Rapport PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda, genomfört med stöd enl. förordningen (2014:835)

Datum Diarienummer 2016-06-28 Torsby MBR-2014-732 Boverket Box 534 371 23 Karlskrona Rapport PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda, genomfört med stöd enl. förordningen (2014:835) Torsby kommun ansökte i september 2014 tillsammans med de båda grannkommunerna Hagfors, och Sunne hos Boverket stöd för ett gemensamt nationellt projekt för utveckling av tillämpning av planoch bygglagen (SFS 2010:100). Bidrag 525 000 tkr beviljades av Boverket i december 2014, ärendenummer 33-79-1059 0041 och Boverkets diarienummer 1379-3178/214. Kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne i Värmland har sedan projektstart i november 2014 arbetat gemensamt med projektet. De respektive kommunerna har inledningsvis påbörjat var sin rutinbeskrivning. Men för att styra upp och ge andra kommuner stöd i sitt arbete med att upprätta rutiner har ett dokument som ska ge handledning för hur kommuner kan utveckla rutiner för handläggning tagits fram. Handledningen har utformats som en checklista för hur rutiner ska upprättas. Därefter har i samråd kommunerna emellan tre exempel på rutiner upprättats en för vardera kommunen. Rutiner och till rutinerna kopplat material kan utöver att de tillämpas i planhandläggning och planläggning användas som introduktion till nyanställda. Utöver rutinerna har i respektive kommun tagits fram ett antal mallar och exempel på handlingar som används i planarbetet. Dessa dokument är levande dokument som bearbetas kontinuerligt utifrån de erfarenheter som görs under arbetets gång. Torbjörn Almroth stadsarkitekt Besöksadress Nya Torget 8, Torsby Torsby kommun 5. Miljö- och byggkontoret 685 80 Torsby 0560-160 20 direkt 070-602 04 45 mobil 0560-160 00 växel 0560-160 25 fax torbjorn.almroth@torsby.se mbr@torsby.se www.torsby.se Sida 1 (4)

Kommentarer Sunne kommun Rutinen används som checklista under arbetet med att handlägga och upprätta detaljplaner. Det är en beskrivning som omfattar ca 36 sidor av vad som ska åtgärdas i olika skeden av planeringsarbetet. Genom att pricka av de olika momenten på checklistan får man ett dokument som redovisar vilka ställningstaganden och åtgärder som vidtagits. Arbetet med att upprätta rutiner har också visat på behovet att se över vilka mallar som används vid upprättandet av tjänsteskrivelser, behovsbedömning, planavtal och många fler. Rutin för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen), som tagits fram för Sunne kommun innehåller länkar till sådana dokument. Den upprättade rutinen och de till rutinen refererade dokumenten läggs i samma mapp i datorn. I digital form fungerar innehållsförteckningen som länkar till olika avsnitt genom att Ctrl-klicka på önskat avsnitt. Planhandläggaren bör alltid ha en komplett utskriven kopia av rutinerna på sitt bord och dokumentet kan också ligga öppet på i datorn. Kommentarer Hagfors kommun Arbetet med att upprätta rutiner i samverkan med Torsby och Sunne kommuner har varit positivt och resulterat i att ett huvuddokument har tagit form Rutin för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen), i Hagfors kommun. Rutinen är betydelsefull för att underlätta planhandläggarens arbete och förtydliga ansvarsfördelning och kommunikation mellan de som ingår i och berörs av detaljplanearbetet. Rutinen fungerar som en vägledning med checklistor vilket säkerställer planhanteringen bl.a. inför ställningstaganden och vid uppföljning. Varje pågående detaljplaneärende ska kunna relateras till planprocessens respektive skede och det förfarande som gäller. Dokumentet är utformat så att uppdateringar med viktiga förändringar och justeringar ska kunna göras regelbundet, kontrolleras och beslutas. Hagfors kommuns samhällsbyggnadsavdelning ansvarar för handläggning av detaljplaner samt för att upprätta kommunens egna detaljplaner fram tills de vinner laga kraft. Därefter används och tolkas detaljplanerna av Miljö- och byggkontoret. Samhällsbyggnadsavdelningen har en planhandläggare och en förvaltningssekreterare vilka lyder direkt under samhällsbyggnadschefen. En GIS-samordnare och en mättekniker finns tillgängliga på kommunförrådet. De lyder under GVA-chefen som lyder under samhällsbyggnadschefen. 2

Rutinen Bilagor klargör detaljplaneplanprocesser, tydliggör gällande lagstiftning och förklarar vilka typer av förfaranden som finns, används som checklista genom planprocessens olika skeden, vägleder vilket val av förfarande ett detaljplanearbete kan och skall följa, används vid uppskattning av tidplaner, säkerställer att respektive skede i planprocessen åtföljs av beslutsprocesser med beslut i rätta instanser inom Hagfors kommun samt expedieras och delges berörda parter, vägleder vid behovsbedömning och huruvida miljöbedömning och MKB behöver upprättas, vägleder hur urval sker av sakägarkrets och säkerställer samrådsförfaranden, bidrar till att skapa en gemensam och liknande arbetsstruktur för kommunens detaljplaneprojekt och handläggning, hantering och arkivering, både digitalt och analogt. En mall med datamappstruktur för digitala hantering och arkivering på nätverksplats har utvecklats. Önskvärd hantering av pappersdokument, arbetsmaterial och arkivmaterial i pärm- och mappsystem med innehålls-förteckningar anges och syftar till att utveckla strukturer för att effektivisera hantering, kommunikation och tidsåtgång. Ansvarsfördelning och interna beslutsprocesser inom kommunen ska justeras/redovisas. Rutinens olika kapitel och avsnitt fungerar som checklistor med hänvisningar till bilagor. I bilagorna återfinns aktuella dokument som mallar eller exempel på tjänsteskrivelser, planhandlingar och plandokument samt administrativa dokument. Bilagorna kan användas checklistor och utgångspunkt då planhandlingar, dokument och beslut ska upprättas under detaljplanearbetet. Rutinens olika moment checkas av steg för steg. På de checklistor man väljer kan noteringar och anteckningar om händelser göras och sparas. Under planprocessen kan synpunkter som leder fram till ställningstaganden att bearbeta planhandlingarna därmed förankras och lätt spåras. Ett system för digitala noteringar kan utvecklas. Arbetsbibliotek/datamappstruktur Rutinen anger hur detaljplaneärenden och rutinen med de refererade dokumenten ska hanteras på nätverksplatser och i datamappstruktur med döpt mapp. Planhandläggaren bör ha som vana att för varje planärende ha rutinen som checklista och göra noteringar som gör det lätt att spåra händelser och dokument (arbetsmaterial och dokumentation sparas i datamappstrukturen samt i planpärmar för respektive ärende). Då ett ärende vunnit laga kraft, expedierats och arkivhandlingar upprättats ska mappstrukturen och planpärmen rensas och erforderligt material arkiveras enligt rutinen. 3

Kommentarer Torsby kommun Rutin för Torsby kommun 2016-06-27 bifogas. Det är en beskrivning, checklista, som omfattar 46 sidor med vad som ska åtgärdas i olika skeden av ett planeringsarbete. Genom att pricka av de olika momenten på checklistan får man ett dokument som redovisar vilka ställningstaganden och åtgärder som vidtagits. Torsby kommuns miljö- och byggkontor ansvarar med sina två tjänster för samhällsplanerare för det dagliga arbetet med planläggning. Denna organisation har verkat i drygt tio år men nu pågår en omorganisation med flyttning av samhällsbyggnadsfrågor över till kommunstyrelsen. Den upprättade rutinen blir ett bra stöd i arbetet med att i detalj reglera hur arbetsuppgifter, befogenheter och ansvar ska fördelas. Arbetet med att upprätta rutiner har också visat på behovet att se över vilka mallar som används vid upprättandet av tjänsteskrivelser, behovsbedömning, planavtal och många fler. Både rutin och tillhörande kopplade dokument kommer att revideras enligt en ny organisation. Då kommer den upprättade Handledning för hur man arbetar med att upprätta rutin för handläggning av detaljplaneärende väl till pass. De till Rutin för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen), kopplade dokumenten placeras inför användandet i samma filmapp som huvuddokumentet, handläggningsrutinen. I digital form fungerar innehållsförteckningen i rutinen som länkar till olika avsnitt genom att Ctrl-klicka på önskat avsnitt eller genom s.k. hyperlänkar till de ca 50 nämnda dokumenten. Planhandläggaren bör alltid ha en komplett utskriven kopia av rutinerna på sitt bord och dokumentet kan också ligga öppet på i datorn. Till denna rapport har följande dokument upprättats: Handledning för hur man arbetar med att upprätta rutin för handläggning av detaljplaneärende daterad 2016-05-13. Rutin för Sunne kommun 2016-06-27 Bifogas till rutinen 18 st. kopplade dokument såsom mallar, exempel på tjänsteskrivelser, avtal etc. Rutin för Hagfors kommun 2016-06-28 Bifogas till rutinen 13 st. kopplade dokument såsom mallar, exempel på tjänsteskrivelser, avtal etc. Rutin för Torsby kommun 2016-06-27 Bifogas till rutinen 49 st. kopplade dokument såsom mallar, exempel på tjänsteskrivelser, avtal etc. Handledning och tre exempel på rutiner bifogas i E-brev. Vi kompletterar rapporten med ett USB med ovan angivna handlingar och då inklusive bilagor. Torbjörn Almroth Annika Ekblom Maja Hallberg/ Johanna Bergsman Torsby kommun Hagfors kommun Sunne kommun 4

2016-05-13 Torsby MBR-2014-732 Hur man arbetar med att upprätta Rutiner för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen) Miljö- och Byggkontoret Besöksadress Nya Torget 8, Torsby Torsby kommun 5. Miljö- och Byggkontoret 685 80 Torsby 0560-160 60 exp 0560-160 25 fax mbn@torsby.se www.torsby.se Sida 1 (13)

2 Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Innehåll och läsanvisning... 4 Reglementen och delegation... 4 Allmänt om handläggning... 5 Planbesked... 5 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning... 6 Program... 6 Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB... 7 Val av planförfarande... 8 Samråd... 8 Granskning... 10 Antagande... 11 Laga kraft... 12 Slutredovisning av planuppdrag... 12 Lagrum mm... 13

3 Bakgrund Torsby kommun ansökte i september 2014 tillsammans med de båda grannkommunerna Hagfors, och Sunne hos Boverket stöd för ett gemensamt nationellt projekt för utveckling av tillämpning av planoch bygglagen (SFS 2010:100). Ett bidrag beviljades av Boverket den 5 december 2014. Villkor var att åtgärderna ska vara klara senast den 30 juni 2016 och slutrapport ska vara Boverket tillhanda senast 1 september 2014. Kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne i Värmland har sedan projektstart den 12 november 2014 arbetat med ett gemensamt projekt som gått ut på att utveckla rutiner för handläggning och material för introduktion till nyanställda avseende detaljplanering i mindre kommuner. De bestämmelser i planoch bygglagen som reglerar handläggning vid upprättandet av detaljplaner och områdesbestämmelser gäller i alla kommuner från de allra största till de allra minsta. Kommunerna Torsby, Sunne och Hagfors har befolkning på 11 000 ± 2 000 invånare. Kommunerna gränsar till varandra men skiljer sig i karaktären åt med Torsbys skog och skidturism, Sunne jordbruk och kultur samt Hagfors, brukskommunen. Hur ska planoch bygglagen vid samhällsplanering, detaljplanearbete tillämpas i kommuner som dessa? Detta PM syftar till att ge tips om hur man kan arbeta fram lämpliga rutiner i den egna kommunen. De åtgärder som föreslås punktvis följer de skeden som ingår i en vanlig planprocess men innehåller också lämpliga överväganden inför uppstart och vid avslut av ett planärende. Tre exempel på rutiner i de tre kommunerna bifogas. I rutinerna finns hänvisningar till vilka kapitel och paragrafer i planoch bygglagen som påverkat hur rutiner formulerats. Angivna rubriker som följer utgör i princip också innehållsförteckning för en framtagen rutin. Det här dokumentet kan beskrivas som en attgöralista för upprättandet av handläggningsrutin för detaljplanearbete.

4 Innehåll och läsanvisning Den som ska del av en upprättad rutin bör inledningsvis få information om hur det upprättade dokumentet med rutiner är tänkt att användas. Planhandläggaren bör alltid ha en komplett utskriven kopia av rutinerna på sitt bord. Rekommendabelt är att göra utskrifter för respektive avsnitt och använda dem bocka av i dessa som i en checklista. Uppgift om, eller hyperlänkar till olika malldokument arbetas in i det skriftliga dokumentet. Läsanvisningarna styr upp dokumentets utformning men dokumentet innehåll utformas efter hand och då måste förstås läsanvisningar anpassas till detta. I samband med att handläggningsrutiner används kommer erfarenheter att tillkomma som kan motivera ändringar och tillägg i det skriftliga dokumentet. Detta är en process självklar för ett levande dokument. I de fall väsentliga ändringar gjorts över tid behöver kanske en rutin som denna, ett kvalitetsstyrande dokument, lyftas till beslutande nämnd för ett godkännande. En bra idé kan vara att beslutande nämnd en gång om året gör en översyn av alla gällande rutiner inom dess ansvarsområden. Reglementen och delegation Rutiner som upprättas riktar sig till handläggaren av ett detaljplaneärende. En första uppgift när handläggningsrutinen ska upprättas är att undersöka och beskriva hur arbetet med detaljplaner har organiserats i den aktuella kommunen. Här finns många varianter på hur befogenheter och ansvar fördelas och olika sätt att organisera verksamheten. De tre kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne har helt olika organisationer och därmed olika delegation. Plan- och bygglagen förutsätter att det är kommunfullmäktige som antar detaljplaner. Det finns möjligheter att delegera beslut om planläggning till kommunsstyrelsen som i sin tur har möjlighet att delegera vidare till t.ex. byggnadsnämnd. Det kan mycket väl hända att arbetet med handläggningsrutinen leder fram till att också kommunens delegation måste ses över.

5 Allmänt om handläggning Samordning inom förvaltningen eller/och med andra förvaltningar Det kan också bli aktuellt att ifrågasätta hur ansvar för översiktlig planering, planbesked (prioritering av detaljplanering), översiktlig planering ska fördelas och vilken del av organisationen som gör planjobbet. Hur ska arbetet bedrivas i den egna kommunen? Ta ställning till vem eller vilka som ska ta ansvar för handläggning av planärendet. Ska kommunen anlita extern planförfattare eller ska planhandläggaren eller annan utsedd intern planförfattare utses? Man bör ta ställning till om en styrgrupp, plangrupp ska bildas och hur den ska vara sammansatt. Gruppens uppdrag ska vara att ta fram planeringsförutsättningarna i det enskilda planärendet. Ange vilka andra inom kommunorganisationen men också externt som bedöms berörda av planarbete. I rutinerna bör det finnas uppgift om vilka berörda som ska kunna involveras i ett aktuellt planarbete. Hur ska remissförfarande genomföras? En standardiserad sändlista med bl.a. Länsstyrelsens och Lantmäteriets krav på handlingar bör upprättas. Hur ska handlingar i planärendet göras tillgängligt för beslutsfattare och remissinstanser? Beskriv tjänsteskrivelser ska utformas, hur expediering (finns separat rutin?) ska utföras. Planbesked Beskriv de alternativa sätt på vilket ett nytt planärende kan initieras. Är det kommunen själv genom kommunstyrelse, teknisk avdelning e.d. som initierar. Det kan vara en extern exploatör, planintressent som kontaktar kommunen om att få upprätta plan. Byggnadsnämnden (eller motsvarande) kan ta initiativ till ny planering utifrån gjord erfarenhet av t.ex. otidsenliga planer. Stadsarkitekten, samhällsplaneraren ska enligt 12 kap. 2 punkt 2, planoch bygglagen uppmärksamma kommunen på ev. behov av planläggning. Ett planarbete påbörjas i och med att kommunen efter ansökan eller begäran tar upp frågan om att lämna planbesked. Vem som beslutar framgår av reglemente och delegation. Beslut fattas efter vad som sägs i översiktsplan eller programhandlingar och utifrån allmänt önskad samhällsutveckling. Av rutinen ska framgå hur planer finansieras. Taxa för planbesked ska finnas. Vem ska stå för kommande plankostnader. Ska planavgift tas ut? Ska plankostnader belasta ett exploateringskonto? Mall för tjänsteskrivelse inför beslut om planbesked upprättas.

6 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning Upplägg av ärende Sedan ett planbesked lämnats startas ett planarbete. Handläggare har tidigare utsetts eller bör åtminstone utses nu. Ärendet ska diarieföras i kommunens diariesystem. Under arbetets gång kommer handläggaren att samla underlag, arbetshandlingar, dokument som på systematiskt sätt sparas i arbetsbibliotek och i förekommande fall diarieförs. Hur detta ska gå till bör framgå av rutinbeskrivningen. Det är lämpligt att från och med nu och i olika framtida skeden på kommunens hemsida redovisa det nya ärendet och vad det går ut på. Planavtal och kostnader Ett planavtal upprättas mellan kommunen och planintressenten. I avtal regleras ansvarsfördelning och vilken part som står för olika kostnader. Här är det lämpligt att upprätta mallar för avtal, ansvarsfördelning mellan parterna och också koppla en preliminär kostnadsbedömning till avtalet. Handläggningstid Ange hur tidplaner ska upprättas och införas i planbeskrivningen för planarbetet från planbesked till lagakraft. Program Om det i en plan som ska upprättas finns betydande intresse för allmänheten eller i övrigt planen är av stor betydelse kan det motivera att programhandlingar tas fram. Men det är kommunen själv bestämmer om ett program ska upprättas. Plan- och bygglagen kräver inte detta. I vilka lägen anser kommunen att program ska upprättas? Programmet kan underlätta planprocessen särskilt då stöd för en ny detaljplan saknas i översiktsplaneringen. Det finns inga uttalade krav på hur programhandlingar ska utformas. Men samråd ska hållas och följa planoch bygglagen. Följ sändlista och planoch bygglagen. I handläggningsrutinen formuleras hur programarbete ska förankras och hur samråd ska gå till. Hur når man ut till allmänheten i aktuell kommun? I den mån programhandlingen är tillräcklig som underlag för att göra en behovsbedömning är det en fördel om en sådan görs redan nu. Detta ska framgå av rutinen. Mall för tjänsteskrivelse om program (ev. behovsbedömning) tas fram.

7 Samråd Handläggaren anordnar inbjudan till samråd i handläggningsrutinen redovisas hur det ska gå till. I olika kommuner finns olika förutsättningar för hur man så effektivt som möjligt når ut till sin målgrupp. En redogörelse för samrådet ska upprättas. Mall för en sådan redogörelse tas fram. Det är kommunen som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt göra de kommentarer och förslag som kommunen har med anledning av synpunkterna. Sedan samrådsredogörelsen upprättats tas den upp för beslut om att godkännas och i en tjänsteskrivelse (mall tas fram) förslås beslut om godkännande och oftast också godkännande av samrådshandlingar baserade på resultatet av programsamråd. Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB Behovsbedömning Alla nya detaljplaner, oberoende av planförfarande, omfång eller innehåll, omfattas av kravet på att en behovsbedömning ska genomföras. Beslut ska fattas så tidigt som möjligt i planprocessen, gärna redan i programskedet om sådant genomförs. Begreppen behovsbedömning och miljöbedömning ska förklaras i rutinhandlingen. Ett avsnitt i rutinbeskrivningen redogör för hur behovsbedömningen ska utföras och vilka alternativa utslag som kan bli aktuella sedan behovsbedömningen genomförts. Behovsbedömningen ska resultera i ett underlag för beslut om en miljökonsekvensbeskrivning (MKB) ska upprättas eller inte. Ett annat av de projekt som genomförts med stöd från Boverket är Utveckling av behovsbedömning utifrån nya PBL. Det har resulterat i ett verktyg för genomförandet av behovsbedömning. Det görs liksom det här dokumentet tillgängligt på Boverkets webb-sidor. Verktyget består av en introduktion och sju checklistor; 1) Särskilda bestämmelser, 2) Kulturvärden, 3) Naturvärden, 4) Sociala värden, 5) Materiella värden, 6) Risker för människors hälsa eller för miljön samt en sjunde lista, Sammanvägd bedömning. I verktyget finns länkar till tillämpliga lagar och förordningar. I handläggningsrutin för planläggning anges hur detta verktyg ska användas. Ställningstagande i behovsbedömningen ska godkännas av nämnd eller styrelse beroende av delegation och organisation. Ny kunskap som tillförs planarbetet kan innebära att bedömningarna senare måste omvärderas och nytt beslut fattas. Gör mallar för olika tjänsteskrivelser beroende på vilket förslag till beslut som läggs fram. Om en miljöbedömning ska göras ingår bland annat att upprätta en miljökonsekvensbeskrivning. Beskriv i handledningen hur detta ska gå till.

8 Val av planförfarande Förfarande Ange i handläggningsrutinen vilket planförfarande som eftersträvas. Förfarandet ska följa de av Boverket angivna rutinerna för Standardförfarande, Begränsat förfarande eller Utökat förfarande. Visa i dokumentet vilka alternativa förfaranden som står till buds - beskriv dem. Upprätta mallar för tjänsteskrivelser som ger förslag till beslut om vilket förfarande som ska tillämpas. I tidigare PBL förutsattes att kommunen tog initiativ till ett tidigt samråd med länsstyrelsen där frågor om bland annat behovet av upprättande av program, planförfarande m.m. diskuteras. Detta kan numera göras nu frivilligt. Bestäm i handledningen hur överväganden om samråd ska göras med Länsstyrelsen och Lantmäteriet. Beskriv hur man kan växla över från olika förfaranden till ett annat, från standardförfarande till utökat eller begränsat planförfarande. Det är också möjligt att växla från utökat till standardförfarande. Beskriv vilka situationer som kan föranleda ändring av förfarande. Beskriv hur ett samordnat förfarande påverkar planarbetet. Förfarande vid ändring/upphävande I planoch bygglagen förutsätts att planer också kan ändras eller upphävas. Ändring av detaljplan, Boverkets allmänna råd 1991:2 gäller ännu oavsett att ny planoch bygglagen tillkommit. Beskriv vad ändring innebär, förfarandet och vad underliggande plan innebär och hur ärenden med ändring av detaljplan kan hanteras. Vid upphävande av plan gäller särskilda möjligheter att förenkla processen. Beskriv detta. Samråd Handlingar upprättas och bearbetas enligt resultatet av samråd och granskning steg för steg i de olika planskedena fram till antagandet och laga kraft. Samrådsförfarandet regleras i planoch bygglagen och anvisningarna här gäller generellt för olika planförfaranden men förfarandet vid samråd ska anpassas också till vilket planförfarande som tillämpas. Standardförfarande och begränsat förfarande Vid standardförfarande krävs inte i planoch bygglagen att en samrådsredogörelse ska upprättas. Ange om och varför man vid standard- eller begränsat förfarande ändå upprättar en samrådsredogörelse.

9 Ta fram ett exempel på samrådredogörelse att användas som mall. Av denna ska det framgå om planen godkänts av remissinstanser och sakägare. Beskriv övergång till begränsat förfarande och villkoren för att ta beslut om antagande i dessa fall. Utforma en inbjudan till samråd som tydligt visar att kommunen vill ha ett godkännande av planen. Detta gäller alla i samrådet, även berörda myndigheter och avdelningar. Om samtliga de inbjudna till samråd godkänner planförslaget kan man gå direkt till beslut om att anta planen enligt det begränsade förfarandet. Gör en tjänsteskrivelse, mall för beslut om antagande direkt efter samråd. Utökat förfarande För planer som genomförs med utökat planförfarande krävs till skillnad mot standardförfarandet och det begränsade förfarandet att det samråd som genomförs ska redovisas med en samrådsredogörelse. Ta fram mall för en sådan redogörelse. Ta fram mall för tjänsteskrivelse inför beslut om samråd. Handlingar för samråd I planoch bygglagen anges vilka handlingar som ska tas fram för samrådet. Redovisa dessa i handläggningsrutinen. Oftast finns behov finnas att utöver planhandlingar göra olika utredningar. Planhandlingarna kan därför kompletteras med övriga handlingar av intresse i planarbetet. I tidigt samråd med länsstyrelsen bestäms vilka utredningar som ska utföras. Grundkarta, fastighetsförteckning och sändlista Under arbetet med att ta fram en detaljplan ska man normalt, om det inte är uppenbart onödigt, därför upprätta en fastighetsförteckning. Plankartan ska vara upprättad på en grundkarta. Redovisa rutiner och principer för hur grundkarta och fastighetsförteckning ska tas fram.

10 Inbjudan - remiss När förslaget till plan har färdigställts, de obligatoriska planhandlingarna och övriga handlingar av intresse för planen upprättats och godkänts är planen klar för samråd. Upprätta en för kommunen anpassad sändlista som anger vilka berörda fastighetsägare, hyresgäster och myndigheter med flera som ska få planen på remiss. Fastighetsägare framgår av fastighetsförteckning och om det finns hyresgäster ska de också bjudas in. Undersök detta innan sändlista färdigställs. Ange rutin för beställning av grundkarta och fastighetsförteckning. Plan- och bygglagen reglerar vad en fastighetsförteckning ska innehålla. Beskriv detta. Godkännande måste dokumenteras på lämpligt sätt i de fall begränsat förfarande kan bli aktuellt. Inbjudan utformas så att ett godkännande framgår av det yttrande som efterfrågas. Arbeta fram en lämplig mall för inbjudan. Beskriv hur handläggaren ska hantera inkomna yttranden, avs. diarieföring, distribution för kännedom etc. Beskriv i vilka situationer ett samrådsmöte kan aktualiseras. Tydliggör i inbjudan till samråd vilka handlingar som ska vara föremål för yttrande. Utredningarna syftar till att ge underlag för utformning av innehållet i planbeskrivningen och planbestämmelser. De som yttrar sig kan söka stöd för yttranden om planhandlingarna i dessa utredningar. Det är således inte övriga handlingar som är föremål för samråd. Granskning I de fall granskning ingår i planförfarandet ska rutiner för detta skede beskrivas. Handläggaren ansvarar för att handlingar revideras enligt resultatet av samrådet och att rutiner för granskning följs. Beskriv vilka alternativ för granskning som finns, granskning kan utgå, granskning enligt standardförfarande eller granskning vid utökat förfarande. Beskriv också hur en övergång till annat planförfarande ska gå till. Ta fram mall för tjänsteskrivelser inför beslut i de tre alternativen och för övergång mellan olika planförfaranden. Gör en mall för underrättelse och meddelande och beskriv vad dessa dokument ska innehålla. Beskriv rutiner för hur underrättelse och meddelande ska hanteras. I utökat planförfarande är det aktuellt med kungörelse och för detta är det lämpligt att göra en mall. Information om öppethållandetider skall finnas i annonsen liksom upplysning om huruvida biotopskydd och strandskydd berörs. Om separat MKB upprättas ska detta anges. Beskriv hur annonsering ska göras för att uppfylla planoch bygglagens krav.

11 Ange vilka planhandlingar som ska tas fram. Utöver planhandlingar kan olika övriga handlingar förekomma att utgöra underlag för planen. Ange de som ska vara med och ge exempel på andra t.ex. utredningar m.m. som kan förekomma. Beskriv hur handlingar ska göras tillgängliga för granskning. Var kan man ta del av aktuella handlingar, Webb, utställningslokal, plankontoret? Utformning av kungörelse och förutsättningar för granskning är olika i olika kommuner. Här behövs bra rutiner som stämmer med den egna kommunens förutsättningar. För granskningen ska ett utlåtande upprättas. Beskriv hur detta ska tas fram, distribueras och hur det förankras politiskt. Mall för granskningsutlåtande och tjänsteskrivelse för beslut i nästa skede tas fram. Antagande Kommunfullmäktige antar planen vid utökat planförfarande men vid standardförfarande och begränsat förfarande kan antagandebeslut delegeras till nämnd eller kommunstyrelse. Beskrivning av rutiner för antagande anpassas till detta. Ange vem som ansvarar för att protokoll annonseras på kommunens anslagstavla och hur meddelande om detta ska distribueras och till vilka. Mall för meddelande om antagande tas fram. Redovisa vilka krav som länsstyrelsen och lantmäteriet ställer på distribution. Om det finns andra eventuellt aktuella myndigheter anges hur de ska få meddelandet. Beskriv hur besvärshänvisning ska hanteras och hur distribution görs till de som inte tillgodoses i samråd och granskning. Mall för besvärshänvisning tas fram dels för kommunfullmäktigebeslut men också om beslutet delegerats till annan nämnd eller styrelse. Om ett antagandebeslut överklagas ska rutiner finnas för hur detta hanteras. Endast de som under planprocessens delmoment yttrat sig skriftligen har enligt planoch bygglagen rätt att överklaga ett antagandebeslut vilket görs till beslutande myndighet, kommunfullmäktige eller delegerad nämnd eller styrelse. Ange hur diarieföring ska göras och ange vilka handlingar som sänds vidare till prövande myndighet.

12 Laga kraft Planen får laga kraft efter tre veckor om ingen överklagat men beskriv också andra alternativ för när planen får laga kraft. Överklagande, länsstyrelsens besked om överprövning kan försena laga kraftdatum. Planen får laga kraft det datum som länsstyrelsens överprövningsbeslut om detta datum är senare än datum för anslaget besluts nedtagande och ingen i övrigt har överklagat. Datum för Laga kraft kan försenas också om de som skriftligen lämnat synpunkter under planprocessen men vars synpunkter inte blivit tillgodosedda och därför överklagar. Då kommer planen att få laga kraft den dag slutligt beslut fattats i ärendet av högsta klagoinstans och detta beslut förstås innebär att överklagandena har avvisats. Rutiner efter att planen fått laga kraft anpassas till aktuell kommun och prövande myndigheter (länsstyrelsen). Ange hur planhandlingar ska bearbetas efter att planen fått laga kraft. Ange hur de ska distribueras. Kontrollera länsstyrelsens respektive lantmäteriets önskemål. Kontrollera om det hos länsstyrelsen finns önskemål eller krav på att lagakraftbevis ska upprättas och i så fall vilka som ska ta del av detta. Beroende på svar tas mall för lagakraftbevis fram. Lagakraft annonseras med kungörelse i dagstidningarna. Beskriv rutin för detta och ta fram mall för annons. Slutredovisning av planuppdrag Efter att planen fått laga kraft ska ärendet avslutas och ekonomiska uppgörelse genomförs. Detta gör på ett individuellt sätt i respektive kommuner. Beskriv hur sammanställning av kostnader och fakturering ska göras. Mall för kostnadsberäkning finns från uppstartsskedet denna beräkning ska bearbetas. Prislista för kopiering tas fram. Beräkning av timarvode görs utifrån timpriser beslutade av kommunfullmäktige. Beskriv var och hur planhandlingar ska redovisa på kommunens hemsida och var handlingar görs tillgängliga. Beskriv hur diarieföring av handlingar ska göras och var och vad som arkiveras i pappersform.

13 Lagrum mm Ange i ett avslutande avsnitt några av de viktigaste dokumenten vid planläggning. Här kan anges de viktigaste lagarna och förordningarna, allmänna råd, handböcker och vägledningar och andra övriga handlingar som kan ge stöd i planeringsarbetet. Utöver dessa förekommer beroende på detaljplanernas individuellt angivna syften för planinnehållet gällande speciallagstiftning och föreskrifter. I verktyget för behovsbedömning finns länkar till tillämpliga lagar och förordningar. Torbjörn Almroth Maja Hallberg Annika Ekblom Torsby kommun Sunne kommun Hagfors kommun

) Datum Sida 2016-06-27 1 (36) Handläggningsrutiner för detaljplaneärenden i Sunne kommun 2016-06-27 Maja Hallberg, planoch bygglovsingenjör Johanna Bergsman, planarkitekt Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org nr Sunne kommun Miljö,plan och bygg växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1.Miljö,plan och bygg Kvarngatan 6 0565-161 98 direkt johanna.m.bergsman@sunne.se 212000-1843 org nr 68680 Sunne Sunne 073-280 71 82 mobil fax

Sida 2 (36) Innehåll Handläggningsrutiner för detaljplaneärenden i Sunne kommun... 1 2016-06-27... 1 Maja Hallberg, planoch bygglovsingenjör... 1 Johanna Bergsman, planarkitekt... 1 Reglementen och delegation... 4 Allmänt om handläggning... 5 Samordning inom enheten eller/och med andra enheter... 5 Plangrupp... 5 Remissförfarande... 5 Distribution mm... 5 Planbesked... 6 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning... 7 Uppstart av ärende... 7 Planavtal uppdragsbekräftelse... 7 Handläggningstid... 7 Program... 8 Programsamråd... 9 Inbjudan till samråd... 9 Redogörelse programsamråd... 9 Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB... 10 Behovsbedömning... 10 Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)... 11 Val av planförfarande... 13 Planförfarande mm samråd med Länsstyrelsen... 13 Standardförfarande... 13 Begränsat planförfarande... 14 Utökat förfarande... 15 Val av utökat förfarande vid uppstart av planarbete länk tjänsteskrivelse... 15 Övergång till utökat förfarande länk tjänsteskrivelse... 15 Samordnat förfarande... 16 Förfarande vid ändring/upphävande... 16 Samråd... 18 Samråd vid olika förfaranden... 18 Samråd vid standardförfarande... 18 Samråd vid begränsat förfarande... 19 Samråd vid utökat förfarande... 19 Handlingar för samråd... 19 Planhandlingar... 19 Utredningar... 20 Plankarta med bestämmelser... 20 Grundkarta... 20 Beställning av grundkarta... 21 Inbjudan - remiss... 22 Fastighetsförteckning och sändlista... 22 Samrådsmöte... 24 Samrådsredogörelse... 24 Granskning... 25 1. Granskning utgår vid begränsat planförfarande... 25 2. Granskning vid standardförfarande... 25 3. Granskning vid utökat planförfarande... 25

Sida 3 (36) Underrättelse och meddelande om granskning... 27 Planhandlingar... 28 Kungörelse inför granskning... 28 Efter granskningen... 28 Antagande... 29 Överklagande... 31 Laga kraft... 32 Slutredovisning av planuppdrag... 33 Diarieföring och avslut av planärende, dokumentation... 33 Införing i objektsregister... 34 Förvaring av handlingar... 34 Lagrum mm... 35 Lagstiftning... 35 Förordning... 35 Allmänna råd... 35 Handböcker och vägledning... 36 Övriga handlingar... 36

Sida 4 (36) Reglementen och delegation Enligt delegeringsordningen beslutar kommunstyrelsens allmänna utskott om planbesked och planuppdrag (planoch bygglagen 5 kap. 2-5 ). Kommunfullmäktige beslutar om planarbetsprogram, som anger vilka detaljplaner (och områdesbestämmelser) som ska tas fram och i vilken ordning. Kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens allmänna utskott ansvarar också för översiktlig planering för användningen av mark och vatten enligt 3 kap. planoch bygglagen. Enligt delegeringsordningen ansvarar kommunstyrelsens allmänna utskott för handläggning enligt planoch bygglagen.

