Granskningspromemoria 2007

STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 8 Februari 2008 DNR 368-09/2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399

STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Systematiskt brandskyddsarbete... 1 2.1.2 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler... 3 2.2 Basgranskning...4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 4 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser... 5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning... 6

STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2007. Vid planeringsmöte den 8 juni 2007 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2007-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 10 oktober 2007, där bl a bolagets VD och administrative direktör deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets VD, administrative direktören och bolagets controller i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 22 februari 2008. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: E-post regler Systematiskt brandskyddsarbete Uppföljning av föregående års granskning av bolagets miljöarbete Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Systematiskt brandskyddsarbete Den 1 januari 2004 trädde Lag om skydd mot olyckor (LSO) i kraft och ersatte dåvarande Räddningstjänstlagen. Lagen ställer bland annat krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader eller anläggningar lämnas in till kommunen (Stockholms brandförsvar) som är tillsynsmyndighet. Detta gäller för fem av bolagets 21 fastigheter.

STADSREVISIONEN 2(7) För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Syftet med granskningen är att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Bolaget tillhandahåller parkeringsplatser i ca 170 garage och parkeringshus. Bolaget äger 21 egna parkeringsanläggningar. Merparten av parkeringsplatserna tillhandahålls således i fastigheter där bolaget är hyresgäst. Detta innebär att bolaget både har rollen som fastighetsägare och nyttjanderättsinnehavare, dvs hyresgäst. Genomförd granskning är avgränsad till att bedöma brandskyddsarbetet i de egna parkeringsanläggningarna. Iakttagelser Bolaget har fastställt en brandskyddsorganisation och fördelat såväl ansvarsområden som arbetsuppgifter för sitt förebyggande brandskyddsarbete. Personalen har fått brandutbildning anpassad efter de anställdas behov och arbetsuppgifter. Repetitionsutbildningar är planerade att genomföras kontinuerligt. Det pågår ett arbete med att upprätta brandskyddsbeskrivningar för parkeringsanläggningarna i de egna fastigheterna. Vid granskningstillfället fanns brandskyddsbeskrivningar upprättade för sex anläggningar. I anslutning till detta arbete upprättas SBA-pärmar för respektive anläggning som ger vägledning i hur brandskyddsarbetet ska bedrivas. Bolagets mål är att brandskyddsbeskrivningar ska vara upprättade för samtliga egna parkeringsanläggningar senast sommaren 2008. Egenkontrollerna av brandskyddet utförs löpande. Kontrollerna genomförs med stöd av checklistor där det framgår vad som ska kontrolleras och med vilken frekvens. I SBA-pärmarna finns checklistor som enbart innehåller brandskyddskontroller. Vid de anläggningar där SBA-pärmar inte är upprättade sker kontroller utifrån äldre checklistor. Dessa listor är i första hand avsedda för funktionskontroller men innehåller även kontroll av brandskyddet.

STADSREVISIONEN 3(7) Brandskyddskontrollanterna ansvarar för att identifierade brister åtgärdas. Genomförda kontroller och uppgift om vidtagna åtgärder rapporteras till bolagets brandskyddssamordnare. Bolaget har lämnat skriftliga redogörelser till brandförsvaret enligt gällande lagkrav. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning bedriver bolaget brandskyddsarbetet i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Denna bedömning baseras på att bolaget har ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp sitt brandskydd. Dock har inte brandskyddsbeskrivningar upprättats i tillräcklig omfattning. Arbete med detta pågår och det är angeläget att sådana tas fram för resterande parkeringsanläggningar enligt fastställd plan. 2.1.2 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har 2007-04-23 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Styrelsen i Stockholm Parkerings AB har antagit nya regler för elektronisk post vid sammanträde 2007-06-13. Personalen är informerad genom interna styrdokumentet Posthantering regler som senast är reviderat 2007-12-07. Här framgår hur ankommande och utgående e-post ska hanteras. Alla anställda på bolaget är skyldiga att känna till och aktivt verka efter bolagets policys och riktlinjer. För att intyga detta ska alla anställda fylla i en blankett där det framgår att man tagit del av policys och riktlinjer och att man följer dessa. Finns oklarheter om hur e-post ska hanteras är rutinen att man vänder sig till juristen på bolaget. Bolaget har tre officiella e-postadresser (kundservice, info och bygg). Merparten av e-posten kommer till kundservice. För dessa adresser finns ständig bevakning med back-up.

