UTKAST FRAPS - en introduktion - FRAPS introduktion 2004-03-23 1 (13)
Inledning Denna introduktion till FRAPS syftar till att ge en allmän överblick och förståelse för vad FRAPS är. Den är framtagen i första hand för intern användning inom Formas, och vänder sig till samtliga medarbetare som vill ha en introduktion till FRAPS. FRAPS utvecklas ständigt denna skrift visar hur FRAPS ser ut i skrivande stund. Innehåll Inledning... 2 Vad är FRAPS... 3 FRAPS spindeln i nätet för hantering av projektansökningar... 3 Vem använder FRAPS... 4 Syftet med FRAPS... 4 Hur har FRAPS tillkommit... 4 Vilka uppgifter finns i FRAPS... 5 Så används FRAPS för ansökningsärenden... 6 Enstaka kontrakt... 8 Så används FRAPS för diarieföring av allmänna ärenden... 9 Hur hittar man i FRAPS... 9 Sökverktyget centralt i FRAPS... 10 Exempel på en ärendebild... 10 Rapportgeneratorn... 11 Analyser och uppföljningar... 11 Adressregistret... 11 Säkerhet... 12 Offentlighet och sekretess... 12 Teknik & drift... 12 Vanliga frågor om FRAPS... 13 Hur kan jag komma in och titta i FRAPS?... 13 Vilken utrustning behöver jag ha?... 13 Hur får jag behörighet?... 13 Om jag vill meta mer om FRAPS?... 13 Vart vänder jag mig med frågor och problem?... 13 Hur får jag information om nyheter?...13 FRAPS introduktion 2004-03-23 2 (13)
Vad är FRAPS FRAPS står för Formas Formas Registrerings-, Ansöknings- och ProjekthanteringsSystem. Förutom att hantera ansökningar om projektbidrag är FRAPS också myndighetens diarium för alla typer av ärenden. FRAPS är en del av en familj av samverkande system. När man pratar om FRAPS menar man det centrala diarie- och ärendehanteringssystemet, som används internt i Formas. FRAPSkonceptet avser hela familjen av system. Här finns också Formas-direct, där forskarna gör sina elektroniska ansökningar Formas-review, där granskarna får tillgång till ansökningarna och lägger in sina omdömen Formas-proj, där forskare och allmänhet kan se vilka ansökningar som har beviljats FRAPS fungerar även som ett försystem till ekonomisystemet, där utbetalningarna av forskningsbidragen hanteras. FRAPS spindeln i nätet för hantering av projektansökningar Forskare Kanslist Granskare Forskare & allmänhet Fo - Direct FRAPS Fo -Review Fo - Proj Elektronisk ansökan Utlysning skapas PDF-blankett i retur Signerad blankett Ansökan registreras i FRAPS Beredningsgrupp utses för ansökan Ansökan distribueras för granskning Granskare informeras Utlåtande lämnas Utlåtanden bearbetas Beslut registreras Beviljade beslut publiceras Läser publicerade beslut FRAPS introduktion 2004-03-23 3 (13)
Vem använder FRAPS FRAPS är ett verktyg för alla inom Formas, som är berörda av olika ärenden. Användarna är framför allt Registratorer Forskningsadministratörer Forskningssekreterare Handläggare Informatörer Analytiker Syftet med FRAPS FRAPS är ett nyckelsystem i uppfyllandet av verksamhetens övergripande mål. Formas ska uppnå en i internationell jämförelse - hög kvalitet i svensk forskning - god finansiering av svensk forskning - effektiv samverkan inom forskning och forskningsfinansiering. Formas ska tillgodose högt ställda krav på information och kommunikation om svensk forskning. Formas ska arbeta utifrån en ingående och bred kunskap om forskningen och dess villkor. Formas ska vara en effektiv organisation, där medarbetarnas erfarenhet och kompetens tillvaratas och utvecklas. För att systemet skall kunna uppnå sin fulla potential som verksamhetsstöd krävs således att alla delar av verksamheten använder och förstår systemet t.ex. för att erhålla en väl fungerande kvalitetssäkring av verksamheten. Hur har FRAPS tillkommit FRAPS har sina rötter i Vetenskapsrådets VRAPS. År 2001 bildades Vetenskapsrådet genom en sammanslagning av de fem myndigheterna Medicinska Forskningsrådet, Humanistisk- Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet, Teknikvetenskapliga Forskningsrådet, Forskningsrådsnämnden och Naturvetenskapliga Forskningsrådet. Efter en utvärdering av myndigheternas befintliga system kopplat till den nya myndighetens nuvarande och framtida behov beslöts att ett nytt gemensamt system skulle byggas. Utgångspunkten skulle vara erfarenheterna från de tidigare myndigheternas system. Utvecklingen av VRAPS har pågått FRAPS introduktion 2004-03-23 4 (13)
