2:1
2:2 Socialkontoret Dnr SN/2015:110-042 Barbro Ernald 2015-09-25 1/5 Inköpsrapportering 2015 socialnämnden, delårsrapport januari-juni samt planering för resten av året 1. Bakgrund Under 2014 gav kommunfullmäktige i samband med beslutet om årsplan nämnderna och kommunstyrelsen ett särskilt uppdrag, Effektivare avrop och inköp med krav på uppföljning av åtgärder. I det särskilda uppdraget nämndes speciellt uppföljning av åtgärder och som en del av uppföljningen togs en inköpsrapport fram till respektive nämnd och kommunstyrelsen vid tre tillfällen under året. Under 2015 ska fokus på inköpseffektivisering vara fortsatt högt. I majoritetsförklaringen har den nya majoriteten pekat ut området som prioriterat: Vi ska fortsätta effektivisera kommunens inköpsprocess. Socialnämnden har som mål under 2015 att andel inköp av leverantör med avtal ska öka till 72 procent, jämfört med 60 procent år 2014.(Mål och budget 2015 Dnr/SN 2014:667) Inköpsrapporteringen sker till ekonomiavdelningen på våren (fokus kommer då vara på planerade aktiviteter) och tas upp som informationsärende till nämnderna vid två tillfällen. 2. Inledning - inköpsrapport Den här inköpsrapporten är en sammanställning över hur effektiva nämndens inköp är och hur stora inköpskostnader nämnden har. Rapporten innehåller också en redogörelse över åtgärder förvaltningen vidtar för att effektivisera och minska inköpen. Rapporten kan användas som bas för uppföljning och underlag för prioritering. Rapporteringen består av två delar, dels nyckeltal och dels utfall. Nyckeltalen ska ses som indikatorer på inköpseffektivisering och omfattar: - andel köp från leverantörer med avtal (bör öka) - antal leverantörer under 10 000 kronor utan avtal (bör minska) - antal orderrader e-handel - köpsumma på e-handel - antal köp kreditkort (First card) (bör minska) - antal inskickade inköpsredovisningar (bör öka) en intern rutin säger att direktupphandlingar över 50 000 kronor ska konkurrensutsättas och inköpsredovisning skickas till inköpsenheten när så gjorts.
2:3 2/5 3. Nyckeltal gällande inköpseffektivitet (drift och investeringar) Notera att nyckeltalen för e-handel 2015 jan-jun, omfattar januari tom maj. Trenden är positiv Utfallet ligger på samma nivå som tidigare Trenden är negativ 4. Kontoutfall (drift) Notera att 01 Köp av verksamhet ej inkluderar köp av verksamhet för ensamkommande barn och unga samt köp från externa utförare inom hemtjänst. Trenden är positiv Utfallet ligger på samma nivå som tidigare Trenden är negativ
2:4 3/5 5. Sammanfattning av genomförda och pågående åtgärder för inköpseffektivisering under första halvåret 2015 Inom socialkontorets verksamhet pågår insatser för att öka inköpen utifrån avtal. Ekonomi och inköpsfrågor tas upp i ledningsgrupper, på chefs- och arbetsplatsträffar. Inköp sköts av ett fåtal personer med god kompetens om inköp. First card används i så begränsad omfattning som möjligt. Äldreomsorgen Inom särskilt boende planeras inköpen bättre och avtalen används, för att söka billigaste varan. Diskussioner förs kontinuerligt inom personalgrupperna angående både inköp och ekonomi. Det är färre personer som gör beställningar. Livsmedelsinköp görs i ökad utsträckning direkt från leverantör (via e-handel) inte via Campus. Inom hemtjänsten ses beställningsrutiner över. För att minska transportkostnader beställs större kvantiteter åt gången. Beställningar görs i så stor utsträckning som möjligt utifrån avtal. När