ABCD Säters kommun Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5
ABCD Säters kommun Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnde/styrelse 1 5. Metod 1 6. Oberoende och integritet 2 7. Projektorganisation 2 8. Resultat av granskningen 2 8.1 Hur stor är omfattningen av kommunens föreningsbidrag? 2 8.1.1 Kommentar 3 8.2 Vilka nämnder hanterar föreningsbidrag och finns det fastställda regler och riktlinjer? 3 8.2.1 Kommunstyrelsen 3 8.2.2 Kulturnämnden 4 8.2.3 Socialnämnden 4 8.2.4 Barn- och utbildningsnämnden 5 8.2.5 Kommentar 5 9. Sammanfattande bedömning 5
1. Bakgrund Bidragsverksamheten i en kommun är till största delen en icke lagstadgad kommunal uppgift. Om en kommun ägnar sig åt bidragsgivning gäller likställighetsprincipen som innebär att bidrag ska ges till föreningar på lika villkor Revisorerna i Säters kommun har gett KPMG i uppdrag att granska hantering av föreningsbidrag i kommunen 2. Syfte Projektets syfte är att få en bild av den totala hanteringen av föreningsstöd i kommunen och följande revisionsfrågor ska särskilt belysas: Vilka regler finns för beviljande och utbetalning av föreningsstöd? Hur tillämpas reglerna? Vilka uppföljnings- och kontrollrutiner finns för beslut, utbetalning och uppföljning av föreningsstöd? Granskningen omfattar bidrag beslutade under åren 2007 2009. 3. Avgränsning Enligt uppdrag från revisorerna i Säters kommun har granskningen inte omfattat bidrag till vägföreningar och partistöd. 4. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser verksamhet inom kommunstyrelsens, kulturnämndens, socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens ansvarsområden. Rapporten är sakgranskad inom ekonomiavdelningen. 5. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med handläggare av föreningsbidrag. Granskningen har även omfattat de regler och riktlinjer som finns för föreningsbidrag i kommunen. Vi har även översiktligt studerat handlingar i ett fåtal ansökningar. 1
6. Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 7. Projektorganisation Mats Lundberg, certifierad kommunal revisor, har varit projektansvarig. 8. Resultat av granskningen Nedan följer en översiktlig sammanfattning om vad som framkommit i våra iakttagelser inom ämnesområdet. 8.1 Hur stor är omfattningen av kommunens föreningsbidrag? Direkta bidrag redovisas i tabellen nedan. Bidragen grundas på ansökningar, både årliga och tillfälliga och är ett uttag från kommunens redovisning år 2009, konto 4531. Tusentals kronor, avrundande belopp Kulturnämnden Studieförbund 450 Kulturarrangemang 100 550 Barn- och utbildningsnämnd Fritidsverksamhet 30 30 Kommunstyrelsen Föreningsdrift anläggningar 262 Stöd t Fritidsverksamhet 914 Näringslivsprojekt 253 Samlingslokaler och Biografmuseum 1464 Arrangemang 274 Partistöd 276 3443 Socialnämnden IFO, öppen verksamhet 318 Äldre, öppen verksamhet 198 Dagverksamhet 350 866 2
8.1.1 Kommentar I Kvalitetsnätverk Bergslagens rapport 2009 Kvalitets- och kostnadsjämförelse kring kommunernas arbete och samarbete med kultur-, fritids- och föreningsliv redovisas att Säters kommun ligger på snittet bland nätverkets kommuner i resurstilldelning till kultur- och fritidsverksamhet. Säters fritids- och kulturverksamhet har en andel om 4,8% av kommunens totala driftkostnad i spridning mellan 6,1% i Fagersta kommun och 3,9% i Gagnefs kommun. 8.2 Vilka nämnder hanterar föreningsbidrag och finns det fastställda regler och riktlinjer? Vid granskningen framkom att kommunen hanterar en mängd olika bidrag. För vissa bidrag finns av kommunfullmäktige antagna regler för andra sker bedömning/ beslut vid varje ansökan. För de bidrag som fullmäktige fastställt regler för finns delegation på beslutsrätt. På kommunens hemsida finns en förteckning över generella ungdomsbidrag, riktade ungdomsbidrag, bidrag till handikapporganisationer, bidrag till samlingslokaler och bidrag till kulturarrangemang. På hemsidan finns även bestämmelser, ansökningshandlingar och ansökningstider. I Säters kommun ger flera nämnder föreningsbidrag. På direkt fråga uppges att samordning förekommer mellan handläggare så inte en förening kan söka bidrag för samma verksamhet/aktivitet hos flera nämnder. 8.2.1 Kommunstyrelsen Inom kommunstyrelsens ansvarsområde finns hantering av föreningsbidrag på två förvaltningar; Kansliavdelningen och Gatukontoret. I budget finns även en sk föreningspott för oförutsedda behov under året. År 2010 är föreningspotten i budget 500 tkr. 8.2.1.1 Kansliavdelningen Kansliavdelningen svarar för generella ungdomsbidrag, riktade ungdomsbidrag, bidrag till handikapporganisationer och bidrag till samlingslokaler. Därtill finns av hävd evenemangsbidrag som ex.vis midsommarfirande, bidrag till spår och leder samt hyresbidrag under kansliavdelningen. Bidragsbestämmelserna är tydligt inriktade på de målgrupper som kan åtnjuta bidrag. Bidragsbestämmelserna finns även på kommunens hemsida. Bidragsbestämmelserna är fastställda av kommunfullmäktige. För de bidrag som söks vid sidan om de reglerade bidragen sker beredning inom kansliavdelningen, med beslut i kommunstyrelsen eller dess arbetsutskott. För dessa ärenden saknas speciella politiskt antagna riktlinjer. 3
