Verksamhetsplan Regionkontoret 2012 2013 Inledning Visionen Bästa Livsplatsen, RUS, Mål och Strategi samt Budget 2012 är ytterst de vägledande och gränssättande färdriktningsdokument som styr Regionstyrelsens (RS) uppdrag. Ramar och förhållningssätt är de policydokument och beslut som Regionfullmäktige(RF) antagit. RS roll inför fullmäktige är enligt reglementet och delegationsordningen bl.a att vara regionens yttersta arbetsgivare, löpande leda, styra och samordna ekonomiskt, ansvara för den lagstadgade uppsiktplikten, ansvara för att säkra att regionen når RFs mål. RS har också ett eget ansvar för tillväxtfrågorna som konkretiseras av statens uppdrag inom kulturen, tillväxt och näringslivsfrågor, samhällsplaneringsfrågor regionalt och samordningsfrågor för de halländska kommunerna. RS ansvarar för företrädarskapet för regionen nationellt och i EU, samt ansvarar för den s.k. Kommunberedningen ett avtal om regelbundna dialogmöten med kommunens centrala politiker. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) företräder regionen i hälso- och sjukvårdsfrågor. Syftet med en verksamhetsplan är att peka ut de prioriterade områden och mål som organisationen ska arbeta med under 2012-2013, således beskrivs inte allt arbete Regionkontoret ansvarar för i planen. Regionkontorets uppdrag Uppdraget att leda Regionkontoret (RK) innebär att säkerställa att RS, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) samt Lokala Nämnder (LN) får korrekta beslutsunderlag och förslag för att kunna ta ansvar för att leda, styra, utveckla och samordna alla RS alla uppdrag enligt lagstiftningen och reglementet för styrelsen. Uppdraget innebär också ett aktivt stöd till HSS samt verkställande av HSS beslut, för att HSS ska kunna ta ansvar för att leda, styra, utveckla och samordna regionens Hälso- och sjukvårdsutveckling via uppdrag till externa aktörer samt uppdrag till regionens egna driftsnämnder. Samtliga styrdokument beredda av RS och beslutade i RF enligt ovan är grunden för HSS ansvar samt RFs beslut om Uppdrag Vårdval Halland och de egna uppdragsdokument från HSS som årligen beslutas och styr hälso- och sjukvårdens utveckling och genomförande. Mål och Inriktningsdokumentet för Regionkontoret, som beslutats av RS den 25 januari gäller åren 2012 och 2013 och avgör de prioriterade aktiviteterna som ska levereras under 2012-13 av RK. Ledningen har därefter arbetat med övriga prioriterade mål för RK i syfte att öka RKs leveransförmåga genom tydlig ledning och skapa goda förutsättningar för medarbetare och en budget i balans 2012-2013. Regionkontorets förutsättningar 2012-2013 Regionkontorets uppdrag har förändrats till mycket stor del genom att dels vara en sammansmält organisation från 2011 med regionförbundets tjänstemannakansli men också i det renodlade uppdrag kontoret fick 2011 att utgöra RS, HSS och LNs samlade resurs för samordning, ledning, styrning som strategiskt beslutsstöd för Regionorganisationen. Uppdraget har också utökats med två styrelser istället för en med start år 2011 inklusive de nya uppdragen
som formell region, vilket ställer nya krav på styrning och ledning. Styrelserna har också två separata beredningar för de båda styrelserna samt en samrådsberedning, totalt tre istället för en beredning i gamla landstinget. Regionstyrelsen har också en ny förvaltning från 2011, Skolförvaltningen med ett skolutskott samt för kulturverksamheten ett kulturutskott. Sammantaget ställer de nya förutsättningarna ökade krav på mötestid, samordning av kontoret och struktur på kansliavdelningen vilket i sin tur ökar kraven på långsiktig planering och effektivt förberedda möten så att tiden med politiken används till viktiga strategiska frågor och inte detaljer eller administration. Ekonomiskt har regionkontoret ett sparkrav på 17msek att genomföra under 2012 av en omsättning i själva kontoret med 337msek (c.a 5%) vilket ökar kravet på prioritering och effektivisering avsevärt. Det ställer krav på hög förmåga att avgränsa insatserna till just uppdraget och sluta genomföra arbeten av administrativ servicekaraktär som egentligen ska levereras till våra förvaltningar. De enda sådana frågor regionkontoret ska bedriva är de smala specialiteter