avtal saknas påtalas det till inköpsenheten. First Card används endast i undantagsfall. En gemensam upphandling har gjorts för larm och telefoni. Verksamhet för personer med funktionsnedsättning Inköp sköts av ett begränsat antal personal med behörighet, och sker alltid genom e-handel. Personalens medvetenhet om inköpsprocessen har ökat. Alla enheter har inköp som en återkommande punkt på arbetsplatsträffar Under andra kvartalet har ett lager på daglig verksamhet startats, där vissa verksamheter hämtar/beställer förbrukningsmaterial. Det minskar småinköp och leveranskostnader. Tanken är att fler verksamheter skall hämta material framöver, då daglig verksamhet har skapat rutiner kring detta. Det som verksamheterna återigen skall se över under hösten är att granska alla inköp som görs med First card, då det fortfarande råder oklarheter över vad som är tillåtet att handla. De regler som har tagits fram ska förtydligas i en inköpspolicy. Inköpen för livsmedel ska planeras på ett bättre sätt så man undviker att handla i affärer utan avtal, vilket även effektiviserar personalresurserna, då mindre tid avsätts för att åka iväg och göra inköp. Befintliga avtal med externa vårdgivare om placeringar, ses över. Upphandling pågår. Ett förfrågningsunderlag utformas för upphandling av all extern vård och omsorg.
2:5 4/5 Individ- och familjeomsorg (IFO) Ett fåtal medarbetare har tillgång till First card, som endast används vid små köp och för att undvika handkassor. En rutin har tagits fram, för handhavande av korten. Kontakt tas i utökad omfattning med inköpsenheten vid behov för att stöd vid inköp och vid behov av nya avtal. Vårdfakturor för individ och familjeomsorgen betalas via Raindance i fortsättningen och inte via Treserva, vilket ger bättre möjligheter till uppföljning. Vårdförbundet Sörmland upphandlar enligt uppdrag, vårdplatser för IFO:s målgrupper. Ett samarbete mellan Inköp, IFO och Vårdförbundet har startats, vilket innebär att medarbetare från IFO och inköpsenheten deltar i möten med Vårdförbundet; en åtgärd som ökar kommunens upphandlingskompetens. IFO och inköpsenheten genomför en kvalitetsgranskning av alla avtal för vård och familjehemsplaceringar, ett arbete som blir klart under året. Planerna är att införa certifierade inköpare på varje enhet, för att kvalitetssäkra inköpsprocessen. En målsättning har varit att avveckla användandet av rekvisitioner utställda till klienter inom IFO eftersom administrationen med rekvisitioner är omfattande. En utredning har visat att det tänkta alternativet, användande av kreditkort medför alltför höga kreditkortkostnader, varför rekvisitionsanvändandet får kvarstå. 6. Planerade åtgärder för inköpseffektivisering under 2015 Generella åtgärder: Fortsatt medvetandegöra medarbetare inom socialkontoret om inköpseffektivitet och kostnader för inköp. Minska antal medarbetare med behörighet att göra inköp. Se över riktlinjer och rutiner för inköp. Undvika att handla utanför avtal. Meddela inköpsenheten när avtal saknas. Sprida goda inköpsexempel inom socialkontoret. Specifika åtgärder: Utbilda ett antal medarbetare till certifierade inköpare på IFO. Ha ett gemensamt hjälpmedelsförråd inom särskilt boende, enheterna Isabellagården och Mariagården. Avtal för externa placeringar inom verksamhet för funktionsnedsatta ses över. Granska användningen av first card Starta ett lager på daglig verksamhet. Avtal för externa placeringar inom IFO ses över.
