Kompetensbaserat chefsurval
Kompetensbaserat chefsurval - Polisens nationella metod för chefsförsörjning och chefsrekrytering Kompetensbaserat chefsurval är det vinnande konceptet för alla inblandade. Chefen - medarbetarna - och de vi är till för. Hållbar chefsförsörjning skapar vi genom att attrahera och identifiera personer med rätt kunskaper, erfarenheter, egenskaper och attityder att klara jobbet som chef. Det är avgörande för Polisens uppdrag. Elisabeth Bjar, HR - Direktör, Rikspolisstyrelsen BAKGRUND Rikspolisstyrelsen inrättade 2007 Polisens chefs- och ledarcenter i syfte att säkra nationell enhetlighet för chefsförsörjning och chefsutveckling. Enhetligheten innefattar en nationell metod för urval till chefsförsörjningsprogram samt vid chefsrekrytering. Metoden kallas Kompetensbaserat chefsurval och bedömningen utgår från Polisens ledarkriterier. Rikspolisstyrelsen antog i oktober 2008 Polisens ledarkriterier 1 som är framtagna utifrån dåvarande Polisens chefspolicy, numera integrerad i Polisens medarbetarpolicy 2. Polisens sex ledarkriterier är: Mål och resultat Analys och helhetssyn Utveckling och förändring Social säkerhet Muntlig och skriftlig kommunikation Skapa delaktighet och motivation För varje kriterium beskrivs specifika krav på chefer på de tre ledarnivåerna strategisk, indirekt och direkt. Stegen i Kompetensbaserat chefsurval är huvudsakligen samma vad gäller urval till chefsförsörjningsprogram som vid chefsrekrytering. 1 Rikspolisstyrelsen, Dnr:POA-400-6166/10, Polisens Ledarkriterier (2011) 2 Rikspolisstyrelsen, Dnr:HR-778-4876/08 Bild 1. Broschyr Polisens ledarkriterier
VAD POLISEN VILL UPPNÅ MED KOMPETENSBASERAT CHEFSURVAL En gemensam, nationell syn på ledarskap enligt Polisens ledarkriterier Ett chefsurval som svarar mot verksamhetens behov Attrahera och identifiera/rekrytera personer med goda förutsättningar att klara chefsuppdraget En enhetlig, standardiserad, objektiv och transparent process för chefsförsörjning och chefsrekrytering 3 En resurseffektiv urvalsmodell ATTRAHERA Kompetensbaserat chefsurval följer Polisens rekryteringspolicy och Polisens rekryteringsprocess. Urvalsfasen föregås därför alltid av en attraherafas med annonsering och information till målgruppen som beskriver kravprofil samt sök- och urvalsprocess. KOMPETENSBASERAD PERSONBEDÖMNING Personbedömningen ger svar på den sökandes grundläggande personliga förutsättningar. Sökande genomför två personbedömningsinstrument via internetlänk. MAP (Measuring and Assessing individual Potential) Matrigma 3 Rikspolisstyrelsen, Dnr:HR-700-1178/09, Beslut om nationell policy och riktlinjer rörande rekrytering inom Polisen MAP bedömer grundläggande förutsättningar i personligheten hur nära man har till olika beteenden. MAP är uppbyggt enligt den s.k. femfaktor-teorin som utifrån forskning visar att det huvudsakligen är fem faktorer som utgör vår personlighet. Under dessa fem huvudskalor finns tillsammans 25 underskalor. Matrigma är ett instrument som bedömer den en s.k. G-faktorn, individens generella problemlösningsförmåga. Den avgör hur snabbt man ser samband mellan flera olika faktorer samt förmågan att kunna kombinera information och dra slutsatser. G-faktorn har i omfattande forskning visat sig vara den enskilt viktigaste faktorn för att förutsäga en människas kommande arbetsprestation 4. Högst är sambandet i komplexa arbetsroller såsom chefs- och ledarskap. Utvalda skalor i MAP och Matrigma har kopplats till Polisens ledarkriterier. När personbedömningen används i en chefsförsörjningsprocess finns nedre gränsvärden för att avgöra om en sökande ska gå vidare till urvalsprocessens nästa steg. Värden under en viss nivå indikerar att den sökande inte har tillräckligt nära till vissa beteenden som är önskvärda och nödvändiga för ledarskapet enligt Polisens ledarkriterier. Resultatet av bedömningen görs i termer av Tillräckliga förutsättningar respektive Ej tillräckliga förutsättningar för varje ledarkriterium. 4 Hunter, J.E., & Schmidt, F.L. & Le, H (2006). Implications of direct and indirect range restriction for meta-analysis methods and findings. Journal of Applied Psychology, 91 594-612. (Table 3).
