirektiv och bolagets handlingsplan. Vidare har intervjuer genomförts med kommunchef, verkställande direktör och förvaltningschef för Framtids- och utvecklingsförvaltningen, upphandlingssamordnare samt turismchef. Intervjuer har även genomförts med företrädare för näringslivsorganisationer och förtroendevalda i kommunstyrelsen och utvecklingsbolaget. September 2015 Strömsunds kommun 3 av 9 PwC
30 Näringslivsfrämjande åtgärder 3. Granskningsiakttagelser 3.1. Riktlinjer för kommunens näringslivsarbete I kommunens budget 2015 framgår fullmäktiges viktigaste inriktningar och prioriteringar. Dessa ska brytas ned och omsättas i praktiken av nämnderna och styrelserna. Alla verksamheter ska ansvara för de övergripande målen och utifrån respektive verksamhets förutsättningar prioritera och formulera konkreta och mätbara mål samt hur dessa ska uppnås. För år 2015-2016 är utveckla samverkan med näringslivet ett av kommunfullmäktiges övergripande mål. Vidare har prioriterade mål för olika områden fastställts av kommunfullmäktige. För näringsliv har följande prioriterade målsättning formulerats: Kommunens verksamheter ska ge god service till näringslivet. Granskningen visar att kommunstyrelsen och dess förvaltningar inte har formulerat mål som beskriver hur kommunfullmäktiges övergripande målsättning för kommunens näringslivsarbete ska nås. I sammanhanget noteras att miljö- och byggnämnden har formulerat inriktningsmålet att kommunen ska ge god service, såväl till näringslivet, som till kvinnor och män. Detta ska ske bl.a. genom att fastställda handläggningstider följs och träffar med SUAB (Strömsunds utvecklingsbolag AB) varje kvartal. Styrelsen i SUAB har beslutat om handlingsplan 2015 där övergripande inriktningsmål för bolagets verksamhet finns formulerade. I handlingsplanen finns även mätetal och på vilket sätt mätningen av måluppfyllelse ska ske. Handlingsplanen innehåller fokusområden och aktiviteter, däribland för det interna arbetet i kommunkoncernen för att förbättra företagsklimatet. Av intervju med bolagets VD är ägardirektivet och den årliga handlingsplanen de riktlinjer som främst beskriver hur bolaget ska bedriva sitt uppdrag. Revisionell bedömning: Kommunstyrelsen saknar tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för hur näringslivsarbetet i kommunen ska bedrivas. Bedömningen baseras på att kommunstyrelsen inte har brutit ned och formulerat mål och aktiviteter för kommunfullmäktiges övergripande målsättning för området. När det gäller SUAB bedömer vi att mål och riktlinjer är tydliga. Bedömningen baseras på bolaget har formulerat mål och aktiviteter som är i enlighet med fullmäktiges övergripande målsättning. 3.2. Organisation, roller och ansvar Enligt kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ansvarar för sysselsättnings- och näringslivsfrågor samt för åtgärder för att allmänt främja sysselsättning och näringsliv i kommunen. September 2015 Strömsunds kommun 4 av 9 PwC
31 Näringslivsfrämjande åtgärder Kommunens näringslivsfrämjande arbete bedrivs främst av SUAB samt framtidsoch utvecklingsförvaltningen, Strömsund turism och kommunens upphandlingssamordnare. SUAB:s ändamål är att bidra till ett starkt, varierat och framgångsrikt företagande som kan bidra till kommunen och regionens utveckling. Bolagets huvuduppgift är att stödja utvecklingen av befintligt näringsliv samt stimulera till nyföretagande och landsbygdsutveckling i kommunen. Inom SUAB jobbar förutom bolagets verkställande direktör en näringslivs- och landsbygdsutvecklare samt en näringslivsassistent. Framtids- och utvecklingsförvaltningens uppdrag är att utveckla kommunen och dess medborgare. Vidare ska förvaltningen vara en sammanhållen organisation för kommunens satsningar på kompentenshöjning, tillväxt och samhällsutveckling. Förvaltningen ansvarar bl.a. för flyktingmottagningen