PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård Titel: PROJEKTPLAN Överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner Projekt: Utreda förutsättningar & införa förändring Idnr: Siffor Delprojekt: Utreda förutsättningar Idnr: Siffor Beställare: Landstingsstyrelsen och länets sju socialnämnder Version: 1.0 Skriven av: Henrik Hammarström Datum: 2011-10-07 Godkänd av: Styrgruppen Datum: 2011-10-07 Projektwebbplats: Text DOKUMENTNAMN :PROJEKTPLAN - HEMSJUKVÅRD ÄNDRAT : 2011-11-24 08:59
Projektplan Överföring av hemsjukvård 1(20) Innehållsförteckning FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT... 2 1 INLEDNING (FRÅN PROJEKTDIREKTIVET)... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 BESTÄLLARE... 3 1.3 MÅL OCH STRATEGIER... 3 2 MÅL (FRÅN PROJEKTDIREKTIVET)... 4 2.1 EFFEKTMÅL... 4 2.2 PROJEKTMÅL... 4 3 ANTAGANDEN OCH AVGRÄNSNINGAR... 4 4 UTGÅNGSPUNKTER... 5 5 BEROENDEN OCH PÅVERKAN... 7 6 RISKER... 7 7 ESTIMAT... 8 8 ORGANISATION OCH ROLLER... 8 8.1 ROLLER... 8 8.2 BEMANNING... 9 9 RESURSER... 12 10 BUDGET... 12 11 TIDPLAN... 13 11.1 ÖVERGRIPANDE TIDSPLAN... 13 11.2 DETALJERAD TIDSPLAN SEPTEMBER 2011 MAJ 2012... 14 12 METODIK OCH ARBETSSÄTT... 16 13 INFORMATION... 17 14 KVALITETSSÄKRING... 18 15 DOKUMENTHANTERING... 18 16 ÄNDRINGSHANTERING... 18 17 LEVERABLER... 19 18 ACCEPTANSKRITERIER... 19
Projektplan Överföring av hemsjukvård 2(20) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 2011-09-23 Första version av arbetsdokument till Henrik Hammarström projektgrupp 0.5 2011-09-30 Andra version av arbetsdokument till Henrik Hammarström projektgrupp 0.6 2011-10-04 Utkast till styrgrupp Henrik Hammarström 1.0 2011-10-07 Fastställt dokument Henrik Hammarström Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 0.6 2011-06-17 Projektdirektiv, Hemsjukvård socialkola 2011-06-28 Kommunaliserad hemsjukvård SOU 2011:55 Regeringskansliet 2004 Sammanhållen hemsjukvård SOU 2004:68 Socialstyrelsen 2006 God vård, 2006-10-12 Socialstyrelsen 2012 Uppdragsbeskrivning för Vårdval Västernorrland Landstingsfullmäktige
Projektplan Överföring av hemsjukvård 3(20) 1 Inledning (från projektdirektivet) Denna projektplan sammanfattar det övergripande arbete som möjliggör en överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner samt en mer detaljerad beskrivning av det arbete som ska utreda förutsättningarna för en överföring mellan september 2011 maj 2012. Dokument har formulerats av projektledare med stöd av deltagare i projektgrupp. 1.1 Bakgrund Vid Ädelöverenskommelsen 1992-01-01 överfördes i Västernorrland all omvårdnadspersonal över till länets kommuner. I cirka hälften av landets landsting och kommuner ingick även distriktssköterskor och viss rehabiliteringspersonal i denna överenskommelse. Den statliga utredningen Sammanhållen hemvård SOU 2004:68 som presenterades 2004 förordade att kommunerna tog över hela hemsjukvården. I mars 2006 presenterades propositionen Nationell utvecklingsplan för vård och omsorg av äldre (2005/6:115). Den fokuserade bland annat på betydelsen av att samla sociala och medicinska insatser för de äldre med flera i ordinärt boende under ett kommunalt huvudmannaskap. Regeringen tillsatte 2010-06-23 en nationell samordnare för hemsjukvård, direktiv 2010:71. Huvudsyftet är att utreda vilka hinder och problem som finns för att kommunerna på frivillig väg ska överta hemsjukvården samt att ta fram regionalt anpassade modeller för hur ett frivilligt övertagande kan genomföras. På så sätt tänker sig regeringen att ett enhetligt kommunalt huvudmannaskap för den kommunala hälso- och sjukvården och hemsjukvården i landet kan skapas. Om samordnaren bedömer att den frivilliga vägen inte fungerar ska förslag till nödvändiga författningsförslag ges. Landstinget och länets sju socialnämnder har därför fattat beslut om att undersöka förutsättningarna för en överföring av hemsjukvården från landstinget till kommuner. Erfarenheter och kunskaper från tidigare modeller med ett kommunalt huvudmannaskap finns i länet och ses som värdefull kunskap vid utformandet av ett nytt förslag till lösning. 1.2 Beställare Landstingsstyrelsen och socialnämnderna i länets sju kommuner. 1.3 Mål och strategier Målsättningen är att utforma en organisatorisk lösning som, med utgångspunkt från människors behov av hemsjukvård, ger bästa möjliga tjänst och värde till lägsta möjliga kostnad. Projektet skall definiera det hemsjukvårdsuppdrag som skall överföras till kommunerna och beräkna hur stor skatteväxling och vilka personella resurser som till följd av förslaget skall överföras till kommunerna. Projektet skall också utarbeta en plan för överföringen från landstinget till respektive kommun.