Sid 1 (29) Innehållsförteckning.. 1 4. Externfinansierad verksamhet och kundfordringar... 3 4.1 Inledning. 3 4.2 Definitioner.. 3 4.2.1 Bidrag.. 3 4.2.2 Uppdrag.. 3 4.3 Gemensamt för externfinansierad verksamhet. 4 4.3.1 Prövning av externfinansierad verksamhet.. 4 4.3.2 Kostnadskalkyl.4 - Definition - direkta/indirekta kostnader - Redovisning av gemensamma kostnader - Utgående mervärdesskatt 4.3.3 Beslutsordning för externfinansierad verksamhet. 5 - Uppdragsfinansierad verksamhet - Bidragsfinansierad verksamhet - Förvaltning av stiftelser 4.3.4 Registrering av externfinansierat projekt.... 6 4.3.5 Redovisningsprinciper 6 - Bokföring av bidragsintäkter - Bokföring av avgiftsintäkter - Vidarefakturerade kostnader - Verksamhet - Projekt och projektgrupp - Motpart - Finansiär - Anläggningstillgångar i externfinansierade projekt - Intäktsavräkning externa medel - Periodiseringsregler 4.3.6 Ekonomisk uppföljning.. 10 4.3.7 Inbetalningar.. 10 4.4 Bidragsfinansierad verksamhet 11 4.4.1 Handläggningsordning för externa forskningsbidrag..11 4.4.2 Förutsättningar för bidragsfinansierad verksamhet.. 14 - Medfinansiering av gemensamma kostnader
Sid 2 (29) 4.4.3 Rekvisition av externa bidrag. 15 4.4.4 Ekonomisk redovisning.. 15 4.4.5 Transfereringar. 15 - Redovisningsprinciper 4.4.6 Valutakontot 16 4.4.7 Fördelning av medel från valutakontot.. 16 - Utbetalning från valutakontot till internationella projektdeltagare - Utbetalning från valutakontot till institution/enhet - Utbetalning från institution/enhet till nationella projektdeltagare - Ränta på valutakontot - Avstämning 4.4.8 Konto för övriga betalningar från utlandet.. 17 4.5 Avgiftsfinansierad verksamhet. 18 4.5.1 Förutsättningar för avgiftsfinansierad verksamhet.. 18 - Regleringsbrevet. - Avgiftsförordningen 4.5.2 Fakturering - externa kunder.. 19 4.5.3 Kundreskontra... 20 - Kreditering externa kunder - Rättelser kundfaktura - Makulering kundfaktura 4.5.4 Krav-, ränte- och inkassorutin 22 - Krav - Ränta - Inkasso 4.5.5 Avskrivning - kundfordran 22 4.6 Externa förordningar och föreskrifter 23 4.7 Interna föreskrifter och anvisningar 23 Bilagor 4.a Konteringsregler 24 - Intäktsavräkning - Medfinansiering - Transfereringar - Kundfakturor
Sid 3 (29) 4. Externfinansierad verksamhet och kundfordringar 4.1 Inledning Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt. Den traditionella finansieringsformen är via anslag från regering och riksdag. Andra sätt att finansiera verksamheten är genom intäkter från externa bidrag och gåvor/ donationer samt genom intäkter av uppdrag (dvs uppdragsutbildning och uppdragsforskning). En mindre del av finansieringen sker genom försäljning av varor och tjänster. Intäkter av uppdrag och försäljning utgör så kallad avgiftsfinansierad verksamhet. Gåvor och donationer till universitetet betraktas som bidrag. I det följande används uttrycken bidrag och gåvor synonymt. I de fall donator bildar en stiftelse, dvs i ett skriftligt förordnande skapar en självständig, varaktig förmögenhet för ett bestämt ändamål, kan universitetet åta sig att förvalta stiftelsen. Se vidare under avsnitt 4.3.3, Beslutsordning för externfinansierad verksamhet. Vid Umeå universitet finns en handläggningsordning för externa forskningsbidrag, Handläggningsordning för externa forskningsbidrag, fastställd av rektor 2015-05-26, Dnr FS 1.1-807-15. Dokumentet syftar till att tydliggöra och beskriva beslutsprocessen samt att tjäna som ett stöd. 4.2 Definitioner Det kan ibland vara svårt att avgöra hur intäkt från extern finansiär ska bokföras. Exempel på kriterier som avgör huruvida externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag är graden av motprestation, givarens eventuella särställning samt syftet. 4.2.1 Bidrag Med bidrag avses medel och andra tillgångar som en statlig eller icke-statlig givare lämnar till en myndighet utan att någon motprestation krävs i gengäld. Om en givare önskar erhålla en rapport eller annan dokumentation över uppnått resultat inom den verksamhet som finansieras innebär detta inte att det föreligger en motprestation. En bidragsgivare får inte komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning eller ställa krav på hur uppgiften ska utföras eller på att vissa resultat ska uppnås. Däremot har givaren rätt att ställa krav på att bidraget används för avsett ändamål och/eller att en viss person utses till projektansvarig. 4.2.2 Uppdrag Då institution/enhet åtar sig ett utbildnings- eller forskningsuppdrag för annans räkning föreligger ett krav på motprestation. Så har t ex uppdragsgivaren rätt till det resultat som uppnås. Uppdragsgivaren kan också ställa krav på en fördröjning av publicering av resultatet i syfte att själv tillgodogöra sig resultatet innan det blir allmän egendom. Vid uppdragsutbildning utser uppdragsgivaren de personer som ska få gå utbildningen och vad utbildningen ska syfta till. Uppdragsutbildning grundar sig alltid på ett avtal mellan universitetet och uppdragsgivaren. Detta avtal ska vara skriftligt. Uppdragsgivaren måste vara en juridisk person. Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet 2008-2011 har fastställts av rektor 2007-12-11, Dnr UmU 102-4931-07.