som måste koncentreras för kvalitet och är av strategisk verkställandekaraktär som strategiskt regiongemensam kommunikation, arbetsrätt, förhandling, koncernstöd arbetsmiljö och juridik mm där det inte finns möjlighet att bedriva motsvarande specialitet i förvaltningarna. Förutom strategiskt verkställande och ledningsstöd så bedrivs också den strategiska tillväxtskapande verksamheten på regionkontoret samt startprojekt som inte är löpande långsiktig verksamhet, utan kortare insatser för att stödja utveckling i egen organisation, i samverkan med andra intressenter eller regionens kommuner. Kontoret behöver öka koncentration och renodling under 2012-2013 för att med de ekonomiska förutsättningarna klara sitt uppdrag. Regiondirektörens uppdrag till underställda chefer i linjen och struktur för att omvandla mål till medarbetarnivå via linjeorganisationen Regiondirektören har via samtliga underställda chefer, biträdande regiondirektör, hälso- och sjukvårdsdirektör, ekonomidirektör, personaldirektör, kommunikationsdirektör och stabschef omsatt målen till verksamhetsuppdrag 2012. Dessa uppdrag ska sedan i linjeorganisationen från verksamhetschefer, via avdelningschefer och i förekommande fall enhets eller gruppchefer skapa målfokus i regionkontoret på medarbetarnivå. Medarbetarsamtal och lönesamtal ska anknyta till verksamheternas uppdrag och mål. Verksamhetsplanen beskriver inte allt kontoret gör. Kontorets grunduppdrag, arbetsprocesser och rutiner ska finnas dokumenterade och beskrivna i ledningssystemet på regionkontoret. Målen och verksamhetsplanens syfte är att tydliggöra de viktigaste frågorna och arbetsmålen för att öka fokus och effektivitet i organisationen de två kommande åren 2012-13. Ett viktigt ledord är att inte bara göra rätt utan göra rätt saker för att uppfylla uppdragsgivarens förväntan. Målen inom områden personal, kvalitet och process har arbetats fram för förvaltingen av den övergripande ledningsgruppen för kontoret och ska ses som förutsättningar för att nå politikens uppdrag. Mål och Inriktningsbeslutet som togs den 25/1 2012 av RS gäller för åren 2012-2013. Dessa mål ska också omvandlas i linjen inom samtliga verksamheter. Verksamhetscheferna i nedan organisationsskiss har samtliga grunduppdrag baserade på RDs yttersta ansvar och RS/HSS/LNs formella ansvar. Ledningsuppdraget för Biträdande regiondirektör, Hälso-och sjukvårdsdirektör, Ekonomidirektör, Kommunikationsdirektör, Personaldirektör och stabschef är dessutom normerande dvs rätt att fatta regionövergripande beslut gällande riktlinjer och samordning av verksamhet i regionen inom sina respektive
ämnesområden. Beslut kan ske på delegation av RD i enlighet med RDs delegation från RS, beslut kan också ske som verkställighetsbeslut av politiskt fattade beslut och som rena verksamhetsbeslut i kraft av uppdrag och roll. Beslutsmandatet är regiondirektörens men delegerat inom respektive verksamhet till funktionerna inom olika regionövergripande verksamhetsområden. Biträdande regiondirektör Regionkontoret Regiondirektör Näringsliv Regional samhällsplanering Kultur Ekonomi och finans HR Utvecklingscentrum Hälso- och sjukvård Stab Näringslivsavdelningen Verksamheter - verksamhetschef Avdelning - avdelningschef Strategiskt stöd styrning och uppföljning arbetsgivarfrågor Infrastrukturavdelningen Samhällsanalysavdelningen Kollektivtrafikavdelningen Arbetsmiljöavdelningen HR-utvecklingsavdelningen näringslivsutveckling Avdelningen för programoch projektstöd regional samverkan halland.se Sekretariatet för HSS Utvecklings-och implementeringsavdelningen Vårdanalysavdelningen Uppdragsavdelningen Smittskydd Halland Expertstödsavdelningen Kansliavdelningen Kommunikationsavdelningen Funktioner direkt underställda verksamhetschefen Enhet under en avdelning
