Huvudstadens GK Klubbstyrelse Protokoll: HGK styrelse, styrelsemöte Möte nr: 3/2012 Plats: Lindö, konferensrummet Mötesdatum: 2012-03-13 Närvarande: Stefan Thorberg (ST), Per Liedstrand (PL), Berndt Lundberg (BL), Wolfgang Erbe (WE), Jan Rosing (JR), Hans Gustavsson (HG), Adolf Franzén (AF), Louise Lindell (LL), Åke Pilhanen (fr o m par. 6), Bo Dahlberg (BD) CGAB (par. 4) Frånvarande: Ann Charlotte Frank Lindgren (AFL), Inga Sarah Lindholm (IL) 1 Mötets öppnande Stefan hälsade välkommen och öppnade mötet. 2 Godkännande av dagordning samt påskrifter föregående protokoll Beslut: Dagordningen godkändes 3 Val av sekreterare och justerare Ständiga mötessekreterare är Per Liedstrand och justerare Stefan Thorberg. 4 Ny webb portal HGK/Capital Golf & grafiskt Information: BD presenterade sina och bolagets tankar kring hemsides-strategi: Vi bör söka och styra informationssökande-trafiken till vår hemsida: One-stop shop. BD kollar vilken information som kan hämtas från GIT och läggas in på våra sidor. BD och PL har tagit fram kravprofiler vilka, i stort är mycket samstämmiga. Beslut: Styrelseledamöterna ska inkomma med krav, m m senast till startegimötet Beslut: PL & ST sammanställer dessa till en kravlista och mejlar ut till ledamöter samt BD och Claes Berfeld efter Strategimötet. Beslut: 1 timme av strategimötets agenda ska avsättas för denna punkt Beslut: Planen är att en ny gemensam webbsida för HGK och Capital Golf ska lanseras till Höstmötet 2012. 4.1 Grafisk profil Information: Vi har sedan en tid en ny grafisk profil. Diskussioner fördes om hur implementeringsarbetet ska fortsätta. Beslut: LL tar fram dokumentmallar för verksamhetsberättelser, m fl centrala dokument Beslut: LL lägger in verksamhetsberättelserna i dessa mallar Beslut: Dessa mallar ska fr o m nu konsekvent användas Beslut: PL uppdrogs att med Claes/Annkarin tillse att nya logotypen implementeras på hemsidan och i Nyhetsbrev 5 Medlemsenkät 2012 Information: PL redogjorde för förbättringsarbetet med enkäten. Enkäten öppnas via ett e-mejl 24/3 innehållande en länk till alla medlemmar. Enkäten stänger 15/4. Vissa förtydliganden behöver göras på hemsida och försättsblad. Beslut: En utvärdering av enkätresultatet och handlingsplan ska diskuteras vid nästa ordinarie styrelsemöte 15/5. Beslut: Redovisning av enkätresultat och handlingsplan ska gå ut med nyhetsbrev samt publiceras på hemsidan senast under juni månad.
6 Capital Golf ny organisation HGAB möte/banchefsmöte 29/3 Information: Introduktion ny service manager Anna-Karin Neumann, samarbete våren, avstämning agendor till 2 april. Rollerna för banchefer (Börje Carlsson, BL och TE) -ordföranden och -kommittéer diskuterades. Klubben är beställare och CGAB mottagare av banstandard. Då berördas kalendrar omöjliggör dessa 2 möten samma dag måste nya datum bestämmas. Beslut: BL uppdrogs att vara sammankallande till Banchefsmöte som preliminärt blir 2 april. BL tar fram utkast på agenda och övrigt som styrelsen har önskemål om. Beslut: ST uppdrogs att sammankalla till möte: HGK-CGAB efter Strategimötet. 6.1 Lindö Golfintressenter Information: 25/1 bildades Lindö Golfintressenter, se separat flik på hemsidan. ST informerade kort på mötet. 7 Styrelsens arbete 7.1 Styrelseschema Information: Uppdatering av styrelseschemat gjordes. Beslut: ST mailar uppdaterat schemat som bilaga detta protokoll. 7.2 HGK Event Information: Fortsättning och utveckling av förra årets Kringaktiviteter samt årets plan för dessa. Underlag ska tas fram för att godkännas av CGAB samt en ansvarig utses. Beslut: ST och BL ska senast 25/3 ta fram ett utkast/förslag till vilka events som ska anses som Kringaktivitet eller ingå i nya HGK Event och bistå IL med plan o budget som också ska godkännas av CGAB m h t äskande (se föregående år). 