Projektmodell Eslövs kommun n.6-> [Fdrberecla Ocnom%ra 3 Avslut.> Projektavslutsra ort Projektnamn: Hela Eslöv ska prata ITJ ESLÖVS Projektägare: Frida Andersson Styrgrupp: Frida Andersson, Ulrika Odenius, Ingela Lundqvist, Eva Hallberg, Erika Hjelm Projektledare: Peter Juterot Datum för projektets godkännande: 130301 1. Summering av projektplanen Delaktighet och inflytande beskrivs i de nationella folkhälsomålen som en av de mest grundläggande förutsättningarna för folkhälsan. En ambition om att öka medborgarnas möjligheter till delaktighet och inflytande uttrycks i såväl kommunens övergripande mål som i målen för Kultur och Fritid, Kommunledningskontoret och Miljö- och Samhällsbyggnad. Det anges också inom målområde 1 i Eslövs kommuns program för social hållbar utveckling att vi "ska öka medborgarnas inflytande genom medborgardialog och förbättrad kommunikation". 1
L"..1 INVESTORS 944 IN PEOPLE Eslöv har vid fiera olika tillfällen genomfört en medborgarundersökning i regi av Statistiska Centralbyrån. Undersökningen har genom tre olika index illustrerat medborgarnas syn på Eslövs kommun. 1 ett av dessa tre har NII (Nöjd-Inflytande- Index) i samtliga undersökningar visat att det samlade betyget för medborgarnas nöjdhet med variablerna tillgänglighet, information/öppenhet, påverkan och förtroende legat under snittet för samtliga deltagande kommuner. Denna bild bekräftas och förstärks ytterligare i resultatet av folkhälsoenkät unga som gjordes 2012 och i de LUPP-enkäter som föregick denna. I resultat av samtliga medborgarundersökningar lyfts faktorerna "påverkan" och "förtroende" fram som de faktorer som bör prioriteras för att medborgarnas nöjdhet på området ska öka i sin helhet. Projektide'n utgick från ett antagande om att öppenhet och goda möjligheter till dialog i den kommunala organisationen tydligt främjar förtroendet för kommunen, dess verksamheter och de förtroendevalda. Trenden bland Sveriges kommuner i utvecklingen av medborgardialogen är tydlig; ökad aktivitet på sociala medier, försök med medborgarpaneler och medborgarförslag (ofta på nätet), öppna nätbaserade synpunktshanteringssystem och tillämpning av andra metoder som möjliggör en ökad kommunikation med medborgarna. På fiera håll syns också initiativ där kommunens tjänster i allt högre grad tillgängliggörs på arenor som ligger så nära medborgarna som möjligt. I Eslövs kommun har utvecklingen av Medborgarcentrum varit ett sätt att öka öppenheten och tillgängligheten. Som grund för idu till projektet Hela Eslöv ska prata låg en tankc om att fortsätta lägga ner tid, kraft och resurser på detta arbete genom att i projektform se över och expandera det utbud av tjänster som Medborgarcentrum kan tillhandahålla, att öka kontaktytorna tillmedborgarna samt att initiera och utveckla ett systematiskt arbete med medborgardialog via olika arenor. Parallellt med utvecklingen av Medborgarcentrum fanns det inom Kultur och 2
'4l L " "4 INVESTORS IN PEOPLE Fritid idur om att ytterligare stärka bibliotek och filialer som naturliga mötesplatser och servicepunkter för medborgarna bland annat genom att erbjuda en medborgarservicefunktion. Projektförslaget tog sin utgångspunkt i befintliga målformuleringar och i de parallella utvecklingsprocesser som pågick inom ramen för Kultur och Fritid och Kommunledningskontorets verksamheter. 1 samband med att projektplanen bereddes i kommunens ledningsgrupp identifierades också tydliga beröringspunkter med Miljö och Samhällsbyggnads utvecklingsarbete som i ett senare skede också införlivades i planeringen av projektets verksamhet. Syftet med projekt Hela Eslöv ska Prata var att öka delaktigheten och engagemanget bland kommunens medborgare i frågor som rör Eslöv och att öka tillgängligheten till kommunens tjänster. De övergripande förväntade effektmålen som formulerades var följande: Eslövs kommuns invånare upplever ökad tillgänglighet till kommunens tjänster Eslövs kommuns invånare upplever ökat förtroende för kommunens politiker och tjänstemän Eslövs kommuns invånare upplever en ökad service i anslutning till stadsbibliotek och filialer Eslövs kommuns invånare upplever ökade möjligheter att vara delaktiga i frågor som rör kommunen. För projektet formulerades också ett antal leveransmål. För att förtydliga de olika utvecklingsområden som projektet omfattade delades dessa strax efter projektstart upp i tre olika processer i projektet. Målen och denna uppdelning behölls under hela projektet. 3
