Tekniska 21-26
2 Information och överläggningar... 5 Attestlistor för tekniska förvaltningen 2015... 6 Revidering av delegationsordningen... 9 Delegerade beslut 2015... 10 Inkomna skrivelser 2015... 11 Utseende av ledamot i Göta älvs vattenvårdsförbund... 12 Extra sammanträde med Tekniska... 13
3 Plats och tid Röda Rummet, Teliahuset, Alingsås Tisdagen 31 mars 2015, kl 09:00-10:50 Paragrafer 21-26 Beslutande Tore Hult (S), ordförande Thorsten Larsson (M), vice ordförande Barbro Engh (S) Novak Vasic (MP) Holger Grahm (MP) Britt Berggren (M) Thomas Jensen (KD) Lars Bolminger (FP) Sven Helgesson (S), ersätter Sana Ul Haq (S) Ersättare Ulla Dalén (MP) Johnny Östh (M) Övriga deltagare Bo Norling, tf förvaltningschef Agneta Wendesten, stadsträdgårdsmästare Åke Aronsson, gatuchef Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare Peter Porss, förvaltningssekreterare Utses att justera Thorsten Larsson (M) Justeringens plats och tid Tekniska förvaltningen, 2015-04-10, kl 11:00 Sekreterare Ordförande Justerande Peter Porss Tore Hult (S) Thorsten Larsson (M)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2015-04-13 Datum för anslags nedtagande 2015-05-06 Förvaringsplats för protokollet Tekniska Förvaltningen Underskrift Peter Porss, förvaltningssekreterare
5 Information och överläggningar A/ Dp Bostäder vid Saxebäcken uppstart B/ Gång- och cykelväg vid Ängaboskolan granskning C/ Parkdriftsupphandlingen D/ Vattenförsörjningsplan E/ Nyckeltalen F/ Förvaltningschefen, aktuell information
6 TN 21 Dnr 2014.425 TN Attestlistor för tekniska förvaltningen 2015 Ärendebeskrivning Enligt fullmäktigebeslut KF 213, 2010-12-15, har nytt attestreglemente godkänts. I det nya reglementet beskrivs bland annat följande: Attestroller De kontrollansvariga har 2 olika attestroller: Godkännare och beslutsattestant, där beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattest innebär att behörig person genom sin namnteckning intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget. Beslutsattestanten har ansvar för hela kontrollkedjan och ansvarar därmed för att kontrollmomenten har fördelats till rätt personer och att kontrollerna utförs. Det är också beslutsattestanten som föreslår godkännare, men beslut sker av nämnd alternativt på delegation. Respektive nämnd ansvarar för att varje attestant har nödvändig insikt och kunskap för uppgiften. I samband med att attestanterna meddelas sitt uppdrag skall de också få tillgång till attestreglementet och tillämpningsanvisningarna samt andra upprättade dokument som reglerar attestarbetet, samt introduceras i arbetet. Beslut om att utse attestanter Nämnd får delegera rätten att utse beslutsattestant samt rätten att besluta om eventuella kompletterande kontroller till förvaltningschef. Fördelningen av övriga kontroller bör vara en naturlig följd av den ansvars- och arbetsfördelning som råder. Beslutsattest knyts i normalfallet till koddelen ansvar. Därtill kan ersättare utses.
7 Forts TN 21 Vem kan utses till beslutsattestant? För samtliga attestanter gäller att de ska vara anställda av Alingsås kommun eller vara förtroendevalda i Alingsås kommun. Om särskilda skäl finns kan besluta om att en annan än anställd/förtroendevald kan attestera. Rapportering och meddelande av beslut Uppdrag som beslutsattestant och ersättare ska meddelas attestanterna. Besluten över utsedda beslutsattestanter ska fortlöpande meddelas kommunledningskontorets ekonomiavdelning genom att protokollutdrag översändes. Dokumentation av attesträtter attestlista Förteckningen över attestanter skall innehålla uppgift om samtliga attestanter inom s ansvarsområde. Av listan ska framgå förutsättningar för attesträtten, tex kodintervall, beloppsgränser mm. Årligen upprättas en ny attestlista som ersätter den gamla. Däremellan kan kompletterande beslut om nya attestanter fattas. Återkallande av beslut sker när nytt beslut fattas för det nya året och under året genom kompletterande beslut. Attestlista upprättas av respektive förvaltning. Attestlistan inklusive kompletterande beslut ska alltid finnas tillgänglig på kommunledningskontorets ekonomiavdelning, tillsammans med eventuella tilläggsanvisningar från. Förslag med förteckning av attestanter enligt ovanstående krav bifogas enligt bilaga. Vi föreslår därför att tekniske chefen får rätt att godkänna ändringar i aktuell förteckning över attestanter under löpande år och att ny förteckning över attestanter tas upp till beslut av tekniska i december varje år. Detta innefattar även att ändra beloppsgränser om behov uppstår. Inköp och beställningar Ett problem med attestlistan har varit att den inte på ett fullständigt sätt beskriver hur beställningar och inköp får genomföras i förvaltningen. En begränsning är att bifogad lista endast omfattar de personer som har tillgång till ekonomisystemet och på så sätt kan godkänna eller besluta fakturor rent praktiskt. Beställningar och inköp görs av andra i organisationen och detta är en nödvändighet för att verksamheterna skall fungera på ett effektivt sätt. Inte heller har det tidigare beskrivits vilka tjänster och varor som får beställas av respektive person. Detta har inte dokumenterats på förvaltningen på annat sätt heller. Därför har riktlinjer för hur detta skall hanteras tagits fram och beslutats om i januari 2012.