8.2.1.2 Gatukontoret Gatukontoret har driftbidrag till föreningsskötsel av anläggningar. Varje anläggning som omfattas har en årsbudget, från vilka förbrukningskostnader som vatten, renhållning etc avräknas. Föreningens morot blir att hålla kostnaderna låga genom frivilligt arbete mm. Överskott kan nyttjas i föreningens löpande verksamhet eller överföras till nästkommande år. Kontrakt finns upprättat mellan gatukontoret och respektive förening därtill sker avstämningar under året. Gatukontoret har även tillfälliga föreningsbidrag till ex.vis städning av vägrenar. 8.2.2 Kulturnämnden Kulturnämnden har enligt reglementet ansvar för bidrag till allmän kulturell verksamhet/ kulturaktiviteter och studieförbund. För studieförbunden finns av kommunfullmäktige fastställda regler. Kultursekreteraren har delegation på bidrag inom allmänkultur upp till 5.000:- per ansökan. På belopp över 5.000:- har ordföranden delegation. Regler finns även för programverksamhet med motsvarande delegationsordning. Anmälan sker vid nästkommande nämndsammanträde. Nämnden har en särskild ansökningsblankett för bidragsansökan. Ansökan kan ske löpande under året men 15 november är sista ansökningsdag för innevarande år. Uppföljning av aktiviteten sker men inte regelbundet. Studieförbunden som erhåller statligt bidrag från Folkbildningsrådet kan erhålla kommunalt bidrag. Kommunfullmäktige har fastställt regler om bidragsmodell och ansökningsförfarande kulturnämnden svarar för handläggning, expediering och tolkning av det kommunala regelverket. Bidragsmodellen är uppbyggd med 70% grundbidrag, 20% volymbidrag och 10% riktat bidrag/kulturprogram. Redovisning sker genom den för samtliga studieförbund gemensamma STUV-redovisningen och på detta sätt följs den statliga bidragsmodellen. 8.2.3 Socialnämnden Socialnämnden har två typer av föreningsbidrag; volontäravtal och verksamhetsbidrag. Volontäravtalen finns med pensionsföreningar för deras uppsökande och hjälpande verksamhet i kommunen. Avtalen är skriftliga och gäller årsvis. Verksamhetsbidrag lämnas efter ansökningar, främst till läns-/ regionföreningar. Som exempel kan nämnas kvinnojouren Säter/Borlänge, äldreforum och IFOforum i Dalarnas Forskningsråds regi. Nämnden saknar ansökningsblankett för bidragsansökan. Ansökan kan ske löpande under året. Uppföljning av aktiviteten sker men inte regelbundet. Från bidragsmottagarna lämnas årsredogörelse eller motsvarande. 4
8.2.4 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden beslutade under år 2008 att inte fortsättningsvis lämna bidrag till föreningar med säte utanför kommunen eller sk riksföreningar. Nämnden lämnar bidrag till församlingars fritidsverksamhet - kyrkans barntimme. Nämnden saknar ansökningsblankett för bidragsansökan. Ansökan kan ske löpande under året. Uppföljning av aktiviteten sker men inte regelbundet. Från bidragsmottagarna lämnas årsredogörelse eller motsvarande. 8.2.5 Kommentar Antagna policys och riktlinjer finns för återkommande bidrag. Beslut om föreningsbidrag som saknar riktlinjer fattas direkt av styrelse/nämnd. Många policys och riktlinjer är åldersstigna, äldre än 5 år och bör uppdateras och antas på nytt politiskt. Delegationsnivån för bidrag bedöms vara på rätt nivå. Kommunens hemsida har tillfredsställande information om föreningsbidrag 9. Sammanfattande bedömning Omfattningen av Säters kommun bidragsverksamhet är svår att överblicka. Främst beroende på att många nämnder och förvaltningar handlägger bidrag. Antagna policys och riktlinjer finns för återkommande bidrag. Beslut om föreningsbidrag som saknar riktlinjer fattas direkt av styrelse/nämnd. Många policys och riktlinjer är åldersstigna, äldre än 5 år och bör uppdateras och antas på nytt politiskt. Detta främst för att säkerställa att ansökningar behandlas på ett likartat sätt och att inga föreningar förfördelas eller missgynnas. Det är viktigt att fastställa vilka kontroller som ska genomföras i samband med varje ansökan, exempelvis i en checklista. De avstämningar som utförs ska dokumenteras i checklistan. Vidare bör det byggas in ett kontrollmoment för att säkerställa att varje förening har utfört de aktiviteter som ansökan omfattat. En återrapportering bör ske till nämnden avseende utbetalda medel, vad medlen har nyttjats till och vilken effekt de har gett. Den sammanfattande bedömningen är att Säters kommun i allt väsentligt beslutar i enligt riktlinjer och policys och att handläggningen sker tillfredsställande. Säter dag som ovan Mats Lundberg 5