Sida 5 (36) Allmänt om handläggning Samordning inom enheten eller/och med andra enheter Plangrupp En gång i månaden träffas berörda tjänstemän, enhetschefer och verksamhetschefer för att diskutera olika plan och exploateringsfrågor. Remissförfarande Upprätta sändlista för vilka övriga förvaltningar och nämnder som ska ingå i remissförfarande. Distribution mm Ta del av dokumentet för distribution av handlingar till Länsstyrelsen se PM Ta del av dokumentet för distribution av handlingar till enligt anvisningar från Lantmäteriet (se PM) Ansvarig handläggare Planarkitekt och planhandläggare benämns planhandläggare i det här dokumentet. Planförfattare - kan vara samma person som är handläggare eller en extern konsult. Planhandläggaren ansavrar för att tjänsteskrivelse upprättas för beslut om planbesked, samråd, granskning och antagande. Planhandläggare ansvarar för utskick och av samråd och granskning. Planhandläggare ansvarar för att kungörelse upprättas om så erfordras. Planhandläggare ansvarar för att fastighetsförteckning finns och är aktuell (högst två månader). Planhandläggare ansvarar för information om pågående planarbeten på kommunens hemsida. Expediering av beslut Handläggaren ska i sin tjänsteskrivelse ange till vem beslutet ska skickas. Expediering görs också enligt Boverkets anvisningar. Förvaltningssekreteraren skickar ut beslut enligt tjänsteskrivelsen. Anteckning om att beslutet skickats skrivs in i ärendehanteringssystemet, W3D3, med uppgift om till vem/vilka, (bockas av på sändlista). Gällande rutin för diarieföring ska följas.

Sida 6 (36) Planbesked Alernativ 1 initiativ extern exploatör/intressent Från extern exploatör/planintressent inlämnas ansökan om planbesked till kommunstyrelsen. Alternativ 2 initiativ kommunstyrelsen Kommunstyrelsens allmänna utskott tar initiativ för att upprätta en detaljplan. Alternativ 3 initiativ planhandläggare Planhandläggaren, agerar enligt 12 kap. 2 punkt 2, PBL. Handläggaren tar upp frågan om eventuell detaljplaneläggning i kommunstyrelsens allmänna utskott. Fortsatt som ovan. Bygglovshandläggare kan vid handläggning av bygglov möta svårigheter med svårtolkade och/eller gamla och otidsenliga planer. De bör uppmärksamma planhandläggare om detta så att ev. ny plan, ändring eller upphävande av plan kan initieras i kommunstyrelsen allmänna utskott enligt punkt 3. Sedan initiativet tagits Inför beslut om att lämna planbesked ska kommunstyrelsens allmänna utskott bedöma om önskad planläggning följer översiktlig planering, (ÖP 2013 och ev. FÖP), och/eller i övrigt är önskvärd och lämplig. Allmänna utskottet har kommunstyrelsens delegation att göra detta. Kommunstyrelsen har delegerat till kommunstyrelsens allmänna utskott att ta besluten om planläggning enligt 5 kap. 2, planoch bygglagen. Ärendet diarieförs centralt av kanslienheten men överlämnas för beredning till miljö, plan och bygg som utser handläggare. Planhandläggare upprättar tjänsteskrivelse och att föredra det eventuella planärendet i kommunstyrelsens allmänna utskott. Om initiativ tas av extern intressent enligt punkt 1 är det givet att intressenten står för de kostnader som planläggningen för med sig, enligt kommunens gällande planoch bygglovstaxa. Kommunstyrelsens allmänna utskott ska inom fyra månader ta beslut om planbesked 5 kap. 4 planoch bygglagen. Beskedet/beslutet ska innehålla: Svar på om kommunen kommer att inleda ett planarbete, positivt besked eller negativt Angivande av skäl för att inleda eller inte inleda planläggningsarbetet Tidplan för när planen (eller ändring-upphävande) kan komma att antas Uppdraget att handlägga ärendet och ta ut avgift för planbesked har kommunstyrelsens allmänna utskott. Planavgift tas ut enligt planoch bygglovstaxan och beslutas av planarkitekt, planhandläggare eller enhetschef. Handläggaren: I tjänsteskrivelsen till kommunstyrelsens allmänna utskott checka av dessa punkter.

Sida 7 (36) Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning Uppstart av ärende En planprocess kan inledas med ett planbesked om när ett planarbete kan påbörjas Handläggare Handläggare är tjänstemän på miljö, plan och bygg dvs planarkitekten eller planhandläggaren Start av ärende Kanslienheten diarieför ett nytt planärende i W3D3, ärendehanteringssystemet. Ärendet får då automatiskt ett diarienummer. Handläggaren lägger in ett nytt arbetsbibliotek i utforskaren. (J:\Plan och bygglovenheten\planer\detaljplaner\pågående). För kostandsredovisning ska handläggaren beställa ett projektnummer hos ekonomiavdelningen, fyrsiffrig kod. Handläggaren upprättar den tjänsteskrivelse som behövs för att få beslut om planbesked av kommunstyrelsens allmänna utskott. Efter positivt beslut om planbesked ska handläggaren upprätta planavtal med bilagor för ansvarsfördelning och kostnadsbedömning. Planavtal uppdragsbekräftelse Kommunstyrelsens allmänna utskott har enligt 12 kap 2 plan-och bygglagen delegation på att ta de initiativ som behövs i fråga om planläggning. Se avsnittet Planbesked. Kommunstyrelsens allmänna utskott ska, vid extern exploatör/intressent, genom sina planhandläggare ta fram underlag och upprätta planavtal. I planavtalet regleras ansvars- och kostnadsfördelning. Det finns två olika uppdrag som kommunen utför, det ena är handläggning och det gör alltid kommunen. Det andra är att upprätta planhandlingar, detta kan göras av kommunen men exploatör/intressent kan även ta fram planhandlingar i egen regi. Plan- och bygglovstaxan innehåller därför två olika taxor för planläggning. Handläggningstid Erforderlig tid för samråds-, gransknings- och antagandeskedena regleras i PBL och i Boverkets föreskrifter. Planläggningsarbetet följer en tidplan som ska redovisas i avsnitt Genomförande i planbeskrivningen som är en av planhandlingarna. Tidplaneringen ska anpassas dels till kommunens årliga Tidplan för sammanträdestider och till länsstyrelsens årliga tidplan för Planberedningsdagar.

Sida 8 (36) Program Kommunen, kommunstyrelsens allmänna utskott, bedömer från fall till fall och avgör behovet av program. Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar även i sammanträde att ge miljö, plan och bygg i uppdrag att upprätta programhandlingar enligt 5 kap. 10 planoch bygglagen. Programmet kan underlätta planprocessen särskilt då stöd för en ny detaljplan saknas i översiktsplaneringen. Eftersom länsstyrelsens granskningsyttrande om översiktsplanen också ska följas vid detaljplaneringen kan ett positivt länsstyrelseyttrande i samråd om planprogrammet ge möjlighet att välja standardförfarande vid upprättande av den nya planen. Det som avgör om ett program ska upprättas är om det i en plan som ska upprättas finns betydande intresse för allmänheten eller i övrigt planen är av stor betydelse. Samma kriterier kan också motivera ett utökat planförfarande. Ett program kan också utgöra underlaget för att samordna intressen för flera framtida detaljplaner vilket i så fall ska framgå i programmets beskrivning. Exempel från Sunne kommun är Sundets handelsplats, öster om järnvägen i centrala Sunne. Programhandlingar Genomförandet av samråd om ett program följer 5 kap. 11 planoch bygglagen men handlingarnas innehåll och utformning är inte lika hårt reglerade i planoch bygglagen som vid de senare skedena i planprocessen. De handlingar som behövs är mer översiktliga och ska ställa frågor av principiell natur. Till exempel vad ett markområde ska användas för etc. Ta fram bilder och kartskisser som illustrerar syftet med kommande planarbete. Upprätta en översiktlig programbeskrivning över vad planen vill möjliggöra. Beslut I den mån programhandlingen är tillräcklig som underlag för att göra en behovsbedömning är det en fördel att denna utförs i ett så tidigt planskede som möjligt nu inför programskedet. Om handlingar för behovsbedömning av något skäl inte är färdiga för ställningstagande innebär det att beslut om behovsbedömningen får tas i ett senare skede. Beslut om de upprättade programhandlingarna kan godkännas för samråd, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Beslut om att program ska ligga till grund för detaljplan Och eventuellt beslut om behovsbedömning Sedan beslut om samråd fattats kan samråd för programskedet genomföras med medborgare, övriga lagstadgade remissinstanser (t ex kommunala myndigheter och förvaltningar, lantmäteriet och länsstyrelsen) och samrådkretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Länsstyrelsen har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i bl.a. programskedet - se PM. Lantmäteriet har också specificerat sina önskemål en PM.

Sida 9 (36) Programsamråd Inbjudan till samråd Handläggaren annonserar inbjudan till samråd i Sunnenytt. För medborgarna utannonseras en kortfattad beskrivning av planen och dess syfte, ev. illustrationer som visar vad planen vill möjliggöra samt en enkel karta i Sunnes lokala annonsblad (Sunnenytt) som delas ut till alla hushåll och företag i Sunne kommun. Samrådet gäller alltså alla medborgare, de som känner sig berörda enligt 5 kap. 11 1:a st punkt 4 enskilda i övrigt som har väsentligt intresse av förslaget. Övriga remissinstanser, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen, informeras med handlingar skriftligen. Lista finns upprättad och ajourhålls över de för Sunne kommun de aktuella remissinstanserna. I förekommande fall kan viss reducering av antalet remissinstanser göras beroende på planens innehåll. Vidare anges med ändring i planoch bygglagen från 1 januari 2015 viss lättnad i kraven på samråd med bostadsrättsinnehavare, hyresgäster, boende eller organisationer av hyresgäster, om det är uppenbart att förslaget saknar betydelse för dem. Samråd i programskedet benämns ofta samråd del 1. Vi undviker uttrycket del 1 - en beteckning som kan förvirra de som inbjudits på remiss i nästa skede, samråd del 2 utan något samråd del 1 har hållits. Redogörelse programsamråd Enligt planoch bygglagen 5 kap. 17 är det kommunen som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt göra de kommentarer och förslag som kommunen har med anledning av synpunkterna. Planhandläggaren gör förslag till kommentarer och åtgärder i samråd med planintressent och planförfattaren om extern sådan utsetts. Detta redovisas i en samrådsredogörelse. Kommunstyrelsens allmänna utskott ska med beslut i sammanträde avgöra om samrådsredogörelse för programsamråd kan godkännas och om de i enlighet med samrådsredogörelsen reviderade och kompletterade samrådshandlingarna kan godkännas för samråd. Planförfattaren genomför de i samrådsredogörelsen för programmet föreslagna åtgärderna och upprättar planhandlingar för samråd. Samrådsredogörelsen för programmet ska vara checklistan för detta arbete.

Sida 10 (36) Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB Behovsbedömning Alla nya detaljplaner, oberoende av planförfarande, omfång eller innehåll, omfattas av kravet på att en behovsbedömning ska genomföras. Beslut ska fattas så tidigt som möjligt i planprocessen, gärna redan i programskedet om sådant genomförs. Annars i samband med beslut om samråd. Behovet av en miljöbedömning, enligt 6 kap. 11 miljöbalken, utreds och beslutas i en behovsbedömning, som godkänns av kommunstyrelsens allmänna utskott. Det finns en mall för behovsbedömningar. Mallen är en typ av checklista där bedöms i vilken utsträckning genomförandet av planen påverkar miljön, både inom och utom planområdet. Handläggaren upprättar tillsammans med eller i samråd med miljöinspektör och miljöstrateg behovsbedömningen. Beslut i nämnden Ställningstagande i behovsbedömningen ska godkännas av kommunstyrelsen allmänna utskott. Bedömningarna är preliminära. Ny kunskap som tillförs planarbetet kan innebära att bedömningarna senare måste omvärderas och nytt beslut fattas. Exempel på beslut där bedömningen är att det inte är betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande 4. Planen ska upprättas med standardförfarande enligt 5 kap. 6 planoch bygglagen. Exempel på beslut där bedömningen är att det är betydande miljöpåverkan men mkb arbetas in i planbeskrivning formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande. 4. Planen ska upprättas med utökat planförfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. Exempel på beslut där bedömningen är att det är betydande miljöpåverkan och mkb ska upprättas formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande.

Sida 11 (36) 4. Planen ska upprättas med utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. Beslut om behovsbedömningen ska fattas så tidigt som möjligt i planprocessen, gärna redan i programskedet om sådant genomförs, annars i samband med samråd. Kommunens ställningstagande, kommunstyrelsens allmänna utskotts beslut, i behovs-bedömningen och behovsbedömningen ska så fort som möjligt göras tillgängligt för allmänheten och också fortsatt redovisas tillsammans med planhandlingarna i planärendet. Information och anslag på kommunens anslagstavla Det är handläggarens ansvar ett se till att beslutet om vilken bedömning som görs anslås på kommunens anslagstavla, på anslaget anges att behovsbedömningen finns tillgänglig på miljö, plan och bygg och på webbsidan, hemsidan är uppdaterad och varje detaljplan har en egen sida där planens syfte och en kort sammanfattning av planarbetet finns, det nya planärendet redovisas på kommunens webb-sidor under Pågående detaljplaner. Denna kompletteras med länkar till aktuella dokument t.ex. behovsbedömningen och en enkel kartskiss som visar aktuellt planområde. Enligt 4 kap. 33 punkt 4 planoch bygglagen ska planbeskrivningen innehålla en redovisning av de överväganden som har legat till grund för planens utformning med hänsyn till motstående intressen och planens konsekvenser. Här avses bl.a. miljökonsekvenserna. I de flesta fall leder behovsbedömningen till att miljökonsekvenserna kan inarbetas i ett av planbeskrivningens kapitel, Konsekvenser av planens genomförande men under vissa omständigheter måste en miljöbedömning göras. Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB) Det finns i 4 kap. 33 1:a stycket punkt 4 i planoch bygglagen ett krav på att planbeskrivningar ska innehålla redovisning av de överväganden som legat till grund för A - planens utformning med hänsyn till motstående intressen och B - planens konsekvenser varvid föreskrifter om krav på redovisningen i 6 kap. 12 och 13 miljöbalken ska följas. C - I 4 kap. 33 a planoch bygglagen krävs också att vid planering för bostäder ska i planbeskrivningen beräknade värden för omgivningsbuller vid fasad och eventuell uteplats redovisas. D - Om planen anger att mark får tas i anspråk för ett uppräknat antal ändamål enligt nedan ska planen bedömas få betydande miljöpåverkan och därför uppfylla kraven i 6 kap. 7 1:a och 2:a st. miljöbalken. Uppräknade ändamål enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen är 1. Industriändamål 2. Ett köpcentrum, en parkeringsanläggning eller något annat projekt för sammanhållen bebyggelse 3. En hamn för fritidsbåtar

Sida 12 (36) 4. Ett hotellkomplex eller en fritidsby med tillhörande anläggningar, utanför sammanhållen bebyggelse 5. En permanent campingplats 6. En nöjespark 7. En djurpark 8. En spårväg 9. En tunnelbana I miljöbedömningen ingår bland annat att upprätta en miljökonsekvensbeskrivning. Ett undantag! Om en miljökonsekvensbeskrivning upprättas för en järnvägs- eller vägbyggnad behövs inte upprättas ytterligare en för detaljplan för samma järnväg eller väg, 5 kap. 35 planoch bygglagen. Se också samordnat förfarande. Enligt 4 kap. 34 planoch bygglagen ska om genomförandet av planen innebär att den kan medföra betydande miljöpåverkan kommunen upprätta en miljöbedömning enligt 6 kap. 11 miljöbalken. Detta innebär att den betydande miljöpåverkan som en plans eller ett programs genomförande kan antas medföra identifieras, beskrivs och bedöms. I miljöbalkens 6 kap. 12 anges i 10 punkter vad en miljökonsekvensbeskrivning ska innehålla. Anvisningar om bl. a. detaljeringsgrad och bedömningar av omfattning regleras i 6 kap. 13 miljöbalken. Syftet med en miljökonsekvensbeskrivning anges i 6 kap. 3 MB.

Sida 13 (36) Val av planförfarande Beslut om vilket planförfarande som ska tillämpas fattas i kommunstyrelsens allmänna utskott. Planförfarandet ska följa de av Boverket angivna rutinerna för Standardförfarande, Begränsat förfarande eller Utökat förfarande. Planförfarande mm samråd med Länsstyrelsen I tidigare PBL förutsattes att kommunen tog initiativ till ett tidigt samråd med länsstyrelsen där frågor om bland annat behovet av upprättande av program, planförfarande m.m. diskuteras. Detta kan numera göras nu frivilligt. Rekommendation i Sunne kommun: Kommunstyrelsens allmänna utskott ska underlätta kommande samrådsförfarande genom att regelmässigt ta ett tidigt samråd med Länsstyrelsen. Med nya planoch bygglagen som gäller från 1 januari 2015 är det än mer viktigt att överväga genomförande av tidiga samråd med länsstyrelsen. Vid ett tidigt samråd tas frågan upp om programskede ska genomföras, lämpligt planförfarande och utredningar som bör tas fram innan samråd samt omfattningen av en ev. miljöbedömning Standardförfarande I Sunne kommun förutsätts att standardförfarandet är utgångspunkt för nya planer. Detta är också i enlighet med prop. 2013/14:126, sida 74, som anger att om det är möjligt bör kommunen handlägga ett förslag till detaljplan med standardförfarandet.

Sida 14 (36) Men om strandskydd finns eller börjar gälla då tidigare plan upphör ska utskottet ta ställning till om utökat förfarande ska tillämpas. Det är dock inte självklart att upphävande av strandskydd innebär att ett utökat planförfarande ska tillämpas vid upprättande av en ny detaljplan. Standardförfarandet enligt 5 kap. 6 planoch bygglagen kan tillämpas om förslaget till detaljplan är förenligt med översiktsplan, och/eller fördjupad översiktsplan och är förenligt med länsstyrelsens granskningsyttrande angående ÖP och inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse samt inte kan antas medföra betydande miljöpåverkan När något av dessa kriterier inte medger standardförfarande ska ett utökat förfarande tillämpas. Efter att samråd i standardförfarandet hållits finns tre alternativ till beslut i kommunstyrelsens allmänna utskott om hur man går vidare: 1 - Planen antas av kommunstyrelsen efter genomförd granskning. 1. För samrådet är det för standardförfarande enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen tillräckligt med en redogörelse i ett utlåtande men i Sunne kommun ska ändå en samrådsredogörelse upprättas. 2 - Planförfarandet ändras till begränsat förfarande, 5 kap. 18 planoch bygglagen 2. Handläggaren får om alla i samrådet godkänt planförslaget enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen till utskottet föreslå att begränsat förfarande är tillämpligt och ta ärendet direkt till kommunstyrelsen för beslut om antagande. Ex. tjänsteskrivelse. 3 - Planförfarandet ändras till utökat förfarande, 5 kap. 7 planoch bygglagen. 3. Tjänsteskrivelse med beslut om utökat planförfarande och granskning. Samrådskretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen får vid övergång till annat förfarande inte ändras såsom att nya berörda tillkommer eller utgår. Begränsat planförfarande Standardförfarandet justeras så att processen innebär ett enda kommunikationssteg, samrådet. Underrättelse och granskning utgår. Det är alltså möjligt att direkt efter samråd anta en detaljplan om samrådskretsen godkänt ett förslag till detaljplan redan under samrådet. Det kan till exempel handla om fall där planförslaget berör en åtgärd av mindre betydelse med en mycket liten och tydlig samrådskrets som berörs. Godkännandet ska göras aktivt av samtliga i samrådskretsen, även aktuella myndigheter. Planförslaget kan inte antas direkt om det skett ändringar efter godkännandet. Begränsat förfarande är snabbare och kostar mindre. För att kommunstyrelsens allmänna utskott ska få välja detta förfarande gäller att: förutsättningarna för standardförfarande är uppfyllda och planförslaget skriftligen godkänns av samtliga i samrådskretsen Inbjudan till samråd är utformad så att ett besked om godkännande kan lämnas på ett enkelt sätt, (OBS endast vid standardförfarande). Länken visar ett exempel på inbjudan.

Sida 15 (36) Om kriterierna är uppfyllda redan vid planeringsstart kan beslutet om att begränsat förfarande eftersträvas tas i detta skede. Tjänsteskrivelse med beslut om övergång från standard- till begränsat planförfarande och antagande av planen. Utökat förfarande Val av utökat förfarande vid uppstart av planarbete länk tjänsteskrivelse Beslutet om planform ska motiveras enligt punkterna nedan. Ett antagandebeslut kan överklagas och den som klagar har god chans att vinna gehör om inte motivet för valet av planform har varit tydligt och korrekt. Utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen ska tillämpas när förslaget till detaljplan om den inte är förenligt med översiktsplan eller länsstyrelsens granskningsyttrande om denna, är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt stor betydelse eller kan antas medföra en betydande miljöpåverkan, innefattar område (i de flesta fall men inte alltid se länk) med strandskydd gällande planen som ändras, ersätts eller upphävs omfattar mark med beteckningen A, mark för allmänna ändamål. Här ska nämnden överväga att tillämpa utökat planförfarande. Övergång till utökat förfarande länk tjänsteskrivelse Om det vid standardförfarande inkommer yttranden med synpunkter som kan uppfattas som principiella och övergripande bör kommunstyrelsens allmänna utskott överväga att övergå till utökat planförfarande se figur nedan. Här kan kommunen undvika länsstyrelsens överprövning eller överklaganden som kan komma att vinna vid prövning av i högre instanser.

Sida 16 (36) Det är möjligt att växla från standard till utökat förfarande och från utökat till standardförfarande men också från standardförfarande till förenklat förfarande. Ett byte från standard till utökat förfarande kan till exempel bli aktuellt om kommunen under samrådet uppmärksammar att planförslaget är av betydande intresse för allmänheten. Beslut om ändrat förfarande fattas av kommunstyrelsens allmänna utskott och detta kan göras under planarbetets gång. Den 5:e punkten föranleds av ett ärende i Torsby kommun då enligt en dom i mark- och miljödomstolen för ett upphävande av del av plan i Bograngen, Torsby kommun. Mark- och miljödomstolen krävde att enligt då gällande planoch bygglagen skulle normalt planförfarande tillämpas vilket i nya PBL närmast motsvarar det utökade planförfarandet med antagandebeslut i fullmäktige. Utgångspunkt ska vara att standardförfarande tillämpas även om det står ett A i planen. Annars ska, om det i samrådsyttranden visar sig att det finnas anledning att bedöma att det handlar om ett betydande intresse för allmänheten, utskottet besluta om övergång till utökat planförfarande. Eftersom inte kungörelse tillämpats enligt standardförfarandet ska det göras nu istället enligt planoch bygglagen och illustrerat i Boverkets figur ovan. Strandskydd införs med 100 meter om ny detaljplan ersätter en gammal. Vid ändring av detaljplan återinförs inte strandskyddet automatiskt. Tjänsteskrivelse med beslut om utökat planförfarande. Samordnat förfarande Begreppet samordnat planförfarande gäller enligt 5 kap. 7 a planoch bygglagen där en verksamhet har eller ska tillståndsprövas enligt 9 kap. 6 miljöbalken eller då en åtgärd har prövats eller ska prövas i vägeller järnvägsplan. Syftet är att undvika dubbelarbete och dubbla prövningar. Om miljöprövning görs i dessa sammanhang behövs ingen ytterligare parallell prövning för upprättande av en detaljplan. Detta påverkar innehållet i och hur handlingar i standardförfarande och utökat förfarande upprättas för samråd, granskning och antagande. Men om det samråd som genomförts enligt miljöbalken, väg- eller banlagen inte omfattat alla de som ska ingå i samråd för en detaljplan kan kommunen genomföra samrådet för detaljplanen med de som inte deltagit tidigare. Förfarande vid ändring/upphävande I 5 kap. 38 planoch bygglagen förutsätts att planer kan ändras eller upphävas. I princip ska förfarande väljas som vid antagande av detaljplan. I nya PBL har tillkommit två paragrafer som tar upp att genomförandetid ändras enligt 5 kap. 38 a eller hela eller del av planen upphävs 5 kap. 38 b. Ändring av detaljplan Begreppet ändring av detaljplan enligt plan och bygglagen togs upp i Ändring av detaljplan, Boverkets allmänna råd 1991:2. Den innebar bl.a. att "ändring av detaljplan" fick ny innebörd än vad som tidigare tillämpats. Det är sedan dess möjligt att ändra i detaljplaner på enklare sätt. Ändring av en detaljplan kan bli aktuell då en plan blivit otidsenlig men justeringar av bestämmelser fyller sitt syfte på ett enklare sätt än att planen helt ersätts med en ny. Ändring innebär att förutom ändringar gäller fortsatt den gamla planen som under-liggande plan. På den gällande planen kan ändringar redovisas i en textruta och sedan antas dessa ändringar. I övrigt gäller fortsatt den underliggande planens bestämmelser.

Sida 17 (36) I Boverkets Ändring av detaljplan, beskrivs lagändringens innebörd och dess praktiska konsekvenser. Fem exempel förtydligar hur ändring av detaljplan kan användas. Dessa Boverkets allmänna råd ansluter till gamla planoch bygglagen men är fortfarande aktuella som vägledning. Vägledningen "Ändring av detaljplan" hanterar arbetssättet vid ändring av detaljplan. Vid ändring av planbestämmelser ska enligt 5 kap. 38 planoch bygglagen ska tillämpas och väljas förfarande enligt principerna för antagande av ny detaljplan. Vid ändring bara av genomförandetid, (här förutsätts att genomförandetiden har gått ut eller kommer snart att gå ut), ska enligt 5 kap. 38 a planoch bygglagen begränsat planför-farande kunna väljas. Samråd enligt 5 kap. 11 krävs endast med kända sakägare inom planområdet och granskningen och kungörelse enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen utgår. Upphävande Begränsat planförfarande kan enligt 5 kap. 38 b planoch bygglagen kan väljas om genomförandetiden har gått ut och villkoren för val av standardförfarande uppfylls. Enligt 5 kap. 38 b 3:e st. ska man återgå till standardförfarandet om väsentliga ändringar görs i förslaget.

Sida 18 (36) Samråd Samråd vid olika förfaranden Handlingar upprättas och bearbetas enligt resultatet av samråd och granskning steg för steg i de olika planskedena fram till antagandet och laga kraft. Samrådsförfarandet regleras i 5 kap. 11, 11 a, 11 b, 11c, 12, och 13 i planoch bygglagen och anvisningarna här gäller generellt för olika planförfaranden men förfarandet vid samråd anpassas också till vilket planförfarande som tillämpas, standard, begränsat eller utökat. Se separat avsnitt om samråd då program ska upprättas. Samråd vid standardförfarande Samrådstiden är inte reglerad utan anpassas efter det enskilda ärendet. Samrådet ska av handläggaren redovisas med en samrådsredogörelse även om det är tillräckligt om samrådet redovisas i ett granskningsutlåtande. Samrådet kan genomföras på olika sätt. Det kan vara en skriftlig inbjudan Dokumenterade samrådsmöten Anteckningar från samtal E-post Samrådstiden är inte reglerad i planoch bygglagen. Handläggaren bestämmer lämplig tid från fall till fall. Det är enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen vid standardförfarandet tillräckligt att kommunen redovisar synpunkter från samrådet efter granskning i ett utlåtande tillsammans med de synpunkter som har kommit fram under granskningen. I praktiken kompletteras samrådsredogörelsen enligt resultatet av granskning och blir då ett granskningsutlåtande enligt 5 kap. 23 planoch bygglagen.

Sida 19 (36) Samråd vid begränsat förfarande Vid begränsat förfarande genomförs samrådet som i standardförfarandet men sedan övergår man om alla i samrådet godkänt förslaget till det begränsade förfarandet. För att det på så sätt ska vara möjligt att växla mellan förfarandena får inte andra än den ursprungliga samrådskretsen beröras. Oavsett att en samrådredogörelse vid sådant förfarande inte krävs enligt planoch bygglagen ska handläggaren ändå upprätta en sådan. Detta ger möjlighet, att med länsstyrelsen stämma av om utförda utredningar och undersökningar är tillräckliga. Det innebär i sin tur att länsstyrelsen inte ska behöva överväga att överpröva planen. Exempel på samrådsredogörelse. Av denna ska det framgå om planen godkänts av remissinstanser och sakägare. Om samtliga de inbjudna till samråd godkänner planförslaget kan man hoppa över granskningen och gå direkt till beslut om att anta planen i kommunstyrelsen enligt det begränsade förfarandet. Ex. tjänsteskrivelse. Samråd vid utökat förfarande För planer som genomförs med utökat planförfarande, (enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen), krävs till skillnad mot standardförfarandet och det begränsade förfarandet att det samråd som genomförs ska redovisas med en samrådsredogörelse enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen. Ex. samrådsredogörelse. Samrådet ska vid utökat förfarande kungöras enligt PBL 5:11 a. Ett samråd ska pågå minst tre veckor, 5 kap. 11a planoch bygglagen. Bestäm samrådstiden. Samrådstiden kan förlängas men får inte avkortas. Den anpassas lämpligen till Länsstyrelsens datum för inlämning och beredning. Handlingar för samråd Planhandlingar En detaljplan ska bestå av en karta med bestämmelser (plankarta) 4 kap. 30 planoch bygglagen. I en planbeskrivning förklaras hur man ska tolka kartans bestämmelser och bakgrunden till dessa samt anges hur planen ska genomföras, 4 kap. 31 planoch bygglagen. Vid utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen kan också ingå en MKB. I beskrivningen redovisas: Planeringsförutsättningarna Underlag tas fram och sammanfattas utifrån olika övriga handlingar: T.ex. utredningar av olika slag, geoteknik, buller, trafik etc. Planens syfte, huvuddrag, plandata Hur planen är avsedd att genomföras (Genomförandebeskrivning i eget avsnitt) De överväganden som legat till grund för planens utformning med hänsyn till motstående intressen och planens konsekvenser. Beskrivning av eventuell betydande Organisatoriska, tekniska, ekonomiska och fastighetsrättsliga åtgärder med redovisning av konsekvenser för berörda. ( Samordnat planförfarande ) - Särskild MKB upprättad för planen behövs inte om det finns en upprättad MKB för ett ärende som tillståndsprövas med stöd av 9 kap. 6

Sida 20 (36) miljöpåverkan enligt 5 kap. 34 planoch bygglagen. miljöbalken eller för väg- eller järnvägsplan. Miljökonsekvenserna beskrivs enligt 6 kap. 12 och 13 1:a st. MB. Om planen avviker från översiktsplanen Planen ska innehålla det illustrationsmaterial som behövs för att förstå planen. Vid plan för bostäder ska, om det inte kan anses obehövligt på grund av bullersituationen, finnas redovisning av buller vid bostadsbyggnadens fasad och uteplats. Redovisa på vilket sätt och skälen för avvikelsen. Här kan man hänvisa till ett positivt yttrande från länsstyrelsen i ett programskede. (4 kap. 33 2:e st. planoch bygglagen) (4 kap. 33 a planoch bygglagen) Utredningar Oftast finns behov finnas att utöver planhandlingar och som underlag för dessa göra olika utredningar. Planhandlingarna kan därför kompletteras med övriga handlingar av intresse i planarbetet. I tidigt samråd med länsstyrelsen bestäms vilka utredningar som ska utföras. Det är viktigt att detta genomförs eftersom endast överprövning återstår om länsstyrelsen finner att planen inte uppfyller de krav som de ansvarar att bevaka. Genom att regelmässigt sammanställa en samrådsredogörelse, även om detta inte krävs enligt valt planförfarande, kan efter att länsstyrelsen delgivits denna stämma av om undersökningar och utredningar är tillräckliga enligt länsstyrelsens uppfattning. Därmed kan förhoppningsvis deras enda alternativ i nästa skede, överprövning, undvikas. Vid behov av bevarande- eller skyddsföreskrifter i en detaljplan bör frågan om risk för krav på ersättning till berörd fastighetsägare beaktas. Avtal om att avstå från ersättning kan aktualiseras. Plankarta med bestämmelser Grundkarta Plankartan ska vara upprättad på en grundkarta. Grundkartan ska visa en ögonblicksbild av läget vid antagande av planen. Den får inte ändras sedan plan antagits. Grundkarta och fastighetsförteckning ska vara enligt 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen. Avgör om planområdet ligger utanför område där primärkarta har upprättats eller om primärkarta finns upprättad och omfattar planområdet. Primärkartor och grundkartor ska innehålla Basobjekt enligt kommunens standard. Med basobjekt menas byggnader, vägkant, slänter etc. Ytterligare objekt kan tillkomma efter önskemål från planförfattaren. Grundkarta ska normalt utföras för detaljplaner i skala 1:1 000 men kan om de blir alltför ohanterliga också få utföras i skala 1:2 000. Detta bör bestämmas tidigt så att textstorlekar och höjdkurvor kan anpassas till plankartan. Detta avgör handläggaren/planförfattaren.

