Långsiktig digital informationsförsörjning vid Högskolan Dalarna En rapport efter genomförd förstudie om e-arkiv våren 2016 Dnr: HDa 1.5-2016/414 Ansvarig: Förvaltningschef
Innehåll Bakgrund... 4 Syfte med förstudien... 4 Arbetsgrupp... 5 Vad är e-arkiv?... 5 Vad är mellanarkiv respektive slutarkiv?... 5 Vad är nyttan med e-arkiv?... 6 Omvärldsbevakning... 6 Riksarkivet... 6 Statens servicecenter... 7 Lärosäten... 7 Kommande forsknings- och innovationsproposition... 8 Regelverk... 8 Tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag, arkivlag... 8 Riksarkivets föreskrifter... 8 Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter... 9 Dataskyddsförordningen och personuppgiftslagen... 9 Lagen om pliktexemplar av elektroniskt material (e-plikt)... 9 Leverantörer... 10 Nuläge... 10 Informationskartläggning... 10 Informationsvärdering... 11 Bevarandestrategi... 11 Förvaltning av ett e-arkiv... 12 Kostnader... 12 2
Samverkan... 12 Prioriteringar... 13 Slutsatser... 13 Förslag till väg framåt... 14 Förberedelser för e-arkiv... 14 Övrig utredning... 15 Bilaga 1: Inventering av system/informationstillgångar... 16 Bilaga 2: Frågeställningar som använts vid inventeringen... 20 3
Bakgrund Vid Högskolan Dalarna är idag en stor del av verksamhetens information digital och lagras i IT-system eller på server. En del av den informationen behöver kunna återsökas och återanvändas under lång tid, både av verksamheten själv och av externa intressenter. Som myndighet genererar högskolan även så kallade allmänna handlingar, som ska tillhandahållas skyndsamt vid en begäran och där en stor mängd dessutom måste bevaras för framtiden. Tidigare har digital information som ska bevaras många gånger skrivits ut på papper för att sen levereras till centralarkivet för långtidslagring. I takt med att verksamhetens användning av IT-verktyg ökat, liksom mängden information som produceras, har valet allt oftare blivit att låta informationen ligga kvar i ITsystemet. Det stämmer dock sällan överens med de krav som ställts på systemet i samband med inköp eller utveckling, vilket innebär en osäkerhet kring hur väl högskolan kan säkerställa verksamhetens behov av långsiktig informationsförsörjning och leva upp till de krav som ställs på allmänna handlingar. Detta kan dessutom orsaka problem i form av informationsförluster och extra kostnader, t.ex. när ett IT-system ska avvecklas. Den ökade digitaliseringen i samhället har medfört ökade krav på en enkel, öppen, effektiv, men samtidigt säker och långsiktigt hållbar informationshantering hos myndigheterna. Detta avspeglas bl.a. i regelverken kring allmänna handlingar, öppna data, informationssäkerhet och personuppgifter samt i de ökade kraven på öppen tillgång till vetenskaplig information (Open Access). I dagsläget sker en snabb utveckling när det gäller lösningar för digital långtidslagring, vanligen kallat e- arkiv. Dessa lösningar ska göra det möjligt att leverera digital information från en mängd olika verksamhetssystem till ett system för långsiktigt bevarande. Informationen ska sen kunna återsökas i e- arkivet och presenteras mer eller mindre öppet för allmänheten, beroende på vilken typ av information det handlar om. Sedan tidigare har det funnits ett verksamhetsuppdrag för rektors kansli vid högskolan att införskaffa ett e-arkiv. Då genom att ansluta till ett projekt kallat SYLL, en samverkan mellan flera svenska lärosäten. Det projektet är nu nedlagt och en del lärosäten har redan valt annan e-arkivslösning, medan andra just nu utreder frågan. Statens servicecenter har dessutom fått regeringens uppdrag att ta fram ett e-arkiv för alla statliga myndigheters räkning. Något som kan komma att resultera i ett erbjudande, eller t.o.m. ett krav, om anslutning för statliga myndigheter runt 2018. Detta gör e-arkivsfrågan mycket aktuell att utreda även för Högskolan Dalarna. Syfte med förstudien Denna förstudie syftar till att åter väcka frågan om e-arkiv i verksamheten och att efter en nulägesanalys av behov och utmaningar presentera ett förslag på hur ett kommande införande och förvaltande av e- arkiv skulle kunna se ut på Högskolan Dalarna. 4
