2015-09-24 Projektplan Självvärdering av verksamhetsstödet vid fakulteten för samhällsvetenskap
Innehåll 1. Uppdraget 2. Ramar 2.1 Projektansvar 2.2 Samordnare 2.3 Ledningsgrupp 2.4 Funktionsgrupperna 3. Verksamhetsstödets mål 4. Frågeställningar 5. Avgränsningar 6. Tidplan och rapporter 7. Arbetet i funktionsgrupperna 7.1 Beskrivning av funktionsgruppen och dess förutsättningar 7.2 Funktionsgruppens mål 7.3 Processer och rutiner 7.4 Arbetsmiljö 7.5 Kvalitet, tidseffektivitet och kritiska faktorer 7.6 Exempel på rapporten av självvärderingen struktur 8. Gemensam rapport 8.1 Struktur och innehåll 8.2 Beslutsförslag 8.3 Kommunikationsplan 8.4 Förankringsarbete 2
1. Uppdraget Självvärderingen är en del i Linnéuniversitetets övergripande strategi för att skapa en attraktiv kunskapsmiljö, där ett bra och effektivt verksamhetsstöd (VS) är en viktig förutsättning. VS viktigaste mål är att stödja verksamhetens strävan att nå sina mål. Självvärderingen är en uppskattning av hur väl dessa mål uppnås. Målet är att identifiera ett antal processer och system där VS har en central roll i förhållande till kvaliteten på utbildning och forskning. Särskild vikt ska läggas vid att sätta upp mål och kvalitetssäkra processer. 2. Ramar Det är funktionen som ska värderas - med avseende på kvalitet, effektivitet, arbetsmiljö och faktorer som kan uppfattas som kritiska för verksamheten. Fokus ska ligga på processer och resultat. Kvalitet, effektivitet, arbetsmiljö och kritiska faktorer ska värderas i varje steg. Rapporter och underlag skrivs för tredje part. 2.1 Projektansvar Det övergripande ansvaret för arbetet med självvärderingen vilar på kanslichefen. 2.2 Samordnare Till särskild samordnare har Johanna Stier utsetts. Hon kommer att leda arbetet med självvärderingen, se till att tidplanen hålls och ha ansvar för slutrapporteringen. 3
2.3 Ledningsgrupp Ledningsgruppen för kvalitetsutveckling av VS föreslår en konkret arbetsgång. Indikatorerna bör avse: målsättning för det egna området, processer som fungerar väl respektive mindre väl, synliggörande av processer, vilka som är de viktiga mottagarna för just denna del av verksamhetsstödet, kritiska faktorer, medvetenheten om den egna inplaceringen i organisationen etc. Ledningsgruppen tar fram en projektplan, som ska fungera som utgångspunkt för självvärderingen. 2.4 Funktionsgrupperna Ansvaret för arbetet med självvärderingen i funktionsgrupperna delas lika och är gemensamt för alla i funktionsgruppen. Det står funktionsgrupperna fritt att arbetsdela på det sätt de finner lämpligt. Funktionsgrupperna utser själva sina representanter i ledningsgruppen enligt följande: 1 person från Utbildningsadministration 1 person från Studie- och yrkesvägledare 1 person från Prefektstöd (ej samma som för Utbildningsadministrationen) 1 person för Ekonomifunktionen 1 person för Ledningsstödet och Forskningsadministrationen 2 personer som svarar för Internationalisering, Samverkansstöd och IKT-pedagogik De personer som har utsetts från respektive funktionsgrupp är: Rositha Randver, Anita Gustafsson, Fredrik Håkansson, Christina Ionescu, Ellinor Platzer, Karolina Wagander och Pehr- Henric Danielsson. 4
3. Verksamhetsstödets mål Generella mål för VS är: rättssäker myndighetsutövning, att stödja och bidra till verksamhetens strävan att nå sina mål samt hålla sig inom de av fakulteten satta ekonomiska ramarna. Samtidigt ska VS arbeta tidseffektivt och skapa utrymme för att utveckla de funktionsegna processerna. Gemensamt för funktionerna är att de ska vara tillgängliga och att både avnämare och VS upplever och bidrar till en god arbetsmiljö för alla fakultetens medarbetare. Utöver dessa allmänna mål styrs även VS av Linnéuniversitetets strategi En resa in i framtiden 2015-2020 och av fakultetens verksamhetsplan. 4. Frågeställningar Nedanstående frågeställningar är sådant som ska beaktas av alla funktionsgrupper även om de inte påkallas av arbetet med de processer gruppen valt. Eftersom funktionerna jobbar för fakulteten och med institutionerna skapas det olika grupptillhörigheter och lojaliteter. Påverkar eventuella lojaliteter möjligheterna att medverka till att fakultetens mål nås och att institutionen upplever tillräckligt stöd med de administrativa göromål de anser sig behöva? Är arbets- och ansvarsuppdelning mellan administration som görs på institution och fakultet tydlig? Om inte hur påverkar detta effektiviteten (till exempel genom att det förekommer dubbelarbete) och rättssäkerhet (genom att olika individer och institutioner gör olika gränsdragningar)? Gränssnittet gentemot universitetets centrala förvaltning vad händer med rutiner och processer när ansvaret växlar från fakultet till central förvaltning och tvärtom? 5
