Mall för upphandling av avfallshämtning

Mall för upphandling av avfallshämtning April 2008 Avfall Sverige Sveriges Kommuner och Landsting Sveriges Åkeriföretag

Innehåll: sidan Anvisningar 1-7 Mallförslag 1-44 Bilagor 1-10 À-prislista 1-3 Fördjupningstexter 1-20

Anvisningar för användning av mall för upphandling av avfallshämtning Inledning Att handla upp entreprenör för insamling av avfallshämtning kan vara komplicerat. För att vägleda kommunerna i detta arbete har det därför sedan länge funnits en mall att använda. Den första mallen togs fram av dåvarande Svenska Kommunförbundet. Mallen har sedan återkommande reviderats i takt med att förutsättningarna ändrats, t.ex. då ny lagstiftning på upphandlingsområdet har trätt i kraft. Denna upplaga av mallen togs fram 2007 och har under januari 2008 uppdaterats med anledning av ny lag om offentlig upphandling. Jämfört med 2002 års upplaga innehåller mallen förändringar som skett inom avfallsområdet sedan dess, samt ökade krav på framför allt miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet. Detta är viktigt att tänka på eftersom beställaren är ansvarig för hela avfallsverksamheten. Entreprenören är ansvarig för själva utförandet men beställaren har ett övergripande ansvar även för detta. Arbetet med revideringen 2007 har letts av en styrgrupp bestående av representanter för samma organisationer som stått bakom tidigare mallar. Följande representanter har ingått i styrgruppen: Gunnel Klingberg, Avfall Sverige, www.avfallsverige.se Peter Wenster, Sveriges Kommuner och Landsting, www.skl.se Alf Levander, Sveriges Åkeriföretag, www.akeri.se Texterna har tagits fram av Furumo Irebrand Avfallskonsult AB, www.fiaab.se. En referensgrupp bestående av bl.a. representanter för beställare och entreprenörer har deltagit i arbetet genom att granska och diskutera texterna. Jenny Westin på Avfall Sverige ansvarar för uppdateringen 2008. 1. Hur mallen ska användas Anvisningarna till mallen innehåller allmän information om offentlig upphandling, med inriktning på upphandling av avfallshämtning. De gör inte anspråk på att vara heltäckande utan ska bara ge en viss nödvändig kunskap samt information om var mer fakta finns att hämta. Mallen ger förslag till texter att använda direkt vid utarbetning av förfrågningsunderlag. Stora delar av texterna bör kunna användas i alla kommuner. Eftersom förhållandena i Sveriges kommuner varierar stort går det emellertid inte att ha exakt samma text överallt. Mallen visar därför ibland på flera olika alternativ. Ibland ger den bara viss information om vilka lokala uppgifter som bör tas med eller lämnar råd och anvisningar. De senare är skrivna med avvikande färg i kursiv stil. Vissa speciella frågor har lyfts fram särskilt i form av fördjupningstexter som är länkade till huvuddokumentet. De kan läsas av den som vill ha lite mer kunskap inom ett visst område. Det finns fördjupningstexter inom följande områden: Anbudsprövning Fordon för avfallshämtning Miljökrav på fordon m.m. 1

Identifiering och vägning Arbetsmiljö Trafiksäkerhet Viten och bonus Det finns förslag på bilagor till förfrågningsunderlaget. Den viktigaste av bilagorna är en kombinerad à-prislista och mängdförteckning. Den har gjorts i Excel-format eftersom det då blir lättare att beräkna anbudspriser och sammanställa anbudssummor. Arbetet både för anbudsgivare och beställare förenklas på detta sätt. Mallen handlar uteslutande om upphandling av avfallshämtning samt, i den mån det förekommer, kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallstjänster. Den omfattar inte upphandling av behandling av avfall eller drift av återvinningscentral. För upphandlingar av sådana tjänster finns eller planeras särskilda mallar eller vägledningar. För upphandling av avfallsbehandlingstjänster finns RVF rapport 2006:12, Vägledning för upphandling av avfallsbehandlingstjänster som även innehåller användbar information om upphandling i allmänhet. Om annat än avfallshämtning upphandlas kan andra regler gälla, t.ex. kör- och vilotidsregler. Använd mallen med förnuft! Alla texter kanske inte ska tas med i din kommuns upphandling. Lägg till och dra ifrån så att det passar förhållandena hos dig. Klipp ut och klistra in så att den kursiva texten inte kommer med i ditt förfrågningsunderlag. En del kommuner har egna upphandlingsregler eller policys som komplement till lagen om offentlig upphandling. Dessa måste följas. Vissa kommuner har också en standardmall för förfrågningsunderlag som alla som handlar upp bör använda. Strukturen i denna mall för upphandling av avfallshämtning kanske inte passar in i kommunens mall. Om kommunens mall ska användas blir det lite mer arbete med att ta fram förfrågningsunderlaget. En del kommuner har också administrativa datasystem som hjälpmedel vid upphandling. De ska naturligtvis användas om det går. Många kommuner har särskilt sakkunnig personal som arbetar med upphandlingar eller med juridiska frågor. Ett lokalt samarbete i upphandlingsfrågor är självklart. Arbetet kan kanske fördelas så att den som är avfallskunnig skriver kravspecifikationen och den som är kunnig inom upphandlingsområdet tar ansvar för de formella frågorna. Personal på miljökontoret kan också bidra med sin sakkunskap. Se mallen som ett hjälpmedel för att förenkla upphandlingen av avfallshämtning. Använd mallen som en förlaga när ett nytt förfrågningsunderlag ska tas fram i stället för att uppdatera kommunens gamla förfrågningsunderlag. Tänk på att det i allmänhet har gått 5-7 år sedan den senaste upphandlingen gjordes och mycket har hänt sedan dess. Prata med kollegor i andra kommuner för att få del av deras erfarenheter av upphandling, i synnerhet om deras upphandling har gjorts nyligen. Ta del av information på de hemsidor du finner sist i anvisningarna om du vill veta mera. Mallen finns bara i digital form och kommer fortlöpande att uppdateras när det finns anledning till det. Datum för uppdatering kommer att anges så att du kan kontrollera att du har den senaste versionen, om du själv har sparat en omgång. 2