Arbetsgrupp Arbetsgruppen utgjordes av följande representanter: Bengt Eriksson, förvaltningschef och projektägare. Anja Hedqvist, arkivarie och projektledare. Magnus Höglund, IT-chef. Anette Lindgren, registrator/systemförvaltare W3D3. Annika Selin Larsson, systemförvaltare Primula. Lisa Eliasson, systemförvaltare Ladok. Vad är e-arkiv? E-arkiv är ett begrepp som används för att beskriva en modell eller ett system för långsiktig digital informationsförsörjning. I denna förstudie används följande innebörd, som baseras på den så kallade OAIS-modellen. 1 Ett system för långsiktigt bevarande av digital verksamhetsinformation. Med funktioner för inleverans, lagring, datahantering, återsökning och utlämnande. Samt resurser för administration och bevarandeplanering. Förutom de tekniska funktionerna för mottagande, lagring, datahantering, återsökning och utlämnande behövs en förvaltning av systemet som samordnar e-arkivets olika delar och kompetenser, utarbetar riktlinjer, hanterar behörigheter, säkerställer att bevarandeplaneringen fungerar och bevakar utvecklingen på området. Vad är mellanarkiv respektive slutarkiv? Som statlig myndighet kommer högskolan så småningom överlämna arkivhandlingar till Riksarkivet. Det blir högskolans slutarkiv. För att underlätta utlämnanden till allmänheten rekommenderas myndigheter behålla arkivhandlingar i verksamheten minst 10-20 år, för att personal med god kännedom om materialet ska kunna lämna ut det. Ett överlämnande till Riksarkivet kan dessutom bara ske efter ansökan och beslut. 2 Därmed finns ett behov för högskolan att kunna mellanlagra digitala arkivhandlingar. Den typen av arkiv, som inte är slutstation för handlingarna, brukar kallas mellanarkiv. 1 https://sv.wikipedia.org/wiki/oais-modellen, 2016-04-08. 2 Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet, http://riksarkivet.se/media/pdffiler/regler_for_leveranser_till_ra.pdf, 2016-03-08. 5
Vad är nyttan med e-arkiv? De nyttor med e-arkiv som brukar lyftas fram är bland annat: 3 Säkrar tillgång till digital information på lång sikt (långsiktig digital informationsförsörjning). Gör det möjligt att uppfylla lagkrav som offentlighetsprincipen. Förbättrar informationssäkerheten. Ökar rättssäkerheten. Förbättrar tillgängligheten till information, både internt och externt, särskilt till icke sekretessbelagd och icke känslig information. Gör det möjligt att leva upp till omvärldens förväntningar om öppenhet samt snabb, enkel och korrekt service. Kan bidra till verksamhetsutveckling och effektivisering, t.ex. genom ökad andel automatiserade administrativa flöden, en gemensam sökingång till all digital bevarandeinformation, förbättrade möjligheter att återanvända information och förenklad gallring av information som inte ska bevaras. Kan bidra till minskade kostnader p.g.a. minskat behov av manuellt arbete, mer självservice, avställning av äldre verksamhetssystem och minskat behov av arkivlokaler. Omvärldsbevakning Det sker en snabb teknisk utveckling när det gäller långsiktig digital informationsförsörjning, vilket i sin tur skapar både nya möjligheter och hot. Den pågående utvecklingen påverkar politiska beslut och regelverk för myndigheterna. Nedan presenteras ett urval av vad som sker på området just nu. Riksarkivet Riksarkivet arbetar sedan några år tillbaks med att ta fram så kallade förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er). Syftet med dessa specifikationer är att underlätta och standardisera informationsöverföring mellan olika system. FGS:er kan därmed användas som underlag vid inköp och utveckling av alla typer av informationssystem, däribland e-arkiv. I dagsläget finns en färdig FGS för e-arkiv. Riksarkivet arbetar dessutom med FGS:er för ärendehantering, personalsystem och arkivredovisning. Planen är att dessa ska bli klara under 2016. Eftersom verksamheter själva kan ta fram förslag på FGS:er, som Riksarkivet sedan kan fastställa, arbetar SUHF expertgruppen för arkiv och informationshantering med att ta fram ett underlag till FGS för utbildningssektorn. 3 Se t.ex. Förstudierapport e-arkiv, Karlstads universitet, Dnr C2015/262 och Förstudie e-arkiv, Eskilstuna, Enköping och Strängnäs kommun, http://skl.se/download/18.772895e214641fb368d7f8c7/1402561129356/earkiv_forstudie_eskilstuna_skl.pdf, 2016-03-11. 6
