Ansökan till Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Söder 1 (1) Datum 2014-08-29 Handläggare Maria Eriksson Kvalitetscontroller Maria.Eriksson20@malmo.se Tjänsteskrivelse Ansökan till Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa SOFS-2014-255 Sammanfattning För att förbättra arbetsmiljön för kvinnor och män samt säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerhet för kvinnor och män ansöker Stadsområdesnämnd Norr, Väster, Öster, Innerstaden respektive Söder därför gemensamt om totalt 10 Mkr från Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa, för införande av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för hantering av arbetsschema, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att gemensamt med Stadsområdesnämnd Norr, Väster, Öster, Innerstaden respektive Söder ansöka om totalt 10 mkr hos kommunstyrelsen för införande av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för hantering av arbetsschema, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. att förklara paragrafen omedelbart justerad. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Stadsområdesnämnd Söder 2014-09-24 Ansökan till Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa Ansökan om medel från Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott 2014-09-10 Stadsområdesnämnd Söder 2014-09-24 Ansvarig Helen Hansson Avdelningschef Vård och omsorg SIGNERAD

Datum 2014-08-29 Vår referens Maria Eriksson Kvalitetscontroller Maria.Eriksson20@malmo.se Ansökan Ansökan om medel från Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa SOFS-2014-255 Bakgrund Trygghet för personal och trygghet för enskilda individer är en viktig målsättning för vård och omsorg. Den traditionella nyckelhanteringen och verktygen för att kommunicera, dokumentera och planera inom hemtjänst och inom hälso-och sjukvård är tidskrävande, omständlig och kan innebära säkerhetsrisker. Dagens teknik ger stora möjligheter till förbättringar på nämnda områden. För att förbättra arbetsmiljön för kvinnor och män samt säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerhet för kvinnor och män ansöker Stadsområdesnämnd Norr, Väster, Öster, Innerstaden respektive Söder därför gemensamt om totalt 10 Mkr från Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa, för införande av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för hantering av arbetsschema, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. Syfte, målgrupp och berörda verksamheter Syftet med satsningen är att skapa en bättre arbetsmiljö för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom ordinärt boende, genom enklare och säkrare nyckelhantering, planering, kommunikation och dokumentation. Satsningen kommer även att innebära en ökad säkerhet och trygghet för brukare/patienter, både kvinnor och män, inom ordinärt boende, och därmed en ökad nöjdhet med insatserna. ansökan om medel från malmö stads sociala investeringsfond kring Satsningens innehåll och krav på resurser, personal etc. Satsningens innehåll Satsningen omfattar sammanfattningsvis följande delar: - Digitala lås som styrs med mobiltelefon (smartphone) hos brukare/patienter som har behov av att hemtjänsten/hemsjukvården öppnar dörren och som har lämnat samtycke till digitalt lås. - Programvara i mobiltelefonen som möjliggör exempelvis o direkt överföring av arbetsschema, o dokumentation, o meddelandefunktion för kommunikation mellan kollegor, arbetspass och yrkesgrupper, o funktion för påminnelser,

2 (7) o registrering och uppföljning av utförd tid samt o direkt tillgång till rutiner och riktlinjer. Det digitala låset används endast av personalen för att öppna och stänga ytterdörr, port, sophus, grind osv. Det digitala låset styrs med en digital nyckel i mobiltelefonen, men påverkar inte det mekaniska låset. Brukaren använder fortsatt sin egen nyckel. Mobiltelefonen kräver personlig inloggning. Det registreras vem som har öppnat/stängt ett digitalt lås samt vilka klockslag detta har ägt rum. Personal har endast tillgång till digitala nycklar under arbetspasset. Brukare som beviljas insats från hemtjänsten (även brukare med endast trygghetslarm) behöver endast lämna ifrån sig en nyckeluppsättning till hemtjänsten, som används i händelse av att det digitala låset inte skulle fungera. Arbetsschema i mobiltelefonen innebär att schemat