vir INVESTORS k4,i IN PEOPLE Process 1 Medborgarcentrurn är etablerat på stadsbiblioteket och två av filialbiblioteken Process 2 Tio stycken dialogaktiviteter är genomförda Minst tre olika arenor för medborgardialog har testats och utvärderats En e-dialog har testats och utvärderats Process 3 Personal från Medborgareentrum, stadsbibliotek, aktuella filialer och Miljö och Samhällsbyggnad har genomgått nödvändig utbildning 2. Resultat Projektet Hela Eslöv ska prata har arbetat aktivt mot de effekt- och leveransmål som formulerades i projektansökan och låg tillgrund rör beviljande av medel rör verksamheten. Effektmålen är svåra att mäta efter den korta tid projektet varit igång. De utvärderingar som gjorts med personalen under projektverksamheten indikerar en tydlig upplevelse av att projektverksarnheten har gett positiva resultat inom alla de effektmål som uppgavs. Eftersom några direkta mätningar av kundnöjdheten inte har gjorts ger detta långt ifrån hela bilden. Detta är ett viktigt utvecklingsområde för liknande projekt i framtiden. Vad gäller projektets leveransmål följer här en kort redogörelse process för process och mål för mål. Process 1 Etablering av medborgarcentrum på stadsbibliotek och Detta utvecklades snabbt till projektets huvudsakliga spår. Medborgarcentrum invigde sin verksamhet på Eslövs stadsbibliotek den 18 januari 2014. Med ett kortare avbrott av praktiska orsaker under sommaren har medborgarcentrum under 2014 haft 4
v d-ki "INVESTORS '41 IN PEOPLE löpande schemalagd verksamhet på stadsbiblioteket. 1 april expanderades verksamheten för att även omfatta filialerna i Flyinge och Harlösa. Verksamheten har främst bestått av att man erbjudit en anpassad version av den service som erbjuds i stadshuset idag och att i huvudsak konsumentrådgivare och bygglovshandläggare funnits på plats enligt ett roterande schema. Utöver detta har även annan service som bland annat juridisk rådgivning, föreningsinformation, valinformation och information om vuxenutbildning funnits att tillgå på plats vid olika tillfållen. Process 2 Medborgardialog Projektet har genomfört ett flertal olika dialogaktiviteter under projekttiden. Några exempel på aktiviteter som genomförts är Kommunen på torget där ett flertal kommunala verksamheter mötte medborgare på Stora torg i samband med vårmarknaden. Ett annat exempel är invigningen av Medborgarcentrum på stadsbiblioteket med möjlighet att föra dialog med kommunens kommunalråd och flera olika kommunala verksamheter. Inför valet genomfördes även en valdebatt som var mycket välbesökt. Utöver detta har personal från olika förvaltningar vid fiera tillfällen sökt upp medborgare ute på stan och kampanjat kring teman som exempelvis kultur och cykelvanor. Projektets ursprungliga ambition var att föra en tematisk medborgardialog under projekttiden. Efter diskussion och beslut i styrgruppen valdes detta bort till förmån för ett ökat fokus på etableringen av medborgarcentrum på stadsbibliotek och filialer. Detta innebar också att några av de dialogformer som planerades inte genomfördes, bland annat e-dialogen. Process 3 Utbildning av personal i projektet Denna process var mest framträdande inledningsvis i projektet. Inför etableringen av medborgarcentrum på stadsbibliotek och filialer besökte projektets arbetsgrupp tillsammans med projektägaren ett medborgarkontor i Veberöd samt medborgarkontoret Rosen i Rosengård. Besöken gav en gemensam utgångspunkt för