Statens servicecenter Statens servicecenter (SSC) fick 2014 regeringens uppdrag att i samverkan med Riksarkivet utveckla en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Sju pilotmyndigheter fick samtidigt direktiv att ansluta sig till den kommande e-arkivstjänsten. SSC:s e-arkivstjänst ska erbjuda myndigheter stöd genom hela arkiveringsprocessen, från uttag av information ur de egna verksamhetssystemen till leverans och förvaltning av informationen i SSC:s e- arkiv. Respektive myndighet ska kunna välja omfattning på tjänsten utifrån behov. Även om SSC förvaltar själva e-arkivet kommer respektive myndighet fortsätta att äga sin information. 28 februari 2016 presenterade SSC sin delrapport för regeringen. Om regeringen beslutar att gå vidare ska SSC sen upphandla e-arkivstjänsten och pilotmyndigheterna ska därefter anslutas under 2017. Övriga myndigheter kommer därefter att kunna ansluta sig, vilket troligen blir möjligt tidigast 2018. För att kunna dra störst nytta av e-arkivstjänsten förespråkar SSC i sin delrapport en förordningsreglerad anslutning av statliga myndigheter, liknande den gällande elektronisk fakturahantering och den pågående förordningsreglerade anslutningen till SSC:s lönerelaterade tjänster. 4 Detta indikerar att högskolan med tiden skulle kunna få direktivet att ansluta sig. Lärosäten Som ett led i denna förstudie skickades en förfrågan om e-arkiv ut till nätverket för arkivarier på lärosäten. Av 19 lärosäten hade åtta valt lösning, och då en och samma produkt. Tre var på gång med ett införandeprojekt eller en upphandling, medan övriga åtta arbetade med förberedelser eller förstudier. Ett eventuellt framtida krav på anslutning till Statens servicecenters e-arkivstjänst är något som diskuteras löpande i arkivnätverket och som några i samband med förfrågan också uppgett spelat in vid val av lösning, men även vid valet att avvakta. Att många lärosäten valt samma lösning skulle kunna vara en fördel som ger påtryckningsmöjligheter gentemot leverantören när det gäller kommande utveckling. Lärosätena kan då också enkelt delge varandra framtagna modeller för informationsöverföring mellan system som är gemensamma. Utöver detta arbetar Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU) med ett projekt kallat Tilda, där de 2015-2017 själva bygger ett e-arkiv för arkivering och publicering av forskningsdata. 5 4 En förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv delrapport februari 2016, Statens servicecenter, sid. 29. 5 https://internt.slu.se/tilda, 2016-03-11. 7
Kommande forsknings- och innovationsproposition Baserat på EU-rekommendationer gav regeringen 2014 Vetenskapsrådet i uppdrag att ta fram nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information (Open Acess). Ett förslag som omfattade både vetenskapliga publikationer, konstnärliga verk och forskningsdata överlämnades till regeringen i januari 2015. I förslaget lyftes bland annat behovet av långsiktig informationsförsörjning fram. Arkivering och långsiktigt bevarande av forskningsdata är en nödvändig förutsättning för öppen tillgång till forskningsdata. Först när data är tryggt och säkert sparade kan de göras aktivt tillgängliga för andra. 6 Arbete pågår med den kommande forsknings- och innovationspropositionen, som kan komma att presenteras hösten 2016. Sex forskningsfinansiärer, där Vetenskapsrådet ingår, har efter uppdrag från regeringen lämnat ett underlag till propositionen. Eftersom en fungerande arkivering av forskningsdata anses vara en förutsättning för publicering av densamma föreslås regeringen bland annat göra en uppföljning av hur svenska lärosäten lever upp till ansvaret att arkivera och långsiktigt bevara forskningsdata som tas fram av forskare vid lärosätet 7. En annan aktör inom området forskningsdata är Svensk nationell datatjänst (SND) vid Göteborgs universitet, som arbetar på uppdrag av Vetenskapsrådet. De genomför just nu piloter med ett antal lärosäten, med syfte att ta fram en modell för hur arkiv, bibliotek och IT kan stötta forskare med hantering, arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata. Bibliotekschefen undersöker just nu möjligheterna för högskolan att delta i en sådan pilot. Regelverk Tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag, arkivlag En av våra grundlagar, Tryckfrihetsförordningen, reglerar vad som är allmänna handlingar. Dess regler gäller oavsett medium. 8 Det innebär att även nyare medier som e-post, sms, databaser, webbsidor och sociala medier omfattas av kraven i grundlagen. Därmed omfattas de också av offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Riksarkivets föreskrifter För statliga myndigheter föreskriver Riksarkivet vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras. 2009 beslutade Riksarkivet om en särskild föreskrift för elektroniska handlingar. Den innehåller krav på ett mer strategiskt arbete med bevarande av digitala allmänna handlingar. Bland annat ska alla statliga myndigheter numera upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och en plan 6 Förslag till nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information, Vetenskapsrådet, 2015, sid.19. 7 Analys och förslag till regeringens forsknings- och innovationsproposition, Redovisning av regeringsuppdrag (U2015/1362/F) gemensam analys från Energimyndigheten, Formas, Forte, Rymdstyrelsen, Vetenskapsrådet och VINNOVA, 2015, sid 32. 8 Tryckfrihetsförordningen, 2:3 1 st. 8