överförs direkt från planeringsverktyget i datorn till mobiltelefonen och om ändringar görs i datorn så överförs detta samtidigt till mobiltelefonen. Dokumentation, exempelvis återrapportering av utförda HSL-insatser, kan göras i mobiltelefonen direkt efter utförd insats, istället för som nu i dator i personallokalen vid arbetspassets slut. Kommunikation genom en meddelandefunktion i mobiltelefonen innebär att kommunikationen mellan kollegor, arbetspass och yrkesgrupper kan ske skriftligt under pågående arbetspass. Påminnelser: Mobiltelefonen kan även användas för påminnelser, exempelvis påminnelse om att läkemedel ska ges till patienten i samband med en annan insats. Registrering och uppföljning av utförd tid: Vid öppning och stängning av det digitala låset registreras tidpunkt och därmed tidsåtgång för hela besöket. Utöver detta kan mobiltelefonen användas till att registrera och följa upp utförd tid för olika insatser hos alla brukare/patienter, även de som inte har digitalt lås. Detta påvisar att besöket skett på rätt plats och tid. Teknikutvecklingen innebär att mobiltelefonen sannolikt kommer att kunna användas till allt fler tjänster framöver. Satsningens krav på resurser etc. Satsningen kräver följande resurser vid införande: - Kartläggning av totalt behov av lås och låstyper för varje stadsområde. - Information till och dialog med brukare och ev. närstående samt fastighetsägare om vad digitala lås innebär. Samtycke behöver inhämtas både från brukaren och från fastighetsägaren för att installera och använda digitala lås. - Upphandling av digitala lås till ytterdörr, port, sophus, grind mm till beräknat antal brukare med beviljade hemtjänstinsatser (även brukare med endast trygghetslarm) inom ordinärt boende.

3 (7) - Upphandling eller nyttjande av option i avtalet med Lifecare-Procapita av mobiltelefoner inklusive programvara till all ordinarie omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvårdspersonal inom ordinärt boende. - Integration av programvara för mobiltelefon och digitala lås mot verksamhetssystemet Lifecare-Procapita och samt planeringsverktyget Lapscare. - Eventuell upphandling av montering/demontering av lås. - Upprättande av kommunövergripande rutiner för användning av digitala lås och mobiltelefoner. Rutinerna ska inkludera handlingsplan vid avbrott. - Utbildning av berörd personal. Satsningen kräver följande resurser för förvaltning och utveckling: - Administration av digitala lås (upp- och nedmontering), mobiltelefoner och behörigheter mm. - Administration av programvara i mobiltelefonen (systemansvar). - Ansvarig för uppföljning och analys av tidregistrering. - Fortlöpande informations- och utbildningsinsatser. En riskbedömning enligt arbetsmiljölagen har gjorts, se bilaga 1. Identifierade risker och föreslagna åtgärder ska beaktas vid ett eventuellt införande av ett nyckelfritt system. Vetenskap, beprövad erfarenhet och liknande satsningar Det har sannolikt inte bedrivits forskning inom området, men däremot finns erfarenheter från liknande satsningar i Malmö stad och andra kommuner. Digitala lås och tidregistreringsverktyg har funnits i några år och används idag av över 100 kommuner i Sverige. Nedan redovisas erfarenheter från pågående projekt inom stadsområdesförvaltning Söder respektive Innerstaden samt ett tidigare projekt inom dåvarande stadsdelsförvaltning Limhamn-Bunkeflo, numera stadsområdesförvaltning Väster. Erfarenheter från projekt i stadsområdesförvaltning Söder respektive Innerstaden Digitala lås samt mobiltelefon med arbetsschema provas för närvarande av en hemtjänstgrupp inom stadsområdesförvaltning Söder samt av en hemtjänstgrupp riktad till personer med demenssjukdom inom stadsområdesförvaltning Innerstaden. Hemtjänstgruppen inom stadsområdesförvaltning Söder använder dessutom tidsregistrering med mobiltelefonen sedan två år tillbaka. Inom stadsområdesförvaltning Söder genomfördes en enkätundersökning fem månader efter införandet av digitala lås. Enkäten skickades till brukare, omvårdnadspersonal, sjuksköterskor och fastighetsägare. Enkäten besvarades av 27 omvårdnadspersonal och 2 sjuksköterskor (svarsfrekvens 89 procent), 73 brukare (svarsfrekvens 89 procent) samt av 3 fastighetsägare (svarsfrekvens 43 procent). Enkätundersökningen visar att både personal och brukare har en positiv inställning till digitala lås.

