PROTOKOLL 1(8) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 10.00 15.00 Plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Havet, plan 12 Deltog Lena Lundgren Gävle Anders Fredriksson Knivsta Alec Magi Särnholm Härryda Mats Bohman Nacka Peter Dacke Stockholm Peter Åberg Storuman Mikael Lagergren Västerås Johan Bergqvist Södertälje Lars-Olof Lindblad Kungälv Annika Samuelsson Mölndal Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Torbjörn Larsson Bengt Svenson Nisse Waldefeldt Föreningen Sambruk Falkenberg SKL Göteborg Deltog ej Marie Ahlqvist Lycksele Stellan Sjögren Kristinehamn Mikael Pallin Lycksele Ove Frid Mariestad Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE-811 32 Sandviken Hemsida www.sambruk.se E-post info@sambruk.se Organisationsnr 802428-2785 Bankgiro XXX-XXXX
2(2) 56 Mötets öppnande Ordföranden Lena Lundgren hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 57 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 58 Val av justeringsman Till justeringsperson väljs Peter Dacke, Stockholms stad. 59 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 60 Ekonomi V tjänsteman föredrar: Ekonomi - resultatrapport - Intäkter c:a 2,5 MKr - Projektens ekonomiska resultat beräknas gå jämnt ut - EU-samarbetsprojektet innebär en omfattande uppföljnings- & rapporteringsinsats i samband med att projektet avslutas i och med årsskiftet 2015/-16 o Sambruks del av projektbudgeten är 77 000 euro, varav föreningens egenfinansiering är 25 %, dvs c:a 181 000 kr - Utbetalning från VINNOVA för nyligen godkänt FoU-projekt Öppna datakällor 3 kommer inom 2 veckor - Resekostnader bekostas av varje enskilt projekt Diskussioner förs kring hur kostnad respektive intäkt för Provisum ska redovisas. - balansräkning alternativt resultaträkning - Revisor rekommenderar som upparbetad kostnad på konto nr 1080, ett projektuppdrag som påbörjats men inte avslutats per balansdagen. - Resultatrapport bifogas 61 Genomgång Sambruk nuläge 61.1. Projektrapportering Ekonomiskt bistånd Till den ursprungligen utvecklade interna frågetjänsten för socialhandläggare, Multifråga, finns nu flera intresserade kommuner; bl.a. Jokkmokk, Strängnäs, Åtvidaberg, Härryda, Bromölla, Kungsbacka, Oskarshamn, Skurup, Kungsör och Boden.
3(3) Den molnbaserade e-tjänsten eansökan-ekbist är nu vidareutvecklad så att flera medlemmar i ett hushåll kan nyttja tjänsten för att lämna in en elektronisk ansökan om ekonomiskt stöd. SKLs nyetablerade funktionen tjänsteråd för den nationella tjänsten Sammansatt Bastjänst, Ekonomiskt bistånd, SSBTEK, genomför sitt första möte den 8/12, varvid Föreningen Sambruks projektledare, Claes-Olof Olsson, deltar för att diskutera förvaltnings- och utvecklingsplan för SSBTEK. Denna har flera beröringspunkter med Föreningens projekt Ekonomiskt bistånd. Bland annat diskuteras förutsättningar för att Multifråga ska vara ett långsiktigt alternativt system för de kommuner som inte väljer en systemleverantörs specifika lösning. Självservice i Socialtjänsten FoU-projekt FoU-projekt tillsammans med Luleå kommun innebär att sökande själv kan hämta information elektroniskt från olika myndigheter. Informeras om att enskild kommun betalat leverantör för att ta fram en specifik e-tjänst för kommunen, vilken leverantören avser att produktifiera. Detta innebär att en leverantör av ett kommunalt verksamhetssystem fortsätter bygga på sin slutna systemmiljö och leverera specifika moduler som endast kan nyttjas till sitt verksamhetssystem istället för att erbjuda öppna gränssnitt som flera externa e-tjänster och liknande moduler kan integreras mot. ProVisum/ÖFM systemförvaltning Sambruk äger upphovsrätten till systemet som omfattar - handläggarstöd till Överförmyndarens verksamhetsområde, - e-tjänstmodul för ställföreträdare (t ex God man) som rapporterar sin verksamhet till kommunens Överförmyndarförvaltning. En upphandling för Förvaltningsfunktion har publicerats och