Mål och uppdrag för Regionkontoret 2012 2013 från RS Innehåll Ansvarig Klart Inom ramen för RD uppdrag för RK egen del fullfölja utvecklingen och skapa en organisation där RS och HSS RD 2013-01 får det stöd som krävs för att kunna leda och styra regionen. Steg 2 fullt genomfört under 2012 (rest 2011) Regionkontoret ska via uppföljning och beslutsunderlag bidra till att utveckla regionens styrning för att främja HSVD 2012-12 och öka den goda hälsan. (rest 2011) Utveckla behovskartläggningen och behovsanalys HSVD Dec 2012 Komplettera behovskartläggningen med resterande fyra kommuner HSVD Feb 2012 På tjänstemannaplanet leda utvecklingsinsatser som ligger som uppdrag från HSS till fler än två DN för HSVD Löpande identifierade grupper med störst behov På tjänstemannaplanet samordna arbetet med en förbättrad vårdprocess med alla relevanta aktörer kring utsatta HSVD Dec 2012 barn På tjänstemannaplanet samordna arbetet med en förbättrad vårdprocess med alla relevanta aktörer kring barn med HSVD Dec 2012 särskilda behov Utarbeta trafikförsörjnigsprogram som stödjer ökat resande brd Juni 2012 Sammanställa kommunernas fysiska planer som ett underlag för planering av infrastruktur brd Lägesrapport dec 2012 Kartlägga tillgängligheten till IT-infrastruktur med tillräcklig överföringskapacitet brd Lägesrapport dec 2012 Verka för ökade ekonomiska bidrag/stöd från staten till förbättrad överföringskapacitet brd löpande På tjänstemannaplanet leda arbetet för uppdrag från HSS som berör fler än två DN. (Sker genom HSVD Löpande projektbeställning och styrgruppsdeltagande.) Slutföra tydlig vårdkedja avseende logopedi. HSVD Slutföra tydlig vårdkedja avseende rehabilitering. HSVD Genomföra handlingsplan ang. e-hälsa, separat beslut av RS, RK har en sammanhållande roll i den enligt beslut. HSVD Dec 2012 Utvecklad vårdmodell där ytterligare specialiserad vård kan ges nära invånaren. Beslutsunderlag och HSVD Jan 2013 genomförandeplan för mer specialiserad vård i LOV, Vårdval Halland plus, i enlighet med utgivet projektdirektiv ( Pilotprojekt avseende blodtrycksscreening HSVD Juni 2013
Utveckla uppföljningen av egna verksamheter och av externa leventörer HSVD Dec 2012 Ägardirektiv till Teater Halland samt styrning av ekonomiskt bistånd så att målet infrias brd Juni 2012 Påbörja projektet Handslag Halland i vilka den ideella delaktigheten i kulturlivet ska stärkas brd Febr 2012 Ta fram subventionssystem för scenkonst i förskola i samarbete med kommunerna (lägesrapport) brd Dec 2012 Kartlägg, analysera samt ta fram ett handlingsprogram för expansion och utveckling av de kulturella och kreativa brd Dec2012 näringarna Etablera driftsformer för avslutade projekt inom innovationssektorerna hälsa, mat, bioenergi samt för portalen att attrahera besökare, inflyttare och investerare (Bioenergi juni 2012) brd 2012-2013 Ta fram en kostnadseffektiv och behovsstyrd lösning för ett samordnat, uthålligt basutbud vad gäller brd Nov 2012 näringslivsstöd och nyföretagande i Halland Ägardirektiv till Almi för ökad styrbarhet mot det uppsatta målet brd Feb 2012 Utveckla former för samverkan mellan utbildning och arbetsliv brd Nov 2012 I samverkan med kommunerna ta fram en plan för att integrera entreprenörsskap i skolan i den ordinarie brd Okt 2012 verksamheten Stödja kommunerna i deras arbete med att främja attraktiva, trygga och hållbara miljöer (lägesrapport) brd 2012 Stödja kommunernas arbete med en regional strategi för planfrågor brd Dec 2013 Ta fram ett förslag till regionalt serviceprogram för dagligvaror och drivmedel brd Dec 2012 Miljöarbete enl Mål och Inriktningsdokumentet. 2012 Ta fram beslutsunderlag för personalpolitiskt program PD Dec 2012 Presentera ett koncept för hur vi ska arbeta med bilden av Region Halland som arbetsgivare PD Okt 2012 Genomföra regiongemensam medarbetarenkät 2012 PD Sep 2012 Följ upp chefers förutsättningar att lösa uppdrag och ha en personlig utveckling PD Dec 2012 Utarbeta en strategi för regional utveckling där högskolan stöder regionen och vice versa, och ett beslutsunderlag brd Juni 2012 för en innovationsstrategi som bland annat innefattar hälso- och sjukvård och högskola. Eventuell samverkan med Region Skåne Utarbeta en plan för implementering av EU 2020 och den nationella strategin i verksamheten. Utarbeta en plan för att stärka de strategiska allianserna nationellt och europeiskt. Förbereda det programarbete som blir aktuellt inom den kommande sammanhållningspolitiken. brd Dec 2012 Ta fram underlag för ett nytt handikappolitiskt HSVD Juli 2012 program för beslut i fullmäktige hösten 2012 Ta fram förslag till biljettsystem inom kollektivtrafiken (tillsammans med kommunerna) som underlättar resandet brd 2014-12 inom Halland och över regiongränserna, samt bidrar till ökad användning av kollektivtrafiken. Genomföra prioriteringsarbete inför planperiodens genomförande av inriktningen i kulturplanen, samt en brd Dec 2012
