5:1
5:2
5:3 Dnr SN/2013:569 700 2015-03-02 1/15 Bilaga 1 till Uppföljning av socialnämndens internkontrollplan 2014, helårsrapport Socialnämndens internkontroll ska trygga en effektiv förvaltning där också verksamheten ständigt förbättras. Internkontrollen ska säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. Här följer en rapport som visar uppfyllelse av valda granskningsområden och kontrollmoment inom socialnämndens verksamhet, samt förslag på förbättringsarbete. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommun@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
5:4 Dnr SN/2013:569 700 2015-03-02 2/15 Kontrollmoment Uppfyllelse (första halvåret 2014) 1 Försörjningsstöd. Kontroll av att det finns en aktuell och underskriven Knappt 50 % har arbetsplan. arbetsplan. 2 Avvikelsehantering. Kontroll av rapporterade avvikelser. 1990 avvikelser har 3 Mottagande av flyktingar. Kontroll av antal mottagna flyktingar jämfört med avtal. 4 Utförare av hemtjänst. Kontroll av genomförandeplaner i ett urval av ärenden. 5 Risk för undernäring. Kontroll av hur lång nattfastan är på kommunens särskilda boenden för äldre samt kontroll av BMI. rapporterats 45 % av de flyktingar som avtalats om, har anlänt. 65 % har genomförandeplaner. Nattfastan är 13,5 tim. BMI: 60 % är inte undernärda. 6 Förhandsbedömning avseende barn. Kontroll av handläggningstider. 85 % har handlagts inom 7 Registerkontroll av personal inom socialkontoret som arbetar med barn. Stickprovskontroll ska utföras beträffande personal som arbetar med barn inom socialkontoret. 8 Arbetsmarknadsstrategi. 1. Kontroll av hur många av alla ungdomar som ansökt om ekonomiskt bistånd som blivit kartlagda och gått vägledningskurs. 2. Kontroll av hur många av de som under året haft en två veckor. traineeanställning som har återkommit med ansökan om försörjningsstöd. 9 Kontroll av besök i familjehem och HB-hem. Andel som fått angivet Uppfyllelse (andra halvåret 2014) 15 % har arbetsplan. Information till handläggare om registrering. 1861 avvikelser har rapporterats Skaffa referensram för avvikelser. 0 % Följa tecknat avtal. 86 % har genomförandeplaner. BMI: 71 % är inte undernärda. 81 % har handlagts inom två veckor Tydliggöra urval av ärenden. Utarbeta rutin. Jobba mer med FAM. Inga mätningar gjorda Inga mätningar gjorda Utarbeta rutin. Mer samarbete med Måltidsservice. 77 % traineeanställda har inte återkommit. Skapa en systematisk uppföljning. antal besök: 71 %, 40 %. Andel som fått angivet antal besök: 47 %, 32 %. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommun@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
5:5 Dnr SN/2013:569 700 2015-03-02 3/15 1. Försörjningsstöd Ansvarig: Ulrica Runemar, enhetschef Jobbtorg Strängnäs, IFO Att det finns en aktuell och underskriven arbetsplan för varje försörjningsstödstagare. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Totalt får cirka 400 hushåll utbetalt försörjningsstöd varje månad. Alla dessa har arbetsplaner. Dock registreras inte alla arbetsplaner i verksamhetssystemet. Planerna är inte heller alltid underskrivna. Andel underskrivna och registrerade (i verksamhetssystemet) arbetsplaner var under första halvåret 2014, knappt 50 % och under andra halvåret 15 %. Vid arbete med arbetsplanen har det diskuterats om det är en rimlig målsättning att alla ärenden har en arbetsplan. Cirka hälften av de hushåll som uppbär försörjningsstöd står inte till arbetsmarknadens förfogande. Om man då tittar på de ärenden som står till arbetsmarknadens förfogande blir det ett betydligt bättre resultat. Efter Jobbtorgets invigning, i oktober 2014, har nybesöksprocessen ändrats. De personer som står till arbetsmarknadens förfogande deltar i en vägledningskurs där ett av syftena är utreda behovet av stöd för att komma till arbete och att upprätta en arbetsplan för varje person. (Se punkt 8) Vid arbetet med nästa års internkontroll plan bör det specificeras i vilka ärenden en arbetsplan ska upprättas. Alla upprättade arbetsplaner ska registreras i verksamhetssystemet. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 kommun@strangnas.se www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