7.3 Ny sekreterare Information: PL har tagit fram ett utkast till en profil samt rollfördelning vs webb och kommunikation. ST ska justera detta. Siktet är att ny sekreterare kan inväljas av vårmötet. Valberedningen måste initieras så att ett val vid vårmötet blir möjligt. Ärendet måste in som en separat punkt i vårmötets dagordning. Övriga rekryteringsfrågor: Bo Nyborg är på väg in i Lövsättras tävlingskommitté där vakans finns. Patrik Hermansson har aviserat att han ska börja arbeta som tränare tillsammans med Per Magnusson på Riksten. Diskussion om detta kan kombineras med styrelseuppdraget i Rikstens banstyrelse Beslut: PL uppdrogs nyhetsmejla en platsannons för sekreterarposten Beslut: LL uppdrogs ta en diskussion med PH om hans roller/uppdrag 7.4 Styrelsens Strategiweekend Information: Genomgång och diskussion av programmet med bl. a följande punkter: Plan för rekrytering av elitjuniorer 13-15 år, Hur värnar vi om klubbkänslan i en så stor klubb som HGK? Vi har en diger tävlingskalender 2012: Hur säkrar vi bantillgängligheten? WE s skol-projekt, SWOT-analys, Kravprofil för ny webb-portal. 8 SGDF Vårmöte Information: Avstämning av det PM till SGF som nu återtagits. Utmärkelsen till Årets GK samt synpunkter HGK bör framföra vid mötet. ST,JR och BL representerar klubben. CGAB kommer också närvara med Claes och Anna-Karin Beslut: Synpunkter att tas upp vid årsmötet ska mejlas till BL & ST senast 16/3. 8.1 Verksamhetskonferens + Olympiagolf 2
Information: Genomgång av PDF:er från SGF samt diskussion om hur vi hakar på Olympiagolf-konceptet. Beslut: ST och BL rapportera om Olympiagolf till strategimötet där beslut tas hur detta ska aktiveras inom HGK och eventuellt marknadsföras på hemsidan. 9 HGK Kick-off & Vårmöte Information: Avstämning av programmet. Status för Kick-off förberedelserna av HGK Event och Tävling. Tävlingen går på Dalbanan, behövs mer hjälpande händer? IL kommer vara AFL behjälplig. Avstämning av dagordningen och upplägget vid Vårmötet. Samtliga Ordföranden måst nu inkomma med 2011 års verksamhetsberättelser. PL och ST ansvarar för att de blir ett dokument. OBS! använd nya mallen! Beslut: Alla verksamhetsberättelser ska mejlas till ST & PL senast 21/3 Beslut: PL ska nyhetsmejla inbjudan Kick-off samt kallelse till Årsmöte senast 7/4. Beslut: ST begär status-rapport om Kick-off förberedelserna av AFL 10 Nya medlemmar roller HGK och CGAB Information: Respektive Banordf. Har tidigare uppdragits besluta om hur bearbetning av nya medlemmar ska ske samt informera övriga i klubbstyrelsen samt CGAB. Syftet är att klargöra vilka roller klubb respektive CGAB har. Klubbens fokus är barn, ungdom och junior. Beslut: Varje Banordförande uppdrogs att ta fram beslut på hur ny medlemsbearbetning ska ske. 11 Årets ledare Information: Styrelsen har tidigare uppdragit till ST att ta fram utkast för nominering om tid o lust fanns. Beslut: ST beslöt att ej göra detta, främst p g a akut tidsbrist. 12 Nordea Masters Information: Vi fick ju en fantastisk respons på nyhetsbrevet om hålvärdar på Nordea Masters med över 70 personer som vill ställa upp! Vi har nu fått ansvaret över hål 13 och 14 och Entréerna! Det finns en mkt specificerad beskrivning av vad ett ansvar innebär och stor koordinering bl. a med HGK Event behövs troligen. Här behövs framtagning av program, fördelning, mm. Deltagarna ska kallas till ett stormöte. Beslut: BL utsågs som chef och sammankallande. Beslut: Plan för projektet beslutas på strategimötet. Beslut: PL lägger upp informationen på löpsedeln 13 Svenska Mini Touren & övriga externa tävlingar Information: Detta är en av punkterna på Strategimötets agenda. Tävlingskalendern 2012 är diger. Förutom tidigare aviserade tävlingar har vi blivit erbjudna att arrangera JMI med 70-80 tjejer och killar på Riksten i juni. Farhågor för att bantillgängligheten ska minska ventilerades, speciellt för Park- och Dalbanorna. HGK kommer arrangera minst 8 externa tävlingar under 2012. 14 HGK Tävling och årets tävlingskalender Information: HG redogjorde för läget: Tävlingskalendern är genomgången och godkänd av CGAB. HG skickar underlaget för tävlingsnyhetsbrevet denna vecka. 14.1 Skyltar externa tävlingar, klubbtävlingar och lokalt Information: På våra anläggningar ska följande skyltar anslås: 1) Externa tävlingar, 2) Klubbtävlingar & 3) Lokala tävlingar. De 2 första är alltså gemensamma för alla 3 anläggningarna, den sista anläggningsspecifik. 3