2:6 5/5 Ta fram ett förfrågningsunderlag, att använda vid köp av extern vård och omsorg. 7. Kommentarer till nyckeltal och kontoutfall Nyckeltal Om utvecklingen håller i sig, kommer socialnämnden att uppnå målen för nyckeltalen, med ett undantag, användandet av First card. Korten ska användas i mindre utsträckning, men trenden är den motsatta. Efter första kvartalet låg användandet strax över uppsatt mål, för att nu vara 33 procent över. En del enheter använder över huvud taget inte First card. Av de som använder kortet har vissa enheter handlat mindre under senaste kvartalet och andra mer. För att underlätta arbetet med att minska kortanvändandet, får nu varje verksamhetschef en tabell på sina enheters utveckling. Kontoutfall I tabellen för kontoutfall framgår utfall 2013-2014 samt mål och trend för 2015. Målen på de olika kontogrupperna är budgeten för respektive grupp. Resultatet för det första halvåret 2015 är ett underskott med 7,6 miljoner kronor. Underskottet beror till största del på högre kostnader än budgeterat för köp av verksamhet samt personal (kurser, representation, tillfällig personal). Underskottet inom personal kan förklaras med att budget för tillfällig personal inte ligger under denna kontogrupp utan inkluderas i socialkontorets personalbudget (månadslöner, timlöner etc.). Resultatet blir därför missvisande och det ser ut som att kostnaderna vida överstiger budget. Underskottet inom köp av verksamhet beror till största del på nya institutionsplaceringar inom individ och familjeomsorg. Flertalet nya och resurskrävande placeringar har tillkommit under året. Inom de flesta andra kontogrupper kan vi se en positiv trend för första halvåret 2015. Tyvärr räcker det inte till för att balansera ut underskottet inom köp av verksamhet varpå ett underskott prognostiseras för 2015. Sven-Erik Ålund Tf Planeringschef Barbro Ernald Samordnare
2:7 Bilaga till rapport SN inköpsrapportering delårsrapport 2015 Antal köp på First Card Ökat first-card-användande, kvartal 2. Minskat first-card användande, kvartal 2. 2015 Månad ANSV jan feb mar apr maj jun Verksamhetschef 6105 Äldreomsorgen Resursenhet 0 0 0 5 5 5 0 15 15 Mats Karlsson 6110 Kristinagården 5 0 5 5 5 0 10 10 0 Mats Karlsson 6120 Måsen hemtjänstområde 10 5 0 15 0 5 15 20 5 Catarina Asplund 6130 Riagården 10 5 0 0 0 0 15 0-15 Mats Karlsson 6140 Hammargården 0 0 0 0 0 5 0 5 5 Mats Karlsson 6150 Solvändan 10 5 0 5 0 0 15 5-10 Mats Karlsson 6190 Hemsjukvård & rehabilitering 5 5 0 10 0 0 10 10 0 Mats Karlsson 6230 Thomasgården 0 0 5 5 10 0 5 15 10 Mats Karlsson 6314 Individ- & familjestöd 0 0 10 15 5 10 10 30 20 Annica Westling 6315 Resursenhet ind.-& familjeoms 0 0 0 10 15 0 0 25 25 Annica Westling 6321 Arb.marknad- & sysselsättning 0 5 0 5 5 10 5 20 15 Annica Westling 6410 Kommunal psykiatri, administra 0 0 0 0 5 5 0 10 10 Carina Lundstedt 6411 Fenix, sysselsättningsverksamh 0 5 5 0 0 5 10 5-5 Carina Lundstedt 6417 Gruppbostad Djäknen, psykiskt 0 0 0 5 0 0 0 5 5 Carina Lundstedt 6610 Boende & sysselsättn. LSS, adm 0 0 5 0 0 0 5 0-5 Carina Lundstedt 6611 Daglig verksamhet, LSS 0 5 10 0 5 0 15 5-10 Carina Lundstedt 6613 Korttidshem, LSS 0 10 5 5 10 5 15 20 5 Carina Lundstedt 6617 Gruppbostad Sjöviken, LSS 0 0 0 5 5 0 0 10 10 Carina Lundstedt 6618 Serviceboende Oxhagsv Fys.funk 0 10 5 0 0 5 15 5-10 Carina Lundstedt 40 55 50 90 70 60 145 215 70 Sammanställt av Barbro Ernald 2015-09-22 Sa 1:a kv Sa 2:a kv Förändring kvartal 2