1 (5) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM Diarienummer Tomas Öberg 08-731 30 55 2016-09-29 OSN/2016:168 Joséphine Orling 08-731 31 75 Verksamhetsuppföljning av avtal utifrån Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Birger Jarl vård- och omsorgsboende Den redovisade uppföljningen är en del av Lidingö stads samlade uppföljning och ger inte en fullständig bild av verksamhetens kvalitet. Andra uppföljningsmetoder är bland annat brukarundersökningar, individuell brukaruppföljning samt den information om patientsäkerhetsarbetet som framgår i tillgängliga vårdgivares patientsäkerhetsberättelse. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (SoL) Verksamheten är fördelad på sex våningsplan/avdelningar med nio boende per avdelning. Tre avdelningar har demensinriktning och tre har omvårdnadsinriktning. Totalt rymmer boendet 54 lägenheter med två personer från Lidingö stad. Inom verksamheten finns en person anställd med ett delat uppdrag som undersköterska och aktivitetsledare. Verksamhetsansvarig berättar om flertalet olika typer av gemensamma och enskilda aktiviteter som erbjuds där boende har egen tid med sin kontaktperson. Verksamhetsansvarig berättar vidare om ett forum för delaktighet som kallas boenderådet, där de boende tillsammans med verksamheten utformar dess utbud av aktiviteter och måltider. För att involvera de anhöriga i verksamhetensutformningen skickar verksamhetsansvarig månadsvis ut informationsbrev till anhöriga samt bjuder in till anhörigträffar fyra gånger per år. Förvaltningen ser positivt på att verksamheten har ett eget matkoncept där variationerna av maträtter diskuteras och bestäms tillsammans med de boende. Verksamheten erbjuder alltid minst två rätter att välja mellan, både till lunch och middag. Verksamheten har nyligen bytt matleverantör. Valet av ny leverantör skedde tillsammans med det boende. Verksamheten bedöms ha ett välskrivet och komplett ledningssystem för kvalitet. Till ledningssystemet finns rutiner beskrivna om hur arbetet ska utföras för berörda personer. Samtliga medarbetare har tillgång till datorer där ledningssystemet och verksamhetens lokala rutiner finns. Verksamhetensansvarig berättar att en del av introduktionen går igenom ledningssystemets olika delar. För att alla medarbetare ska vara uppdaterade i ledningssystemet anordnar företagets kvalitetschef en central workshop. Vid förändringar i rutiner eller andra delar i ledningssystemet informeras POSTADRESS Lidingö stad Omsorgs- och socialförvaltningen 181 82 Lidingö BESÖKSADRESS Stockholmsvägen 50 TELEFON 08-731 46 00 vx E-POST omsorg.social@lidingo.se INTERNET www.lidingo.se
2 (5) medarbetarna via APT och e-post. Verksamhetsansvarig berättar att alla som tagit del av förändringen begärs på ett läskvitto via e-post. Verksamheten har ett system för hantering och avvikelser och klagomål. Månadsvis redovisar verksamhetsansvarig inkomna och åtgärdade avvikelser och klagomål för kvalitets- och driftschef. Verksamheten bedöms ha en låg frånvaro bland personalen. För att säkerställa kontinuiteten av medarbetarna för de boende arbetar leverantören med kontaktmannaskap. Kontaktmannaskapet bedöms vara väl utvecklat hos leverantören, där ett exempel är att en medarbetare har till uppgift att säkerställa vikarietillsättning. Inom Birger Jarl vård- och omsorgsboende bedöms personalomsättningen vara något högre än hos leverantörens övriga verksamheter. Verksamhetsansvarig beskriver att några av orsakerna till omsättningen är naturliga, som pensionsavgångar, studieledigheter och byte av arbetsplats. Förvaltningen ser positivt på när verksamhetsansvarig beskriver att hon tillsammans med HR-avdelningen analyserar orsakerna och kontinuerligt följer upp uppsägningarna. Verksamheten har bemanning dygnet runt. För att bland annat säkerställa det fortlöpande kompetensbehovet berättar verksamhetsansvarig att de har utvecklat en samverkan med lärosätena samt att verksamheten använder sig av helgungdomar som resurspersonal. Vid granskningen kontrollerades två boendes sociala journaler och genomförandeplaner. Verksamheten har ett digitalt system för löpande social journalföring. Den granskade journalen visade bland annat att det fanns en löpande journalföring som saknade värdeord och upprättad i kronologisk ordning. I systemet fanns även genomförandeplaner som beskrev hur den boende önskade få sin hjälp- och stöd utformad. Den samlade bedömningen av uppföljningen är att Birger Jarl vård- och omsorgsboende bedriver en verksamhet av god kvalitet med ett tydligt kund- och anhörigperspektiv i centrum. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Inga. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Vid granskningen den sociala journalföringen saknades ofta åtgärder på de händelser som journalförts. Det innebär att läsbarheten och följdsamheten i dokumentationen