Sid 4 (29) 4.3 Gemensamt för externfinansierad verksamhet 4.3.1 Prövning av externfinansierad verksamhet Innan ansökan om bidrag sker eller vid planering av uppdragsfinansierad verksamhet ska förutsättningarna för verksamheten prövas. Prefekt/motsvarande ansvarar ytterst för institutionens/enhetens verksamhet och det åligger honom/henne att pröva om den externfinansierade verksamheten är förenlig med universitetets verksamhet och den verksamhet som bedrivs vid institution/enhet tillse att resurser i form av exempelvis personal, lokaler, material och utrustning kan disponeras för ändamålet så att den externfinansierade verksamheten inte sker på bekostnad av grundutbildning eller grundläggande forskning besluta om medfinansiering av bidragsfinansierad verksamhet tillse att kravet på full kostnadstäckning rimligen kommer att uppfyllas 4.3.2 Kostnadskalkyl Då institution/enhet planerar sådan verksamhet som helt eller delvis ska finansieras med externa medel ska en fullkostnadskalkyl upprättas. Kalkylen ska ligga till grund för upprättande av underlag till såväl ansökan om bidrag som till fakturering till följd av avgiftsfinansierad verksamhet. Huvudregeln vid beräkning av all externfinansierad verksamhet är att full kostnadstäckning, på ett eller några års sikt, ska uppnås. Med full kostnadstäckning menas att samtliga kostnader ska påföras projektet och att det ska finnas intäkter som täcker kostnaderna. Principen om full kostnadstäckning återfinns i Avgiftsförordningen samt i regleringsbrev (regeringsbeslut som utfärdas årligen). För att underlätta beräkning av kostnader har en mall i Excel-format utarbetats. Mallen ska undertecknas av prefekt/motsv. Mallen kan hämtas på anställdawebben. Den finns under rubrikerna; Stöd och service/fördjupningar/ekonomi/redovisning/redovisningsmodell för gemensamma kostnader/externa forskningsansökningar. Definition - direkta/indirekta kostnader I kostnadskalkylen ska såväl direkta som indirekta kostnader tas upp. Som direkta kostnader räknas samtliga drifts- och materialkostnader för verksamheten, lönekostnader inklusive sociala avgifter, lokalkostnader inkl lokalvård och räntekostnader för anläggningstillgångar. Till de indirekta kostnaderna räknas universitets-/fakultets-/institutionsgemensamma kostnader. Redovisning av gemensamma kostnader Umeå universitet införde 2010-01-01 en kostnadsbaserad modell för redovisning av gemensamma kostnader. Modellen ska på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och kontroll samt stödja högskolans behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning. Införandet av en transparent och tydlig redovisningsmodell var också en förutsättning för att externa finansiärer i högre grad än tidigare skulle bidra till gemensamma kostnader, d v s universitetsgemensamma, fakultetsgemensamma och institutionsgemensamma kostnader. Mer information om redovisningsmodellen finns på anställdawebben under rubrikerna: Stöd och service/fördjupningar/ekonomi/redovisning/redovisningsmodell för gemensamma kostnader.
Sid 5 (29) Utgående mervärdesskatt Externa uppdrag är i huvudsak momspliktiga. Moms ska beräknas på det totala fakturabeloppet, d v s det fastställda priset inklusive eventuella avgifter och pålägg. Allmänna regler samt undantag från momsplikt framgår av kapitel 6, Momsanvisningar. 4.3.3 Beslutsordning för externfinansierad verksamhet Då intäkter av uppdrag eller bidrag uppgår till 50 tkr eller mer ska särskilt dokument i form av avtal, kontrakt eller gåvobrev upprättas. Frågor angående upprättande av kontrakt/gåvobrev/avtal kan ställas till någon av juristerna vid Umeå universitet. I vissa fall kräver externa finansiärer dessutom att myndigheten skriftligen förbinder sig att förvalta medlen. Beslutsordningen enligt nedan har fastställts av rektor. Uppdragsfinansierad verksamhet Samma regler gäller för uppdragsutbildning och uppdragsforskning Prefekt/motsvarande fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten understiger 1,2 mnkr. Avtal ska skrivas under av projektledaren samt prefekt/motsvarande. Rektor fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten uppgår till 1,2 mnkr eller mer. Avtal ska skrivas under av projektledaren, prefekt/motsvarande samt rektor. Bidragsfinansierad verksamhet Bidrag från statliga forskningsråd och övriga externa finansiärer, exklusive EU. Prefekt/motsvarande fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av bidragets storlek. Kontrakt/gåvobrev ska skrivas under enligt anvisningarna på kontrakt/avtal. Flera finansiärer kräver att myndigheten skriftligen, på kontraktet, förbinder sig att förvalta medlen i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter. Sådan förbindelse tecknas av chefen vid på delegation av universitetsdirektören. Ingen övre beloppsgräns finns. Vad gäller gåvor (donationer) från icke statliga finansiärer för inköp av utrustning ska kopia på ansökan där beloppet uppgår till 1 Mkr eller mer tillställas rektor. Orsaken till det är bl.a. att en samlad bedömning av universitetets behov av utrustning ska kunna göras. Förvaltning av stiftelser Universitetet kan åta sig att förvalta stiftelser, vars ändamål har ett nära samband med universitetets verksamhet. En stiftelse föreligger då en stiftare genom ett skriftligt förordnande skapar en självständig, varaktig förmögenhet som ska användas till ett bestämt ändamål. (Stiftelselagen, SFS 1994:1220.) Det innebär att formuleringar i gåvobrev, testamenten osv har mycket stor betydelse. Även om ordet stiftelse inte finns med i gåvobrevet kan formuleringen göra att gåvan måste bilda en stiftelse. Eftersom det finns vissa kostnader som stiftelsen måste stå för, exempelvis vissa administrativa kostnader, tillsynsavgift hos Länsstyrelsen och revisionskostnad, krävs det ett relativt stort stiftelsekapital för att stiftelseformen ska vara meningsfull.