4 (7) Majoriteten (96 procent) av de brukare som svarade på enkäten önskar ha kvar det digitala låset på sin ytterdörr, och 96 procent av omvårdnadspersonal och sjuksköterskor som svarade på enkäten instämmer helt i att de gärna använder digitala lås. Två av fastighetsägarna skulle vilja fortsätta att ha de elektroniska låsen på dörrarna till entré och miljöhusen, och en svarar att det är under förutsättning att det inte påverkar deras egna system. Det framkommer vidare att personalen upplever en minskad stress. Det kan t ex handla om att man inte behöver ta sig tillbaka till personallokalen för att hämta nyckel vid larm, undviker att man tar fel nyckel eller att nycklar inte hänger på sin plats när dessa behöver användas. Omvårdnadspersonalen ser även fördelar med att slippa bära tunga nyckelknippor eller köa på morgonen till nyckelskåpet och att arbetet med att besvara larmanrop har förändrats sedan digitala nycklar infördes. Detta har genererat en tidsbesparing och 93 procent av personalen anser att det nyckelfria systemet i mycket stor eller stor utsträckning har inneburit en ökad trygghet i arbetet. Stadsområdesförvaltning Innerstaden har ännu inte utvärderat projektet med digitala lås, men projektansvariga tror att projektet kommer att ge liknande resultat. Även stadsområdesförvaltning Söders erfarenheter av tidsregistrering är positiva. Genom att registrera när, hur länge och vilka insatser som har utförts hos brukaren/patienter synliggörs det faktiska arbetet i verksamheterna. Uppföljningen kan användas för att beskriva verksamhetens innehåll, för jämförelser mellan olika verksamheter samt för avstämning av planerad tid i förhållande till utförd tid. Det är även en trygghet för personal att via tidsregistrering kunna visa att de varit hos brukaren och utfört beviljade insatser. Erfarenheter från projekt inom stadsområdesförvaltning Väster År 2008 gjordes ett mindre projekt Nytt låssystem i hemtjänsten Bunkeflo/Tygelsjö. Vid utvärderingen av detta nyckelfria låssystem framkom i intervjuer med medarbetare att de upplevde att säkerheten ökat då man inte behövde vara orolig för att tappa eller glömma nycklar. Det som även framkom var att systemet var tidsbesparande då brukare larmade eftersom nycklar inte behövde hämtas som tidigare. Många ansåg också att det nyckelfria systemet underlättade för medarbetarna att hjälpa varandra eftersom de inte först behövde åka till varandra för att hämta nycklar. Satsningens förväntade effekter Satsningen förväntas sammanfattningsvis leda till bättre arbetsmiljö för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom ordinärt boende, och därigenom bidra till minskande kommunala kostnader för sjukfrånvaro, lägre omkostnader för vikariehantering och högre frisknärvaro. Satsningen förväntas även leda till ökad säkerhet och trygghet för brukare/patienter, både kvinnor och män, inom ordinärt boende och därmed en ökad nöjdhet med insatserna.