kfr INVESTORS 444 IN PEOPLE fortsatta diskussioner kring vad som skulle åstadkommas i projektet och hur de i&er som fanns skulle omsättas i praktiken. Utöver studiebesöken jobbade projektet också initialt med jobbskuggning där berörd personal från Kultur och Fritid och Miljö och Samhällsbyggnad gavs möjligheten att gå bredvid i medborgarcentrum i stadshuset för att lära sig mer om arbetssätt och om de frågor som inkom. Utöver detta genomfördes tre dialogträffar där berörd personal fick möjlighet att på ett strukturerat sätt utvärdera och tillsammans identifiera möjliga förbättringsområden i projektverksamheten. Ytterligare utbildningsinsatser, framför allt i termer av studiebesök, var planerade men prioriterades bort framför allt av tidsbrist. Projektverksamheten bedöms ha lett till måluppfyllelse med avseende på flertalet av de mål som formulerades för projektet. Som nämnt tidigare är det framför allt processen kring medborgardialog som inte har nått så långt som planerat. Det bör dock poängteras att denna process också aktivt nedprioriterades till förmån för annat arbete. 1 utvärderingen av projektet upplever varken projektgrupp, projektledare eller projektägare att projektet har fått de långsiktiga effekter som förväntades. Detta framför allt med avseende på att verksamheten i det närmaste helt avslutas efter projektslut utan en konkret plan kring fortsättning utöver en mer övergripande diskussion kring Medborgarcentrums funktion och fortsatt samarbete kring enstaka aktiviteter mellan samverkansparterna. Projektets förhoppning är att man i den fortsatta diskussionen kring medborgareentrums utveckling tar hänsyn till de tankar, id&r, resultat och lärdomar som kännetecknat projektet. Några av de frågor som återstår efter projektavslut är följande: Hur ska vi praktiskt fortsätta med den samverkan som initierats och som samtlig berörd personal önskar en fortsättning på? Är det lämpligt att Medborgarcentrum uteslutande, eller överhuvudtaget, är placerat i stadshuset? 6
`44 INVESTORS 44,1 IN PEOPLE Hur kan samarbetet mellan turistbyrån, medborgarcentrum och bibliotek utformas framöver många frågor är gemensamma för verksamheterna det upplevs fmnas potential till många vinster i en samlokalisering och en ökad samverkan. Hur kan kommunorganisationen ta ett samlat grepp kring medborgardialog och ökade möjligheter till delaktighet och inflytande för kommunens medborgare? 3. Erfarenheter Projektet har löpt enligt tidsplan sedan projektstart. Som nämnt i stycket ovan skedde ganska tidigt, efter beslut i projektets styrgrupp, en omdirigering av energi och resurser i projektet till utvecklingen av medborgarcentrumdelen på bekostnad av arbetet med medborgardialog. De aktiviteter som ej genomfördes med aniedning av detta utgör i huvudsak de enda avvikelserna från den ursprungliga planen. En viktig erfarenhet i anslutning till detta var utmaningen att identifiera kommunövergripande teman för dialog där resultat bedömdes kunna bli en del i styrningen av verksamhetsområdet. Det förefaller enklare att hitta dessa teman inom varje förvaltnings respektive verksamhetsområden. Vad gäller resurser i projektet är det framför allt tiden som är av intresse. Tiden har varit tillräcklig för att få igång verksamheten men är samtidigt en utmaning i termer av att testa arbetsformen fullt ut och få möjlighet att på ett meningsfullt sätt mäta och utvärdera resultat och effekter som på lite längre sikt kan ra genomslag på ordinarie verksamhet. Projektet har haft en fungerande projektgrupp med ett gott gruppklimat och ett stort engagemang och intresse för projektets verksamhet. Utvärderingar som gjorts längs vägen visar att personalen värnat om verksamheten och gärna vill engagera sig för en fortsättning. En möjlig svårighet som kan lyftas fram är att alla i projektgruppen inte 7
tr.-44 INVESTORS 44 ing IN PEOPLE varit operativa i projektets olika moment vilket har lagt ett större ansvar på ett fåtal personer vid olika evenemang. Detta kan vara värt att tänka på vid projektsättning i liknande projektverksamheter framöver. Projektgruppen har också varit bemannad på ett sätt som gjort att fokus nästan uteslutande hamnat på processen kring medborgarcentrum. Detta har gjort att medborgardialogspåret tidigt hamnade lite bredvid men väcker också frågan kring hur, och om, organisationen ska och kan utveckla arbetsformer och en organisation för medborgardialog ur ett mer kornmunövergripande perspektiv och i så fall i vilken utsträckning detta ska ske. Denna fråga har tidigare nämnts