2. Offentlig upphandling Regler för offentlig upphandling inom avfallsområdet finns främst i lag (2007:1091) om offentlig upphandling, som gäller från den 1 januari 2008. Denna lag är en av två lagar som har ersatt en tidigare lag med samma namn, allmänt kallad LOU. För enkelhets skull kallas även den nya lagen för LOU i mallen. Se till att du har den senaste versionen - och rätt lag när du ska ta del av den. LOU ska användas av alla statliga och kommunala upphandlande myndigheter. Vid tillämpningen av LOU avses med myndighet beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa andra offentligt styrda organ (t.ex. kommunala bolag) samt sammanslutningar av en eller flera sådana myndigheter. Den nya lagen överensstämmer i stor utsträckning i sak med den tidigare LOU och innehåller inte några stora skillnader när det gäller upphandling av avfallshämtning. De största skillnaderna består i att det har blivit två olika lagar av en lag, att vissa förtydliganden och kompletteringar har gjorts, och att kapitelindelningen har ändrats för att göra lagen mer lättläst. Skyldighet att vikta tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) har skrivits in i den nya lagen, något som dock har tillämpats sedan en tid tillbaka även då gamla LOU gällde. En intressant nyhet är att viktningen får anges i intervall. Krav på viktning finns dock inte vid upphandling under tröskelvärdet. Nya LOU ger också möjlighet att förkorta anbudstiden vid elektronisk annonsering och om förfrågningsunderlag kan hämtas elektroniskt från hemsida vid annonseringen. Lagen innehåller även nya bestämmelser om ramavtal, något som dock inte berörs i mallen. Avfallshantering ingår i den s.k. klassiska sektorn och därför ska lag 2007:1091 (klassiska lagen) tillämpas. Den andra nya lagen som ersatt gamla LOU omfattar upphandling inom de s.k. försörjningssektorerna, lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen). 2.1 De gemensamrättsliga principerna Utgångspunkten för den offentliga upphandlingen är att den ska ske i konkurrens. Bestämmelserna i LOU bygger huvudsakligen på EG-direktiv. Det finns vissa principer, de s.k. gemensamrättsliga principerna, som måste följas: Likabehandlingsprincipen: Alla leverantörer ska behandlas lika Principen om ickediskriminering: Ingen leverantör får diskrimineras. Transparensprincipen: Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Proportionalitetsprincipen: Kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat från behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i övriga EU-länder. 2.2 Annonsering av upphandling Reglerna i LOU är olika beroende på om kontraktsvärdet är över eller under vissa tröskelvärden. För avfallsinsamling är tröskelvärdet f.n. 206 000 EURO (motsvarar ca 1,9 miljoner svenska kronor idag) för hela avtalstiden och därför kommer de flesta upphandlingar av avfallshämtning hamna över detta tröskelvärde. Tröskelvärdena beslutas av EU och publiceras i SFS 2008:32. De kan ändras med tiden. Uppgifter om det aktuella tröskelvärdet kan hämtas bl.a. på Konkurrensverkets hemsida, www.kkv.se. 3

Avfallshämtning är en tjänst enligt LOU, närmare bestämt en A-tjänst (kategori A16 i bilaga 2 till lagen). Alla sådana upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i Tillägg till Europeiska gemenskapens officiella tidning (EGT) och läggas in i databasen Tenders Electronic Daily (TED). TED finns tillgänglig för alla på http://ted.europa.eu. Vid annonsering i TED ska särskilda CPV-koder anges. CPV står för Common Procurement Vocabulary och är en europeisk standard för att klassificera varor och tjänster. Varje kod har nio siffror. De koder som är aktuella att använda vid upphandling av avfallshämtning finns huvudsakligen under avdelning 90. Ofta kan mer än en kod behöva användas för att ange rätt upphandlingsobjekt vid annonsering. Anbudsgivare använder koderna för att söka upphandlingar som motsvarar deras kompetens. Information om CPV-koder och om annonsering finns på SIMAP:s hemsida, http://simap.europa.eu. SIMAP (Système d. Information pour les Marchés Publics) är ett informationssystem om offentlig upphandling inom EU. CPV-koderna finns även på www.allego.se. 2.3 Upphandlingsförfaranden Vid upphandling av tjänster över tröskelvärdena ska öppet eller selektivt förfarande användas. Endast i undantagsfall får förhandlat förfarande användas. Öppen upphandling är den vanligaste formen och den innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Mallen utgår huvudsakligen från denna upphandlingsform. Selektiv upphandling innebär att den upphandlade enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Då görs först en annonsering där intresset för att lämna in anbud efterfrågas. Ett bestämt antal av de intresserade anbudsgivarna, som uppfyller vissa ställda krav, får sedan vara med i upphandlingen. Selektiv upphandling tillämpas främst då antalet anbudsgivare behöver begränsas. Eftersom antalet avfallsentreprenörer inte är så stort i Sverige tillämpas sällan selektiv upphandling. Öppen eller selektiv upphandling används normalt vid upphandling av avfallshämtning eftersom tjänsten kan preciseras i förfrågningsunderlaget och det sällan finns några andra särskilda skäl som medger att förhandlad upphandling kan göras. I vissa fall kan en öppen eller selektiv upphandling övergå till en förhandlad. Det kan t.ex. gälla om det inte har kommit in några lämpliga anbud. Regler om förhandlad upphandling finns i lagtexten för den som vill veta mera om det. För upphandling under tröskelvärdena tillämpas förenklat upphandlingsförfarande eller urvalsförfarande enligt 15 kap. i LOU. Direktupphandling får bara tillämpas om kontraktssumman är låg eller om det finns synnerliga skäl. Hur låg definieras, kan variera från kommun till kommun, ofta finns regler om ett visst antal basbelopp. 2.4 Tidsfrister Anbudstiden vid öppen upphandling är minst 52 dagar från den dag annons om upphandlingen sänds iväg. Vid selektiv upphandling gäller andra tidsfrister. Vid särskilda förhållanden kan anbudstiden förkortas. Om annonsen om upphandlingen utarbetas och skickas elektroniskt kan anbudstiden förkortas med sju dagar. Om den upphandlande myndigheten ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget elektroniskt från den dag annonsen skickas, kan anbudstiden förkortas med ytterligare fem dagar. I så fall måste den Internetadress där förfrågningsunderlaget finns tillgängligt anges i annonsen. Läs mer om tidsfrister i 8 kap. i LOU, om det behövs. 4

