Akademin för Innovation, Design och Teknik Förändringsarbete Av:
Inledning I denna korta essä kommer jag att berätta om vad förändringsarbete är och vad som krävs för att implementera de i en organisation. Om jag tänker på uttrycket förändring skulle jag säga att vi människor egentligen lever i en ständig förändring och det gör också organisationer och företag. Vi människor blir äldre, vi inneskaffar mer kunskap om vår omvärld och vårt samhälle och på så sätt ständigt förändras. Detta gäller också organisationer och företags som måste förändras i takt med marknadskraven för att kunna överleva i dagens konkurrent kraftiga samhälle. Ett bra sätta att definiera denna ständiga förändring är det Bo Ahrenfelt skriver i sin bok förändring som tillstånd. Allt levande befinner sig i tillståndet förändring, varje individ, varje grupp, varje företag och organisation. 1 Jag kommer också gå in på hur viktigt ledarskap och vilka sorts förändringsprocesser och modeller som spelat en stor roll i hur dagens organisationer. Hur motstånd och psykologiska aspekter kommer påverka förändringsarbetet och hur en företagsledare kan använda detta till något positiv. Detta eftersom vi hur vi än vrider och vänder på det kommer förändring var en del av vår vardag och vårt liv. De enda vi som människor kan göra är att ta nytta av denna förändring och utveckla vår kunskap och levnads situation. Kommunikation mellan olika individer diskutera också i ett avsnitt eftersom detta är vårt sett att sprida kunskap och förståelse är det en väldigt viktigt punkt. Förändring i allmänhet Det är viktigt att studera vår historia och människans relation till förändring för att förstå hur vi relaterar till förändring idag. Om vi tittar på vår historia förstår vi varför det ofta är svårt att påbörja förändringsarbete på ett företag eller i en organisation. Det kan bero på att under flera årtionden har kreativa människor mött skepticism och förakt för deras åsikter. Vilket har gjort att vi människor har byggt upp ett psykologiskt försvar som är mycket starkt under en förändringsprocess. Det får oss att motarbeta en del förändringar som kan var gynnsamma för oss. Världen vi lever i idag har alltid varit i en ständig förändring då situationer ändras och ny teknik uppkommer. Det är de flesta människor överens om, vissa individer har svårare att ta in och uppskatta förändring än andra 2. När man studerar ett ämne som förändringsprocesser är det uppenbart att man behöver ett gemensamt språk för att hantera de olika faktorer som påverkar kan detta. Både ett mentalt och ett emotionellt språk för att kunna kommunicera med varandra. 1 Ahrenfelts bok förändring som tillstånd ( ISBN 91 44 01390 6), sid36 2 Bo Ahrenfelts, (2001) förändring som tillstånd, sid 21 2
Det finns också andra faktorer som också påverkar arbetet en av dessa är den mänskliga faktorn. Mänskliga faktorn kommer alltid påverka och bygga upp olika systemet i dess helhet. Därför kommer vi människor alltid vara den viktigaste delen i en förändringsprocess och det arbete kommer alltid handla och styras av människor. Ledarskap vid förändringsarbete För att en förändringsprocess ska kunna genomföras krävs en ledare som är villiga att leda och styra. En ledare bör se på förändringsarbete som något som är fortlöpande och hela tiden pågår i den egna organisationen. Ledaren måste vara aktiv och villig att påverka de resterande medarbetarna för att få någon form av resultat, en engagerad ledare är ett måste i en förändringsprocess. Detta ledarskap vilar så klart också på ett förtroende till ledaren och att kommunikation mellan ledaren och medarbetarna fungerar, d.v.s. inga missförstånd i kommunikationen uppkommer. De flesta företag och organisationer skapar sitt egna språk, seder och värderingar, detta är en viktig del i företagets kultur. Eftersom de flesta organisationer är strukturerade i hieratisk ordning måste företagsledaren delegerar ansvar och aktivt leda och visa vägen mot förändringen och de gemensamma målen. Ledaren måste vara mottaglig för kritik och att denna helst ska vara konstruktiv och inte tas personligt. Det för att kritiken ska kunna användas till något bra, sådan kritik kan dessvärre var svår att ge och är därför viktigt att både medarbetare och ledning har en aktiv kommunikation. För att undvika att någon blir för känslomässigt involverad bör feedback mellan ledning och medarbetarna ges. Jag tror att alla de här egenskaperna bör finnas hos en bra ledare och är något som chefer och ansvariga bör sträva efter att ha, för att få en bra och hälsosam företags kultur. 3