i kommunen samt kommunens projektverksamhet och bemannas av ett antal projektmedarbetare knutna till olika former av projekt, flyktinghandläggare och utbildningskoordinator. Strömsund Turism ansvarar bl.a. för kommunens turismfrågor och riktar sitt näringslivsarbete mot att marknadsföra kommunen och besöksnäringen. Inom Strömsund Turism finns således kommunens informationsansvariga. Upphandlingssamordnaren hanterar kommunens övergripande inköp, exempelvis inom drift, hantverkstjänster, väghållning och entreprenader. Av intervju framgår att roller och ansvar inte är tydliga på området, främst då det saknas politisk styrning som närmare beskriver hur upphandlingar i Strömsunds kommun, exempelvis i vilken grad upphandlingar ska delas upp för att underlätta och möjliggöra för fler företag i kommunen att leverera varor och tjänster. Av intervjuer med företrädare för kommunstyrelsens förvaltningar framgår att roller och ansvar upplevs vara tydliga, med undantag av kommunens upphandlingsfunktion. Av intervju framgår att kommunens upphandlingspolicy inte ger tillräcklig vägledning samt att rollfördelningen inom förvaltningen som kan utvecklas, exempelvis genom att tydliggöra vem som äger upphandlingen. När det gäller rollfördelningen mellan bolaget och förvaltningen framgår av intervjuer att samarbetet har utvecklats över tid och att rollfördelningen är tydlig och fungerar bra i dagsläget. Bolaget och förvaltningen för löpande dialog med varandra för att tydliggöra ansvarsfördelning och roller, exempelvis i samband med olika projekt. Ett sådant exempel är kommunens inflyttarprojekt där SUAB hanterar de frågor som rör att starta eller driva näringsverksamhet medan förvaltningen hanterar frågor som kan röra utbildning, barnomsorg eller boende. Av intervju med kommunchef framgår att organiseringen av kommunens näringslivsarbete har varit föremål för en utredning i samband med budgetarbetet 2010. Slutsatsen som drogs då var att roller och ansvarsfördelningen blir tydligare när näringslivsbolaget hanterar frågor som direkt rör företagande och näringsliv och där övriga frågor som rör, exempelvis projekt och utbildning, ligger inom kommunens förvaltningsorganisation. September 2015 Strömsunds kommun 5 av 9 PwC
32 Näringslivsfrämjande åtgärder Revisionell bedömning: Vår bedömning är att organisationen är ändamålsenlig. Bedömningen baseras dels på kommunchefens utvärdering och slutsats samt på att vår granskning inte funnit tecken på att organisationen av näringslivsarbetet inte är ändamålsenligt. Bolaget jobbar direkt mot näringslivet medan förvaltningarnas näringslivsarbete är mer indirekt betonat. Roller och ansvar bedöms vara tydliga. Bedömningen baseras på att ansvar och roller har tydliggjorts i bl.a. ägardirektiv och årsredovisning samt att intervjuer visat att roller och ansvarsfördelningen upplevs vara tydlig. 3.3. Aktiviteter för företagsklimatet Som nämnts i avsnitt 3.2.2. framgår att kommunstyrelsen ansvarar för åtgärder som allmänt främjar sysselsättningen och näringslivet i kommunen. Inom framtidsoch utvecklingsförvaltningens verksamheter har aktiviteter genomförts både inom ramen för kommunens gymnasie- och VUX-utbildning, exempelvis näringslivsmässa och utbildningar riktade till företag. Vidare har förvaltningen drivit olika former av projekt med syfte att stimulera exempelvis entreprenöriellt intresse bland barn och unga. Vidare har framtids- och utvecklingsförvaltningen, tillsammans med SUAB, genomfört kartläggningar och utbildningar riktade till företag. Som tidigare nämnts har Strömsund Turism uppdraget att bl.a. marknadsföra kommunen och besöksnäringen. För detta ändamål genomförs mässor och olika projekt. Upphandlingssamordnaren har bidragit med information om regler kring upphandlingar vid enstaka träffar med näringslivet. Syftet är att informera om