Sida 21 (36) I skala 1:1000 ska enmeters höjdkurvor tillämpas och möjligen glesare vid skala 1:2000. Koordinatsystem ska vara SWEREF 99 13 30 och höjdsystemet RH 2000. Grundkartan ska levereras som DXF- eller DWG-filer. Beställning av grundkarta Handläggaren beställer grundkarta hos GIS för aktuellt planområde. Zooma in minst till skala 1:1000 i MyCarta så att objekt syns. Området för plan markeras på kartutdrag. Vilka basobjekt ska finnas med? Utöver basobjekten kan behov finnas att ta med t.ex. enstaka träd, större stenblock etc. Dessa tillägg listas upp av handläggaren i samråd med GIS. Mätningsavdelningen/GIS gör mätningar i fält och uppdaterar primärkarta och upprättar grundkarta enligt kommunens standard och med överenskomna tillägg.

Sida 22 (36) Inbjudan - remiss När förslaget till plan har färdigställts, 5 kap. 6 PBL, de obligatoriska planhandlingarna och övriga handlingar av intresse för planen upprättats, är planen klar för samråd. Efter godkännande av samrådshandlingarna i kommunstyrelsens allmänna utskott, görs inbjudan till remiss. Inbjudan anpassas till vilket förfarande som gäller, vanligen standardförfarandet. Exempel på tjänsteskrivelse inför sammanträde. Handläggaren administrerar inbjudan från kommunstyrelsens allmänna utskott. Om handläggaren bedömer det rimligt på grund av bl.a. att antalet sakägare är få kan övergång till begränsat förfarande övervägas. Då ska inbjudan göras så att ett godkännande från samtliga inbjudna kan inhämtas. Exempel på inbjudan standardförfarande. Om sådant godkännande ska inhämtas måste dessa dokumenteras på lämpligt sätt. Inbjudan utformas så att ett godkännande framgår av det yttrande som efterfrågas. Skriftligt är det säkraste sättet. Handläggaren kontaktar därefter de som inte i sitt yttrande godkänt planen likväl de som inte yttrat sig. Godkänns inte planen av alla som fått den på remiss måste en granskning genomföras enligt standardförfarandet eller en granskning efter en övergång till utökat förfarande. Om utökat planförfarande bestämts redan i uppstart av planärendet ska inledningsvis inbjudan göras med en kungörelse i dagstidningarna. Annars publiceras kungörelsen vid ev. övergång till utökat planförfarande i granskningsskedet. Fastighetsförteckning och sändlista Inför samråd och granskning måste kommunen veta vilka som anses berörda av planarbetet på ett sådant sätt att ska betraktas som sakägare. Att veta vilka som är sakägare är viktigt i samrådsskedet, i granskningsskedet och när man sänder ut underrättelse om att planen har antagits. Under arbetet med att ta fram en detaljplan ska man normalt, om det inte är uppenbart onödigt, därför upprätta en fastighetsförteckning, 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen. Beställning av fastighetsförteckning och grundkarta ska göras av handläggaren snarast sedan planområdesgränsen bestämts och ett kartunderlag en grundkarta har upprättats. Beställning av fastighetsförteckning görs hos Lantmäteriet, Lantmäteriet vill ha beställning enligt en blankett som de upprättat. Denna förteckning visar utifrån fastighetsägarperspektiv vilka som är sakägare i planärendet och det är därför viktigt att förteckningen är aktuell i de olika skedena av planprocessen. Lantmäteriet bedöms lämpliga som fristående myndighet att upprätta fastighetsförteckningen. Beställning görs via lantmäteriets kundservice. Fastighetsförteckningen är formellt inte en del av detaljplanen utan utgör ett underlag för planarbetet och ska ange vilka fastigheter som berörs av planförslaget och vilka fastighetsägare med flera som är sakägare. Det är en kvalitetssäkring att det är Lantmäteriet som får uppdraget att upprätta fastighetsförteckningen. Lantmäteriet upprättar den enligt vedertagen praxis och gällande bestämmelser. Även om det inte är Lantmäteriet som upprättat grundkarta ska Lantmäteriet av handläggaren ta del av aktuell grundkarta så att båda dokumenten redovisar samma uppdaterade fastighetsinformation. Av fastighetsförteckningen ska det framgå

Sida 23 (36) vilka fastigheter som är berörda, vilken berörd mark som är samfälld för flera fastigheter och vilka allmänna vattenområden som är berörda, vilka rättigheter som är berörda, och vilka fastigheter/bolag som äger rättigheterna vilka som äger fastigheterna, gemensamhetsanläggningar som är berörda och vilka som är ägare till de fastigheter som deltar i anläggningarna se 5 kap. 9 planoch bygglagen. Plan- och bygglagens krav på innehåll uppfylls därmed utom i fråga om berörda hyresgäster, bostadsrättsinnehavare, arrendatorer och ev. ägare av fastighetstillbehör på ofri grund, (byggnader). Enbart fastighetsförteckningen är inte tillräcklig information för att identifiera alla sakägare. Den formella fastighetsförteckningen täcker inte in de sakägare med bostadsrätt eller hyresrätt som finns i och anslutning till planområdet. Handläggaren ska utifrån fastighetsförteckningen, och kommunens standardsändlista upprätta en sändlista anpassad till aktuellt planuppdrag för samråd med angivna ägare i fastighetsförteckningen och komplettera sändlistan med uppgifter om ev. hyresgäster, arrendatorer, ägare av byggnader på ofri grund etc. Notera att de som inbjuds till remiss därmed utses att vara sakägare i formell mening! Yttranden i samrådet inhämtas från kommunala, regionala och statliga instanser enligt miljö, plan och byggs förteckning över remissinstanser och enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Utöver dessa ingår i remissen förfrågan till sakägare enligt fastighetsförteckningen. Handläggaren ska diarieföra inkomna yttranden eller bevaka att diarieföring görs av administrationen på kanslienheten. Dokumenten scannas och kopplas i W3D3 (ärendehanteringsprogrammet). I diariet ska framgå vilket skede ett samrådsyttrande avser, t.ex. Samrådsyttrande Mary Magnusson och Dan Svensson eller Yttrande granskning Trafikverket. Handläggaren ska omgående sända inkomna yttranden med synpunkter till planförfattaren, t.ex. extern plankonsult och/eller planintressenten för kännedom enligt överenskommelse inför planarbetet med respektive. Yttrandet skickas som PDF-dokument med E-post. Kommunstyrelsens allmänna utskott genom planhandläggaren och planförfattare genomför samrådet inklusive ev. samrådsmöten. I de fall dessa bedömer det lämpligt kan också exploatör/planintressent delta. Om ett samrådsmöte inte är praktiskt genomförbart inbjuds i stället fastighetsägarna och övriga sakägare (enligt lantmäteriets förteckning) till samråd genom att samrådshandlingar skickas till dem skriftligen med ett inbjudningsbrev. Övriga lagstadgade remissinstanser t ex kommunala myndigheter och förvaltningar, lantmäteriet och länsstyrelsen ges skriftligt underlag för sina remissvar över samrådshandlingarna. Samma adresslista som vid programskedet används. Listan skräddarsys av handläggaren genom strykningar och tillägg för det aktuella planärendet. Länsstyrelsen (se PM) och Lantmäteriet (se PM) har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i detta skede. När samrådstiden för samrådet gått ut gör planhandläggaren ett förslag till samrådredogörelse. Handläggaren upprättar sitt förslag i samråd med planintressent och planförfattaren vilket ibland kan vara en och samma person. Enligt planoch bygglagen 5 kap. 17 är det kommunen (inte konsulten) som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt de kommentarer och förslag som kommunen har med anledning av synpunkterna. I samrådsredogörelsen redovisas också anteckningar från ev. samrådsmöten.

Sida 24 (36) Exempel på samrådsredogörelse. Samrådsmöte Markägare och andra som är berörda av planen kan under samrådstiden inbjudas till samrådsmöte, men detta är inget krav i planoch bygglagen. Samrådsmöte genomförs antingen i både program- och samrådsskedet eller i bara det ena i syfte att skapa dialog och ge och få information i planärendet. Handläggare, planförfattare och exploatör/planintressent bedömer tillsammans om ett samrådsmöte behövs och kan underlätta planarbetet. De synpunkter som framförs redovisas med anteckningar från mötet. Anteckningar förs av sekreterare. Det är svårt att själv både leda ett möte och göra anteckningarna. Planintressenten bör också delta. Anteckningarna ska också redovisas i den samrådsredogörelse som upprättas för samrådet. Samrådet leds av planförfattaren och/eller handläggaren enligt överenskommelse. Det är viktigt att mötesdeltagarna informeras om att de måste lämna också skriftliga personliga yttranden för att kunna åberopa dessa vid ett eventuellt överklagande. Samrådsmöten kan hållas oavsett vilket planförfarande som valts. Samrådsredogörelse En samrådsredogörelse krävs inte enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen vid standardför-farande och begränsat förfarande. Vid utökat planförfarande ska däremot enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen en samrådsredogörelse upprättas. Handläggaren ska som standard i all planläggning ändå upprätta en redogörelse. Redogörelsen ska sändas till Länsstyrelsen så att de kan kommentera om det saknas något eller borde kompletteras utifrån det tidiga samrådet med Länsstyrelsen. Övriga handlingar t.ex. utredningar av olika slag trafik, naturinventeringar, buller, arkeologi, lukt, geoteknik, luftföroreningar, radonförekomst, kulturvärden, markföroreningar etc. m.fl. efter behov Utredningarna syftar till att ge underlag för utformning av innehållet i planbeskrivningen och planbestämmelser. De som yttrar sig kan söka stöd för yttranden om planhandlingarna i dessa utredningar. Det är således inte övriga handlingar som är föremål för samråd.

Sida 25 (36) Granskning Granskning utförs enligt 5 kap. 18-25 planoch bygglagen. Berörda sakägare har i samråd fått tillfälle att utifrån utskick av handlingar från Kommunstyrelsens allmänna utskott yttra sig över ett planförslag. Detta har redovisats i en samrådsredogörelse. Handläggaren ansvarar för att handlingarna revideras inför granskningen enligt vad som redovisats i redogörelsen. Tre alternativ finns inför ett eventuellt granskningsskede: 1. Ingen granskning - Om samtliga de som deltagit i samrådet (enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen) godkänner planförslaget (5 kap. 18 1:a st. planoch bygglagen) kan granskningen utgå. Nästa steg blir då att planen kan antas av kommunstyrelsen, (5 kap. 18 planoch bygglagen). Det är detta som kallas Begränsat förfarande. 2. Granskning två veckor - I standardförfarandet (5 kap. 7 planoch bygglagen) ska granskning genomföras. Det är kommunstyrelsen som sedan kan anta planen. 3. Granskning tre veckor - Alternativt kan samrådet leda till att övergång till Utökat förfarande. Kommunfullmäktige kan efter granskning anta planen. 1. Granskning utgår vid begränsat planförfarande Planarbetet vid begränsat planförfarande förutsätter att underrättelse och granskningsskede utgår. Enligt 5 kap. 18 a planoch bygglagen redovisas samrådet som ett gransknings-utlåtande enligt 5 kap. 23 planoch bygglagen. Gå vidare till antagande i kommunstyrelsen. 2. Granskning vid standardförfarande Beslut fattas i kommunstyrelsens allmänna utskott om godkännande av samrådredogörelse och granskningshandlingar samt beslut om att genomföra granskning. Efter ett samråd och sedan samrådsredogörelse upprättats (utförs även om det inte krävs enligt pbl) ska granskning genomföras. Därefter är det kommunstyrelsen som kan anta planen. Handläggaren skickar till samrådskretsen underrättelse om granskning enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen. Granskningen ska vid standardförfarande pågå minst två veckor enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen, men möjligen kortare om alla berörda är överens om detta. Handläggaren upprättar en Tjänsteskrivelse. Efter granskning upprättar handläggaren ett granskningsutlåtande (5 kap. 23 planoch bygglagen). 3. Granskning vid utökat planförfarande Utökat förfarande beslutat vid påbörjandet av planarbete: Planarbetet har vid utökat planförfarande (5 kap. 7 planoch bygglagen) startats med en kungörelse redan inför samrådsskedet. Efter samrådet med redogörelse ska underrättelse anslås på kommunens anslagstavla (5 kap. 19 planoch bygglagen) och samrådskretsen meddelas (5 kap. 20 planoch bygglagen) om granskning.

Sida 26 (36) Granskningen ska pågå i minst tre veckor enligt 5 kap. 11 a planoch bygglagen. Tiden ska förlängas för att kompensera för dagar som utgår på grund av helgdagar och får göras längre än tre veckor men inte kortare. Förslaget ska under granskningstiden hållas tillgängligt på kommunens webbsidor, på miljö, plan och bygg samt i biblioteket (5 kap. 21 planoch bygglagen). Exempel på tjänsteskrivelse om beslut fattas att från start av planarbetet arbeta med utökat planförfarande. Utökat förfarande beslutat som ändring av standardförfarandet till utökat sedan samrådet visat behov av en sådan ändring: Om utskottet fattar beslut om att övergå från standardförfarande till utökat förfarande har granskningen inte annonserats med kungörelser. I en övergång från standardförfarandet till utökat förfarande ska handläggaren: upprätta tjänsteskrivelse om beslut i kommunstyrelsens allmänna utskott om godkännande av samrådredogörelse och granskningshandlingar samt beslut om att genomföra granskning, kungöra i dagstidningarna NWT, FB, VF och Sunnenytt (5 kap. 11 b planoch bygglagen) att granskning ska genomföras enligt 5 kap. 18-21 planoch bygglagen och underrätta och meddela sakägare och myndigheter om granskningen samt att granskningen ska pågå i minst tre veckor enligt 5 kap. 11 a planoch bygglagen. Tiden ska förlängas för att kompensera för dagar som utgår på grund av helgdagar och får göras längre än tre veckor men inte kortare. Länk till exempel på tjänsteskrivelse övergång till utökat förfarande.

Sida 27 (36) Underrättelse och meddelande om granskning Underrättelse Handläggaren ska enligt 5 kap. 19 planoch bygglagen anslå en underrättelse på kommunens anslagstavla och samtidigt göra underrättelsen tillgänglig på kommunens webbplats. Handläggaren ska enligt 5 kap. 20 planoch bygglagen skicka underrättelsen också till ev. berörda kommuner Meddelande Senast den dag då underrättelsen anslås på kommunens anslagstavla ska handläggaren skicka meddelande, enligt 5 kap. 20 planoch bygglagen, om innehållet i underrättelsen till: - kända sakägare och myndigheter enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen 1:a st 3 och 4 d.v.s. enligt för det tidigare samrådet upprättade sändlistan. - Till meddelandet till länsstyrelsen ska bifogas förslagshandlingar och samrådredogörelse se deras PM. - Till Lantmäteriet skickas endast meddelandet se deras PM. Innehåll i meddelandet ska vara information om: vilket område detaljplanen avser, förslaget avviker från översiktsplanen, var detaljplanen finns tillgänglig för granskning, OBS! Kontrollera noga att öppethållandetiderna i annons och på huvudbiblioteket stämmer! Finns det helgdagar eller andra under utställningsperioden gjorda avsteg från ordinarie öppettider? Formaliafel här kan ligga till grund för överklaganden, hur länge granskningen pågår, (olika vid standard resp. utökat förfarande), till vem synpunkter ska lämnas och att den som inte senast under granskningstiden har lämnat någon skriftlig synpunkt på förslaget kan förlora rätten att överklaga beslut att anta planen.

Sida 28 (36) Planhandlingar Planhandlingar för granskning ska vara: Plan- och genomförandebeskrivning Plankarta med bestämmelser Grundkarta (ingår normalt i plankarta) 5 kap. 8 planoch bygglagen Ev. Miljökonsekvensbeskrivning Ev. fastighetsförteckning utan personuppgifter Övriga handlingar av intresse Samrådredogörelse 5 kap. 17 planoch bygglagen Fastighetsförteckning 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen Behovsbedömning Ev. programhandling enligt 5 kap. 10 planoch bygglagen med redogörelse programsamråd. Dessa är inte del av planen och förutsätts inte i detta skede vara föremål för samråd. Olika utredningar som legat till grund för planarbetet såsom t.ex. geoteknisk utredning, trafik- och bullerutredning, kultur- och arkeologisk utredning, VA-utredning, utredning om förorenade massor etc. Eventuellt behövs kompletteringar också till övriga handlingar såsom utredningar etc. Kungörelse inför granskning Granskningshandlingar vid utökat planförfarande ska officiellt visas på kommunbiblioteket. Handläggaren annonserar granskningen med kungörelse i tidningarna (VF, NWT, FB och Sunnenytt), enligt 5 kap. 18 a planoch bygglagen och enligt lag 1977:654 om kungörande i mål och ärenden hos myndighet. Gäller om inte kungörelse annonserades inför ett standardförfarande och sedan beslut om byte av förfarande fattats. Exempel på kungörelse Vid utställning av granskningshandlingar redovisas de ingående handlingarna på en informationsskylt som en del av utställda handlingar. Samtidigt som handlingarna redovisas för granskning på biblioteket i Sunne ska handläggaren lägga ut handlingarna ut på kommunens webbsidor om detta inte redan är gjort för kallelsen till utskottsmöte. Informationen på hemsidan uppdateras. Som extra service vid planering i utanför tätorten kan granskningshandlingar också visas på exempelvis Coop i Lysvik eller ICA i Gräsmark. I dessa fall ska det klart framgå i kungörelsen att den formella utställningen av granskningshandlingar görs på biblioteket i Sunne. NWT och FB 054-19 90 00/e-post annons@nwt.se VF 054-17 56 70/e-post annons@vf.se SunneNytt info@sunnenytt.se Information om öppethållandetider skall finnas i annonsen liksom upplysning om huruvida biotopskydd och strandskydd berörs. Om separat MKB upprättas ska detta anges. Efter granskningen Handläggaren samråder med planförfattare och exploatör om vilka ändringar som kan göras och vilka åtaganden som kan accepteras av dem och vad som krävs från kommunens sida i syfte att så långt som möjligt tillgodose de sakägare och myndigheter som yttrat sig. Detta är underlag för ett granskningsutlåtande.

Sida 29 (36) De synpunkter som inkommit sammanställs och kommenteras av planhandläggaren i ett granskningsutlåtande, 5 kap. 23 planoch bygglagen. Ex. granskningsutlåtande. OBS! Kommunen ska så snart som möjligt skicka granskningsutlåtandet till de som inte fått sina synpunkter tillgodosedda, 5 kap. 24 planoch bygglagen. Ofta sker detta i samband med antagande. Handläggaren upprättar tjänsteskrivelse till kommunstyrelsens allmänna utskott om godkännande av granskningsutlåtandet, detta sker oftast i samband med antagande. I sammanträde beslutas också om de i enlighet med utlåtandet i mindre omfattning reviderade och kompletterade antagandehandlingarna kan godkännas och planen kan antas av kommunstyrelsen eller överlämnas till kommunfullmäktige för antagande. Tjänsteskrivelse att godkänna granskningsutlåtande och antagande Ytterligare beslut fattas inte av kommunstyrelsens allmänna utskott i det utökade planförfarandet. Återstående arbete med planen är formell handläggning där handläggaren biträder kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Antagande Enligt 5 kap. 27 planoch bygglagen: Kommunfullmäktige antar planen vid utökat planförfarande. Kommunstyrelsen antar planen vid standardförfarande och begränsat förfarande. Åtgärder Handläggaren ska sedan protokoll justerats sätta upp beslut om antagande på kommunens anslagstavla (vid beslut i KF i samråd med administratör vid kommunkansliet). Det är från den dag protokollet anslås som överklagande tiden beräknas! Således ska det sättas upp samma dag som justeringen. På anslaget anges datum för uppsättandet och vilken dag (tre veckor senare) som det skall tas ned. Anslag skall bestå av försättsblad och beslutsparagraf, (5 kap. 30 planoch bygglagen). När beslutet om antagande är fattat skicka meddelande om detta senast dagen efter anslag satts upp enligt distribution nedan: Skicka meddelandet till länsstyrelsen (eller brev med förfrågan om överprövning) och lantmäterimyndigheten och, (5 kap. 29 1:a st. punkt 1 planoch bygglagen) Distribution till länsstyrelsen (se PM) samt till Lantmäteriet (se PM). Exempel på meddelande (5 kap. 29 första stycket planoch bygglagen) alternativt brev till länsstyrelsen med förfrågan om överprövning. Bifoga protokollsutdrag och granskningsutlåtande.

Sida 30 (36) i förekommande fall skicka meddelandet också till berörda kommuner och regionplaneorgan. Meddelande skickas också till kända sakägare, fastighetsägare, bostadsrättsinnehavare, hyresgäster och boende som berörs, (5 kap. 29 1:st. punkt 3 planoch bygglagen), (5 kap. 29 1:a stycket punkt 2 planoch bygglagen) Bifoga protokollsutdrag och granskningsutlåtande. Bifoga till meddelandet protokollsutdrag, utlåtande och besvärshänvisning som ger upplysningar om hur ett eventuellt överklagande ska gå till. *Om adressaterna är många kan utskick ersättas av en kungörelse i VF och NWT. Beslut att anta, ändra eller upphäva en detaljplan, får överklagas endast av den som före utgången av granskningstiden skriftligen har framfört synpunkter som inte blivit tillgodosedda. (13 kap. 11 2:a st. punkt 1 i planoch bygglagen). I samrådsredogörelser och utlåtanden listas de synpunkter som inte tillgodosetts vilket ligger till grund för vilka som ska få ett meddelande om antagande med bifogad besvärshänvisning. OBSERVERA! Besvärsskrivelse som skickas med ger rätt till mottagaren att överklaga planen. Det är alltså viktigt att bara skicka till dem som inte tillgodosetts i samråds- och granskningsskedet så att man inte i onödan utvidgar kretsen som har rätt att överklaga. kända organisationer, (se 5 kap. 11 planoch bygglagen). Inom plan genom avtal berörd hyresgästförening (ansluten till riksorganisation). de som har rätt till skadeersättning och inlösen enligt 14 kap. planoch bygglagen. Ersättningar kan vara 14 kap. 5 pbl förlorad återbyggnadsrätt, 6 - Vägrat marklov, 7 - rivningsförbud, 9 - ändring av plan under genomförandetiden eller 10-12 - pågående markanvändning försvåras. Här anges tidsfristen två år 15 kap. 5 pbl. ** Meddelande till samfälligheter går i första hand till ledamot i styrelsen, i andra hand till förvaltare och i sista hand till någon av samfällighetens delägare, (5 kap. 33 ). Om bostadsrättsinnehavares adress saknas sänds det till styrelseledamot i bostadsrätts-föreningen, (5 kap. 34 ).

Sida 31 (36) Överklagande Endast de som under planprocessens delmoment yttrat sig skriftligen har enligt planoch bygglagen rätt att överklaga ett antagandebeslut. Ett eventuellt överklagande (besvär) ska av den klagande lämnas till kommunen. Handläggaren ska sända detta tillsammans med övriga relevanta handlingar (bör vara = de diarieförda i ärendet) till länsstyrelsen. Efter 1 juni 2016 ska enligt beslut i riksdagen den 9 mars 2016 handlingar i stället gå direkt till mark- och miljödomstolen. Överklagandet skickas i original medan övriga handlingar kan vara kopior. Överklagandet sparas som kopia och sparas som ny handling på planärendet i W3D3. Vid fortsatt överklaganden till länsstyrelsen, mark- och miljödomstolen eller mark- och miljööverdomstolen ansvarar planerare med delegation för att yttra sig i överklagningsärenden. Yttranden diarieförs i ärendet.

Sida 32 (36) Laga kraft När beslut om antagande suttit uppe i tre veckor utan att något överklagande lämnats in eller ett beslut att överpröva planen tagits av länsstyrelsen har antagandebeslutet vunnit laga kraft enligt 13 kap. 16 planoch bygglagen. Datum för laga kraft blir den dag då, enligt anteckning på anslagets försättssida anslaget, tagits ned från anslagstavlan. Alternativt får planen laga kraft det datum som länsstyrelsens överprövningsbeslut om detta datum är senare än datum för anslaget besluts nedtagande och ingen i övrigt har överklagat. Datum för Laga kraft kan försenas också om de som skriftligen lämnat synpunkter under planprocessen men vars synpunkter inte blivit tillgodosedda och därför överklagar. Då kommer planen att få laga kraft den dag slutligt beslut fattats i ärendet av högsta klagoinstans och detta beslut förstås innebär att överklagandena har avvisats. Plan- och byggförordning 2011:338, 2 kap 6 : Plan- och byggförordning (2011:338) PBF trädde i kraft den 2 maj 2011. Förordningen innehåller bestämmelser om innehåll och definitioner, planer och områdesbestämmelser, krav på byggnadsverk, lov och anmälan mm. De handlingar som enligt 3 kap. 22, 5 kap. 32 eller 39 eller 7 kap. 9 planoch bygglagen ska skickas till Boverket, länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten ska vara lämpliga för arkivering. Observera undantag till Länsstyrelsen och Lantmäteriet nedan! Åtgärder sedan planen vunnit laga kraft: Anmärkning: På planhandlingarna ska enligt 5 kap. 32 punkt 1 planoch bygglagen, planförfattare eller handläggare ange (enl avtal) det datum som gäller för laga kraft. Handläggaren hos miljö, plan och bygg ska upprätta ett lagakraftbevis åt kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen beroende på vilken av myndigheterna som antagit planen. (I sällsynta fall kan hända att planen bara delvis fått laga kraft enligt överprövande myndighets beslut.) I avvaktan på länsstyrelsens överprövning ska enligt 13 kap. 18 planoch bygglagen inte andra överklaganden prövas innan länsstyrelsen gjort sin prövning. Lagakraftsbevis bifogas i utskick till Länsstyrelsen, Lantmäteriet och Trafikverket. Detta är inte ett lagkrav men i Värmland vill länsstyrelsen ha det så. Papperskopior ska vara arkivbeständiga. Inom två veckor ska handläggaren skicka planen, planbeskrivningen och fastighetsförteckningen till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten. (Snarast enligt tidigare planoch bygglagen 5 kap. 32 punkt 2). Utskick kan vara per post (arkivbeständiga) eller med bilagor i e-brev enligt PM nedan. Länsstyrelsen har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha: se PM.

Sida 33 (36) Även Lantmäteriet har specificerade krav på hur lagakrafthandlingar ska distribueras: se PM. OBS! Om Lantmäteriet får handlingar digitalt gäller enligt PM att de inte behöver papperskopior per post! Kommunen kan genom handläggaren annonsera laga kraft med en kungörelse i VF, NWT och FB. I planoch bygglagen anges att underrättelse till fastighetsägare som kan ha rätt till ersättning enligt 14 kap. kan ske med skriftligt meddelande - eller kungörelse. Behöver inte ske omedelbart. Kungörelse ska upplysa om innehållet i 15 kap. 5 planoch bygglagen. Slutredovisning av planuppdrag Informationsmaterial (broschyrer, hänvisning till hemsidor etc.) Information om pågående arbete med detaljplaner och områdesbestämmelser ska kontinuerligt för de olika skeden redovisas på kommunens hemsida. Inkommande och utgående handlingar word- och exceldokument m.m. sparas i ett arbetsbibliotek så länge planarbetet pågår - se ovan. Handlingar för hemsidan och infotext sparas i arbetsbibliotek för respektive plan och planskede inför införandet på hemsida. Arbetsbibliotek för pågående detaljplaner mm finns i J:\Plan och bygglovenheten\planer\detaljplaner\pågående. Detta bibliotek rensas och flyttas till AVSLUTADE, LAGA KRAFT. Handlingar som bedöms som väsentliga för ärendet diarieförs och kopplas i W3D3 innan de tas bort ur arbetsbiblioteket. Diarieföring och avslut av planärende, dokumentation Sedan planen vunnit laga kraft ska en anteckning diarieföras om att den nya planen får ett löpnummer i kartskåpet och på planhandlingar. De handlingar som finns kvar t.ex. hemsidematerial och ekonomiska avtalsmässiga handlingar flyttas till biblioteket AVSLUTADE, LAGA KRAFT. Ur plankartan tas fram en DXF-fil med plangränsen. En DWG-fil som upprättats med AutoCAD redovisar alla planer i kommunen. Denna uppgraderas med den nya planens gränser och yta. En PDF-utskrift görs också med uppdateringsdatum. Det finns tre kartsammanställningar av vilka planer som gäller i kommunen. Plangränsen är också det underlag för en dxf-fil som ska skickastill Lantmäteriet.- se PM.

Sida 34 (36) Införing i objektsregister Detaljplanehandlingar (områdesbestämmelser) mm distribueras enligt anvisningar från Boverket och enligt nedanstående: Länsstyrelsen i Värmland Lantmäteriet Vänersborg Eventuell extern uppdragsgivare Förvaring av handlingar Nya antagna och laga kraftvunna planer (områdesbestämmelser) skall numreras enligt Sunne kommuns system för numrering och införas i tabeller vilka dateras upp. Detta gör handläggaren snarast sedan planen kopierats arkivbeständigt. Lista redovisar planer med kommunens nummerordning detta excel-dokument uppdateras. Originalkartan hängs numrerad i kartskåpet i planrummet. Planbeskrivning och ev. MKB sätts in i planpärmen. Plankarta och planbeskrivning läggs även i stora arkivet. I den mån den nya planen överlappar och släcker hela eller delar av tidigare gällande plan skall det på denna göras en anteckning om vilken ny plan som gäller samt skrafferas på plankarta vilket område som är aktuellt. Planakten (den fysiska) sorteras och överflödigt material avlägsnas. Materialet (originalhandlingar) /mappen förvaras och arkiveras i nummerordning av kanslienheten. Planärendet avslutas i W3D3. Listorna finns i arbetsbibliotek för detaljplaner, i plan och byggs del av kommunservern J: De skall redovisas i underbiblioteket J:\Plan och bygglovenheten\planer\detaljplaner\avslutade, LAGA KRAFT. Uppdaterade utskrivna listor skall också finnas tillgängliga i pärm i arkivet.