Sid 6 (29) Följande beslutsordning för stiftelseförvaltning gäller vid universitetet. Beslut om att universitetet ska åta sig att förvalta en stiftelse fattas av universitetsstyrelsen. En förutsättning för ett sådant åtagande är att stiftelsens ändamål har ett nära samband med universitetets verksamhet. Tillstånd från regeringen krävs om stiftelseförordnandet föreskriver att stiftelsen inte får ersätta universitetet för förvaltningskostnaderna. Beslut om att en befintlig stiftelse som förvaltas av universitetet ska motta en tilläggsgåva fattas av chefen vid på delegation av rektor. Prövning ska därvid göras av att eventuella villkor för tilläggsgåvan inte strider mot stiftelsens ändamål samt att regeringens tillstånd inte krävs. 4.3.4 Registrering av externfinansierat projekt Innan bidrag till utbildning eller forskning rekvireras eller uppdragsgivare faktureras måste ett nytt projekt läggas upp i Raindance Projektportal/Kontraktreskontra. Avtal/kontrakt/gåvobrev ska skannas in och kopplas till det nya projektet. Ansvarig prefekt/enhetschef eller motsvarande måste vara informerad om och ha godkänt mottagande av bidraget/uppdraget innan projektet kan aktiveras. Det åligger varje institution att upprätta sådana rutiner att det går att säkerställa att inget externfinansierat projekt läggs upp utan att ansvarig person har godkänt det aktuella kontraktet/avtalet. En rekommendation är att institutionen regelbundet tar ut en lista över nyupplagda projekt som prefekten skriver under. Listan förvaras på institution/enhet. Rutin för handläggning av nytt projektkonto finns beskriven i handledning för Projektportalen - Kontraktreskontra. 4.3.5 Redovisningsprinciper En del av universitetets verksamhet finansieras med externa medel, d v s intäkter av bidrag (se avsnitt 4.4, Bidragsfinansierad verksamhet) och/eller avgifter (se avsnitt 4.5, Avgiftsfinansierad verksamhet). Nedan redogörs för de redovisningsprinciper som gäller för den externfinansierade verksamheten. Under året ska intäkter/kundfordringar bokföras löpande och, om möjligt, inom samma period som varan eller tjänsten har levererats. På så sätt blir uppföljningen för en viss period mer relevant. För externfinansierade projekt gäller särskilda regler för intäktsavräkning, se under rubriken Intäktsavräkning externa medel nedan. Observera att omföring av externa intäkter mellan projekt normalt inte får göras. Istället är det kostnader som ska omföras. Konteringsregler återfinns i bilaga 4.a. Bokföring av bidragsintäkter Intäkter i bidragsfinansierad verksamhet redovisas i kontogrupp 35 37. Institution/enhet rekvirerar i förekommande fall externa bidrag. Rekvisition av bidrag innebär ingen fordran på finansiären. En bidragsintäkt bokförs vid samtidigt som inbetalningen registreras. Förutsättningarna för den bidragsfinansierade verksamheten framgår av avsnitt 4.4.1. Återbetalning av externa bidrag till annan myndighet eller organisation görs vid på samma intäktskonto där intäkten först bokfördes oberoende av om det gäller medel som erhållits innevarande år eller tidigare. Vidareförmedling av externa bidrag till annan myndighet eller organisation bokförs av respektive institution/enhet i kontoklass 7, transfereringar.
Sid 7 (29) Eventuell intern vidareförmedling sker via internfakturering mellan berörda institutioner. Bokföring av avgiftsintäkter Intäkter i avgiftsfinansierad verksamhet redovisas i kontogrupp 33 (uppdragsutbildning och uppdragsforskning) och i kontogrupp 31 (övrig försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen). Intäkter av uppdrag och försäljning bokförs av institutionerna då en kundfaktura upprättas i kundreskontran. Samtidigt bokförs med automatik en kundfordran. När en kundfaktura reglerats bokförs inbetalningen vid och regleras mot kundfordran. Förutsättningarna för den avgiftsfinansierade verksamheten framgår av avsnitt 4.5.1. Vidarefakturerade kostnader Fakturor som innehåller kostnader som inte tillhör vår verksamhet ska i normalfallet inte betalas. I stället ska leverantören kontaktas och de ska skicka en kreditering och fakturan ska hänvisas till rätt mottagare. Om detta inte är möjligt kan kostnaden vidarefaktureras till en annan myndighet, organisation, företag eller privatperson via balansräkningen. Det sker via konto 1597, vidarefakturerade kostnader. Anledningen är att de inte ska utgöra en kostnad i resultaträkningen. Denna typ av kostnad ska endast finnas i undantagsfall. Exempel på när vidarefakturering med konto 1597 är tillåten är när en universitetsanställd deltar i en kommitté för ett forskningsråd eller åker på en konferens på sin arbetstid. Resan ska betalas av forskningsrådet eller konferensarrangören men har av olika skäl bokats och fakturerats den egna institutionen vid Universitetet. Vidarefakturering via konto 1597 är inte tillåten i nedanstående fall: Kostnader för löner och arvoden Kostnader för traktamenten och lönetillägg Leverantörsfakturor där fakturabeloppet överstiger 20 tkr Mellan institutioner (se kapitel 5 Interna transaktioner, avsnitt 5.2 samt bilaga 5b) För att undvika debitering av institutionernas gemensamma kostnader Leverantörsfakturan ska konteras i sin helhet, inklusive moms, på konto 1597. När kundfakturan upprättas ska hela beloppet bokföras på konto 1597 och på samma projekt som leverantörsfakturan. För att köparen ska ha rätt till kompensation för ingående moms ska fakturakopia bifogas. På kundfakturan bör momsbeloppet framgå. Skriv till exempel: Av belopp xxx kr består xx kr av moms. Av kundfakturans text ska det också framgå att bokföringen skett via balansräkningen. Vid öresdifferenser ska dessa, direkt på kundfakturan, bokföras på konto 3493. På grund av momsreglerna kan inte ombokning av kostnader till konto 1597 göras i efterhand. Om en sådan ombokning trots allt skulle behöva göras, kontakta. Bokföring kan göras på alla verksamheter och projekt. Konto 1597 ska vara noll på projektnivå vid delårs- och årsbokslut. Kontroll kan göras via Budget & Prognos, visningsbilden V 82 Nolla. En rekommendation är att kontrollera kontot innan varje periodskifte. Verksamhet Bidragsfinansierade projekt redovisas med verksamhet 12 (bidrag till grundutbildningen) eller 22 (bidragsforskning). Avgiftsfinansierade projekt redovisas med verksamhet 13 (uppdragsutbildning), 14 (beställd utbildning) eller 23 (uppdragsforskning).