parallellt med att verksamheten byggts upp för att i första hand klara pågående diarieföring och beredningsarbete. De krav som initialt formulerades på VRAPS var: Integrerad ärendehantering och diarium Försystem till Agresso Transparent mot tidigare system Plattformsoberoende Transaktionssäkert Verksamhetsanpassat Öppet för vidareutveckling Skalbart Användarvänligt Under hösten 2002 våren 2003 har en utvärdering gjorts av VRAPS och nya krav har formulerats. När detta skrivs pågår planering av hur dessa krav ska realiseras. Formas genomförde under 2003 en upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem. Valet föll slutligen på Vetenskapsrådets system VRAPS. Anpassning av VRAPS till Formas behov pågår under inledningen av 2004. Formas och Vetenskapsrådet har bildat ett gemensamt utvecklingsforum för att gemensamt vidareutveckla systemet så att det ännu bättre kan svara mot verksamhetens behov. Vilka uppgifter finns i FRAPS I FRAPS databas lagras uppgifter om ärenden och om de personer som är knutna till ärendena. Med ärende menas alla slags ärenden som diarieförs, både ansökningsärenden och allmänna ärenden. Med person avses även juridisk person Här ges några exempel på vilka slags uppgifter du kan hitta. För alla slags ärenden finns person- och adressuppgifter samt diarieuppgifter. För ansökningsärenden finns dessutom en stor mängd ytterligare uppgifter som rör beredningen och eventuell utbetalning. Inför varje utlysning läggs styrande uppgifter upp som påverkar bl a Formas-direct. I beredning hanteras alla uppgifter som rör beredningsarbetet. Dessa uppgifter påverkar Formas-review. Uppgifter om godkända utbetalningar förs över till ekonomisystemet. FRAPS introduktion 2004-03-23 5 (13)
Person Förnamn Efternamn Kön Födelsedatum Akademisk titel Annan titel Datum för dr.examen Adress Institution Avdelning Besöksadress Postadress Postnr, ort, land Telefon Emailadress PERSON Utbetalning Utbetalningssätt Utbetalningsdatum Ärende Verifikationsnr. Konto Dim 1-7 Belopp Säte Akronym Org.nr Förv. organ UTBETALNING Skriftväxling Händelse Datum Handläggare Bevakning ÄRENDE Ärendedata Diarienummer År Dossie Ärendetitel Bidragsform Förvaltande organ Projektstart-slut Dagbok Datum Anteckning Relaterat Typ av relation Dierienr Beslut Belopp Villkor Beredningsgrupp Ämnesråd Finansieringskälla Datum för yttrande Handläggare Ansökan Ärende Handläggare Samråd Förslag Ansökan Beredn.grp Bidragsform Finansieringskälla Utbetalningssätt Belopp+ pålägg Datum ek.redov Datum vetenskapl.redovisn BEREDNING Yttrande Beredn.grp Ansökan Text Värde Medlem Person Roll UTLYSNING Utlysning Diarienr Period Beskrivning Utlåtande Medlem Ansökan Text Värde Ramverk Ämnesråd Ämnes/målområde Beredningsgrupper Satsning Så används FRAPS för ansökningsärenden Bilden nedan visar grovt de olika stegen i hanteringen av ansökningsärenden. Varianter kan förekomma. 6. 6. Hantera Hantera jäv jäv. 2. 2. Placera Placera i 1. i 1. Registrera Registrera beredningsgrupp ansökan beredningsgrupp ansökan 3. 3. Medlemmar Medlemmar i i beredningsgrupp beredningsgrupp 4. 4. Utse Utse granskare granskare 5. 5. Skicka Skicka till till BG BG och och granskare granskare 7. 7. Granskning Granskning 8. 8. Ta Ta in in utlåtanden/ utlåtanden/ betyg betyg 9. 9. Bereda Bereda förslag förslag till till beslut beslut 10.Besluta 10.Besluta 11.Meddela 11.Meddela beslut/ beslut/ hantera hantera kontrakt kontrakt 13.Betala 13.Betala ut ut 14.Arkivera 14.Arkivera i i närarkiv närarkiv 15.Registrera 15.Registrera redovisning redovisning 16.Arkivera 16.Arkivera 12.Publicera 12.Publicera FRAPS introduktion 2004-03-23 6 (13)