5 (7) Den digitala nyckelhanteringen sparar tid för personalen då nycklar inte behöver transporteras exempelvis till och från personallokalen för att överlämnas mellan olika arbetspass. En stor tidsvinst är också att den digitala nyckeln finns tillgänglig direkt vid larm. Detta innebär att den genomsnittliga inställelsetiden vid larm minskar. Tidsbesparingen förväntas leda till minskad stress i det dagliga arbetet, vilket bidrar till en ökad frisknärvaro och stabilare hemtjänstgrupp, vilket i sin tur möjliggör en bättre arbetsplanering med t ex färre antal arbetade timmar av timavlönad personal. De digitala låsen/nycklarna förväntas också innebära att nyckelhanteringen blir säkrare; exempelvis kan digitala nycklar inte tappas bort på samma sätt som en fysisk nyckel. En nyckel på avvägar innebär ofta ökad tidsåtgång och stress för personalen samt risk att det drabbar brukaren/patienten negativt. Det innebär också stora kostnader att byta lås. Nyckelhanteringen blir också säkrare genom personlig inloggning som visar vem som har använt den digitala nyckeln. Brukaren vet att den som öppnar dörren är behörig genom personlig inloggning till den digitala nyckeln. Den digitala nyckeln innebär också att det blir möjligt med en högre personkontinuitet vid larm. Även planering, dokumentation och kommunikation med ovan beskrivna funktioner i mobiltelefonen förväntas vara enklare och säkrare, och därmed leda till färre avvikelser och minskad stress för personalen, d.v.s. förbättrad arbetsmiljö, samt ökad säkerhet och trygghet för brukarna/patienterna. I en hemtjänstgrupp kan det t ex skrivas ut minst 80 arbetsscheman i snitt per arbetsdag. Arbetsschema i mobiltelefonen kommer således bidra till att pappersförbrukningen kommer att minska kraftigt. Registrering och uppföljning av utförd tid visar den faktiska tidsåtgången för olika insatser och ger ett bra underlag till analys och planering av verksamheten utifrån brukarnas/patienternas behov och befintliga personalresurser. Vid larm eller när brukaren har omedelbart behov av andra insatser än vad som har beviljats, kan personalen dessutom registrera dessa besök och insatser, som då synliggörs. Modell för uppföljning och utvärdering Satsningen ska följas upp/utvärderas vad gäller: - Uppföljning och utvärdering kommer att ske i samråd med fackliga representanter. - Satsningens inverkan på arbetsmiljön: Enkätundersökning av chefers och medarbetares upplevda trygghet, säkerhet, stress och tidsbesparing i arbetet efter införande av digitala nycklar/lås och mobiltelefoner för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning. - Satsningens ekonomiska effekter. Det är emellertid svårt att avgöra om en minskad sjukfrånvaro/ökad frisknärvaro och ett minska antal arbetade timmar utförda av timavlönade beror på denna satsning eller andra faktorer i omvärlden. - Satsningens effekter utifrån ett jämställdhetsperspektiv, genom könsuppdelad statistik och analys av enkätundersökning.