aktuella upphandlingar och tillvägagångssätt. I SUAB:s ägardirektiv finns reglerat vilka uppgifter som bolagets ska utföra för att fullfölja sin huvuduppgift. Granskningen visar att bolaget har genomfört en rad olika aktiviteter inom dessa områden, däribland projekt, företagsbesök och samarbeten av olika slag. För vår granskning har intervjuer genomförts med representanter för två företagarorganisationer i Strömsund. Av dessa intervjuer framgår att kommunen och bolaget är aktiva i näringslivsarbetet bl.a. genom informationsspridning. Vidare framhölls vikten av att besöka företagen för att på så vis få kännedom om företagens verksamheter och behov. Revisionell bedömning: Vi bedömer att aktiviteter för att förbättra företagsklimatetet bedrivs i rimlig utsträckning. Bedömningen baseras på att bolaget och förvaltningen genomför insatser som är i enlighet med uppdrag och direktiv. Vidare framgår av intervjuer med företrädare för näringslivet att kommunen och bolaget för ett aktivt näringslivsarbete. September 2015 Strömsunds kommun 6 av 9 PwC
33 Näringslivsfrämjande åtgärder 3.4. Samarbete och dialog Vår granskning visar att det saknas fasta forum för dialog mellan kommunen, bolaget och näringslivet. Av intervjuer framgår dock att samarbetet och dialogen mellan bolaget och de kommunala förvaltningarna fungerar bra, bl.a. därför att uppdrag och rollerna tydliga och att dialogen är väletablerad mellan bolag och förvaltning. Exempelvis har bolaget varit delaktig i diskussioner kring nya upphandlingsriktlinjer och för en löpande dialog med framtids- och utvecklingsförvaltningen kring projekt och aktiviteter. Av intervjuer med olika företrädare för kommunens funktioner och bolaget är att dialog och informationsspridning till näringslivet är det främsta utvecklingsområdet. Bolaget har genomfört en kartläggning under 2014 för att se vilka kanaler som varit mest effektiva hittills och ändringar genomfördes därefter i sättet att sprida information till företagen. Även upphandlingsfunktionen ansåg att informationsspridningen kring, exempelvis vilka upphandlingar som är aktuella behöver utvecklas, men även dialogen med näringslivet inför upphandlingar är ett utvecklingsområde. Granskningen visar att bolaget behöver bli mer aktiv när det gäller företagsbesök. Av intervju med bolagets VD framgår att bolaget gör en hel del företagsbesök men behöver jobba ännu mer med denna bit. Företrädare för företagarorganisationer som intervjuats för granskningen anser att företagsbesök i högre grad är det som mest uppskattas bland företagarna. Av intervjuer med representanter från företagarorganisationer i Strömsund framgår att de överlag upplever att samverkan och dialogen mellan kommunen, bolaget och näringslivet fungerar bra. Det finns dock områden som kan utvecklas, exempelvis fler företagsbesök dels i syfte att informera vad kommunen och bolaget kan bistå med, men även för att inhämta information om de olika näringarnas potential. Revisionell bedömning: Vår bedömning är att samarbete och dialog mellan näringslivet, kommunen och utvecklingsbolaget är tillfredställande. Bedömningen baseras på att företrädare för kommun, bolag och näringsliv är överlag nöjda med dialog och samarbeten. 3.5. Mätning, utvärdering och analys 3.5.1. Mätning Som framgår av tidigare avsnitt saknas mål och mått utifrån kommunfullmäktiges övergripande målsättningar. Granskningen visar att kommunstyrelsen främst har använt Svenskt näringslivs ranking som verktyg att mäta företagsklimatet i kommunen. I övrigt sker ingen mätning av näringslivsarbetets effekter. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över de kommunala bolagen. En förutsättning för att uppfylla uppsiktsplikten är att formerna för informationsutbytet har reglerats i bolagets ägardirektiv. Av bolaget ägardirektiv framgår att den ekonomiska redovisningen ska ske enligt kommunstyrelsens utfärdade tidplaner för budget, bokslut och delårsrapport. Bolaget ska redovisa aktuellt läge samt viktiga frågor till kommunstyrelsen vid två tillfällen och ett tillfälle till kommunfullmäktige. September 2015 Strömsunds kommun 7 av 9 PwC