I FRAPS kan man bl. a. göra följande: 1. Registrera ansökan hämta elektronisk ansökan från Formas-direct via slussen in i FRAPS registrera/rätta uppgifter som ev. saknas eller är uppenbart fel registrera manuella ansökningar matcha /registrera adress för sökande och medsökande 2. Placera i beredningsgrupp placera ansökningar automatiskt i beredningsgrupper enligt de sökandes prioriteringar ändra /lägga till/ ta bort ansökningar i beredningsgrupp beslut om eventuella samråd registreras 3. Medlemmar i beredningsgrupp registrera medlem i beredningsgrupp matcha adress tilldela medlemmen en roll (ordförande, ledamot, extern rådgivare) 4. Utse granskare tilldela medlem ansökningar, och ange föredragande 5. Skicka ansökningar till BG och granskare ansökningarna blir med automatik tillgängliga för granskarna via Formas-review 6. Hantera jäv själva jävshanteringen stöds f.n. inte av FRAPS vid anmält jäv kan det bli aktuellt att ändra uppgift om granskare 7. Granskning granskarna registrerar sina individuella betyg/utlåtanden i Formas-review 8. Ta in utlåtanden/poäng utlåtanden/poäng hämtas med automatik från Formas-review till FRAPS 9. Bereda förslag till beslut listor över ansökningar tas fram inför beredningsgruppernas möten beredningsgruppernas förslag registreras 10. Beslut listor inför beslutsmöten i styrelsen tas fram förslag till beslut förs över till beslut avvikelser i beslut jämfört med förslag till beslut registreras 11. Meddela beslut/hantera kontrakt skriv ut kontrakt respektive avslagsbrev registrera i skriftväxling registrera inkommet kontrakt FRAPS introduktion 2004-03-23 7 (13)
12. Publicera beviljade ansökningar publiceras med automatik i Formas-proj. 13. Betala ut klarmarkera kontraktet för utbetalning utbetalningslistor för avstämning genereras månadsvis uppgifterna förs över till ekonomisystemet månadsvis 14. Arkivera i närarkiv stöds fn ej av FRAPS 15. Ta in redovisning uppgifter om inkommen ekonomisk och vetenskaplig redovisning registreras listor för uppföljning av redovisning kan tas ut 16. Avsluta och arkivera ärendet avsluta ärendet arkivering stöds fn ej av FRAPS Enstaka kontrakt Vissa ansökningar går igenom ett enklare förfarande. Vid hantering av sådana s.k enstaka kontrakt är endast stegen 1,4, 9-11 och 13-16 relevanta. FRAPS introduktion 2004-03-23 8 (13)
Så används FRAPS för diarieföring av allmänna ärenden Bilden nedan visar grovt de olika stegen i hanteringen av allmänna ärenden. 1. 1. Öppna Öppna 3. 2. 2. Handlägga 3. Avsluta Avsluta och och Handlägga arkivera arkivera I FRAPS kan man bl. a. göra följande: 1. Öppna - öppna ärendet, välj dossie - registrera motpart - matcha/registrera adress - ange handläggare - registrera händelse/skriftväxling - ange bevakningsdatum - ange relaterade ärenden 2. Handlägga - registrera händelser/skriftväxling - notera i dagbok 3. Avsluta och arkivera - avsluta ärendet - FRAPS stödjer fn inte arkivering Hur hittar man i FRAPS Bilden nedan visar innehållet i FRAPS menyer. Här hittar man person och adressuppgifter Här skapar man utlysningar Arkiv Spara Töm Avsluta Här hittar man samlad information om ärendet Och det är här man diarieför allmänna ärenden och vissa händelser på ärenden. Ärende Ärendedata Relaterat Dagbok Här hämtar man in elektroniska ansökningar eller registrerar manuella ansökningar Ansökan Snabbreg Tomt Sluss Översikt Ansökandata Person Beslutade medel Person Adress Säte Här visas beslutade medel för en ansökan Här skapar man rapporter Rapport Skapa rapport Status Special Sökläge Utlysning Beredning Utbetalning Inställningar Här skapar man och administrerar beredningsgrupper samt skapar förslag till beslut Personliga System Här initieras utbetalningar Här kan man göra personliga inställningar FRAPS introduktion 2004-03-23 9 (13)
Sökverktyget centralt i FRAPS Sökverktyget i FRAPS är centralt. Genom att ange olika sökkriterier hittar man enskilda eller grupper av ärenden. Det är alltid här man börjar för att hitta det ärende man ska arbeta med eller vill titta på. Under den andra fliken finns ytterligare urvalskriterier för att specificera sökningen. Exempel på en ärendebild FRAPS introduktion 2004-03-23 10 (13)