Sida 35 (36) Lagrum mm Nedan utgör några av de viktigaste dokumenten vid planläggning och för att reglera ett visst område i områdesbestämmelser. Utöver de här nämnda förekommer beroende på detaljplanernas individuellt angivna syften för planinnehållet gällande speciallagstiftning och föreskrifter. Lagstiftning Planläggning utförs enligt planoch bygglagen (PBL) SFS 2010:900 kapitel 4, 5 och 6, ändrad t.o.m. SFS 2014:1014. Miljöbalken särskilt 1-5 kap. MB Kapitel 6 gäller Miljökonsekvensbeskrivningar. Bestämmelser för miljöbedömning av planer (SFS 2004:606). Riksintressen enligt 3 och 4 kapitlet i MB. FN:s Esbokonvention, Konvention om miljökonsekvensbeskrivningar i ett gränsöverskridande sammanhang Esbo den 25 februari 1991. Protokoll om strategiska miljöbedömningar till konventionen om miljökonsekvensbeskrivningar i ett gränsöverskridande sammanhang 21 maj 2003. Konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och fackultativt protokoll till konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning New York den 13 december 2006, SÖ 2008:26. Fastighetsbildningslagen. Förordning Plan- och byggförordning 2011:338, ändrad t.o.m. SFS 2014:1334 Förordning (1998:896) om hushållning med mark- och vattenområden. Förordning (2001:527) om miljökvalitetsnormer för utomhusluft. Förordning (1998:905) om miljökonsekvensbeskrivningar. Förordning (1998:1252) om områdesskydd enligt miljöbalken m.m. Allmänna råd Boverkets webbsida boverket.se/pbl Kunskapsbanken Boverkets allmänna råd (2014:5) om planbestämmelser för detaljplan BFS 2014:5 DPB 1 2014-11-19

Sida 36 (36) Handböcker och vägledning Miljöbedömningar för planer enligt planoch bygglagen en vägledning, Boverket. Aktuella skrifter från Boverket Boverket informerar. Transporter av farligt gods handbok för kommunernas planering SKL Klimatanpassning i fysisk planering Vägledning från länsstyrelserna, 2012 Länsstyrelserna augusti 2006 Rekommendationer för markanvändning vid nybebyggelse Översvämningsrisker i fysisk planering. Miljökvalitetsnormer för vatten i detaljplaner Vägledning för kommunens handläggare, länsstyrelsen Värmland 2011:04 Vägar till historien, Allmänna vägar med kulturhistoriska värden, Länsstyrelsen/Vägverket oktober 2000 Ändring av detaljplan, Boverkets allmänna råd 1991:2 Övriga handlingar Översiktsplan 2011, Sunne kommun, 2013-05-23 Naturvårdsprogram för Sunne kommun, 2008 Sunne kommuns gällande fördjupade översiksplaner Ditt Värmland Länsstyrelsen Värmland 1989

Samhällsbyggnadsavdelningen samhällsbyggnadsutskottet Dnr: Dokument Ansvarig Reviderad av Beslut SBU Rutin för handläggning av detaljplaner/områdesbestämmelser Samhällsbyggnadsavdelningen planavdelningen Verksamhetsområde Skapad den Reviderad den Granskad den Planer Förslag 2016-06-28, AE Rutin för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen) i Hagfors kommun, Värmlands län Miljö- och Byggkontoret Besöksadress Nya Torget 8, Torsby Torsby kommun 5. Miljö- och Byggkontoret 685 80 Torsby 0560-160 60 exp 0560-160 25 fax mbn@torsby.se www.torsby.se Sida 1 (59)

2 Innehållsförteckning Innehåll och läsanvisning... 4 Organisation, Reglementen och delegation... 6 Allmänt om handläggning... 7 Samordning inom förvaltningen eller/och med andra förvaltningar... 7 Plangrupp... 7 Delegation..8 Beslut och expediering.8 Taxa planbesked och planavgift.9 Remissförfarande... 9 Distribution mm... 10 Planbesked och planuppdrag... 10 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning... 15 Uppstart av ärende... 15 Planavtal uppdragsbekräftelse... 18 Handläggningstid... 19 Program... 20 Programsamråd... 21 Inbjudan till samråd... 22 Redogörelse programsamråd... 23 Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB... 23 Behovsbedömning... 23 Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)... 26 Val av planförfarande... 28 Planförfarande mm samråd med Länsstyrelsen... 28 Standardförfarande... 29 Begränsat planförfarande... 30 Utökat förfarande... 30 Samordnat förfarande... 32 Förfarande vid ändring/upphävande... 33 Samråd... 34

3 Samråd vid olika förfaranden... 34 Samråd vid standardförfarande... 34 Samråd vid begränsat förfarande... 35 Samråd vid utökat förfarande... 35 Handlingar för samråd... 36 Utredningar... 37 Plankarta med bestämmelser... 37 Grundkarta... 37 Fastighetsförteckning, sändlista, postlista.....38 Inbjudan - samråd... 41 Samrådsmöte... 42 Inkommande yttranden... 43 Samrådsredogörelse... 43 Granskning... 45 1. Granskning utgår vid begränsat planförfarande... 45 2. Granskning vid standardförfarande... 46 3. Granskning vid utökat planförfarande... 46 Underrättelse och meddelande... 47 Planhandlingar... 48 Kungörelse inför granskning... 48 Efter granskningen... 49 Antagande... 51 Överklagande... 52 Laga kraft... 54 Slutredovisning av planuppdrag... 56 Diarieföring och avslut av planärende, dokumentation... 56 Införing i objektsregister... 57 Förvaring av handlingar... 57 Lagrum mm... 58 Lagstiftning... 58 Förordning... 58 Allmänna råd... 58 Handböcker och vägledning... 58 Övriga handlingar... 59

4 Innehåll och läsanvisning Bakgrund Torsby kommun ansökte i september 2014 tillsammans med de båda grannkommunerna Hagfors, och Sunne hos Boverket stöd för ett gemensamt nationellt projekt för utveckling av tillämpning av planoch bygglagen (SFS 2010:100). Ett bidrag beviljades av Boverket i december 2014. Kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne i Värmland har sedan projektstart i november 2014 arbetat med ett gemensamt projekt som gått ut på att ge handledning för hur kommuner ska utveckla rutiner för handläggning och material för introduktion till nyanställda avseende detaljplanering i mindre kommuner. Det här dokumentet har utformats enligt handledningen. Intentioner De rutiner som här redovisas avser att beskriva tillvägagångssätt vid upprättande av detaljplaner i Hagfors kommun. Rutinbeskrivningen följer i allt väsentligt dokumentet Hur man arbetar med att upprätta Rutiner för handläggning av detaljplaneärenden, (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen). Hagfors kommun skriver sina rutiner med utgångspunkt i det huvuddokument som Torsby kommun tagit fram som exempel. Huvuddokumentet anpassas, förändras och justeras med hänsyn till Hagfors kommuns organisation, reglemente, delegationsordning, policys och riktlinjer samt rutiner och resurser. Myndighetsutövning och handläggning regleras i planoch bygglagen. Den här upprättade rutinen har till uppgift att ta fram vilka rutiner som ska gälla i Hagfors kommun för att uppfylla kraven i planoch bygglagen och i tillhörande förordningar. Angående rutiner för Områdesbestämmelser och upphävande upprättas en separat handling. Den här ganska omfattande beskrivningen är uppdelad efter planprocessens huvudsakliga skeden och med hänsyn till olika förfaranden. Varje skede beskrivs på några få sidor. Rekommenderad användning De olika avsnitten kan användas som checklistor över tillvägagångssätt men också rekommendationer/instruktioner inför överväganden och ställningstaganden i arbetet med detaljplanering. Rekommendabelt är att göra utskrifter för respektive avsnitt och använda dem bocka av i dessa som i en checklista. Planhandläggaren bör alltid ha en komplett utskriven kopia av rutinerna på sitt bord och dokumentet kan också ligga öppet på i datorn. Till anvisningarna finns hänvisningar till bilagor ( markerade med nummer och röd fet lutande stil). Bilagorna består av mallar och exempel på dokument för handläggningen av planärenden. Varje kapitel och avsnitt avslutas med en sammanfattande ruta där hänvisning till bilagor med mallar och exempel finns. Bilagorna återfinns, sparas och arkiveras på nätverksplatsen: Gemensam R:/Tekniska kontoret/detaljplaner Rutiner Planprocessen. Dokumentet bör vara enkelt och inte för tungt eller problematiskt att hantera och skicka samt gå snabbt att justera, revidera, granska och besluta. Torsby kommun har valt att koppla

5 hänvisningarna till bilagor som hyperlänkar, och på den vägen snabbt hitta de till rutinerna kopplade dokumenten, mallar och exempel. Regelbunden uppdatering Planhandläggaren ska i mån av tid anpassa texten i detta huvuddokument till Hagfors kommuns organisation, delegationsordning, reglementen, policys och riktlinjer. (Efter pågående omorganisation och förändringar bör uppgifterna i dokumentet justeras och granskas). Detta huvuddokument bör justeras och uppdateras kontinuerligt, med återkommande tidsintervall, förslagsvis efter varje årsskifte i samband med att ny taxa gäller. Revidering och granskning ska ske av olika personer. Beslut fattas enligt delegationsordning.

6.1. Organisation, reglementen och delegation Presentation Hagfors kommuns organisation. Hänvisning till Bilaga 1.1. För närvarande (juni 2016) pågår en omorganisering inom Hagfors kommun. Hagfors kommun delegationsordning. Hänvisning till Bilaga 1.2. Samhällsbyggnadschfen, (SBC): Tecknar planavtal. Beslutar om planbesked (som överensstämmer med ÖP). Beslutar efter ök med sökande att planbesked får lämnas senare än inom 4 månader. Samhällsbyggnadsutskottet, (SBU): Beslutar om planuppdrag. Beslutar att lämna planbesked. Beslutar om samråd. Kommunstyrelsen (KS), / kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau): Beslutar om planuppdrag av betydande politisk art. Beslutar att lämna planbesked vid planärenden av betydande politisk art. Beslutar om utställning och granskning. (Beslutar att godkänna utlåtanden inför antagande). Beslutar att anta riktlinjer. Kommunfullmäktige, (KF): Beslutar att anta detaljplaner. Beslutar att anta policys. Hagfors kommuns reglemente. Hänvisning till Bilaga 1.3. Ansvar för frågor som berör planer samt användning av mark, vatten och bebyggelse-områdeden Enligt beslut i kommunfullmäktige (KF) och kommunstyrelse (KS) har kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau) och samhällsbyggnadsutskottet (SBU) ansvaret för vilka planer som ska ges positivt planbesked, (planoch bygglagen 5 kap. 2-5 ), samt göra prioriteringar av i vilken ordning detaljplaner eller områdesbestämmelser ska tas fram. Kommunstyrelsen, genom samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och samhällsbyggnadsavdelningen, ansvarar för översiktlig planering och för användningen av mark och vatten, enligt 3 kap. planoch bygglagen. Enligt regleringsbeslutet fullgör sedan samhällsbyggnadsavdelningen fortsatt handläggning och samhällsbyggnadsutskottet (SBU) fattar beslut i enlighet med planoch bygglagen (PBL), samt därutöver övriga uppgifter som ska fullgöras av kommunen inom planområdet. Samhällsbyggnadsavdelningen bedömer, efter en mindre utredning som sker i samband med att ett planarbete initieras, vilket planförfarande detaljplaneprocessen ska utföras enligt med hänsyn till planoch bygglagens bestämmelser. Ärendet presenteras i SBU som fattar beslut och ger uppdrag åt samhällsbyggnadsavdelningen att påbörja handläggningen av detaljplaneärendet. Hagfors kommun kan internt initiera detaljplanearbeten och ge uppdrag åt samhällsbyggnadsavdelningen att påbörja planarbete, handlägga och upprätta detaljplanearbete. Vid extern intressents ansökan lämnar SBU/KS ett svar i beslut med planbesked. Om ärendet är av sådan karaktär att det berör politiska frågor eller har betydande allmänna intressen ska ledningen i både samhällsbyggnadsavdelningen (SBU) och kommunstyrelsen (KS) informeras.

7 Om det efter påbörjat planarbete framkommer att utökat förfarande (kostar mer) bedöms erforderligt lyfts frågan och beslut om detta till samhällsbyggnadsutskottet (SBU). Om det i planarbetet, efter samråd, framkommer att alla som berörs av planen och ingår i samrådskretsen godkänner förslaget, kan handläggaren utan föregående beslut om ändrat förfarande i SBU eller KS/KSau gå över till ett begränsat förfarande. Beslut En planstart kräver ett politiskt förankrat beslut i utskott/styrelse. Enligt Hagfors kommuns reglemente skall politikerna i samhällsbyggnadsutskottet (SBU) ha tillhandahållits handlingarna senast 5 dagar före bestämd mötestid. Vanligtvis skickas handlingarna ut digitalt som e-post ca en vecka före mötet. Mötestider schemaläggs i Plan över nämndernas/utskottens och styrelsernas sammanträden, vilka förnyas respektive årsskifte. För att hinna granska och bedöma samt ta ställning till en ansökan om Begäran om planbesked eller ett planuppdrag och/eller planavtal, måste ärendet beredas i förväg innan det går vidare till beslut. Därför vill tjänstemännen på samhällsbyggnads avdelningen ha ärenden som ska vidare för beslut minst ca 14 dagar före angiven mötestid. Ibland kan ett ärende behöva dryftas under ännu längre tid innan det är moget för att tas vidare för beslut i utskott och styrelse. I den färdiga lagakraftvunna detaljplanehandlingen som arkiveras ska alltid ett beslut finnas med som bekräftar att det är godkänt att påbörja detaljplanearbetet, därutöver övriga beslut under planprocessen samt ett beslut att planen har antagits. Besluten ska tillsammans med lagakrafthandlingarna arkiveras (i planarkiv-pärm eller digitalt arkiv). Bilagor: Bilaga 1.1. Organisationsskiss Hagfors kommun (juni 2016 ute på remiss). Bilaga 1.2. Delegationsordning. Bilaga 1.3. Reglemente. Bilaga 1.4. Plan/schema över sammanträden.2. Allmänt om handläggning Samordning inom förvaltningen eller med andra förvaltningar Plangrupp Inför ett planarbete kan samhällsbyggnadsavdelningen och samhällsbyggnadsutskottet (SBU) samt kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau) om så bedöms nödvändigt, utse en styrgrupp/plangrupp. Gruppens uppdrag är att ta fram planeringsförutsättningar och underlag i det enskilda planärendet. Plangrupp utses av kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau) med representanter för utskottet samt samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och samhällsbyggnadschefen (och vid behov aktuell handläggare av planen). I samband med planläggning som direkt berör en specifik kommunal förvaltning utses inom aktuell förvaltning en representant till plangruppen. I de fall det finns en extern planintressent kan denna få ingå i plangruppen.

8 I den mån det ingår fastighetsbildning av mer kvalificerad art bör lantmäteriet erbjudas ingå i plangruppen. Ansvarig handläggare (planhandläggare) Den som handlägger planärenden benämns planhandläggare. I Hagfors kommun är det planarkitekten/planeringsarkitekten. Delegation Planförfattare kan vara samma person som är planhandläggare eller en extern konsult. Oftast författas planen i samarbete mellan planhandläggare och anlitad konsult. Förvaltningssekreteraren ansvarar för diariet, kallelser, beslutsprotokoll och expediering. GIS-samordnaren hanterar kartprogram och uppgifter i primärkartan, FIR och databastjänster m.m. Mätteknikern hanterar mätningar och uppgifter i primärkartan samt uppgifter till ledningskollen.se. Hagfors kommun håller för närvarande, tillsammans med Sunne och Torsby kommuner, på att byta system och program för kartor, tjänster och databasinformation. Ännu finns inte dataprogram för att rita och ta fram plankartor. Planhandläggaren ska inför sammanträden till vilka förvaltningssekreteraren skickar kallelse, upprätta en tjänsteskrivelse med aktuella beslutshandlingar (planhandlingar, planeringsunderlag, kartor och övrig information). Webbsidor ska uppdateras. Efter överenskommelse med samhällsbyggnadschefen ger planhandläggaren erforderlig information och handlingar till Hagfors kommuns informatörer som ansvarar för att information läggs ut på Hagfors kommuns hemsida. GIS-ansvarig ska informeras om pågående planer och laga kraftvunna detaljplaner. Hagfors kommun avser att i framtiden redovisa pågående detaljplanearbeten och lagakraftvunna detaljplaner på Hagfors kommuns hemsida. Övriga som berörs är förvaltningssekreterare, Hagfors kommuns GIS-avdelning samt berörda hos Miljö- och byggkontoret, Lantmäteriet, beställare samt extern konsult som utför planarbetet, m. fl. berörda från fall till fall. Beslut och expediering Planhandläggaren tar fram tjänsteskrivelsen med de handlingar i ärendet som gör ärendet komplett så att beslut kan fattas, och överlämnar detta till förvaltningssekreteraren. I tjänsteskrivelsen anger planhandläggaren till vilka expediering ska ske enligt Boverkets anvisningar. Förvaltningssekreteraren sammanställer kallelser och skickar ut till SBU och KS/KSau. Förvaltningssekreteraren ansvarar för att beslut expedieras till dem som anges i tjänsteskrivelsen. Planhandläggaren ska alltid bifoga ett justerat protokollsutdrag med beslut inklusive försättsblad vid utskick och expediering av planhandlingar och remisser under detaljplaneprocessens olika skeden med remisser, vid samrådsförfarande, vid granskning, vid antagande och vid laga kraft och distribution av arkivhandlingar. Därutöver ska en sändlista sammanställas där berörda parter anges. Sändlistan görs till postlista, på vilken noteringar görs om utskickade handlingar, läskvitton, mottagningskvitton, inkommande svar/yttranden m.m. Sändlistan sparas digitalt och postlistan arkiveras i pärm tillsammans med eventuella mottagnings- och

9 delgivningskvitton, läskvitton, e-post och dylikt som utgör bevis för sändning/utskick och mottagning. Anteckna uppgift om när och till vem/vilka expediering sker (bocka av på sändlista eller postlista). Inkommande synpunkter, yttranden och svar på remisser och samrådshandlingar överlämnas till förvaltningssekreteraren som stämplar och diarieför med datum och tid. Inkommande och utgående handlingar/post införs i ärendehanteringssystemet. Taxa för planbesked För ett Planbesked (kommunens svar på en extern ansökan med Begäran om planbesked ), får en avgift tas ut av kommunen. Avgiften får tas ut oavsett om svaret är positivt eller negativt. Hänvisning till bilaga Taxa för planbesked. I Hagfors kommun är det kommunstyrelsen (KS) som beslutar att anta en plantaxa. Plantaxan bestäms utifrån SKL:s anvisningar och beräknas genom en formel. Se bilaga X taxa med formel för planbesked. På hemsidan kan en informationstext läggas för att upplysa allmänheten om att Taxa för planbesked utgår i samband med ansökan. Planhandläggaren uppdaterar och justerar årligen plantaxan. Planhandläggaren sammanställer ett fakturaunderlag för Planbesked (svar på Begäran om planbesked). Beloppet räknas ut enligt beslutad Taxa för planbesked. Fakturan ställs till beställaren med kontroll av adressuppgifter (den sökande intressenten). Fakturaunderlaget överlämnas till förvaltningssekreteraren som ansvarar för fakturors hantering. Taxa för planavgift Detta är en avgift som senare räknas av vid slutuppgörelse efter avslutat planärende d.v.s. när planen vunnit laga kraft. Avgiften baseras på prisbasbeloppet som Statistiska centralbyrån anger inför det nya året. Avgiften ska baseras på det år ansökan görs. Om planintressenten själv avbryter planärendet återfås inte avgiften. Handläggaren ska uppdatera mallen med taxa för planavgift inför det nya året. Prisbasbeloppet bestäms i slutet av året (SCB) och information finns på nätet. När en detaljplan vunnit laga kraft ska planhandläggaren och samhällsbyggnadschefen sammanställa ett fakturaunderlag med den planavgift som beställaren ska faktureras. Fakturaunderlaget överlämnas till förvaltningssekreteraren som ansvarar för fakturahantering. En rutin skapas för sådana detaljplaner vars planavgift avses att tas ut först efter laga kraftvinnande, dvs i samband med mark-, rivnings- eller bygglovprövning. Rutinen ska utformas så att miljö- och byggkontoret och samhällsbyggnadsavdelningen bevakar planavgiften och informerar varandra då det är aktuellt att ta ut plantaxan. Planavgiften ska faktureras och beloppet ska tillfalla samhällsbyggnadsavdelningen. Planhandläggaren räknar ut plantaxa och fakturabelopp och lämnar till förvaltningssekreteraren som ansvarar för fakturors hantering. Remissförfaranden Upprätta en sändlista för vilka övriga förvaltningar och nämnder som ska ingå i remissförfarande. (Fråga samhällsbyggnadschefen/ledningsgruppen vilka som ska ingå. Vid behov kan organisationsskissen användas som utgångspunkt/checklista).

10 Distribution mm Uppdatera/checka av att dokumentet för distribution av handlingar till Länsstyrelsen är aktuellt. Bilaga: Länsstyrelsen se PM. Uppdatera/checka av att dokumentet för distribution av handlingar, enligt anvisningar från Lantmäteriet och eventuellt lokalkontor är aktuellt. Bilaga X Lantmäteriet se PM. Distribution av digitala handlingar och tunga filer sker genom molnettjänster. Webadress: https://molnet.hagfors.se. Logga in med användarnamn och lösenord. IT-avdelningen har information om molnettjänster och kan visa. Bilagor: Bilaga 2.1. Sändlista. Bilaga 2.2. Postlista. Bilaga 2.3.. Distribution av handlingar till Länsstyrelsen. Bilaga 2.4. Distribution av handlingar till Lantmäteriet. Bilaga 2.5. Hemsida Hagfors kommun: www.hagfors.se Bilaga 2.6. Molnettjänster används för digitala handlingar och fotografier. https://molnet.hagfors.se Bilaga 2.7. Taxa för planbesked. Bilaga 2.8. Taxa för planavgift..3. Planbesked och planuppdrag Process och rutiner från väckt planidé till planstart Planinitiativ och registrering Ett nytt planärende kan initieras på bl a följande sätt: Alternativ 1. - Initiativ från extern exploatör/intressent. Begäran om planbesked. En extern exploatör/planintressent ska lämna in en ansökan, s.k. Begäran om planbesked, till samhällsbyggnadsutskottet (SBU). Om ansökan berör politiska frågor eller betydande allmänna intressen ska ärendet även tas upp för beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau). Alternativ 2. - Initiativ från kommunstyrelsen. Planuppdrag. Kommunstyrelsen (KS/KSau) tar initiativet för att låta upprätta en detaljplan och lämnar planuppdrag till samhällsbyggnadsavdelningen som handlägger ärendet att upprätta detaljplanen. Detaljplanearbetet kan utföras i delvis egen regi och med externa konsulttjänster. Alternativ 3. - Initiativ från samhällsbyggnadschefen. Anhållan om planuppdrag. Samhällsbyggnadschefen tar upp frågan om eventuell detaljplaneläggning i samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och om ärendet berör politiska frågor eller betydande allmänna intressen ska ärendet även tas upp för beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott, (KSau).

11 Alternativ 4. Initiativ från Miljö- och byggförvaltningen. Anhållan om planuppdrag. Miljö- och byggkontoret eller nämnden (miljö- och byggchefen/stadsarkitekten/ byggnadsinspektörerna) kan vid beredning och handläggning av mark- bygg- och rivningslov möta svårigheter med svårtolkade och/eller gamla och otidsenliga planer, och bör då uppmärksamma samhällsbyggnads-avdelningen (samhällsbyggnadschefen eller planhandläggare) på detta, så att eventuellt ny plan, ändring eller upphävande av plan kan initieras med planuppdrag från KS/KSau. Generella rutiner från registrering och beredning till beslut Registrering Ett planarbete påbörjas först i och med att kommunen tar upp frågan i SBU och eventuellt KSau om (alt.1) att lämna planbesked på ansökan eller (alt. 2,3,4) planuppdrag. Tidkrav Kommunen ska inom fyra månader fatta (alt. 1) beslut om planbesked enligt 5 kap. 4 planoch bygglagen. Delegationsordning Kommunstyrelsen (Ks) har delegerat till samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau) att fatta beslut om planläggning i enlighet med 5 kap. 2 och 3, planoch bygglagen, och har kommunstyrelsens delegation att lämna beslut om planbesked på inkommen ansökan Begäran om planbesked. Förslag till beslut Förvaltningssekreteraren sammanställer kallelsen med ärenden och har tilldelat planhandläggaren ett diarienummer för ärendet (ärendehanteringssystemet). Kallelsen får enbart innehålla ärenden vars tjänsteskrivelser har kortfattad text. Anledningen är att Hagfors kommun har beslutat att kallelser ska hållas så kortfattade som möjligt. Tjänsteskrivelse med omfattande text ska istället bifogas som bilaga till ärendet. Hänvisning till att planhandläggarens tjänsteskrivelse ingår anges under ärenderubrik Handlingar i ärendet. Planhandläggaren upprättar en tjänsteskrivelse (Hänvisning bilaga) och ser till att handlingen blir komplett och redovisar intentioner/syfte/ändamål samt beslutsunderlag, kartor, ungefärligt planområde och övriga beskrivningar som är nödvändiga för att beslut ska kunna fattas. Efter överenskommelse med samhällsbyggnads-chefen begärs de erforderliga uppgifter och beslutsunderlag in. Planhandläggaren överlämnar tjänsteskrivelsen och samtliga handlingar i ärendet till förvaltningssekreteraren. Samhällsbyggnadschefen föredrar det eventuella planärendet i SBU/KSau. Beslut fattas efter vad som sägs i översiktsplan, programhandlingar och utifrån allmänt önskvärd samhällsutveckling. Beslut Förvaltningssekreteraren expedierar beslutet till berörda som bekräftelse på beslutet.

12 Planavtal Planavtalet syftar t ex till att reglera hur finansieringen av detaljplanearbetet ska ske samt andra kostnader som genomförande av detaljplanen kan medföra. Planavtalet upprättas mellan Hagfors kommun samhällsbyggnadschef och intressenten/beställaren. Planstart Ärendet överlämnas av SBU och/eller KSau till samhällsbyggnadsavdelnngen (ansvarig samhällsbyggnadschef och aktuell handläggare). Därefter kan planarbetet starta. Rutiner för respektive typ av planinitiativ alt. 1, 2, 3 och 4. Alternativ 1 Begäran om planbesked. Registrering Inkommen ansökan Begäran om planbesked ska diarieföras av förvaltningssekreteraren. Kallelse/dagordning Inför att ett beslut ska fattas i SBU/KSau om att eventuellt lämna planbesked, överlämnas ärendet för beredning till samhällsbyggnadsavdelningen. Samhällsbyggnadschefen och förvaltningssekreteraren ansvarar för att ärendet bereds (av planhandläggaren) och att ärendet tas upp i kallelse för beslut i SBU och vid behov KSau. Beredning Ärendet överlämnas till planhandläggaren som bereder ärendet och begär in erforderliga kompletteringar tills ansökan blir komplett så beslut kan fattas att lämna positivt eller negativt planbesked. En ansökan med Begäran om planbesked ska vara skriftlig och innehålla en beskrivning av det huvudsakliga ändamålet med den avsedda åtgärden samt en karta som redovisar det (ungefärliga) område som berörs. Om åtgärden avser ett byggnadsverk ska begäran också innehålla en beskrivning av byggnadsverkets karaktär och ungefärliga omfattning. Ansökan ska undertecknas och dateras av sökanden. Tjänsteskrivelse Planhandläggaren skriver vid behov ihop en tjänsteskrivelse och bifogar intressentens färdiga ansökan med en Begäran om planbesked och eventuella kompletterande uppgifter som behövs för att beslut om planbesked ska kunna fattas. Kontrollera att tjänsteskrivelsen utformas med hänsyn till vad beslutet om planbesked ska innehålla (se nedan). Planhandläggaren överlämnar handlingen till förvaltningssekreteraren. Föredragning Samhällsbyggnadschefen föredrar ärendet för SBU och vid behov KSau. Till protokollet fogas beslut om planbesked som ska innehålla följande: PBL anger att kommunen i ett planbesked ska redovisa sin åsikt i frågan om att inleda en sådan planläggning. SBU och/eller KSau ska bedöma om önskad planläggning följer översiktlig planering (gällande översiktsplaner, fördjupningar och tematiska tillägg) och/eller huruvida planläggningen i övrigt är önskvärd och lämplig med hänsyn till politik och inriktning i kommunen.

13 Beslut att lämna planbesked och avgift för planbesked Kommunens svar på ansökan om Begäran om planbesked kallas Planbesked. Ett Planbesked kan ge ett positivt eller negativt svar på om kommunen kan tänka sig att inleda ett detaljplanearbete. Oavsett om svaret är positivt eller negativt får kommunen ta ut en avgift enligt Taxa för planbesked. Hänvisning till bilaga Taxa för planbesked. Beslutet om planbesked ska innehålla följande uppgifter: Svar på om kommunen kommer att inleda ett planarbete, positivt besked eller negativt. Skäl för att inleda eller inte inleda planläggningsarbetet. Tidplan för när planen (eller ändring-upphävande) kan komma att antas. Planförfarande anges. Avgift för planbesked anges i beslutet. Om initiativ tas av extern intressent enligt alternativ 1 är det givet att intressenten står för de kostnader som planläggningen för med sig. Expediering Förvaltningssekreteraren expedierar beslutet till berörda. Beslut med ett positivt planbesked bekräftar att detaljplanarbetet kan påbörjas. Planavtal Om ett positivt planbesked fattats, är nästa skede att kalla sökande intressent till ett möte för att upprätta ett planavtal. Planavtalet syftar t ex till att reglera hur finansieringen av detaljplanearbetet ska ske samt andra kostnader som genomförande av detaljplanen kan medföra. Planavtalet upprättas mellan Hagfors kommun samhällsbyggnadschef och intressenten/beställaren. Planstart Ärendet överlämnas av SBU och/eller KSau till samhällsbyggnadsavdelnngen (ansvarig samhällsbyggnadschef och aktuell handläggare). Därefter kan planarbetet starta. Alternativ 2 och 4 Planuppdrag från KS Ett beslut om planuppdrag lämnas på uppdrag från politikerna till samhällsbyggnadsavdelningens tjänstemän som bekräftelse på uppdrag att handlägga ett planärende som initierats av kommunen. Någon avgift tas inte ut internt inom kommunen. Förvaltningssekreteraren expedierar ett beslut från KS att ge planuppdrag åt samhällsbyggnadsavdelningen att påbörja ett detaljplanarbete. Alternativ 3 - Anhållan om planuppdrag. Planinitiativ Samhällsbyggnadschefen initierar frågan om planarbete i samhällsbyggnads utskottet och vid behov kommunstyrelsen/kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau). Förvaltningssekreteraren sammanställer en kallelse där ärendet ingår och tilldelar planhandläggaren ett diarienummer för ärendet (ärendehanteringssystemet). Förslag till beslut Planhandläggaren upprättar en tjänsteskrivelse och ser till att handlingen blir komplett. Hänvisning till Bilaga.

14 Redovisa huvudsakliga intentioner/ syfte/ ändamål med planarbetet och bifoga erforderliga beslutsunderlag. T ex kartor, ungefärligt planområde och övriga beskrivningar som är nödvändiga för att beslut ska kunna fattas. Planhandläggaren överlämnar tjänsteskrivelsen och samtliga handlingar i ärendet till förvaltningssekreteraren. Föredragning inför beslut Samhällsbyggnadschefen föredrar det eventuella planärendet i SBU/KSau. Beslut fattas efter vad som sägs i översiktsplan, programhandlingar och utifrån allmänt önskvärd samhällsutveckling. Beslut om planuppdrag Ett beslut om planuppdrag lämnas på uppdrag från politikerna till samhällsbyggnadsavdelningens tjänstemän som bekräftelse på uppdrag att handlägga ett planärende som initierats av kommunen. Någon avgift tas inte ut internt inom kommunen. Beslutet bör innehålla följande uppgifter: Skäl, anledning för att påbörja planarbetet (eller ändring, upphävande). Planuppdrag åt samhällsbyggnadsavdelningen att handlägga och upprätta planarbetet. Tidplan för när planen (eller ändring-upphävande) kan komma att antas. Planförfarande anges. Planavgift. I de fall planer upprättas på initiativ enligt alternativ 2, 3 eller 4 ska beslutet ange uppgifter om hur planarbetet ska finansieras. Expediering. Till vilka beslutet ska skickas. Expediering Diarieföring och expediering av beslut som berör Planuppdrag (beslut om detaljplaneläggning efter kommunens interna initiativ), diarieförs av ansvarig förvaltnings sekreterare och expedieras till berörda. Bilagor: Bilaga 3.1. Checklista och exempel för utformning av tjänsteskrivelse. Bilaga 3.2. Checklista över planeringsunderlag. Översiktlig planering, planer, program och regionala dokument samt Hagfots kommuns politiskt antagna policys och riktlinjer. Hänvisning till kommunens hemsida och ärendehanteringssytemet/diarie för antagna beslut och handlingar. Bilaga 3.3. Mall för tjänsteskrivelse med ansökan Begäran om planbesked. Bilaga 3.4. Mall tjänsteskrivelse för Anhållan om planuppdrag. Bilaga 3.5. Exempel på Beslut att lämna planbesked. Bilaga 3.6. Exempel på Beslut att ge planuppdrag. Bilaga 3.7. Mall/exempel på planavtal. Bilaga: 3.8. Exempel på exploateringsavtal.