sista anbudsdag är 17 december. - Avtal kommer att tecknas under januari 2016. - Föreningens medlemmar kommer, baserat på avtal enligt ovan, att erbjudas ett komplett tjänstepaket för förvaltning, drift, säkerhetslösning och vidareutveckling av systemet. EU-samarbetsprojekt NEBULA Cloud computing Pågår ett omfattande arbete att översätta material till svenska. Den första utbildningsomgången, inom ramen för projektet, i form av ett Kompetensutvecklingsprogram inom molnbaserade tjänster hölls 30/9-1/10 för elva deltagare i Stockholm. Avslutande projektmöte och konferens hölls i London 3-4 november. Projektdeltagarna diskuterar fortfarande licenshantering med den franska partnern, Universitetet i Lyon, som anser vissa utvecklade delar ska licensieras till förmån för Franska partners. Projektet avslutas till årsskiftet 2015/-16. ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform FoU-projekt Projektet syftar till att skapa en öppen plattform med öppna APIer för att möjliggöra för fler företag och användargrupper att skapa funktionalitet. Fortlöpande arbete pågår enligt överenskommen projektplan. Grundplattformen är klar inklusive första tjänsten, skolskjuts, och admin-funktioner. Andra tjänsten, Avvikelsehantering, är under utveckling. Detta kommer att vara grunden för att öppna upp för dels fler projektintressenter och dels dialog med VINNOVA och andra finansiärer, bl a EU:s program Horizon 2020.
4(4) Plattformen ska tas i provdrift januari 2016 av vissa utvalda skolor. FixaMinGata Integrationsdiskussion pågår med Flexite. Genomförandet sker i olika steg, och idag kan ett ärende skickas från FixaMinGata till Flexite. Diskussioner förs kring förutsättningar för att få tillförlitlig statistik över lösta och olösta ärenden. Statistik för 2015 presenteras. Streamflow systemförvaltning Utveckling av webbklient pågår, och hanteras via agila utvecklarmöten. Förändringar inom Jayway innebär att byte av Förvaltningspartner pågår. Diskussioner som har förts mellan parter och kommuner har varit positiva med kommunernas bästa i åtanke. Pga brådska genomförs direktupphandling, där övertagandet sker 1/1 2016. Upphovsrätten överlämnas av Jayway till föreningen Sambruk genom SGM4 - Gåva. SGM5 Användning, tas fram för kommuner tillsammans med Förvaltningsavtal. En traditionell upphandling kommer att genomföras med start i januari 2016. UKAA uppföljningssystem för ungdomar Förvaltningsrådsmöte hölls i Stockholm 24-25 september dit både SKL och Skolverket var inbjudna. Skolverket deltog och gruppen överlämnade synpunkter på inlämnat statistikunderlag, samtidigt som mål och syfte efterfrågades. Skolverket meddelade att det varit en hel del strul och missförstånd vid inlämning. Betygsdatabasen, BEDA, är Universitets- och högskolerådets (UHR) transportregister som samlar in slutbetyg från gymnasieskolor och Komvux för vidarebefordran till antagningssystem. Sedan hösten 2015 har UHR enligt en förordningsändring möjlighet att lämna ut uppgift om huruvida en person, har examensbevis från gymnasieskolan. För att få ut uppgifterna behöver kommunen teckna ett avtal med UHR och uppgiftshämtningen är belagd med en avgift. Sambruks förvaltningsråd för UKA har önskemål om att hämta ut uppgifter från BEDA, och har givit Sambruk i uppdrag att genomföra en upphandling av tjänsten. Detta möjliggör för Föreningen Sambruk att som samarbetsorgan erbjuda alla medlemmar en tjänst som hämtar ut uppgifter, oberoende av valt verksamhetssystem. Redovisning av beviljat stöd till nätverk för ungdomsfrågor 200.000kr År 2 ska genom Trelleborgs kommun inrapporteras till MUCF över genomförda aktiviteter senast 4 december. Systemförvaltare UKA har inbjudits till möte på Skolverket tillsammans med övriga verksamhetsstöds leverantörer. Öppna verksamhetssystem skolan - Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, Arbete fortgår enligt plan, där kommunerna samarbetar tillsammans med leverantörer.
