Ledningskansliet Ann-Charlotte Hansson Schützer, Kommunikationschef FÖRSLAG 1 / 5 2012-01-25 Dnr V 2011/182 Rektor Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Bakgrund Alla svenska lärosäten lever i en värld med ökad konkurrens om resurser och tydligt uttalade krav på profilering. Från regeringshåll finns ambitionen att utveckla Sverige till en av världens främsta kunskapsländer. När det gäller Sveriges förutsättningar för tillväxt, sysselsättning och framtida välstånd sätts stor tilltro till kvaliteten på den högre utbildningen och forskningen. Det ställs också stora krav på internationalisering. Samtidigt vill man från politiskt håll minska antalet lärosäten i Sverige. Göteborgs universitet är ett stort och brett universitet med många kvalificerade utbildningar och starka forskningsmiljöer. Bland universitetets fakulteter ryms flera välkända och starka varumärken. Samverkan med omvärlden är omfattande. I takt med att konkurrenstrycket ökar inom universitetssektorn, växer också behovet av att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet såväl internt som externt. Vi är ett universitet och ska därför agera och kommunicera som ett sammanhållet sådant och med en gemensam strategi. Kommunikationens betydelse som strategiskt verktyg ökar därmed för verksamheten. Det sker mycket bra och professionellt kommunikationsarbete inom Göteborgs universitet, detta såväl på central nivå som på fakultets- och institutionsnivå. Det saknas dock en övergripande och gemensam strategi för kommunikationsarbetet, vilket försämrar möjligheten att kommunicera Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet. Utan att ha med helhetsperspektivet i kommunikationen riskerar Göteborgs universitet att uppfattas som splittrat både internt och externt. Det leder också lätt till att anställda upplever en känsla av bristande tillhörighet till Göteborgs universitet och en vi och dem mentalitet. Ledningskansliet Vasaparken, Box 100, 405 30 Göteborg 031-786 0000, 031-786 1064 (fax) www.gu.se, www.gf.adm.gu.se
2 / 5 Ledningen för Göteborgs universitet anser det därför angeläget att en kommunikationsstrategi tas fram för hela universitetet. Den ska omfatta såväl intern som extern kommunikation. Avsikten är att denna ska gälla för hela universitetet och vara en utgångspunkt för kommunikationsarbetet även på fakultets- och institutionsnivå. Kommunikationsstrategin ska kunna användas av alla anställda. Vissa delar kommer dock att vara mer specifika och i första hand rikta sig till universitetets kommunikatörer. Syfte och mål Syftet med en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet är att bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet såsom den framkommer i universitetets vision, värderingar, mål och strategiska plan. Den ska vara ett strategiskt verktyg för verksamheten att uppnå sina mål. Den ska också medverka till att förbättra förutsättningarna för ökad samordning av kommunikationen inom hela universitetet och därigenom bidra till ökad effektivitet och samhörighet. En kommunikationsstrategi ska kunna användas som en kommunikativ guide men också som en verktygslåda för universitetets kommunikationsarbete. En kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska uppdateras med regelbundenhet. Målen med en kommunikationsstrategi för hela universitetet är: Bidra till att tydliggöra universitetets kärnverksamheter utbildning och forskning samt stärka kommunikationen om universitetets roll som myndighet och arbetsgivare Bidra till att skapa samsyn och tydlighet kring vilka vi är och vart vi är på väg och därigenom stärka universitetets identitet och känsla av samhörighet Bidra till att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet och därigenom stärka intern samverkan och gemensam utveckling Säkerställa att allt kommunikationsarbete sker i samklang med och till nytta för universitetets strategiska planer och verksamhetsmål Bidra till att stärka universitetets attraktionskraft och image och därmed öka intresset bland universitetets olika intressenter samt attrahera de bästa studenterna, lärarna och forskarna samt det bästa administrativa stödet Uppdragsdirektiv Arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi ska utgå från universitetets vision, värderingar, mål och strategiska planer, övrigt material med koppling till uppdraget samt det pågående arbetet med att ta fram en ny långsiktig verksamhetsstrategi för Göteborgs universitet. Som underlag för arbetet kommer även enheternas befintliga kommunikationsstrategier och planer att inrymmas. Naturligt är också att tidigare undersökningar som genomförts av Göteborgs universitets kommunikation ingår i underlaget, dock kan befintligt informationsunderlag behöva kompletteras med nya undersökningar, till exempel om hur universitetets kommunikation fungerar idag, internt såväl som externt. Viktigt för att framtagningen av en kommunikationsstrategi för hela Göteborgs universitet ska bli framgångsrik är att de aktiviteter på central nivå som eventuellt redan pågår alternativt planeras, och som har bäring på det övergripande kommunikationsarbetet införlivas i det totala arbetet med kommunikationsstrategin.