Förfrågningsunderlag ska skickas ut senast sex arbetsdagar efter beställning. 2.5 Skall-krav Samtliga krav som ställs på det som ska upphandlas måste finns med i förfrågningsunderlaget. Begreppet skall-krav brukar användas för sådana krav som måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas. Ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav får inte antas. När det gäller upphandling av avfallshämtning går det inte att kontrollera om alla krav som ställs uppfylls när anbudet lämnas in. T.ex. kan krav på fordon inte kontrolleras eftersom de fordon som ska användas i entreprenaden oftast ännu inte är tillverkade. Det går inte heller att kontrollera om personalen har rätt utbildning eftersom all personal ännu inte är anställd för uppdraget i fråga. Beställaren får i stället på annat sätt försäkra sig om att kraven kommer att uppfyllas den dag avtalet träder i kraft. Genom att bedöma anbudet kan man se om förutsättningarna finns för att skallkraven ska kunna uppfyllas. Sedan är det upp till beställaren att följa upp avtalet när det väl har trätt i kraft. I mallen har ordet ska konsekvent använts i stället för skall. Det finns ingen betydelseskillnad mellan ska och skall och därför kan också begreppet ska-krav användas. 2.6 Anbudsprövning Anbudsprövning, kvalificering och utvärdering beskrivs närmare i en särskild fördjupningstext, Anbudsprövning. 2.7 Sekretess Under en upphandling råder sekretess. Anbudsansökningar, anbud och utvärderingsprotokoll omfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Det innebär i praktiken att ingen information om anbud får lämnas till någon. Den absoluta sekretessen för uppgifterna i anbuden upphör när tilldelningsbeslutet har fattats och uppgifterna blir då offentliga. Det medför inte automatiskt att de får lämnas ut. Den upphandlande enheten är alltid skyldig att göra en sekretessprövning innan handlingar lämnas ut. Förfrågningsunderlaget är ingen allmän handling, och därmed inte heller en offentlig handling, förrän det har expedierats (skickats ut), efter det att annonsen har sänts till TED. Om förfrågningsunderlaget först ska godkännas av behörig nämnd innan det expedieras får det hanteras med viss försiktighet. Det är inte lämpligt att hantera det som övriga nämndhandlingar, som ofta offentliggörs, bl.a. på kommunens hemsida, långt innan beslut fattas. 3. Andra lagar och föreskrifter För att undvika tolkningstvister är det viktigt att använda ett klart och entydigt språkbruk när förfrågningsunderlaget utarbetas. Använd om möjligt definitioner, termer och begrepp som finns i författningar inom avfallsområdet, främst i miljöbalken, avfallsförordningen och i Naturvårdsverkets föreskrifter. 4. Tidplan för öppen upphandling Innan upphandlingen påbörjas bör man undersöka om avtalet ska förlängas. Kan det förlängas? Kanske har den möjligheten redan utnyttjats. Om avtalet upphör vid en olämplig 5

tidpunkt kan det eventuellt förlängas några månader för att det nya avtalet ska träda i kraft vid ett lämpligare tillfälle. Olämplig tidpunkt kan vara årsskifte, mitt i semesterperioden eller på långfredagen. Det kan vara lämpligare att skiftet sker under en period utan några särskilda helger eller händelser eller samtidigt som fritidshämtningen börjar eller slutar. När det är klart att en upphandling ska göras bör den som är ansvarig för uppgiften skaffa sig kunskap om förhållandena i regionen. Ta kontakt med grannkommuner och/eller ordna informella möten med tänkbara anbudsgivare för att få kunskap om den lokala marknaden för entreprenörer. Tala om att ni är på väg att göra en upphandling. Diskutera vilka krav som är rimliga att ställa. Hur ser utbudet av fordon ut? Det kan också vara bra att undersöka tillgång på och framtid för alternativa bränslen i kommunen/regionen. Transportarbetareförbundet, som organiserar personal som arbetar med avfallshämtning m.m., kan också vara en samtalspart, liksom arbetsgivarorganisationer. Det är viktigt att medverka till att det kan komma in så många anbud som möjligt när förfrågan väl går ut. Det tar lång tid att göra en upphandling. För att beräkna tidsåtgången kan man börja bakifrån. När ska ett nytt avtal träda i kraft? Starten på den nya entreprenaden blir avsevärt bättre om det finns gott om tid för förberedelser. Räkna med att det behövs minst sex månader för entreprenören att förbereda sig för ett nytt uppdrag, efter det att avtal har tecknats. Idag (januari 2008) behöver tiden förlängas ytterligare eftersom det är minst ett års leveranstid på fordon för avfallshämtning. För vissa nya fordon, t.ex. gasfordon och slamfordon, kan det ta ännu längre tid innan de levereras. Om tiden mellan beslut och ikraftträdande blir för kort kan det i värsta fall leda till att kommunen står utan hämtningsfordon och en fungerande avfallshämtning. Blir det ett byte av entreprenör är det också bra om den nuvarande entreprenören får minst sex månader på sig för att avveckla befintlig personal. Det tar ofta minst tre månader att färdigställa ett förfrågningsunderlag. Tidsåtgången beror på vilka personella resurser som finns att tillgå, hur lätt man kan få fram mängduppgifter, om förfrågningsunderlaget ska godkännas av behörig nämnd m.m. Eftersom många upphandlingar blir överprövade idag kan det vara bra att det finns en marginal för detta. Överprövningsärenden tas med förtur i länsrätten men det tar ändå viss tid innan beslut kommer. Länsrättens beslut kan överprövas till kammarrätten. Sista instans är regeringsrätten. Om upphandlingen överprövas så långt kan den fördröjas flera månader. Här är ett exempel på tidplan för en öppen upphandling utan förhandsannonsering. Tidplanen är gjord för det förhållande att ett nytt avtal ska träda i kraft den 1 april och det är fastslaget att avtalet inte ska eller kan förlängas. (Förlängning är kanske redan utnyttjad.) År Datum Åtgärd Kommentar 1 1 juli Ev. uppsägning av avtal Kontrollera om befintligt avtal behöver sägas upp (ofta minst ett år innan avtalet löper ut). 1 Senast den 1 juli Börja upprätta förfrågningsunderlag 1 30 september Förfrågningsunderlaget ska vara klart Ta hänsyn till eventuell nämndhantering. 1 1 oktober Annonsering av upphandlingen i EGT/TED 1 21 november Sista anbudsdag Minst 52 dagar från dagen för 6