Bakom en förändring finns alltid en drivkraft jag kommer gå in djupare på detta i ett annat stycke, det kan exempelvis vara politik eller ekonomiska krafter. Det är dessa som påverkar en företagsledning att vidta en förändring. Dessa drivkrafter styr ofta åt vilket håll förändringen förflyttar sig, däremot är den inte entydiga. Det finns möjlighet för en företagsledare att tolka och utveckla förändringen genom deras egna uppfattningar av omvärlden. Oftast följer dessa organisations förändringar trender och detta skapas av ledningens personliga uppskattningar av vad som behövs för att företaget ska utvecklas. 3 Här under är några viktiga punkter en ledare för en organisation i förändring har som arbetsuppgifter enligt Ahrenfelts: Starta förändringsarbetet Strukturera upp en styrgrupp och delegera Kommunicerar och se till att förändringen går emot målen Vara aktiv och engagera medarbetarna Analysera 4 Finns även andra viktiga delar som inte står med i en ledares huvudsakliga uppgift men jag anser vara väldigt viktiga och det är att delegera och styra så att förändringen sker åt rätt riktning och att medarbetarna känner att det har ledningens stöd. Motstånd Nu när vi tittat närmare på ledningen passar det bra att studerar hur motstånd påverkar en förändringsprocess. Motstånd i en förändringsprocess kan leda till kreativitet och ofta rentutav nödvändigt för att leda förändringen på rätt spår, det gäller då förstås att man analyserar kritiken på rätt sätt för att använda den till sitt och organisationens vining. För att förändring i en organisations ska kunna uppnås behöver alla medarbetare vara aktivt delaktiga i förändringen. En aktiv motiverande ledare är en nödvändighet för att lyckas. Skepsis till förändring hos arbetare har det alltid funnits som jag pratade om i början kan detta bero på vår historia och våra psykiska försvar. Det kan också bero på eventuella missförstånd i kommunikation, förståelse och framförallt relationen mellan ledningen och deras anställda. Kommunikation som jag också berättat lite kort om ovan är nog en av de viktigaste punkterna i frågan om motstånd till olika förändringar. 3 M Alvesson, S Sveningsson, (2008) Förändringsarbete i organisationer om att utveckla företagskulturer, sid 28 4 Bo Ahrenfelts, (2001) förändring som tillstånd, sid 21 4
Missförstånd är en kritisk punkt som är lätt att förebyggas genom att ha en ömsesidig förståelse och ett gemensamt språk. Vid diskussion av en eventuell förändring, som tillexempel arbetare på en fabrik är det viktigt att visa att de är behövda för att förändringen ska kunna ske. Att de är en viktigdel av processen och vad de gynnar av att delta i detta förändringsarbete. Trots det kan motstånd fortfarande finnas men det underlättar klart det eventuella förändringsarbetet positivt. Detta motstånd kommer oftast från oro över förändringen och hur den kommer påverka arbetarna direkt samt indirekt. Det är det viktigt att redan i början identifiera vad som behövs för att en förändring ska kunna ske. Vilka attityder och beteende arbetarna behöver ha för att få en effektivitet förändring inom organisationen 5 detta är ett första steg i planeringen av en organisationsförändring. Idag måste vi se med skeptiska ögon på förändring, tidigare har man pratat om de goda förändringarna men att en förändring inte alltid leder till något positivt är lätt att glömma. Ibland hoppas företag på trender för att förnyas men de leder ingen vart utan skapar istället bara oro och missförstånd hos de anställda. Som senare kan leda till eventuellt motstånd till sådana förändringar som verkligen behövs inom företaget. 5 M Alvesson, S Sveningsson, (2008) Förändringsarbete i organisationer om att utveckla företagskulturer, sid 5
Förändringsmodeller Idag finns mängder av olika förändrings modeller att använda sig av, de flesta förändringsmodeller är uppbyggda med ett antal faser att följa, där det finns exemplen analys, planering, genomförande och utvärdering. Nedan ser du ett flödesschema för hur de flesta förändringsmodeller är uppbyggda. Utvärdering Analys Vad behöver förändras? Hur behöver denna förändring se ut? Planering Vad behövs för att förändring ska kunna ske? När ska förändringen genomföras? Genomförande Dokumentation. Hur gick genomförandet? vad för resultat hade förändringen? vad kan vi göra bättre vid nya försök till förändring? Figur 1 Flödesschema över faser i olika förändringsmodeller En av dessa modeller av förändring är Kotters modell 6 med åtta steg, dessa för att stödja och göra det lättare att genomföra organisationsförändringar. Modellens syfte är att förbereda och visa många av de problem som finns vid organisationsförändringar. Genom användningen av denna modell kan man få bättre förståelse hur människor i företaget fungerar och använda detta till att nå sitt mål. Kotters modell: 6 M Alvesson, S Sveningsson, (2008) Förändringsarbete i organisationer om att utveckla företagskulturer, sid 248 249 6