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 4(20) 2 Mål (från projektdirektivet) 2.1 Effektmål Brukarperspektiv o Tillgången av hemsjukvård ska svara upp mot befolkningens behov och ges utifrån begreppet god vård. o Människor i Västernorrlands län som är i behov av hemsjukvård erbjuds detta av kommunen på ett lättillgängligt, enkelt och effektivt sätt. Processperspektiv o Kommunerna har senast 2014-01-01 en fungerande organisation för hemsjukvård dygnet runt, alla dagar på året. Ev. påbörjande av verksamhetsövergång under 2013 utreds av projekt. o Kommunen bedömer, tilldelar och följer upp personens/patientens resursbehov för hemsjukvård. o Patienten erbjuds rehabilitering i hemmet efter behov. o Patienten erbjuds palliativ vård i livets slut. o Kommunen tillhandahåller de hjälpmedel som patientens behov kräver. Bedömning görs av arbetsterapeut, sjukgymnast, distriktssjuksköterska enligt gängse rutiner. Organisations-/medarbetarperspektiv o Förbättra patientens värde genom att berörda personalgrupper samlas hos samma huvudman. Ekonomiskt perspektiv o De ekonomiska medel som avsätts till verksamheten ska ge bästa möjliga värde för patienterna. En god vård ska erbjudas och utföras. 2.2 Projektmål Projektets mål har definierats enligt följande: 1. Ta fram och definiera omfattningen på de uppgifter som kan vara aktuella att överföra till kommunerna. Viktigt är att identifiera och tydliggöra de olika gränssnitt som finns mellan olika verksamhetsdelar i syfte att underlätta gränsöverskridande samverkan utan oklarheter om vem som har resultatansvaret. 2. Utifrån definierat uppdrag bedöma resursbehovet och grunden för den skatteväxling som i så fall behöver göras. 3. Efter politiskt beslut, leda överlämnandet till linjeorganisationen för det praktiska genomförandet. 3 Antaganden och avgränsningar
Projektplan Överföring av hemsjukvård 5(20) Av projektdirektiv framgår att kompetenser som berörs av överföring ska identifieras och ett förslag till lämplig organisatorisk tillhörighet arbetas fram utifrån antaganden att arbetet ska omfatta hemsjukvård upp till primärvårdsnivå och omfatta bl.a. följande kompetenser: Distriktssjuksköterskor Distriktssjukgymnaster Distrikts-/Arbetsterapeuter Diabetessjuksköterska Dietist ASIH samt inte omfatta: Beteendevetenskapliga kompetenser (kuratorer, socionomer) Läkarresurser, dessa tillhandahålls av Landstinget. Logopeder I de fortsatta diskussioner som förts om vilka kompetenser som påverkas av projektet har även konstaterats att det finns kompetenser som indirekt påverkas och som behöver involveras i det fortsatta arbetet även om deras organisationstillhörighet per definition inte förändras, t.ex. MAS, omsorgschef, områdeschef, biståndshandläggare, undersköterska, verksamhetschef VC etc. 4 Utgångspunkter I projektdirektiv definieras följande utgångspunkter för projektet: Patientfokus, den vi är till för är utgångspunkten för hela arbetet. God vård-begreppet är vägledande i utformningen. Begreppet innefattar följande dimensioner: o Kunskapsbaserad och ändamålsenlig hälso- och sjukvård o Säker hälso- och sjukvård o Patientfokuserad hälso- och sjukvård o Effektiv hälso- och sjukvård o Jämlik hälso- och sjukvård o hälso- och sjukvård i rimlig tid Värdeskapandet i vårdprocesserna ska vara bästa möjliga. Utifrån den fortsatta diskussion som förts gällande projektdirektivets totala innehåll ses även följande utgångspunkter som styrande för projektet (innehåll och tidsplan): Den syn på kommunaliserad hemsjukvård som framförs i SOU 2011:55 ska vara ledande för projektarbetet. Projektet ska drivas enligt en arbetsprocess där det finns utrymme för förankring och delaktighet mot berörda organisationer och intressenter. Detta genom att föra en kontinuerlig dialog med referensgrupper, berörda samverkansforum och andra intressentgrupper. Bedömningen är att sex till åtta månader är en lämplig tidsperiod för
Projektplan Överföring av hemsjukvård 6(20) att ta fram beslutsunderlag för uppdrag och innehåll samt ersättningar och skatteväxling (projektmål ett och två) utifrån ovan nämnda arbetsprocess. Lokala behov ska beaktas genom skapa en flexibilitet i lösningar, till exempel gällande primärvård i glesbygd och hur påverkar det kommunala perspektivet. Projektet ska beakta den tid som krävs för att genomgå de politiska och verksamhetsrelaterade beslutsprocesser som ska fatta erforderliga beslut för att möjliggöra en överföring av hemsjukvård från landsting till kommuner. I beslutsprocesser ingår att hantera såväl ställningstaganden till lösningar som faktisk verksamhetsöverföring och skatteväxling. Nedan följer några exempel på styrande tidpunkter och dess följdkonsekvenser för projektets tidsplan: - Den faktiska skatteväxlingen kan endast ske i samband med ett årsskifte (1 januari) och ska delges