2 20 januari Anbudsprövningen är klar och tilldelningsbeslut har tagits. annonsering. Tiden kan förkortas, se punkt 2.4. Två månader kan vara en rimlig tid för prövning och beslut. Ta hänsyn till ev. nämndhantering. 2 21 januari Tilldelningsbeslutet skickas ut till anbudsgivarna 2 22 januari 10-dagarsfristen börjar löpa Upphandlingen får inte avslutas. 2 1 februari Tidsfristen har gått ut. Om dagen infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs tidsfristen till nästa vardag. 2 Februari och mars 2 Beror på när avtal tecknas Senaste dag för annonsering av upphandlingens resultat i EGT/TED 3 1 april Nytt avtal träder i kraft Upphandlingen får avslutas genom kontraktstecknande, om ingen överprövning pågår som medför att avtal inte får tecknas. Reservtid, bl.a. för eventuell överprövning. Annonsering ska göras senast 48 dagar efter avslutad upphandling 5. Länkar till användbara hemsidor Mera fakta, råd och anvisningar om upphandling, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet kan man få från olika myndigheter och organisationer. Det finns också olika företag som har publikationer, kurser och andra hjälpmedel som kan användas vid upphandling. Här redovisas några av dem. EU-organ: SIMAP, http://simap.europa.eu Tenders Electronic Daily, TED http://ted.europa.eu Svenska myndigheter m.m: Arbetsmiljöverket, www.av.se Bolagsverket, www.bolagsverket.se Konkurrensverket, www.kkv.se Naturvårdsverket, www.naturvardsverket.se Skatteverket, www.skatteverket.se Vägverket, www.vv.se Organisationer med information och verktyg att använda vid upphandling för att ställa krav på miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet: Miljöstyrningsrådet, www.msr.se, har verktyg för miljöanpassad upphandling samt information och hjälpmedel för att underlätta arbetet för inköpare och leverantörer. De tidigare s.k. EKU-kriterierna kallas numera miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier. Q3, www.q3.se, är en icke-kommersiell organisation vars mål är att öka kvalitén vid tunga vägtransporter. Q3 hjälper transportköpare att ställa högre krav på miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet. Q3 granskar och bedömer också avtal och upphandlingar. NTF, Nationalföreningen för Trafiksäkerhetens Främjande, www.ntf.se har information om trafiksäkerhet. Organisationer som arbetar med miljökrav tillämpliga vid upphandling: 7

Miljöfordon, www.miljofordon.se, har utförlig information om miljöfordon och alternativa bränslen. Svanen (den officiella nordiska miljömärkningen), www.svanen.nu, EU-blomman (EU:s miljömärkning) www.blomman.nu och Svenska Naturskyddsföreningen med Bra Miljöval, www.snf.se, har information om miljömärkta produkter m.m. Företag m.m. som har annonser, information, utbildning och hjälpmedel m.m. (ett urval): Affärstidning för offentliga affärer, www.offentligaaffarer.se Allego, www.allego.se Nätverket för Transporter och Miljön, www.ntm.a.se Sveriges Offentliga Inköpare, SOI, www.soiorg.org Tjänster för upphandling, www.e-avrop.com Tjänster för upphandling, www.opic.com Tjänster för upphandling, www.upphandling.com Tjänster för upphandling, www.safetrade.se Tjänster för upphandling, www.offentligaaffarer.se Organisationerna som står bakom mallen har också mer information om upphandling: Avfall Sverige, www.avfallsverige.se Sveriges Kommuner och Landsting, www.skl.se Sveriges Åkeriföretag, www.akeri.se 8

Kommunens logotyp i sidhuvudet UPPHANDLING AV AVFALLSHÄMTNING I XX KOMMUN ÅÅ-MM-DD ÅÅ-MM-DD Förfrågningsunderlag ÅÅ-MM-DD Diarienummer XX Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 1

Kommunens logotyp i sidhuvudet Svart normal text = förslag till text. Ta med det som passar i aktuell upphandling. Röd kursiv text = råd och anvisningar. Grön understruken text = fördjupningstext finns ALLMÄN ORIENTERING...6 1.1. Beställare...6 1.2. Beställarens kontaktperson...6 1.3. Entreprenadens omfattning...6 1.3.1. Entreprenaden omfattar...6 1.3.2. Entreprenadens längd, avtalstid...7 1.4. Syftet med upphandlingen...7 1.5. Avfallsdefinition...7 1.6. Information om kommunen...7 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR...8 2.1. Upphandlingsform...8 2.2. Anbudstid...8 2.3. Förfrågningsunderlagets omfattning...8 2.4. Kompletterande upplysningar...8 2.5. Anbudsgivning...9 2.5.1. Allmänt...9 2.5.2. Inlämning och märkning av anbud...9 2.5.3. Sista anbudsdag...9 2.5.4. Anbudets giltighetstid...9 2.6. Anbudets innehåll...10 2.7. Anbudsöppning...11 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN...12 3.1. Krav på anbudsgivarens registreringar, skatter, avgifter m.m....12 3.2. Krav på anbudsgivarens finansiella och ekonomiska förmåga...13 3.3. Krav på anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet...13 4. PRÖVNING AV ANBUD...15 4.1. Allmänt...15 4.2. Kvalificering av anbudsgivare...15 4.3. Utvärdering av anbud...15 4.4. Antagande av anbud...16 4.5. Avtal - upphandlingskontrakt...16 5. KRAV PÅ TJÄNSTEN KRAVSPECIFIKATION...17 5.1. Allmänna krav...17 5.2. Äganderätt till avfall...17 5.3. Personal och underentreprenör...17 5.4. Kundregister...17 5.5. Information till kunder...19 5.6. Fordon för avfallshämtning...19 5.6.1. Allmänt...19 5.6.2. Utrustning...19 5.6.3. Miljöklassning och bränsle...19 5.6.4. Däck...20 5.6.5. Service och underhåll...20 Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 2

Kommunens logotyp i sidhuvudet 5.6.6. Övrigt...20 5.6.7. Särskilda fordonskrav...21 5.7. Kvalitet, service, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet...21 5.7.1. Allmänt...21 5.7.2. Miljö...22 5.7.3. Arbetsmiljö...23 5.7.4. Trafiksäkerhet...23 5.8. Utebliven hämtning, trasiga behållare m.m....24 5.8.1. Utebliven hämtning m.m. förorsakat av entreprenören...24 5.8.2. Utebliven hämtning m.m. förorsakats av fastighetsinnehavaren...24 5.8.3. Utebliven hämtning förorsakat av otjänlig väderlek eller annan oförutsedd händelse 25 5.8.4. Ändrade förhållanden...25 5.8.5. Övrigt...26 5.9. Hämtning av kärl- och säckavfall...26 5.9.1. Definition av kärl- och säckavfall...26 5.9.2. Sortering...26 5.9.3. Nuvarande insamlingssystem...26 5.9.4. Framtida insamlingssystem...26 5.9.5. Behållare och tillbehör...27 5.9.6. Särskilda fordonskrav...28 5.9.7. Identifiering och vägning av behållare...29 5.9.8. Påsar och påshållare för matavfall...29 5.9.9. Placering av hämtningsfordon och avfallsbehållare, gångavstånd...29 5.9.10. Åtgärder på hämtningsstället...29 5.9.11. Kontroll av att avfallet är rätt sorterat...29 5.9.12. Hämtningsintervall...29 5.9.13. Hämtningsdagar och hämtningstider...30 5.9.14. Avlämning...30 5.10. Hämtning av grovavfall...30 5.10.1. Definition av grovavfall...30 5.10.2. Sortering...30 5.10.3. Insamlingssystem...30 5.10.4. Behållare...31 5.10.5. Särskilda fordonskrav...31 5.10.6. Registrering och vägning av kärl och container...31 5.10.7. Åtgärder på hämtningsstället...31 5.10.8. Kontroll av att avfallet är rätt sorterat...31 5.10.9. Hämtningsintervall...31 5.10.10. Hämtningsdagar och hämtningstider...31 5.10.11. Avlämning...31 5.11. Hämtning av trädgårdsavfall...32 5.11.1. Definition av trädgårdsavfall...32 5.11.2. Insamlingssystem...32 5.11.3. Behållare...32 5.11.4. Särskilda fordonskrav...32 5.11.5. Åtgärder på hämtningsstället...32 5.11.6. Kontroll av att trädgårdsavfallet är rätt sorterat...32 5.11.7. Hämtningsintervall...32 5.11.8. Hämtningsdagar och hämtningstider...32 5.11.9. Avlämning...32 5.12. Hämtning av latrin...33 Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 3