för hur de ska skyddas (plan för informationssäkerhet). 9 Högskolan fastställde en sådan strategi i början av 2015 (dnr DUC 2015/235/10). Däremot saknas bevarandeplaner, som enligt strategin ska upprättas för varje system/informationstillgång. Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter När det gäller informationssäkerhet utfärdar Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) föreskrifterna. De har hittills inneburit sådant som krav på ett systematiskt arbete med dessa frågor och klassificering av information, där bland annat sekretess och bevarandekrav kan spela in. MSB:s föreskrift har nyligen reviderats och ställer fr.o.m. 1 april 2016 även krav på rapportering av IT-incidenter, som t.ex. en informationsförlust. 10 Dataskyddsförordningen och personuppgiftslagen I december 2015 kom EU:s institutioner överens om en ny EU-förordning om dataskydd, som beräknas bli formellt antagen våren 2016. Därefter kommer Sverige och högskolan ha två år på sig att implementera dataskyddsförordningen, som då också ersätter den nu gällande personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen syftar bland annat till att stärka enskilda personers rättigheter, med sådant som utökade krav på information till registrerade, utökade möjligheter att motsätta sig registrering, utökad rätt att få uppgifter raderade samt rätten att få flytta med sig data, t.ex. mellan olika sociala nätverk. För företag, myndigheter och andra organisationer som samlar in personuppgifter ökar däremot kraven. Vid allvarliga incidenter med läckta personuppgifter ska berörda personer och Datainspektionen informeras om det inträffade. Förordningen innehåller också krav på riskanalyser inför behandlingar av särskilt integritetskänsliga uppgifter. Om en organisation bryter mot förordningen ska Datainspektionen dessutom kunna döma ut sanktionsavgifter på upp till 20 miljoner euro. 11 Lagen om pliktexemplar av elektroniskt material (e-plikt) Från 1 januari 2015 omfattas alla statliga myndigheter under regeringen samt alla kommunala myndigheter av lagen om e-plikt. Det innebär att ett pliktexemplar av digitala publikationer som gjorts tillgängliga för allmänheten ska levereras till Kungliga biblioteket (KB). Det som ska levereras är så kallade myndighetspublikationer, vilket motsvarar det som tidigare ofta levererades i tryckt form, t.ex. rapporter, utredningar, utbildnings- och informationsmaterial, avhandlingar och forskningsrapporter. 12 Det här innebär att Kungliga biblioteket ställer krav på leverans av samma handlingar som Riksarkivet så småningom vill ha för bevarande från högskolan. 9 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), RA-FS 2009:1. 10 Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet, 2016:1. 11 http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/eus-dataskyddsreform/#1, 2016-04-08. 12 http://www.kb.se/dokument/pliktleverans/epliktfolder_myndigheter_141021.pdf, 2016-04-04. 9
Leverantörer I dagsläget finns många leverantörer av e-arkiv på marknaden. Som exempel ingår hela 15 leverantörer i Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) ramavtal från 2013. Under förstudien bjöd vi in två leverantörer att berätta om sitt arbete med e-arkivslösningar. Den ena lösningen används redan av ett flertal lärosäten och den andra lösningen har kopplingar till nuvarande diariesystem. Nuläge Informationskartläggning För att beskriva nuläget genomfördes en inventering av var verksamhetens information förvaras och om det finns behov av/krav på att bevara den. Aktuell systemförteckning utgjorde en utgångspunkt, tillsammans med hittills sammanställda processkartor och lokala föreskrifter om bevarande och gallring. För en fullständig informationskartläggning skulle dock fler processer behöva kartläggas. Kartläggningen visade att ett 30-tal system innehåller information som enligt föreskrifter måste bevaras. Det finns därmed ett behov av digital långtidslagring på högskolan. Det visade sig också att informationen i flera fall lyfts över manuellt från ett verksamhetssystem till diariesystemet W3D3 för långtidslagring där. Frågan är om det skulle vara effektivare att integrera dessa system med W3D3 eller istället överföra informationen direkt till ett e-arkiv? En