PROTOKOLL 6-12/13 Doktorandernas styrelse Sammanträdesdatum: 16 jan 2013 Tid: kl. 11:30 Närvarande Ulrica, Anders, Illia, Lindsay, Maria, David, Annbritt, Fredrik, Wiebke 1. Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. Styrelsen finner mötet behörigt. 1.1. Mötessekreterare och protokolljusterare Anders utses till sekreterare. Lindsay utses till protokolljusterare. 1.2. Frånvarande Peder. 1.3. Fastställande av föredragninglistan Föredragninglistan fastställs utan ändringar. 1.4. Föregående protokoll Föregående protokoll läggs till handlingarna. 2. Ordförande informerar Doktorandrepresentanten i LRC kommer i fortsättningen rapportera i fronter. Villkor kring VAB för doktorander vad gäller förlängning av studietid kommer tas upp på nästa styrelsemöte. Vad gäller för stipendiater vad gäller ersättning? Doktorandstyrelsen avser bjuda in Ingegerd Olofsson till möte för att få information kring detta. ID-kort/anställningstid: Frågorna är under behandling. 3. Trivselaktivitet och sektionsmöte Trivselgruppen föreslår onsdagen den 30/1 för sektionsmöte och trivselaktivitet. 4. Karriärdag Förslag från LTU karriär: v.16. Styrelsen föreslår tisdag 16/4. Information kring konferensbidrag, resebidrag etc. som finns att söka för doktorander är önskvärt. Styrelsen bjuder in LTU karriär till nästa styrelsemöte för att höra om planerna. Styrelsemöte 6-12/13 Doktoranderna - Sektion inom Teknologkåren 1
5. Löner Förhandlingarna har ännu inte kommit igång. 6. Forskarstuderande, uppföljning Mer information behövs för att facket ska kunna ta upp frågan. 7. Projekt publiceringsstöd Ett projekt kring LTUs forskares behov av publiceringsstöd skall genomföras vid universitetet. En doktorandrepresentant efterfrågas till projektets referensgrupp, samt sex doktorander till projektets fokusgrupp. 8. Årsmöte Preliminär tid för sektionens årsmöte: Under v. 15. 9. Information från doktorandernas representanter i styrelser och nämnder 9.1. US US-möte 14/12 Ärendebalans: Genomgång av ärenden från tidigare möten under såväl 2011 och 2012 exempelvis kring internrevisionens granskning av konsultanvändande och universitetsstyrelsens arbete men även styrning av utbildning och verksamhetsplanering och uppföljning. Verksamhetsplanering och uppföljning: Den 18/12 fattar rektor beslut om verksamhetsuppdrag och budget för perioden 2013-14. Beslutet grundar sig på det arbete som varje institution har gjort och på den rektorsdialog som bland annat respektive prefekt haft med rektor. Det är tydligt att 2015 års mål på 105 doktorsexamina troligtvis inte kommer att uppnås. Förmodligen kommer en kvalitetsparameter att tilläggas när det gäller det redan befintliga publiceringsstödet på 65 000 kr/publicerad vetenskaplig artikel. Publiceringsstödet har stimulerat publiceringen av referee granskade artiklar. Internrevisonens granskning av intern och extern representation: Beloppsgränser ska uppdateras. Förtydliga information kring riktlinjer och regler, ex vad det gäller attestering av räkningar. Styrelsens arbetsordning: Beslut om nu arbetsordning för styrelsen, vilekt innebär exempelvis mer tid för diskussioner, fem möten/år, presentation av ärendebalans vid varje möte och centrala ställningstaganden ska synas i protokollen. Studentrepresentanterna rapporterar: I samband med rapporten från Teknologkåren angående LARV så framkom ett förslag kring att LTU och kanske Doktorandsektionen skulle finnas med för att informera om möjilgheten att bli doktorand som en tänkbar karriärväg. 9.2. FOG FoG möte 18/12: Summering av 2010-2012 och testamente till nya gruppen 2013-2015. jobbar med åtgärd för låg genomströmning rekryterar fler doktorander - hur? ta fram reglar för disputation - om opponent och betygsnämnds (fysiska) närvaro Forskarutbildningskurser är fastställt Förslag om ny struktur för handledareutbildning 9.3. TFN 9.4. FFN Inget möte har ägt rum sedan senaste doktorandstyrelsemötet. Styrelsemöte 6-12/13 Doktoranderna - Sektion inom Teknologkåren 2
9.5. KF 9.6. SACO 9.7. SFS-DK På senaste SFS-Dk mötet planerades följande: skriva en verksamhetsplan inför nästa års aktiviteter rekrytering av nya styrelsemedlemmar inför nästa period skriva en debattartikel angående cirkulär migration skriva en arbetsplan för den kommande styrelsen 9.8. Ledningsgrupper ETS: Inget att rapportera. HLV: Information från ledningsgruppsmöte 121212: Information från rektorsdialogen: HLV vill fortsätta satsningen på kompetensutvecklingen genom att anta ytterligae två doktorander under 2013. Rektor poängerade vikten av att satsa strategiskt på områden med högst kompetensbehov. HLV bör öka ambitionen avseende antalet publicerade artiklar under 2013, från 40 till 45 artiklar och målet för extern finansiering med 1 mnkr. Tidsberäkningsgruppen Nytt förslag läggs fram för ett