Kommunens logotyp i sidhuvudet 5.12.1. Definition av latrin...33 5.12.2. Insamlingssystem...33 5.12.3. Behållare...33 5.12.4. Särskilda fordonskrav...33 5.12.5. Åtgärder på hämtningsstället...33 5.12.6. Hämtningsintervall...33 5.12.7. Hämtningsdagar och hämtningstider...33 5.12.8. Avlämning...34 5.13. Hämtning av elavfall...34 5.13.1. Definition av elavfall...34 5.13.2. Sortering...34 5.13.3. Insamlingssystem...34 5.13.4. Behållare...34 5.13.5. Särskilda fordonskrav...34 5.13.6. Åtgärder på hämtningsstället...34 5.13.7. Kontroll av att avfallet är rätt sorterat...34 5.13.8. Hämtningsintervall...34 5.13.9. Hämtningsdagar och hämtningstider...34 5.13.10. Avlämning...34 5.14. Hämtning av farligt avfall...34 5.14.1. Definition av farligt avfall...34 5.14.2. Sortering...34 5.14.3. Insamlingssystem...34 5.14.4. Behållare...34 5.14.5. Särskilda fordonskrav...34 5.14.6. Åtgärder på hämtningsstället...34 5.14.7. Kontroll av att avfallet är rätt sorterat...34 5.14.8. Hämtningsintervall...34 5.14.9. Hämtningstider...34 5.14.10. Avlämning...34 5.15. Hämtning av småbatterier...35 5.15.1. Definition av småbatterier...35 5.15.2. Sortering...35 5.15.3. Insamlingssystem...35 5.15.4. Behållare...35 5.15.5. Särskilda fordonskrav...35 5.15.6. Åtgärder på hämtningsstället...35 5.15.7. Hämtningsintervall...35 5.15.8. Hämtningstider...35 5.15.9. Avlämning...35 5.16. Hämtning av slam från enskilda avloppsanläggningar och fettavfall från fettavskiljare...35 5.16.1. Definition av slam och fettavfall...35 5.16.2. Insamlingssystem...35 5.16.3. Särskilda fordonskrav...35 5.16.4. Åtgärder på hämtningsstället...35 5.16.5. Hämtningsintervall...36 5.16.6. Hämtningsdagar och hämtningstider...36 5.16.7. Jour...36 5.16.8. Avlämning...36 5.17. Kundtjänst, registerhållning och fakturering (Alternativ 2 och delvis Alternativ 3)...36 Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 4

Kommunens logotyp i sidhuvudet 5.17.1. Allmänt...36 5.17.2. Kundtjänst...36 5.17.3. Registerhållning...37 5.17.4. Fakturering, uppbörd och indrivning...37 5.17.5. Redovisning...37 6. AVTALSVILLKOR KOMMERSIELLA VILLKOR...38 6.1. Ekonomiska villkor...38 6.1.1. Entreprenörsersättning...38 6.1.2. Indexreglering...38 6.1.3. Ersättningsform...38 6.1.4. Faktureringsvillkor...38 6.1.5. Betalningsvillkor...39 6.1.6. Betalningsvillkor vid viten...39 6.2. Övriga villkor...39 6.2.1. Avtalstid...39 6.2.2. Kontaktperson under avtalstiden...39 6.2.3. Samordning...40 6.2.4. Försäkringar...40 6.2.5. Expedition...40 6.2.6. Tillstånd och ansvar...40 6.2.7. Vite...40 6.2.8. Ändringar och tillägg under avtalstiden...41 6.2.9. Avtals- och kvalitetsuppföljningar...41 6.2.10. Överlåtelse av avtalet...42 6.2.11. Säkerhet...42 6.2.12. Handlingar om rörelsen, nycklar m.m....42 6.2.13. Byte av entreprenör...42 6.2.14. Beställarens rätt av häva avtalet...42 6.2.15. Entreprenörens rätt att häva avtalet...43 6.2.16. Antidiskriminering...43 6.2.17. Tvist...43 6.2.18. Force majeure...43 7. BILAGOR...44 Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 5

Kommunens logotyp i sidhuvudet ALLMÄN ORIENTERING 1.1. Beställare Beställare är: Kommun: Nämnd: I vissa fall är det ett kommunalt bolag som svarar för upphandlingen. Ange då bolagets namn i stället för nämnd. 1.2. Beställarens kontaktperson Beställarens kontaktperson under anbudstiden är Namn Förvaltning E-post Telefon Mobil Fax Postadress Kontaktpersonen bör vara väl insatt i fackområdet och vara tillgänglig under hela anbudstiden. 1.3. Entreprenadens omfattning 1.3.1. Entreprenaden omfattar Hämtning av kärl- och säckavfall Hämtning av grovavfall Hämtning av trädgårdsavfall Hämtning av latrin Hämtning av elavfall från hushåll Hämtning av farligt avfall från hushåll Hämtning av småbatterier Hämtning av slam från enskilda avloppsanläggningar Hämtning av fettavfall Transport till omlastningsstation eller annan avlämningsplats Kundtjänst, registerhållning och fakturering för samtliga uppdrag (Alternativ 2) Kundtjänst, registerhållning och fakturering för följande uppdrag: BB (Alternativ 3) Entreprenaden omfattar hela kommunen. Entreprenaden är inte föremål för anbudsräkning i egen regi. Ange ett av alternativen 1-3 nedan: Alternativ 1 Beställaren har kundtjänst m.m. Beställaren svarar för kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallsavgifter. Alternativ 2 Entreprenören har kundtjänst m.m. Entreprenören svarar för kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallsavgifter för samtliga uppdrag enligt detta förfrågningsunderlag. Alternativ 3 Beställaren och entreprenören har kundtjänst m.m. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 6

