Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Kap.nr: Sidnr: Verksamhetsledningssystem 00 1(5) Dokumentansvarig (namn och funktion) Fastställd av (namn och funktion) Fastställd datum Reviderad datum Hans Gustavsson, kvalitetsutvecklare Joachim Håkansson, förbundschef 2011-02-03 2013-10-30 Dokumentnamn GYF Styrning av verksamhetshandbokens dokument Styrning av verksamhetshandbokens dokument Enhet Gemensamt GYF Syfte Syftet är att de specificerade dokumenten skall styras enligt de krav som anges i ISOstandarden 9000:2008. Specificerade dokument Med specificerade dokument avses alla dokument i verksamhetshandboken (VHB) med dokumenthuvud. Specificerade dokument kan vara såväl styrande som vägledande. Blanketter ingår i verksamhetshandboken men betraktas inte som specificerade dokument. Angående definition av olika typer av dokument, se GYF Definition av olika typer av dokument, kap 00. Allmänt Lagar och andra krav utgör tillsammans med gymnasieförbundets verksamhetshandbok och övriga styrande dokument grunden för styrningen av Kalmarsunds gymnasieförbund. Förbundsövergripande dokument är styrande för samtliga enheter. Enhetsspecifika dokument är styrande för enheten. Se även GYF Verksamhetsledningssystemets struktur, kap 00. VLS-redaktör På varje skola, kostenheten och förbundskontoret ska det finnas en VLS-redaktör, utsedd av respektive skolledning, chefen för kostenheten samt administrativ chef som ansvarar för att hantera och publicera dokument. Uppgift om utsedd VLS-redaktör ska meddelas förbundets kvalitets- och verksamhetsutvecklare. Angående förteckning över förbundets VLS-redaktörer, se GYF Ansvar för verksamhetshandbok, kap 00.
2(5) Dokumentmall Kapitelnummer - Dokumentnamn Samtliga dokument i verksamhetshandboken ska skrivas i en särskild dokumentmall med fastställt dokumenthuvud (se exempel dokumenthuvudet för detta dokument ovan). Förbundets grafiska profil ska följas. Stående och liggande mallar för respektive enhet finns i den gemensamma G-mappen för Kalmarsunds gymnasieförbund. Sökväg: G:\Kalmarsunds gymnasieförbund\gemensam\vls\mallar. Respektive enhets VLSredaktör tillhandahåller dokumentmallen inom enheten. Kapitelnummer och i förekommande fall avsnitt och underavsnitt anges i rutan för kap.nr, exempel 19.02.02 som anger kapitel Övriga stödprocesser och avsnitt Kost, underavsnitt Egenkontroll. Lägst två siffror (kapitel) och högst sex siffror (kapitel - avsnitt underavsnitt) kan förkomma i rutan för kap.nr. Om dokumentet ska placeras under ett visst avsnitt/underavsnitt anges detta i rutan för avsnitt. Saknas avsnitt lämnas detta fält tomt och endast kapitel anges. Dokumentnamn ska alltid föregås av enhetens förkortning. Inom respektive enhet kan ytterligare uppdelningar förekomma. Information om detta ska finnas i kap 00 för respektive enhet. Exempel: Jenny Nyströmsskolan JN (övergripande för enheten), JNGS (gymnasiesärskolan) och JNGY (gymnasiet). Följande förkortningar är aktuella: AW FK JN KO LK S4Y ST ÖG Enheter Axel Weüdelskolan Förbundskontoret Jenny Nyströmsskolan Kostenheten Lars Kaggskolan Stage4you Academy of Music, Media & Styling Stagneliusskolan Ölands Gymnasium Förbundsövergripande GYF Kalmarsunds Gymnasieförbund
3(5) Dokument ska sparas så att filnamnet överensstämmer med dokumentnamn, exempel detta dokument: GYF Styrning av verksamhetshandbokens dokument. Enhetsförkortning ska anges i versaler och anges först i dokumentnamnet. Dokumentnamnet ska tydligt ange vad dokumentet handlar om. Dokument ska sparas i fastställd kapitelstruktur. Kapitelstrukturen fastställs av förbundschefen. Se kapitel 00 GYF Kapitelrubriker i verksamhetshandboken (VHB). Det datum ett dokument kommit till eller reviderats ska framgå av dokumentets sidhuvud. Genom angivande av dokumentnamn skapas ett unikt dokument som är lätt att identifiera. Fastställande Förbundsövergripande dokument samt dokument som avser förbundskontoret fastställs av förbundschefen eller den förbundschefen utser. På enheterna fastställer respektive rektor eller den rektor utser samtliga dokument. Rektor ansvarar för att innehållet i enhetens