aktuell utmaning ser ut att kunna bli ett kommande byte av lärplattform från nuvarande systemet Fronter, där en stor del av den kursinformation som ska bevaras lagras idag. Dit hör slutligt schema, studiehandböcker, tentamensfrågor vid hemtentamen och kursutvärderingar. Tyvärr förekommer också att sådan kursinformation förvaras på andra ställen, t.ex. i gemensam eller personlig mapp på server eller på wiki.du.se. Det saknas idag instruktioner till lärare om var kursinformation som ska bevaras ska lagras när en kurs avslutas. Detta är något som lämpligen bör ses över i samband med ett byte av lärplattform, när nya rutiner ändå kan behöva utarbetas och implementeras. I samband med bytet behöver dessutom arkiveringen av kursinformationen i Fronter, och andra system som också avvecklas vid bytet, säkerställas. T.ex. om wiki.du.se skulle avvecklas samtidigt. I dagsläget omfattas alla publicerade föreläsningar av bevarandekrav, vilket gör att alla de system som innehåller dessa också omfattas av bevarandekrav. Enligt en inventering gjord av NGL-centrum i januari 2016 lagras föreläsningar på flera olika platser idag, bl.a. Mediaportalen, Connect, Itunes och YouTube. För att kunna gallra större delen av dessa krävs en gallringsframställan till Riksarkivet samt deras godkännande. Detta är ett arbete arkivarien påbörjat under 2016. Förhoppningen är att högskolan så småningom enbart ska behöva bevara ett forskningsurval, vilket skulle minska kraven på de system som används för inspelningarna. En annan fråga som diskuteras internt och externt är hantering av forskningsdata, från lagring under ett projekts genomförande fram till arkivering och ev. publicering. Idag är kravet från Riksarkivet att 10
forskningsdata ska bevaras minst tio år eller bevaras. Veteskapsrådet flaggar i sitt förslag till nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information för kommande krav på att forskningsdata dessutom ska kunna publiceras. Arkivet kan redan idag ta emot digital forskningsdata för lagring på särskild arkivyta på server, men en långsiktig lösning, som också möjliggör presentation av data, finns inte. Ett kommande e-arkiv skulle dock kunna ta emot forskningsdata och tillgängliggöra den data som får tillgängliggöras. Vid ett införande av e-arkiv kommer biblioteket vara en viktig samarbetspartner när det gäller upprättandet av rutiner kring eventuell publicering av arkiverade forskningsdata. Informationsvärdering Den information som påträffades vid inventeringen värderades utifrån lokala föreskrifter om bevarande och gallring. Av dessa framgår även ofta om någon information omfattas av sekretess. Dock saknas sådana föreskrifter för de processer som ännu inte kartlagts. Informationens känslighet värderades också utifrån personuppgiftsombudets förteckning över personregister. Det är dock inte helt säkerställt att alla personregister anmälts till personuppgiftsombudet. Inventering sker dock årligen. Informationssäkerhetsklassning har påbörjats av några få systemförvaltare, men återstår att göra för de allra flesta. Bevarandestrategi Högskolan har sedan februari 2015 fastställda regler för bevarande av elektroniska handlingar, vilket motsvarar en bevarandestrategi enligt Riksarkivets krav. Enligt denna ska behov av bevarandeplanering utredas redan vid inköp eller utveckling av ett system, samt resultera i upprättandet av en bevarandeplan för systemet enligt framtagen mall. För befintliga system ska detta göras som en del av den löpande förvaltningen. Ännu finns dock inget system som har en sådan bevarandeplan. Från några systemförvaltare framförs under inventeringen en önskan om mer stöd i arbetet med systemförvaltning, där arkivkrav bara är en av alla delar att ta hänsyn till. En systemförvaltargrupp efterfrågas, men IT-avdelningen har i dagsläget svårt att avsätta resurser för detta. 11
Förvaltning av ett e-arkiv Chefen för rektors kansli kan fungera som systemägare för ett eventuellt e-arkiv och arkivarien som systemförvaltare. IT-avdelningen bör kunna stå för den tekniska support som behövs lokalt. Det som ser ut att kunna kräva extra resurser är förberedelserna samt själva införandet och överföring av information från de första systemen. Kostnader Under förberedelse- och införandefasen kan det krävas utökade personella resurser inom arkiv, IT och den del av verksamheten som arbetar med systemförvaltning. Ett av de system som presenterats för arbetsgruppen kostar vid en grov uppskattning baserad på typisk kund ca 50 000-60 000 kr i konsulttjänster vid