3 / 5 Arbetsprocessen som ska leda fram till en kommunikationsstrategi för hela Göteborgs universitet genomförs i tre faser. Första steget är en nulägesanalys, vars slutsatser och rekommendationer utgör underlaget för strategiarbetet. Därefter sker framtagningen av ett förslag till kommunikationsstrategi och slutligen sker en implementering av den överenskomna strategin. Nedan följer en kortfattad beskrivning av de tre faserna: Nulägesanalys o Ta fram bilden av Göteborgs universitet internt och externt Arbetet med en nulägesanalys inleds med att ta fram den aktuella bilden av Göteborgs universitet, det vill säga hur GU i dagsläget uppfattas av olika intressenter. o Inventera befintligt kommunikationsarbete internt och externt I inventeringen av Göteborgs universitets kommunikationsarbete är det viktigt att beskriva såväl det som utförs centralt som det som sker på fakulteterna. Det är också angeläget att identifiera de möjligheter som står till buds för att öka samverkan mellan centralt och fakulteter utan att de sistnämnda förlorar sin specifika identitet. Det finns idag stora variationer mellan de olika fakulteterna. Dessa måste hanteras med stor respekt när de vägs in i helheten. I samband med att Göteborgs universitet genomför en organisationsförändring sker en processkartläggning. Eftersom information är en av de processer som kartläggs, bör detta arbete ingå som en del i kommunikationsstrategins nulägesanalys (se informationsprocessen nedan). För att få fram bilden av hur anställda vid Göteborgs universitet uppfattar den interna och externa kommunikationen rekommenderas att det utöver befintliga undersökningar även genomför en enkätundersökning om hur man upplever att universitetets kommunikation fungerar (viktigaste informationskanal visavi bästa informationskanal, informationsvanor etc.) Inventeringen av det befintliga kommunikationsarbetet består av två delar, dels själva informationsprocessen, dels kommunikationens innehåll och spridning, enligt nedanstående beskrivning: 1. Informationsprocessen (organisation, metoder och arbetssätt, styrande dokument) 2. Kommunikationens innehåll och spridning (kommunikationsområden som t. ex. forskningskommunikation, målgrupper, budskap, kanaler, aktiviteter, kommunikationsverktyg som exempelvis omvärldsbevakning) o Så gör andra jämför med de bästa nationellt och internationellt och ta fram best practice externt såväl som internt. Titta t ex på eventuell koppling mellan erkänt goda arbetsplatser och internkommunikation o Trender och tendenser inom kommunikationsbranschen
4 / 5 o Slutsatser och rekommendationer Detta vill vi fortsätta att göra Detta vill vi också göra Detta ska vi sluta med Kommunikationsstrategi o Bakgrund och syfte o Kommunikativa utmaningar och möjligheter (förbättringsområden) o Kommunikationsmål o Målgrupper o Kommunikativt förhållningssätt (det som ska prägla kommunikationen, t ex öppenhet) o Budskapsplattform, huvudbudskap som ska fungera över tid på övergripande nivå o Kanaler o Strategiska riktlinjer. T.ex. Alltid arbeta proaktivt o Fokusområden o Aktivitets- och tidsplan. Årlig kommunikationskalender. Aktiviteter kopplade till de kortsiktig målen Metod för genomförande För att kommunikationsstrategin ska uppfattas som användarvänlig och nyttig bör den utmynna i såväl konkreta aktiviteter som dokument (se aktivitetsplan som en del av kommunikationsstrategin). Ansvar och roller Arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet är ett omfattande och resurskrävande arbete. Arbetet ska ske via en projektorganisation. Rektor är beställare. Eftersom syftet är att uppnå hög delaktighet bland bör projektorganisationen befolkas av personer från hela Göteborgs universitet. Ska arbetet kunna genomföras inom en rimlig tidsram kan behov finnas av att komplettera med externa resurser. Ytterligare ett skäl till detta är behovet av ett utifrånperspektiv. Viktigt är dock att projektstyrningen utgår från Göteborgs universitet. Arbetet föreslås ske i nära samverkan med rektors ledningsgrupp. Vid behov anlitas olika referenspersoner med erfarenheter från olika discipliner och från olika delar av universitetet. Dessa kan fungera som bollplank och rådgivare i såväl nulägesanalysen som i själva framtagningen av kommunikationsstrategin.
5 / 5 Förslag till projektorganisation: Styrgrupp uppdragsbeskrivning, besluts-pm, bemanning, projektdirektiv, budgetförslag, ansvarar för att projektets resultat bidrar till verksamhetens mål o Ann-Charlotte Schützer (ordförande och projektägare), Sofia Lodmark-Wallner (ska ersättas med person från Externa relationer), Maria Eriksson, Lena Kolvik, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson Projektledning med en intern projektledare och ett externt projektstöd, 6-8 personer Utskott/arbetsgrupper, varje utskottsordförande ingår i projektledningen, utöver ordförande ingår ytterligare två personer per utskott Referenspersoner, Lennart Weibull är rådgivare till styrgruppen, dessutom finns referensgrupp kopplad till projektledningen, (förslag: Henrik Oscarsson, Lars- Gunnar Andersson, Helene Brembeck, Gun Selldén) Tidsplan (preliminär) Rektorsbeslut början februari Planering inför projektstart (bemanning inklusive externt stöd, projektdirektiv, projektplan, workshopupplägg för kickoff ), januari/februari Genomförande av kickoff, mars Framtagning av nulägesanalys, mars-maj/juni Framtagning av kommunikationsstrategi, juni-dec Eventuell produktion av kommunikationsdokument, t ex kommunikationshandbok, samt översyn av befintliga styrdokument och dylikt arbete, oktober-december Presentation och start av implementering, från december Förslag till beslut För framtagning av en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet föreslås Rektor besluta: - att arbetet bedrivs i projektform enligt ovan översiktligt föreslagna projektorganisation - att arbetet bedrivs enligt ovan angivna direktiv och tidsplan - att ur centrala medel avsätta 1 miljon kronor för att genomförandet av arbetet med en kommunikationsstrategi - att uppdra åt kommunikationschefen att utarbeta projektdirektiv och fastställa slutlig projektorganisation