1. Etablera en känsla av angelägenhet Marknad konkurrensförhållanden Identifiera hot och möjligheter 2. Skapa en styrande koalition Sätta samman en grupp Få gruppen arbeta som team 3. Utveckla en vision och strategi Utveckla en vision som kan styra Utveckla strategier som kan uppnå visionen 4. Kommunicera förändringsvisionen Utnyttja alla tillfällen att kommunicera visionen och strategin Låt styrgruppen vara förebilder 5. Bemyndiga medarbetares handlingspotential Avskaffa hinder Förändra systemet som underminerar förändringsvisionen Uppmuntra till rikstagande och icke traditionella aktiviteter 6. Framhålla snabba framsteg Planera för att kunna framhålla synliga framsteg Synliggöra och belöna dem som åstadkommer snabba förändringar 7. Konsolidera framsteg och producera ytterligare förändringar Utnyttja trovärdighet som följer snabba förändringar i syfte att intensifiera förändringsarbetet av system och struktur som anses försvåra förändringen Rekrytera befordra och utveckla människor som kan implementera förändringsvisionen 8. Förankra nya sätt att arbeta och förändringar i organisationskulturen Skapa bättre resultat genom kund och produktorienterat beteende, mer och bättre ledarskap och mer effektiv management Formulera kopplingen mellan nytt beteende och organisationsframgång Utveckla medel i syfte att säkerställa ledarskapsutveckling och chefssuccession 78 7 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 249 8 Kotter, J (1996) Leading Change 7
Om man tittar på kotter 8 steg kan man se att det flesta stegen hamnar under själva analysen, planering och sedan utvärdering av själva resultatet. Förändringen i själv hamnar inte så mycket i fokus utan istället studeras individerna och hur de uppnår målen med förändringen, vilka delar som måste bort för att förändringen ska kunna genom att föras. Även kotters modellen är baserad på en hierarkis struktur där förändringen måste komma ovan ifrån och att ledningen måst vara aktivt involverad för att arbetet ska kunna effektivt genomföras. Oavsett vilken organisations som använder kotters modell eller någon annan modell så kommer förändringsarbete var mer komplext än vad som vissas i modellen. Eftersom alla olika aktörer inom förändringsprocessen är olika individer och tolka uppdraget och målen olika. Det är här den mänskliga faktorn spelar en stor roll, beroende på kulturbakgrund enskilda värderingar. Det finns även förändrings modeller som bygger mer på kultur och dess värderingar. En sådan modell är heracleous 9 enligt Alvesson och Sveningson, den består av fem steg precis som kotters så bygger den på en hierarkisk ordning. Situationsanalys Policy och strategibildning Organisatoriska konsekvenser Styra förändring Övervaka och utvärdera 10 Båda dessa modeller är i dagen grund till de mesta förändringsarbete som sker i olika organisationer, där hela grunden ligger i som jag visade i figur 1 att analyser, planera, genomföra och utvärdera. Drivkraft Organisationsförändring sker oftast pågrunda av någon form av drivkraft, denna drivkraft kommer ofta i från vårt samhälle och utstående faktorer men också inne i från själva organisationen. Några exempel på utstående faktorer som kan driva en organisation mot förändring enligt Alvesson och Sveningsson är: 9 M Alvesson, S Sveningsson, (2008) Förändringsarbete i organisationer om att utveckla företagskulturer, sid 41 8
Politiska Teknologiska Kulturella Demografiska Ekonomiska Framväxten av nya kunskapsformer Förändrande konkurrens och branschförhållanden 11 Mina tolkningar av två av dessa drivkrafter som på verkar organisationsförändringar är att om samhällets politiska förhållande förändras radikalt. Så som att ett land går i från exempelvis en socialistisk regering till en moderat. Då kan de behöva uppkomma förändringar inom organisationer eftersom skatter kan förändras kan uppkomma högre krav för arbetare. De här kan leda till att ett företag förflyttar sin produktion från ett land till ett annat vilket är en form av radikal förändring. Den Teknologisk drivkraft kan vara om en konkurrerande företag ligger före i utvecklingen och lanserar mer utvecklade produkter, då behöver organisationerna göra en radikal förändring för att kunna konkurrerar på marknaden. Självklart finns det också andra drivkrafter men dessa kanske inte är lika exponera som de ovan nämnda. Enligt mig så är den största drivkraften som inte nämns ovan av Alvesson och Sveningsson men är en heltäckande drivkraft som inkluderar alla de ovan nämnda. De är drivkraften att överleva, att klara målen och de förändringar som kraft för att vara en aktiv konkurrent kraftig organisation på dagens marknad. Det finns olika typer av förändring inom organisationer visa organisationer vill vara först och därför innovativa och drivande företag andra företag väljer att följa vad de är för trender och ändvänder sig därför av en mer defensiv förändring än de innovativa företaget 12. Olika förändringar inom en organisation Förändring inom systemet eller förändra hela systemet. Med system menas de som styr samt maskiner eller mjukvara som behövs för att en organisation ska fungera. Förändring inom systemet kan exempelvis vara att man ändrar på någon gammal maskin till en ny, som fungerar på samma sätt som den gammal eller förändringar i 11 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 238 12 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 240 9