införandet plus 120 000 kr per år i licensoch servicekostnad. Totalt ca 180 000 kr första året. Därefter 120 000 kr per år. Den andra produkten kostar vid en liknande uppskattning 250 000 kr som engångskostnad, plus 50 000 kr per år i support- och underhållskostnad och 65 000 kr vid ett första införandeprojekt. Totalt ca 365 000 kr första året. (Då ingår koppling till diariet). Därefter 50 000 kr per år. Samverkan Statens servicecenters uppdrag att upphandla en e-arkivstjänst för statliga myndigheter bygger på tanken om att samverkan ska ge fördelar, som lägre kostnader. Om så blir fallet återstår dock ännu att se och bör bli tydligt tidigast under 2017 när pilotmyndigheterna börjar ansluta sig till tjänsten. Bland lärosätena har det tidigare gjorts försök att samverka kring e-arkiv, bland annat i projektet SYLL, som lades ned. Genom att många lärosäten redan idag använder samma verksamhetssystem bör det dock gå att samverka kring modeller för överföring av information till e-arkiv. Särskilt vid val av den e- arkivslösning som många andra lärosäten redan valt. Internt är det tydligt att frågor som rör långsiktig digital informationsförsörjning berör många delar av verksamheten, som systemförvaltare, arkivet, IT-avdelningen, informationssäkerhetsansvarig och inte minst användarna och ledningen. Ett väl fungerande e-arkiv kräver t.ex. sådant som kartlagda processer, informationskartläggning, uppdaterad arkivredovisning, anmälda personregister, informationssäkerhetsklassningar samt aktuell systemdokumentation och bevarandeplaner för förvaltade system. 12
Prioriteringar Vid ett eventuellt införande av e-arkiv behövs en prioritering av vilken information som ska överföras och i vilken ordning. Följande faktorer kan vara sådant som då ska vägas in: Finns så kallade FGS:er framtagna för ärendeslaget? Finns modeller för överföring till e-arkiv som redan testats av andra? Hur är informationen strukturerad? Hur ofta efterfrågas informationen? Är systemet på väg att avvecklas eller bytas ut? Skulle överföring till e-arkiv effektivisera eller på andra sätt höja kvaliteten på processen? Slutsatser Inventeringen visar att åtminstone ett 30-tal IT-system innehåller information som ska bevaras enligt de regelverk högskolan har att följa. (Förteckning över system/informationstillgångar, se bilaga 1). Det kan dessutom finnas andra skäl till att verksamheten vill ha tillgång till sin information på lång sikt, som att den efterfrågas både externt och internt. Det finns dessutom information, t.ex. forskningsdata, som idag arkiveras enbart på server, men som skulle behöva en mer långsiktigt hållbar lagringsplats och bra presentationsmöjligheter. Det finns därmed ett tydligt behov av digital långtidslagring av verksamhetens information i form av ett e-arkiv. Från flera system lyfts dessutom information som ska bevaras över manuellt till diariesystemet. Den informationen skulle lika gärna kunna överföras direkt till ett e-arkiv och därmed minskas samtidigt den manuella arbetsinsatsen som görs av registratorerna. Inventeringen visar även att många av de delar som behövs för en väl fungerande långsiktig digital informationsförsörjning ännu inte finns på plats. Det finns t.ex. en fastställd strategi för bevarande av elektroniska handlingar, men i praktiken saknas tydliga riktlinjer för hur inköp och utveckling av system ska gå till. Riktlinjerna för förvaltning av system tar inte heller upp dessa frågor. Redan vid inköp eller utveckling behöver frågan om eventuellt behov av långsiktig lagring väckas och beskrivas i en så kallad bevarandeplan för varje system. Systemförvaltningen kan dessutom behöva utvecklas och ges ett bättre stöd när även frågor om bevarande måste kunna hanteras. Flera processer återstår också att kartlägga, vilket innebär att denna inventering inte är helt komplett när det gäller vilken information eller vilka system som förekommer i verksamheten. Processkartläggningen är dessutom en viktig del i förberedelserna för ett e-arkiv, då de är helt avgörande för arkivredovisningens olika delar som klassificeringsstrukturen och beslut om bevarande eller gallring av information. Att Riksarkivet sedan 1 januari 2013 kräver en processbaserad arkivredovisning för alla 13