Kommunens logotyp i sidhuvudet Beställaren svarar för kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallsavgifter för följande uppdrag: AA. Entreprenören svarar för kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallsavgifter för följande uppdrag: BB. Ta med de olika uppdrag och det alternativ (1-3) som är aktuella i er kommun. Detta är exempel på en så kallad odelad entreprenad då avtal tecknas med bara en entreprenör för samtliga uppdrag. Om entreprenaden ska delas upp och möjliggöra för två eller flera entreprenörer att teckna avtal behöver beställaren tänka igenom hur uppdragen ska delas. Ett alternativ är att dela kommunen geografiskt. Ett annat är att dela upp entreprenaden i olika avfallsslag. I så fall kan det vara lämpligt att veta vilka typer av fordon som krävs för olika hämtningar. En vägledning finns i fördjupningstexten Fordon för avfallshämtning. Ytterligare alternativ är att dela upp uppdragen genom att göra två eller flera olika upphandlingar vid olika tillfällen. 1.3.2. Entreprenadens längd, avtalstid Entreprenaden omfattar tiden från ååmmdd till ååmmdd, se punkt 6.2.1. 1.4. Syftet med upphandlingen Syftet med upphandlingen är att uppfylla kommunens skyldighet att transportera bort och behandla hushållsavfall. 1.5. Avfallsdefinition Entreprenaden avser hushållsavfall, d.v.s. avfall som kommer från hushåll samt därmed jämförligt avfall från annan verksamhet, enligt den definition som förekommer i miljöbalken. En närmare beskrivning av vilka avfallsslag som ingår framgår av kravspecifikationen. 1.6. Information om kommunen Kommunens avfallsföreskrifter ingår som bilaga X och avfallsplanen som bilaga X i detta förfrågningsunderlag. Information om befolkning och bebyggelse samt kommunens organisation för avfallshanteringen finns redovisad i bilaga X, Beskrivning av kommunen. Mer information finns på kommunens hemsida, www.kommun.se. Information om avfallsmängder och antal hämtningar finns i bilaga X, À-prislista/mängdförteckning. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 7

Kommunens logotyp i sidhuvudet 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen är en öppen upphandling enligt LOU, lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, upphandling av tjänster över tröskelvärdet. Det vanligaste upphandlingsförfarandet är öppen upphandling. Mer information om olika upphandlingsförfaranden finns i Anvisningar m.m. till mallen. De allra flesta upphandlingar av avfallshämtning hamnar över tröskelvärdet som f.n. är 206 000 Euro eller drygt 1,9 miljoner svenska kronor. Exakt belopp kan lättast hittas på Konkurrensverkets hemsida eller i SFS, Tillkännagivande (2008:32) av tröskelvärden vid offentlig upphandling. För beräkning av upphandlingens värde ska ersättningen för hela avtalstiden, inklusive möjlig förlängning men utan moms, räknas in. 2.2. Anbudstid Anbudstiden är från ååmmdd till ååmmdd. Anbudstiden vid öppen upphandling över tröskelvärdet är minst 52 dagar räknat från den dag annons om upphandlingen är avsänd till och med sista anbudsdag. 2.3. Förfrågningsunderlagets omfattning Anbudsgivaren bör försäkra sig om att denne tagit del av alla handlingar som hör till förfrågningsunderlaget enligt innehållsförteckningen. Informationen kan vara lämplig att ha med om förfrågningsunderlaget kan hämtas från kommunens hemsida eller liknande. 2.4. Kompletterande upplysningar Anbudsgivare ska snarast meddela beställaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i förfrågningsunderlaget. Begäran om ytterligare information ska skriftligen, helst med e-post, skickas till beställarens kontaktperson under anbudstiden, se punkt 1.2. Svar på frågor och eventuella kompletteringar gjorda av beställaren kommer att skickas med e- post till alla som har begärt att få förfrågningsunderlaget eller anmält sig till beställarens kontaktperson. Ytterligare information kommer att lämnas senast sex dagar före anbudstidens utgång, om så har begärts i rimlig tid. Anbudsgivare kan endast åberopa kompletterande upplysningar som skriftligen har lämnats av beställaren. Beställaren kan begära att anbudsgivare ska anmäla om denne vill ha kompletteringar skickat till sig direkt. En del anbudsgivare får del av förfrågningsunderlag via särskilda företag som själva begär in underlaget och sedan distribuerar det till dem som abonnerar på en sådan tjänst. Beställaren kan begära att få kvittens på att de kompletteringar som skickas ut verkligen har nått varje anbudsgivare. Utnyttja e-postsystemets finesser! En del anbudsgivare frågar efter nuvarande entreprenadavtal med à-priser. Avtalet är en offentlig handling så det bör normalt lämnas ut. Sekretessprövning ska dock alltid göras först. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 8

Kommunens logotyp i sidhuvudet 2.5. Anbudsgivning 2.5.1. Allmänt Anbud ska lämnas på hela entreprenaden. Anbudet ska vara skriftligt, avges på svenska och överensstämma med förfrågningsunderlaget. Anbudsformulär, à-prislista och de handlingar som bifogas anbudet ska lämnas in som ett (1) original och X stycken kopior. À-prislista ska även lämnas in digitalt på cd eller motsvarande. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Beställaren förutsätter att anbudsgivaren skaffar sig nödvändig kännedom om förutsättningarna för entreprenaden, bl.a. genom besök i kommunen innan anbud lämnas in. Om det inte står att anbudet ska avges på svenska måste alla EU-språk accepteras. Hur många kopior av anbudshandlingarna som beställaren begär in beror på hur många personer hos beställaren som ska vara med och utvärdera anbuden. Var och en hos beställaren bör ha sin egen kopia och det är bättre att kopieringen görs av anbudsgivaren. Originalet inkl. cd/dvd ska låsas in i arkiv. Kopiorna måste också förvaras på betryggande sätt när ingen arbetar med dem. Anbudsgivaren är ansvarig för vem hos denne som är behörig att skriva under anbud och avtal. 2.5.2. Inlämning och märkning av anbud Anbud ska läggas i ett förseglat neutralt ytteremballage, utan någon form av firmabeteckning och märkas ANBUD AVFALLSHÄMTNING diarienummer XX. Anbudet ska adresseras till Namn på förvaltning eller motsvarande Postadress Besöksadress är adress. Receptionen är öppen vardagar kl. xx:xx xx:xx. Officiell brevlåda finns vid plats och har inkastöppning i storlek mått cm. 2.5.3. Sista anbudsdag Anbud ska ha kommit in till beställaren senast ååmmdd. Ange den dag som anbudstiden går ut, d.v.s. minst 52 dagar efter annonsering av upphandlingen om det är en öppen upphandling. Anbudstiden kan förkortas om vissa krav uppfylls. Mer information om olika upphandlingsförfaranden och anbudstider finns i anvisningarna. Anbud ska ha kommit in senast kl. 24:00 på sista anbudsdag för att tas upp till prövning. Anbud avlämnat i beställarens brevlåda och som påträffas dagen efter sista anbudsdag anses ha inkommit i rätt tid. Det gör även anbud som skickats med vanlig post om postförsändelsen, eller en avi om denna, har avskilts på postanstalt den dagen och postförsändelsen kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Regler om inkommande handlingar finns i förvaltningslagen (1986:223). 2.5.4. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud t.o.m. ååmmdd. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 9