6 (7) Tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad, avkastning över tid och återbetalning Ansökan avser medel för att täcka större delen av de kostnader som uppkommer avseende lås, mobiltelefoner och ökade personalkostnader. Enligt avstämning med Stadskontorets ekonomiavdelning skall samtliga kostnader för detta konteras i driftsredovisningen. Utifrån den ekonomiska kalkylen (se bilaga 2) beräknas den ökade kostnaden under första året, för samtliga stadsområdesförvaltningar, bli 15 807 tkr. Ansökan till Sociala investeringsfonden är begränsad till 10 000 och skall återbetalas inom fem år men stadsområdesförvaltningarna är i behov av 15 807 tkr. Den prognostiserade kostnadsminskningen är uppskattad utifrån att den tidsbesparande effekten för personalen beräknas till 1 % av personalkostnaderna från 2015-07-01, vilket uppskattas vara lågt räknat. Den prognostiserade kostnadsminskningen är uppskattad utifrån att den tidsbesparande effekten för personalen beräknas till 1 % av Från år 2-5 beräknas återbetalning ske till Sociala investeringsfonden enligt bifogad kalkyl. Från år 6 är återbetalningen klar och det beräknas bli årliga minskade kostnader på i storleksordningen 2 700 tkr. Hur arbetet med utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering har beaktats Enligt Malmö stads utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering ska kommunen som arbetsgivare arbeta mot visionen att alla arbetsplatser år 2020 är fria från könsdiskriminerande strukturer. Arbetsplatser fria från könsdiskriminerande strukturer innebär bland annat att kvinnor och män anställda inom Malmö stad ska erbjudas likvärdiga arbetsförhållanden, till exempel god arbetsmiljö och säkerhet för kvinnor liksom för män i arbete. I dag råder inte likvärdiga arbetsförhållanden för kvinnor och män inom Malmö stad, det visar Arbetsmiljöverkets inspektioner på två arbetsplatser. Arbetsmiljöverket genomförde, inom ramen för projektet HAK- hållbar arbetsmiljö med kvinnor i fokus, under 2013 inspektioner dels på den mansdominerade arbetsplatsen kommunteknik, dels på den kvinnodominerade hemtjänsten inom stadsområde Norr. Vid verkets inspektioner framkom att arbetsmiljö och säkerhet inom det mansdominerade kommunteknik var bättre än inom den kvinnodominerade hemtjänsten och ohälsotalen var dessutom större inom den kvinnodominerade gruppen. En satsning på nyckelfri hemtjänst som skulle minska stress, öka säkerhet för personalen samt öka frisknärvaro för den kvinnodominerade hemtjänsten är en satsning på förbättrade arbetsförhållanden för kvinnodominerade grupper och bidrar därmed till ett mer jämställt Malmö stad i linje med utvecklingsplanens mål och visioner. I uppföljning och utvärdering av satsningen kommer statistik tas fram könsuppdelad och en analys av satsningens effekter kommer att göras utifrån ett jämställdhetsperspektiv, vilket är det arbetssätt som utvecklingsplanen förespråkar.

Samverkan Information och dialog med fackliga ombud sker i varje stadsområdesförvaltning samt vid central samverkan 2014-08-11. 7 (7)

Malmö stad Riskbedömning och handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder Bilaga 1 Orsak till riskbedömning Verksamhet som berörs Personer/grupper som berörs Införandet av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. Ordinärt boende, HSL-verksamheter Enhetschefer, sektionschefer, omvårdnadspersonal, sjuksköterskor, Rehabpersonal Sannolikhet för risk S Konsekvens av risk K Riskvärdering R = S x K 1 = Liten sannolikhet 2 = Medelstor sannolikhet 3 = Stor sannolikhet 4 = Mycket stor sannolikhet 1 = Försumbar konsekvens 2 = Lindrig konsekvens 3 = Kännbar konsekvens 4 = Allvarlig konsekvens extra uppmärksamhet! 1 4 = Acceptabel risk. Men bevaka 6-9 = Medelstor risk. Arbeta med detta för att förebygga ohälsa 12 16 = Stor/allvarlig risk. Prioritera detta! Undersöka - risker och riskkällor Bedöma Åtgärder / Handlingsplan Ansvarig Klart datum Uppföljning graden av risk Risk att tidsbesparingen kan generera att fler arbetsuppgifter läggs på personalen. 2*2=4 Uppföljning efter införandet måste göras. Jämföra beläggningsgrad i Lapscare före och efter införandet. Respektive Sektionschef 6 månader efter Avvakta Risk att problem med tekniken uppstår. Risk att överföring av arbetsschema från Lapscare till mobiltelefonen inte sker. Krävs att servern fungerar som den ska. 1*2=2 Support finns att tillgå 24 timmar/dygn. Nycklar till alla brukare finns alltid att tillgå i lokalen. Rutiner måste upprättas för hur personalen ska agera om något inte fungerar. 2*3=6 Dimensionera servern utifrån mängden information som flödar. Respektive sektionschef IT Malmö stad införandet Klart innan införandet Klart innan införandet Avvakta Avvakta Risk att nyanställda inte får utbildning. Rutiner måste upprättas för hur personalen ska agera om överföring av arbetsschema från Lapscare till mobiltelefonen inte sker. 1*4=4 Rutiner måste upprättas för hur nyanställd personal introduceras. Tillägg i introduktionsmaterial att utbildning ingår. Upprättande av manual/ lathund. Upprättande av laminerat kort med fakta och instruktioner som personalen kan ha med sig. Tidsutrymme för personalen att kunna träna och öva sig i hur verktygen fungerar. Respektive Sektionschef Respektive Sektionschef Klart innan införande Klart innan införande Avvakta Övergripande rutiner/ riktlinjer för Malmö stad bör tas fram.