gemensamt tidsberäkningssystem för hela institutionen vid nästa ledningsgruppesmöte. Forskningsutbildningsledare Det har varit ett stort engagemang för att föreslå ny person för forskningsutbildningsledare vid institutionen. Viktigt att personen själv är intresserad av uppdraget och förelsagen person för uppdraget är Agneta Larsson. Beslut fattas vid lokal samverkansgrupp senare i december. Från doktorandrepresentanten Det finns många frågor som rör ex publiceringsstödet och möjligheter att åka på konferenser och att det ser olika ut mellan avdelningarna. Förslaget blir att den nya utbildningsledaren får samla ihop frågor och funderingar som finns för att sedan ordna med informationsträffar. Information från ledningsgruppsmöte 130115: Avslutning för Forskarskolan i hälsovetenskap har avslutning den 14 februari. Ny medarbetarenkät ska göras under våren. Förhoppningen är att det bland annat ska bli tydligare för hur man ska kryssa i beträffande sin anställningsform, om man både är doktorand och adjunkt. Ny forskningsutbildningsledare vid insitutionen blev Agneta Larsson. Agneta är inbjudan till vår första doktorandlunch för våren, den 28/1 för att kunna samla ihop frågor som känns viktiga att lyfta för oss doktorander på insitutionen. Ett förslag finns att doktorander och lektorer, biträdande professorer och professorer samt forskningsutbildningsledare skulle träffas vid något tillfälle/år för att diskutera frågor som är gemensamma. KKL: Inget möte har ägt rum sedan senaste doktorandstyrelsemötet, men ett beslut som togs under hösten har genomförts. Teaterhögskolan har bytt avdelningstillhörighet och hör nu till avdelningen för Media, ljudteknik och upplevelseproduktion (MLU), som därmed blivit avdelningen för Media, ljudteknik, upplevelseproduktion och teater (MLUT). Styrelsemöte 6-12/13 Doktoranderna - Sektion inom Teknologkåren 3
SBN: Ledningsgruppsmöte 10/12, kunde tyvärr inte delta. Forskningsgruppen på SBN hade ett möte för doktorander för att rapportera om doktorandbarometern (SBNs egna doktorandenkät)och följande diskuterades: svarsfrekvensen var 30%, uruselt med andra ord. Några av de troliga orsakerna diskuerades; doktoranderna förstår inte hur viktigt det är, dålig information om enkäten, för personlig information om handledaren doktoranderna vågar inte svara av oro, doktoranderna tror inte att det ger någon effekt vad händer efter enkäter? sker det någon förändring? Några exempel på hur de 30% svarat (max är 5): working environment 3.8 relationship to supervisors 3.9 relationship to other colleagues 4.1 get the help you need 3.6 support fom colleagues 3.9 ISP used in the researsch studies 2.8 routines and development 2.3 personal development 4.0 your contribution to the department 2.9 PhD courses at the department 2.9 the course which you previously participated in 3.5 SRT: SRTs ledningsgrupp sammanträdde den 17 december. En stor del av mötet gick åt till budgetdiskussioner. Av intresse för doktorandsektionen var följande punkter: SRT har totalt sett för få doktorander, och behöver satsa på både rekrytering och ökad genomströmning. Satsningar på ökad mångfald vid rekrytering av doktorander och lärare samt satsningar på hälsa och välmående ingår i SRTs VU 13/14. Arbete med en förbättrad doktorandhemsida på institutionsnivå pågår. Tanken är att samla information om kurser och forskarutbildningen i allmänhet på en plats. Information kommer i största möjliga mån att länkas till, så att risken för ouppdaterad information minimeras. Johan Carlson har avsagt sig positionen som forskarutbildningsledare, då han är ny ledamot i TFN. Ny forskarutbildningsledare blir Wolfgang Birk. TVM: Genomsnittlig tid för licenciatexamen och doktorsexamen vid TVM diskuterades. Det var analyserad att Genomsnittlig tid för licenciatexamen är 2.8 år och för doktorsexamen är 5.1 år. Ytterligare analyser och uppföljning planerades. 9.9. LRC Det som i korthet händer för tillfället och som berör oss doktorander är följande: Det har beviljats pengar för ett projekt inom publiceringsstöd, en sorts utvärdering om vad LRC och biblioteket skulle kunna göra för att underlätta publicering. Projektet påbörjas troligtvis till våren och kommer gå över 6 månader. LRC har fått 3 milj. mindre än föregående års budget vilket gör att prenumerationer av vissa områdesspecifika eller smala tidskrifter kommer att upphöra. De större tidskrifter som flera avdelningar använder kommer inte att påverkas. Förra årets budget för böcker och tidskrifter var 13 miljoner. 10. Mötets avslutande Ordföranden förklarar mötet avslutat. Styrelsemöte 6-12/13 Doktoranderna - Sektion inom Teknologkåren 4
Ordförande Ulrica Lundström Sekreterare Protokolljusterare Anders Landström Lindsay Ohlin Styrelsemöte 6-12/13 Doktoranderna - Sektion inom Teknologkåren 5