34 Näringslivsfrämjande åtgärder Granskningen visar att bolaget har genomfört egna enkätundersökningar under början av år 2014 och 2015 bland de företag som varit i kontakt med SUAB. Sammanställningen av 2015 års rapport visar bl.a. hur kunderna bedömer att bolagets tillgänglighet, stöd och information upplevs. Vi noterar att undersökningen omfattade 89 mottagare och att svarsfrekvensen uppgick till ca 40 %. Resultatet av undersökningarna har behandlats av bolagets styrelse i februari 2015. Granskningen kan inte styrka att kommunstyrelsen har informerats om enkätundersökningens resultat. 3.5.2. Utvärdering och analys Granskningen visar att kommunstyrelsen inte har gjort någon dokumenterad utvärdering och analys av näringslivsarbetets effekter. I kommunstyrelsens uppdrag ingår att utöva uppsiktsplikt över de kommunala bolagen. Detta regleras i kommunallagen som bl.a. fastställer följande; - Att formerna för informationsutbyte har reglerats i bolagets ägardirektiv - Att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma hur de kommunala bolagen uppfyllt sitt kommunala ändamål. Granskningen visar att kommunstyrelsen inte har utvärderat hur SUAB har uppfyllt det kommunala ändamålet enligt ägardirektiv. Vidare konstateras att kommunstyrelsen inte har utvärderat effekterna av kommunens egna eller bolagets näringslivsarbete. Granskningen visar att sammanställningen av SUAB:s årliga enkätundersökning saknar utvärdering och analys av de svar som lämnats. Av intervju med bolagets VD framgår att resultatet diskuteras i bolagets styrelse som därefter kan fatta beslut om eventuella förändringar i bolagets verksamhetsplan, exempelvis genom omprioriteringar eller omfördelningar av resurser. Detta arbetssätt uppges fungera bra och ger bra möjligheter att kunna göra nödvändiga förändringar i bolagets arbetsätt och organisation. Granskningen visar att bolaget i verksamhetsberättelse 2014 har utvärderat enkätresultat samt bedömt bolagets måluppfyllelse. Vi kan vidare konstatera att bolaget inte gör någon dokumenterad utvärdering hur bolaget når målsättningarna som lämnats via ägardirektivet eller hur bolaget uppfyller sitt kommunala ändamål. Av intervju med bolagets VD framgår att hitta formerna för informationsöverföring mellan bolaget och ägarna ett utvecklingsområde. Revisionell bedömning: Vår bedömning är att kommunstyrelsens mätning, utvärdering och analys av uppnådda resultat av det egna och bolagets näringslivsarbete inte är tillräcklig. Bedömningen baseras på att mål och mått saknas för att kunna mäta och utvärdera i vilken grad fullmäktiges målsättningar uppnås. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens uppföljning av näringslivsarbetet som bedrivs i bolaget och dess medförda effekter inte uppfyller den förstärkta uppsiktplikt som regleras i kommunallagen. September 2015 Strömsunds kommun 8 av 9 PwC
35 Näringslivsfrämjande åtgärder Vi bedömer att SUAB:s mätning, utvärdering och analys är till övervägande del tillräcklig. Bedömningen baseras på att bolaget har utvärderat och analyserat enkätresultat som en del i arbetet med bolagets handlingsplan samt bedömt bolagets måluppfyllelse. Däremot saknas dokumenterad utvärdering och analys som visar vilka resultat och effekter bolagets näringslivsarbete har uppnått samt hur bolaget har uppfyllt sitt kommunala ändamål. 2015-10-02 Robert Bergman Projektledare Linda Marklund Uppdragsledare September 2015 Strömsunds kommun 9 av 9 PwC
36
www.pwc.se 37 Revisionsrapport Christer Marklund Martin Gandal Vikariehantering Strömsunds kommun Oktober 2015