Deltagare vid riskbedömningen vid verksamhetsrådet i stadsområdesförvaltning Söder: Avdelningschef vård och omsorg Helen Hansson, enhetschef ordinärt boende Eva Hall, enhetschef särskilt boende Ewa Jakobsen, enhetschef HSL och bemanning Madeleine Moberg, HR-konsult Bahar Vargül, HR-konsult Karin Linden, assistent Maria Schöld, kvalitetscontroller Maria Eriksson, facklig företrädare kommunal Kerstin Svidén, facklig företrädare kommunal Kate Glantz Information på arbetsplatsträff datum: Genomförd datum: 2014-06-27 Behöver riskbedömningen tas upp i Samverkan? Ansvarig chef Helen Hansson, Avdelningschef vård och omsorg Skyddsombud / Elevskyddsombud Central samverkan Datum: 2014-08-11

Sociala investeringsfonden Bilaga 2 Lönekostnader Lön per månad Sem.dag 1,45% PO 38,46% Antal tjänster Lön per år Beräkningsgrund Sektionschef 34 000 493 13 266 0,75 573 108 6 tim/vecka*5 stadsområde Undersköterska 24 000 348 9 364 5,00 404 547 1 superanvändare/sof Projektledare 34 000 493 13 266 5,00 573 108 1 projektledare/sof TOTAL lönekostnad Övriga kostnader Beräkningsgrund Utbildningskostnader 15 804 kr/halvdag 2272 personal i obo 127 halvdagar. 18 pers/tillf. Inkl vikariekostnad. Fr 2016= 20 halvdag/år. Inköp av mobiltelefoner 1600 kr/st 1507 st Ökad månadskostn. 27 kr.enl beräkning av resp SoF. Från 2016= 100 st/år Inköp av lås inkl montering 1700 kr/st 5585 Brukare hemtjänst 7446*75% ansl.grad. Från 2016= 100 st/år Systemkostnader kommunlicens 1000000 kr/år Enligt uppskattning Stadskontoret TOTAL övriga kostnader: 1. Summa kostnader: 2. Prognostiserad kostnadsminskning av lönekostnader per år under och efter projekttid Minskning Personalkostnader 1% kostnadsminskning per år. (6 månader under 2015 därefter helår.) 3. Lån Sociala investeringsfonden 4. Resultat År 2015 en nettokostnad och från 2016 ett överskott 5. Återbetalning Sociala investeringsfonden 6. Resultat efter återbetalning

Årlig uppräkning av löner med 2,25% och övriga kostnader 1,3%. Bilaga 2 *Belopp i kr År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Totalt perioden År 2020-429 831 439 502 449 391 459 502 469 841 2 248 068 479 238 2 022 734 2 068 246 2 114 782 2 162 364 2 211 017 10 579 143 2 255 238 2 865 540 2 930 015 2 995 940 3 063 349 3 132 274 14 987 120 3 194 920 5 318 106 5 437 763 5 560 113 5 685 216 5 813 133 27 814 331 5 929 396 2 007 108 212 762 217 549 222 444 227 449 2 887 311 232 566 2 818 090 650 348 658 803 667 367 676 043 5 470 650 684 831 9 494 500 172 210 174 449 176 717 179 014 10 196 889 181 341 1 000 000 1 013 000 1 026 169 1 039 509 1 053 023 5 131 701 1 066 712 15 319 698 2 048 320 2 076 969 2 106 037 2 135 528 23 686 552 2 165 451 1. 20 637 804 7 486 083 7 637 082 7 791 252 7 948 661 51 500 883 8 094 846 2. 4 830 944 9 879 281 10 101 565 10 328 850 10 561 249 45 701 891 10 772 474 3. 10 000 000 10 000 000 4. -5 806 860 2 393 198 2 464 483 2 537 598 2 612 588 4 201 008 2 677 628 5. 0 2 393 198 2 464 483 2 537 598 2 604 721 10 000 000 6. -5 806 860 0 0 0 7 868-5 798 992 2 677 628