som en utmaning som kvarstår att lösa efter projektavslut. Kommunikationsarbetet har varit av avgörande betydelse för projektets resultat. Kultur och Fritid avsatte en tid in i projektet resurser utöver projektbudget för detta. Detta har gjort att projektet löpande haft tillgång till en kommunikatör som tagit ansvar för spridning av projektets aktiv iteter genom olika interna och externa kanaler och för andra frågor relaterade till kommunikation. Vad gäller den riskanalys som gjorts för projektet har det visats sig att några av de potentiella hot som identifierades i samband med uppstarten av projektet faktiskt har lett till vissa begränsningar i genomförandet av projektet och för projektets resultat. Det visade sig svårt att hitta övergripande teman för dialog vilket har gjort att enstaka deltagare i projektgruppen tillsammans med projektägare i flera fall på egen hand har flitt ta fram egna teman. Detta innebär en risk för att resultatet av den dialog som förs inte blir meningsfull eftersom den inte rör de utvecklingsprocesser som är prioritcrade för kornmunorganisationen. Med facit i hand har det också visat sig att projektet inte lett till de långsiktiga effekter som förväntats. Dock fortsätter en process kring medborgarcentrurn som har potential att ta vara på några av de lärdomar som projektverksamheten genererat. En annan risk som identifierades en bit in i projektet var att bristen på personal i Medborgarcentrum skulle leda till 8
``.1 INVESTORS 444 4tY IN PEOPLE begränsningar i den service som erbjöds på bibliotek och filialer. Detta var fallet under hela andra halvan av projekttiden. 4. Svårigheter och framgångsfaktorer Projektverksamheten har tampats med en del utmaningar längs vägen. De mest centrala utmaningarna var följande: Bemanningen av Medborgarcentrum på bibliotek och filialer har varit svår då det under projekttiden av olika anledningar saknats personal för att täcka den ordinarie verksamheten i stadshuset. Det hade behövts en mer noggrann analys i planering av schema och genomförande av aktiviteter innan verksamheten rullade igång. Utmaningen att hitta projektledare. Det var initialt svårt att besätta projektledarrollen. Eslövs kommun har sammantaget gott om utbildade projektledare som behöver praktisk träning för att inta tappa den kunskap de förvärvat genom olika utbildningsinsatser. Det är önskvärt att organisationen hittar en lösning för att hjälpas åt med detta över förvaltningsgränserna. Möjligheten att sprida lärdomar och resultat. Eslövs kommun behöver utveckla nya metoder och arenor för att underlätta för detta. Utifrån projektets erfarenheter behövs mer synlighet i olika sociala medier och det behöver skapas plattformar på hemsidan för att i högre grad synliggöra utvecklingsarbete och aktuella händelser. Utvärderingen av arbetet har varit en stor utmaning. Här skulle projektet ha behövt stöd i ett tidigt skede. En ide kan vara att koppla på extern utvärdering på framtida välfårdsprojekt alternativt koppla en kvalitetscontroller inom organisationen till de olika välfårdsprojekten. Denna typ av projekt behöver också mer långsiktighet för att kunna mätas och utvärderas på ett adekvat sätt. 9
vd' INVESTORS 44.1 441 IN PEOPLE De långsiktiga effekterna av projektet verkar utebli trots att detta varit en stående punkt på projektets styrgruppsmöten. Det har även pågått parallella diskussioner kring utvecklingen av medborgarcentrum i en något annan riktning än vad projektet jobbat för. Det är i nuläget otydligt hur lärdomar och resultat från projektverksamheten framkommer i dessa diskussioner. Några av de framgångsfaktorer som har identiflerats längs vägen är följande: Verksamheten har upplevts som väl förankrad i ber rda verksamheter. Detta kommer till uttryck i samtliga de utvärderingar som gjorts längs vägen. Extra fokus har lagts på förankring bland annat som en följd av den riskanalys som gjordes inför projektet. Det har funnits en tydlig struktur i arbetet som har gjort det möjligt för berörd personal att engagera sig i och arbeta med projektet. Fördjupade kontakter mellan de olika verksamheter som har deltagit upplevs ha resulterat i olika merv rden. Eslövs kommun har synts mycket utåt. Många medborgare som personal mött under projektets gång har uttryckt uppskattning och att man gärna vill se mer av liknande arbete framöver. En cykelkampanj där kommunen mötte medborgare och samlade in synpunkter kring förutsättningar för cyklister i kommunen är ett exempel. Att bygglovshandläggarna har flyttat ut sin verksamhet vid ett flertal tillfällen är ett annat. 1 detta Fall har synligheten utåt och mötet med medborgarna också lett till positiva konsekvenser för verksamheten och för medborgarna i termer av snabbare handläggning av ärenden. 1 0