statliga myndigheter beror bland annat på den viktiga funktion den anses ha för en kontrollerad och väl fungerande informationsförsörjning i en digital verksamhet. 13 Processkartläggningen kan även underlätta arbetet med informationssäkerhetsklassning, som behövs för att kunna presentera informationen i ett kommande e-arkiv på ett säkert sätt. Samma sak gäller för arbetet med personregister enligt personuppgiftslagen. När det gäller kursinformation och publicerade föreläsningar finns särskilda utmaningar, som behöver utredas separat. Förvaltningen av ett e-arkiv beräknas kunna hanteras inom befintlig organisation, men däremot kan det krävas extra resurser i förberedelse- och införandefasen. Förslag till väg framåt Eftersom många av de delar som behövs för en långsiktig digital informationsförsörjning saknas i dagsläget föreslår arbetsgruppen att högskolan i första hand påbörjar förberedelser för ett införande av e-arkiv i enlighet med punkterna nedan, med målet att vara redo för ett införande senast 2018. Val av teknisk e-arkivslösning kan däremot ske när det blivit tydligare vad Statens servicecenters e-arkivstjänst kommer innebära för högskolan. Skulle behov av e-arkiv bli akut av andra skäl, t.ex. avveckling av lärplattformen, kan frågan lyftas tidigare. Förberedelser för e-arkiv För att kunna driva ett mer strategiskt och systematiskt arbete med högskolans långsiktiga informationsförsörjning, och aktivt arbeta med förberedelserna inför införande av e-arkiv, föreslås inrättande av en intern arbetsgrupp informationsförvaltningsgruppen. Gruppen ska bevaka och samordna de verksamhetsövergripande utvecklingsarbeten som behövs inom området informationshantering, t.ex. rörande informationssäkerhet, IT-säkerhet, systemförvaltning, personuppgifter/dataskydd, tillgängliggörande av data etc. och bör bestå av kompetenser från arkiv, registratur, informationssäkerhet, IT-säkerhet, systemförvaltning, personuppgiftshantering, publicering, verksamhetsutveckling eller liknande. Som sammankallande föreslås arkivfunktionen. Utarbeta riktlinjer för inköp och utveckling av IT-system, som tar hänsyn till behov av långsiktig informationsförsörjning och bevarandekrav. Uppdatera nuvarande riktlinjer för förvaltning av IT-system, så att de även tar hänsyn till behov av långsiktig informationsförsörjning och bevarandekrav. 13 Redovisa verksamhetsinformation - Vägledning till Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, Skrifter för offentlig förvaltning 2012:1, Riksarkivet, sid. 6. 14
Säkerställ att systemägare och -förvaltare får de stöd de behöver för uppdraget. Säkerställ förekomsten av bevarandeplaner för system som ska ha det. Säkerställ att processkartläggningar genomförs, då de är en förutsättning för att alla delar av arkivredovisningen finns på plats. Säkerställ att informationssäkerhetsklassning genomförs. Säkerställ att personregister anmäls till personuppgiftsombudet Övrig utredning Utarbeta rutiner för att säkerställa bevarande av kursinformation enligt gällande föreskrifter. Lämpligen görs detta i nära anslutning till införande av ny lärplattform. Fortsätt påbörjad utredning om gallring av inspelade och publicerade föreläsningar, gärna i samarbete med andra lärosäten. Utveckla och formalisera samarbetet mellan arkiv, IT och bibliotek, i syfte att ge utökat stöd till forskare vid lagring, arkivering och publicering av forskningsdata. 15
Bilaga 1: Inventering av system/informationstillgångar Information Förvaring Behov av e-arkiv Kommentar Utbildningsinformation Ladok Ja Gemensam förvaltningsorganisation med andra lärosäten Utbildningsinformation NyA Ägs och förvaltas av UHR. Ev. ärenden som ska bevaras lokalt, t.ex. överklagan registreras i W3D3. Utbildningsinformation Utbildningsdatabas Ja Lyfts manuellt in i W3D3 av akademisekreterare. Utbildningsinformation Kursplaner på Web Ett arbetsverktyg. Slutliga planer i utbildningsdb. Utbildningsinformation Examenssystem Info bevaras i Ladok. Kopia på pappersoriginal till arkivet idag. Utbildningsinformation HP-admin UHR:s system. Utbildningsinformation Mina sidor Information presenteras från andra system. Utbildningsinformation Welcome Information presenteras från andra system. Utbildningsinformation MoveOn Ja Bevarandeinformation i W3D3. Lyfts över manuellt. Utbildningsinformation SRS - Student recruitment System Tillfällig information för marknadsföringssyfte. Enbart applikation för att Utbildningsinformation Fronterrum Applikation säkerställa rum i Fronter. Utbildningsinformation Tentaminaskanning Gallring efter 2,5 år. Utbildningsinformation SUNET Survey Ja Exportfunktion beställd. Utbildningsinformation Survey kursvärdering äldre system Ja Ingen enhetlig rutin för bevarande utanför systemet har funnits. Utbildningsinformation VFU-system Klipp Tillfällig information för praktikplacering. Utbildningsinformation VFU-system Lurcom Tillfällig information för praktikplacering. Utbildningsinformation Hydraulikcertifiering Betyg finns i Ladok. Utbildningsinformation Fronter Ja Avveckling planeras. Utbildningsinformation Videochatt/streaming Ja Innehåller publicerade föreläsningar m. bevarandekrav. Utbildningsinformation Mediaportal Ja Innehåller publicerade föreläsningar m. bevarandekrav. 16
