Kommunala er för Valadministration Version 2.0 Kommunala er för Valadministration Valadministration Version 2.0 Publicerad: 2013-10-22 Skapad av: Cecilia Andersson Godkänd av: Anders Nordh, SKL
Kommunala er för Valadministration Innehållsförteckning Sida 2 (av 24) Version 2.0 Innehåll Sida Försättssida 1 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning 3 Valadministration - Översikt ansvarsområden 4 Förklaring av använda symboler 5 Hjälpavsnitt - Webbnavigering 6 Valadministration - Översiktsmodell 7 1 Dimensionera valdistrikt och valkretsar - Översiktsmodell 8 1a Dimensionera distrikt och kretsar - Simbanemodell 9 1b Besluta dimensionering - Simbanemodell 10 2 lokaler - Simbanemodell 11 3 - Översiktsmodell 12 3a - Simbanemodell 13 3b valdagen - Simbanemodell 14 4 intern/extern information - Simbanemodell 15 5a personal före val - Simbanemodell 16 5b personal efter val - Simbanemodell 17 6 utbildning - Simbanemodell 18 7 transporter - Simbanemodell 19 8 - Simbanemodell 20 9 Hantera övriga förtidsröster - Scenariomodell 21 10 valdag - Simbanemodell 22 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning - Simbanemodell 23 12 lagerhållning - Scenariomodell 24
Kommunala er för Valadministration Sida 3 (av Sida 24) 3 (av 24) Version 2.0 Sammanfattning Syftet med detta dokument är att beskriva valadministrativa er vid kommuner. Örebro kommuns beskrivning har legat till grund för normalen men med vissa tillägg och modifikationer efter intervjuer med andra kommuner. Ikonen för rollen röstmottagare gäller både röstmottagare och ordförande i valdistrikt. Ikonen för rollen servicecenter gäller även personal i reception/växel/bibliotek eller övrig personal som behöver valinformation.
Valadministration Valadministration Sida 4 (av 24) Version 2.0 Utbildar även Länsstyrelsernas regionala valmyndighet Valmyndigheten Planera och samordna genomförande av RKL-, EP- och Sametingsval och även Folkomröstning Utveckla och underhålla IT-stöd för val, som ex. Valdatasystemet Ta fram manualer och utbildnings Framställa Röstkort, Valsedlar, Röstlängd, Väljarförteckning och annat val Fördela mandat mellan partier och fastställa ledamöter till Riksdag och Europaparlamentet Länsstyrelsen Regional valmyndighet Ansvarsområden Valadministration Kommunal valnämnd Besluta om valdistrikt Genomföra slutlig rösträkning Fastställa resultat av Kommunfullmäktigeval och Landstingsfullmäktigeval Utse röstmottagare Besluta om vallokaler Ansvara för Genomföra preliminär rösträkning Betala arvoden och hyror Utbilda röstmottagare Utbildar även Kommunala valnämnder
Kommunala er för Valadministration Förklaring av använda symboler Sida 5 (av 24) Version 2.0 Roller Flöden mellan roller En roll grupperar ett antal aktiviteter som kräver en definierad kompetens för att aktiviteterna skall kunna utföras. Om rollen avser ett IT-stöd avses med kompetens IT-stödets funktionalitet. Rollen besätts av aktörer som kan utföra rollens alla aktiviteter. Flöden visas som pilar, som sammankopplar flödets avsändarroll och flödets mottagarroll. Flödets riktning indikeras av pilspetsen. För dubbelriktade pilar går flödet i steg 1 (frågan) i den ifyllda pilspetsens riktning, och i steg 2 (svaret) i motsatt riktning. Verksamhetsroll Personroll IT-applikationsroll eprocessroll En verksamhetsroll (roll) är en gruppering av aktiviteter och roller. En verksamhetsroll fungerar i sig som en enda roll, men aktiviteterna utförs av de underliggande rollernas aktörer. Aktörerna i en personroll är individer med den kompetens som krävs för att utföra rollens aktiviteter. Aktörerna i en IT-applikationsroll är specifika IT-applikationer och IT-stöd, t.ex. ekonomisystem eller ordersystem som har den funktionalitet som aktiviteterna i rollen kräver. En eprocessroll representerar ett IT-stöd som bearbetar och styr elektroniska informationsflöden i en. Meddelande (enväg) Meddelande (fråga/svar) Användargränssnitt (enväg) Ett informationsflöde av typen envägsmeddelande. Informationen kan transporteras på olika sätt, t.ex. via e-post, SMS, fax eller brev. Meddelandet kan även vara en överföring mellan två IT-applikationer. Vid en sådan överföring är informationen formaterad efter någon standard, ofta XML eller EDI (SFTI, EDIFACT eller ANSI X12). Ett informationsflöde av typen fråga/svarsmeddelande. Aktörer i den mottagande rollen tar emot meddelanden och ger direkt svar. Telefonkonversationer, frågor mot en eregisterroll eller utväxlande av information via programgränssnittsanrop (API-anrop) är exempel på fråga/ svarsmeddelanden. Ett informationsflöde av typen envägsmeddelande. Informationen hanteras via användargränssnitt av aktörer i en personroll. Användargränssnittet kan vara t.ex. ett formulär i en webbläsare. eregisterroll En eregisterroll hämtar/lagrar/hanterar elektronisk information med en specifik struktur och betydelse. Informationen kan vara lagrad i t.ex. en relationsdatabas. Användargränssnitt (fråga/svar) Ett informationsflöde av typen fråga/svarsmeddelande. Informationen hanteras via användargränssnitt av aktörer i en personroll. Användargränssnittet kan vara t.ex. ett formulär i en webbläsare. Dokumentroll En dokumentroll sparar/samlar information med ett förutbestämt syfte, t.ex. årsredovisningar från bolag. Indirekt informationsflöde Ett indirekt informationsflöde är ett flöde där informationen skickas från en avsändarroll till en mottagarroll via en mellanlagringsroll. För aktören i mottagarrollen innebär det att den erhåller informationen via mellanlagringsrollen. Platsroll En platsroll representerar fysiska områden (ofta byggnader) t.ex. centrallager eller lokala säljkontor. Aktörer i rollen utför aktiviteter som t.ex. lagra produkt eller inhysa säljare. Fysiskt flöde Ett fysiskt flöde mellan aktörer i två olika roller. Det fysiska flödet kan vara t.ex. varor eller produkter. Aktörerna i en av rollerna kan vara en fysisk plats, exempelvis ett lager. Version 4.2
Kommunala er för Valadministration Hjälpavsnitt - Webbnavigering Sida 6 (av 24) Version 2.0 Klicka visa alla sidor i dokumentet Använd zoom och panorering för att se detaljerna Klicka ned en nivå i viss verksamhets. Tryck ner Alt och klicka skriv en kommentar (endast om modellen är publicerad med Visuera Cloud Services) Tryck ner Ctrl och klicka visa utökad beskrivning Klicka visa informationsstruktur webbformulär eller metadata
Valadministration Sida 7 (av 24) Version 2.0 1 Dimensionera valdistrikt och valkretsar 2 lokaler 3 4 intern/extern information 5a personal före val 6 utbildning 7 transporter 8 Återställa efter avslut 9 Hantera övriga förtidsröster 10 valdag 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 12 lagerhållning Valadministration 5b personal efter val Betala arvoden Valresultat
1 Dimensionera valdistrikt och valkretsar Sida 8 (av 24) Version 2.0 1a Dimensionera distrikt och kretsar 1b Besluta dimensionering 2 lokaler 1 Dimensionera valdistrikt och valkretsar
1a Dimensionera distrikt och kretsar 1a Dimensionera distrikt och kretsar Sida 9 (av 24) Version 2.0 1. Förändring i befolkningsstatistik 1 Rutinbeskrivning Dimensionera valdistrikt och valkretsar 1 Checklista Dimensionering valdistrikt och valkretsar 1b Besluta dimensionering Kontrollera information och statistik från Länsstyrelsen och Valmyndigheten Överlämna statistik Överlämna underlag Dimensionera valdistrikt Dimensionera valkretsar Skapa beslutsunderlag Kommunens statistiker Komplettera med kommunens prognos Ta fram kartunderlag
1b Besluta dimensionering 1b Besluta dimensionering Sida 10 (av 24) Version 2.0 1a Dimensionera distrikt och kretsar 1. Fastställd dimensionering 2 lokaler Överlämna beslutsunderlag Ej Godkänd Använd senast beslutade dimensionering Använd ny dimensionering Valnämnden Godkänna beslutsunderlag Beslut Nej Beslut Nej Beslut Ja Kommunstyrelsen Godkänd Godkänna beslutsunderlag Beslut Nej Beslut Ja Kommun Fullmäktige Beslut (senast 31 oktober) Beslut Ja Länsstyrelsen Fastställa KF-beslut (senast 1 dec.)