finansdepartementet senast 30 september föregående år. Inom kommuner och landsting uppskattas tiden för att hantera alla formella beslutssteg och efterföljande förberedelser inför en skatteväxling till ca 11 månader, varav halva tiden avser beslutsprocesser och halva tiden förberedelser. Inom landsting ska exempelvis förslag behandlas i Hälso- och sjukvårdvårdsnämnd, Folkhälsoprimärvård- och tandvårdsnämnd, Finansutskott, Landstingsstyrelse och Landstingsfullmäktige med tillhörande beredningsorgan etc. Inom kommunerna ska exempelvis förslag behandlas i socialnämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med tillhörande beredningsorgan etc. Detta innebär att förslag till skatteväxling måste vara framtaget senast den 31 januari under föregående kalenderår. Initialt har tanken varit att sträva mot en faktisk skatteväxling den 1 januari 2013, men det innebär i realiteten att beslutsunderlag för uppdrag/innehåll samt ersättningar/skatteväxling (projektmål ett och två) måste vara framtaget i januari 2012. Då detta inte ses som förenligt med en arbetsprocess som karakteriseras av förankring och delaktighet är ansatsen istället att skatteväxling sker 1 januari 2014. I sammanhanget bör även observeras att en verksamhetsövergång eventuellt kan vara möjlig att påbörja före den faktiska skatteväxlingen och att kostnaderna för detta i sådana fall regleras separat. Detta behöver utredas separat i projektet. - Utifrån strecksatsen ovan innebär genomförandet av en skatteväxling den 1 januari 2014 att förslag till uppdrag och skatteväxling ska vara framtaget senast den 31 januari 2013 samt att relevanta politiska beslut fattas senast i juni 2013. Det finns dock en önskan att påbörja verksamhetsövergång under hösten 2013. Detta förutsätter att beslutsunderlag och förslag till uppdrag/innehåll och ersättningar/skatteväxling är framtaget i mars 2012, att politiska beslut fattas i oktober/november 2012 och att förberedelsearbetet är slutfört i maj 2013. - För Vårdval Västernorrland ska dess uppdrag definieras i en uppdragsbeskrivning, i dagligt tal kallad regelboken, för varje kalenderår. Uppdragsbeskrivning beslutas i landstingsfullmäktige i juni för kommande kalenderår. Då uppdraget ändras när hemsjukvården övergår till kommunerna antas att detta ska återspeglas i uppdragsbeskrivning. Det innebär att om en verksamhetsövergång ska påbörjas under 2013 ska detta ingå i uppdraget för 2013 som beslutas i juni 2012.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 7(20) Framförallt är det viktigt att klargöra innebörden av en verksamhetsövergång och när i tiden som den kommer att ske. - Inom landsting och kommuner fattas beslut om ett kalenderårs budget mellan oktober-december under föregående kalenderår. Om en verksamhetsövergång påbörjas under 2013 kan den regleras via någon form av avtal om tjänsteköp som är kostnadsneutrala och behöver inte ingå när budgeten för 2013 ska beslutas i oktober-december 2012. 5 Beroenden och påverkan I projektdirekt definieras följande beroende som har kopplingar till projektet: Införande av NPÖ, nationell patientöveresikt Vårdvalet inom Landstingets verksamhet Lag om valfrihetssystem inom kommunalvård och omsorg Läkemedelshantering Läkarinsatser som kan bli aktuell utifrån en eventuellt ändrad lagstiftning Administrativa stödsystem, inklusive IT Egenvård, hjälpmedel, kostnadsfria förbrukningsartiklar, KOFFA /inkontinensmaterial. Utveckling av regionbildning I den fortsatta diskussionen kring dessa beroenden har konstaterats att den punkt som berör överföring av läkarinsatser inte längre är aktuell samt att även följande delar kan påverka och påverkas av projektet: Kommun Separata avtal mellan enskilda kommuner och landsting om tjänsteköp, t.ex. ambulanssamarbeten etc. Olika system för E-hälsa, t.ex. kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativa registret. Eventuellt pilotprojekt inom Sundsvall kommun (och berörda delar i Landsting) inför överföring av hemsjukvård. Landsting Separat arbete med OBS-platser. Projekt för multisjuka äldre mellan primärvärden söder och Sundsvalls kommun Inflödesprojekt där primärvård, länssjukhuset i Svall-Hsand samt Medelpads kommuner och Härnösands kommun deltar. 6 Risker I projektdirektiv definieras ett antal risker där bland annat brister i förmågan att hantera åsiktsskillnader kan leda till mågna negativa följdkonsekvenser, till exempel lösningar med parallella system som inte beaktar patientens bästa etc. Utöver de risker som berörs i projektdirektivet kan även följande risker urskiljas kopplade till projektets förmåga att leverera det som anges i projektmålen:
Projektplan Överföring av hemsjukvård 8(20) Risk nr. Risk Åtgärd 1 Projektgruppens deltagare får svårt att Resurskontrakt tas fram avsätta den förutbestämda och nödvändiga tiden i projektet. 2 Projektet berör ett omfattande verksamhetsområde där det sedan tidigare har genomförts många utredningar. Detta innebär att det finns en risk att projektet utreder frågor som redan är besvarade. 3 Då projektet ska genomföra ett utredningsarbete som involverar många organisationer och prioriterar delaktighet är tidsaspekten en kritisk framgångsfaktor. 4 Det finns en oro kring förändringen inom både kommuner och landsting baserat på tidigare erfarenheter av en motsvarande förändring (ÄDEL). Att alltid belysa vad som finns framtaget sedan tidigare, såväl regionalt som nationellt, när en ny frågeställning ska belysas. Skapa en nivå på de beslutsunderlag som ska tas till mars 2012 som är tillräcklig för att kunna fatta politiska beslut, men undvik att fastna i detaljer som är svåra att förutse. Möjliggöra en hög delaktighet genom ett brett deltagande i referensgrupp samt löpande information om projektet via nyhetsbrev och muntliga redovisningar till specifika forum. 7 Estimat Aktiviteter som ingår i tidsplanen under pkt 11 har legat till grund för den kalkylering av resursbehov som anges under pkt 9 och som ingår i budget under pkt 10. 8 Organisation och roller 8.1 Roller Projektet består av följande grupperingar och roller: Styrgrupp Styrgruppen är ansvarig mot beställaren och har det yttersta ansvaret för hela projektet samt dess kontroll och styrning då det gäller resurser och mål. Detta innefattar bland annat att: Fatta beslut vid olika beslutpunkter Löpande hantera ändringar Löpande informera beställare och andra intressenter Vara ambassadörer för projektet Projektledare (deltar i projektgrupp) Projektledare är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Huvuduppgiften är att ansvara
Projektplan Överföring av hemsjukvård 9(20) för planering och daglig styrning av tilldelade resurser så att projektets mål nås. Detta innefattar bland annat att: Planera projektet (tillsammans med projektgrupp) Upprätta budget och uppföljningar för projektfaser och projektet totalt Styra projektet mot dess mål inom ramarna för projektdirektiv/projektplan Definiera innehåll i leverans samt önskemål om tidpunkt för leverans Informera om projektet Identifiera eventuella problem samt föreslå förbättringar i arbetssätt, metoder och rutiner Genomföra projektutvärdering Projektmedlem (deltar i projektgrupp) Projektgruppens medlemmar har som huvuduppgift att utarbeta underlag för beslut eller leverera det projektet fått i uppdrag att göra. Detta innefattar bland annat att: Bedöma förutsättningar för att genomföra arbetsuppgifter (kalendertid, resurs/kostnad, kompetens/vilja. Ansvara för personliga resultat samt meddela avvikelser och problem Informera om beslut och gjorda avvägningar Bedöma resultat och återstående tid Referensgrupp Referensgruppen är ett forum som kan bistå med synpunkter till projektgrupp/styrgrupp samt delta aktivt i förankringsarbetet. Deltagare i referensgruppen representerar sin yrkesgrupp och organisation. Det bör även observeras att referensgrupen endast är rådgivande och inte har något ansvar eller beslutsrätt för projektet. 8.2 Bemanning Projektets roller och grupperingar bemannas enligt följande under tidsperioden september 2011 maj 2012: Styrgrupp Deltagare Markus Kallioinen Peter Löthman Gunhild Nyberg Befattning och organisation Beställarchef, Landstinget Socialdirektör, Sundsvalls kommun Handläggare, Kommunförbundet Projektgrupp (projektledare och projektmedlemmar) Deltagare Henrik Hammarström (projektledare) Eva Sjöström (projektmedlem) Ingeborg Melin (projektmedlem) Anneli Egland Befattning och organisation Projektledare, Extern Vårdutvecklare, Landstinget Bitr. förvaltningschef, Timrå kommun Informatör, Landstinget
Projektplan Överföring av hemsjukvård 10(20) Under en begränsad tidsperiod (v.8-13 2012) behöver även en ekonom från landstinget och en ekonom från en kommun att knytas till projektgruppen för att bistå i beräkningar av skatteväxling. Referensgrupp Deltagare Befattning och organisation MAS (kommun norr) MAS (kommun söder) Omsorgschef - Äldre (kommun norr) Omsorgschef - Äldre (kommun söder) Omsorgschef - Funktionshinder/Soc.psykiatri (kommun norr eller söder) Områdeschef - Äldre (kommun norr) Områdeschef - Äldre (kommun söder) Områdeschef - Funktionshinder (kommun norr eller söder) Områdeschef Socialpsykiatri (kommun norr eller söder) Biståndshandläggare - Äldre (kommun norr eller söder) Biståndshandläggare - LSS (kommun norr eller söder) Undersköterska (kommun norr) Undersköterska (kommun norr) Undersköterska (kommun söder) Undersköterska (kommun söder) Verksamhetschef (vårdcentral norr) Verksamhetschef (vårdcentral söder) Läkare (vårdcentral norr) Läkare (vårdcentral söder) Distriktssköterska (vårdcentral norr) Distriktssköterska (vårdcentral norr) Distriktssköterska (vårdcentral söder) Distriktssköterska (vårdcentral söder) Distriktssköterska ASIH (vårdcentral) Arbetsterapeut (vårdcentral norr) Arbetsterapeut (vårdcentral söder) Sjukgymnast (vårdcentral norr) Sjukgymnast (vårdcentral söder) Dietist (vårdcentral norr) VP-distriktssköterska (vårdcentral norr) VP-distriktssköterska (vårdcentral söder)