Sid 8 (29) Spärrar är inlagda i Raindance, så att respektive intäktskonto bara kan användas tillsammans med projekt som är kopplat till relevant verksamhet. Övrig försäljning enligt 4, Avgiftsförordningen, kontogrupp 31, kan inte bokföras på bidrags- eller uppdragsprojekt. Övrig försäljning ska ses som en biintäkt inom institutionens ordinarie anslagsfinansierade verksamhet. Projekt och projektgrupper Projekt är ett centralt begrepp i externfinansierad verksamhet. Verksamheten bedrivs ofta i projektform. Budgetering, eventuell tidredovisning och ekonomisk uppföljning ska göras för projektet. Det är viktigt att intäkter och kostnader bokförs på det projekt där de uppstår. I de fall ett verkligt forskningsprojekt finansieras av flera olika bidragsgivare och alltså redovisas på flera projektkonton kan en samlad redovisning och uppföljning göras på projektgrupp (se kapitel 1, avsnitt 1.2.2). Ett alternativ till projektgrupp är att lägga projekten i serie. Rapporter kan tas ut som summerar projektkonton inom en projektgrupp eller serie av projekt. Eventuell underindelning av redovisningen, för att underlätta uppföljning i en annan indelning än konto, kan göras med aktivitetskoder. Aktivitet kan bara användas för uppföljning av årets transaktioner. När bokför årets kapitalförändring och, efterföljande år, balanserad kapitalförändring kommer aktivitet inte att konteras. Underindelning av redovisningen kan också göras genom upplägg av underprojekt. Detta kan t ex bli aktuellt när flera institutioner/enheter ska dela på beviljade medel från viss finansiär. Särskilda principer gäller för upplägg och redovisning av underprojekt. Kontakta för råd och anvisningar. Undantag från regeln ett projekt per kontrakt kan göras för mindre belopp (8-10 tkr). För sådana läggs ett samlingsprojekt upp per institution och för respektive finansiär, ex Resebidrag Läkemedelsbolag. Dessa projekt ska aldrig redovisas som pågående, se nedan under rubrik Intäktsavräkning externa medel. Saldon ska alltid redovisas som resultat. Motpart Alla kunder i kundreskontran kopplas till en motpartskod vid uppläggning. Kontering i motpartsfältet är igatoriskt och registrering av en kundfaktura medför att kontering på motpart sker med automatik. Om en kontering i kontogrupp 31, 33, 34 eller 35 37 behöver rättas (konto, projekt eller aktivitet) måste samma motpartskod som kunden är kopplad till registreras manuellt. Finansiär Alla projekt kopplas till en finansiärskod. Varje finansiärskod är i sin tur kopplad till en finansiärsgrupp. Kontering i finansiärsfältet är igatoriskt men görs inte manuellt. Alla transaktioner inom samtliga verksamheter, såväl intäkter som kostnader, utlöser automatiskt en kontering på den finansiärskod som respektive projektkonto är kopplat till.
Sid 9 (29) Anläggningstillgångar i externfinansierade projekt Inköp av anläggningstillgångar konteras normalt på det projekt som ska finansiera tillgången. Avskrivningar och ränta bokförs varje månad på det projekt där tillgången är konterad. Om ett externfinansierat projekt ska avslutas innan tillgångens ekonomiska livslängd är slut kan en överflyttning göras i anläggningsregistret (av ) till ett institutionsgemensamt projekt för anläggningstillgångar. Observera att det måste finnas ett sådant institutionsgemensamt projekt för varje använd verksamhet och finansiär. Det är också möjligt att direkt bokföra inköpet mot ett institutionsgemensamt projekt, om bidragsgivaren godtar den uppföljningsrapport som det ger upphov till. I båda fallen måste en omföring av medel för kommande avskrivningar och räntor göras. Se vidare under kapitel 3, Anläggningstillgångar. Anläggningstillgångar på EU-finansierade projekt får inte flyttas. Eventuella anläggningstillgångar måste ligga kvar på projektet fem (5) år efter projektets avslut. Intäktsavräkning externa medel För externa medel, främst bidrag, får institutionen tillgodogöra sig intäkter i takt med att kostnader uppstår i projektet. Detta gäller så länge projektet är pågående (status P). Se även kapitel 1, avsnitt 1.2.8 Den statliga riksredovisningen innebär dock krav på att hela inbetalningen först bokförs på ett intäktskonto som är kopplat till rätt statligt inkomstslag. Därför bokförs bidragsinbetalningarna på ett konto i någon av kontogrupperna 35-37, med automatisk finansiärskontering. Vid varje periodskifte bokförs en intäktsavräkning vid för pågående projekt. Syftet är att projekten ska redovisa korrekta intäkter och kostnader under året, oavsett när i tiden inbetalningarna görs. Vid intäktsavräkningen beräknas projektets saldo på resultatkonton. Förutsättningen för intäktsavräkningen är att projektets status i Raindance är pågående (P). Status registreras i Raindance Projektportal/Kontraktreskontran i samband med uppläggning av projekt, där också ändring av status görs. Då det gäller bidrag bokförs saldot på ett periodiseringskonto (statligt/ej statligt) i kontogrupp 35-37, med motkonto oförbrukade bidrag (statligt/ej statligt) i kontogrupp 27 (överskottsaldo) eller motkonto upplupna intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 16 (underskottssaldon). Då det gäller uppdrag bokförs saldot på ett periodiseringskonto (statligt/ej statligt) i kontogrupp 33 med motkonto förutbetalda intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 27 (överskottsaldo) eller motkonto upplupna intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 16 (underskottssaldon). När projektkontot ska redovisa resultat, det vill säga när verksamheten gentemot finansiären har avslutats eller kontraktsmedlen är slut, ska status ändras till resultat (R). Då nollställs balanskontona och resterande medel intäktsförs. Vid bokslutet kommer över- eller underskott att bokföras mot årets kapitalförändring. I början av efterföljande år kan projektet (med status R) nollställas på konto 2070 (balanserad kapitalförändring) under förutsättning att nollställningen sker mot projekt med samma finansiär och inom samma verksamhet. Uppgår saldot under innevarande år till ett oväsentligt belopp för ett projekt med status resultat rekommenderar vi att det nollställs före bokslutet genom att kostnader påförs. Hur överskott inom de externfinansierade verksamheterna kan användas framgår av kapitel 1, avsnitt 1.1.1, Institutionen/motsvarande som ekonomisk resultatenhet. Intäktsavräkning för pågående projekt görs löpande, även om bidragen inbetalas i efterhand. Underskottssaldon för pågående projekt måste kunna styrkas genom ett giltigt kontrakt som avser
Sid 10 (29) innevarande period. Dispositionstiden får inte ha gått ut. Under året redovisas såväl över- som underskottssaldon på skuldsidan, men inför delårs- och helårsbokslut omförs underskottssaldon till fordringssidan, som upplupna intäkter. Konteringsregler, se bilaga 4.a. Periodiseringsregler Regler för periodisering av projektsaldon finns beskrivna i kapitel 1, Grundläggande bestämmelser och anvisningar, avsnitt 1.2.8. 4.3.6 Ekonomisk uppföljning Projektledaren ska ha kontroll över sina projektkonton och verka för att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Prefekten/motsvarande ansvarar dock ytterst för all verksamhet inom institutionen/enheten som t ex resursanvändning, resultat och ekonomi. Detta innebär bl a att följa upp all externfinansierad verksamhet och tillse att villkor i avtal eller liknande följs, att underskott inte uppstår samt att verka för att redovisningen i sin helhet blir rättvisande. Projektansvarig ska bevaka att i synnerhet uppdragsfinansierade projekt, inte har otillbörligt stora överskott. I sådana fall ska det kontrolleras att samtliga kostnader som hör till projektet verkligen har bokförts där. Det är särskilt viktigt att även lönekostnader för den arbetsinsats som gjorts bokförs på projektet så att inte den uppdragsfinansierade verksamheten sker på bekostnad av grundutbildning och grundforskning som finansieras med anslagsmedel. Det kan finnas risk för att större överskott måste återbetalas eller på annat sätt dras in. Prefekten ansvarar ytterst för att inga större överskott uppstår på externfinansierade projekt. Enligt rektors beslut Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet 2008-2011 daterat 2007-12-11, Dnr UmU 102-4931-07, får eventuella överskott vid uppdragsutbildning inte överstiga 10 procent av omsättningen. Eventuella underskott ska täckas av institutionen. Se även kapitel 1, avsnitt 1.1.1, Institutionen som ekonomisk resultatenhet. 4.3.7 Inbetalningar Bokföring av inbetalningar sker centralt vid. Eventuella kursdifferenser vid betalning från utlandet bokförs vid på en för universitetet gemensam organisatorisk enhet. Differenser uppgående till 300 kronor eller mer fördelas till respektive organisatorisk enhet.