5(5) Nya Projektidéer/förslag Förfrågan kring Förvaltning kommunala fjärrvärmebolag Förfrågan från Göteborgs stad gällande att förvalta och utveckla egenutvecklad programvara för att validera fjärrvärmeanläggningar och dess förbrukningsmönster. Frågan har ställts kring statliga/privata aktörers medlemskap i föreningen Sambruk. Styrelsen diskuterar aktörer som kan bli medlemmar i föreningen. - Kommunala bolag - Grupp av fjärrvärmebolag som initiativ o Diskussion förs med deras branschorganisation - Privata aktörer behandlas separat o kan nyttja produkt o andra ekonomiska villkor ska gälla Styrelsen beslutar att varje annan aktör prövas separat. Förslag, nytt FoU-projekt Om kommuners samverkansfördelar V tjänsteman presenterar förslag enligt separat ppt-presentationsfil. Bakgrunden är att medborgare ställer allt fler och större krav på kommunerna, vilket innebär fortsatt ökande kostnader framöver, vilket innebär att kommunerna därför behöver bli mer innovativa. Projektförslaget omfattarar ett Forskningsinstitut som verkar med akademi, privat och offentlig sektor. - Ledamöter påtalar att representant(er) från civilsamhället saknas i nuvarande beskrivet projekt Ansökan ska göras till VINNOVAs utlysning Utmaningsdriven innovation och ska vara inlämnad senast 28 januari 2016, där föreningen Sambruk erbjuds delta som partner. Ansökningsprocessen Diskuterar möjligheten att köpa in extern expertis som utvecklar ansökan och om sambruk som partner kan finansiera projektet med 75000 kronor. Styrelsen beslutar att en konkret projektidé behöver presenteras och att beslut därefter tas per capsulam i januari. Projektidén ska inkludera - avgränsning genom förtydligad målformulering - passa ihop med föreningen Sambruks inriktning 61.2. Övriga aktiviteter Digidel Vid emedborgarveckan 2015 deltog 300 aktörer och 16.000 nya, digitalt delaktiga medborgare inrapporterades. Bland aktörerna fanns bl.a. Skatteverkets och Försäkringskassans Servicekontor över hela landet. För nätverket har en egen webbsida lanserats www.digidel.se Nätverket deltog även på Internetdagarna med en monter. Ekonomin för 2015 har täckt genomförda aktiviteter, och planering för 2016 kommer att ske vid Samverkansledningens möte 9 december.
6(6) Konferenser och seminariedagar Informeras om att allt fler väljer att delta via sändningar på webben. 61.3. FoU-projekt Nytt projekt inom VINNOVAs utlysning Öppna datakällor 6 som ingår i programmet Öppen innovation tilldelades 1,45 miljoner kronor. Projektet är ett initiativ från Peter Mankenskiöld och Björn Hagström. Projektet syftar till att skapa en gemensam modell och metod för beskrivning av öppna datakällor enligt en nationell definition, så det kan användas av alla kommuner, under perioden december 2015 augusti 2016. VINNOVA har meddelat avslag på projekt-ansökningar avseende samarbetsprojekten MedPlats och Röda Tråden. 61.4. Medverkan i Digidel-arbetet 2016 Verksamhetsplan för 2016 under utarbetande. Föreningen Sambruk har under 2014 och 2015 fungerat som operativt samordnande och administrativ part. Mervärdet för Föreningen har varit större kännedom bland olika aktörer kring Föreningens arbete. Det kraftigt ökade intresset från aktörer under främst emedborgarveckan 2015, innebär ökade utmaningar att motsvara förväntningarna gällande nästa års aktiviteter. Samverkansledningen för diskussioner gällande finansiering och organisering under 2016. SKL överväger en mera aktiv roll, men kan i dagsläget inte agera som aktiv part, eftersom beslut i frågan saknas inom förbundet. Styrelsen beslutar att Föreningen Sambruk erbjuder Samverkansledningen att agera administrativ part för 2016. Styrelsen föreslår att ställa frågan kring finansiering även till Studieförbunden. 62 Intresseföreningen 62.1. Vårkonferens och årsmöte Föreningens årsstämma skall hållas varje år före maj månads utgång enligt stadgarna. Styrelsen ger sekreteraren i uppdrag att undersöka möjligheten att hålla Föreningen Sambruks konferens och årsstämma i samband med Offentliga rummet 25-27 maj i Malmö. 