5:6 4/15 2. Avvikelsehantering Ansvarig: Helén Trostemo, verksamhetschef Administration och utveckling Kontroll av rapporterade avvikelser. Resultat av uppföljning första respektive andra halvåret 2014 Avvikelser 2014 inom hela socialnämndens ansvarsområde Antal avvikelser första halvåret 2014 Antal avvikelser andra halvåret 2014 Ökning/minskning antal avvikelser Alla verksamhetsområden ÄO 1435 1439 4 HSL 311 309-2 Funktionshinder (LSS, PA-SFB) 98 38-60 Funktionshinder (SoL) 47 37-10 Totalt 1891 1823-68 IFO 3 12 9 Privata utförare av hemtjänst 15 26 11 Summa 1909 1861-48 Summa under hela året 3770 Antal avvikelser per halvår juli 2012- december 2014, alla typer av avvikelser samt vissa utvalda 1687 1853 1891 1825 Antal avvikelser, alla typer av händelser 1333 651 134 234 Andra halvåret 2012 715 731 883 892 414 319 219 383 351 300 Första halvåret 2013 Andra halvåret 2013 Första halvåret 2014 409 137 Andra halvåret 2014 Antal fallavvikelser Läkemedel: dubbel/förväxlad/ofullst ändig/utebliven/iordnin gställande
5:7 5/15 Att en avvikelse inträffar är något negativt. Men som en del av systematiskt förbättringsarbete är varje upptäckt av en avvikelse positivt. Genom upptäckten säkerställs dels att den kan åtgärdas, dels att verksamheten får en möjlighet att se över sin styrning och därigenom kan förhindra att liknande avvikelser återupprepas. När exempelvis en ny rutin införs, kan avvikelser öka inom det området, tills arbetssätt har implementerats. Under hela 2014 registrerades 3 772 avvikelser inom hela socialnämndens verksamhetsområde, inklusive privata hemtjänstutförare. Det är drygt 10 avvikelser per dag. Avvikelserna är jämt fördelade över månaderna och halvåren. En viss ökning har skett från 2012, vilket sannolikt beror på att personal numera själva för in uppgifter i verksamhetssystemet, vilket inte skedde före 2012. Under 2014 har antalet avvikelser hos privata utförare av hemtjänst ökat, vilket kan förklaras med att antalet uppdrag har ökat från första till andra halvåret. (I april hade privata utförare 72 kunder, i oktober 104). Inom området funktionshindrade har antal avvikelser minskat från första till andra halvåret 2014. I socialnämndens riskbedömning befaras att verksamheten missar att rapportera. Huruvida antalet avvikelser är tillfredsställande (drygt 10 om dagen) är svårbedömt. Något slags referensram skulle vara av värde; exempelvis genom att använda nyckeltal på enhetsnivå i form av antal avvikelser per brukare. Därmed kunde enheter jämföras med varandra samt år från år; även jämföra motsvarande med andra kommuner i Sörmland eller med liknande storlek. En arbetsgrupp på socialkontoret arbetar med översyn av avvikelsesystemet. Arbetsgruppen borde lämna förslag till socialkontorets ledningsgrupp på nyckeltal för avvikelser. Kommentar av medicinskt ansvarig sjuksköterska Våra brukare inom äldreomsorgens verksamheter är ett mångfacetterat område där omvårdnadskunskap och specifik omvårdnadskunskap blir nödvändigt. Samverkan mellan olika in- och utvärtes faktorer kan ses mellan bl.a. belastning, orörlighet, inkontinens, multisjuklighet mm vilket gör avvikelsehanteringen som en del i kvalitetsuppföljningar inom hälso- och sjukvården. Fallavvikelser Fallavvikelser är den vanligaste avvikelsen och förebyggande arbete med bland annat registrering och riskbedömning i kvalitetsregister Senior alert görs inom
5:8 6/15 våra verksamheter. Under våren 2014 har nya rutiner utarbetas och implementerats med omfattande utbildningsinsatser, för att intensivera det förebyggande arbetet inom hälso- och sjukvården. Samverkan mellan olika personalkategorier har implementerats inom särskilt boende med gällande rutiner inom vårdpreventivt arbete. Arbetssättet och dess kulturförändring inom arbetsgrupperna med teamarbete är fortfarande under en utvecklingsfas. Målet är att 90 % av brukarna på särskilt boende ska vara riskbedömda i kvalitetsregister Senior alert och under slutet av 2014 nåddes 100 %. Realistiskt för fortsättningen 2015 är dock målet 90 %. Läkemedelavvikelser Läkemedelsavvikelser hanteras inom rutinen för avvikelser samt genom rutin lokal läkemedelsinstruktion gemensamt mellan sjuksköterskor, omvårdnadspersonal och enhetschefer. Utebliven dos är den vanligaste läkemedelsavvikelsen och ett intensifierat förbättringsarbete pågår. Smittspridning/vårdrelaterade infektioner Inom område vårdhygien är indikatorn vårdrelaterade infektioner, exempelvis urinvägsinfektioner eller calicivirus (vinterkräksjuka), ett mått på följsamhet till basala hygien rutiner. Basala hygienrutiner ska alltid användas i alla vårdsituationer. Vårdrelaterade infektioner visar på en nedgång från första halvårets siffror 63 till andra halvårets siffror 11, vilket visar på en minskning med 22 avvikelser. Det kan konstaterats att det inte under andra halvåret 2014 varit något utbrott av calicivirus inom särskilt boende. Utarbetande av referensram för avvikelser.