HG synkar informationen med banstyrelse och banordförande i spetsen för att anslagen anslås och successivt uppdateras/byts. Beslut: BL uppdrogs av styrelsen att ta fram skyltar och ha avstämning med ST innan köp. Beslut: HG tar fram och mejlar underlag av utdrag för tävlingskalendern till BL senast 18/3. 14.2 Regel & HCP kommittén Information: Denna information finns nu under en separat flik på hemsidan och uppdateras kontinuerligt. 15 HGK Idrott Information: Information har gått ut till samtliga lagkaptener om tävlingsprogram, policieis, budget, tröjor och dylikt. Webbsidan är uppdaterad. 15.1 HGK Tour, HGK Senior Tour och HGK Junior Tour Information: ÅP rapporterade om nya HGK Junior Tour. Systemet med pottpengar är nu omgjort så att man kan vinna presentkort istället. JR är i färd med att ta fram regler för Match-KM och HGK Tour Match. Beslut: ÅP skickar underlag om HGK Junior Tour till PL för publikation. Beslut: PL skickar ut nyhetsbrev om program och regler för match KM och HGK Tour Match efter underlag från JR Beslut: Övriga frågor bordläggs till Strategimötet 15.2 HGK serielag och kläder Information: Avstämning anmälan och uppdateringar hos SGDF. Plan, rutiner och policies för kläder och budget per lag Beslut: Bordlades till Strategimötet 15.3 HGK Elit Information: Rapport av JR: Alla förberedelser är gjorda och vi ligger enl. plan inför säsongen. 15.4 Idrotts Kick-off Information: Diskussion om det finns behov att arrangera en Kick-Off för alla iblandade inom HGK Idrott m h t många lag och mycket nytt. Då många (nya) personer är inblandade finns det ett behov av att informera om och koordinera säsongens aktiviteter. Ett nytt möte (eller utskick) med lagkaptenerna planeras därför inför säsongen. Beslut: BL skriver ett utkast på utskick till lagkaptenerna som koordineras med ST. Mailas i månadsskiftet mars/april. 16 Budget och ekonomi Information: Avstämning budget vs prognos 2012. Förberedelse årsredovisning 2011. Eventuella justeringar. Prognos medlemstillväxt. Beslut: Denna punkt bordlades till Strategimötet 16.1 SGF Introduktionskort och SGF Distriktskort. Information: BL har ordnat ett extra SGDF-introkort. Korten kommer i maj. Beslut: BL förvarar & koordinerar introkorten och dess nyttjande. 16.2 Supporterklubben & sponsorer. Information: Avstämning status Supporterklubben och plan 2012. Nyhetsmail Supportermästerskapet. Avstämning sponsorer för Tourer, tävlingar och andra aktiviteter. 4
17 HGK Junior Information: ÅP rapporterade att Lindö nu har en ny Assistant Pro: Svante Adelin vilken bl a leder träningen på Golfpunkten. Rekrytering av frivilliga upptar mycket av ÅP s tid men visar sig inte vara riktigt så svår som tidigare. Beslut: ÅP uppdrogs att inkomma med ny uppdaterad rapport till strategimötet. 18 HGK Dam Information: Avstämning plan och budget 2012 med rapport av ACO inför årsmötet. Uppdateringar 19 HGK Lindö, HGK Lövsättra och HGK Riksten 19.1 HGK Lindö Information: Avstämning plan och budget 2012 med rapport av AF. Uppdateringar 19.2 HGK Lövsättra Information: Avstämning plan och budget 2012 med rapport av WE. Uppdateringar 19.3 HGK Riksten Information: Avstämning plan och budget 2012 med rapport av LL. Uppdateringar 20 Kommunikationsplan & Facebook Information: Avstämning kommunikationsplan, kommande nyhetsmail, aktiviteter Facebook.. 21 Övriga frågor Inga 22 Nästa möte Information: Nästa HGK styrelsemöte är Strategimötet 12-15 april. Dessförinnan är det Banchefsmöte 29 mars. Stockholm den 6 april 2012 Sekreterare Justeras Per Liedstrand Stefan Thorberg 5