Sid 11 (29) 4.4 Bidragsfinansierad verksamhet 4.4.1 Handläggningsordning för externa forskningsbidrag Enligt rektorsbeslut 2015-05-26 ska nedanstående handläggningsordning följas vid hantering av externa forskningsbidrag. Moment Ansvar Åtgärd Idé om ansökan externt forskningsbidrag Projektledaren Tar fram projektansökan samt upprättar i samråd med ekonomiadministratör en fullkostnadskalkyl. Vid EU-projekt ska budget tas fram i samråd med Grants Office. Värdering av ansökan Prefekt/motsv. Gör en bedömning av projektets effekter på verksamheten samt om projektet är förenligt med de verksamheter som bedrivs. Bedömningen ska innefatta ställningstagande till eventuell: Samfinansiering Medfinansiering av gemensamma kostnader I de fall ett projekt berör flera institutioner ska prefekten som ansvarar för huvudansökan samråda med berörda prefekter. Godkännande av ansökan Prefekt/motsv. Undertecknar ansökan i samtliga fall då ansökan överstiger 50 kkr. Om finansiären kräver en motprestation av bidragsmottagaren ska prefekt/motsv. alltid skriva på ansökan, det vill säga oavsett belopp. Vid elektronisk ansökan kan elektronisk signatur av prefekt jämställas med underskrift.
Sid 12 (29) Underskrift av prefekt på fullkostnadskalkyl, vid användande av universitetets beräkningsmall, innebär förutom att prefekt godkänner kalkylen, även att ansökan godkänns. Vid EU-projekt krävs prefektintyg som undertecknas av prefekt/motsv. Se Grants Office anvisningar. Vid vissa ansökningar som exempelvis Kempe och Wallenbergstiftelserna kräver finansiären rektors underskrift. Budget ska då granskas av Grants Office innan stödbrev kan erhållas. Ansökan ska i dessa fall diarieföras centralt. Ansökan inlämnas Projektledaren Lämnar in ansökan till finansiären. En kopia på ansökan ska diarieföras vid institutionen/motsv. Vid EUansökningar ska en kopia av ansökningen skickas till Grants Office. Se Grants Office anvisningar. Mottagande av beslut från finansiären Godkännande av kontrakt/avtal Projektledaren Prefekt/motsv. Granskar finansiärens villkor. Vid EU-projekt ska en kopia av utvärderingen av projektet skickas till Grants Office. Se Grants Office anvisningar. Undertecknar kontrakt/avtal tillsammans med projektledaren. Kontrakt/avtal vid EU-projekt ska undertecknas av universitetets legala företrädare efter granskning av universitetsjurist. Uppläggning av projektkonto i ekonomisystemet Ekonomiadministratör Kontrakt/avtal ska diarieföras och arkiveras vid institution/motsv. Registrerar projektkonto i ekonomisystemet med koder enligt s anvisningar.
Sid 13 (29) Ett inskannat kontrakt/avtal bifogas till registreringen. Rekvisition/fakturering Projektledaren (Kan utföras av ekonomiadministratör.) Rekvisition/fakturering ska ske i enlighet med kontrakt/avtal med finansiär. Se även s anvisningar. Styrning av projekt Projektledaren Projektledaren ska i samråd med ekonomiadministratör ha kontroll över sina projekt. Det innebär att ansvara för att medlen förbrukas i enlighet med projektplan/motsvarande och att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Ekonomisk uppföljning av projekt Prefekt/motsv. Regelbunden ekonomisk uppföljning, i samråd med projektledare och ekonomiadministratör, för institutionens samtliga pågående bidragsprojekt. Lägsta nivå för ekonomisk uppföljning är tre gånger per år, förslagsvis i samband med budget- och prognostillfällen och vid årsbokslut. Slutredovisning/vetenskaplig rapport och ekonomisk redovisning Projektledaren Se även s anvisningar. Redovisar till finansiär enligt de villkor som finns avtalade. Den ekonomiska redovisningen ska utföras i samråd med ekonomiadministratör. Slutredovisningen ska undertecknas i enlighet med finansiärens krav. Vid EU-projekt ska ifylld FormC granskas av Grants Office innan underskrift sker av universitetets firmatecknare.