15.4. Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning Uppstart av ärende och rutiner Planprocessen har förmodligen inletts med ett Planbesked eller Planuppdrag enligt kapitel 3. Förvaltningssekreteraren har lagt upp ärendet i ärendehanteringssystemet och gett ärendet ett diarienummer och en handläggare vilket registrerats. Planhandläggare och planförfattare utses Samhällsbyggnadsavdelningens samhällsbyggnadschef (SBC) är ytterst ansvarig för att upprätta detaljplanen. Regelbunden avstämning ska ske med SBC. Planarkitekten är planhandläggare. Vanligtvis är planarkitekten delaktig planförfattare av avsnitt/delar av planhandlingar och plankarta, i samarbete med konsulter. Övriga resurser meddelas om uppstart GIS-samordnaren eller den som är ansvarig för kartor och mätteknikern bistår planhandläggaren med att ta fram erforderliga underlag, t ex primärkarta och grundkarta samt uppgifter och information i databaser och tjänster. Vid behov bistår de även med uppgifter från fastighetsregistret och upprättande av fastighetsägarförteckningar och sakägarförteckningar samt fastighetsförteckningar. En rutin införs att göra förfrågningar i www.ledningskollen.se innan fastighets- och sakägarförteckning upprättas. Konsultjänster handlas upp enligt ramavtal eller genom förfrågan. Överenskommelse om arbetsfördelning och användning av arbets- och tidsresurser inom Hagfors kommun bedöms från fall till fall mellan dem som är utsedda och aktuella. Planstart administrativ ordning och rutiner Planhandläggaren bereder tjänsteskrivelser och beslutsunderlag till förvaltningssekreteraren. Förvaltningssekreteraren tilldelar sedan beslutet, som bekräftelse på att planarbetet kan påbörjas. Rutiner för planprocessen finns på nätverksplats: Gemensamma R:/Tekniska kontoret/detaljplaner rutiner planprocessen. En mall med datamappstruktur över planprocessens skeden finns på nätverksplats: Gemensamma R:/Tekniska kontoret/detaljplaner pågående/0. Mall struktur datamappar. Planhandläggaren rekommenderas använda en enhetlig mall-mappstruktur (innehållsförteckning) för samtliga detaljplaner. På detta sätt blir arbetsmaterialet i datamapparna sparat på ett likartat sätt för respektive detaljplaneprojekt. Det blir då lättare att hitta i materialet. De ingående mappar i mallen som ej nyttjas/är orelevanta kan raderas. Skapa arbetsbibliotek på nätverksplats med mallstruktur för datamappar

16 Vid planstart använder planhandläggaren mallen och skapar ett digitalt arbetsbibliotek som sparas mot kommunens server. Planhandläggaren lägger upp den nya mappstrukturen på nätverksplats: Gemensamma R:/Tekniska kontoret/detaljplaner pågående/döp ny mapp med detaljplanens benämning. Datamappstruktur Under planarbetet samlar och sparar planhandläggaren all relevant information i datamappstrukturen under respektive skedes mapp. Följande ska sparas: Beslut och beslutshandlingar. Kontaktuppgifter. Mötesanteckningar. Underlag som bekräftar abetstidsåtgång, fakturaunderlag och utlägg. (Fakturering sker varje månad eller om det är lämpligt vid nytt skede i planprocessen. Spara fakturaunderlag på särskild nätverksplats). Arbetsmaterial som ingår i färdigställandet för respektive skede i planprocessen, t ex planeringsunderlag, arbetshandlingar och dokument, underlag vid förslag, bearbetning och viktiga avgörande ställningstaganden. Kommunikation som bekräftar beställningar, överenskommelser, förslag och förändringar under arbetet. Ut- och ingående e-post med beslutshandlingar och tillhörande handlingar. Spara allt arbetsmaterial som är avgörande för förslagets utformning, arbetshandlingar som utgör underlag för beslut samt arbetsmaterial som är avgörande och ligger till grund för ställningstaganden vid bearbetning av förslaget, fram tills att planen vunnit laga kraft. Materialet utgör även underlag för fakturering. Det kan vara bra att spåra information som påverkat förslagets utformning under planprocessen i händelse av att tvister eller olika uppfattningar uppkommer. I mappstrukturen sparas exempelvis planidéer/avsiktsförklaringar, planbesked, planuppdrag, planavtal, kartunderlag och fastighetsuppgifter, eventuella programhandlingar, behovsbedömning och ev. miljökonsekvensbeskrivning, erforderliga utredningar, rapporter och inventeringar, planhandlingar, plankarta, beslut, beslutsunderlag, kungörelser, missiv, inbjudan, samrådshandlingar, sändlista, postlista med mottagningsbevis och läskvitton, samrådsyttranden och samrådsredogörelser, granskningshandlingar, granskningsyttrande, antagandehandlingar, länsstyrelsens beslut om överprövning, laga kraftbevis och arkivhandlingar med innehållsförteckning och exploateringsavtal). E-post E-postprogrammet Zimbra har begränsad quota, därför rekommenderas att e-post sparas som pdf:er i mappstrukturen (daterade). Vid samråd och granskning sparas utgående och inkommande mail som kan överföras till pdf:er i efterhand. Diarieföring Inkommande yttranden ska diarieföras av förvaltningssekreteraren i ärendehanteringssystemet.

17 Projektnummer För redovisning av kostnader ska handläggaren i samråd med ekonomiavdelningen bestämma ett projektnummer. Kontoplan Hagfors kommun har en kodplan som under rubriker redovisar olika sifferkoder för ansvar, slag, verksamhet. De ska anges vid elektronisk mottagningsattestering av fakturor. Fakturering (Jämför kapitel 12) Planhandläggaren samlar underlag för fakturering och sammanställer ett fakturaunderlag som ska ange projekt, arbetsresurser med timkostnad och antal timmar nedlagd arbetstid som redovisar datum och arbetsmoment samt övriga kostnader och utlägg som ska faktureras. Moms beräknas. Efter godkännande av samhällsbyggnadschefen lämnas fakturaunderlaget vidare till förvaltningssekreteraren som hanterar fakturaprocessen. Tjänsteskrivelse för beslut om avgift för plantaxa, planavtal, behovsbedömning, planförfarande, samråd, granskning, exploateringsavtal och antagande. Planhandläggaren upprättar utöver tjänsteskrivelser med Begäran om planbesked och Anhållan om planuppdrag även övriga tjänsteskrivelser till samhällsbyggnadsutskottet (SBU) eller kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau), som behövs för att få beslut om avgift för plantaxa (avgift för planbesked och plantaxa som ska tas ut efter att detaljplanen vunnit laga kraft), planavtal, exploateringsavtal, behovsbedömning och planförfarande, samråd, granskning och antagande. Planområdesgräns Om det aktuella planområdet ändras under detaljplanearbetets initiala skeden ska nytt beslut fattas. T ex ska ny Ansökan/Begäran om planbesked begäras in eller ny Anhållan om planuppdrag med beslut fattas. (I samband med att planarbetet påbörjats upptäcker man om planområdets gräns behöver ändras betydligt, t ex kan det inkräkta på andra detaljplaner eller beröra annan rekommenderad markanvändning enligt gällande översiktsplan). GIS-ansvarig underrättas om ändringen. GIS/plankarta/program Planhandläggaren/konsult/GIS-ansvarig ser till att i aktuell programvara upprätta fil för pågående planarbete samt uppdatera aktuellt planområdes plangräns. I framtiden avses denna information läggas in på kommunens webbkarta för att på så sätt illustrera pågående detaljplanearbeten. Arkivering digital dokumentation Då detaljplanen vunnit laga kraft och expedierats (till Länsstyrelsen och Lantmäteriet samt beställaren) skall planhandlingarna överföras till nätverksplats: Gemensamma R:/Tekniska kontoret/detaljplaner laga kraft vunna/döp mapp med detaljplan. Exempelvis ska följande dokument och handlingar sparas i mapparna: Antagandebeslut, antagandehandlingar och tidigare planhandlingar som omfattats av beslut (behovsbedömning/mkb, samrådsredogörelse, granskningsyttrande,

18 länsstyrelsens beslut om överprövning, lagakraftbevis från förvaltningsrätten, av kommunen utfärdat Lagakraftbevis samt detaljplanenummer från lantmäteriet). Arkivsök Lantmäteriets registrerade planhandlingar laddas vid behov ned från Arkivsök och placeras under nätverksplats: Gemensamma R:/Arkenakter. Arkivering i pärm - Analog dokumentation Handläggaren samlar även dokument i en standardiserad A4-pärm. Ett dokument som kan vara till nytta i planarbetet är mallen med en enhetlig innehållsförteckning för projektpärm. På detta sätt blir arbetsmaterialet i pärmar sparat på ett likartat sätt för planprojekten. Det blir lättare att hitta i materialet. Planavtal uppdragsbekräftelse Se även kapitel 3. avsnitt Planbesked och Planuppdrag. Juridiska parter, ansvarsfördelning Samhällsbyggnadschefen ansvarar för att samhällsbyggnadsavdelningen handlägger detaljplaner. Ibland är samhällsbyggnadsavdelningen (planhandläggaren och samhällsbyggnadschefen) planförfattare och upprättar detaljplanerna. Planavtal respektive uppdragsbekräftelser samt bilagor skall justeras för att gälla dessa två parter. I Hagfors kommun ansvarar samhällsbyggnadschefen för planavtal och uppdragsbekräftelse. Dessa delges planhandläggaren. De reglerar punkt för punkt hur ansvar för olika moment i planprocessen ska fördelas mellan avtalsparter och planförfattare. Dokumentet ska anpassas till valt planförfarande. Planavtal Samhällsbyggnadschefen tar fram underlag och upprättar planavtal med extern part och vid internt uppdrag för kommunstyrelsen upprättas en uppdragsbekräftelse. Erforderliga bilagor för ansvarsfördelning och kostnadsbedömning ingår. Exploateringsavtal Samhällsbyggnadschefen eller Fastighetschefen upprättar vid behov exploateringsavtal med bilagor som reglerar genomförande och ansvarsfördelning samt kostnadsfördelning. Bilagor: Bilaga 4.1. Datamappstruktur, exempel innehållsförteckning. Bilaga 4.2. Tjänsteskrivelse för beslut om avgift för plantaxa, planavtal, behovsbedömning, planförfarande, samråd, granskning, exploateringsavtal och antagande. Bilaga 4.3. Exempel på Fakturaunderlag. Bilaga 4.4. Exempel Uppdragsbekräftelse För Planavtal och Exploateringsavtal hänvisas till bilagor kapitel 3. Exempel från Torsby kommun Ansvarsfördelning - Bilaga 1 Gäller i Torsby kommun: Ansvarsfördelning extern planförfattare, gäller standardförfarande eller begränsat förfarande, Bilaga 1. Kan justeras och kompletteras för utökat förfarande.

19 Gäller i Torsby kommun: Ansvarsfördelning intern planförfattare, gäller standardförfarande med kommunens planhandläggare/planarkitekt som planförfattare, Bilaga 1. Kan justeras och kompletteras för utökat förfarande. Kostnader Bilaga 2a och 2b Gäller Torsby kommun: Handläggare förutsätts vara duktig i att använda Excel. Inför planarbetet ska handläggaren också, i en Bilaga 2 a och b, göra en bedömning av kostnaderna. Mall för detta utgörs av en excel-fil. Bilaga 2 a är en flik i Excel med sammanställning av kostnaderna för miljö-, byggoch räddningsnämndens handläggning och planförfattande (med kommunens planförfattare), utlägg för utredningar, kopiering annonsering etc. I första skedet min och max-bedömning. Underlaget för sammanställningen hämtas från excel-fliken timredovisning i Bilaga 2 b. Här redovisas också utlägg som kan vara t.ex. bilresor, kopiering, porto och annonser. Kostnadsposterna är numrerade som punkterna i Bilaga 1, ansvarsfördelning. Om en planintressent själv anlitat en extern planförfattare som ersätts direkt av uppdragsgivaren sätts den kostnaden till noll och noteras Egen regi. Ansvarsfördelningens punkter ska överensstämma med motsvarande punkter i kostnadsbedömningen. I samband med avslut av ärendet görs inför fakturering en bedömning av utfallet i timmar. Handläggningstid Hagfors kommuns planhandläggare arbetar med olika förekommande planer, projekt, remisser och ärenden. Planarbeten och andra projekt kan prioriteras upp eller ned över tid beroende på tillgängliga arbets- och tids-resurser. Erforderlig tid för samråds-, gransknings- och antagandeskedena regleras i PBL och i Boverkets föreskrifter. Planläggningsarbetet följer en antagen tidplan som ska redovisas i avsnittet Genomförande i planbeskrivningen som är en av planhandlingarna. Tidplaneringen ska anpassas dels till kommunens årliga Plan för sammanträdestider och till länsstyrelsens årliga tidplan för Planberedningsdagar. Över sommar- och julledigheter förekommer semestrar, vilket kan fördröja processen. Se Bilaga kapitel 1.

20.5. Program Kommunen, samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau), bedömer från fall till fall och avgör om behov av program föreligger. Uppdraget att handlägga planärendet överlämnas sedan till samhällsbyggnadsavdelningen. SBU och KSau beslutar sedan i sammanträde att ge samhällsbyggnadsavdelningen i uppdrag att upprätta programhandlingar enligt 5 kap. 10 planoch bygglagen och om vilket planförfarande som ska tillämpas. (Hagfors kommun kan upphandla konsulttjänster i ramavtal eller genom förfrågning). Programmet kan underlätta planprocessen särskilt då stöd för en ny detaljplan saknas i översiktsplaneringen. Eftersom länsstyrelsens granskningsyttrande om översiktsplanen också ska följas vid detaljplaneringen kan ett positivt länsstyrelseyttrande i samråd om planprogrammet ge möjlighet att välja standardförfarande vid upprättande av den nya planen. Beslut att upprätta programhandlingar Ett beslut ska fattas om att planarbete ska föregås av program och eventuellt beslut om behovsbedömning. Det som avgör om ett program ska upprättas är: Om det i en plan som ska upprättas finns betydande intresse för allmänheten eller i övrigt planen är av stor betydelse. Samma kriterier kan också motivera ett utökat planförfarande. Ett program kan också utgöra underlaget för att samordna intressen för flera framtida detaljplaner vilket i så fall ska framgå i programmets beskrivning. Exempel: Ett exempel på planprogram från Hagfors kommun är kvarteret Rektorn 1, 2, 3 och 4. Programområdet med intilliggande tomter innehåller bl a nedlagda skolområden, obebyggd mark, parkeringsplats och förskola i nära anslutning till stadskärnan. Området är i behov av att tas tillvara och har möjligheter att tillskapa annan och ny användning med möjligheter till förtätning. Programhandlingar Genomförandet av samråd om ett program följer 5 kap. 11 planoch bygglagen men handlingarnas innehåll och utformning är inte lika hårt reglerade i planoch bygglagen som vid de senare skedena i planprocessen. De handlingar som behövs är mer översiktliga och ska ställa frågor av principiell natur: Till exempel vad ett markområde ska användas för etc. Ta fram bilder och kartskisser som illustrerar syftet med kommande planarbete. Upprätta en översiktlig programbeskrivning över vad planen vill möjliggöra. I den mån programhandlingen är tillräcklig som underlag för att göra en behovsbedömning är det en fördel att denna utförs i ett så tidigt planskede som möjligt nu inför programskedet.

21 Om handlingar för behovsbedömning av något skäl inte är färdiga för ställningstagande innebär det att beslut om behovsbedömningen får tas i ett senare skede. Planhandläggaren skriver en tjänsteskrivelse till beslut om de upprättade programhandlingarna kan godkännas för samråd, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Exempel på tjänsteskrivelse se Torsby kommun. Programsamråd Innan samråd sker skall programmets samrådshandlingar redovisas och beslut fattas att samråd kan ske. Förvaltningssekreteraren tar med ärendet i kallelsen. Planhandläggaren skriver en tjänsteskrivelse och bifogar handlingar i ärendet. Om behovsbedömningen har gjorts skall den ingå. Sedan beslut om samråd fattats kan samråd för programskedet genomföras med kommunmedlemmarna och övriga lagstadgade remissinstanser (t ex kommunala myndigheter och förvaltningar, lantmäteriet, länsstyrelsen och trafikverket), samrådkretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Länsstyrelsen har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i bl.a. programskedet - se PM. Lantmäteriet har också specificerat sina önskemål. Se PM. Samrådskrets, fastighetsförteckning Inför samråd skall en fastighetsförteckning tas fram. I fastighetsförteckningen redovisas de som direkt bedöms beröras och som i egenskap av sakägare förutsätts ha skäl och därmed anledning att yttra sig med anledning av förslaget. Samrådskretsen med berörda fastigheter och rättigheter markeras på en kartbild. Fastighetsägare, sakägare och innehavare av särskild rätt till mark och vatten anges i en lista, fastighetsförteckning. Personuppgiftslagen gäller och därför får vissa personuppgifter inte redovisas i offentliga handlingar som diarieförs. Vissa samhällsbärande funktioner bör inte heller anges i offentliga handlingar. Samrådskretsen utgörs av de fastighetsägare och sakägare som ingår i planområdet samt de som är närmast angränsande till planområdet. Sakägare till rättigheter liksom innehavare av särskild rätt till mark som är belägna utanför planområdet ingår inte i samrådskretsen. Till rättigheter räknas t ex de som har lagstadgad rätt, t ex till servitut och gemensamhetsanläggningar samt ledningsrättsinnehavare och verksamhetsutövare till ledningsrätter. Rättigheter belägna utanför planområdet anses inte vara berörda. Urval Till berörda fastigheter räknas ibland sådana byggnader som är närmast angränsande till fastigheter som utgörs av stora öppna t ex hårdgjorda ytor eller gator, torg, platser/planer, öppen natur och vatten (ljudvågor sprids lätt). En rutinkontroll via www.ledningskollen.se ger uppgifter om ledningsrättsinnehavare och verksamhetsutövare. Post- och Telestyrelsen har överordnat ansvar för verksamhetsutövare.

22 Inbjudan till samråd I förekommande fall kan viss reducering av antalet remissinstanser göras beroende på planens innehåll. Exempelvis kan det variera vem som innehar rättigheter och är verksamhetsutövare och därmed juridisk sakägare eller innehabare av särskild rätt för ledningar. Vidare anges med ändring i planoch bygglagen från 1 januari 2015 viss lättnad i kraven på samråd med bostadsrättsinnehavare, hyresgäster, boende eller organisationer av hyresgäster, om det är uppenbart att förslaget saknar betydelse för dem. Samråd i programskedet bör benämnas samråd programskede. Ofta benämns programskedets samråd samråd del 1. Vi undviker uttrycket del 1, därför att det kan förvirra för dem som inbjuds på samråd/remiss i nästa skede (samråd del 2) utan att ha deltagit i samråd del 1. Handläggaren tar fram text till Inbjudan till samråd, Meddelande om samråd till remissinstanser och annonser till kommunmedlemmarna. Inbjudan till samråd ska skickas till berörd samråds- och sakägarkrets. Till inbjudan fogas beslut och beslutshandlingar som skriftlig information och skickas till de som ingår i samrådskretsen och är upptagna i fastighetsförteckningen. Meddelande om samråd skickas till berörda remissinstanser. De som omfattas av samråd för att de är en remissinstans, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen., informeras med handlingar skriftligen. Kontrollera remissinstanser dels internt inom kommunen och dels myndigheter som t ex Länsstyrelsen, Lantmäteriet och Trafikverket och regionala aktörer som t ex Fortum (Generation AB), Skanova och i förekommande fall Värmlandstrafik och Landstinget. Kungörelseannons För kommunmedlemmarna utannonseras en kortfattad beskrivning av planen och dess syfte, ev. illustrationer som visar vad planen vill möjliggöra samt en bifogad enkel karta. Samrådet gäller alltså alla kommunmedlemmar, de som känner sig berörda enligt 5 kap. 11 1:a st punkt 4 enskilda i övrigt som har väsentligt intresse av förslaget. En sändlista och en postlista upprättas. Hänvisning till lista med exempel på de för Hagfors kommun aktuella remissinstanserna. Listan ajourhålls. Annonsering sker i Veckobladet och vid behov Nya Värmlandstidningen och Värmlands Folkblad och Post- och Inrikes tidningar. Hagfors kommuns lokala annonsblad (tidning) Veckobladet delas ut till alla hushåll och företag i Hagfors kommun. Annons i Veckobladet beställs av Hagfors kommuns utvecklingsavdelning ansvarig för hemsida/webmaster. Planhandläggaren beställer övriga annonser. Korrekturläsning ska ske. Annonserna sparas och arkiveras. Inbjudan till samråd, beslut och samrådshandlingar läggs upp som pdf-format på Hagfors kommuns hemsida och anslås på kommunens anslagstavla, där de ska finnas tillgängliga under samrådstiden.

23 Samrådsredogörelse för programsamrådet Enligt planoch bygglagen 5 kap. 17 är det kommunen som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt göra de kommentarer och förslag som kommunen har med anledning av synpunkterna. Planhandläggaren gör förslag till kommentarer och åtgärder i samråd med planintressent och planförfattaren om extern sådan utsetts. Detta redovisas i en samrådsredogörelse. Samhällsbyggnadsutskottet SBU och kommunstyrelsen KS/KSau ska fatta beslut och avgöra om samrådsredogörelsen efter programsamrådet kan godkännas samt om de i enlighet med samrådsredogörelsen reviderade och kompletterade programhandlingarna kan godkännas för antagande. Planförfattaren genomför efter överenskommelse med Hagfors kommun samhällsbyggnadschef de föreslagna åtgärder som följer av programsamrådets samrådsredogörelse och upprättar programhandlingar för antagande. Programmets samrådsredogörelse utgör en checklista för detta arbete. Bilagor: Exempel på tjänsteskrivelse till beslut om att plan ska föregås av program och eventuellt beslut om behovsbedömning Exempel på tjänsteskrivelse till beslut om de upprättade programhandlingarna kan godkännas för samråd. Länsstyrelsens specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i bl.a. programskedet - se PM. Lantmäteriets specificerade önskemål om handlingar vid programsamråd. Se PM. Fastighetsförteckning - programskede Inbjudan till samråd - programskede Meddelande programsamråd. Kungörelse programsamråd. Samrådsredogörelse för programsamråd. Exempel på tjänstskrivelse enligt dessa punkter..6. Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB Behovsbedömning Alla nya detaljplaner, oberoende av planförfarande, omfång eller innehåll, omfattas av kravet på att en behovsbedömning ska genomföras. Beslut ska fattas så tidigt som möjligt i planprocessen, gärna redan i programskedet om sådant genomförs. Begreppen behovsbedömning och miljöbedömning är två olika företeelser! Då samhällsbyggnadsutskottet fått uppdraget att handlägga ett planärende för att upprätta eller ändra en plan eller ett program enligt 6 kap. 11 miljöbalken ska nämnden ta ställning till om det ska ingå en miljöbedömning i planarbetet.

24 Det är behovet av en sådan miljöbedömning som utreds och beslutas i en behovsbedömning. Ett verktyg finns för genomförandet av behovsbedömning. Verktyget består av en introduktion och sju checklistor: 1. Särskilda bestämmelser 2. Kulturvärden 3. Naturvärden 4. Sociala värden 5. Materiella värden 6. Risker för människors hälsa eller för miljön samt 7. Sammanvägd bedömning. Vid mycket okomplicerade detaljplaner, t.ex. frimärksplaner, där det är uppenbart att alla de aspekter som tas upp i checklistor 1-6 kan sammanställningen nr 7 vara tillräcklig. Detta bedöms av handläggaren från fall till fall. Behovsbedömning enklare planer Hagfors kommun anlitar vanligtvis en extern konsult för behovsbedömning, men har checklistor för behovsbedömning, miljöbedömning och miljökonsekvensbeskrivning. För Torsby kommun gäller: Handläggaren upprättar i samråd med miljöinspektör och planförfattare utifrån verktygets checklistor ett förslag till behovsbedömning, (kan beroende på ansvarsfördelning möjligen utföras av planförfattaren). Behovsbedömningen ska resultera i ett underlag och utifrån detta fattas ett beslut. Det finns tre alternativ: Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär inte sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas och att miljökonsekvenser ska arbetas in i planbeskrivningen under rubriken Konsekvenser av planens genomförande. Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas men att miljökonsekvenserna ska arbetas in i planbeskrivningen under rubriken Konsekvenser av planens genomförande. Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. I detta fall ska handläggaren anlita extern konsult för upprättande av MKB. 1. Upprätta behovsbedömning För att upprätta behovsbedömningen finns checklistor som handläggaren/planförfattaren ska gå igenom och för detaljplanen gällande förutsättningar kommenteras. Se exempel på beslutsformuleringar vid behovsbedömning för mer okomplicerade planer: behovsbedömning med checklista.

25 2. Beslut i SBU och vid behov eventuellt KS/KSau Ställningstagande i behovsbedömningen ska godkännas av samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och vid behov kommunstyrelsen (KS/KSau). Bedömningarna är preliminära. Ny kunskap som tillförs planarbetet kan innebära att bedömningarna senare måste omvärderas och nytt beslut fattas. Exempel på beslut enligt alternativ 1 kan vid inte betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande 4. Planen ska upprättas med standardförfarande enligt 5 kap. 6 planoch bygglagen. Exempel på beslut alternativ 2 kan vid betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande. 4. Planen ska upprättas med utökat planförfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. Exempel på beslut alternativ 3 kan vid betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande. 4. Planen ska upprättas med standardförfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. En behovsbedömning, och beslutet som fattas om denna, ska redovisas för allmänheten enligt ett särskilt förfarande senast i samrådet, men ännu hellre redan i ett programsamråd, förutsatt att en programhandling upprättas. Kommunens ställningstagande, dvs samhällsbyggnadsutskottets/kommunstyrelsens beslut om behovsbedömningen samt behovsbedömningen ska så fort som möjligt göras tillgängligt för allmänheten och också fortsatt redovisas tillsammans med planhandlingarna i planärendet. Allmänheten får då möjlighet att lämna synpunkter och hanteringen av miljöaspekterna förenklas. Informationen om ställningstagandet är särskilt viktig om slutsatsen är att en miljöbedömning inte ska genomföras.

26 3. Information och anslag på kommunens anslagstavla Det är planhandläggarens ansvar ett se till att: Beslutet om vilken bedömning som görs anslås på kommunens anslagstavla. På anslaget anges att behovsbedömningen finns tillgänglig i planrummet och på kommunens hemsida. I samråd med hemsideansvarig göra ett textdokument som redovisar planens syfte och ger en kort sammanfattning av kommande arbete med det förestående planarbetet. Det nya planärendet redovisas på kommunens hemsida/webb-sidor under Pågående detaljplaner. Denna kompletteras med länkar till aktuella dokument t.ex. behovsbedömningen och en enkel kartskiss som visar aktuellt planområde. Enligt 4 kap. 33 punkt 4 planoch bygglagen ska planbeskrivningen innehålla en redovisning av de överväganden som har legat till grund för planens utformning med hänsyn till motstående intressen och planens konsekvenser. Här avses bl.a. miljökonsekvenserna. I de flesta fall leder behovsbedömningen till att miljökonsekvenserna kan inarbetas i ett av planbeskrivningens kapitel, Konsekvenser av planens genomförande men under vissa omständigheter måste en miljöbedömning göras. Lämpligt innehåll i planbeskrivningen framgår av dokumentet rubriker i planbeskrivning men planoch bygglagens och miljöbalkens anvisningar ska kontrolleras och följas. Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB) Det finns i 4 kap. 33 1:a stycket punkt 4 i planoch bygglagen ett krav på att planbeskrivningar ska innehålla redovisning av de överväganden som legat till grund för : A - Planens utformning med hänsyn till motstående intressen och B - Planens konsekvenser varvid föreskrifter om krav på redovisningen i 6 kap. 12 och 13 miljöbalken ska följas. C - I 4 kap. 33 a planoch bygglagen krävs också att vid planering för bostäder ska i planbeskrivningen beräknade värden för omgivningsbuller vid fasad och eventuell uteplats redovisas. D - Om planen anger att mark får tas i anspråk för ett uppräknat antal ändamål enligt nedan ska planen bedömas få betydande miljöpåverkan och därför uppfylla kraven i 6 kap. 7 1:a och 2:a st. miljöbalken. Uppräknade ändamål enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen är: 1. Industriändamål 2. Ett köpcentrum, en parkeringsanläggning eller något annat projekt för sammanhållen bebyggelse 3. En hamn för fritidsbåtar 4. Ett hotellkomplex eller en fritidsby med tillhörande anläggningar, utanför sammanhållen bebyggelse 5. En permanent campingplats

27 6. En nöjespark 7. En djurpark 8. En spårväg 9. En tunnelbana I miljöbedömningen ingår bland annat att upprätta en miljökonsekvensbeskrivning. Ett undantag! Om en miljökonsekvensbeskrivning upprättas för en järnvägs- eller vägbyggnad behövs inte upprättas ytterligare en för detaljplan för samma järnväg eller väg, 5 kap. 35 planoch bygglagen. Se också samordnat förfarande. Enligt 4 kap. 34 planoch bygglagen ska om genomförandet av planen innebär att den kan medföra betydande miljöpåverkan kommunen upprätta en miljöbedömning enligt 6 kap. 11 miljöbalken. Detta innebär att den betydande miljöpåverkan som en plans eller ett programs genomförande kan antas medföra identifieras, beskrivs och bedöms. I miljöbalkens 6 kap. 12 anges i 10 punkter vad en miljökonsekvensbeskrivning ska innehålla. Anvisningar om bl. a. detaljeringsgrad och bedömningar av omfattning regleras i 6 kap. 13 miljöbalken. Syftet med en miljökonsekvensbeskrivning anges i 6 kap. 3 MB. Om det i en miljöbedömning framkommer att betydande miljöpåverkan kan bli aktuell över en riksgräns gäller att samråd ska genomföras med det aktuella landet. Bilagor: Bilaga 6.1. Checklista Behovsbed. MKB.

28.7. Val av planförfarande Beslut om vilket planförfarande som ska tillämpas fattas i samhällsbygnadsutskottet (SBU) alternativt kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau). Planförfarandet ska följa de av Boverket angivna rutinerna för Standardförfarande, Begränsat förfarande eller Utökat förfarande. I tidigare PBL förutsattes att kommunen tog initiativ till ett tidigt samråd med länsstyrelsen där frågor om bland annat behovet av upprättande av program, planförfarande m.m. diskuteras. Detta kan numera göras frivilligt. Rekommendation i Hagfors kommun: Samhällsbyggnadsavdelningen kan underlätta kommande samrådsförfarande genom att regelmässigt ta ett tidigt samråd med Länsstyrelsen. Med nya planoch bygglagen som gäller från 1 januari 2015 är det än mer viktigt att överväga genomförande av tidiga samråd med länsstyrelsen. Vid ett tidigt samråd tas följande frågor upp: Programskede ska genomföras, Lämpligt planförfarande, Utredningar som bör tas fram innan samråd, samt Omfattningen av en ev. miljöbedömning.

29.7.1 Standardförfarande Proposition 2013/14:126, sida 74, anger att om det är möjligt bör kommunen handlägga ett förslag till detaljplan med standardförfarandet. Men, om strandskydd finns eller börjar gälla då tidigare plan upphör ska samhällsbyggnadsutskottet ta ställning till om utökat förfarande ska tillämpas. Det är dock inte självklart att strandskydds upphävande alltid innebär att ett utökat planförfarande ska tillämpas vid antagande av en ny detaljplan. Standardförfarandet enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen kan tillämpas om förslaget till detaljplan är förenligt med översiktsplan, och/eller fördjupad översiktsplan och är förenligt med länsstyrelsens granskningsyttrande angående ÖP och inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse samt inte kan antas medföra betydande miljöpåverkan När något av dessa kriterier inte medger standardförfarande ska ett utökat förfarande tillämpas. I Hagfors kommun förutsätts att standardförfarandet är utgångspunkt för nya planer. Efter att samråd i standardförfarandet hållits finns tre alternativ till beslut i samhällsbyggnadsutskottet om hur man går vidare: 1 - Planen antas genom beslut i samhällsbyggnadsutskottet (SBU), kommunstyrelsen KS och slutligen kommunfullmäktige KF efter genomförd granskning. För samrådet är det för standardförfarande enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen tillräckligt med en redogörelse i ett utlåtande. Dock kan det vara fördelaktigt att skriva en samrådsredogörelse, t ex i händelse av att omtag behöver göras senare eller om planförfarandet behöver ändras. 2 Planförfarandet ändras till begränsat förfarande, enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen. Planhandläggaren får om alla i samrådet godkänt planförslaget enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen, och efter överenskommelse med samhällsbyggnadschefen, föreslå samhällsbyggnadsutskottet att begränsat förfarande är tillämpligt, varvid ärendet tas direkt till beslut om antagande i samhällsbyggnadsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 3 Planförfarandet ändras till utökat förfarande, enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. Om det under samrådet framkommer synpunkter som inte godkänner förslaget, som medför miljöbedömning/mkb, berör strandskyddsintressen eller betydande allmänna intressen, krävs att förslaget omfattas av nytt samråd följt av granskning, och därför måste utökat förfarande väljas. Planhandläggaren bereder och tar fram en tjänsteskrivelse inför att beslut fattas om att ändra till utökat planförfarande. Samrådskrets Samrådskretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen får vid övergång till annat förfarande inte ändras såsom att nya berörda tillkommer eller utgår.

30 Bilagor Exempel på tjänsteskrivelse för beslut om granskning. Exempel på tjänsteskrivelse att anta planen. Exempel på tjänsteskrivelse för beslut att byta planförfarande till begränsat förfarande. Exempel på tjänsteskrivelse för beslut att byta planförfarande till utökat förfarande..7.2. Begränsat planförfarande Om planförslaget skriftligen godkänns av samtliga berörda sakägare under samrådet kan standardförfarandet justeras så att processen innebär ett enda kommunikationssteg, samrådet. Underrättelse och granskning utgår. Det är alltså möjligt att direkt efter samråd anta en detaljplan om samrådskretsen godkänt ett förslag till detaljplan redan under samrådet. Det kan till exempel handla om fall där planförslaget berör en åtgärd av mindre betydelse med en mycket liten och tydlig samrådskrets som berörs. Godkännandet ska göras aktivt av samtliga i samrådskretsen, även aktuella myndigheter. Planförslaget kan inte antas direkt om det skett ändringar efter godkännandet. Begränsat förfarande är snabbare och kostar mindre. För att få välja begränsat förfarande gäller att: Förutsättningarna för standardförfarande ska vara uppfyllda, och Planförslaget skriftligen godkänts av samtliga i samrådskretsen Samråd Inbjudan till samråd bör därför utformas så att ett besked om godkännande kan lämnas på ett enkelt sätt. Beslut om Begränsat förfarande Om kriterierna är uppfyllda redan vid planeringsstart kan beslutet om att ett begränsat förfarande eftersträvas tas i detta skede. Bilagor Inbjudan till samråd utformad så att ett besked om godkännande kan lämnas på ett enkelt sätt. Tjänsteskrivelse med beslut om övergång från standard- till begränsat planförfarande och antagande av planen..7.3. Utökat förfarande.7.3.1. Val av utökat förfarande vid uppstart av planarbete Beslutet om planform ska motiveras enligt punkterna nedan. Ett antagandebeslut kan överklagas och den som klagar har god chans att vinna gehör om inte motivet för valet av planform har varit tydligt och korrekt. Utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen ska tillämpas om förslaget till detaljplan:

31 Bilaga 1. inte är förenligt med översiktsplan eller länsstyrelsens granskningsyttrande om denna, 2. är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt stor betydelse eller 3. kan antas medföra en betydande miljöpåverkan, 4. innefattar område (i de flesta fall men inte alltid se länk) med strandskydd 5. gällande planen som ändras, ersätts eller upphävs omfattar mark med beteckningen A, mark för allmänna ändamål. Här ska nämnden överväga att tillämpa utökat planförfarande. Val av utökat förfarande vid uppstart av planarbete länk tjänsteskrivelse.7.3.2. Övergång till utökat förfarande länk tjänsteskrivelse Om det vid standardförfarande inkommer yttranden med synpunkter som kan uppfattas som principiella och övergripande bör samhällsbyggnadsutskottet (SBU) och kommunstyrlsen (KS/KSau) överväga att övergå till utökat planförfarande se figur nedan. Därigenom kan kommunen undvika länsstyrelsens överprövning eller överklaganden som kan komma att vinna vid prövning av i högre instanser. Det är möjligt att växla från standard till utökat förfarande och från utökat till standardförfarande men också från standardförfarande till förenklat förfarande.

32 Ett byte från standard till utökat förfarande kan till exempel bli aktuellt om kommunen under samrådet uppmärksammar att planförslaget är av betydande intresse för allmänheten. En kungörelse ska alltid annonseras då ett planarbete inleds och påbörjas med utökat förfarande. Beslut om ändrat förfarande fattas av SBU och KS/KSau och detta kan göras under planarbetets gång. Vid övergång till utökat förfarande ska en kungörelse annonseras. Utgångspunkt ska vara att standardförfarande tillämpas även om det står ett A i planen. Exempel: Den 5:e punkten (se ovan, 7.3.1. ) föranleds av ett ärende i Torsby kommun då enligt en dom i mark- och miljödomstolen för ett upphävande av del av plan i Bograngen, Torsby kommun. Mark- och miljödomstolen krävde att enligt då gällande planoch bygglagen skulle normalt planförfarande tillämpas vilket i nya PBL närmast motsvarar det utökade planförfarandet med antagandebeslut i fullmäktige. Byte till utökat förfarande om betydande allmänna intressen föreligger. Annars ska, om det i samrådsyttranden visar sig att det finnas anledning att bedöma att det handlar om ett betydande intresse för allmänheten, nämnden besluta om övergång till utökat planförfarande. Eftersom inte kungörelse tillämpats enligt standardförfarandet ska det göras nu istället enligt planoch bygglagen och illustrerat i Boverkets figur ovan. Strandskydd införs med 100 meter om ny detaljplan ersätter en gammal. Vid ändring av detaljplan återinförs inte strandskyddet automatiskt. Bilagor: Bilaga: Tjänsteskrivelse med beslut om utökat planförfarande. Bilaga Kungörelse utökat förfarande innan samråd sker..7.4. Samordnat förfarande Begreppet samordnat planförfarande gäller enligt 5 kap. 7 a planoch bygglagen där en verksamhet har eller ska tillståndsprövas enligt 9 kap. 6 miljöbalken eller då en åtgärd har prövats eller ska prövas i väg- eller järnvägsplan. Syftet är att undvika dubbelarbete och dubbla prövningar. Om miljöprövning görs i dessa sammanhang behövs ingen ytterligare parallell prövning för upprättande av en detaljplan. Detta påverkar innehållet i och hur handlingar i standardförfarande och utökat förfarande upprättas för samråd, granskning och antagande. Men om det samråd som genomförts enligt miljöbalken, väg- eller banlagen inte omfattat alla de som ska ingå i samråd för en detaljplan kan kommunen genomföra samrådet för detaljplanen med de som inte deltagit tidigare.

33.7.5. Förfarande vid ändring/upphävande I 5 kap. 38 planoch bygglagen förutsätts att planer kan ändras eller upphävas. I princip ska förfarande väljas som vid antagande av detaljplan. I nya PBL har tillkommit två paragrafer som tar upp att genomförandetid ändras enligt 5 kap. 38 a eller hela eller del av planen upphävs 5 kap. 38 b. Ändring av detaljplan Begreppet ändring av detaljplan enligt plan och bygglagen togs upp i Ändring av detaljplan, Boverkets allmänna råd 1991:2. Den innebar bl.a. att "ändring av detaljplan" fick ny innebörd än vad som tidigare tillämpats. Det är sedan dess möjligt att ändra i detaljplaner på enklare sätt. Ändring av en detaljplan kan bli aktuell då en plan blivit otidsenlig men justeringar av bestämmelser fyller sitt syfte på ett enklare sätt än att planen helt ersätts med en ny. Ändring innebär att förutom ändringar gäller fortsatt den gamla planen som underliggande plan. På den gällande planen kan ändringar redovisas i en textruta och sedan antas dessa ändringar. I övrigt gäller fortsatt den underliggande planens bestämmelser. I Boverkets Ändring av detaljplan, beskrivs lagändringens innebörd och dess praktiska konsekvenser. Fem exempel förtydligar hur ändring av detaljplan kan användas. Dessa Boverkets allmänna råd ansluter till gamla planoch bygglagen men är fortfarande aktuella som vägledning. Vägledningen "Ändring av detaljplan" hanterar arbetssättet vid ändring av detaljplan. Vid ändring av planbestämmelser ska enligt 5 kap. 38 planoch bygglagen ska tillämpas och väljas förfarande enligt principerna för antagande av ny detaljplan. Vid ändring bara av genomförandetid, (här förutsätts att genomförandetiden har gått ut eller kommer snart att gå ut), ska enligt 5 kap. 38 a planoch bygglagen begränsat planförfarande kunna väljas. Samråd enligt 5 kap. 11 krävs endast med kända sakägare inom planområdet och granskningen och kungörelse enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen utgår. Upphävande Begränsat planförfarande kan enligt 5 kap. 38 b planoch bygglagen kan väljas om genomförandetiden har gått ut och villkoren för val av standardförfarande uppfylls. Enligt 5 kap. 38 b 3:e st. ska man återgå till standardförfarandet om väsentliga ändringar görs i förslaget.

34.8. Samråd Samråd vid olika förfaranden Handlingar upprättas och bearbetas enligt resultatet av samråd och granskning steg för steg i de olika planskedena fram till antagandet och laga kraft. Se separat avsnitt om samråd då program ska upprättas..8.1. Samråd vid standardförfarande Samrådsförfarandet regleras i 5 kap. 11, 11 a, 11 b, 11c, 12, och 13 i planoch bygglagen och anvisningarna här gäller generellt för olika planförfaranden men förfarandet vid samråd anpassas också till vilket planförfarande som tillämpas, standard, begränsat eller utökat. Samrådstiden är inte reglerad utan anpassas efter det enskilda ärendet. Samrådstiden är inte reglerad i planoch bygglagen. Samrådet ska av handläggaren redovisas med en samrådsredogörelse även om det är tillräckligt om samrådet redovisas i ett granskningsutlåtande. Samrådet kan genomföras på olika sätt. Det kan vara en skriftlig inbjudan Dokumenterade samrådsmöten Anteckningar från samtal E-post Handläggaren bestämmer lämplig tid från fall till fall. Det är enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen vid standardförfarandet tillräckligt att kommunen redovisar synpunkter från samrådet efter granskning i ett utlåtande tillsammans med de synpunkter som har kommit fram under granskningen. I praktiken kompletteras samrådsredogörelsen enligt resultatet av granskning och blir då ett granskningsutlåtande enligt 5 kap. 23 planoch bygglagen.

35.8.2. Samråd vid begränsat förfarande Vid begränsat förfarande genomförs samrådet som i standardförfarandet men sedan övergår man om alla i samrådet godkänt förslaget till det begränsade förfarandet. För att det på så sätt ska vara möjligt att växla mellan förfarandena får inte andra än den ursprungliga samrådskretsen beröras. Oavsett att en samrådredogörelse vid sådant förfarande inte krävs enligt planoch bygglagen ska handläggaren ändå upprätta en sådan. Detta ger möjlighet, att med länsstyrelsen stämma av om utförda utredningar och undersökningar är tillräckliga. Det innebär i sin tur att länsstyrelsen inte ska behöva överväga att överpröva planen. Av samrådsredogörelsen ska det framgå om planen godkänts av remissinstanser och berörda sakägare. Om samtliga de inbjudna till samråd godkänner planförslaget kan man hoppa över granskningen och gå direkt till beslut om att anta planen i SBU, KS/KSau och slutligen i kommunfullmäktige KF enligt det begränsade förfarandet. Bilagor: Exempel på samrådsredogörelse. Exempel på tjänsteskrivelse Beslut att anta detaljplan (med begränsat förfarande). Ex. tjänsteskrivelse..8.3. Samråd vid utökat förfarande För planer som genomförs med utökat planförfarande, (enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen), krävs till skillnad mot standardförfarandet och det begränsade förfarandet att det samråd som genomförs ska redovisas med en samrådsredogörelse enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen. En samrådsredogörelse ska upprättas. Ett samråd ska pågå minst tre veckor, 5 kap. 11a planoch bygglagen. Bestäm samrådstiden. Samrådstiden kan förlängas men får inte avkortas. Den anpassas lämpligen till Länsstyrelsens datum för inlämning och beredning. Bilagor: Exempel på samrådsredogörelse. Ex. samrådsredogörelse.

36.8.4. Handlingar för samråd Planhandlingar En detaljplan ska bestå av en karta med bestämmelser (plankarta) 4 kap. 30 planoch bygglagen. I en planbeskrivning med innehåll enligt lista förklaras hur man ska tolka kartans bestämmelser och bakgrunden till dessa samt anges hur planen ska genomföras, 4 kap. 31 planoch bygglagen. Vid utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen kan också ingå en MKB. I planbeskrivningen redovisas: Underlag tas fram och sammanfattas utifrån olika övriga handlingar: 1 - Planeringsförutsättningarna T.ex. utredningar av olika slag, geoteknik, buller, trafik etc. 2 - Planens syfte, huvuddrag, plandata 3 - Hur planen är avsedd att genomföras (Genomförandebeskrivning i eget avsnitt) 4 - De överväganden som legat till grund för planens utformning med hänsyn till motstående intressen och planens konsekvenser. Beskrivning av eventuell betydande miljöpåverkan enligt 5 kap. 34 planoch bygglagen. Organisatoriska, tekniska, ekonomiska och fastighetsrättsliga åtgärder med redovisning av konsekvenser för berörda. ( Samordnat planförfarande ) - Särskild MKB upprättad för planen behövs inte om det finns en upprättad MKB för ett ärende som tillståndsprövas med stöd av 9 kap. 6 miljöbalken eller för väg- eller järnvägsplan. Miljökonsekvenserna beskrivs enligt 6 kap. 12 och 13 1:a st. MB. 5 - Om planen avviker från översiktsplanen Redovisa på vilket sätt och skälen för avvikelsen. Här kan man hänvisa till ett positivt yttrande från länsstyrelsen i ett programskede. 6 - Planen ska innehålla det illustrationsmaterial som behövs för att förstå planen. Vid plan för bostäder ska, om det inte kan anses obehövligt på grund av bullersituationen, finnas redovisning av buller vid bostadsbyggnadens fasad och uteplats. (4 kap. 33 2:e st. planoch bygglagen) (4 kap. 33 a planoch bygglagen)

37.8.5. Utredningar Oftast kan behov finnas att utöver planhandlingar, och som underlag för dessa, göra olika utredningar. Planhandlingarna kan därför kompletteras med övriga handlingar av intresse i planarbetet. I tidigt samråd med länsstyrelsen bestäms vilka utredningar som ska utföras. Det är viktigt att detta genomförs eftersom endast överprövning återstår om länsstyrelsen finner att planen inte uppfyller de krav som de ansvarar att bevaka. Genom att regelmässigt sammanställa en samrådsredogörelse, även om detta inte krävs enligt valt planförfarande, kan efter att länsstyrelsen delgivits denna, en avstämning ske om undersökningar och utredningar är tillräckliga enligt länsstyrelsens uppfattning. Därmed kan förhoppningsvis deras enda alternativ i nästa skede, överprövning, undvikas. Vid behov av bevarande- eller skyddsföreskrifter i en detaljplan bör frågan om risk för krav på ersättning till berörd fastighetsägare beaktas. Avtal om att avstå från ersättning kan aktualiseras. Bilagor:.8.6. Plankarta med bestämmelser Grundkarta Plankartan ska vara upprättad på en grundkarta. Grundkartan ska visa en ögonblicksbild av läget vid antagande av planen. Den får inte ändras sedan plan antagits. Grundkarta och fastighetsförteckning ska vara enligt 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen. Avgör om planområdet ligger utanför område där primärkarta har upprättats eller om primärkarta finns upprättad och omfattar planområdet. Primärkartor och grundkartor ska innehålla Basobjekt enligt kommunens standard. Med basobjekt menas byggnader, vägkant, slänter etc. Ytterligare objekt kan tillkomma efter önskemål från planförfattaren. Grundkarta ska normalt utföras för detaljplaner i skala 1:1 000 men kan om de blir alltför ohanterliga också få utföras i skala 1:2 000. Detta bör bestämmas tidigt så att textstorlekar och höjdkurvor kan anpassas till plankartan. Detta avgör handläggaren/planförfattaren. I skala 1:1000 ska enmeters höjdkurvor tillämpas och möjligen glesare vid skala 1:2000. Hagfors kommun har koordinatsystem SWEREF 99 13 30 och har bytt höjdsystem till kontrolleras alltid - RH 2000. Grundkartan ska levereras som DXF- eller DWG-filer. Beställning av grundkarta Handläggaren beställer grundkarta för aktuellt planområde hos GIS-ansvarig eller i samverkansgruppen SuToHa, alternativt hos extern part/konsult.

38 Zooma in minst till skala 1:1000 i MyCarta så att objekt syns. Området för plan markeras på kartutdrag. Avgör vilka basobjekt som ska finnas med. Utöver basobjekten kan behov finnas att ta med t.ex. enstaka träd, större stenblock etc. Dessa tillägg listas upp av handläggaren i samråd med GIS. Mätningsavdelningen/GIS gör mätningar i fält och uppdaterar primärkarta och upprättar grundkarta enligt kommunens standard och med överenskomna tillägg. Bilagor:.8.7. Fastighetsförteckning Inför samråd och granskning måste kommunen veta vilka som anses berörda av planarbetet på ett sådant sätt att de berörda betraktas som sakägare (kontrollera innehavare av särskild rätt till mark). Att veta vilka som är sakägare är viktigt i samrådsskedet, i granskningsskedet och när man sänder ut underrättelse om att planen har antagits. Under arbetet med att ta fram en detaljplan ska man normalt, om det inte är uppenbart onödigt, därför upprätta en fastighetsförteckning, 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen. Fastighetsförteckningen är formellt inte en del av detaljplanen utan utgör ett underlag för planarbetet och ska ange vilka fastigheter som berörs av planförslaget och vilka fastighetsägare med flera som är sakägare. Hagfors kommun har för avsikt att själva ta fram enklare fastighetsförteckningar och i en framtid även grundkarta. Mer komplicerade fastighetsförteckningar beställs. Grundkartan ska vara aktuell och bör inte vara för gammal, (rekommendationen är 3 4 månader gammal). Som tidigare nämnts är riktlinjen att grundkartan är en ögonblicksbild vid antagandet av planförslaget. I Hagfors kommun sker inte mycket förändringar och därför kan primärkartan användas vid planstart och behovsbedömning och grundkartan tas fram i lagom tid inför att planförslaget finslipas inför samrådsskedet. Fastighetsförteckningen ska innehålla kartutdrag med markerad samrådskrets, vilket primärkartan /AutoKaVy eller My Charta/Topocad) kan användas till förutsatt att inte grundkartan visar sig innehålla förändringar. Beställning av grundkarta görs av planhandläggaren snarast sedan planområdesgränsen bestämts då planförslaget hittat en lämplig form och omfattning. Grundkartan upprättas av behörig eller ansvarig för kartor. Vid mer komplicerade planärenden kan grundkarta beställas externt. (Lantmäteriet i distrikt Värmland har tidigare (år 2015) inte fått utföra tjänster till kommuner, men har i dagarna (2016) meddelat att en förändring av detta är på gång. Fastighetsförteckningen visar utifrån fastighetsägarperspektiv vilka som är sakägare i planärendet. Det är därför viktigt att förteckningen är aktuell i de olika skedena av planprocessen.

39 Beställning av fastighetsförteckning ska göras av planhandläggaren i lagom god tid före samråd, efter att planområdesgränsen bestämts och ett kartunderlag (en grundkarta) har upprättats. I Torsby kommun gäller att Lantmäteriet vill ha beställning enligt en blankett som de upprättat. Hagfors kommun följer vanligtvis följande nedanstående riktlinjer då samrådskretsen bestäms och då fastighetsförteckningar tas fram. (De har utarbetats efter diskussioner med jurister vi anlitat). Vid mer komplicerade ärenden finns möjligheten att anlita lantmäteriet förutsatt att de har tid och resurser att utföra arbetet inom rimlig tid. Hur sakägarkretsen bestäms inför samrådsskedet i Hagfors kommun. Inför samråd skall en fastighetsförteckning tas fram. Vanligtvis följer samma sakägarkrets med genom planprocessen samtliga skeden, dvs granskning och antagande. En anledning är att om sakägarkretsen ändras finns en risk att överklaganden sker eller kan sättas i spel, varvid förslaget till detaljplan aldrig kommer till avslut. En sakägare som gör sig av med sin rätt att yttra sig (t ex vid försäljning eller flytt) bedöms vara skyldig att överlåta rätten och upplysa den nya sakägaren om detta. En förändring av namn på dem som ingår sakägarkretsen bedöms inte vara nödvändig eftersom rätten att yttra sig avser fastigheten och rättigheten. Förutom inbjudan annonseras även förslag och tider då möjligheter ges att yttra sig under planprocessen. I fastighetsförteckningen redovisas de som direkt bedöms beröras och som i egenskap av sakägare förutsätts ha skäl och därmed anledning att yttra sig med anledning av förslaget. Samrådskretsen med berörda sakägare, (fastighetsägare och sakägare till rättigheter samt eventuella innehavare av särskild rätt till mark och vatten) markeras på en kartbild och anges i en lista, fastighetsförteckning. Personuppgiftslagen gäller och därför får vissa personuppgifter inte redovisas i offentliga handlingar som diarieförs. Vissa samhällsbärande funktioner bör inte heller redovisas i offentliga handlingar. Planhandläggaren ska utifrån fastighetsförteckningen, och kommunens standard-sändlista upprätta en sändlista anpassad till aktuellt planuppdrag för samråd med angivna ägare i fastighetsförteckningen och komplettera sändlistan med uppgifter om ev. hyresgäster, arrendatorer, ägare av byggnader på ofri grund etc. Hyresgäster har ombud via Hyresgästföreningen, Alternativt kontaktas fastighetsägaren som ombeds informera sina boende eller så sätts Inbjudan upp i trapphus eller delas ut i brevlådor. Annons i lokalbladet Veckobladet sker vanligtvis enligt rutin under planprocessens yttrandeskeden. Samrådskretsen utgörs av: De fastighetsägare och sakägare som ingår i planområdet samt de som är närmast angränsande till planområdet. Sakägare till rättigheter liksom innehavare av särskild rätt till mark som är belägna utanför planområdet ingår inte i samrådskretsen. Till dem som berörs av förslaget räknas enligt 5 kap. 29 1:st. punkt 3 planoch bygglagen, kända sakägare, fastighetsägare, bostads-rättsinnehavare, hyresgäster och boende. Urval:

40 Till samrådskretsens berörda fastigheter räknas ibland sådana byggnader som är närmast angränsande till fastigheter som utgörs av stora öppna eller hårdgjorda ytor t ex gator, torg, platser/planer, öppen natur och vatten (ljudvågor sprids lätt). Till rättigheter räknas de som har lagstadgad rätt, t ex till servitut och gemensamhetsanläggningar samt ledningsrättsinnehavare och verksamhetsutövare till ledningsrätter. Rättigheter belägna utanför planområdet anses inte vara berörda. En rutinkontroll via www.ledningskollen.se bör alltid göras. Det ger uppgifter om vilka ledningsrättsinnehavare och verksamhetsutövare som är berörda. Att ta med myndigheten Post- och Telestyrelsen kan vara en fördel vid tveksamheter eller komplikationer i ärendet. Hur fastighetsförteckningar tas fram med Lantmäteriet. Lantmäteriet bedöms lämpliga som fristående myndighet att upprätta fastighetsförteckningen. Beställning görs hos lantmäteriet i Torsby som vidarebefordrar beställningen till lantmäterikontoret i Vänersborg. I samband med detta kompletteras beställningen med de kunskaper om närområdet som lantmätare i Torsby bidra med (Det gäller även Hagfors kommun). Det är en kvalitetssäkring att det är Lantmäteriet som får uppdraget att upprätta fastighetsförteckningen. Lantmäteriet upprättar den enligt vedertagen praxis och gällande bestämmelser. Även om det inte är Lantmäteriet som upprättat grundkarta ska Lantmäteriet av handläggaren ta del av aktuell grundkarta så att båda dokumenten redovisar samma uppdaterade fastighetsinformation. Av fastighetsförteckningen ska det framgå vilka fastigheter som är berörda, vilken berörd mark som är samfälld för flera fastigheter och vilka allmänna vattenområden som är berörda, vilka som äger fastigheterna, gemensamhetsanläggningar som är berörda och vilka som är ägare till de fastigheter som deltar i anläggningarna se 5 kap. 9 planoch bygglagen. Plan- och bygglagens krav på innehåll uppfylls därmed utom i fråga om berörda hyresgäster, bostadsrättsinnehavare, arrendatorer och ev. ägare av fastighetstillbehör på ofri grund, (byggnader). Enbart fastighetsförteckningen är inte tillräcklig information för att identifiera alla sakägare. Den formella fastighetsförteckningen täcker inte in de sakägare med bostadsrätt eller hyresrätt som finns i och anslutning till planområdet. Handläggaren ska utifrån fastighetsförteckningen, och kommunens standardsändlista upprätta en sändlista anpassad till aktuellt planuppdrag för samråd med angivna ägare i fastighetsförteckningen och komplettera sändlistan med uppgifter om ev. hyresgäster, arrendatorer, ägare av byggnader på ofri grund etc. Notera att de som inbjuds till remiss därmed utses att vara sakägare i formell mening!

41.8.8. Inbjudan till samråd (remiss), sändlista och postlista När förslaget till plan har färdigställts enligt 5 kap. 6 PBL, och de obligatoriska planhandlingarna och övriga handlingar av intresse för planen upprättats, är planen klar för samråd. Om handläggaren bedömer det rimligt på grund av bl.a. att antalet sakägare är få kan övergång till begränsat förfarande övervägas. Då ska inbjudan göras så att ett skriftligt godkännande från samtliga inbjudna kan inhämtas. Beslut. Samhällsbyggnadsutskottet (SBU) alternativt kommunstyrelsen (KSau) ska fatta beslut om samrådshandlingarna kan godkännas för samråd. Förvaltningssekreteraren tar med ärendet i kallelsen. Planhandläggaren skriver en tjänsteskrivelse och bifogar samrådshandlingarna. Eventuella övriga handlingar som ingår bifogas eller så ska dessa hållas tillgängliga på begäran under samrådet. Förslaget ka kunna tolkas och förstås. Ställningstaganden och synpunkter ska kunna lämnas av berörda parter under samrådet. Samrådskrets. Fastighetsförteckning med markerad berörd samrådskrets och lista med fastighetsägare, sakägare och eventuellt innehavare av särskild rätt till mark, ska upprättas. Notera att personuppgiftslagen gäller samt att känslig information om t ex ledningsnät inte bör redovisas som offentliga uppgifter. Det kan vara lämpligt att delar/dokument istället finns tillgängliga att redovisa på begäran. Se avsnitt. Kungörelse. Om utökat planförfarande bestämts redan i uppstart av planärendet ska inledningsvis inbjudan göras med en kungörelse i dagstidningarna. Annars publiceras kungörelsen vid ev. övergång till utökat planförfarande. Inbjudan till samråd. Inbjudan till samråd sker efter att beslut fattats. Planhandläggaren administrerar inbjudan från Hagfors kommun, samhällsbyggnads-avdelningen. Inbjudan anpassas till vilket förfarande som gäller. Vanligen standardförfarande, om samrådskretsen har få berörda (som antas godkänna förslaget) kan övergång ske till begränsat förfarande. Utformning Inbjudan till samråd kan utformas så att ett tydligt skriftligt godkännande av berörda kan skickas in till Hagfors kommun. Godkännandet av samrådshandlingarna måste dokumenteras på lämpligt sätt eftersom förslaget måste vara skriftligen godkänt av alla berörda vid begränsat förfarande. Inbjudan utformas så att ett godkännande framgår av det yttrande som efterfrågas. Hagfors kommun ska ha in skriftliga godkännanden. Handläggaren kontaktar därför de som inte i sitt yttrande godkänt planen likväl de som inte yttrat sig. Godkänns inte planen av alla som fått den på remiss måste en granskning genomföras enligt standardförfarandet, eller en granskning efter en övergång till utökat förfarande.

42 Sändlista och postlista med läskvitto och eventuellt delgivningskvitto. En sändlista tas fram över vilka som Inbjudan till samråd sänds till. Vid utskick som e-post skall e-post-meddelandet skickas mot läskvitto. Sakägare, lagfaren ägare och eventuell verksamhetsutövare skall ha korrekt mottagar adress både för e-post och postadress. Välj adress så att mottagaren nås juridiskt korrekt. Till myndigheter skickas e-post med digitala handlingar till registraturen, diariet. Kontrollera att e-postadressen är korrekt. Om pappershandlingar skickas t ex till privatpersoner eller företag och föreningar m.m. ska försändelsen ställas till korrekt juridisk person. Kontrollera genom FIR eller kommunens register att kommunens handlingar skickas till lagfaren eller ansvarig person under korrekt postadress. Om e-post skickas så bör e-postadressen kontrolleras före utskick. En postlista skall också tas fram över vilka Inbjudan skickas till, på denna lista antecknas läskvitton. Läskvittot sparas. Bevis att e-postmeddelandet skickats och svar i form av läskvitto sparas ned som pdf och placeras sedan i det aktuella arbetsbiblioteket på nätverksplatsen. I de fall handlingar skickas med delgivningskvitto (jämför förelägganden) får man av posthanteringssystemet ett kvitto att posten skickats. Kvitton klistras fast på postlistan. Försändelsen kan spåras via posthanteringssystemet och anger då var brevet har hamnat vilket kan användas som bevis vid behov. När mottatgningskvittot skickats i retur ska det sparas och en anteckning om detta görs på postlistan. Bilagor: Exempel på tjänsteskrivelse inför beslut om samråd. Mall för inbjudan standardförfarande. Mall för kungörelse utökat planförfarande..8.9. Samrådsmöten Samhällsbyggnadsavdelningen genom planhandläggaren och planförfattare genomför församråd och eventuella samrådsmöten. I de fall dessa bedömer det lämpligt kan också exploatör/planintressent delta. Om ett samrådsmöte inte är praktiskt genomförbart inbjuds i stället fastighetsägarna och övriga sakägare (enligt fastighets- och sakägarförteckning) till samråd genom att samrådshandlingar skickas till dem skriftligen med ett inbjudningsbrev. Övriga lagstadgade remissinstanser t ex kommunala myndigheter och förvaltningar, lantmäteriet och länsstyrelsen ges skriftligt underlag för sina remissvar över samrådshandlingarna. Samma adresslista som vid programskedet används. Listan skräddarsys av planhandläggaren genom strykningar och tillägg för det aktuella planärendet. Länsstyrelsen (se PM) och Lantmäteriet (se PM) har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i detta skede.

43 När samrådstiden för samrådet gått ut gör planhandläggaren ett förslag till samrådredogörelse. Planhandläggaren upprättar sitt förslag i samråd med planintressent och planförfattaren vilket ibland kan vara en och samma person. Samrådsmöte Markägare och andra som är berörda av planen kan under samrådstiden inbjudas till samrådsmöte, men detta är inget krav i planoch bygglagen. Samrådsmöte genomförs antingen i både program- och samrådsskedet eller i bara det ena i syfte att skapa dialog och ge och få information i planärendet. Handläggare, planförfattare och exploatör/planintressent bedömer tillsammans om ett samrådsmöte behövs och kan underlätta planarbetet. De synpunkter som framförs redovisas med anteckningar från mötet. Anteckningar förs av sekreterare. Det är svårt att själv både leda ett möte och göra anteckningarna. Planintressenten bör också delta. Dessa ska också redovisas i den samrådsredogörelse som upprättas för samrådet. Samrådet leds av planförfattaren och/eller handläggaren enligt ök. Det är viktigt att mötesdeltagarna informeras om att de måste lämna också skriftliga personliga yttranden för att kunna åberopa dessa vid ett eventuellt överklagande. Samrådsmöten kan hållas oavsett vilket planförfarande som valts. Bilagor: Tjänsteskrivelse om samråd..8.10. Inkommande yttranden Yttranden i samrådet inhämtas från kommunala, regionala och statliga instanser enligt miljöoch byggkontorets förteckning över remissinstanser och enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Utöver dessa ingår i remissen förfrågan till sakägare enligt fastighetsförteckningen. Planhandläggaren ska bevaka att inkomna yttranden blir diarieförda av förvaltningssekreteraren på samhällsbyggnadsavdelningen. Dokumenten scannas och kopplas i ärendehanteringssystemet. I diariet ska framgå vilket skede ett samrådsyttrande avser, t.ex. Yttrande samråd Mary Magnusson och Dan Svensson eller Yttrande granskning Trafikverket. Planhandläggaren ska delges kopia av samtliga inkomna yttranden med synpunkter. Vid externt detaljplanearbete (beställaren anlitar själv sin egen konsult) skickar planhandläggaren inkomna synpunkter till extern konsult och planintressent för kännedom enligt den överenskommelse som överenskommits inför planarbetet med respektive. Yttrandet skickas som PDF-dokument med E-post..8.11. Samrådsredogörelse Enligt planoch bygglagen 5 kap. 17 är det kommunen (inte konsulten) som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt de kommentarer och förslag som

44 kommunen har med anledning av synpunkterna. I samrådsredogörelsen redovisas också anteckningar från ev. samrådsmöten. En samrådsredogörelse krävs inte enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen vid standardförfarande och begränsat förfarande. Vid utökat planförfarande ska däremot enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen en samrådsredogörelse upprättas. Handläggaren ska som standard i all planläggning ändå upprätta en redogörelse. Redogörelsen ska sändas till Länsstyrelsen så att de kan kommentera om det saknas något eller borde kompletteras utifrån det tidiga samrådet med Länsstyrelsen. Externt detaljplanearbete (planintressent upphandlar egen konsult) Vid externt arbete kan Hagfors kommun sammanställa underlaget till en samrådsredogörelse som en extern konsult sedan upprättar. Internt detaljplanearbete (Hagfors kommun beställare) Vid internt detaljplanearbete inom Hagfors kommun ska planhandläggaren sammanställa alla inkomna yttranden i en samrådsredogörelse. Därefter går planhandläggaren och samhällsbyggnadschefen igenom alla inkomna svar och diskuterar förslag på eventuella förändringar och hur planförslaget lämpligen bör bearbetas. Efter betänketid ger samhällsbyggnadschefen planhandläggaren i uppdrag att utarbeta en sammanställning på de förändringar som behöver göras. Om ytterligare utredningar och undersökningar eller kompletterande information och underlag behöver tas fram ska detta beskrivas. Planhandläggaren skriver ned ett förslag på förändringar och bearbetning av förslaget. Planhandläggaren skriver den text/texter som ska ändras och läggas till och stryker de texter som ska utgå eller ersättas. Planhandläggaren skissar fram de förändringar som behöver göras på plankartan. Planhandläggaren delger och beställer av extern konsult, efter överenskommelse och godkännande av samhällsbyggnadschefen, vilka förändringar och bearbetning av förslaget som Hagfors kommun önskar. Konsulten utför det arbete som Hagfors kommun beställer. Konsulten kan via diskussioner återföra synpunkter och idéer till Hagfors kommun, men det är Hagfors kommun som beställer vad man önskar att konsulten ska utföra för att upprätta planhandlingarna. Bilagor: Exempel på samrådsredogörelse. Övriga handlingar t.ex. utredningar av olika slag trafik, naturinventeringar, buller, arkeologi, lukt, geoteknik, luftföroreningar, radonförekomst, kulturvärden, markföroreningar etc.

45 m.fl. efter behov Utredningarna syftar till att ge underlag för utformning av innehållet i planbeskrivningen och planbestämmelser. De som yttrar sig kan söka stöd för yttranden om planhandlingarna i dessa utredningar. Det är således inte övriga handlingar som är föremål för samråd..9. Granskning Granskning utförs enligt 5 kap. 18-25 planoch bygglagen. Berörda sakägare har i samråd fått tillfälle att utifrån utskick av handlingar från Hagfors kommun, samhällsbyggnadsavdelningen, yttra sig över ett planförslag. Inkomna yttranden har sammanställts i en samrådsredogörelse. Planhandläggaren ansvarar för att planhandlingarna revideras inför granskningen enligt vad som redovisats i samrådredogörelsen och efter överenskommelser med samhällsbyggnadschefen. Tre alternativ finns inför ett eventuellt granskningsskede: 1. Ingen granskning - Om samtliga de som deltagit i samrådet (enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen) godkänner planförslaget (5 kap. 18 1:a st. planoch bygglagen) kan granskningen utgå. Nästa steg blir då att planen kan antas. Beslut om antagande ska gå genom samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS och slutligen antagande i kommunfullmäktige KF. (5 kap. 18 planoch bygglagen). Det är detta som kallas Begränsat förfarande. 2. Granskning två veckor - I standardförfarandet (5 kap. 7 planoch bygglagen) ska granskning genomföras. Beslut om antagande ska därefter gå genom samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS och slutligen antagande i kommunfullmäktige KF. 3. Granskning tre veckor - Alternativt kan samrådet leda till att övergå till Utökat förfarande. Beslut om antagande ska därefter gå genom samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS och slutligen antagande i kommunfullmäktige KF..1. Granskning utgår vid begränsat planförfarande Planarbetet vid begränsat planförfarande förutsätter att underrättelse och granskningsskede utgår. Enligt 5 kap. 18 a planoch bygglagen redovisas samrådet som ett granskningsutlåtande enligt 5 kap. 23 planoch bygglagen. Gå vidare till antagande genom beslut i samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS och slutligen beslut om antagande i kommunfullmäktige KF. Bilagor: Granskningsutlåtande. Tjänsteskrivelse inför beslut om antagande.

46.2. Granskning vid standardförfarande Beslut fattas i samhällsbyggnadsutskottet SBU om godkännande av samrådredogörelse och granskningshandlingar samt beslut om att genomföra granskning. Efter ett samråd och sedan samrådsredogörelse upprättats (utförs även om det inte krävs enligt pbl) ska granskning genomföras. Därefter tas ärendet vidare för antagande i samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS och slutligt antagande i kommunfullmäktige KF. Planhandläggaren skickar till samrådskretsen underrättelse om granskning enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen. Granskningen ska vid standardförfarande pågå minst två veckor enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen, men möjligen kortare om alla berörda är överens om detta. Planhandläggaren upprättar en tjänsteskrivelse inför beslut att godkänna för planhandlingarna för granskning. Efter granskning upprättar planhandläggaren ett granskningsutlåtande (5 kap. 23 planoch bygglagen). Bilagor: Tjänsteskrivelse inför beslut om godkännande för granskning. Underrättelse om granskning..3. Granskning vid utökat planförfarande.3.1. Utökat förfarande beslutat vid påbörjandet av planarbete: Planarbetet har vid utökat planförfarande (5 kap. 7 planoch bygglagen) startats med en kungörelse redan inför samrådsskedet. Efter samrådet har en samrådsredogörelse upprättats och planhandlingarna eventuellt bearbetats. De är nu klara för att gå vidare för beslut om godkännande för granskning. Planhandläggaren skriver en tjänsteskrivelse för beslut att godkänna planhandlingarna för gransknng. Beslut fattas av samhällsbyggnadsutskottet SBU och eventuellt kommunstyrelsen KS/KSau. En underrättelse om granskning ska anslås på kommunens anslagstavla, (5 kap. 19 planoch bygglagen) och samrådskretsen meddelas (5 kap. 20 planoch bygglagen) om granskning. Granskningen ska pågå i minst tre veckor enligt 5 kap. 11 a planoch bygglagen. Tiden ska förlängas för att kompensera för dagar som utgår på grund av helgdagar och får göras längre än tre veckor men inte kortare. Förslaget ska under granskningstiden hållas tillgängligt på kommunens webbsida Hagfors.se samt på anslagstavla i Stadshuset, (5 kap. 21 planoch bygglagen). Bilagor: Exempel på tjänsteskrivelse (om beslut fattats att från start av planarbetet arbeta med utökat planförfarande). Beslut att godkänna planhandlingarna för granskning. Underrättelse om granskning.

47.4. Utökat förfarande beslutat om ändring från standardförfarandet till utökat förfarande, eftersom samrådet visat behov av en sådan ändring: Om samhällsbyggnadsutskottet SBU och altenativt kommunstyrelsen KS/KSau fattar beslut om att övergå från standardförfarande till utökat förfarande har granskningen inte annonserats med kungörelse. I en övergång från standardförfarandet till utökat förfarande ska planhandläggaren: Upprätta en tjänsteskrivelse för beslut i samhällsbyggnadsutskottet SBU och eventuellt kommunstyrelsen KS/KSau om godkännande av samrådredogörelse och granskningshandlingar samt beslut om att genomföra granskning, Annonsera en kungörelse i dagstidningarna NWT och VF samt eventuellt Veckobladet (5 kap. 11 b planoch bygglagen) att granskning ska genomföras enligt 5 kap. 18-21 planoch bygglagen. Underrätta och meddela sakägare och myndigheter om granskningen i förväg. Granskningen ska pågå i minst tre veckor enligt 5 kap. 11 a planoch bygglagen. Tiden ska förlängas för att kompensera för dagar som utgår på grund av helgdagar och får göras längre än tre veckor men inte kortare. Bilagor: Tjänsteskrivelse övergång till utökat förfarande. Tjänsteskrivelse. Beslut i samhällsbyggnadsutskottet SBU och eventuellt kommunstyrelsen KS/KSau om godkännande av samrådredogörelse och granskningshandlingar samt beslut om att genomföra granskning. Kungörelse Underrättelse Meddelande.9.2. Underrättelse och meddelande Underrättelse Planhandläggaren ska enligt 5 kap. 19 planoch bygglagen anslå en underrättelse på kommunens anslagstavla. Underrättelsen ska finnas tillgänglig på kommunens webbplats Hagfors.se. Det är ansvarigv för hemsida som lägger ut information och pdf-dokument. Planhandläggaren ska även, enligt 5 kap. 20 planoch bygglagen, skicka underrättelsen till eventuellt berörda kommuner. Meddelande Senast den dag då underrättelsen anslås på kommunens anslagstavla ska planhandläggaren skicka meddelande, enligt 5 kap. 20 planoch bygglagen, om innehållet i underrättelsen till: Kända sakägare och myndigheter enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen 1:a stycket 3 och 4, d.v.s. enligt för det tidigare samrådet upprättade sändlistan.

48 Till meddelandet till länsstyrelsen ska bifogas förslagshandlingar och samrådredogörelse se deras PM. Till Lantmäteriet skickas endast meddelandet se deras PM. Meddelandet ska innehålla information om: Vilket område detaljplanen avser. Om förslaget avviker från översiktsplanen. Var detaljplanen finns tillgänglig för granskning, OBS! Kontrollera noga att öppethållandetiderna i annons och på utställningsplatsen stämmer! Finns det helgdagar eller andra under utställningsperioden gjorda avsteg från ordinarie öppettider? Formaliafel här kan ligga till grund för överklaganden. Hur länge granskningen pågår. (olika vid standard resp. utökat förfarande). Till vem, vart, när senast och hur skriftliga synpunkter ska lämnas. Att den som inte senast under granskningstidens slut har lämnat in någon skriftlig synpunkt på förslaget kan förlora rätten att överklaga beslut att anta planen..9.3. Planhandlingar Planhandlingar för granskning ska vara: Plan- och genomförandebeskrivning Plankarta med bestämmelser. Grundkarta (ingår normalt i plankarta) 5 kap. 8 planoch bygglagen. Ev. Miljökonsekvensbeskrivning. Ev. på personuppgifter maskad fastighetsförteckning. Övriga handlingar av intresse Samrådredogörelse 5 kap. 17 planoch bygglagen Fastighetsförteckning 5 kap. 8 och 9 planoch bygglagen Behovsbedömning Ev. programhandling enligt 5 kap. 10 planoch bygglagen med redogörelse programsamråd. Dessa är inte del av planen och förutsätts inte i detta skede vara föremål för samråd. Olika utredningar som legat till grund för planarbetet såsom t.ex. geoteknisk utredning, trafik- och bullerutredning, kultur- och arkeologisk utredning, VAutredning, utredning om förorenade massor etc. Eventuellt behövs kompletteringar också till övriga handlingar såsom utredningar etc..9.4. Kungörelse inför granskning Granskningshandlingar vid utökat planförfarande ska officiellt visas på stagshuset och eventuellt kommunens bibliotek. Planhandläggaren annonserar granskningen med kungörelse i tidningarna (VF och NWT samt eventuellt Veckobladet), enligt 5 kap. 18 a planoch bygglagen och enligt lag

49 1977:654 om kungörande i mål och ärenden hos myndighet. Gäller om inte kungörelse annonserades inför ett standardförfarande och efter att beslut om byte av förfarande fattats. Vid utställning av granskningshandlingar redovisas de ingående handlingarna på en informationsskylt eller innehållsförteckning som en del av utställda handlingar. Samtidigt som handlingarna redovisas för granskning på Hagfors Stadshus eller kommunens bibliotek ska planhandläggaren se till att websidesansvarig lägger ut handlingarna på kommunens webbsidor. Eftersom informationen på hemsidan dateras upp regelmässigt är det lämpligt att ha en kort notis om granskningsskedet på hemsidans förstasida, från vilken man kan ta sig vidare till information och handlingar. Kallelser till möten i samhällsbyggnadsutskottet SBU och kommunstyrelsen KS (samt kommunfullmäktige) läggs ut på hemsidan. Som extra service vid planering som berör boende utanför Hagfors inom kommunen bör granskningshandlingar också visas på bibliotek eller andra lämpliga platser, t ex i Ekshärad, Råda och Sunnemo. I detta fall ska det klart framgå i kungörelsen att den formella utställningen av granskningshandlingar finns på Hagfors Stadshus. Information om öppethållandetider skall finnas i annonsen/kungörelsen liksom upplysning om huruvida biotopskydd och strandskydd berörs. Om separat MKB upprättas ska detta anges. NWT 054-19 90 00/e-post annons@nwt.se VF 054-17 56 70/e-post annonsbokning@vf.se.9.5. Efter granskningen Ställningstaganden efter granskning. Planhandläggaren samråder med samhällsbyggnadschefen, eventuell planförfattare och exploatör, om vilka ändringar som kan göras och vilka åtaganden som kan accepteras av dem och vad som krävs från kommunens sida i syfte att så långt som möjligt tillgodose de sakägare och myndigheter som yttrat sig. Detta är underlag för ett granskningsutlåtande. I Hagfors kommuns interna planarbete ändras och justeras planhandlingarna till färdiga antagande-handlingar innan planen går vidare för beslut om antagande i samhällsbyggnadsutskottet SBU, kommunstyrelsen KS/KSau och kommunfullmäktige KF. Granskningsutlåtande. De synpunkter som inkommit sammanställs och kommenteras av planhandläggaren i ett granskningsutlåtande, 5 kap. 23 planoch bygglagen. Beslut att godkänna utlåtandet. Planhandläggaren upprättar en tjänsteskrivelse till samhällsbyggnadsutskottet SBU, och vid behov kommunstyrelsen KS/KSau om att godkänna granskningsutlåtandet. I sammanträde beslutas också om de i enlighet med granskningsutlåtandet i mindre omfattning reviderade och kompletterade planhandlingarna kan godkännas. OBS! Kommunen ska så snart som möjligt skicka granskningsutlåtandet till de som inte fått sina synpunkter tillgodosedda, 5 kap. 24 planoch bygglagen. Ska inte Länsstyrelsen också ha utlåtandet?

50 Beslut att anta planen. Planhandläggaren upprättar en tjänsteskrivelse till samhällsbyggnadsutskottet SBU, och kommunstyrelsen KS/KSau om att godkänna granskningsutlåtandet och anta planhandlingarna. Ytterligare beslut fattas inte av Hagfors kommun i det utökade planförfarandet. Återstående arbete med planen är formell handläggning där handläggaren biträder kommunfullmäktige och kommunledningskontoret. Bilagor: Ex. granskningsutlåtande. Tjänsteskrivelse att godkänna granskningsutlåtande och att anta detaljplanen.

51.10. Antagande Enligt 5 kap. 27 planoch bygglagen gäller att: Kommunfullmäktige antar planen vid utökat planförfarande. I Hagfors kommun antar kommunfullmäktige planer även vid standardförfarande och begränsat förfarande. Åtgärder Planhandläggaren ska: Sedan protokoll justerats sätta upp beslut om antagande på kommunens anslagstavla (vid beslut i KF i samråd med administratör vid kommunkansliet). När beslutet om antagande är fattat skicka meddelande om detta senast dagen efter anslag satts upp enligt distribution nedan: Skicka meddelandet till: lantmäterimyndigheten länsstyrelsen (eller brev med förfrågan om överprövning) I förekommande fall skicka meddelandet också till berörda kommuner och regionplaneorgan. Meddelande skickas också till kända sakägare, fastighetsägare, bostadsrättsinnehavare, hyresgäster och boende som berörs, (5 kap. 29 1:st. punkt 3 planoch bygglagen), Kända organisationer, (se 5 kap. 11 planoch bygglagen). Inom plan genom Det är från den dag protokollet anslås som överklagande tiden beräknas! Således ska det sättas upp samma dag som justeringen. På anslaget anges datum för uppsättandet och vilken dag (tre veckor och en dag senare) som det skall tas ned. Anslag skall bestå av försättsblad (med anslagsuppgifter och deltagare) samt beslutsparagraf, (5 kap. 30 planoch bygglagen). (5 kap. 29 1:a st. punkt 1 planoch bygglagen) Distribution till länsstyrelsen (se PM) samt till Lantmäteriet (se PM). Exempel på meddelande (5 kap. 29 första stycket planoch bygglagen) alternativt brev till länsstyrelsen med förfrågan om överprövning. Bifoga protokollsutdrag och granskningsutlåtande. (5 kap. 29 1:a stycket punkt 2 planoch bygglagen) Bifoga protokollsutdrag och granskningsutlåtande. De som ska ha meddelandet (anges i 5 kap. 29 1:a st. 2 och 3 punkt) är kända sakägare och kända organisationer och som har lämnat skriftliga synpunkter senast i samråd och granskning men enligt 29 pt 3 a) inte blivit tillgodosedda. I samrådsredogörelser och utlåtanden

52 avtal berörd hyresgästförening (ansluten till riksorganisation). listas de synpunkter som inte tillgodosetts vilket ligger till grund för vilka som ska få ett meddelande av antagande med bifogad besvärshänvisning. Bifoga till meddelandet protokollsutdrag, utlåtande och besvärshänvisning som ger upplysningar om hur ett eventuellt överklagande ska gå till. *Om adressaterna är många kan utskick ersättas av en kungörelse i VF och NWT och ev. Veckobladet. Beslut att anta, ändra eller upphäva en detaljplan, får överklagas endast av den som före utgången av granskningstiden skriftligen har framfört synpunkter som inte blivit tillgodosedda. (13 kap. 11 2:a st. punkt 1 i planoch bygglagen). I samrådsredogörelser och utlåtanden listas de synpunkter som inte tillgodosetts vilket ligger till grund för vilka som ska få ett meddelande om antagande med bifogad besvärshänvisning. OBSERVERA! Besvärsskrivelse som skickas med ger rätt till mottagaren att överklaga planen. Det är alltså viktigt att bara skicka till dem som inte tillgodosetts i samråds- och granskningsskedena så att man inte i onödan utvidgar kretsen som har rätt att överklaga. Kända organisationer, (se 5 kap. 11 planoch bygglagen). Inom plan genom avtal berörd hyresgästförening (ansluten till riksorganisation). De som har rätt till skadeersättning och inlösen enligt 14 kap. planoch bygglagen. Ersättningar kan vara 14 kap. 5 pbl förlorad återbyggnadsrätt, 6 - Vägrat marklov, 7 - rivningsförbud, 9 - ändring av plan under genomförandetiden eller 10-12 - pågående markanvändning försvåras. Här anges tidsfristen två år 15 kap. 5 pbl. ** Meddelande till samfälligheter går i första hand till ledamot i styrelsen, i andra hand till förvaltare och i sista hand till någon av samfällighetens delägare, (5 kap. 33 ). Om bostadsrättsinnehavares adress saknas sänds det till styrelseledamot i bostadsrättsföreningen, (5 kap. 34 ).

53 Överklagande Endast de som under planprocessens delmoment yttrat sig skriftligen har enligt planoch bygglagen rätt att överklaga ett antagandebeslut. Ett eventuellt överklagande (besvär) ska av den klagande lämnas skriftligen till Hagfors kommun, samhällsbyggnadsavdelning. Planhandläggaren ska sända detta tillsammans med övriga relevanta handlingar (bör vara = de diarieförda i ärendet) till länsstyrelsen. Efter 1 juni 2016 ska enligt beslut i riksdagen den 9 mars 2016 handlingar i stället gå direkt till mark- och miljödomstolen. Överklagandet skickas i original medan övriga handlingar kan vara kopior. Överklagandet sparas som kopia eller scannas och kopplas till ärendehanteringssystemet. Vid fortsatt överklagande till länsstyrelsen, mark- och miljödomstolen eller mark- och miljööverdomstolen ansvarar planerare med delegation för att yttra sig i överklagningsärenden. Yttranden diarieförs i ärendet.

54.11. Laga kraft När beslut om antagande suttit uppe i tre veckor utan att något överklagande lämnats in eller ett beslut att överpröva planen tagits av länsstyrelsen har antagandebeslutet vunnit laga kraft enligt 13 kap. 16 planoch bygglagen. Datum för laga kraft blir den dag då, enligt anteckning på anslagets försättssida anslaget, tagits ned från anslagstavlan. Alternativt får planen laga kraft det datum som länsstyrelsens överprövningsbeslut daterats, om detta datum är senare än datum för anslaget besluts nedtagande och ingen i övrigt har överklagat. Datum för Laga kraft kan försenas också om de som skriftligen lämnat synpunkter under planprocessen, men vars synpunkter inte blivit tillgodosedda, ( och därför) överklagar. Då kommer planen att få laga kraft den dag slutligt beslut fattats i ärendet av högsta klagoinstans. Detta beslut innebär att överklagandena har avvisats. Plan- och byggförordning 2011:338, 2 kap 6 : Plan- och byggförordning (2011:338) PBF trädde i kraft den 2 maj 2011. Förordningen innehåller bestämmelser om innehåll och definitioner, planer och områdesbestämmelser, krav på byggnadsverk, lov och anmälan mm. De handlingar som enligt 3 kap. 22, 5 kap. 32 eller 39 eller 7 kap. 9 planoch bygglagen ska skickas till Boverket, länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten ska vara lämpliga för arkivering. Observera undantag till Länsstyrelsen och Lantmäteriet nedan! Åtgärder sedan planen vunnit laga kraft: På planhandlingarna ska enligt 5 kap. 32 punkt 1 planoch bygglagen, planförfattare eller handläggare ange (enl avtal) det datum som gäller för laga kraft. Planhandläggaren hos samhällsbyggnadsavdelningen ska upprätta ett lagakraftbevis med uppgift om datum och att kommunfullmäktige antagit planen. Inom två veckor ska handläggaren skicka planen, planbeskrivningen och Anmärkning: (I sällsynta fall kan hända att planen bara delvis fått laga kraft enligt överprövande myndighets beslut.) I avvaktan på länsstyrelsens överprövning ska enligt 13 kap. 18 planoch bygglagen inte andra överklaganden prövas innan länsstyrelsen gjort sin prövning. Lagakraftbevis bifogas i utskick till Länsstyrelsen, Lantmäteriet och Trafikverket. Detta är inte ett lagkrav men i Värmland vill länsstyrelsen ha det så. Papperskopior ska vara arkivbeständiga. (Snarast enligt tidigare planoch bygglagen 5 kap. 32 punkt 2).

55 fastighetsförteckningen till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten. Miljö-, byggoch räddningsnämnden genom handläggaren annonserar laga kraft med en kungörelse i VF och NWT. Utskick kan vara per post (arkivbeständiga) eller med bilagor i e-brev. Se PM. Länsstyrelsen har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha: Se PM. OBS! Länsstyrelsen begär också enligt sin PM både digitala och arkivbeständiga planhandlingar. Även Lantmäteriet har specificerade krav på hur lagakrafthandlingar ska distribueras: se PM. OBS! Om Lantmäteriet får handlingar digitalt gäller enligt PM att de inte behöver papperskopior per post! Lantmäteriet önskar shapefiler av plankartan. I planoch bygglagen anges att underrättelse till fastighetsägare som kan ha rätt till ersättning enligt 14 kap. kan ske med skriftligt meddelande - eller kungörelse. Behöver inte ske omedelbart. Kungörelse ska upplysa om innehållet i 15 kap. 5 planoch bygglagen. Se mall. Bilagor: avser kapitel 11 och 12. Bilaga 11.1. Dokumenthanteringsplan Bilaga 11.2. Arkivplan Bilaga 11.3 Verksamhet (Ekonomi). Bilaga 11.4. DP-nummer LM rutin

56.12. Slutredovisning av planuppdrag Sedan planer vunnit laga kraft och annonsering om detta utförts ska planhandläggaren sammanställa kostnader och fakturera. Redovisning bifogas fakturan i bilaga. Vid fakturering dras den tidigare á-contofakturerade avgiften för planbesked. Prislista för kopiering i Hagfors kommun gäller från årsskifte till årsskifte och baseras på en formel med prisbasbeloppet som gör att priserna räknas upp (eller ner) enligt allmänna kostnadsutvecklingen. Prislistor för porto finns på postens hemsidor eller hos postansvarig. Beräkning av timarvode görs utifrån timpriser beslutade av kommunfullmäktige. För närvarande är timpris för planhandläggare, GIS-samordnare och samhällsbyggnadschef i Hagfors kommun 800 kr. För förvaltningssekreteraren utgår ingen kostnad. Informationsmaterial (broschyrer, hänvisning till hemsidor etc.) Information om pågående arbete med detaljplaner och områdesbestämmelser kommer i framtiden att kontinuerligt för de olika skedena i planprocessen redovisas på kommunens hemsida. Inkommande och utgående handlingar i word- och exceldokument m.m. sparas som pdf:er i ett arbetsbibliotek så länge planarbetet pågår. Handlingar för hemsidan och infotext sparas i arbetsbibliotek för respektive plan och planskede inför införandet på hemsida och som referensmaterial. Arbetsbibliotek för pågående detaljplaner rensas efter slutfört och avslutat planarbete. Laga kraftvunna handlingar placeras i särskild mapp på nätverksplats. Handlingar som bedöms som väsentliga för ärendet diarieförs i ärendehanteringssystemet eller arkiveras innan de tas bort ur arbetsbiblioteket. Diarieföring och avslut av planärende, dokumentation Sedan planen vunnit laga kraft ska en anteckning diarieföras om att den nya planen får ett löpnummer i Vision och på planhandlingar. De handlingar som finns kvar t.ex. hemsidematerial och ekonomiska avtalsmässiga handlingar flyttas till biblioteket Lagakraftvunna detaljplaner. Ur plankartan tas fram en DXF-fil med plangränsen. En DWG-fil som upprättats med AutoCAD LT redovisar alla planer i kommunen. Denna uppgraderas med den nya planens gränser och yta. En PDF-utskrift görs också med uppdateringsdatum. Det finns tre kartsammanställningar av vilka planer som gäller i kommunen. Plangränsen är också det underlag för en dxf-fil som ska skickastill Lantmäteriet. Se PM. Framtidsvision: På kommunens webbsidor, startsidan finns en infokarta med ett skikt med kommunens planer. GIS-ansvarig daterar upp informationen om den nya planen med länkar till aktuella dokument. Kommunens mycarta dateras också upp med denna information.

57 Införing i objektsregister Detaljplanehandlingar (områdesbestämmelser) mm distribueras snarast som lagakraftvunna arkivhandlingar enligt anvisningar från Boverket och enligt nedanstående sändlista till: Länsstyrelsen i Värmland Lantmäteriet Vänersborg och Torsby Miljö- och byggkontoret Samhällsbyggnadsavdelningen, eget exemplar till diariet och till planhandläggarens arkiv. Eventuell extern uppdragsgivare Förvaring av handlingar Nya antagna och laga kraftvunna planer (områdesbestämmelser) sänds till Lantmäteriet som tilldelar planerna nummer-beteckningar, vilka införs och sparas i arkiv och eventuellt i ärendehanteringssystemet. Inom Hagfors kommun hanteras planerna enskilt av miljö- och byggkontoret respektive samhällsbyggnadsavdelningen. I framtiden kan sammanställningar med schema-system utvecklas för den interna hanteringen. Detta gör handläggaren snarast sedan planen kopierats på arkivbeständigt papper. Förslag på intern hantering (delges miljö- och byggkontoret och GIS-samordnaren) Lista redovisar planer med kommunens nummerordning detta Word-dokument uppdateras. Listorna bör finnas tillgängliga i det digitala arbetsbiblioteket för detaljplaner nätverksplats: R:/Arkenakter. På nätverksplatsen R: /Arkenakter placeras laga kraftvunna planer, nedladdade från Lantmäteriet. Detaljplanerna följer ett befintligt system. Framtidsvision: Planer redovisas ytbildade i tre DWG-filer underlag för kommunens Webb-karta. De tre kartdelarna uppdateras. PDF-kopior uppdateras. I pärmar (Hos planhandläggaren eller i förvaltningssekreterarens diarie/arkiv samt i miljö- och byggkontorets arkiv, förvaras skrivna planhandlingar för respektive plan enligt kommunens nummerordning. Planbeskrivning och annat material som bedöms relevant sätts i pärmarna. Originalkartan hängs numrerad i kartskåpet i miljö- och byggkontorets arkiv. I den mån den nya planen överlappar och släcker hela eller delar av tidigare gällande plan skall det på denna göras en anteckning om vilken ny plan som gäller samt skrafferas på plankarta vilket område som är aktuellt. Det är sådana bearbetade kopior av planerna i PDF-format som presenteras på webben. Planakten (den fysiska) sorteras och överflödigt material avlägsnas. Materialet (originalhandlingar) arkiveras arkivbeständigt i mappar och förvaras i nummerordning i plåtskåp i arkivet hos miljö- och byggkontoret. Planärendet avslutas i ärendehanteringssystemet. (I Torsby kommun genom att under handlingar skriva Detaljplanen har tilldelats löpnummer XXX, och uppgifter införs i Aktuellt planregister sortering efter löpummer respektive enligt Lantmäteriets beteckning i AutoKaVy).

58.13. Lagrum mm Nedan utgör några av de viktigaste dokumenten vid planläggning och för att reglera ett visst område i områdesbestämmelser. Utöver de här nämnda förekommer beroende på detaljplanernas individuellt angivna syften för planinnehållet gällande speciallagstiftning och föreskrifter. Lagstiftning Planläggning utförs enligt planoch bygglagen (PBL) SFS 2010:900 kapitel 4, 5 och 6, ändrad t.o.m. SFS 2014:1014. Miljöbalken särskilt 1-5 kap. MB Kapitel 6 gäller Miljökonsekvensbeskrivningar. Bestämmelser för miljöbedömning av planer (SFS 2004:606). Riksintressen enligt 3 och 4 kapitlet i MB. Protokoll om strategiska miljöbedömningar till konventionen om miljökonsekvensbeskrivningar i ett gränsöverskridande sammanhang 21 maj 2003. Konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och fackultativt protokoll till konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning New York den 13 december 2006, SÖ 2008:26. Fastighetsbildningslagen. Förordning Plan- och byggförordning 2011:338, ändrad t.o.m. SFS 2014:1334 Förordning (1998:896) om hushållning med mark- och vattenområden. Förordning (2001:527) om miljökvalitetsnormer för utomhusluft. Förordning (1998:905) om miljökonsekvensbeskrivningar. Förordning (1998:1252) om områdesskydd enligt miljöbalken m.m. Allmänna råd Boverkets webbsida boverket.se/pbl Kunskapsbanken Boverkets allmänna råd (2014:5) om planbestämmelser för detaljplan BFS 2014:5 DPB 1 2014-11-19 Handböcker och vägledning Miljöbedömningar för planer enligt planoch bygglagen en vägledning, Boverket. Aktuella skrifter från Boverket Boverket informerar. Transporter av farligt gods handbok för kommunernas planering SKL Klimatanpassning i fysisk planering Vägledning från länsstyrelserna, 2012 Länsstyrelserna augusti 2006 Rekommendationer för markanvändning vid nybebyggelse Översvämningsrisker i fysisk planering. Miljökvalitetsnormer för vatten i detaljplaner Vägledning för kommunens handläggare, länsstyrelsen Värmland 2011:04 Vägar till historien, Allmänna vägar med kulturhistoriska värden, Länsstyrelsen/Vägverket oktober 2000 Ändring av detaljplan, Boverkets allmänna råd 1991:2

59 Övriga handlingar Hagfors kommuns Översiktsplan 2000, aktualiserad. Hagfors kommuns Naturvårdsplan 2011. Hagfors kommuns gällande fördjupade översiksplaner Ditt Värmland Länsstyrelsen Värmland 1989

Miljö-, byggoch räddningsnämnden MBR-2014-67 Dokument Rutin för handläggning av detaljplaner/områdesbestämmelser Ansvarig Stadsarkitekt Reviderad av TAH Beslut miljö-, byggoch räddningsnämnden 201 Verksamhetsområde Skapad den Reviderad den Granskad den Planer 2016-06-27 Rutin för handläggning av detaljplaneärenden (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen) I Torsby kommun, Värmlands län Miljö- och Byggkontoret Besöksadress Nya Torget 8, Torsby Torsby kommun 5. Miljö- och Byggkontoret 685 80 Torsby 0560-160 60 exp 0560-160 25 fax mbn@torsby.se www.torsby.se Sida 1 (46)

2 Innehållsförteckning Innehåll och läsanvisning... 4 Reglementen och delegation... 5 Allmänt om handläggning... 6 Samordning inom förvaltningen eller/och med andra förvaltningar... 6 Plangrupp... 6 Remissförfarande... 6 Distribution mm... 6 Planbesked... 7 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning... 9 Uppstart av ärende... 9 Planavtal uppdragsbekräftelse... 10 Handläggningstid... 10 Program... 11 Programsamråd... 13 Inbjudan till samråd... 13 Redogörelse programsamråd... 13 Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB... 14 Behovsbedömning... 14 Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB)... 16 Val av planförfarande... 18 Planförfarande mm samråd med Länsstyrelsen... 18 Standardförfarande... 19 Begränsat planförfarande... 20 Utökat förfarande... 20 Samordnat förfarande... 22 Förfarande vid ändring/upphävande... 22

3 Samråd... 24 Samråd vid olika förfaranden... 24 Samråd vid standardförfarande... 24 Samråd vid begränsat förfarande... 25 Samråd vid utökat förfarande... 25 Handlingar för samråd... 26 Planbeskrivning... 26 Plankarta med bestämmelser... 27 Utredningar... 27 Inbjudan - remiss... 28 Fastighetsförteckning och sändlista... 28 Samrådsmöte... 31 Samrådsredogörelse... 31 Samråd om MKB över riksgränsen... 32 Granskning... 33 1. Granskning utgår vid begränsat planförfarande... 33 2. Granskning vid standardförfarande... 33 3. Granskning vid utökat planförfarande... 34 Underrättelse och meddelande... 35 Planhandlingar... 36 Kungörelse inför granskning... 36 Efter granskningen... 37 Antagande... 38 Överklagande... 40 Laga kraft... 41 Slutredovisning av planuppdrag... 43 Diarieföring och avslut av planärende, dokumentation... 43 Införing i objektsregister... 44 Förvaring av handlingar... 44 Lagrum mm... 45 Lagstiftning... 45 Förordning... 45 Allmänna råd... 45 Handböcker och vägledning... 46 Övriga handlingar... 46

4 Innehåll och läsanvisning De rutiner som här redovisas avser att beskriva tillvägagångssätt vid upprättande av detaljplaner i Torsby kommun. Rutinbeskrivningen följer i allt väsentligt dokumentet Hur man arbetar med att upprätta Rutiner för handläggning av detaljplaneärenden, (antagande, ändring eller upphävande av detaljplan 5 kap. planoch bygglagen). Torsby kommun ansökte i september 2014 tillsammans med de båda grannkommunerna Hagfors, och Sunne hos Boverket stöd för ett gemensamt nationellt projekt för utveckling av tillämpning av planoch bygglagen (SFS 2010:100). Ett bidrag beviljades av Boverket i december 2014. Kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne i Värmland har sedan projektstart i november 2014 arbetat med ett gemensamt projekt som gått ut på att ge handledning för hur kommuner ska utveckla rutiner för handläggning och material för introduktion till nyanställda avseende detaljplanering i mindre kommuner. Det här dokumentet har utformats enligt handledningen. Myndighetsutövning och handläggning regleras i planoch bygglagen. Den här upprättade rutinen har till uppgift att ta fram vilka rutiner som ska gälla i Torsby kommun för att uppfylla kraven i planoch bygglagen och i tillhörande förordningar. Angående rutiner för Områdesbestämmelser och upphävand upprättas en separat handling. Den här ganska omfattande beskrivningen är uppdelad i skeden och varje skede beskrivs på några få sidor. I digital form fungerar innehållsförteckningen som länkar till de olika avsnitten genom att Ctrl-klicka på önskat avsnitt. De olika avsnitten kan användas som checklistor över tillvägagångssätt men också rekommendationer/instruktioner inför överväganden och ställningstaganden i arbetet med detaljplanering. Rekommendabelt är att göra utskrifter för respektive avsnitt och använda dem bocka av i dessa som i en checklista. Planhandläggaren bör alltid ha en komplett utskriven kopia av rutinerna på sitt bord och dokumentet kan också ligga öppet på i datorn. Till anvisningarna kopplas mallar och exempel på dokument för handläggningen av planärenden. Det kan därför vara arbetsbesparande att ha en word-kopia laddad på skärmen och på den vägen snabbt hitta de till rutinerna kopplade dokumenten, mallar och exempel.

5 Reglementen och delegation Enligt beslut i kommunfullmäktige och kommunstyrelse har kommunstyrelsens arbetsutskott ansvaret för vilka planer som ska ges positivt planbesked, (planoch bygglagen 5 kap. 2-5 ), samt göra prioriteringar av i vilken ordning detaljplaner (eller områdesbestämmelser) ska tas fram. Kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens arbetsutskott ansvarar också för översiktlig planering för användningen av mark och vatten enligt 3 kap. planoch bygglagen. Enligt regleringsbeslutet fullgör sedan miljö-, byggoch räddningsnämnden fortsatt handläggning enligt planoch bygglagen samt övriga uppgifter som ska fullgöras av den kommunala nämnden inom planoch byggområdet. Miljö-, byggoch räddningsnämnden har beslutat att vid uppstart ska detaljplaner vara det i planoch bygglagen beskrivna standardförfarandet. Om utökat förfarande (kostar mer) av handläggaren bedöms erforderligt lyfts beslut om detta till nämnden. Om det i planarbetet, i samråd, framkommer att alla i samrådet godkänner förslaget kan handläggaren utan föregående beslut om ändrat förfarande i nämnden gå över till ett begränsat förfarande.

6 Allmänt om handläggning Samordning inom förvaltningen eller/och med andra förvaltningar Plangrupp Inför ett planarbete ska kommunstyrelsens arbetsutskott om så bedöms erforderligt utse en styrgrupp, plangrupp. Plangrupp utses av kommunstyrelsens arbetsutskott med representanter för utskottet samt aktuell handläggare av planen, samhällsplaneraren eller stadsarkitekten. I samband med planläggning som direkt berör en specifik kommunal förvaltning utses inom aktuell förvaltning en representant till plangruppen. I de fall det finns en extern planintressent kan denna få ingå i plangruppen. I den mån det ingår fastighetsbildning av mer kvalificerad art bör lantmäteriet erbjudas ingå i plangruppen. Gruppens uppdrag är att ta fram planeringsförutsättningarna i det enskilda planärendet. Remissförfarande Upprätta sändlista för vilka övriga förvaltningar och nämnder som ska ingå i remissförfarande. Distribution mm Ta del av dokumentet för distribution av handlingar till Länsstyrelsen se PM Ta del av dokumentet för distribution av handlingar till enligt anvisningar från Lantmäteriet (se PM) och lokalkontoret Ansvarig handläggare Stadsarkitekt och samhällsplaneraren benämns planhandläggare. Handläggaren ska inför sammanträden till vilken tjänsteskrivelser upprättats i samtidigt som kallelse sänds med aktuella handlingar och information datera upp webbsidorna http://www.torsby.se/detaljplaner. Övriga som berörs är Förvaltningssekreterare, Miljö- och hälsoskyddsinspektör, Lantmäteriet, Byggnadsinspektör, Livsmedelsinspektör med flera bedömt från fall till fall. Planförfattare - kan vara samma person som är handläggare eller en extern konsult. Expediering av beslut Handläggaren ska i sin tjänsteskrivelse ange till vem expediering ska utföras. Expediering görs också enligt Boverkets anvisningar. Förvaltningssekreteraren biträder vid remissutskick och utför expediering varvid anteckning om utförd expediering införs i ärendehanteringssystemet, VISION, med uppgift om till vem/vilka, (bockas av på sändlista). Gällande rutin för diarieföring ska följas.

7 Planbesked Alernativ 1 initiativ extern exploatör/intressent Från extern exploatör/planintressent inlämnas ansökan om planbesked till kommunstyrelsen. Alternativ 2 initiativ kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tar in initiativet för att låta upprätta en detaljplan i egen regi. Alternativ 3 initiativ stadsarkitekten Planhandläggaren, (stadsarkitekt/samhällsplanerare), agerar enligt 12 kap. 2 punkt 2, PBL. Handläggaren tar upp frågan om eventuell detaljplaneläggning i kommunstyrelsens arbetsutskott, (KSau). Fortsatt som ovan. Stadsarkitekten/Byggnadsinspektörer kan vid handläggning av bygglov möta svårigheter med svårtolkade och/eller gamla och otidsenliga planer. De bör uppmärksamma miljö-, byggoch räddningsnämndens planhandläggare om detta så att ev. ny plan, ändring eller upphävande av plan kan initieras i KSau enligt punkt 3. Sedan initiativet tagits Inför beslut om att lämna planbesked ska KSau bedöma om önskad planläggning följer översiktlig planering, (ÖP 2010 och ev. FÖP), och/eller i övrigt är önskvärd och lämplig. KSau har kommunstyrelsens delegation att göra detta. Kommunstyrelsen har delegerat till kommunstyrelsens arbetsutskott (KSau) att ta besluten om planläggning enligt 5 kap. 2 och 3, planoch bygglagen. Ärendet diarieförs centralt av kommunledningskontoret men överlämnas för beredning till miljö- och byggkontoret som utser handläggare. Stadsarkitekt eller samhällsplaneraren biträder KSau med att upprätta tjänsteskrivelse och att föredra det eventuella planärendet i KSau. Exempel på tjänsteskrivelse till KSau inför beslut om planbesked m.m. I de fall planer upprättas på initiativ enligt punkt 2 eller 3 ska ingå att KSau:s beslut att ange hur planarbetet ska finansieras. Om initiativ tas av extern intressent enligt punkt 1 är det givet att intressenten står för de kostnader som planläggningen för med sig.

8 KSau ska inom fyra månader ta beslut om planbesked 5 kap. 4 planoch bygglagen. Beskedet/beslutet ska innehålla: Svar på om kommunen kommer att inleda ett planarbete, positivt besked eller negativt Angivande av skäl för att inleda eller inte inleda planläggningsarbetet Tidplan för när planen (eller ändring-upphävande) kan komma att antas Uppdraget att handlägga ärendet och ta ut avgift för planbesked överlämnas av KSau till miljö-, byggoch räddningsnämnden. I miljö-, byggoch räddningsnämndens taxa finns formel för planbesked. Detta är en avgift som senare räknas av vid slutuppgörelse efter avslutat planärende d.v.s. när planen fått laga kraft. Avgiften baseras på prisbasbeloppet som Statistiska centralbyrån anger inför det nya året. Avgiften ska baseras på det år ansökan görs. Om planintressenten själv avbryter planärendet återfås inte avgiften. Avgiften anges i nämndens beslut om planförfarande. Handläggaren: I tjänsteskrivelsen till KSau checka av dessa punkter. Handläggaren ska datera upp mall för taxan inför det nya året. Prisbasbeloppet bestäms i slutet av året och information finns på nätet.

9 Planavtal- Uppdragsbekräftelse planläggning Uppstart av ärende En planprocess kan inledas med ett planbesked om när ett planarbete kan påbörjas Handläggare Överenskommelse om vem som ska vara handläggare görs mellan dem som är utsedda att vara aktuella som handläggare av planuppdrag. Vid miljö- och byggkontoret i Torsby kommun är detta stadsarkitekten eller samhällsplaneraren. Start av ärende Handläggaren diarieför ett nytt planärende (ärendekod 214) i Vision, ärendehanteringssystemet. Det får då automatiskt ett diarienummer i ärendehanteringssystemet. Handläggaren lägger in ett nytt arbetsbibliotek i utforskaren. (U:\Miljö och bygg\samhällsplanering\pågående planer). Handläggaren ser till att en i AutoCAD upprättad fil för pågående planarbeten uppdateras med det nya planområdets plangräns. GIS-ansvarig underrättas om ändringen. (Denna information läggs av GIS in på kommunens webbkarta). För redovisning av kostnader ska handläggaren i samråd med ekonomiavdelningen bestämma ett projektnummer, fyrsiffrig kod. Ett excel-dokument med aktuella projektnummer finns i biblioteket: U:\Miljö och bygg\samhällsplanering\aktuellt register planer Handläggaren upprättar den tjänsteskrivelse som behövs för att få miljö-, byggoch räddningsnämndens beslut om avgift planbesked, behovsbedömning och planförfarande. Därefter ska handläggaren upprätta planavtal med bilagor för ansvarsfördelning och kostnadsbedömning. Den här rutinen och de i rutin för detaljplaneläggning nämnda blanketterna och underlagen mm finns digitalt sparade i: U:\Miljö och bygg\handläggningsrutiner\n Planer Handläggaren samlar sina dokument i en standardiserad A4-pärm. Ett dokument som kan vara till nytta i planarbetet är en enhetlig innehållsförteckning för projektpärm. På detta sätt blir arbetsmaterialet i pärmar sparat på ett likartat sätt för planprojekten. Det blir lättare att hitta i materialet. INNEHÅLLSFÖRTECKNING a-ö planpärm.docx Använd också en för A4-pärmar framtagen mall för ryggetikett. Etikett rygg detaljplaner

10 Planavtal uppdragsbekräftelse Miljö-, byggoch räddningsnämnden har enligt 12 kap 2 plan-och bygglagen delegation på att ta de initiativ som behövs i fråga om planläggning. Se avsnittet Planbesked. Miljö-, byggoch räddningsnämnden ska genom sina planhandläggare ta fram underlag och upprätta antingen ett planavtal eller Vid internt uppdrag för kommunstyrelsen en uppdragsbekräftelse. Då stadsarkitekten eller samhällsplaneraren ansvarar både för att handlägga och för att upprätta planen, är planförfattare, justerar handläggaren avtal eller uppdragsbekräftelse samt bilagor till att gälla dessa två parter. Ansvarsfördelning Bilaga 1 Till planavtal och uppdragsbekräftelse ska handläggaren bifoga en handling, Bilaga 1, som punkt för punkt reglerar hur ansvar för olika moment i planprocessen ska fördelas mellan avtalsparter och planförfattare. Dokumentet ska anpassas till valt planförfarande. Ansvarsfördelning extern planförfattare, gäller standardförfarande eller begränsat förfarande, Bilaga 1. Kan justeras och kompletteras för utökat förfarande. Ansvarsfördelning intern planförfattare, gäller standardförfarande med kommunens stadsarkitekt eller samhällsplanerare som planförfattare, Bilaga 1. Kan justeras och kompletteras för utökat förfarande. Kostnader Bilaga 2a och 2b Handläggare förutsätts vara duktig i att använda Excel. Inför planarbetet ska handläggaren också, i en Bilaga 2 a och b, göra en bedömning av kostnaderna. Mall för detta utgörs av en excel-fil. Bilaga 2 a är en flik i Excel med sammanställning av kostnaderna för miljö-, byggoch räddningsnämndens handläggning och planförfattande (med kommunens planförfattare), utlägg för utredningar, kopiering annonsering etc. I första skedet min och max-bedömning. Underlaget för sammanställningen hämtas från excel-fliken timredovisning i Bilaga 2 b. Här redovisas också utlägg som kan vara t.ex. bilresor, kopiering, porto och annonser. Kostnadsposterna är numrerade som punkterna i Bilaga 1, ansvarsfördelning. Om en planintressent själv anlitat en extern planförfattare som ersätts direkt av uppdragsgivaren sätts den kostnaden till noll och noteras Egen regi. Ansvarsfördelningens punkter ska överensstämma med motsvarande punkter i kostnadsbedömningen. I samband med avslut av ärendet görs inför fakturering en bedömning av utfallet i timmar. Handläggningstid Erforderlig tid för samråds-, gransknings- och antagandeskedena regleras i PBL och i Boverkets föreskrifter. Planläggningsarbetet följer en tidplan som ska redovisas i avsnitt Genomförande i planbeskrivningen som är en av planhandlingarna. Tidplaneringen ska anpassas dels till kommunens årliga Tidplan för sammanträdestider och till länsstyrelsens årliga tidplan för Planberedningsdagar.

11 Program Kommunen, kommunstyrelsens arbetsutskott, bedömer från fall till fall och avgör behovet av program. Uppdraget att handlägga planärendet överlämnas sedan till miljö-, byggoch räddningsnämnden. Nämnden beslutar sedan i sammanträde att gen miljö- och byggkontoret i uppdrag att upprätta programhandlingar enligt 5 kap. 10 planoch bygglagen och om vilket planförfarande som ska tillämpas. Programmet kan underlätta planprocessen särskilt då stöd för en ny detaljplan saknas i översiktsplaneringen. Eftersom länsstyrelsens granskningsyttrande om översiktsplanen också ska följas vid detaljplaneringen kan ett positivt länsstyrelseyttrande i samråd om planprogrammet ge möjlighet att välja standardförfarande vid upprättande av den nya planen. Det som avgör om ett program ska upprättas är om det i en plan som ska upprättas finns betydande intresse för allmänheten eller i övrigt planen är av stor betydelse. Samma kriterier kan också motivera ett utökat planförfarande. Ett program kan också utgöra underlaget för att samordna intressen för flera framtida detaljplaner vilket i så fall ska framgå i programmets beskrivning. Exempel från Torsby kommun är Herrgårdsområdet i centrala Torsby, Valberget med skidtunnel och framtida boenden. Programhandlingar Genomförandet av samråd om ett program följer 5 kap. 11 planoch bygglagen men handlingarnas innehåll och utformning är inte lika hårt reglerade i planoch bygglagen som vid de senare skedena i planprocessen. De handlingar som behövs är mer översiktliga och ska ställa frågor av principiell natur. Till exempel vad ett markområde ska användas för etc. Ta fram bilder och kartskisser som illustrerar syftet med kommande planarbete. Upprätta en översiktlig programbeskrivning över vad planen vill möjliggöra.

12 Nämndbeslut I den mån programhandlingen är tillräcklig som underlag för att göra en behovsbedömning är det en fördel att denna utförs i ett så tidigt planskede som möjligt nu inför programskedet. Om handlingar för behovsbedömning av något skäl inte är färdiga för ställningstagande innebär det att beslut om behovsbedömningen får tas i ett senare skede. Beslut om att plan ska föregås av program Och eventuellt beslut om behovsbedömning Exempel på tjänsteskrivelse. Sedan beslut om samråd fattats kan samråd för programskedet genomföras med kommunmedlemmarna och övriga lagstadgade remissinstanser (t ex kommunala myndigheter och förvaltningar, lantmäteriet och länsstyrelsen), samrådkretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Länsstyrelsen har specificerade krav på vilka handlingar de vill ha i bl.a. programskedet - se PM. Lantmäteriet har också specificerat sina önskemål en PM. Beslut om de upprättade programhandlingarna kan godkännas för samråd, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen. Exempel på tjänsteskrivelse.

13 Programsamråd Inbjudan till samråd Handläggaren annonserar inbjudan till samråd i Torsbybladet. För kommunmedlemmarna utannonseras en kortfattad beskrivning av planen och dess syfte, ev. illustrationer som visar vad planen vill möjliggöra samt en enkel karta i Torsbys lokala annonsblad (Torsbybladet) som delas ut till alla hushåll och företag i Torsby kommun. Samrådet gäller alltså alla kommunmedlemmar, de som känner sig berörda enligt 5 kap. 11 1:a st punkt 4 enskilda i övrigt som har väsentligt intresse av förslaget. Exempel på informationssida i Torsbybladet Övriga remissinstanser, enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen, informeras med handlingar skriftligen. Lista finns upprättad och ajourhålls över de för Torsby kommun de aktuella remissinstanserna. I förekommande fall kan viss reducering av antalet remissinstanser göras beroende på planens innehåll. Exempelvis beror det på läget om det är Fortum eller Näckån som är aktuella som representant för elnät. Vidare anges med ändring i planoch bygglagen från 1 januari 2015 viss lättnad i kraven på samråd med bostadsrättsinnehavare, hyresgäster, boende eller organisationer av hyresgäster, om det är uppenbart att förslaget saknar betydelse för dem. Samråd i programskedet benämns ofta samråd del 1. Vi undviker uttrycket del 1 - en beteckning som kan förvirra de som inbjudits på remiss i nästa skede, samråd del 2 utan något samråd del 1 har hållits. Redogörelse programsamråd Enligt planoch bygglagen 5 kap. 17 är det kommunen som ska redovisa de synpunkter som kommit fram i samrådet samt göra de kommentarer och förslag som kommunen har med anledning av synpunkterna. Planhandläggaren gör förslag till kommentarer och åtgärder i samråd med planintressent och planförfattaren om extern sådan utsetts. Detta redovisas i en samrådsredogörelse. Exempel på redogörelse för programsamråd. Miljö-, byggoch räddningsnämnden ska med beslut i sammanträde avgöra om samrådsredogörelse för programsamråd kan godkännas och om de i enlighet med samrådsredogörelsen reviderade och kompletterade samrådshandlingarna kan godkännas för samråd. Planförfattaren genomför de i samrådsredogörelsen för programmet föreslagna åtgärderna och upprättar planhandlingar för samråd. Samrådsredogörelsen för programmet ska vara checklistan för detta arbete. Exempel på tjänstskrivelse enligt dessa punkter.

14 Behovsbedömning, Miljöbedömning och MKB Behovsbedömning Alla nya detaljplaner, oberoende av planförfarande, omfång eller innehåll, omfattas av kravet på att en behovsbedömning ska genomföras. Beslut ska fattas så tidigt som möjligt i planprocessen, gärna redan i programskedet om sådant genomförs. Begreppen behovsbedömning och miljöbedömning är två olika företeelser! Handläggaren kan få svårigheter att inför nämnden förklara dessa begrepp. Då miljö-, byggoch räddningsnämnden fått uppdraget att handlägga ett planärende för att upprätta eller ändra en plan eller ett program ska enligt 6 kap. 11. miljöbalken nämnden ta ställning till om det ska ingå en miljöbedömning i planarbetet. Det är behovet av en sådan miljöbedömning som utreds och beslutas i en behovsbedömning. Ett verktyg finns för genomförandet av behovsbedömning. Verktyget består av en introduktion och sju checklistor; 1) Särskilda bestämmelser, 2) Kulturvärden, 3) Naturvärden, 4) Sociala värden, 5) Materiella värden, 6) Risker för människors hälsa eller för miljön samt en sjunde lista, Sammanvägd bedömning. Vid mycket okomplicerade detaljplaner, t.ex. frimärksplaner, där det är uppenbart att alla de aspekter som ta upp i checklisor 1-6 kan sammanställningen nr 7 vara tillräcklig. Detta bedöms av handläggaren från fall till fall. Behovsbedömning enklare planer. Handläggaren upprättar i samråd med miljöinspektör och planförfattare utifrån verktygets checklistor ett förslag till behovsbedömning, (kan beroende på ansvarsfördelning möjligen utföras av planförfattaren). Behovsbedömningen ska resultera i ett underlag och utifrån detta ett beslut i miljö-, byggoch räddningsnämnden det finns tre alternativ: Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär inte sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas och att miljökonsekvenser ska arbetas i planbeskrivningen under rubriken Konsekvenser av planens genomförande. Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas men att miljökonsekvenserna ska arbetas i planbeskrivningen under rubriken Konsekvenser av planens genomförande. Användningen av mark eller byggnader enligt planen innebär sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. I detta fall ska handläggaren anlita extern konsult för upprättande av MKB. Detta alternativ gäller i samband med betydande miljöpåverkan över en riksgräns. I sådana fall ska handläggaren se till att samråd med Norge genomförs avseende MKB.

15 Upprätta behovsbedömning För att upprätta behovsbedömningen finns checklistor som handläggaren/planförfattaren ska gå igenom och för detaljplanen gällande förutsättningar kommenteras. Se exempel på beslutsformuleringar vid behovsbedömning för mer okomplicerade planer: behovsbedömning med checklista. Beslut i nämnden Ställningstagande i behovsbedömningen ska godkännas av miljö-, byggoch räddningsnämnden. Bedömningarna är preliminära. Ny kunskap som tillförs planarbetet kan innebära att bedömningarna senare måste omvärderas och nytt beslut fattas. Exempel på beslut enligt alternativ 1 kan vid inte betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande 4. Planen ska upprättas med standardförfarande enligt 5 kap. 6 planoch bygglagen. Exempel på beslut alternativ 2 kan vid betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande. 4. Planen ska upprättas med utökat planförfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. Exempel på beslut alternativ 3 kan vid betydande miljöpåverkan formuleras: 1. Behovsbedömning daterad xxxx-xx-xx godkänns 2. Enligt MB 6 kap 11 bedöms genomförandet av detaljplanen och användningen av mark eller byggnader enligt planen inte innebära sådan betydande miljöpåverkan att en miljökonsekvensbeskrivning ska upprättas. 3. Miljökonsekvenser redovisas i planbeskrivningens avsnitt om Konsekvenser av planens genomförande. 4. Planen ska upprättas med utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen. En behovsbedömning och beslutet om som följer denna ska redovisas för allmänheten enligt ett särskilt förfarande senast i samrådet, men ännu hellre redan i ett samråd om program om sådant genomförs.

16 Kommunens ställningstagande, miljö-, byggoch räddningsnämndens beslut, i behovsbedömningen och behovsbedömningen ska så fort som möjligt göras tillgängligt för allmänheten och också fortsatt redovisas tillsammans med planhandlingarna i planärendet. Allmänheten får då möjlighet att lämna synpunkter på att hanteringen av miljöaspekterna förenklas. Informationen om ställningstagandet är särskilt viktig om slutsatsen är att en miljöbedömning inte ska genomföras. Information och anslag på kommunens anslagstavla Det är handläggarens ansvar ett se till att beslutet om vilken bedömning som görs anslås på kommunens anslagstavla, på anslaget anges att behovsbedömningen finns tillgänglig i planrummet och på webbsidan, i samråd med hemsideansvarig göra ett textdokument med planens syfte och en kort sammanfattning av kommande arbete med det förestående planarbetet, det nya planärendet redovisas på kommunens webb-sidor under Pågående detaljplaner. Denna kompletteras med länkar till aktuella dokument t.ex. behovsbedömningen och en enkel kartskiss som visar aktuellt planområde. Enligt 4 kap. 33 punkt 4 planoch bygglagen ska planbeskrivningen innehålla en redovisning av de överväganden som har legat till grund för planens utformning med hänsyn till motstående intressen och planens konsekvenser. Här avses bl.a. miljökonsekvenserna. I de flesta fall leder behovsbedömningen till att miljökonsekvenserna kan inarbetas i ett av planbeskrivningens kapitel, Konsekvenser av planens genomförande men under vissa omständigheter måste en miljöbedömning göras. Lämpligt innehåll i planbeskrivningen framgår av dokumentet rubriker i planbeskrivning men planoch bygglagens och miljöbalkens anvisningar angående Miljöbedömning Miljökonsekvensbeskrivning (MKB) Det finns i 4 kap. 33 1:a stycket punkt 4 i planoch bygglagen ett krav på att planbeskrivningar ska innehålla redovisning av de överväganden som legat till grund för A - planens utformning med hänsyn till motstående intressen och B - planens konsekvenser varvid föreskrifter om krav på redovisningen i 6 kap. 12 och 13 miljöbalken ska följas. C - I 4 kap. 33 a planoch bygglagen krävs också att vid planering för bostäder ska i planbeskrivningen beräknade värden för omgivningsbuller vid fasad och eventuell uteplats redovisas. D - Om planen anger att mark får tas i anspråk för ett uppräknat antal ändamål enligt nedan ska planen bedömas få betydande miljöpåverkan och därför uppfylla kraven i 6 kap. 7 1:a och 2:a st. miljöbalken.

17 Uppräknade ändamål enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen är 1. Industriändamål 2. Ett köpcentrum, en parkeringsanläggning eller något annat projekt för sammanhållen bebyggelse 3. En hamn för fritidsbåtar 4. Ett hotellkomplex eller en fritidsby med tillhörande anläggningar, utanför sammanhållen bebyggelse 5. En permanent campingplats 6. En nöjespark 7. En djurpark 8. En spårväg 9. En tunnelbana I miljöbedömningen ingår bland annat att upprätta en miljökonsekvensbeskrivning. Ett undantag! Om en miljökonsekvensbeskrivning upprättas för en järnvägs- eller vägbyggnad behövs inte upprättas ytterligare en för detaljplan för samma järnväg eller väg, 5 kap. 35 planoch bygglagen. Se också samordnat förfarande. Enligt 4 kap. 34 planoch bygglagen ska om genomförandet av planen innebär att den kan medföra betydande miljöpåverkan kommunen upprätta en miljöbedömning enligt 6 kap. 11 miljöbalken. Detta innebär att den betydande miljöpåverkan som en plans eller ett programs genomförande kan antas medföra identifieras, beskrivs och bedöms. I miljöbalkens 6 kap. 12 anges i 10 punkter vad en miljökonsekvensbeskrivning ska innehålla. Anvisningar om bl. a. detaljeringsgrad och bedömningar av omfattning regleras i 6 kap. 13 miljöbalken. Syftet med en miljökonsekvensbeskrivning anges i 6 kap. 3 MB. Om det i en miljöbedömning framkommer att betydande miljöpåverkan kan bli aktuell över en riksgräns gäller att samråd ska genomföras med det aktuella landet. I Torsby kommun är detta bara aktuellt i samband med planering och byggande nära norska gränsen. FN:s Esbo-konvention och protokoll om samråd vid gränsöverskridande miljöpåverkan ska tillämpas. I Torsby kommun kan det bli aktuellt med ett samråd om miljökonsekvenserna md Norge genom Naturvårdsverket i Sverige och miljøværndepartementet i Norge.

18 Val av planförfarande Beslut om vilket planförfarande som ska tillämpas fattas i miljö-, byggoch räddningsnämnden. Planförfarandet ska följa de av Boverket angivna rutinerna för Standardförfarande, Begränsat förfarande eller Utökat förfarande. Planförfarande mm samråd med Länsstyrelsen I tidigare PBL förutsattes att kommunen tog initiativ till ett tidigt samråd med länsstyrelsen där frågor om bland annat behovet av upprättande av program, planförfarande m.m. diskuteras. Detta kan numera göras nu frivilligt. Rekommendation och policy i Torsby kommun: Miljö-, byggoch räddningsnämnden ska underlätta kommande samrådsförfarande genom att regelmässigt ta ett tidigt samråd med Länsstyrelsen. Med nya planoch bygglagen som gäller från 1 januari 2015 är det än mer viktigt att överväga genomförande av tidiga samråd med länsstyrelsen. Vid ett tidigt samråd tas frågan upp om programskede ska genomföras, lämpligt planförfarande och utredningar som bör tas fram innan samråd samt omfattningen av en ev. miljöbedömning

19 Standardförfarande I Torsby kommun förutsätts att standardförfarandet är utgångspunkt för nya planer. Detta är också i enlighet med prop. 2013/14:126, sida 74, som anger att om det är möjligt bör kommunen handlägga ett förslag till detaljplan med standardförfarandet. Men om strandskydd finns eller börjar gälla då tidigare plan upphör ska nämnden ta ställning till om utökat förfarande ska tillämpas. Det är dock inte självklart att strandskydds upphävande alltid innebär att ett utökat planförfarande ska tillämpas vid antagande av en ny detaljplan. Standardförfarandet enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen kan tillämpas om förslaget till detaljplan är förenligt med översiktsplan, och/eller fördjupad översiktsplan och är förenligt med länsstyrelsens granskningsyttrande angående ÖP och inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse samt inte kan antas medföra betydande miljöpåverkan När något av dessa kriterier inte medger standardförfarande ska ett utökat förfarande tillämpas. Efter att samråd i standardförfarandet hållits finns tre alternativ till beslut i miljö-, byggoch räddningsnämnden om hur man går vidare: 1 - Planen antas av miljö-, byggoch räddningsnämnden efter genomförd granskning. För samrådet är det för standardförfarande enligt 5 kap. 17 planoch bygglagen tillräckligt med en redogörelse i ett utlåtande men i Torsby kommun ska ändå en samrådsredogörelse upprättas. 2 - Planförfarandet ändras till begränsat förfarande, 5 kap. 18 planoch bygglagen Handläggaren får om alla i samrådet godkänt planförslaget enligt 5 kap. 18 planoch bygglagen till nämnden föreslå att begränsat förfarande är tillämpligt och ta ärendet direkt till miljö-, byggoch räddningsnämnden för beslut om antagande. Ex. tjänsteskrivelse. 3 - Planförfarandet ändras till utökat förfarande, 5 kap. 7 planoch bygglagen. Tjänsteskrivelse med beslut om utökat planförfarande. Samrådskretsen enligt 5 kap. 11 planoch bygglagen får vid övergång till annat förfarande inte ändras såsom att nya berörda tillkommer eller utgår. Tjänsteskrivelse med beslut om granskning.

20 Begränsat planförfarande Standardförfarandet justeras så att processen innebär ett enda kommunikationssteg, samrådet. Underrättelse och granskning utgår. Det är alltså möjligt att direkt efter samråd anta en detaljplan om samrådskretsen godkänt ett förslag till detaljplan redan under samrådet. Det kan till exempel handla om fall där planförslaget berör en åtgärd av mindre betydelse med en mycket liten och tydlig samrådskrets som berörs. Godkännandet ska göras aktivt av samtliga i samrådskretsen, även aktuella myndigheter. Planförslaget kan inte antas direkt om det skett ändringar efter godkännandet. Begränsat förfarande är snabbare och kostar mindre. För att miljö-, byggoch räddningsnämnden ska få välja detta förfarande gäller att: förutsättningarna för standardförfarande är uppfyllda och planförslaget skriftligen godkänns av samtliga i samrådskretsen Inbjudan till samråd är utformad så att ett besked om godkännande kan lämnas på ett enkelt sätt. Länken visar ett exempel på inbjudan. Om kriterierna är uppfyllda redan vid planeringsstart kan beslutet om att begränsat förfarande eftersträvas tas i detta skede länk till tjänsteskrivelse. Tjänsteskrivelse med beslut om övergång från standard- till begränsat planförfarande och antagande av planen. zz Utökat förfarande Val av utökat förfarande vid uppstart av planarbete länk tjänsteskrivelse Beslutet om planform ska motiveras enligt punkterna nedan. Ett antagandebeslut kan överklagas och den som klagar har god chans att vinna gehör om inte motivet för valet av planform har varit tydligt och korrekt. Utökat förfarande enligt 5 kap. 7 planoch bygglagen ska tillämpas när förslaget till detaljplan om den inte är förenligt med översiktsplan eller länsstyrelsens granskningsyttrande om denna, är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt stor betydelse eller kan antas medföra en betydande miljöpåverkan, innefattar område (i de flesta fall men inte alltid se länk) med strandskydd gällande planen som ändras, ersätts eller upphävs omfattar mark med beteckningen A, mark för allmänna ändamål. Här ska nämnden överväga att tillämpa utökat planförfarande. Övergång till utökat förfarande länk tjänsteskrivelse Om det vid standardförfarande inkommer yttranden med synpunkter som kan uppfattas som principiella och övergripande bör miljö-, byggoch räddningsnämnden överväga att övergå till utökat planförfarande se figur nedan.

21 Här kan kommunen undvika länsstyrelsens överprövning eller överklaganden som kan komma att vinna vid prövning av i högre instanser. Det är möjligt att växla från standard till utökat förfarande och från utökat till standardförfarande men också från standardförfarande till förenklat förfarande. Ett byte från standard till utökat förfarande kan till exempel bli aktuellt om kommunen under samrådet uppmärksammar att planförslaget är av betydande intresse för allmänheten. Beslut om ändrat förfarande fattas av miljö-, byggoch räddningsnämnden och detta kan göras under planarbetets gång. Den 5:e punkten föranleds av ett ärende i Torsby kommun då enligt en dom i mark- och miljödomstolen för ett upphävande av del av plan i Bograngen, Torsby kommun. Mark- och miljödomstolen krävde att enligt då gällande planoch bygglagen skulle normalt planförfarande tillämpas vilket i nya PBL närmast motsvarar det utökade planförfarandet med antagandebeslut i fullmäktige. Utgångspunkt ska vara att standardförfarande tillämpas även om det står ett A i planen. Annars ska, om det i samrådsyttranden visar sig att det finnas anledning att bedöma att det handlar om ett betydande intresse för allmänheten, nämnden besluta om övergång till utökat planförfarande. Eftersom inte kungörelse tillämpats enligt standardförfarandet ska det göras nu istället enligt planoch bygglagen och illustrerat i Boverkets figur ovan. Strandskydd införs med 100 meter om ny detaljplan ersätter en gammal. Vid ändring av detaljplan återinförs inte strandskyddet automatiskt. Tjänsteskrivelse med beslut om utökat planförfarande.