långsiktig organisationsstruktur med finansiärs/utförarfokus där utföraren är nära kopplad till RS Utarbeta en modell med en huvudman som ansvarar för utförandet av hemsjukvården i samarbete med kommunerna Projektet Framtidens Hemsjukvård, förslag på lösning delbeslut 2012-06 RF? Slutlig genomförandeplan 2012-12 genomfört med kommunerna fullt ut 2013-12 HSVD Jun2012 Dec2013 Att förankra fullmäktigebeslut i Hallands kommuner och ett förslag till en utarbetad modell för friare val av HSVD Apr2013 hjälpmedel (Implementeras 2014) Ta fram strategi för ökad dialog mellan förtroendevalda och invånare (rest 2011) KD 2012 Ta fram underlag för beslut om aktiviteter som förstärker och profilerar varumärket Region Halland (rest 2011) KD Jun2012 Delta i och driva e-tjänsteutveckling tillsammans med kommunerna så att regionen uppfyller och påverkar nationella mål för e-tjänster (rest 2011) Säkerställa strategier för nära kontakt med invånare/företag via utveckling av information och service genom e- tjänster ett löpande arbete men fokus att skapa struktur och stabilitet. Dec2013 Dec2013 Ekonomiskt resultat i balans med de ekonomiska ramarna för kontoret RD Dec2012 Utveckla budgetarbetet och redovisningen för kontoret så att styrelsen kan följa såväl EU-bidrag, statliga medel och regionbidrag i förhållande till fasta och rörliga kostnader, även på personalsidan (Rest 2011, senast UR 1) ED Maj2012 Vid nästa medarbetarenkät ska kontoret nå ett högre medarbetarindex än vid mätningen 2010. Nivå föreslås av RD. Kontorets kvalitet ska mätas i effektivitet, med avseende på antal startade och avslutade verkställandeprojekt som höll tidplan och budget. Andel föreslås av RD, utarbetas som system av utvecklingscenter. PD Jan2013 PD 2012 Ledningens mål för att kunna genomföra RS uppdrag genom ett ändamålsenligt arbete på regionkontoret I föredragningar, beslutsunderlag och produkter till RS, HSS och LN ska det finnas tydliga analyser och förslag /RD 2013
på åtgärder Leverans av föredragningar, beslutsunderlag och produkter till RS,HSS och LN ska ske enligt överenskommen tid. Ledningen för regionkontoret måste planera för ökad tid och fokus på strategiska och taktiska överväganden Tydligheten i företrädarskapet ska öka, vem har vilket uppdrag och mandat i relationen till intressenter som kommuner och andra samarbetsparter Tydliga uppdrag för regionkontorets samtliga verksamheter ska fastställas Skapa en transparent struktur för omvärldsbevakning med ökad delaktighet och genomslag Arbete med förhållningssätt för att uppfattas som en god företrädare för RKs uppdrag RD KD PD Resultat och uppföljning Intressenter förutom uppdragsgivarna (RS inklusive HSS och LN) av Regionkontorets resultat är förvaltningschefer, verkställande direktörer i hel och delägda bolag, kommunchefer och kommunpolitiker i kommunberedningen. En del av intressenterna, förvaltningschefer och kommunchefer är också leverantörer till kontoret för att vi ska kunna leverera till uppdragsgivarna. Detta ställer stora krav på relation och kommunikation för att förhålla sig till vilken roll man har och när. Resultatet av Regionkontorets arbete kan dels mätas i kvalitet och tid för genomförandet av uppdragen. Resultat påverkas starkt av medarbetarnas delaktighet och förståelse för uppdraget, förmågan att leda förändring och prioritering av ledningen samt hög kvalitet i leveranser av underlag från förvaltningsledningar och kommunledningar. Detta kräver att det finns ledningstid för kontorets ledningsgrupp och för berörda chefer i ledningen att leda och inspirera kontorets medarbetare. Uppföljning Regionkontoret ska leverera månadsrapporter till RS enligt alla nämnders och förvaltningars rutiner som har fastställts för 2012. Vid varje UR1, 2 och årsbokslut ges till RS förutom ekonomisk redovisning lägesrapporter av mer omfattande karaktär avseende måluppdragen. Februari 2012 Catarina Dahlöf Regiondirektör