Projektplan Överföring av hemsjukvård 11(20) Totalt 38 deltagare Sjukvårdrådgivning (länsnivå) VP-sjuksköterska (sjukhus norr) VP- sjuksköterska (sjukhus söder) Läkare, geriatriker alt motsv. (sjukhus norr) Läkare, geriatriker alt motsv. (sjukhus söder) Arbetsterapeut/sjukgymnast (sjukhus norr) Arbetsterapeut/sjukgymnast (sjukhus söder) Kommunernas deltagande i referensgruppen består av att roller bemannas med en till två deltagare från en kommun i norr (Ångermanland) och en kommun i söder (Hsand/Medelpad). Undantag är roller inom funktionshinder/socialpsykiatri där följande indelning gäller: Rollen omsorgschef deltar med en person från norr eller söder, rollen områdeschef deltar med en person från norr och en person från söder varav en av deltagarna hanterar funktionshinder och en socialpsykiatri, rollen biståndshandläggare deltar med en person från norr och en person från söder varav en av deltagarna hanterar LSS och en äldre. Primärvårdens deltagande i referensgruppen består av att roller bemannas med en till två deltagare från en vårdcentral i norr (Ångermanland) och en vårdcentral i söder (Härnösand/Medelpad), varav en av deltagarna per roll tillhör en landstingsdriven vårdcentral och en privat vårdcentral. Den slutna vårdens deltagande i referensgruppen består av att roller bemannas med en deltagare från ett sjukhus i norr (Örnsköldsvik/Sollefteå) och sjukhus i söder (Sundsvall/Härnösand). Totalt består referensgruppen av 38 deltagare, varav 15 från kommunerna, 17 från primärvården och 6 från slutenvården. Befintliga forum och organisationer som involveras i projektarbetet Utöver möten med referensgruppen kommer även specifika möten att genomföras med följande forum och organisationer: - Systemförvaltarråd för Prator (och ev. NPÖ) - Primärvårdsjour/ambulans - ASIH Anledningen till att möten med ovanstående forum och organisationer hanteras separat, och att de inte representeras i referensgruppen, är att de berör en mer begränsad del i processen kring hemsjukvård. Kontaktpersoner som involveras i projektarbetet För att underlätta projektgruppens kontakter med kommunerna har en kontaktperson utsetts inom varje kommun som kan bistå vid olika typer av frågor. Följande personer är kommunernas kontakter mot projektet: Ingrid Viklund (Ånge), Britt-Marie Wedin (Sundsvall), Andreas Wikdahl (Härnösand), Ingrid Klint (Kramfors), Catrin Holm (Sollefteå) och Marina Jones (Örnsköldsvik).
Projektplan Överföring av hemsjukvård 12(20) 9 Resurser Projektets resurser fördelas enligt följande under tidsperioden september 2011 maj 2012: Projektledare (1 person): Ca 50% tj.grad mellan mitten av sep 2011 mitten av maj 2012. Projektmedl. (2 personer): Ca 50% tj.grad mellan mitten av sep 2011 mitten av maj 2012 Projekmedl. info (1 person): Ca 25% tj.grad mellan mitten av sep 2011 mitten av maj 2012. Styrgruppdelt. (3 personer): Ca 12 mötestimmar i styrgrupp mellan sep 2011 maj 2012 Referensgruppdelt. (32 personer): Ca 8 mötestimmar i ref.grupp mellan dec 2011 mars 2012 Ovanstående projektgruppdeltagare har gjort bedömningen att de kommer att kunna avsätta ovanstående tid i projektet. Personkontrakt kommer även att skrivas mellan projektmedlemmar och deras närmaste chef för att reglera projektdeltagandet samt att avtal kommer att skrivas med projektledare. Vad gäller arbetsinsatsen för ekonom från landstinget och en ekonom från en kommun bedöms den för varje person uppgå till ca 25% tj.grad under vecka 08-13 2012. Vilka ekonomer (namn) som ska delta bestäms efter att styrgruppen godkänt projektplanen. Deltagare i referensgruppen bestäms efter att styrgruppen godkänt projektplanen. Styrgruppen ansvarar sedan för bemanningsprocessen. 10 Budget Projektets budget är följande för tidsperioden september 2011 maj 2012: Område Kostnad Ersättning för projektgruppdeltagare 1 214 043 (1 extern projektledare 50% x 8 mån, 2 projektmedl. kommun/ landsting 50% x 8 mån, 1 informatör 25% x 8 mån) Resor 10000 Fika (ref.grp.möten) 2500 Summa 1 226 543 Ekonomer som är kopplade till projektgruppen deltar inom ramen för sin ordinarie tjänst och belastar inte projektets budget. Samma princip gäller för styrgrupp- och referensgruppdeltagare. Ett projektkonto har lagts upp hos landstinget (kostnadsställe 81900 och projektkod 8006) där projektets kostnader belastas. Stimulansmedel finansierar delar av projektbudgeten och återstående delar av projektbudgeten finansieras med 50% av landstinget och 50% av kommunerna. Intern fördelning mellan kommuner baseras sedan på befolkningsunderlag. Landstinget fakturerar, utifrån vissa periodiserade intervall, varje kommun för deras andel av kommunernas totala kostnad när projektplan godkänts. Extern projektledare skickar varje månad en faktura för nedlagd tid till styrgruppsdeltagare som har attesträtt till projektkonto.