Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2015:3 beslutade den 8 juni 2015. Rekryteringsmyndigheten föreskriver följande med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 1 Handlingarna i bilagan till dessa föreskrifter ska gallras under angivna förutsättningar. 2 Ansvaret för att gallring görs åligger den befattningshavare som har ansvaret för handlingen. När det gäller uppgifter i automatiserade register (motsv.) ligger ansvaret även hos den systemansvarige för respektive system. 3 Uppgift om vem som är systemansvarig för Rekryteringsmyndighetens olika IT-system framgår av bilaga till Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB ) med myndighetens arbetsordning. 4 Rekryteringsmyndighetens arkivarie har det övergripande ansvaret för att handlingarna gallras. Ansvaret innebär att ta fram nödvändiga rutiner för hur gallringen ska gå till och att fortlöpande kontrollera att gallringen genomförs. Dessa bestämmelser träder i kraft den 1 juli 2015 och samtidigt upphävs Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB 2011:14) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. BIRGITTA ÅGREN Kjell Kastman
RIB 2015:3 Sida 2 Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handlingstyp Gallringsfrist Annmärkning Reklam, broschyrer etc. Gallras direkt efter bedömning. Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Gallras direkt efter bedömning. Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post Gallras direkt efter bedömning. Ska om möjligt överlämnas till rätt mottagare eller återsändas till avsändaren. Information som inte Gallras direkt efter bedömning. berör myndighetens verksamhet. SPAM Gallras direkt efter bedömning. Överförs till en särskild mailserver. Gallras efter beslut av myndighetens E-post som innehåller skadlig programkod. Information som lagrats på PC under Internetanvändning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. Samtalslistor i mobiltelefon eller motsvarande. Gallras direkt efter bedömning. Gallras efter 1 månad. arkivarie. Överförs till en särskild mailserver. Gallras av avdelningen för central produktion. Gallras av varje enskild användare.
RIB 2015:3 Sida 3 Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Bokningsbekräftelser och dylikt. Kursdokumentation. Gallras direkt efter bedömning eller när de inte längre behövs Gallras när de inte längre Gallras när de inte längre innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Kurser, seminarier eller motsvarande. Dokumentation från externa kurser, utbildningar eller motsvarande. Allmänna frågor (oftast e- post). Loggar för e-post och fax som inkommit till myndigheten. Svar på Rekryteringsmyndighetens enkäter, förfrågningar m.m. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. Begäran om information enligt 26 PUL (registerutdrag). Kvittenslista för värdeförsändelser. Begäran att få ta del av en allmän handling. Gallras när sammanställning gjorts och underlaget inte längre Gallras direkt efter bedömning. Gallras när de inte längre innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Gallras av avdelningen för central produktion. innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende.
RIB 2015:3 Sida 4 Upprättade handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse Gäller oberoende av medium (papper, datalagrat) Övertaliga kopior och Gallras när ärendet avslutas. dubbletter i ett ärende. ett arkivexemplar finns Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning. Register över besökare vid Rekryteringsmyndigheten. Flexrättelser Flexlistor Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tidredovisning. Kallelser till möten som protokollförs. Mötesanteckningar. Säkerhetskopior/ backuper. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). Information enligt 26 PUL (registerutdrag). Utlämnande av allmän handling. Anmälan om missförhållanden till socialnämnden. Kvittensbok för inlämnade värdeförsändelser. Gallras när ärendet avslutas. Gallras när sammanställning gjorts och underlaget inte längre Gallras efter införande. Gallras efter kontroll. Gallras när protokoll upprättats och justerats. Gallras enligt gällande driftsinstruktion. bevarat. det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. anteckningarna inte innehåller beslut eller sakuppgifter av betydelse. de inte behövs för framtagande av arkivexemplar.
RIB 2015:3 Sida 5 Fotografier som tas i samband med mönstring. Uppgifter på myndighetens webbplatser och intranät (Insidan). Gallras efter att den totalförsvarspliktige har genomfört sin grundutbildning. uppgifterna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande och att ingen oavsiktlig gallring sker. Administrativa uppgifter som öppettider m.m. behöver inte överföras. Säkerhetsloggar Efter genomförd kontroll. Se RIB 2011:10 Loggar för e-post och fax som utsänts från myndigheten. Gallras av avdelningen för central produktion.
RIB 2015:3 Sida 6 Inkomna handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar E-post till myndighetens officiella adress. E-post som är adresserad/ankommen till handläggare. Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Magnetband, disketter, optiska skivor från andra myndigheter. Gallras av registrator två veckor efter att e-posten vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. Gallras när den inte längre Gallras efter mottagandet. Gallras efter konvertering. E-post som ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende skrivs ut och bevaras. E-post som ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende skrivs ut och bevaras. Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Se myndighetens strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Vid överföring av uppgifter till Plis och Syom gäller särskilda regler.
RIB 2015:3 Sida 7 Upprättade handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Dokument/fil Gallringsfrist Anmärkning Felaktiga uppgifter i ADBfiler Gallras efter rättning. av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. ADB-upptagningar och Gallras efter överföring. mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. ADB-upptagningar som endast framställts för Gallras när det inte längre överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Uppgifter på Rekryteringsmyndighetens webbplatser och intranät (Insidan) som rättas. Gallras efter rättning.