dokument inte kolliderar med förbundsgemensamma dokument. Dokument som avser förvaltande beslut eller är av förvaltande karaktär fastställs av chefen för enheten. Fastställande verifieras genom att namn och funktion anges i rutan Fastställd av och signering i samma ruta i utskriven version. Styrande och vägledande dokument som fastställts genom styrelsebeslut tas in i VLSmallen med hänvisning till datum och diarienummer för beslutet. I detta fall krävs ingen signering av VLS-dokumentet. Fastställda VLS-dokument lämnas till registrering (diarieföring). Se GYF Rutin för hantering, diarieföring och förvaring av VLS-dokument, kap 04 (under utarbetande). Tillgänglighet till dokument Förbundets verksamhetshandbok (VHB) finns tillgänglig genom förbundets och enheternas interna hemsidor. Samtliga aktuella dokument finns tillgängliga för alla anställda i förbundet. Endast dokument av senaste utgåva finns utlagda. Gällande utgåva är alltid den som finns i den digitala verksamhetshandboken. Om dokument från verksamhetshandboken används i pappersformat ansvarar respektive användare för att kontrollera att dokumentet är av senaste utgåva.
4(5) Ändring av dokument Ändring av dokument i verksamhetshandboken ska fastställas av samma funktion/befattningshavare som fastställt det ursprungliga dokumentet. Datum för ändring av dokument ska anges i rutan för revidering i dokumentets sidhuvud. Publicering av dokument Berörd handläggare överlämnar papperskopia av fastställt VLS-dokumentet samt skickar dokumentet i digital form till enhetens VLS-redaktör (i förekommande fall till förbundets kvalitets- och verksamhetsutvecklare). Förbundets kvalitets- och verksamhetsutvecklare eller dennes ersättare ansvarar för publicering av förbundsövergripande dokument (GYF) samt dokument som avser förbundskontoret (FK). Enhetens VLS-redaktör ansvarar för publicering av enhetens dokument. Rektor eller den rektor utser ansvarar för att sprida dokumenten till rätt funktion. Innan dokumentet publiceras ska det sparas i den gemensamma G-mappen för Kalmarsunds gymnasieförbund. Sökväg: G:\Kalmarsunds gymnasieförbund\gemensam\vhb. Endast gällande dokument ska finnas i denna katalog. Med publicering avses placering i den webb-baserade digitala verksamhetshandboken. Endast fastställda dokument får publiceras. Detta gäller såväl nya dokument som ändringar i befintliga dokument. Aktualitetskontroll För att säkerställa dokumentens aktualitet ska dessa kontrolleras minst en gång per år. Blanketter m m Blankett som finns i anslutning till ett visst dokument ska ha samma dokumentnamn med tillägg för ordet blankett, exempel GYF Ledighet blankett. Blankett som inte har något samband med styrande/vägledande dokument ges dokumentnamn med tillägget blankett, exempel GYF Reseräkning - blankett. Det bör eftersträvas att blankett placeras som separat dokument i handboken, det vill säga inte i det dokument som i förkommande fall är styrande/vägledande för blanketten. Eventuella mallar, journaler eller motsvarande för ifyllnad behandlas i ledningssystemet på samma sätt som blanketter. Exempel: KO Förebyggande underhåll journal.
5(5) Förvaring av pappersversion i pärm Kvalitets- och verksamhetsutvecklaren förvarar samtliga dokument som ingår i verksamhetshandboken i pappersformat. Detta gäller dokument som avser förbundskontoret och förbundsgemensamma dokument. På respektive enhet förvarar VLS-redaktören enhetens dokument. Rektor ansvarar för dokumenten. Diarieföring, gallring m m Enligt gällande dokumenthanteringsplan. Se GYF Rutin för hantering, diarieföring och förvaring av VLS-dokument, kap 04 (under utarbetande). Pedagogiska dokument Inom skolans område förekommer att pedagogisk personal har material och pärmar med pedagogiska dokument av såväl styrande som vägledande art. Respektive anställd avgör vad detta material ska innehålla samt ansvarar för att dokumenten är aktuella. Externa dokument Om externa dokument används för styrning av verksamheten ansvarar förbundschef, skolläkare eller rektor för dessa. Enhetschef Vad som ovan sagts om rektors ansvar gäller även för kostchef.