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 13(20) 11 Tidplan 11.1 Övergripande tidsplan Nedanstående bild beskriver den övergripande tidsplanen för att genomgå hela arbetsflödet från definiering av uppdrag till uppföljning av överförd hemsjukvård från landsting till kommuner. Av bilden framgår bland annat aktiviteter, beslut samt hur projekt och linjeorganisation involveras i olika aktiviteter. Grundtanken är att projektet är involverad under hela förändringsarbetet för att stödja och säkra överföringen, även om aktiviteter som berör genomförandet drivs av linjeorganisationerna. Omvänt är även linjeorganisationerna delaktiga under hela förändringsarbetet även inom de aktiviteter där projektet står som utförare, bland annat genm att delta i projektets referensgrupp. Innehållet i de numrerade aktiviteterna förtydligas i underliggande text. 1. Uppdrag definieras i ett projektdirektiv av beställare (utsedda personer) och tas upp för beslut i social KoLa i juni 2011. 2. Utredning och beslutsunderlag som berör uppdrag/innehåll, ersättningar/skatteväxling och en plan för ett införande tas fram av projekt där linjeorganisationer involveras genom att delta i referensgrupp. Arbetet pågår från mitten av september 2011 till mitten av maj 2012. Beslut fattas i landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige i oktober/november 2012. Detta innebär att beslutsunderlag ska levereras i mitten av mars 2012 för att hinna behandlas i de beslutsinstanser som föreligger politiska beslut i oktober/november 2012.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 14(20) 3. Förberedelser för överföring hanteras inom linjeorganisationer med stöd av projektet. Arbetet pågår från november/december 2012 till maj 2013. I detta arbete behöver en mängd organisationsspecifika beslut fattas inom linjeorganisationerna, till exempel gällande personella resurser och lokaler etc. Projektets stöd består av att underlätta och sprida kunskap om hur olika frågor kan hanteras/har hanterats inom olika organisationer, till exempel frågor som berör journalhantering, gemensamma it-stöd och interna samarbetsformer mellan olika roller. 4. Faktisk överföring och verksamhetsövergång påbörjas och genomförs ev. fr.om september 2013 av linjeorganisationen med stöd av projektet. Huruvida det är möjligt att påbörja verksamhetsövergång innan skatteväxling den 1 januari 2014 klargörs i arbetet med den införandeplan som tas fram under aktivitet 2 ovan. Projektets stöd består av att underlätta och sprida kunskap om hur olika frågor kan hanteras/har hanterats inom olika organisationer. 5. Skatteväxling verkställs 1 januari 2014 av berörd linjeorganisation med stöd av projektet. 6. Uppföljning och ev. förslag till förbättringar i lösningar kring överföringen hanteras av projektet i dialog med linjeorganisationen mellan mars-juni 2014. Därefter genomför linjeorganisationen årliga uppföljningar. 11.2 Detaljerad tidsplan september 2011 maj 2012 Nedanstående bild beskriver den detaljerade tidsplanen för att arbetet med aktivitet två i den övergripande tidsplanen under avsnitt 12.2. Det vill säga för arbetet med att utreda och ta fram beslutsunderlag som berör uppdrag/innehåll, ersättningar/skatteväxling och en plan för ett införande mellan september 2011 och maj 2012. Av bilden framgår tidpunkter för projektets aktiviteter, referensgruppmöten, styrgruppsmöten och leveranser (rapporter). Innehållet i de numrerade aktiviteterna förtydligas i underliggande text.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 15(20) 1. Beskriva nuläge med en tillhörande analys för områden som är relevanta att belysa som underlag för att möjliggöra efterföljande förslag till uppdrag/innehåll (aktivitet 2) och ersättning/skatteväxling (aktivitet 3). Exempel på områden kan vara regelverk, volymer, arbetsflöden, gränsytor, roller, kommunala och regionala skillnader etc. Därutöver tas även fram en sammanfattning av relevanta erfarenheter från andra län som genomfört en motsvarande överföring av hemsjukvård. Det referensgruppmöte som genomförs inom denna aktivitet kommer att fokusera på att bekräfta nuläget samt samla in synpunkter och tankar inför kommande förslag till lösningar gällande områden som berör uppdrag/innehåll (aktivitet nr 2). Sistnämnda blir sedan en input till projektgruppens fortsatta arbete med förslag till uppdrag/innehåll samtidigt som det är ett sätt för referensgruppen att tidigt i förändringsprocessen få framföra sina tankar och funderingar inom ämnet. Resultatet från aktiviteten sammanställs i en rapport som godkänns av styrgruppen. Aktiviteten pågår mellan vecka 38-51 2011, varav referensgruppmöte genomförs vecka 49 och styrgruppsmöte v.51. 