62.2. Ledamots informationsansvar Styrelseledamöters informationsansvar enligt det s k Teckal-undantaget i LOU beskrivs. För att säkerställa att informationskanaler mellan styrelseledamot och medlemmar är tydliga, har styrelsen beslutat definiera särskilt regionalt informationsansvar per ledamot, vilket finns angivet på www.sambruk.se/omsambruk/ledamotsinformationsansvar.htlm - Ny ansvarig ska utses till Västernorrlands län Styrelsen beslutar att - ledamöter har kontakt med utsedd region via e-post - ett informationsbrev tas fram som varje ledamot vidarebefordrar till sin region - varje ledamot erhåller en kontaktlista för sin region
7(7) 62.3. Uppföljning av strategiplaneringskonferens, inför Verksamhetsplan 2016 V tjänsteman informerar från Föreningens dagar kring Strategisk verksamhetsplanering som hölls i september. Resultatet är inte entydigt kring vad som är planen framåt, utan två spår utkristalliserades: - expansivt, framåtsyftande spår, som är mer kostsamt - förvaltande spår, där fokus är på att arbeta vidare med nuvarande projekt och att marknadsföra resultat och leverans från dessa Förhållandet och samverkan mellan Föreningen Sambruk & SKL diskuterades. Styrelsen beslutar att - Olika handlingsvägar och konsekvenser (inkluderande vad som krävs, kostnader osv.) presenteras vid nästa styrelsemöte. - Underlag skickas ut för påsyn i förväg. - Dagens diskussion och diskussion vid strategidagar utgör underlag för Verksamhetsplanen 2016 Styrelsen diskuterar alternativa sätt att agera och informera kring olika projekt och medlemskap. Redaktionell artikel i t ex Dagens samhälle Intervjua medlemmar kring huvudorsak till medlemskap Formulera Marknadsföringsplan för 2016 Analysera vilka kommuner som inte är medlemmar Hitta kommuner som är på gång att byta system Hitta smartare lösningar som hänvisas till verksamhetsutveckling Informera från stor respektive mindre kommuns nytta av edlemskapet Mindre kommuner har inte resurser att fundera/engagera sig i medlemskap Föreningen Sambruk kan agera speaking partner för mindre kommuner Hitta övergripande information för vad en kommun behöver tänka på, ex för e-leg, VR Viktigt att informera både förtroendevalda och tjänstemän - förklara med hjälp av pedagog, minimera it-inriktning - Välfärdslabb för att utbilda valda politiker - Informera kring vad digitalisering är/innebär o Folkbildande inslag o Föredrag om framtiden, ex Bo Dahlbom
8(8) Föreningen Sambruks inriktning på projekt i detta sammahang noteras också tidigare diskussion kring VAR föreningen gör mest nytta; - skapa lösningar där marknaden inte finns - påverka leverantörer och kostnadsbild - pådrivande för att ta fram lösningar Styrelsen beslutar att Verksamhetsplanen kompletteras med en Marknadsföringsplan 2016. Följande ledamöter deltar i arbetet: Mikael Lagergren (Västerås), Peter Dacke (Stockholm), Alec Magi Särnholm (Härryda) och Johan Bergqvist (Södertälje). Peter Dacke utses till sammankallande. Marknadsföringsplanen presenteras vid styrelsemötet 4 februari 2016. 63 SKL Sambruk Ingen information gavs. 64 Aktuell information från styrelsemedlemmar Kommunerna Storuman & Lycksele har under ett år jobbat för att få en gemensam ITorganisation. Förslaget har godkänts av båda kommunernas KF, vilket innebär att kommunerna byggs ihop digitalt. Ytterligare en kommun visat intresse för att delta. Föreningen Sambruks hantering av upphandlingar kommer att vara intressant framöver. 65 Övriga frågor Broschyr En ny broschyr är under framtagande som finansieras med annonser och kommer att lanseras 2016 tillsammans med en ny Roll-up. 66 Nästa styrelsemöte 4 februari 2016, kl 10.00 15.00, SKL, lokal Havet plan 12 8 april 2016, kl 10.00 15.00, SKL (? bekräftas senare) ledamöter meddelar önskemål att delta på plats, alternativt digitalt 25 maj 2016, Konferens och Årsmöte i samband med Offentliga rummet i Malmö 67 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Lena Lundgren Namnförtydligande Peter Dacke