Vid chefsrekrytering finns inga givna gränsvärden. I planeringsprocessen inför en specifik chefstillsättning beslutas om det finns skäl att ställa speciella gränsvärdeskrav för just den befattningen. Likaså kan det ibland behövas en dialog om något ledarkriterium är viktigare och mer prioriterat än något annat. ATTRAHERA KOMPETENSBASERAD PERSONBEDÖMNING KOMPETENSBASERAD INTERVJU KOMPETENSBASERAD REFERENSTAGNING ASSESSMENT CENTER* KOMPETENSBASERAD ÅTERKOPPLING Bild 2. Moment i kompetensbaserat chefsurval *Momentet kan tillkomma vid urval efter särskilt beslut KOMPETENSBASERAD INTERVJU Intervjun ger svar på hur sökanden använder sina förutsättningar, vad som faktiskt görs och hur man nått resultat mot uppsatta mål. Intervjufrågorna utgår från Polisens ledarkriterier. Frågeställningarna är anpassade för respektive ledarnivå.varje fråga kan följas upp med följdfrågor beroende på den intervjuades svar samt resultatet av personbedömningsinstrumenten. Frågekonstruktionen är Situation Beteende Resultat. Exempelvis kan man be den sökande att berätta om en situation när han/hon skulle fatta ett beslut Hur gick du tillväga/ Vad gjorde du konkret? Vad blev det för resultat? (Ledarkriteriet Mål och resultat). Intervjuaren noterar svaren, som sedan klassificeras efter fastställda mallar med tre bedömningsnivåer: utvecklingsområde, kompetens eller styrka. KOMPETENSBASERAD REFERENSTAGNING En kompetensbaserad referenstagning skiljer sig från en sedvanlig genom att man, utifrån frågorna i intervjuguiden, ber referenten beskriva hur den sökande betett sig i verkliga situationer gällande ett visst ledarkriterium. Huvudsyftet med referenstagningen är att få bekräftat om den bedömning som gjorts i intervjun är i överensstämmelse med hur den sökande verkligen har agerat i sitt tidigare arbete. Referenten
Efter att ha genomgått en kompetensbaserad urvalsprocess har jag nu genom återkoppling fått en grund för både ökad självinsikt och min vidareutveckling som chef och ledare. Återkoppling kring ledarskapet är något jag kommer att använda i ännu större utsträckning i framtiden för att utveckla både mina medarbetare och mig själv. Klas Johansson, länspolispolismästare i Skåne. Från och med 1/1 2015 Regionpolismästare i Region Nord. Även bedömare för strategisk nivå i Assessment center. ombeds inte att lämna omdömen utan ge verkliga exempel. Referensen betraktas huvudsakligen som en second opinion till intervjun. ASSESSMENT CENTER Assessment Center-metoden började användas under andra världskriget, då man på kort tid behövde få fram rätt personer till speciella underrättelseuppdrag. I civil verksamhet började metoden användas i USA under 50-talet. Den kom till Sverige på 70-talet och har sedan dess använts inom såväl privat som offentlig sektor. Idén bakom Assessment Center är att en persons egenskaper bäst bedöms i en situation som liknar en kommande arbetssituation, exempelvis en ledarroll. I den fiktiva ledarsituationen bedöms hur den sökande utnyttjar sina förmågor. Enkelt utryckt hur den sökande agerar i en situation han/hon inte varit i förut och därmed inte har tidigare erfarenhet av. Assessment Center inom Polisen har konstruerats för försörjning mot direkt, indirekt och strategisk nivå i enlighet med rekommenderade riktlinjer för kvalitetssäkrade Assessment Center 5. För att uppfylla 5 Guidelines and Ethical Considerations for Assessment Center Operations, International Journal of Selection and Assessment. Volume 17, Number 3, September 2009, page 243 253. tillräcklig validitet (säkerställd nivå för att mäta det som avses mätas) bedöms varje ledarkriterium i minst två olika uppgifter och av minst två olika bedömare. Resultatet ges i tre bedömningsnivåer: utvecklingsområde, kompetens eller styrka. KOMPETENSBASERAD ÅTERKOPPLING Enligt Polisens rekryteringsprocess ska den sökande alltid få återkoppling på sin förmåga efter ett visst moment. Principen är att återkoppling ges när man inte går vidare till nästa steg. Återkopplingen i kompetensbaserat chefsurval utgår från de kompetenser som bedömts, d.v.s. Polisens ledarkriterier. Den som inte går vidare till intervju efter personbedömning erbjuds individuell muntlig återkoppling. Efter intervju respektive Assessment Center får deltagaren individuell återkoppling på bedömningen i form av en skriftlig rapport, som grundar sig på svaren respektive agerandet. Den sökande får ett enskilt omdöme för de ledarkriterier som bedömts och intervjuaren/bedömaren beskriver vilka iakttagelser bedömningen grundas på. Man ger konkreta exempel och citat så att den bedömde känner igen
Min upplevelse av hela urvalsprocessen är bara positiv. Det kändes väldigt seriöst och med en tydlig struktur. Jag gillade även att det var kopplat mot Polisens ledarkriterier redan från start i testerna MAP och Matrigma, och att detta sen löpte som en röd tråd genom hela processen. Den kompetensbaserade intervjun var kopplad till min vardag som chef och ledare på direkt nivå. Under intervjun kom vi in på både styrkor och svagheter i mitt ledarskap. Jag fick beskriva olika situationer och komma med konkreta exempel. Assessment Center hade ett bra upplägg och innehåll. Det var spännande att få testa på olika uppgifter som chefer på indirekt nivå får hantera i sin vardag. Den personliga återkopplingen som jag fick gav mig en ökad självinsikt och en fortsatt plattform till att utveckla mitt ledarskap. Amelie Vollmer, enhetschef, bedömd med Kompetensbaserat chefsurval för indirekt nivå 2013. egna svar/ageranden. Bedömningen ges i tre nivåer: utvecklingsområde, kompetens eller styrka. Genom ett coachande förhållningssätt i återkopplingen får kandidaten hjälp med att hitta sätt att arbeta vidare med sina utvecklingsområden och kompetenser. De som genomgår samtliga urvalssteg och rekommenderas till ett utvecklingsprogram eller chefstjänst får en sammantagen återkoppling på alla steg samt en rekommendation om vad man bör fokusera på i sin fortsatta utveckling. INTERVJUARE/BEDÖMARE I KOMPETENSBASERAT CHEFSURVAL Intervjuare/bedömare ska iaktta ett professionellt förhållningssätt enligt de riktlinjer 6 för etik och sekretess som finns fastlagda. Syftet är att värna om de sökandes personliga integritet såväl som offentlighetsprincipen. Krav på intervjuare/bedömare Väl förtrogen med Polisens ledarkriterier God samtalskompetens Erfarenhet av att intervjua/rekrytera Legitimitet i organisationen 6 Rikspolisstyrelsen, DNR: HR-799-2508/11, Polisens riktlinjer för personbedömning, (2011) Utbildning (licensierad eller certifierad) För att bli licensierad intervjuare krävs en utbildning på tre dagar i kompetensbaserad personbedömning (MAP och Matrigma) samt två dagars utbildning i kompetensbaserad intervjumetodik. Mellan dessa tillfällen får kandidaten träna återkoppling på MAP och Matrigma. För att bli bedömare ska man själv ha genomgått ett Assessment Center eller deltagit i konstruktionen av övningarna. Inledningsvis skuggar man och får handledning av en erfaren bedömare i att observera, bedöma och genomföra återkopplingssamtal. En bedömningsledare kvalitetssäkrar att bedömare upprätthåller sin kompetens. Både HR-specialister och chefer, inom organisationen är certifierade bedömare. PERSONUPPGIFTSLAGEN, PUL Genom din medverkan i programmet godkänner du att dina personuppgifter registreras i syfte att personaladministrera, följa upp deltagare och verksamhet samt statistikbearbeta.