Rapportgeneratorn Det finns ett stort antal rapporter i FRAPS. Även rapportgenereringen börjar med att man gör en utsökning med hjälp av sökverktyget. Man kan sedan välja om rapporten skall omfatta alla ärenden som uppfyller sökkriterierna eller bara något av ärendena. Det finns rapporter för olika ändamål exempelvis - diarieblad och diarielista - ej avslutade ärenden - olika rapporter med information om ansökningar - olika rapporter som stöd i beredningsarbetet - kontrakt och avslagsbrev - adressutskrifter - beslutade bidrag - kontrollista för utbetalningar - listor för uppföljning av redovisning av projekt För de flesta rapporter kan man välja om man vill ha en utskrift på papper eller en Excelfil för vidare bearbetning. Analyser och uppföljningar Sökverktyget och rapportgeneratorn kan användas för många analys- och uppföljningsändamål. För mer avancerade analyser av databasen kan en kopia av databasen användas, för vidare bearbetning i speciella statistikverktyg, som t.ex SPSS. Adressregistret Adressregistret i FRAPS är centralt. Det innehåller adresser till alla Formas kunder, kontakter och intressenter, och används av många funktioner i verksamheten. En viktig källa för ajourhållning av adressregistret är ansökningarna. Vid registrering av ansökan skall användaren matcha angiven adress mot befintliga adresser i FRAPS. Både sökande och medsökandes adresser kan matchas. Om adressen inte redan finns ska den registreras. Adresser tas ut i rapportfunktionen i form av en Excelfil. Man kan sedan koppla denna till utskrifter i Word. Det är möjligt att hänföra personer/organisationer till en eller flera fördefinierade grupper, sk profiler. Profiler kan t.ex. avse sändlistor för ämnesgruppernas rapporter, nyhetsbrev etc. FRAPS introduktion 2004-03-23 11 (13)
Säkerhet FRAPS ligger helt och hållet innanför Formas brandvägg. Det betyder att man måste vara inloggad i Formas nät för att få åtkomst till FRAPS. För närvarande finns fem behörighetskategorier i FRAPS. Man kan vara Gäst, som bara har behörighet att titta på uppgifter Huvudregistrator, som kan registrera och ändra uppgifter om personer och ärenden Systemadministratör, som har full behörighet till allt utom ekonomiuppgifter Ekonomiadministratör, som har behörighet att godkänna utbetalningar Adressadministratör Vid ändringar av uppgifter i databasen, sparas uppgifter om vem som gjort senaste ändringen på ett ärende. För att förhindra dataförluster skapas dessutom kontinuerligt en transaktionslogg som kan användas för att återställa databasen efter oplanerade driftstopp. Backuper på databasen tas löpande. Offentlighet och sekretess I FRAPS registreras inga sekretessbelagda uppgifter. Personrelaterade uppgifter ska hanteras enligt PUL (Personuppgiftslagen). Teknik & drift Den tekniska plattformen är Windows 2000 och SQL-server 2000. Affärslogiken är byggd i Com+, och klienterna är web-baserade. Drift av systemet sker i Formas egen regi med stöd av Vinnova. FRAPS introduktion 2004-03-23 12 (13)
Vanliga frågor om FRAPS Hur kan jag komma in och titta i FRAPS? Först och främst måste du vara inloggad i Formas nätverk. Öppna webbläsaren och ange http://fraps.formas.se. Vilken utrustning behöver jag ha? Formas normala arbetsplatsdator, med Internet Explorer 5.0 eller högre. En 17-tums-skärm, med 1024 X 768 upplösning rekommenderas. Hur får jag behörighet? Din chef anmäler till systemadministratören att du ska läggas upp som användare. Du får sedan ditt användarid och lösenord. Om jag vill veta mer om FRAPS? Bästa hjälpen får du av en van kollega. Användarguide och hjälptexter utvecklas löpande. I tredje hand kan du vända dig till systemadministratören. Hur får jag information om nyheter? Information ges vid informationstillfällen eller på intranätet. En funktion för att presentera nyheter när du loggar in i FRAPS planeras. Vart vänder jag mig med frågor och problem? Fråga i första hand en kollega! I andra hand systemadministratören. FRAPS introduktion 2004-03-23 13 (13)