5:9 7/15 3. Mottagande av flyktingar Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Marita Andersson, enhetschef Kontroll av antal mottagna flyktingar jämfört med avtal. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Ang. mottagna flyktingar enligt avtal har vi under det första halvåret tagit emot 2 vuxna och 4 barn, samt 3 ensamkommande. (40 per år enligt avtal). Grad av uppfyllelse: 9/20= 45 %. Resultat av uppföljning andra halvåret 2014 Under andra halvåret har inga flyktingar mottagits. Grad av uppfyllelse: 0/20= 0 %. Att vi inte kunnat erbjuda fler att komma till Strängnäs beror på att vi inte haft några bostäder att erbjuda. Utöver vårt avtal så har det flyttat in 30 vuxna och 14 barn i kommunen (som vi också får ersättning för men som inte räkans in i avtalet). För 2015 har en överenskommelse om blandade platser för mottagande av ensamkommande barn tecknats mellan Strängnäs kommun, Migrationsverket och Länsstyrelsen i Södermanlands län. Överenskommelsen godkändes i socialnämnden 2014-11-07, 125.
5:10 8/15 4. Utförare av hemtjänst Ansvarig: Barbro Ernald, LOV-samordnare Kontroll av att utförare av hemtjänst uppfyller kvalitetskraven enligt LOVunderlaget. Stickprovskontroll ska göras av att brukare inom hemtjänsten har en aktuell genomförandeplan senast två veckor efter det att uppdraget om hemtjänst har startat hos kunden. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Metod: LOV-samordnaren har besökt varje hemtjänstutförare och bett att få se genomförandeplaner. Ett urval har gjorts i förväg: sju kunder för utförare som har fler än sju; alla kunder för utförare med sju eller färre. Varje kunds genomförandeplan har granskats utifrån frågan: Fanns genomförandeplan senast två veckor efter uppdraget startat? Utförare Andel som uppfyller kravet Maj/juni November AB Hemtjänstdoktorn 100 % 100 % BazHemserivce AB 100 % 100 % Gripsholms Hemassistans AB 57 % 86 % Hemmablick 0 % 57 % Hjälpredan AB 0 % 100 % Invita AB 100 % 100 % Rana Vård och omsorg 33 % 75 % Strängnäs kommun Strängnäs- Malmby 83 % 43 % Strängnäs kommun Strängnäs- Tosterö 71 % 100 % Strängnäs kommun Strängnäs- Vårfruberga 83 % 86 % Strängnäs kommun MÅS 86 % 100 % Genomsnitt alla 65 % 86 % Resultatet för andra halvåret är bättre än för första. Andel som hade genomförandeplan har ökat från 65 % till 86 %. Efter förra granskningen fick utförarna en checklista, som tydliggjorde kraven. Det har haft effekt. Hemtjänstuppdrag kommer ofta fortlöpande; först en eller ett par insatser senare kommer fler och något försvinner. Till nästa uppföljningstillfälle är det viktigt att bestämma vilket uppdrag som är det första.
5:11 9/15 Granskning både efter första och andra halvåret har omfattat fler gransknings punkter än den angivna: att planen är aktuell vid granskningstillfället, undertecknad samt att kunden har ett exemplar. Dessa resultat redovisades i delårsrapporten vid halvårsuppföljningen 2014, men redovisas inte här. I arbete med kvalitetsuppföljning finns risk för undanträngningseffekt, att utförarna fokuserar alltför mycket på angivna kontrollpunkter på bekostnad av andra faktorer; faktorer som kan vara viktigare ur kundens perspektiv. Dessa övriga granskningspunkter kommer inte att användas vid nästa uppföljning. Att 86 % har en genomförandeplan inom två veckor är ett värde som kan bli bättre. Målet är 100 %. Ett sätt att nå det kan vara att endast fokusera på denna enda granskningspunkt, att tydliggöra vilket uppdrag som är det första och att kommunicera detta till utförarna.