Sid 14 (29) Täckande av underskott och disposition av överskott Nollställning och avslut av projektkonton i ekonomisystemet Prefekt/motsv. Ekonomiadministratör Beslutar om disposition av överskott/täckande av underskott i enlighet med s anvisningar. Ska ske i enlighet med s anvisningar. 4.4.2 Förutsättningar för bidragsfinansierad verksamhet Enligt Regleringsbrevet får universitet och högskolor ta emot bidrag till inomvetenskapligt motiverad forskning och reguljär grundutbildning. Enligt Donationsförordningen får myndigheter ta emot gåva eller donation som ges utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning. En donation som får förbrukas i myndighetens verksamhet redovisas som en bidragsintäkt. Intäkter av bidrag erhålls från t ex de statliga forskningsråden och vissa sektorsorgan, andra statliga myndigheter, företag och stiftelser. Medfinansiering av gemensamma kostnader Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning. Med full kostnadstäckning menas att finansiärer står för sin del av de gemensamma kostnaderna. Det finns dock vissa ickestatliga finansiärer där det är svårt att få täckning för vissa kostnader som t ex kostnader för stödverksamhet. Regeringen har därför beslutat (regleringsbrevet) att underskott som uppkommer i den bidragsfinansierade verksamheten på grund av att icke-statliga finansiärer inte bidrar med hela sin andel av de indirekta kostnaderna får täckas med medel från anslag, om inte ändamålet med anslaget hindrar detta. På grundutbildningsnivå får medfinansiering enligt regleringsbrevet göras från verksamhet 11 till verksamhet 12. Medfinansiering kan också ske från ett projekt på verksamhet 12 till ett annat projekt på samma verksamhet under förutsättning att finansiären godkänner detta. All uppdragsutbildning har ett lägre procentpåslag än vad som gäller övrig utbildning när det gäller universitetsgemensam och fakultetsgemensam nivå. Det beror på att uppdragsutbildning inte utnyttjar Studentcentrum och andra resurser som är kopplade till den statligt ersatta grundutbildningen. För institutionsgemensam (IGEM) nivå bör normalt samma procentsats gälla som för övrig utbildning (uppdragsutbildning utnyttjar förmodligen samma resurser på institutionsnivå som övrig utbildning) och därmed är ingen kostnadsreduktion aktuell. OBS! Prefekten/motsvarande kan besluta om att kostnadsreduktion även ska gälla för institutionsgemensam nivå, om så anses vara motiverat. På forskning/forskarutbildningsnivå får medfinansiering enligt regleringsbrevet endast göras från verksamhet 21 till verksamhet 21 och 22. Medfinansiering kan också ske från ett projekt på verksamhet 22 till ett annat projekt på samma verksamhet under förutsättning att finansiären godkänner detta. Projekt inom den uppdragsfinansierade verksamheten 23 ska ha full kostnadstäckning utom för medicinska fakultetens institutioner som utfört forskningsuppdrag åt Västerbottens läns landsting (projekt med finansiärskod 22100). Enheter med försäljningsverksamhet och EU-projekt kan behöva medfinansiera från verksamhet 71 till verksamhet 22. Konteringsregler framgår av bilaga 4.a.
Sid 15 (29) 4.4.3 Rekvisition av externa bidrag Då finansiär så kräver ska beviljade bidrag till utbildning eller forskning rekvireras i särskild ordning. Till grund för rekvisition ska det finnas underlag, d v s kontrakt/gåvobrev/avtal och projektet ska vara registrerat och upplagt i Kontraktreskontran. Vissa finansiärer betalar ut beviljade bidrag utan rekvisition. Som exempel kan nämnas forskningsråden liksom Lions samt stiftelser vid Umeå universitet. Rekvisitioner till svenska bidragsgivare skapas/registreras i Raindance projektmodul. Se separat manual Projektportalen Kontraktsreskontra. Rekvisitioner till utländska bidragsgivare registreras inte i Raindance. Inbetalning av bidrag bokförs först när pengarna kommit in. Institution/enhet ansvarar för att rekvisition av externa bidrag sker med rätt belopp och i rätt tid. 4.4.4 Ekonomisk redovisning Institution/enhet ansvarar för att, på begäran av finansiär, upprätta ekonomisk redovisning. Redovisningen ska i alla delar vara fullständig och rättvisande och utvisa projektets samtliga kostnader och intäkter. Om finansiären tillhandahåller en blankett ska redovisningen göras på denna. I annat fall ska universitetets blankett Ekonomisk redovisning externa bidrag användas. Redovisningen ska undertecknas av projektledaren samt prefekt/motsv. Om finansiären så kräver ska den ekonomiska redovisningen även skrivas under av förvaltande myndighet. I sådant fall sänds den ekonomiska redovisningen till enhetschefen vid som på delegation av universitetsdirektören skriver på för myndigheten. 4.4.5 Transfereringar Transfereringar är vidareförmedling av medel som bokförs i kontoklass 7. Observera att universitet och högskolor inte får betala ut bidrag ur anslagsmedel (verksamhet 11 och 21) såvida myndigheten inte har särskilt bemyndigande enligt regleringsbrevet eller att särskilt medgivande har sökts och beviljats av utbildningsdepartementet. Vidareförmedling av bidrag är enbart tillåtet till medsökande parter som står omnämnda i kontrakt/avtal med finansiär eller i ansökan och att det i kontraktet hänvisas till ansökan. Som exempel på bidrag som ska redovisas som transferering är stipendier som utbetalas till studerande och som finansieras med externa bidragsmedel (verksamhet 12 eller 22). Redovisningsprinciper När universitetet betalar ut bidrag eller vidareförmedlar bidrag till externa mottagare ska konton i kontoklass 7 användas. Det är viktigt att följa definitionen på bidrag: Medel som betalas ut utan krav på motprestation. Finns en motprestation ska utbetalningen istället bokföras som en driftkostnad i kontoklass 5. När utbetalning av ett bidrag bokförs i kontogrupp 77-79, lämnade bidrag, måste alltid finansieringen av bidraget redovisas. Detta sker genom att automatiskt eller manuellt gör en omföring från kontogrupp 30, anslag, eller 35, bidrag, till kontogrupp 73, medel som erhållits för finansiering av bidrag - inomstatligt, eller 74, övriga erhållna medel för finansiering av bidrag. Vilka konton som ska användas beror på var medlen kommer ifrån. Saldot för hela kontoklass 7 ska alltid vara noll vid periodavslut. I resultaträkningen styr kontona mot ett eget avsnitt som heter transfereringar, med delposter för erhållna medel från statsbudgeten, myndigheter respektive övriga och lämnade bidrag. Konteringsregler se bilaga 4.a.