försvåras. Verksamhetsansvarig berättar att hon själv observerat detta och att det därför är ett utvecklingsområde under kommande år. 3 (5) Verksamhetsansvarig berättar att det inom verksamheten inte finns ett strukturerat och systematiskt anhörigråd. Förvaltningen skulle därför se positivt på om leverantören även erbjuder dessa mötesforum på Birger Jarls vård- och omsorgsboende. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Förvaltningen ställer sig frågande om aktivitetsledarens sysselsättningsgrad om 50 procent medger det utrymmet som krävs för att arrangera större gemensamma aktiviteter för hela verksamheten. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (HSL) Birger Jarl vård- och omsorgsboende bedöms som mycket väl fungerande. Det finns en tydlig organisation och ansvar för den hälso- och sjukvård som bedrivs. Vårdgivarens har på intranätet ett lättillgängligt övergripande ledningssystem som innehåller de styrdokument som krävs, för att säkerställa den hälso- och sjukvård som bedrivs inom ansvarsområdet. Styrdokumenten har lokalt anpassats av verksamhetsansvariga. Inga dokument finns i papper eller pärmar för att säkra aktualitet. Information om ledningssystemet ingår vid introduktion. Därutöver görs en genomgång av ledningssystemet med all personal var åttonde månad genom bl.a workshops av kvalitetschef. För att enligt uppgift förbättra hälso- och sjukvårdsinsatserna har vårdgivaren organiserat sjuksköterskorna i en gemensam hälso- och sjukvårdsorganisation med en samordningssjuksköterska på varje verksamhet. Detta utan att förändra sjuksköterskans omvårdnadsansvar för den enskilde. Vårdgivaren och verksamhetsansvariga inger att i alla delar ha kunskap vad som krävs för att kunna bedriva en god och säker vård inom lagstiftningens krav. Verksamheten använder sig av innovativa lösningar som elektronisk signering för bl.a läkemedelsadministrering och omvårdnadsåtgärder, för att på ett effektivare och bättre sätt säkerställa hälso- och sjukvård och omvårdnaden. Samtliga Kavat vårds ledningsansvariga inom verksamhetsområdet medverkade vid uppföljningsbesöket. Ledningen ger intryck av engagemang, kompetens och ansvarstagande. Den granskade patientjournalen följer i stort de krav som framgår i patientdatalagen men kan utvecklas för bättre spårbarhet. Vårdgivarens patientsäkerhetsberättelse finns inte tillgänglig på vårdgivarens hemsida. www.kavatvard.se
Leg. sjuksköterska finns stationerad alla dagar kl.07.00-16.00 tid därutöver ansvarar sjuksköterskepatrull för sjuksköterskeinsatser vid behov. Leg. arbetsterapeut finns i verksamheten tjänstgör i verksamheten på 40 %. Leg. sjukgymnast/fysioterapeut tjänstgör i verksamheten på 40 Leg. dietist finns att konsultera hos matleverantören för råd och stöd. 4 (5) Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Utsedd verksamhetschef HSL 29 måste anmälas till Inspektionen för vård och omsorgs vårdgivarregister. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Information om hur åtkomst till aktuell patientsäkerhetsberättelse är, bör finnas på vårdgivarens hemsida. Omvårdnadsdokumentationen enligt Patientdatalagen kan utvecklas för en bättre spårbarhet som att i vårdplaner tydliggöra vem som ansvarar för att fullgöra viss vårdåtgärd. Rutinen för förskrivningsprocessen av inkontinenshjälpmedel behöver beskrivas. Lidingö stads rutin och kostnadsansvar för medicinsk fotvård behöver följas för att säkerställa att berättigade lidingöbor får det. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Inga.
5 (5) Verksamhet Vårdgivare Kavatvård Metod Platsbesök i verksamheten och intervju med verksamhetsansvarig. Genomgång av ledningssystem, rutiner och dokumentation inom SoL och HSL. Medverkande Tomas Öberg, Lidingö stad Joséphine Orling, Lidingö stad Sanna Von Axelsson Nellie Andersson Lise-Lotte Henretta Ann-Catrin Rönnqvist Befattning Verksamhetsuppföljare (SoL) Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef Medicinskt ansvarig sjuksköterska Driftschef Kvalitetschef