Malmö stad Stadskontoret Bilaga 3 Riktlinjer för Malmö stads sociala investeringsfond kring personalhälsa Inledning Av Malmö stads personalpolicy framgår att Malmö stad som arbetsgivare ska främja hälsa och säkerhet för medarbetarna genom att säkerställa en god arbetsmiljö samt bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. I arbetsmiljöprocessen har chefer och medarbetare ett antal verktyg för en kvalitetssäkrad process i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. En utveckling av det hälsofrämjande arbetet i Malmö stad bidrar till att minska kostnader för både sjukfrånvaro och personalomsättning. Att synliggöra hälsofrågorna, utveckla mätbära mål med fortlöpande uppföjning medverkar till att skapa hälsofrämjande arbetsplatser. Ett proaktivt hälsoarbete visar att vi är en attraktiv arbetsgivare som kontinuerligt förebygger ohälsa på arbetsplatserna. I detta arbete är det också viktigt att utveckla ett nytänkande kring metoder och åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. I våra förvaltningar finns flera exempel på hälsofrämjande insatser som friskvårdsaktiviteter, hälsokontroller, förebyggande arbete kring alkohol och droger, rökfri arbetstid, insatser för att minska upprepad korttidsfrånvaro, hälsoträdgård med mera. En social investeringsfond ska tjäna som ett komplement till Malmö stads befintliga satsningar på det hälsofrämjande arbetet. Kommunfullmäktige i Malmö stad fattade den 29 augusti 2013 beslut om att till kommunstyrelsen delegera rätten att besluta om tilldelning av medel ur den sociala investeringsfonden upp till 10 miljoner kronor avseende personalhälsa samt godkänna föreliggande riktlinjer. riktlinjer för social investeringsfond personalhälsa Riktlinjer Den sociala investeringsfonden ska användas för investeringar i förebyggande arbete som främjar personalhälsan och som samtidigt minskar risken för långtidssjukskrivningar och fysisk och psykisk ohälsa för medarbetare Malmö stad. Det kan handla om hälsofrämjande insatser, åtgärder som identifierar riskfaktorer och riskgrupper eller organisatoriska förändringar som främjar personalhälsan. Effekterna av investeringarna ska leda till minskade kommunala kostnader för sjukfrånvaro, lägre omkostnader för vikariehantering och högre frisknärvaro. Den sociala investeringsfonden ska vara ett komplement till Malmö stads befintliga satsningar på det hälsofrämjande arbetet och bidra till en positiv utveckling. STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 00 Org.nr. 212000-1124 [e-post] www.malmo.se

2 (3) Målgrupp Målgruppen för insatserna är alla Malmö stads medarbetare men insatserna behöver inte riktas direkt till medarbetare utan kan även vara av strukturell och organisatorisk karaktär. Ansökan kan också fokusera på kompetenshöjning för chefer och ledare för att upptäcka och förebygga ohälsa. Verksamhetsöverskridande arbete Den sociala investeringsfonden ska stimulera till att utveckla tvärsektoriell samverkan som kommer den enskilde såväl som arbetsplatsen till gagn. Ansökan till fonden är öppen för alla förvaltningar men minst två kommunala nämnder eller verksamheter måste samverka i ansökan och genomförandet. Samverkan kan utöver detta omfatta såväl kommunala bolag, som externa myndigheter eller andra aktörer. Vid samarbete med aktörer utanför Malmö stad får sökta medel endast avse att användas inom den kommunala delen av insatserna. Vetenskapligt stöd För att kunna förutsäga att en viss investering kommer att betala sig krävs ett gott stöd