Sid 16 (29) Kontakta alltid om det råder tveksamhet om hur bokföring ska ske. 4.4.6 Valutakonto Valutakontot är ett konto i svensk bank, men som förs i utländsk valuta. Avsikten med valutakonto är att in- och utbetalningar i samma valuta kan hanteras över ett särskilt konto. På detta sätt kan kostnader för valutaväxling och risker för valutafluktuationer undvikas. Umeå universitet har ett valutakonto i euro. Valutakontot får endast användas under förutsättning att universitetet erhåller bidrag direkt från EU-kommissionen i valutan euro projektet har utländsk/a deltagare (gäller inte bidrag från European Research Council (ERC) eller Marie Curie-stipendier) universitetet har koordinatoransvar Endast i de fall förutsättningarna ovan är uppfyllda ska detaljerad information om valutakontot lämnas i samband med ansökan/kontraktsskrivning. Kontonummer 5839-82 565 32 BIC/SWIFT Bankadress IBAN-kod ESSESESS Skandinaviska Enskilda Banken 106 40 Stockholm SWEDEN SE4350000000058398256532 När universitetet erhåller projektmedel från EU ska det belopp som avser bidrag till den egna myndigheten samt till övriga nationella projektdeltagare omgående (så snart beloppet är känt) överföras från valutakontot till universitetets ordinarie bank-/plusgirokonto. Överföringen görs vid (se avsnitt 4.4.6, Fördelning av medel från valutakontot ). Valutakontot får inte användas då universitetet erhåller EU-bidrag och projektet enbart har nationella deltagare, bidraget enbart är avsett för universitetets egna projektkostnader eller medel erhålls från koordinator eller projektdeltagare i annat land (se avsnitt 4.4.7, Konto för övriga betalningar från utlandet ). 4.4.7 Fördelning av medel från valutakontot Institution/enhet informerar om inkommande EU-medel till universitetets valutakonto. Informationen lämnas på blankett EU-projekt koordinatorsmedel. På blanketten, under rubriken Utbetalningsuppdrag, ska det noteras hur medlen ska vidarefördelas. Prefekt/motsvarande daterar och tecknar utbetalningsbesked varefter blanketten snarast möjligt sänds till. Utbetalning från valutakontot till internationella projektdeltagare När medel ska betalas till internationella projektdeltagare sker utbetalning direkt från valutakontot i euro. Utbetalningen utförs av. Institution/enhet lämnar erforderliga uppgifter (bankuppgifter mm) för varje internationell projektdeltagare på blankett Utlandsbetalning
Sid 17 (29) valutakonto. Bifoga en kopia av partens financial identification/motsvarande. Blanketten ska vara underskriven av uppgiftslämnaren. Prefekt/motsvarande tecknar utbetalningsorder. Utbetalning från valutakontot till institution/enhet Medel som ska användas i universitetets egen verksamhet växlas in från valutakontot av till institution/enhet enligt utbetalningsuppdraget som givits på blankett EUprojekt koordinatorsmedel. Bokföring sker på konto 3712, Bidrag från EU:s institutioner, och på angivet projektkonto. Utbetalning från institution/enhet till nationella projektdeltagare Institution/enhet gör utbetalningar av medel till nationella projektdeltagare från institutionens/enhetens projektkonto. Blankett Faktura/Utbetalning svenska fylls i och sänds tillsammans med erforderligt betalningsunderlag till vårt skanningsföretag. Institution/enhet ska dessförinnan ha kontrollerat att mottagaren av medlen finns upplagd i leverantörsregistret. Om så inte är fallet ska erforderliga uppgifter snarast sändas till som handhar uppdatering av registret. Utbetalning bokförs på konto enligt nedan med fullständig kontosträng. Betalningsmottagare Konto Benämning Utbetalning till svensk, ej statlig, projektdeltagare Utbetalning till svensk, statlig, projektdeltagare 2602 Avräkning EU-medel svenska deltagare, ej statliga, 7713 Bidrag till övriga statliga myndigheter EU-medel Ränta på valutakontot Ränteintäkter som uppkommer på valutakontot får användas i projektet under förutsättning att det har fastställts av EU i kontrakt/avtal. Räntan ska då stå kvar på valutakontot för att sedan användas vid nästa utfördelning till internationella projektdeltagare. Saknas information i kontrakt/avtal om att räntan får användas i projektet ska den överföras från valutakontot till universitetets räntekonto. Räntan får inte disponeras av universitetet utan ska utbetalas till Riksgäldskontoret (RGK). Överföring/utbetalning görs av. Avstämning Avstämning av valutakontot, 1983, samt avräkningskontona, 2600, 2601 och 2602, utförs vid. Kontona ska vara noll då samtliga medel utfördelats. 4.4.8 Konto för övriga betalningar från utlandet Valutakontot får inte användas då universitetet erhåller EU-bidrag och projektet enbart har nationella deltagare bidraget enbart är avsett för universitetets egna projektkostnader medel erhålls från koordinator eller projektdeltagare i annat land I samtliga fall då förutsättningarna för användandet av valutakontot inte är uppfyllda (se avsnitt 4.4.6) ska inbetalningar från utlandet, oberoende av valuta, göras till kontot för övriga betalningar från utlandet. Information om bankkonto lämnas i samband med ansökan/kontraktsskrivning.
Sid 18 (29) Kontonummer 5439-10 012 76 BIC/SWIFT Bankadress IBAN-kod ESSESESS Skandinaviska Enskilda Banken 106 40 Stockholm SWEDEN SE5350000000054391001276 4.5 Avgiftsfinansierad verksamhet 4.5.1 Förutsättningar för avgiftsfinansierad verksamhet Enligt Avgiftsförordningen får myndigheter bara ta ut avgifter, d v s ta betalt, för varor och tjänster om det följer av en lag, förordning eller särskilt regeringsbeslut. Regleringsbrevet Enligt regleringsbrevet (regeringsbeslut) har universiteten tillstånd att ta ut följande avgifter: Uppdragsutbildning Med uppdragsutbildning avses utbildning som anordnas mot avgift från annan än enskild som uppdragsgivaren utser deltagarna till. Uppdragsutbildning ges enligt reglerna i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor och förordning (2007:223) om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare. Uppdragsforskning Högskoleprov För anmälan till högskoleprov får universitet och högskolor enligt 7 kap 21 högskoleförordningen (1993:100) ta ut en avgift om 450 kronor. Avgiften tas in av UHR som sedan vidareförmedlar en del av avgiften till Umeå universitet. Biljett- eller programintäkter De lärosäten som i samband med slutproduktioner för avgångsstudenter inom konstnärlig utbildning säljer biljetter eller program får disponera eventuella avgiftsintäkter i verksamheten. Avgifterna ska bidra till att finansiera verksamheten utan krav på full kostnadstäckning. Inträde till museum Umeå universitet m fl får ta ut avgifter utan krav på full kostnadstäckning från besökare för inträde till den museiverksamhet som universitetet ska förvalta. Avgifterna ska bidra till att finansiera verksamheten. Upplåtande av bostadslägenhet Enligt 9a förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning får universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434) ingå hyresavtal för bostadslägenheter för att