8 Forts TN 21 Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2015-03-24, 11. Tekniska s beslut Tekniska godkänner beslutsattestanter och deras ersättare, godkännare, kodintervall (ansvar i kombination med verksamhet), samt attestbelopp, enligt bifogad förteckning. Tekniska ger tekniske chefen rätt att utse attestanter under löpande år, samt att ändra beloppsgränser om behov uppstår. Den 16 april övergår därmed denna beslutanderätt från Barbro Sundström till Bo Norling. Bilaga 1: Förteckning över attestanter för ansvarsenheterna: 20 Nämnd, 21 (Stab, Ekonomi, Fordonshantering) 24 Gata, 25 Park/Natur, 27 Avfall och 29 Va-verk
9 TN 22 Dnr 2011.114 TN Revidering av delegationsordningen Ärendebeskrivning Med anledning av förändringar som skett på förvaltningsnivå samt att en ny mandatperiod för just startat har förvaltningen sett över nuvarande delegationsordning. Beredning De flesta förändringarna berör byte av delegat från förvaltningschef till teknisk chef, eftersom chefsförhållandena nu ändrats. I övrigt föreslås vissa justeringar vad gäller ersättare. När det gäller delegationspunkterna föreslås en justering för tecknande av avtal, som är föranlett av ett beslut kring avtalsfrågor och verkställighet som fattats av kommunstyrelsen under 2014 (förtydligande) samt utvidgad delegationsrätt för beslut enligt Trafikförordningen. Belopp för tilldelningsbeslut vid upphandling har justerats till det nya beloppet för direktupphandling samt harmoniserats med attestlistan. Slutligen föreslås att delegationsförteckning och anmälan till sker digitalt i stället för i pappersfrom. Förändringarna har markerats med rött i det bilagda förslaget. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2015-03-24, 12. Tekniska s beslut Tekniska fastställer förslaget till delegationsordning. Exp: KS, FC, tf teknisk chef, AC, Adm chef
10 TN 23 Dnr 2015.006 TN Delegerade beslut 2015 Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i s delegationsordning. Trafikärenden: - Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen - Parkeringstillstånd för rörelsehindrade - Tillfälliga lokala trafikföres, inga beslut fattade Beslut enligt listor från verksamhetscheferna: - Tekniska förv./adm.: Beslut fattade 2015-03-15 och 2015-03-16 - beslut fattade Januari februari 2015 - VA-avd.: Beslut fattade 2015-02-25 och 2015-03-02 - Gatuavd.: Inga beslut fattade - Park/Natur: Inga beslut fattade - Avfall: Beslut fattat 2015-03-06 Tekniska s beslut Tekniska tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna.
11 TN 24 Dnr 2015.005 TN Inkomna skrivelser 2015 Ärendebeskrivning Inkomna skrivelser/meddelanden som ej redovisats under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska. 1. Skrivelse från Monica Lindblom angående Alingsås som cykelstad och svar från tekniska förvaltningen. Ärende 2015.088/342 TN-001 och 002 2. KF 13, 2015-02-25, Inlösen av fastighet Västerbodarna 1:436 Ärende 2015.114/321 TN-001 3. KF 14, 2015-02-25, Fördelning av re- och anpassningsinvesteringar mellan nämnderna Ärende 2014.055/077 TN-007 4. Till kommuner i Västra Götaland med anledning av Sverigeförhandlingen Ärende 2015.133/340 TN-001 5. KS 56, 2015-03-16, Årsredovisning 2014 för Alingsås kommun Ärende 2014.054/078 TN-019 Tekniska s beslut Tekniska tar del av handlingarna och lägger dem till handlingarna
12 TN 25 Dnr 2015.129 TN Utseende av ledamot i Göta älvs vattenvårdsförbund Ärendeberedning Göta älvs vattenvårdsförbund är ett samarbetsorgan för intressenter inom Göta älvs avrinningsområde. Hit hör också Säveån. Förbundets främsta uppgift är att samordna och genomföra kontroll av vattenstatus i de ingående vattensystemen, för Alingsås del främst Säveån, Mellbyån, Anten och Mjörn. Merparten av kommunens medfinansiering sker via Tekniska s budget, varför val till förbundets styrelse (från förbundets sida finns önskemål om att ledamot ska vara en politiker) hanteras av. Carl-Erik Bergsén (S) har tidigare varit ledamot i styrelsen för vattenvårdsförbundet i flera år. Då Bergsén inte längre är tillhör Tekniska behöver en ny ledamot utses. Tekniska s beslut Tekniska utser ordförande Tore Hult till ledamot i styrelsen för Göta älvs vattenvårdsförbund. Exp: GR
13 TN 26 Extra sammanträde med Tekniska Ärendebeskrivning Tekniska bedömer att det finns behov av ett extra nämndsammanträde före sommaruppehållet. Tekniska s beslut Tekniska beslutar att ha ett extra nämndsammanträde, 16 juni 2015, kl 14:00.