www.pwc.se Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevision Mitthem AB Sundsvalls Kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Metod och avgränsning... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete... 5 3.2. Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning... 5 3.3. Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser.... 5 3.4. Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 6 Sundsvalls Kommun
1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning i Mitthem AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen Vår sammanfattande bedömning är att Mitthem AB säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, att lagar och regler efterlevs men att rapportering av verksamhet och ekonomi kan utvecklas. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: Mitthem AB har sex olika målområden med ett mål för varje målområde samt 3-8 indikatorer per mål. Bolagets styrelse får rapporterat till sig om målens uppfyllelse och nuläge vid styrelsesammanträden. Dock saknas redovisning av måluppfyllelse i bolagets årsredovisning och delårsrapport. Under föregående års granskning framkom att Mitthem AB brast i att rapportera och fastställa internkontrollplan enligt tidsplan. För 2013 har förbättringar gjorts men bolagets styrelse fick redovisningen av 2012 års internkontrollplan en månad för sent. Reviderad bolagsordning för Mitthem AB godkändes av Kommunfullmäktige 2013-02-25 vilken numera följer kommunallagens bestämmelser. Mitthems årsredovisning som rapporterades till kommunstyrelsen 2013-03- 11 innehåller en hel del information om den verksamhet som bedrevs under 2012. Kommunstyrelsen kan med denna information ta ställning till Mitthem AB:s verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. För framtiden rekommenderar vi att Mitthem AB: På ett bättre sätt följer den tidsplan som finns enligt Kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll (2010-10- 25). Sundsvalls Kommun 1 av 6
Sundsvalls Kommun 2 av 6
2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för 2013-2014. I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b). 2.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 3 av 6
Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet. 2.4. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 6
3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete Mitthem AB har sex olika målområden (nöjda kunder, engagerade medarbetare, tryggt och säkert boende, stark ekonomi, fastighetsförnyelse och starkare Sundsvallsregion) med ett mål för varje målområde samt olika mål på tre olika tidsperspektiv (2013, 2-3 år och >4 år). Varje mål har mellan 3-8 indikatorer på måluppfyllelse för år 2013 och dessa indikatorer är både av det mätbara slaget men finns även med inslag av subjektiva indikatorer. Bolagets styrelse får rapporterat till sig om målens uppfyllelse och nuläge vid styrelsesammanträden. Dock saknas redovisning av måluppfyllelse i bolagets årsredovisning och delårsrapport. 3.2. Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Under föregående års granskning framkom att Mitthem AB brast i efterlevandet av Reglemente för intern kontroll samt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar för densamma. Bristerna bestod i att bolaget rapporterade och fastställde internkontrollplan för sent. Vid styrelsesammanträdet 2013-01-25 gjordes uppföljning av internkontrollplan 2012 och vid samma sammanträde godkändes internkontrollplan för 2013. Detta innebär att Mitthems styrelse fick redovisningen av 2012 års internkontrollplan en månad för sent men att internkontrollplanen för 2013 har upprättats inom bestämd tidsram. 3.3. Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Bolagsordning för Mitthem AB godkändes av Kommunfullmäktige 2013-02-25. Bolagets verksamhetsändamål är: Sundsvalls kommuns syfte med bolaget är att genom detta främja bostadsförsörjningen och utveckla bostadsmarknaden i Sundsvall genom att utgöra ett gott exempel och föredöme genom att erbjuda trygga, säkra och prisvärda bostäder. Sundsvalls Kommun 5 av 6
I bolagsordningen finns även en paragraf om befogenhetsbegränsningar: Bolaget ska inhämta kommunfullmäktiges i Sundsvall ställningstagande innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Denna uppdaterade bolagsordning följer kommunallagens bestämmelser. 3.4. Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Mitthems årsredovisning som rapporterades till kommunstyrelsen 2013-03-11 innehåller en hel del information om den verksamhet som bedrevs under 2012. Kommunstyrelsen kan med denna information ta ställning till Mitthem AB:s verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. 2013-11-14 Pär Månsson Projektledare Sundsvalls Kommun 6 av 6