Utbildningsinformation Connect samtal.du.se Ja Utbildningsinformation Itunes Ja Utbildningsinformation YouTube Ja Utbildningsinformation Presenter (server) Ja Utbildningsinformation Wiki wiki.du.se Ja Utbildningsinformation Proproffs-provverktyg Ja Utbildningsinformation Utbildningsinformation Valda validering inom Lärarlyftet Valiweb validering inom VAL/Yrkeslärarprogram Utbildningsinformation Server, valfritt Forsknings- /utbildningsinformation DiVA Ja Ja Ja Innehåller publicerade seminarier, möten, föreläsningar med bevarandekrav. Innehåller publicerade föreläsningar m. bevarandekrav. Innehåller publicerade föreläsningar och informationsfilmer. Innehåller publicerade föreläsningar m. bevarandekrav. Innehåller kursinformation med bevarandekrav för vissa kurser. Används för digitala prov av vissa ämnen, t.ex. japanska. Lyfts manuellt in i W3D3. UHR:s system. Fråga om PUL-ansvar skickad till dem. Idag skrivs underlag ut ur systemet och arkiveras på papper. Extern leverantör-skellefteå kommun. Kursinformation som tentafrågor, studiehandböcker, som inte läggs i Fronter. Rutiner måste finnas! Gemensam förvaltningsorganisation. Forskningsinformation Server, valfritt Ja Kan arkiveras på arkivyta på server. Forskningsinformation Forskningsdatabas Ja Borde vara intressant att bevara för framtiden p.g.a. sammanställningen. Information om projekt finns även i diariet. Forskningsinformation Prisma Ja Lyfts manuellt in i W3D3. Externt ägt system. Lokalinformation Pythagoras (internhyra) Lokalinformation TimeEdit Ja/ Innehåller bara lokalbokningsschema, tillkommer gör andra schemahändelser som läggs till av läraren. Lokalinformation Passagesystem (Tidomat) Lokalinformation Larmsystem Lokalinformation Nyckeldatabas Lokalinformation Kemia 17
Upphandlingsinformation E-avrop Ja Ärendehantering W3D3 Ja Arkivförteckning Visual Arkiv Ja Verksamhetsinformation Linnea Diver Ärendehantering ReqDB Sammanställningar av information ur andra system. Ringa och tillfällig betydelse. Ärenden ska vid bevarande lyftas till andra system. Räkenskapsinformation Agresso Ja Inventarieinformation Nilex (inventarier) Ska bevaras som längst 10 år. Vad betyder kommande förordning Personalinformation Primula Ja till Statens servicecenter? Personalinformation PersonalDB Tillfällig information. Personalinformation ReachMee Ja Bevarandeinformation manuellt in i W3D3. Personalinformation Mia löneanalysverktyg Ja Bevarandeinformation manuellt in i W3D3. Bevarandekrav på beståndet, som även finns på annat håll (tidskrifter Bibliotekslåneinformation Sierra Ja och e-böcker). Webbinformation Extern webb Episerver Ja Inklusive moduler. Webbinformation Intranät Ja Webbinformation Mötesplatser Webbinformation Sociala medier Ja Facebook, LinkedIn, YouTube m.fl. Bilder Matton-extern databas Ja Bilder som visar verksamheten/är av framtida intresse bör bevaras. IT-infrastruktur, tjänster, licenser Nätverk (trådbundet och trådlöst) Tillfällig information utan bevarandekrav. Serverinfrastruktur Lagringssystem Telefonväxel Användare: UserDB, AD, Radius, CAS m.m. 18
Active Directory E-postsystem, Exchange E-postsystem, Cyrus Utskrifts- och kopieringssystem Persondatorplattform DUPC Persondatorplattform DUMac NetDB Licensdatabas 19
Bilaga 2: Frågeställningar som använts vid inventeringen Namn på systemet? Innehåller systemet bevarandeinformation? Innehåller systemet sekretesskyddade uppgifter? Innehåller systemet personuppgifter? Innehåller systemet känsliga personuppgifter? Har ni informationssäkerhetsklassat systemet? Finns uppdaterad systemdokumentation för systemet? Finns förvaltningsorganisation för systemet (tydligt utpekade ägare, förvaltare, tekniker)? Arkiveras någon information i dagsläget utanför systemet (t.ex. på papper eller överföring till annat system för arkivering)? Har en bevarandeplan upprättats, i enlighet med högskolans strategi för bevarande av elektroniska handlingar? Finns behov av framtida överföring till e-arkiv som ni ser det? Planeras avveckling eller byte av systemet inom de närmaste två åren? Har processen som systemet används inom ingått i någon processkartläggning? 20