2. Beskriva förslag till uppdrag, innehåll och omfattning för överföring av hemsjukvård till kommuner. Av beskrivning ska även framgå vilka konskevenser som förslaget medför inom områden som ingår i styrkort och ev. skillnader i påverkan mellan olika kommuner. Baserat på det arbete som genomförts i aktivitet 1 handlar arbetet mer om att ta ställning till alternativa lösningar samt motivera val av lösning. Resultatet från aktiviteten tillgodoser projektmål 1 och sammanställs i en rapport som godkänns av styrgruppen. Aktiviteten pågår mellan vecka 52 2011 vecka 07 2012, varav referensgruppmöte genomförs vecka 05 och styrgruppsmöte v.07. 3. Beskriva förslag om ekonomiska vilkor, ersättningar och skatteväxling för överföring av hemsjukvård med en tillhörande införandeplan. Av beskrivning ska även framgå vilka konskevenser som förslaget medför. Förslaget handlar til stor del om att spegla de ekonomiska
Projektplan Överföring av hemsjukvård 16(20) följdkonsekvenserna av att genomföra det uppdrag som tagits fram under aktivitet 2. Den införandeplan som tas fram är av mer övergripande karaktär och syftar till att spegla sådana delar som nödvändiga för de politiska besluten, t.ex. om det är praktiskt möjligt att påbörja verksamhetsöverföringen under hösten 2013 etc. Resultatet från aktiviteten tillgodoser projektmål 2 och sammanställs i en rapport som godkänns av styrgruppen. En rapport som sammanfattar aktivitet 1-3 tas även fram för fortsatt politisk beslutsprocess. Aktiviteten pågår mellan vecka 08 2012 13 2012, varav referensgruppmöte genomförs vecka 11 och styrgruppsmöte v.13. 4. Beskriva en detaljerad införandeplan/projektplan för överföring av hemsjukvård. Planen ska beröra detaljer som behöver hanteras inom respektive kommun samt inom landstinget och dess vårdcentraler. Syftet med planen är att vara ett stöd till förberedelsearbetet samt ge svar på många frågeställningar som troligtvis kommer att uppstå i detta arbete. Resultatet från aktiviteten stödjer projektmål 3 och sammanställs i en rapport som godkänns av styrgruppen. Aktiviteten pågår mellan vecka 14 2012 vecka 19 2012, varav styrgruppsmöte genomförs vecka 19. Vad gäller referensgruppen är utgångspunkten att planen kommuniceras till deltagarna under vecka 17 och att alla har möjlighet att lämna ev. synpunkter via mail eller telefon t.o.m vecka 18. 12 Metodik och arbetssätt Projektet arbetar enligt följande metodik och arbetssätt mellan september 2011 maj 2012: Möten och genomförande av aktiviteter Projektgruppmöten kommer att genomföras med olika intervall baserat på behovet i den aktivitet som ska utföras. Mötena kan vara av karaktären arbetsmöte eller avstämningsmöte. Vid dessa möten medverkar alla projektgruppdeltagare och mötena hålls ihop av projektledare. Syftet med mötena är att driva arbetet framåt i de aktiviteter som ingår i tidsplanen. Vid sidan av dessa möten arbetar sedan projektgruppdeltagarna med olika utredningsrelaterade uppgifter kopplade till de resutat som ska uppnås inom respektive aktivitet. Projektledare har ett ansvar att sammanställa varje aktivitets resultat i en rapport, även om projektmedlemmar står för delar av dokumentationen. Referensgruppsmöten kommer att genomföras vid tre tillfällen under projekttiden och har till syfte att värdera och vidareutveckla de resultat som tagits fram av projektgruppen inom en aktivitet samt bistå med input till kommande aktivitet. Projektledare håller även ihop dessa möten. Styrgruppsmöten kommer att genomföras vid fyra tillfällen under projekttiden och har till syfta att bedöma och fatta beslut om den rapport som tas fram inom respektive aktivitet i projektet. Detta innebär att en aktivitet kan ses som avslutad efter att dess resultat behandlats och godkänts av styrgruppen. I vissa frågeställningar kan det ev. bli nödvändigt för styrgruppen att göra avstämningar med beställare innan ett formellt beslut kan fattas. Tidrapportering