Kommunens logotyp i sidhuvudet Anbudets giltighetstid bör inte sättas för kort. Det kan vara lämpligt att anbudet är giltigt till minst ca 6 månader efter sista anbudsdag. Blir det en överprövning kan upphandlingen dra ut på tiden. 2.6. Anbudets innehåll För att anbudsgivaren ska kunna bli kvalificerad ska anbudet innehålla de bevis och uppgifter om anbudsgivaren som beskrivs i avsnitt 3.1-3.3. Formulär Kvalificering, bilaga X, ska fyllas i och lämnas tillsammans med anbudet. För att kunna utvärderas ska anbudet innehålla de ifyllda formulären Uppdraget, bilaga X och À-prislista, bilaga X. À-prislistan ska innehålla anbudsgivarens begärda ersättning för de hämtningar/uppdrag som beställaren redovisar. Pris/ersättning ska anges i svenska kronor, SEK. Välj ett av alternativen 1-3 nedan: Alternativ 1 Anbud i ett kuvert Ingen extra text behövs. Alternativ 2 Anbud i två kuvert Anbudet ska avlämnas i två olika innerkuvert på följande sätt: Innerkuvert som är märkt KVALIFICERING OCH GENOMFÖRANDE ska innehålla Formulär Kvalificering, bilaga X Anbudsgivarens bilagor enligt punkt 3.1-3.3. Formulär Uppdraget, bilaga X Innerkuvertet som är märkt PRIS ska innehålla À-prislista, bilaga X Båda innerkuverten ska läggas i det neutrala ytteremballaget. Alternativ 3 Anbud i tre kuvert Anbudet ska avlämnas i tre olika innerkuvert på följande sätt: Innerkuvert märkt KVALIFICERING ska innehålla Formulär Kvalificering, bilaga X Anbudsgivarens bilagor enligt punkt 3.1-3.3 Innerkuvert som är märkt GENOMFÖRANDE ska innehålla Formulär Uppdraget, bilaga X Innerkuvert som är märkt PRIS ska innehålla À-prislista, bilaga X Alla tre innerkuvert ska läggas i det neutrala ytteremballaget. Om olika delar av anbudet ska öppnas vid olika tillfällen måste de läggas i olika innerkuvert. Närmare beskrivning av detta finns i fördjupningstexten Anbudsprövning. Bilaga Uppdraget är bifogat som förslag till mallen. Se den som ett exempel på hur beställaren kan begära in uppgifter och utvärdera kvalitet m.m. i utförandet. Det finns andra sätt. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 10

Kommunens logotyp i sidhuvudet 2.7. Anbudsöppning Ange ett av alternativen 1-3 nedan: Alternativ 1 Anbud i ett kuvert Planerad dag för anbudsöppning är ååmmdd då minst två personer utsedda av beställaren kommer att delta. Alternativ 2 Anbud i två kuvert Planerad dag för öppning av ytteremballage och innerkuvert märkt KVALIFICERING OCH GENOMFÖRANDE är ååmmdd. Innerkuvert märkt PRIS kommer att öppnas vid förrättning när kvalificeringen av anbudsgivare och utvärderingen av uppgifterna enligt formulär Uppdraget, bilaga X är genomförd. Endast innerkuvert från de kvalificerade anbudsgivarna kommer då att öppnas. Vid båda förrättningarna kommer minst två personer utsedda av beställaren att delta. Alternativ 3 Anbud i tre kuvert Planerad dag för öppning av ytteremballage och innerkuvert märkt KVALIFICERING är ååmmdd. Innerkuvert märkt GENOMFÖRANDE kommer att öppnas vid förrättning när kvalificeringen av anbudsgivare är genomförd. Endast innerkuvert från de kvalificerade anbudsgivarna kommer då att öppnas. Innerkuvert märkt PRIS kommer att öppnas vid förrättning när kvalificeringen av anbudsgivare och utvärderingen av uppgifterna enligt formulär Uppdraget, bilaga X är genomförd. Endast innerkuvert från de kvalificerade anbudsgivarna kommer då att öppnas. Vid alla tre förrättningarna kommer minst två personer utsedda av beställaren att delta. Lämplig tidpunkt för anbudsöppning är tidigast två dagar efter anbudstidens utgång. Då hinner beställaren kontrollera alla receptioner och brevlådor (om det finns flera) och hämta ut eventuella postförsändelser, så att alla anbud finns på plats vid anbudsöppningen, se punkt 2.5.3. Om två eller tre kuvert ska öppnas måste det ske vid olika tillfällen. Texten måste i så fall anpassas till det alternativ beställaren väljer. Närmare beskrivning finns i fördjupningstexten Anbudsprövning. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 11

Kommunens logotyp i sidhuvudet 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1. Krav på anbudsgivarens registreringar, skatter, avgifter m.m. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav som avser registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska ha giltigt F-skattebevis och vara registrerad som arbetsgivare. Anbudsgivaren får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud, vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, vara dömd för brott avseende yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, ha låtit bli att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller i något väsentligt hänseende ha låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Vad ovan föreskrivs gäller även eventuella underentreprenörer i alla led. Tredje och fjärde punkten ovan gäller även personer i ansvarig ställning inom företaget och med bestämmande inflytande över leverantören. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls Kopia på anbudsgivarens senaste registreringsbevis från Bolagsverket (SKV 4820) Utländska anbudsgivare ska bifoga dokumentation motsvarande svenskt registreringsbevis från Bolagsverket och Skatteverkets blankett SKV 4820. Intygen får inte vara äldre än två månader. Nystartade företag ska senast vid avtalstecknandet kunna visa upp registreringsbevis. Som bevis vid anbudsgivningen ska en plan för etablering av företaget som juridisk person bifogas. Enligt LOU ska anbudsgivaren (juridiska personer och individer i inflytande ställning) uteslutas från upphandlingen om denne enligt lagakraftvunnen dom har dömts för deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Det kan emellertid vara svårt för en upphandlande myndighet att få kännedom om sådant. Vad anbudsgivaren ska bifoga beror på vilka rutiner kommunen själv har. Som alternativ till att kräva intyg i form av registreringsbevis och blanketten SKV 4820 kan beställaren själv begära in upplysningar om aktuella anbudsgivare från Skatteverket och andra upplysningsföretag. Skatteverket kan lämna uppgifter om företagens registreringar, betalning av skatter och avgifter samt eventuella skulder. Vissa kommuner har avtal med upplysningsföretag, t.ex. Upplysningscentralen eller Soliditet, varifrån beställaren kan få information om anbudsgivare. Kontrollen av anbudsgivarens registrering görs då i stället av upplysningsföretaget. Vilka bevis som får begäras in av en anbudsgivare anges i kapitel 11 i LOU. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 12