2 lokaler 2 lokaler Sida 11 (av 24) Version 2.0 1b Besluta dimensionering 1. Valdag beslutad 2. Se vallagen för detaljer 2 Rutinbeskrivning lokaler 2 Checklista lokaler 3 Ej Godkänd Inventera och boka lokaler för och valdagen Inventera och prel. boka röstningslokaler Inventera behov av nya röstningslokaler Besiktiga nya lokaler enl. kravspec. och ev. prel.boka Godkänna lokal Bekräfta bokning Fastställa policy Godkänd Godkänd Valnämnden Besluta om lokal Ej Godkänd Uppdatera valdatasystemet Valdatasystemet
3 Sida 12 (av 24) Version 2.0 3a 3b valdagen 4 intern/ extern information 3
3a 3a Sida 13 (av 24) Version 2.0 3 1. Materialbehov 3 Rutinbeskrivning 3 Checklista 3b valdagen 4 intern/extern information 8 Dimensionera Dimensionera Kontrollera leveranser Producera egna trycksaker Komplettera inredning Packa inför Ordf.- Rösmottagare Beställa Leverera Genomföra Kontrollera Lokal för röstmottagning Leverera Valdatasystemet
3b valdagen 3b valdagen Sida 14 (av 24) Version 2.0 3a 3a Rutinbeskrivning valdag 3a Checklista valdag 10 valdag 2. Materialbehovet tillgodosett 4 intern/extern information Packa inför valdagen Packa ordförandepåse Hämta/lämna Återlämna Ordf.- Rösmottagare Genomföra val Lokal för röstmottagning Leverera Plocka ihop Arkivera /utrustning Materiallager /centralförråd
4 intern/extern information 4 intern/ extern information Sida 15 (av 24) Version 2.0 3b valdagen 1. Behov av information 4 Rutinbeskrivning information 4 Checklista information 2. Informationen tillgodosedd 5a personal före val Inventera befintlig information på olika plattformar Uppdatera information Skapa manus till kungörelse Skapa media rutin Fastställa informationsstrategi Valnämnden Överlämna manus Informera berörd personal Kommunikationsavdelningen Publicera på olika plattformar Beställa annonsplats Lokalpress Servicecenter
5a personal före val 5a personal före val Sida 16 (av 24) Version 2.0 4 intern/extern information 5 Rutinbeskrivning personal 5 Checklista personal 6 utbildning Se över behovet av röstmottagare Uppdatera befintligt register Sända förfrågan Uppdatera register utifrån svar Nyrekrytera Placera röstmottagare Behov av ersättare Sända bekräftelse Kontrollera arvodesunderlag Ersätta sena återbud Behov finns inte Svara på förfrågan Ordf.- Rösmottagare Lämna underlag Beslutar Valnämnden Utse röstmottagare per valdistrikt Sända underlag 1. Se vallagen Löneenheten Röstmottagare motsvarar här all personal som måste få utbildning
5b personal efter val 5b personal efter val Sida 17 (av 24) Version 2.0 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 1. Uppdrag slutfört 5b Rutinbeskrivning personalarvoden 5b Checklista personalarvoden 2. Röstmottagare och övrig personal erhållit rätt ersättning Betala arvoden Kontrollera, räkna och attestera tidrapporter Rapportera tid Ordf.- Rösmottagare Skicka attesterad tidrapport Löneenheten Betalar ut arvoden
6 utbildning 6 utbildning Sida 18 (av 24) Version 2.0 5a personal före val 1. Se valmyndighetens utbildnings www.val.se 6 Rutinbeskrivning utbildning 6 Checklista utbildning 7 transporter Kontrollera ev. nyheter, planera och schemalägga utbildning Boka lokal med förtäring Planera innehåll och Inbjuda till utbildningstillfällen Registrera inkomna svar Kontrollera svarsfrekvens Sända kallelse Genomföra utbildning Anmäla sig Ringa de som inte svarat Delta i utbildning Ordf.- Rösmottagare Röstmottagare motsvarar här all personal som måste få utbildning, från kommunen. De kommuner som har Vals eller Valman kan hantera utbildning via systemet
7 transporter 7 transporter Sida 19 (av 24) Version 2.0 6 utbildning 1. Transportbehov finns 7 Rutinbeskrivning transporter 7 Checklista transporter 2. Transportbehov tillgodosett 8 Dimensionera transporter Göra schema Uppdatera transportpärmen Packa bilar (även efter val) Boka bilar/köpa transp.tjänst Genomföra transporter Extern leverantör Hämta bilar Söka parkeringstillstånd Lämna tillbaka bilar Länsstyrelsen Garage / hyrfirma