Sid 19 (29) upplåta lägenheten i andra hand till utländska studenter inom utbytesprogram med andra länder eller till gästforskare under förutsättning att de inte är anställda vid myndigheten. Vid sådan upplåtelse ges universitetet rätt att utan krav på full kostnadstäckning ta ut avgift för hyran från studenten eller gästforskaren och har rätt att disponera den avgiftsintäkt som då uppstår. Avgiftsförordningen Utöver de avgifter som en myndighet tar ut med ett särskilt författningsmässigt stöd, kan myndighet ta ut avgifter med stöd av det generella bemyndigande (en undantagsregel) som ges i 4 Avgiftsförordningen. De varor/tjänster som universitetet kan ta betalt för enligt 4 är följande: tidskrifter och andra publikationer informations- och kursmaterial konferenser och kurser rådgivning och annan liknande service lokaler utrustning offentlig inköps- och resurssamordning tjänsteexport automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift upplysningar per telefon, om den service myndigheten därmed tillhandahåller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt sekretesslagen (1980:100) och förvaltningslagen (1986:223) Universitetet får bara ta ut avgifter för varor och tjänster enligt ovan om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med detta menas att de sammanlagda intäkterna enligt punkterna ovan inte får uppgå till mer än 5 % av universitetets totala kostnader under budgetåret. Principen om full kostnadstäckning gäller även som huvudregel vid försäljning som sker med stöd av 4 Avgiftsförordningen. I undantagsfall, för att inte motverka syftet med verksamheten, kan det vara motiverat att endast en del av självkostnaden täcks. Som exempel kan nämnas försäljning till studenter av kompendier och annat studiematerial som producerats vid institutionen/enheten. 4.5.2 Fakturering - externa kunder Institution/enhet fakturerar samtliga externa kunder. Exempel på kundkategorier är: statliga myndigheter, kommuner, landsting, företag, organisationer och privatpersoner (t.ex. studenter). Huvudregeln är att samtliga kunder till Umeå universitet, oavsett fakturabeloppets storlek, alltid ska faktureras. Eventuellt undantag från huvudregeln medges endast efter överenskommelse med. Som en följd av reglerna om motpartsavstämning (Förordning om myndigheters bokföring 21 samt ESV:s föreskrifter till nämnda paragraf) ska statliga myndigheter, vid försäljning av varor och tjänster (uppdragsforskning/uppdragsutbildning) till andra myndigheter, alltid använda sig av fakturering. Här medges inga undantag. Anledningen till detta är att få en rättvisande bild av förhållandet fordringar/skulder mellan statliga myndigheter vid bokslut. Information om betalningsvägar och betalningsanvisningar finns på anställdawebben under rubrikerna: Stöd och service/fördjupningar/ekonomi/betalning IN och UT. Från och med den 1 juli 2008 ska statliga myndigheter, enligt beslut av regeringen, hantera sina fakturor elektroniskt (Svefaktura). För att skicka elektronisk faktura till kommuner, landsting, företag och organisationer m fl måste det finnas en ömsesidig överenskommelse.
Sid 20 (29) Till grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett underlag, som visar vad fakturan grundas på. Detta faktureringsunderlag, där den fullständiga konteringen ska noteras, ska utgöra en del av fakturan/verifikatet och ska skrivas under av den som upprättat underlaget. Underlag för fakturering kan upprättas på blankett Fakturaunderlag extern faktura. I texten på fakturan ska det klart framgå vad man tar betalt för, dvs vilken typ av vara eller tjänst det gäller. Om möjligt bör hänvisning ske till kontrakt eller avtal. En faktura ska enligt mervärdesskattelagen innehålla uppgift om: Fakturadatum Unikt löpnummer Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer/vat-nummer krävs i vissa fall, se, kap. 6, bilaga 6 c Säljarens och köparens namn och adress Varornas eller tjänsternas art, mängd, respektive omfattning Datum då varorna omsatts respektive då tjänsten utförts Beskattningsunderlag för varje momssats, dvs det belopp som momsen räknas på Tillämpad momssats Den moms som ska betalas Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet hänvisning till relevanta bestämmelser i mervärdesskattelagen eller i det 6:e mervärdesskattedirektivet. Information om momsfria varor och tjänster finns i, kapitel 6. All fakturering ska ske via Raindance KundFakturaPortal. Det är inte tillåtet för institution/enhet vid Umeå universitet att upprätta egenhändigt konstruerad faktura för distribution utanför universitetet. 4.5.3 Kundreskontra För registrering av kundfaktura hänvisas till Raindance KundFakturaPortal. Kundregistret i Raindance upprättas och underhålls centralt vid. Om en kund saknas i registret måste uppgifter om kunden läggas in innan fakturan kan registreras i systemet. Institution/enhet lämnar erforderlig information om ny kund eller ändring av befintlig kund på blankett Registervård extern kund och sänder den via mail eller internpost till. Verifikationsdatum som anges i kundreskontran styr vilken period intäkten redovisas på. Datum för slutgodkännande/attest blir fakturadatum. Intäkten ska redovisas på den period då varan levererats Alla kundfakturor arkiveras from 2012 elektroniskt. Faktureringsunderlag/bilagor arkiveras vid respektive institution/enhet i två år varefter de överlämnas till för slutlig arkivering och gallring efter 10 år.
Sid 21 (29) Kreditering - externa kunder Kreditering/delkreditering av kundfaktura utförs på respektive institution/enhet. Kreditering sker i huvudsak till följd av att fakturabeloppet är fel eller till följd av reklamation eller retur. När kund och fakturautställare är överens om behovet av rättelse ska kreditfaktura registreras och skickas till kunden. I normalfallet skickas kreditfaktura till kunden som vilken annan faktura som helst. I KundFakturaPortalen söks den ursprungliga kundfakturan fram och i meddelandefältet noteras anledningen till krediteringen liksom hänvisning till kreditfakturans fakturanummer och den nya korrekta kundfakturans fakturanummer. Makulering kundfaktura Inför varje periodavslut ska institution/enhet slutbehandla och definitivsätta ofullständiga, ej godkända fakturor. Om detta inte är möjligt flyttas fakturan till nästa period av. Vid årsbokslut makuleras samtliga fakturor med status NY eller PREL då det inte går att flytta dessa till period 1 kommande år. Om fel kund valts vid upprättande av kundfaktura och fakturan inte är färdigbehandlad och godkänd (status NY eller PREL) ska den makuleras. Rutin för makulering av kundfaktura är beskriven i Raindance KundFakturaPortal. I meddelandefältet på den ursprungliga kundfakturan ska anledningen till makuleringen noteras och eventuell hänvisning till den nya korrekta kundfakturans fakturanummer.