5:12 10/15 5. Risk för undernäring Ansvarig: Mats Karlsson, verksamhetschef Äldreomsorg Kontroll av hur lång nattfastan är på kommunens särskilda boenden för äldre samt kontroll av BMI. Nattfasta: Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Äldreomsorgen i Strängnäs arbetar tillsammans med länets nutritionsråd där både Sörmlands landsting och länets kommuner deltar. Nattfastan mäts på boenden i hela länet. Rekommendationen är att nattfastan inte bör överstiga 11 timmar. Den senaste mätningen gjordes i november 2014. Då var den genomsnittliga nattfastan i Strängnäs 13,24 timmar. Två år tidigare låg värdet på 13,23 timmar. I tabellen nedan framgår värdena för de olika boendena. Värdena varierar något, men ingenstans ligger det under 11 timmar. Boende Antal* Av Medel (timmar) Median (timmar) Hammargården 26 12,75 13,08 Hammargården 2012 33 12,88 13,00 Isabellagården 73 12,96 13,00 Isabellagården 2012 40 13,12 13,21 Kristinagården 70 13,51 13,75 Kristinagården 2012 62 13,35 13,75 Mariagården 38 12,90 13,50 Mariagården 2012 28 13,07 13,50 Riagården 35 13,47 13,50 Riagården 2012 Sictoniagården 38 13,59 14,00 Sictoniagården 2012 30 13,11 13,75 Solvändan 14 12,24 13,21 Solvändan 2012 29 13,28 13,50 Thomasgården 24 14,08 13,83 Thomasgården 2012 31 13,68 13,67 Strängnäs 318 13,24 13,50 Strängnäs 2012 253 13,23 13,50 Södermanland 2361 12,18 13,00 Södermanland 2012 2360 12,64 13,25 * Antal boende som medverkat i undersökningen.
5:13 11/15 Inför 2015 inriktas förbättringsarbetet på att: Ta fram en rutin för att minska nattfastan inom särskilt boende. Stärka arbetet med FAM. (Fem Aktiviteter kring Mat) Öka samarbetet med Måltidsservice. BMI: Resultat av uppföljning första halvåret 2014 Registrering och riskbedömning via Senior alert visade under våren 2014 att 110 personer på särskilt boende i Strängnäs hade ett BMI underder rekommenderade 22 och därmed bedömdes som undernärda. De undernärda utgjorde 40 % av de boende som var riskbedömda (85 % var bedömda). 60 % var inte undernärda. BMI: Resultat av uppföljning andra halvåret 2014 Riskbedömning under hösten 2014 visade på bättre resultat. 29 % var undernärda och 71 % var inte undernärda. Dessutom hade fler riskbedömts (88 %). Alla som bedöms vara undernärda, får en åtgärdsplan. Det finns en medvetenhet om risken för undernäring hos brukare inom särskilt boende och personalen arbetar aktivt med att bedöma risker bl.a. via kvalitetesregister Senior alert med att sätta in åtgärder. Sjuksköterskorna har under 2014 genomgått en webbutbildning i konsistensanpassad kost och ordinerar utefter enskilda brukares behov konsistensanpassad kost. Personalen tillagar egna tillverkade näringsdrycker som erbjuds exempelvis vid kvällsmålen. Projekt har startats angående FAM, Fem Aktiviteter kring Mat, där man ser på hela måltidssituationen. Under året har måltidsutvecklare från Måltid ansvarat för ett projektarbete med mellanmål inom särskilt boende.
5:14 12/15 6. Förhandsbedömning barnärenden Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Marita Andersson Kontroll av handläggningstider vid förhandsbedömning avseende barn. Beslut om en utredning ska inledas eller inte ska fattas inom 14 dagar från det att anmälan inkommit om inte synnerliga skäl föreligger. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Första halvåret Andra halvåret Antal avslutade förhandsbedömningar 289 355 Varav inom två veckor 246 286 Andel avslutade inom två veckor 85 % 81 % I de fall där handläggningstiden överskridit två veckor handlar det om: Svårt att få ihop tider med vårdnadshavare. Vårdnadshavare har lämnat återbud/kommer inte på bokad tid/är bortrest/på semester. Handläggare har inväntat polisförhör/möte med SAMS (socialtjänst, skola, habilitering och BUP)/möte med Barnahus/möte med BUP. Tagit tid att prata med alla föräldrar till samma syskonpar/ prata med alla syskon/prata med barn och varje vårdnadshavare för sig. Inväntat svar från drogtest. Sen dokumentation.