INVESTORS 444 4151 IN PEOPLE 5. Ansvar Det fmns ingen uttalad plan för hur verksamheten ska fortsätta efter projektavslut. Ansvaret för att ta vara projektets resultat och lärdomar samt den vilja att fortsätta som fmns hos både projektets styrgrupp och berörd personal ligger således hos ansvariga för de respektive verksamheter som var en del av projektet. 1 flera avseenden är det också en fråga som kräver en förvaltningsövergripande ansats för att fa till en bra och långsiktigt hållbar lösning. Berörda förvaltningar i projektet har bestämt att de ska fortsätta samarbeta kring aktiviteter på biblioteket. En plan för hur detta ska gå till ska tas fram. Projektägare kommer utöver denna slutrapport att se till att projektresultaten kommuniceras och redovisas enligt de krav som ställs på välfardsprojekten i lämplig form via hemsidan. 6. Förslag Nedan följer några av de ideer som uppkommit under vägen men som inte förverkligats: Flytta ut service till medborgarna permanent genom att etablera medborgarcentrum utanför stadshuset. Det finns också möjlighet att samlokalisera med andra verksamheter enligt principen att finnas där människor finns. Stadsbiblioteket är ett alternativ, fler möjligheter kan och bör utredas. Utveckla former för medborgardialog på nya arenor, olika e-forurn ses av projektet som en nödvändig arena att utforska mer. Proje kta vsl utsra pport 11
v 11, INVESTORS 444 IN PEOPLE Ta fram en handbok för medborgardialog rcir att underlätta för fler verksamheter att främja ökad delaktighet och möjlighet till inflytande. Utveckla nya former för att jobba uppsökande med service genom att skapa tillfälliga mötesplatser i hela kommunen. Skapa förutsättningar för fler informella möten mellan politiker och medborgare, typ "fika med Henrik". Skapa en organisation Edr ett årshjul av aktiviteter på stadsbiblioteket. Erfarenheten från projektet visar tydligt det behövs en tydlig ansvarsfördelning och avdelade resurser för samordning för att det ska fungera. Utöver detta har ett antal utvecklingsområden som legat utanför projektets avgränsningar upplevts som speciellt viktiga under projektets gång: Ett behov av att modernisera, effektivisera, tillgängliggöra och synliggöra kommunens synpunktshanteringssystem. Fortsatt utveckling av e-tjänster som underlättar ytterligare för såväl medborgare som kommunens olika verksamheter. Diskutera och ta fram en plan för hur Eslövs kommun på ett strukturerat sätt ska jobba med medborgardialog. Se över utbudet av kommunens profilmaterial och utvidga vid behov för att öka möjligheten att synliggöra kommunen i olika sammanhang. Öka synligheten på sociala medier. Eslövs kommun ska vara en modern kommun som är med där det händer. Organisationen behöver också bli bättre på att kommunicera vad som händer och sker. 12
er-u hir to INVESTORS 444 d..iy IN PEOPLE Bilagor: Bilagams tuunn: Kort beskrivnin av Projektplan Hela Eslöv ska prata Kornmunikationsplan Hela Eslöv ska prata Statusrapport 1 Tidsplan Utvärdering av Kommunen på torget Dokumentation Cykla i Eslov Mötesanteckningar utvardering den 2 juni 2014 Dokumentation slutumirderingen Valdebatt Eslövs stadsbibliotek Skiss planering av aktiviteter Utvärdering gjord av deltagande personal Enkel sammanfattning av inkomna synpunkter under dialogaktivitet. Noteringar från utvärderingsträff med personal frän medborgarcentrurn och bibliotek Sammanfattning av resultat fran slututvärdering av projektet Enkel sammanställning av frågor fran publiken under debatten Eslöv den Projektägare Projekdedare 13