ETIK OCH SEKRETESS VID KOMPETENSBASERAT CHEFSURVAL Kompetensbaserat chefsurval ska göras utifrån Polisens ledarkriterier och kandidaten ska bedömas i förhållande till dessa. Metoden består av olika bedömningsmoment som ställer stora krav på etik. För att behålla hög legitimitet, sekretess och giltighet har följande riktlinjer fastställts generellt för metoden i sin helhet: Kompetensbaserat chefsurval får endast genomföras och bedömas av licensierad/ certifierad person. Polisens chefs- och ledarcenter ansvarar för utbildning i Kompetensbaserad personbedömning och intervju samt Assessment Center (AC). Kompetensbaserat chefsurval kräver fullständig sekretess på följande sätt: Inga data om deltagaren förutom de rapporter som ska diarieföras på myndigheten, får lämnas ut till annan än kandidaten själv och uppdragsgivaren. Allt arbetsmaterial ska samlas ihop och förstöras efter genomförd bedömning och återkoppling Intervjuare/bedömare får enbart ta del av utfallet för de kandidater som innefattas i aktuell urvalsprocess. Intervjuare/bedömare får inte ha någon arbetsmässig eller privat relation till kandidaten som kan påverka bedömningen. Intervjuare/bedömare i aktuell urvalsprocess får inte sinsemellan utbyta någon annan information om kandidaten förutom den som framkommit under bedömningssituationen och är relevant för aktuell bedömning. Förhandsuppgifter eller bakgrundsinformation om kandidaten utanför själva bedömningstillfället får inte inkluderas i bedömningen Bedömarna får inte diskutera kandidaterna utanför bedömningsseminariet. I AC finns fyra olika funktioner: bedömare, bedömningsledare, övningsledare och administratör. Övningsledaren organiserar och har det övergripande ansvaret för genomförandet av AC. Bedömningsledaren leder bedömningsseminariet. Bedömningsledaren ska inte närvara under övningarna eller träffa deltagarna. De fyra funktionerna får inte överföra någon information om kandidat till varandra om den inte hänförs till aktuell bedömning. Samtliga bedömares observationer i samtliga moment ska vägas in i en helhetsbedömning av kandidatens prestation i respektive ledarkriterium. Bedömningsledaren har tolkningsföreträde, om det råder oenighet i bedömargruppen. Ingen kan vara kandidat i ett AC som har ett, för personen ifråga, känt material Kandidaten erbjuds individuell muntlig Kompetensbaserad återkoppling på varje del i urvalsprocessen; antingen direkt efter aktuell bedömning för de kandidater som inte går vidare i processen eller samlat för de delar som kandidaten genomfört, för de som går vidare till nästa steg i processen. För varje bedömningsmoment ska en sammantagen bedömning av kandidatens prestation för varje ledarkriterium anges i en rapport. Rapporten lämnas till kandidaten. Uppdragsgivaren får, av ansvarig för urvalsprocessen, en redovisning av deltagarnas resultat samt en rekommendation eller inte till aktuell tjänst alternativt chefsförsörjningsprogram. Samtliga bedömningar är giltiga i 2 år.
Augusti 2014 SYSTEMATISK CHEFS- OCH LEDARUTVECKLING BEFINTLIGA CHEFER FRAMTIDENS CHEFER CHEFSSTÖD POLICE EXECUTIVE PROGRAMME POLISENS CHEFSPROGRAM Det strategiska ledarskapet POLISENS CHEFSPROGRAM Det indirekta ledarskapet POLISENS CHEFSPROGRAM Det direkta ledarskapet POLISENS CHEFSFÖRSÖRJNINGSPROGRAM mot strategisk nivå POLISENS CHEFSFÖRSÖRJNINGSPROGRAM mot indirekt nivå POLISENS CHEFSFÖRSÖRJNINGSPROGRAM mot direkt nivå MENTORER & COACHER POLISENS MEDARBETARE Polisens chefs- och ledarcenter 010-56 404 28 chefsledarcenter@polisen.se www.polisen.se