STADSREVISIONEN 4(7) E-post som kommer direkt till den anställde förekommer i begränsad omfattning. Vid planerad frånvaro vidarebefordras mailet till annan anställd, detta framgår av ett svarsmail. Vid oplanerad frånvaro som sjukdom är rutinen att kontakt tas med närmaste chef som gör bedömningen om den anställdes e-post ska läsas. Kontakt tas då med IT-avdelningen som ordnar så att posten kan läsas. Alla anställda har skrivit på en fullmakt där man godkänner att annan tjänsteman vid frånvaro kan öppna inkommen e-post och i förekommande fall diarieföra denna. Styrelseledamöterna har fått information om att regelverket även gäller dem och även fått instruktion om hur e-post som kommer till deras privata adresser skall hanteras. Sekretessbelagd information hanteras inte via e-post. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att stadens e-postregler följs. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller ska genomföras av bolagets administrativa, redovisnings- och systemtekniska rutiner. Kontroll ska även ske av drifttekniska rutiner. VD har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2007. En rapport om genomförda kontroller har behandlats av styrelsen 2007-12-12. Rapporten innehåller också en uppföljning av prioriterade hotbilder i genomförd riskanalys. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan.

STADSREVISIONEN 5(7) Bolaget har arbetat enligt fastställd policy. De kontroller som tagits upp i planen har genomförts och resultat och åtgärder är beskrivna i rapporten. Styrelsen har godkänt rapporten. 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto, 2007 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2 45 45 41 40,6 44,7 Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 framgår att prognosen för året uppgår till 41 mnkr att jämföras med budgeterat resultat om 45 mnkr. I tertialrapport 2 lämnas en prognos på 40,6 mnkr. Det lägre utfallet är framförallt konsekvenser av intäktsbortfall på grund av den permanent införda trängselskatten men även ökade pensionspremier till S:t Eriks Livförsäkring AB, kostnader för underhållsåtgärder samt en minskad räntekostnad påverkar resultatet. Bokslut Årets resultat på 44,7 mnkr är 0,3 mnkr under budget och något bättre än prognoserna under året. I resultatet ingår avräkningen till S:t Eriks Livförsäkring AB för genomförda pensionsavgångar samt slutreglering av pensionsskulden för Parkab Övervaknings AB. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 132 123,9 105 105

STADSREVISIONEN 6(7) Avvikelsen mot budget beror framförallt på förändrade tidsplaner i planprocessen för Högalidsgaraget. Högalidsgaraget var budgeterat till 40 mnkr men projektet överklagades och byggstart beräknas nu till våren 2008. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2007 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv. Bolagsstyrelsen ska * tillskapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar, med ett gott serviceutbud * fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning Uppföljning av miljöarbetet Revisionskontoret genomförde under 2006 en granskning av bolagets styrning och uppföljning av miljöarbetet. Syftet med granskningen var att översiktligt bedöma om bolaget har tillräcklig kontroll över miljöarbetet så att verksamheten bidrar till att målen i stadens miljöprogram uppnås.

STADSREVISIONEN 7(7) Revisionskontorets sammanfattande bedömning var att bolaget bör införa ett mer systematiskt miljöarbete. Det bör finnas någon som har ett särskilt ansvar inom bolaget för att samordna och driva på utvecklingen av miljöarbetet. Miljömål bör formuleras på ett sätt som gör dem mätbara och nyckeltal bör användas för uppföljning i större utsträckning än vad som sker. Iakttagelser Inom bolaget genomfördes en omorganisation 2007-01-01 som innebar att det finns en särskild enhet inom driftavdelningen som ansvarar för energieffektiviseringar och bolagets miljöarbete i övrigt. Under 2007 har ett arbete genomförts med energikartläggningar. Vidare har system skapats för uppföljning av energiförbrukningen. Bolaget har också ansökt om bidrag från statliga klimatinvesteringsprogrammet (KLIMP) för investeringar i värmeåtervinning och armaturbyte. Målet är att energiförbrukningen ska minska kraftigt. Under 2007 har energiförbrukningen mätt som kw/kvm och timme minskat med 8 % jämfört med 2006. För 2008 är målet att minska energiförbrukningen med ytterligare 5 %. Målet vad gäller miljöbilar är att andel miljöbilar ska ligga kvar på 60 % år 2008 (samma som 2007), trots att Parkab som har 100 % miljöbilar, säljs under 2008. Detta ska uppnås genom att de nya bilar som ska införskaffas 2008 ska vara miljöbilar. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolagets kontroll över miljöarbetet är tillfredsställande. Bolaget bedriver ett mer systematiskt miljöarbete 2007 jämfört med 2006. Bolaget har inrättat en organisation för att samordna och driva på utvecklingen av miljöarbetet. Fokus på energihushållningen har lett till att bolaget har minskat sin energiförbrukning kraftigt redan första året. Bolaget har också skapat system för uppföljning av energiförbrukningen. I bolagets handlingsplaner finns också planer för hur bolaget ska bidra till övriga mål i stadens miljöprogram som har betydelse för bolaget t ex miljöbilar. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor