Avtal avseende Omsorg och boende fo r mellan Haninge kommun och [Leveranto ren] Haninge kommun Tel: 08-606 70 00 Org.nr: 212000-0084 Södertörns upphandlingsnämnd Dnr: SUN 44/2013 Kommunstyrelseförvaltningen 136 81 Haninge 1 (11)
Innehåll 1. Parter Detta avtal har ingåtts mellan följande parter: Haninge kommun (nedan kallad Beställaren ) NN (nedan kallad Utföraren ) Org.nr. 212000-0084 Org.nr. [orgnr] 136 81 [Adress] Haninge [Postnummer] [Postort] Kontaktperson: Kontaktperson: [Namn Efternamn] [Namn Efternamn] [Titel] [Titel] [Tel] [Tel] [E-post] [E-post] Beställaren och Utföraren benämns i detta Avtal för Parterna eller, var för sig, för Part. 2. Omfattning Upphandlingen omfattar totalt 8 platser varav 3 platser avser asylsökande i åldrarna 15-18 år samt 5 platser avseende barn med uppehållstillstånd utan legal vårdnadshavare i Sverige i åldrarna 15-20 år. Fördelningen av platser kan komma att ändras. Haninge kommuns avtal med Migrationsverket kan förändras under avtalstiden, därför behöver leverantören ha kapacitet för att i framtiden ta emot fler barn än vad vi efterfrågar i denna upphandling. Upphandlingen avser därför även tre optionsplatser varar två platser avser asylsökande barn. Optionsplatserna ska kunna tillhandahållas inom sex månader. Uppdraget omfattar boende med personal dygnet runt. Förutsättningar för driften framgår av Avtalet och dess bilagor. 3. Avtalstid 3.1. Avtalet träder i kraft från och med att det undertecknats av båda parter och gäller initialt till och med 2016-02-28. 3.2. Avtalet innehåller följande förlängningsoptioner: Första förlängningsoptionen löper till och med 2017-02-28. Andra förlängningsoptionen löper till och med 2018-02-28. 2 (11)
Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Beställaren inte säger upp Avtalet minst sex (6) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 3.3. Verksamhetsstart är planerad till 2014-03-01 under förutsättning att upphandlingsprocessen inte försenas. 4. Handlingars inbördes rangordning 4.1. Avtalsvillkoren framgår av nedan uppräknade handlingar. Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. detta avtal 3. förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar 4. anbud daterat 20xx-xx-xx med kompletteringar 4.2. Eventuella ändringar och tillägg ska godkännas och skriftligen undertecknas av behörig företrädare för både Kommunen och Leverantören 5. Tillstånd 5.1. Utföraren ska vid verksamhetsstart inneha samtliga för verksamheten erforderliga tillstånd. 6. Huvudmannaskap Beställaren är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som rör myndighetsutövning. 6.1. Utföraren ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Beställaren har anledning att förvänta sig av en välrenommerad Utförare. 7. Brister och missförhållande 7.1. Brister i leveransen 7.1.1. Uppdagas brister i Utförarens leverans, ska detta dokumenteras och en konkret, tidsatt handlingsplan för att åtgärda dessa brister ska upprättas. Handlingsplanen ska presenteras för Beställarens godkännande inom fem (5) arbetsdagar från det att bristen uppdagats. Eventuella synpunkter och/eller justeringar som Beställaren anser nödvändiga, t.ex. rörande föreslagna tider för att åtgärda brister, ska 3 (11)
inkorporeras i handlingsplanen av Utföraren och därefter ska handlingsplanen verkställas. 7.1.2. Brister som beskrivits i handlingsplanen enligt ovan och som inte åtgärdats inom de tidsramar som angivits och godkänts av Beställaren (eller senast vid nästkommande möte mellan Utföraren och Beställaren på ledningsnivå), medför att ersättningen per dygn för samtliga av Beställarens ungdomar vid det boende som bristen avser sänks med tjugo (20 %) procent till dess bristerna har åtgärdats. Kvarstår bristerna även efter nästkommande möte mellan Utföraren och Beställaren på ledningsnivå, sänks ersättningen per dygn med ytterligare tio (10 %) procent och Utföraren ska särskilt informera socialnämnden om orsaken till att bristerna kvarstår. 7.2. Missförhållande: Skulle missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, som rapporterats och utretts enligt avsnitt 6.10 (Lex Sarah i förfrågningsunderlaget) och där beslutade åtgärder identifierats, ändå kvarstå vid utgången av nästkommande kvartal, äger Beställaren rätt till engångsvite om tio tusen (10 000) kronor. Utföraren ska därefter omgående tillse att beslutade åtgärder vidtas. Har så inte skett tio (10) arbetsdagar senare, äger Beställaren rätt att häva avtalet. 7.3. Försening av leverans Om Utföraren inte genomför verksamhetsstarten enligt tidsplan (se avtalstid ovan) har Beställaren rätt till vite om 10 000 kronor per påbörjad förseningsvecka, om inte Utföraren visar att dröjsmålet beror på hinder utanför dennes kontroll som Utföraren inte skäligen kunnat förväntas ha räknat med vid uppdragets avtalstecknande. 8. Placeringar 8.1. Utföraren är skyldig att ta emot de ungdomar som Beställaren anvisar. 8.2. Placeringens upphörande: Beställaren fattar slutligt beslut om utskrivning oavsett om placeringens upphörande är planerat eller oplanerat. 8.3. Avbrytande av placering p.g.a. allvarliga missförhållande. Beställaren har rätt utan föregående uppsägning avbryta placeringen omedelbart om det föreligger allvarliga missförhållanden vid boendet och det finns påtaglig risk att omsorgen inte kan genomföras eller att vistelsen kan vara till skada för ungdomen. Betalningsansvaret för denna plats upphör i detta fall att gälla dagen efter placeringens avbrytande, dvs Utföraren har inte rätt till betalning för vare sig belagt eller tom plats. 8.4. Utföraren har rätt att säga upp en placering med omedelbar verkan om den enskilde ungdomens agerande bedöms kunna medföra en risk för sin egen, de andra ungdomarnas eller personalens liv. En uppsägning enligt denna punkt ska ske i 4 (11)
samråd med beställaren samt i förekommande fall meddelas god man eller särskilt förordnad vårdnadshavare. 9. Allmänna förutsättningar för lokalerna 9.1. Utföraren står för samtliga kostnader som rör fastigheten där verksamheten bedrivs. 9.2. Godkännande av eventuell ny lokal sker skriftligt. 10. Skatter och avgifter Utföraren förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Utföraren garanterar att eventuellt anlitade underleverantörer uppfyller motsvarande krav. 11. Redovisning av personal inför verksamhetsstart Utföraren ska senast en (1) månad före tidpunkten, eller vid annan med Beställaren överenskommen tidpunkt, för verksamhetsstart redovisa att han kan tillhandahålla de personer med den kompetens som Avtalet anger och som krävs för att utföra uppdraget. Om Utföraren vid denna tidpunkt inte kan visa att kraven är uppfyllda har Beställaren rätt att, på Utförarens bekostnad, anvisa tillfälliga resurser till dess att kraven uppfyllts. 12. Arbetsgivaransvar 12.1. Utföraren svarar för all den finansiering som erfordras för att utföra avtalat åtagandet samt övriga förpliktelser som åligger Utföraren enligt detta avtal. 12.2. Utföraren ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande av vid var tid gällande lagar och avtal. 12.3. Utföraren svarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Utföraren är ensam ansvarig arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 12.4. För det fall att Utföraren saknar kollektivavtal om allmänna löne- och anställningsvillkor ska Utföraren söka tillämpa gällande villkor eller praxis inom branschen. Utföraren ska inte vidtaga åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom Utförarens verksamhetsområde. 12.5. Utförare som får uppdraget att bedriva verksamhet får inte överlåta driften på annan Utförare. 12.6. Om Utföraren bryter mot vad som anges ovan i denna punkt 12 har Beställaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. 5 (11)
13. Arbetsmiljö rehabiliteringsansvar 13.1. Utföraren ansvarar för att följa arbetsmiljölagen och därmed systematiskt driva och utveckla arbetsmiljöarbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall och skapa en god arbetsmiljö. 14. Tystnadsplikt och sekretess 14.1. Utföraren ansvarar för att all personal i verksamheten är väl förtrogen med och i det dagliga arbetet följer gällande lagstiftning. 14.2. Utföraren förbinder sig att inte utnyttja sekretessbelagd uppgift för annat ändamål än detta avtals genomförande. Sådan uppgift får inte utan Beställarens skriftliga medgivande yppas för tredje man. Detta gäller även efter Avtalets upphörande. 15. Personuppgiftslagen Utföraren ansvar för att de personuppgifter som hanteras behandlas i full överensstämmelse med personuppgiftslagen. Mellan Beställaren, i egenskap av personuppgiftsansvarig, och Utföraren, i egenskap av personuppgiftsbiträde, ska ett biträdesavtal ingås före det att Utförarens tjänsteleveranser påbörjas. 16. Disciplinära åtgärder Utföraren ska omedelbart vidta erforderliga åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott eller i övrigt uppträtt oacceptabelt mot ungdomar. 17. Priser 17.1. Ersättningen är: Ersättning per dygn och belagd plats för asylsökande: 1 686 SEK Ersättning per dygn och belagd plats för personer med uppehållstillstånd: 1 710 SEK Ersättning per dygn för ej belagd plast: 1 440 SEK Ersättningen är en totalersättning ska täcka alla kostnader för boendet såsom personal, kost, logi, omvårdnad och gemensamma fritidsaktiviteter. Ersättning för belagd plats utgår från den dag som den enskilde skrivs in och upphör den dag den enskilde skrivs ut. Vid oplanerad frånvaro från boendet under en längre sammanhängande period, utgår ersättning för belagd plats under de sju första dagarna och därefter ersättning för ej belagd plats. 6 (11)
Utlägg för personliga behov, utöver vad som ingår i den ersättning som kommunen betalar för belagd plats för personer med uppehållstillstånd, är ekonomiskt bistånd. Sådant bistånd söks av ungdomen själv eller av dennes företrädare. Utföraren kan inte fakturera beställaren för sådana kostnader. Asylsökande ska i motsvarande fall vända sig till Migrationsverket. 17.2. Prisjustering: Ändras den statliga ersättningen under avtalsperioden så justeras ersättningen till utföraren med samma procentsats. 17.3. Ersättningen inkluderar samtliga kostnader som erfordras för att driva verksamheten i enlighet med detta avtal. 17.4. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. 17.5. Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. 17.6. Slutavräkning ska ske vid avtalets upphörande. Utföraren ska senast tre (3) månader efter det att uppdraget slutförts till Beställaren översända faktura på återstående fodringar som avser uppdraget. 18. Fakturering och betalning 18.1. Beställaren betalar ersättning månadsvis i efterskott. 18.2. Utställs på och sänds till: Haninge kommun Socialförvaltningen Avdelningen Barn och unga/ensamkommande [RefID, se nedan] 136 81 Haninge 18.3. Samtliga fakturor ska vara märkta med en referens i fältet Er referens. Som referens ska Beställarens referensid anges. Beställarens referensid ska efterfrågas/uppges vid beställning och fungerar som adressat i systemet. 18.4. Som fakturadatum räknas det datum när fakturan ankommer Beställaren. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. 18.5. Av fakturan ska utöver F-skattesedelnummer, framgå Utförare med angivet organisations- och mervärdesskatteregistreringsnummer, utförd tjänst, beställare, referens, mottagare och leveransdatum. 18.6. Till fakturan ska bifogas redovisning av antal belagda platser samt personuppgifter och antal dygn per person. 7 (11)
18.7. Elektronisk fakturering Utföraren ska kunna skicka fakturor elektroniskt till Beställaren senast sex (6) månader efter avtalets tecknande. Ingen särskild ersättning kommer utgå för arbete rörande införandet av elektronisk fakturering enligt denna punkt. 18.8. Betalning sker trettio (30) dagar efter godkänd leverans och godkänd mottagen faktura. 18.9. Dröjsmålsränta I enlighet med svensk räntelagstiftning. Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m./t.o.m.) då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Parterna är överens om att dröjsmålsränta understigande etthundra (100) kronor inte ska utgå. 18.10. Påminnelser och krav sänds av Utföraren direkt till respektive leveransadress med bifogad obetald fakturakopia alternativt ska sådana uppgifter finnas på påminnelsen att det klart framgår vilken person, enhet eller avdelning hos Beställaren som påminnelsen avser. 18.11. Eventuella villkor som anges i faktura, men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Beställaren. 18.12. Beställaren kan komma att ändra faktureringsrutinerna under avtalstiden. 19. Ansvar 19.1. Utföraren ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom vållande hos Utföraren eller av dennes personal. Utföraren är skyldig att hålla sig försäkrad för sådan skada och ska, om Beställaren så begär, utan fördröjning uppvisa försäkringsbevis. 19.2. Utföraren svarar i förhållande till Beställaren för skadestånd, som denne på grund av vållande av Utföraren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. 20. Information Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 21. Uppföljning av avtalets genomförande Utföraren ska kontinuerligt följa upp verksamheten. Utföraren ska vara Beställaren behjälplig i avtalsuppföljning. 22. Revision 8 (11)
22.1. Kommunen har rätt att under avtalsperioden låta genomföra förvaltningsrevision samt granskning av Utförarens debiteringsunderlag. Förvaltningsrevision innebär att kommunens revisorer, i enlighet med lag, ska granska all verksamhet som Beställaren och dess utförare bedriver. Beställarens revisorer eller de som revisorerna utser att företräda dem ska få ta del av handlingar och uppgifter som är nödvändiga för granskning av Utförarens fullgörande av Avtalet. Beställaren svarar för ersättning till den som utför den revision som har beställts. 22.2. Företrädare för Beställaren, såsom revisorer och andra tjänstemän, har rätt att under avtalstiden följa upp och kontrollera verksamheten och att villkoren i avtalet följs. Utföraren förbinder sig att bereda kommunen tillträde och insyn i sådan utsträckning att kommunen kan genomföra sitt uppdrag. 23. Allmänhetens insyn 23.1. Utförarens personal ska omfattas av bestämmelserna om offentlighetsprincipen som framgår av tryckfrihetsförordningen och offentlighet- och sekretesslagen. Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att Beställaren framställt begäran härom, till Beställaren lämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a kommunallagen (1991:900). Sådan begäran skall i normalfallet vara skriftlig. Informationen skall göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. 23.2. Informationen skall lämnas i skriftlig form. Beställaren ska precisera vilken information som efterfrågas. Utföraren är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för Utföraren, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos Beställaren. 23.3. Information som lämnats till Beställaren enligt första stycket skall ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 23.4. Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i Avtalet. 24. Avveckling av samarbete 24.1. Inför en avveckling av samarbetet, är Utföraren skyldig att bistå Beställaren, eller en av Beställaren anvisad tredje part, på det sätt som krävs för att underlätta övergången till verksamhetsdrift i ny regi. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska redovisas. 24.2. Utföraren ska vid anmodan presentera en plan för säkring av kvaliteten under övergångsperioden från tidigare Utförare till ny utförare. I händelse av att uppdraget 9 (11)
övergår till ny utförare ska både den nuvarande och den nya Utföraren medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för ungdomar och Beställaren. 25. Uppsägning av avtal 25.1. Endera Parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt Avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. 25.2. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga giltighet. 26. Hävning 26.1. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Utföraren efter avtals ingående: a) Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan Parterna. b) Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. c) Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. d) Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. e) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. f) Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. 26.2. Beställaren har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om Utföraren före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. 26.3. Beställaren har vidare rätt att häva Avtalet helt eller delvis i enlighet med vad som framgår av punkten 4.1 (Tillstånd) och punkten 7.2 (Allmänna förutsättningar för lokalerna). 27. Force majeure Om Part på grund av myndighetsåtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som Part inte skäligen borde ha räknat med och vars följder Part inte heller skäligen kunnat undvika eller övervinna är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Arbetskonflikt som har sin grund i Parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. 10 (11)
Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska Parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation. 28. Överlåtelse av avtal Utföraren får inte överlåta detta avtal på annan utan Beställarens skriftliga medgivande. 29. Ändringar och tillägg Part äger rätt att aktualisera förändringar i Avtalet. Förändringar i Avtalet kan endast göras gällande om behöriga företrädare för Parterna skriftligt överenskommit därom. 30. Tillämplig lag 30.1. Beställarens och Utförarens rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. 30.2. Utföraren ska vid utförande av åtagandet följa alla tillämpliga lagar, författningar samt normer och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör Utföraren vid utförandet av åtagandet. 30.3. Utföraren ansvarar för att lämnade förslag till genomförande av uppdraget inte strider mot gällande lagregler, etiska regler eller branschpraxis. 31. Tvistelösning Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal ska den i första hand lösas av Parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Beställarens hemort och avgöras enligt svensk rätt. Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Ort och datum: Haninge kommun Namnförtydligande: Titel: Ort och datum: [LÄGG IN FIRMA] Namnförtydligande: Titel: 11 (11)