5:15 13/15 7. Registerkontroll personal Ansvariga: Annica Westling, verksamhetschef IFO, Maria Jäderlund, verksamhetschef Myndighet och bistånd, Sven-Erik Ålund, verksamhetschef Funktionsnedsättning, Mats Karlsson verksamhetschef Äldreomsorg Registerkontroll av personal inom socialkontoret som arbetar med barn. Stickprovskontroll ska utföras beträffande personal som arbetar med barn inom socialkontoret. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Inom Myndighet- och bistånd har registerkontroll gjorts av handläggare som handlägger ärenden som rör barn samt på kontaktpersoner/avlastningsfamiljer som utför uppdrag efter beslut fattade på Myndighet och bistånd. Inom insatser till personer med funktionsnedsättning gör registerkontroll av alla medarbetare vid anställning. Inom individ- och familjeomsorgen görs registerkontroller på alla uppdragstagare t.ex. kontaktpersoner/familjer mm. Strängnäs kommun saknar gemensamma rutiner för registerkontroll. Personalavdelning har meddelat att de skall utarbeta gemensamma rutiner för detta. Utarbetande av gemensamma rutiner.
5:16 14/15 8. Arbetsmarknadsstrategi Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Ulrica Runemar och Karin Svensson, enhetschefer. Kontroll av hur många av alla ungdomar som ansökt om ekonomiskt bistånd som blivit kartlagda och gått vägledningskurs. Kontroll av hur många av de som under året haft en traineeanställning som har återkommit med ansökan om försörjningsstöd. Resultat av uppföljning första och andra halvåret 2014 Vägledningskurs Under första halvåret har 47 ungdomar (upp till 25 år) blivit kallade till vägledningskurs och 24 av dessa har genomfört kursen. (51 %) Traineeanställningar - försörjningsstöd Under januari-november 2014 har totalt 251 traineeanställningar pågått och 128 av dessa har avslutats under det första halvåret. Av dessa avslutade har 29 återkommit eller fortsatt varit i behov av ekonomiskt bistånd fram till nu. Av de 99 som inte återkommit hade 35 personer inte försörjningsstöd innan de påbörjade sin traineeanställning (vilket kan bero på att de ingått i ett hushåll där bistånd registrerats på annan medlem i hushållet). Sammanfattningsvis är det 23 % som återkommit. 77 % har inte återkommit/behövt försörjningsstöd. Målsättningen är att alla ungdomar som står till arbetsmarknadens förfogande ska gå vägledningskurs och bli kartlagda i samband med att de ansöker om ekonomiskt bistånd. Målsättningen är att skapa en systematisk uppföljning av de som haft traineeanställning, för att mäta effekten av anställning. Arbetet med detta pågår.
5:17 15/15 9. Familjehem och HVB Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Marita Andersson, enhetschef. Besök hos barn och ungdomar i familjehem samt besök vid HVB-placeringar. familjehemsplacerade barn och ungdomar få besök av barnsekreterare minst 4 ggr/år (2 ggr/halvår). HVB-placerade barn och ungdomar få besök av barnsekreterare minst 6 ggr/år (3 ggr/halvår). Resultat av uppföljning första halvåret 2014 14 barn och ungdomar var placerade i familjehem. Av dessa fick 10 minst 2 besök, d.v.s. 71 %. 11 ensamkommande flyktingar, barn och ungdomar var placerade i familjehem/hvb-hem. Av dessa fick 5 minst 2/3 besök. 4 barn och ungdomar var HVB-placerade. Av dessa fick 1 minst 3 besök. Sammantaget fick 40 % minst 3 besök. Resultat av uppföljning andra halvåret 2014 19 barn och ungdomar var placerade i familjehem. Av dessa fick 9 minst 2 besök d.v.s. 47 %. 46 ensamkommande flyktingar, barn och ungdomar var placerade i familjehem/hvb-hem. Av dessa fick 25 stycken 2 besök dvs. 54 % och 15 stycken fick 3 eller fler besök dvs. 32 %. 5 stycken fick 1 besök dvs. 11 %.1 fick inga besök d.v.s. 2 % Anledning till att vissa besöktes färre gånger än 2 har t.ex. varit att de inte varit placerade under hela sista halvåret. När det har varit några besök har anledningen t.ex. varit att barnen absolut inte vill ha besök av sin barnsekreterare. Barnsekreteraren har varit sjukskriven större delen av hösten, andra handläggare har kopplats in som har bevakat barnens intressen men då barnsekreteraren har en personlig relation med barnet är denna inte lätt att ersätta