8 8 Sida 17 (av 24) Version 2.0 7 transporter 3a 1. Process 2,3,5 och 6 ska vara klara. Se valmyndighetens manual 8 Rutinbeskrivning 8 Checklista 9 Hantera övriga förtidsröster 2. Förtidsröstning säkerställd 12 lagerhållning Återställa efter avslut Leverera Iordningställa lokaler Öppna servicetelefon Hämta/lämna förtidsröster Sortera ytterkuvert Väljare från egen kommun Nej Ja Packa och plombera per valdistrikt Avsluta Sortera ytterkuvert Väljare från egen kommun Nej Ja Transportera bort och utrustning Återställa lokaler Ordf.- Rösmottagare Identifiera sig Fylla i väljarförteckning Lämna över valkuvert Lämna röstkuvert Räkna väljarförteckning och ytterkuvert Paketera i omslag Registrera i valdatasystemet Registrera i valdatasystemet Väljare Förtidsrösta Posta till andra kommuner Posta till andra kommuner Valdatasystemet Extern kommun
9 Hantera övriga förtidsröster Sida 21 19 (av 24) Version Version 2.0 2.0 8 9 Rutinbeskrivning Hantera övriga förtidsröster 9 Checklista Hantera övriga förtidsröster 10 valdag 9 Hantera övriga förtidsröster 1. IN: Förtidsröstning före valdag i annan kommun - Hämta förtidsröster från andra kommuner på Posten - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet - Packa och plombera per valdistrikt - Låsa in till valdagen UT: Förtidsröstning säkerställd 2. IN: Förtidsröstning utomlands - Hämta utlandsröster på Posten - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet - Packa och plombera per valdistrikt Ambassadröst, vit eller brevröst, gul Vit Gul Låsa in till valdagen Låsa in till valnämndens preliminära rösträkning 3. IN: Förtidsröstningslokal öppen på valdagen Väljare har förtidsröstat - Hämta förtidsröster från valdagen - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet Väljare från egen kommun Beslut Nej Beslut Ja Posta till respektive kommun Packa och plombera per valdistrikt Låsa in till valnämndens preliminära rösträkning
10 valdag 10 valdag Sida 21 (av 24) Version 2.0 9 Hantera övriga förtidsröster 3a 1. Se Valmyndighetens manual. 10 Rutinbeskrivning valdag 10 Checklista valdag 2. Preliminärt valresultat 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning Ta fram inlåsta förtidsröster Duka upp inför hämtning Öppnar telefonjour Hämta/lämna förtidsröster Genomföra transporter (Förtidsröster, Material, Bud, Valskjuts) och håller telefonjour Transportera valkassar Låsa in röd valkasse till valnämndens preliminära rösträkning Transportera valkassar Ordf.- Rösmottagare Se Valmyndihetens manual för genomförande val 3. Återställa lokal Länsstyrelsen
11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning Sida 22 (av 24) Version 2.0 10 valdag Utrusta lokalen 1. Onsdag efter valdagen. Se Valmyndighetens manual Ta fram inlåsta röster och röstlängder Duka upp efter valkrets 11 Rutinbeskrivning Utföra valnämndens preliminära rösträkning 11 Checklista Utföra valnämndens preliminära rösträkning 2. Preliminärt valresultat Transportera valkassar 5b personal efter val Betala arvoden 12 lagerhållning Valnämnden Informera Invänta kungjort klockslag Genomföra valnämndens preliminära rösträkning Packar enligt Valmyndighetens rutin Kvittera leverans Transportera valkassar Länsstyrelsen Rapportera resultat Valdatasystemet
12 lagerhållning 12 lagerhållning Sida 24 23 (av 24) Version 2.0 2.0 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 8 Återställa efter avslut 12 Rutinbeskrivning lagerhållning 12 Checklista lagerhållning 12 lagerhållning Förrådspersonal IN: Valnämndens preliminära rösträkning avslutad - Rensa och sortera och utrustning - Underhålla och utrustning - Arkivera enligt fastställd arkiveringsplan UT: Beredskap för nytt val - Ajourhålla register över röstmottagare - Uppdatera lokalförteckning