för att insatserna kommer att medföra avsedda effekter. Sambandet mellan investering och insatsernas förväntade effekter ska ha stöd i vetenskap och/eller beprövad erfarenhet. Innovation Fonden syftar också till att främja utveckling och användning av nya metoder och arbetssätt som kan anses nyskapande i form eller innehåll som gagnar en hälsofrämjande arbetsplats. Detta kriterium för ansökan kan delvis uppfattas stå i motsats till att föreslagna insatser bör ha vetenskapligt stöd eller grundas på beprövad erfarenhet. Insatsformer kan dock vara nya eller pågående i Malmö och samtidigt vara en vidareutveckling av tidigare prövad och evidensbaserad verksamhet på annat håll. Uppföljning Det ska finnas en plan för hur satsningen kontinuerligt följs upp och hur utvärderingen ska göras. Fokus i uppföljningen ska vara både på inverkan på arbetsmiljö och personalhälsa som på ekonomiska effekter. Ekonomi Den sociala investeringsfonden ska användas för insatser som på sikt ger minskade kommunala kostnader. Genom årliga återbetalningar från de nämnder där avkastning /kostnadsminskning uppstår återställs det öronmärkta egna kapitalet som därmed kan användas för nya åtgärder. I varje ansökan ska anges vilka verksamheter som ska stå för de aktuella insatserna och hur kostnader fördelas på dessa samt vilka kostnadsminskningar insatserna förväntas medföra på sikt och i vilka verksamheter. Det ska även anges när och i vilken omfattning återbetalning ska ske. I samband med att uppföljning av genomförda insatser rapporteras till kommunstyrelsen kan beslutad tidplan för återbetalning justeras.

3 (3) Ansökan Samtliga berörda nämnder/verksamheter formulerar gemensamt ansökan. Ansökan sker av berörda nämnder som ansvarar för projektet och projektets kostnader. Den aktuella insatsen ska harmoniera med befintliga satsningar och kommunens övergripande mål. Ansökan ska innefatta en beskrivning av insatsen: satsningens syfte och målgrupp satsningens innehåll och krav på resurser, personal etc satsningens förväntade effekter tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad, avkastning över tid och återbetalning vilka verksamheter som berörs översikt på liknande satsningar hänvisning till vetenskap eller beprövad erfarenhet modell för uppföljning och utvärdering hur arbetet med utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering har beaktats Beredning av beslut Initiativ till ansökan om medel ur den sociala investeringsfonden kan tas av nämnder i Malmö stad. Ansökningarna behandlas två gånger per år, kommunstyrelsen beslutar om tilldelning av medel vid sammanträdena i april och november. Ansökningarna bereds av stadskontoret. Stadskontoret ansvarar för att en referensgrupp bestående av relevanta resurspersoner medverkar för en allsidig bedömning av ansökningarna. Referensgruppen bereder genom att bedöma den vetenskapliga och ekonomiska hållbarheten samt hur väl ansökan i övrigt förhåller sig till de ovan nämnda riktlinjerna för nyttjande av medel ur den sociala investeringsfonden. Referensgruppen lämnar underlag för beslut om tilldelning av medel. Ansökningarna behandlas av personalberedningen innan de tillställs kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutar i ärendet på delegation av kommunfullmäktige.