kvaliteten hos en produkt eller utbyte av personal så som en försäljare. Alla dessa är typer av förnyelse men den påverkar inte hela systemet och är därför en förändring inom ett organisations system. En förändring av hela systemet skulle kunna vara att man datoriserar allt och inte behöver lika många arbetare eller arbetare med andra kunskaper. Kan vara en förändring inom produktutveckling eller radikal förändring i ledningen i exemplen en sammanslagning av två stora företag. Detta leder till att hela systemet ändras och är en större förändringsprocess. Denna förändring påverkar hela organisationen och dess underliggande struktur. En förändring av hela systemet kan bero på de externa drivkrafterna jag pratat om innan så som exemplen teknologiska drivkrafter. Typer av förändringar En modell som beskriver dessa förändringar i en mer detaljerad form är Marshak 13 istället för två indelningar kan man dela förändringen in fyra olika typer av förändring: Fixa i syfte att vidmakthålla är en form av förändring inom systemet och handlar om att reparea och underhålla systemet för att undvika stora förändringar exempel utbyte av maskin eller reprationer av maskin. Bygga och utveckla menas att försöka bygga vidare bygga ut men fortfarande inom ramen som organisations system har, så som att företaget genom bättre reklam eller marknadsföring av företaget Flytta och omlokalisera här handlar det om att förändra hela systemet, en genom gripande förändring så som en helt ny organisationsstruktur. Frigöra och förändra de här är den mest radikala och komplexa formen av förändring den påverkar och transformerar allt och utmanar ramarna och antaganden i en organisation. Exempel på det är nytänkande och innovationer och oplanerade förändringar. 14 Figuren nedan visar ett exempel på hur dessa förändringar kan struktureras upp inom olika kategorier av förändring inom en organisation. Förändring kan kategoriseras på olika sätt men det finns alltid ett problem med detta. Eftersom det beror på vem som tolkar förändringen och i från vilket perspektiv man studerar den. Enligt Alvesson och Sveningsson i boken Organisationer, ledning och processer skulle man då kunna påstå att förändring inte är nödvändig, utan det beror på vems perspektiv man utgår i från 15. Fast en generell uppdelning går givetvis att göra enligt mig men då får man ta i beakta 13 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 243 14 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 243 15 M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, sid 245 246 10
att man utgår i från sitt egna perspektiv och att utomstående kan ha en annan uppfattning. Typer av förändring Förändring inom systemet Förändring av hela systemet Fixa och vidmakthålla Bygga och utveckla Flytta och omlokalisera frigöra och förändra Figur 2 kategorisera av förändringstyper inom organisationsförändringar Genom att uppdela förändringarna får man en bra översikt av vilka typer av förändringar en organisation kan genom gå. Både aktivet medvetet och omedvetet. Diskussion Vad innebär en förändring för en organisation? Nu har vi pratat om var en förändring är och vad för olika typer av förändringsarbete som kan förekomma i olika organisationer. Så kan vi börja fundera på vad en förändring egentligen inbär för en organisation. Även om förändring i bland kan möta motstånd och misströstan i början är slutresultatet ofta något positivt och blir bra mottaget hos arbetarna. Oavsett om förändringen i sig själv var lyckat finns det alltid lärdom att ta för att i framtiden undvika liknade situationer. Förändring är något vi människor inte kommer undan världen förändras och företag och organisationer måste förändras i takt med världen och den teknologiska utvecklingen för att överleva. Därför kommer förändring och förändringsarbete vara en aktiv del av process och produktutveckling, något som företag ständigt behöver implementera och ha vid sidan av sitt fortlöpande arbete och sina mål i framtiden. 11
Referenser Bo Ahrenfelt, (2001) Förändring som tillstånd, Studentlitteratur, (ISBN 91 44 01390 6) Gareth Morgan, (1999) Organisationsmetaforer, Studentlitteratur,(ISBN 91 44 00851 1) M Alvesson, S Sveningsson (RED.), (2007) Organisationer, ledning och processer, Studentlitteratur, (ISBN 978 91 44 0211661 4) M Alvesson, S Sveningsson, (2008) Förändringsarbete i organisationer om att utveckla företagskulturer, Liber AB (ISBN978 91 47 08718) J Kotter (1996) Leading Change, Boston. Harvard Business school press 12