Projektplan Överföring av hemsjukvård 17(20) Tidrapportering sker genom att varje projektdeltagare själv håller reda på hur mycket tid som man lägger ner i projektet. Förmedling av uppgifter om nedlagd tid för projektledare följer sedan den struktur som beskrivs i avsnitt 10, budget. 13 Information Kommunikation och information om projektet sker enligt följande mellan september 2011 maj 2012: Internt inom projektet ger projektledare information om projektets status till styrgrupp och referensgrupp vid varje mötestillfälle. Styrgruppsdeltagare förmedlar sedan denna information till det politiska forumet social KoLa. I projektarbetet uppmuntras även deltagare i projektgrupp och referensgrupp att inhämta synpunkter och förankra arbetet vidare i sina respektive organisationer. Den externa informationen om projektet består bland annat av att projektledare och informatör tar fram ett nyhetsbrev var sjätte vecka som beskriver status i projektet. Nyhetsbrevet skickas sedan till respektive organisation för vidareförmedling inom deras ordinarie kommunikationskanaler, t.ex. hemsidor etc. Ansvariga för att vidareförmedla nyhetsbrevet inom respektive organisation är kommunernas kontaktpersoner och informatör från landstinget som deltar i projetgruppen. Sammantaget ses nyhetsbrevet som en informationskanal som ska riktas till alla medarbetare som är intresserade av projektets arbete. Utöver nyhetsbrev samt information till styrgrupp, referensgrupp och social KoLa erbjuds även muntlig information och avrapportering om projektet till följande forum och grupperingar vid något av deras ordinarie möten: Kommuner - MAS-grupp (genom kommunförbud) - Verksamhetschefsgrupper (genom kommunförbund) Landsting - HSS-ledningsgrupp - Dialogmöten med verksamhetschefer genom beställarenhet Patient/brukare - Samrådsgrupp för patient-/brukarföreningar Politiker - Politisk informationsmottagningsgrupp (specifik grupp för arbetet med överföring av hemsjukvård) Beroende på sammanhang kan information lämnas till ovanstående forum av styrgruppsdeltagare, projektledare eller projektmedlem i projektgrupp. Vilka forum som erbjuds och får information följs upp av projektledare och informatör. Deltagare inom respektive gruppering ovan har sedan ett ansvar att föra vidare informationen inom sina organisationer.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 18(20) Eventuella ytterligare externa informationsinsatser, till exempel mot media, föranleds alltid av en diskussion i styrgruppen. Facklig samverkan ska ske i alla berörda organisationer enligt där gällande samverkansrutiner. Projektledaren ansvarar för att erforderliga underlag tas fram till arbetgivarnas företrädare vid önskemål. 14 Kvalitetssäkring För att kvalitetssäkra innehållet i projektet mellan september 2011 oktober 2012 vidtas följande åtgärder: - Projektdirektiv tas fram av styrgrupp samt diskuteras och överlämnas till projektgrupp. - Projektplan tas fram av projektledare i dialog med projektgrupp samt diskuteras och beslutas av styrgrupp. - Deltagare i projektgrupp har relevant kunskap om det verksamhetsområdet som berörs i projektet. - Referensgrupp ges möjlighet att komma med synpunkter och vidareutveckla de resultat som tas fram av projektgruppen inom olika aktiviteter. Synpunkter från referensgrupp ska även redovisas separat till styrgrupp. - I samband med att en aktivitet avslutas sammanfattas dess resultat i en rapport som ska godkännas av styrgrupp. Då aktiviteterna utförs sekvensiellt innebär det att innehållet i en aktivitet måste godkännas av styrgruppen innan projektet kan gå vidare med nästa aktivitet. - Statusrapportering om projektet sker kontinuerligt, såväl internt som externt, utifrån ett specificerat tillvägagångssätt. 15 Dokumenthantering Dokumentation från projektgruppens arbete (arbetsmaterial och rapporter) mellan september 2011 maj 2012 samlas i en katalogmapp hos landstinget och kommunförbundet efter projektets slutförande. I katalogen kommer bland annat att projektdirektiv, projektplan, rapporter och olika former av inhämtat material att ingå. Under pågående projekt samlas projektgruppens arbete (arbetsmaterial och rapporter) i en katalogmapp hos respektive projektgruppdeltagare. För alla publika rapporter som ska beslutas i styrgruppen tillämpas även en versionshantering vid framtagning av rapporter. 16 Ändringshantering Om det uppstår ändringar som förändrar förutsättningarna för projektet tas en förändringsbegäran fram av projektledare som sedan beslutas av styrgruppen. Ändringshanteringen är särskild viktig i de fall som ändringar kan påverka tidsplan, kvalitet och/eller kostnader.
Projektplan Överföring av hemsjukvård 19(20) 17 Leverabler Projektet ska mellan september 2011 maj 2012 leverera fyra rapporter som diskuteras och beslutas vid följande styrgruppmöten: rapport 1 vecka 51, rapport 2 vecka 7, rapport 3 vecka 13 och rapport 4 vecka 19. Rapporter innefattar de delar som beskrivs i projektmål (pkt 2.2) och tidsplan (pkt 11). 18 Acceptanskriterier Styrgruppen tar emot och godkänner rapporter samt ansvarar för vidare beslutshantering efter leveranser.