Vet alla vad det innebär att vara en myndighetsperson? Att besked man ger till student eller annan tredje part är att uppfatta som myndighetsbeslut och att de ofta är svåra att ändra om det man ändrar till missgynnar tredje part? 5. Avgränsningar I arbetet med självvärderingarna ryms inte någon mätning av nöjdhet bland avnämarna. Prefekterna samt fakultetsledningen kommer att få kommentera såväl projektplan som funktionernas självvärderingar. Syftet med detta är att få en bättre bild av vad som behöver prioriteras i arbetet med självvärderingarna samt att i efterhand göra en uppskattning av hur kansliets synsätt skiljer sig från institutionernas. Tillsammans ska detta underlätta förslag till fortsatt arbete. 6. Tidplan och rapporter Två avstämningar har formulerats i uppdraget: 31 oktober: samtliga självvärderingar ska vara klara och dokumenterade 31 december: samtliga identifierade förbättringsprocesser ska ha resulterat i konkreta mål samt beskrivningar av rutiner och processer Slutrapporteringen innebär att varje funktionsgrupp formulerar mål för den egna verksamheten samt att de förbättringsbehov som identifierats omsätts till konkreta rutiner och processer som ska vägleda det dagliga arbetet. 15 mars 2016: samtliga framtagna mål och processer ska vara fastställda av kanslichef 6
7. Arbetet i funktionsgrupperna 7.1 Beskrivning av funktionsgruppen och dess förutsättningar Funktionen ska beskrivas och om det finns en funktionsbeskrivning ska den läggas till som bilaga med eventuella kommentarer. Funktionen ska kommenteras med avseende på kvalitet, effektivitet (med frågan om det finns mer tidseffektiva sätt att organisera arbetet) och vilka kritiska faktorer som finns med funktionens organisering och uppdelning av arbetsområden. Funktionens (5-10) viktigaste processer ska beskrivas. Om det finns en processbeskrivning, rutinbeskrivningar eller liknande ska dessa biläggas och med eventuella kommentarer. Processerna ska värderas med avseende på förutsättningar och prestationer/resultat. Var och en av medarbetarna i respektive funktion ska få tillfälle att meddela projektansvarig sin syn på arbetsmiljön i funktionen och kansliet som helhet anonymt. 7.2 Funktionsgruppens mål Respektive funktionsgrupp listar själv vilka mål som är de viktigaste för funktionen. Mål är beskrivna i generella eller specifika dokument men kan också på annat sätt ha styrt verksamheten. Målen beskrivs och måluppfyllelsen diskuteras. 7.3 Processer och rutiner Varje funktionsgrupp väljer själv ut mellan 5 och 10 processer som fungerar bra eller mindre bra och kommer med förslag till förändringar och förbättringar. Även kommunikation av processer ska beaktas. 7
7.4 Kvalitet, tidseffektivitet och kritiska faktorer Kvalitet, effektivitet och kritiska faktorer ska värderas i varje steg av självvärderingen. 7.5 Exempel på rapporten av självvärderingen (struktur) Funktionens uppdrag, förutsättningar (inklusive arbetsmiljö) och mål beskrivs Funktionen analyseras för att identifiera kritiska faktorer Viktiga (utifrån målen för funktionens verksamhet) processer och rutiner och informationshanteringen runt dessa väljs ut, beskrivs, analyseras och värderas för att identifiera kritiska faktorer Arbetsmiljön beskrivs och analyseras Kvalitet, effektivitet och kritiska faktorer värderas i varje steg 8. Gemensam rapport 8.1 Struktur och innehåll Den samlade rapporten över självvärderingen sammanfattar funktionsgruppernas självvärderingar. De kritiska faktorerna bedöms genom en värdering av sannolikhet och konsekvens. 8.2 Beslutsförslag I rapporten återfinns förslag på nya eller reviderade rutinbeskrivningar, processbeskrivningar och funktionsbeskrivningar. Till funktionsbeskrivningar ska biläggas en målbeskrivning för de funktioner som självvärderingen omfattar. Målbeskrivningarna kan sedan behöva uppdateras årligen men de bör i flesta fall sannolikt innehålla mål som uppfattas som mer beständiga. 8
Förslag som endast i begränsad grad påverkar institutionernas arbete fastställs av kanslichef efter hörande av prefektrådet. Förslag som direkt påverkar både verksamhetsstödets och institutionspersonals arbete fastställs av dekan. Förslag som innebär större förändring för medarbetare är föremål för MBL och sannolikt ska samtliga förslag bli föremål för behandling i fakultetens samverkansgrupp. 8.3 Kommunikationsplan För varje beslutsförslag ska en kommunikationsplan tas fram. För självvärderingen som sådan ska också en kommunikationsplan tas fram. 8.4 Förankringsarbete Huvudförfattare för den gemensamma rapporten är projektsamordnaren. Beslutsförslagen ska ha stöd i funktionsgrupperna och det förankringsarbetet förväntas ske genom återkommande dialoger med funktionsgrupperna. I dialogerna måste kanslichefen medverka. Förslagen måste med nödvändighet skrivas främst av funktionsgruppernas medlemmar. 9