Kommunens logotyp i sidhuvudet 3.2. Krav på anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomisk ställning samt stabilitet och kapacitet i ekonomiskt hänseende för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren ska ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser eller annan motsvarande kreditvärdighetsbedömning. I de fall lägre riskklassificering redovisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet, t.ex. via moderbolag eller bankgaranti. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls Kopia av kreditvärdighetsbedömning från UC eller motsvarande Nybildade företag ska lämna förhandsbesked från bank eller någon annan form av bevis på att anbudsgivaren klarar de ställda kraven. Ovanstående är exempel på hur krav kan ställas. Många kommuner har avtal med ratingföretag eller upplysningsföretag, t.ex. Upplysningscentralen eller Soliditet. Dessa kan lämna uppgift om ett företags ekonomiska ställning. Det går även att begära in och granska företagens senaste årsredovisning för att bilda sig en uppfattning om anbudsgivarens ekonomiska ställning. Ta ekonomisk hjälp om inte kompetensen finns i de egna leden. 3.3. Krav på anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet samt kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha minst tre års erfarenhet av avfallshämtning av det slag som upphandlingen avser. Nystartade företag ska ha personer i anbudsgivarens driftsledning med minst tre års erfarenhet av avfallshämtning av det slag som uppdraget avser. Det senare gäller även etablerade företag som saknar erfarenhet av avfallshämtning. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet, service och miljö uppfylls. Nystartade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. Anbudsgivaren ska ha tillstånd för transport av avfall av de slag som uppdraget avser. Nystartade och utländska företag ska ha dessa tillstånd senast när avtalet träder i kraft. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. Förteckning över samtliga uppdrag liknande detta uppdrag som har utförts av anbudsgivaren under de senaste tre åren. Nystartade företag och företag utan erfarenhet av avfallshämtning ska ange uppdrag som utförts av personer i anbudsgivarens ledning. Uppgifter om två referenspersoner för uppdrag liknande detta uppdrag som har utförts de senaste tre åren. Referensperson bör vara väl insatt i verksamheten och uppgifter om namn, nuvarande giltigt telefonnummer och e-postadress ska anges. Referensperson bör vara vidtalad. Nystartade företag ska ange CV för minst två personer i anbudsgivarens företagsledning eller blivande företagsledning, samt referenser för dessa personer. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 13

Kommunens logotyp i sidhuvudet Beskrivning av anbudsgivarens kvalitetssäkringssystem och egenkontroll. Certifikat enligt ISO 9000-serien eller liknande ska i förekommande fall bifogas. Certifikatet ska tydligt visa vilken del av företaget som är certifierad. Kvalitetsansvarig handläggare ska anges. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur kvalitetssäkring och egenkontroll ska kunna upprättas. Beskrivning av anbudsgivarens miljöledningssystem. Certifikat enligt ISO 14000-serien eller motsvarande ska i förekommande fall bifogas. Certifikatet ska tydligt visa vilken del av företaget som är certifierad. Miljöansvarig handläggare ska anges. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur miljöledningssystem ska kunna upprättas. Uppgift om hur stor del av uppdraget som eventuellt kommer att utföras av underentreprenör. Kopior på aktuella tillstånd för transport av avfall. Nystartade eller utländska företag ska som bevis vid anbudsgivningen redovisa en plan för hur kravet på tillstånd för transport av avfall ska kunna vara uppfyllt senast när avtalet träder i kraft. Om två eller flera olika delentreprenader handlas upp samtidigt bör förteckning över uppdrag och referenspersoner begäras för varje delentreprenad. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 14

Kommunens logotyp i sidhuvudet 4. PRÖVNING AV ANBUD 4.1. Allmänt Prövning av anbud görs i två steg: dels genom kvalificering av anbudsgivare och dels genom utvärdering av anbud. Beställaren kan medge att uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas till. 4.2. Kvalificering av anbudsgivare Prövningen ska visa om kraven på anbudsgivaren uppfylls. Beställaren kommer att granska de redovisningar anbudsgivaren har lämnat om sig och sin verksamhet samt de uppgifter som framkommit vid kontroll enligt punkt 3.1-3.3. För att bli kvalificerad gäller att anbudet ska innehålla begärda och kompletta uppgifterna enligt punkt 2.6 och 3.1-3.3. anbudsgivaren ska ha uppfyllt sina skyldigheter vad gäller registreringar, skatter och avgifter (punkt 3.1) anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomisk ställning (punkt 3.2) anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet att genomföra uppdraget (punkt 3.3) Endast anbud från anbudsgivare som blivit kvalificerade kommer att utvärderas enligt punkt 4.3. Kvalificering kan göras på olika sätt. Detta är ett förslag. Mer information finns i fördjupningstexten Anbudsprövning. 4.3. Utvärdering av anbud För att kunna utvärderas gäller att anbudsgivaren har blivit kvalificerad anbudet innehåller begärda och kompletta uppgifter enligt punkt 2.6 kraven på tjänsten uppfylls Beställaren kommer att pröva om kraven på tjänsten uppfylls genom att granska anbuden. De kommer sedan att värderas utifrån redovisningar och anbudspris. Anbuden utvärderas på följande sätt: Beskriv så tydligt som möjligt det sätt på vilket anbuden ska utvärderas. Anbudsgivare kan bli kallad till muntlig presentation av sig och sitt anbud om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det behöver inte innebära att avtal senare träffas med anbudsgivaren. Det finns många olika utvärderingsmodeller. Mer information finns i fördjupningstexten Anbudsprövning. I LOU anges att ett anbud kan förkastas om priset är onormalt lågt, dock först sedan den upphandlande myndigheten skriftligen begärt förklaring till det låga anbudet och inte fått Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallshämtning i XX kommun 15