Revisionsrapport Anställnings- och avgångsrutiner Malin Andersson Hans Axelsson
Inledning/uppdraget Av s revisorer har vi fått i uppdrag att granska om det finns en tillräcklig kontroll av rutiner i samband med anställning eller avgång. Enligt beslutad projektplan ska följande kontrollmål bedömas: Finns skriftliga rutiner? Behörighet att teckna anställningsavtal? Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet stämmer med anställningsavtal? Finns tillfredsställande kontroller vid slutreglering av lön och ersättningar i samband med avgång? Godkänns ändringar i fasta uppgifter och loggas ändringar? Finns tillfredsställande backuper av lönesystem? Säkerställs att personal som slutat också avregistreras i lönesystemet? Finns tillfredsställande rutiner avseende förvaring och arkivering? Innehåller intern kontrollplanen några kontroller avseende hantering av anställnings- och avgångshantering? I samband med en delrapportering till revisorerna gavs också ett tilläggsuppdrag att undersöka om rutin finns för avgångssamtal. Metod Granskningens resultat baseras på intervjuer med kommunens service- och lönechef och test av tio stycken slumpmässigt utvalda nyanställda, fem stycken personer som bytt tjänst inom kommunen och tio stycken som slutat. Samtliga under år 2012. Uppgifter om avgångssamtal kommer från kommunens personalstrateg. Sammanfattande bedömning Vi bedömer att rutiner kring anställning- och avgång fungerar på ett i allt väsentligt tillfredsställande sätt. Dokumenterade rutiner, tidigare genomförda internkontroller, nytt personalsystem och behörighetssystem bidrar till detta. Vi bedömer också att några förbättringsområden finns och vi lämnar därför några rekommendationer under redovisningen av respektive kontrollfråga. Resultat Kontrollfråga: Finns skriftliga rutiner? Det finns en checklista som ska användas vid rekrytering. Den fastställdes av ledningsgruppen 2005 och varje chef har att följa den när en rekrytering av en tillsvidare eller visstidsanställning inleds. I dokumentet anges att det är noga PwC Sida 1
att fylla i anställningsavtalet på rätt sätt då man annars riskerar att ett visstidsavtal kan komma att betraktas som en tillsvidareanställning. Det framgår vidare att om man anställer på schemalagd tid under en längre period ska man skriva anställningsavtalen från första till sista datum- Vid intermittent anställning ska månadsrapporter skrivas varje gång den anställde rings in. Skillnaden anställningsavtal vid timanställningar är beroende av om den anställde gjort ett åtagande eller ej. Om man inte gjort något särskilt åtagande under en viss period är man intermittent anställd dag för dag. Utöver ovanstående finns inga skriftliga rutiner för hantering av nyanställdas avtal och registrering i lönesystemet. Bedömning Bedöms inte finnas behov av ytterligare skriftligt utformade rutinbeskrivningar. Kontrollfråga: Behörighet att teckna anställningsavtal? Behörigheten regleras i respektive nämnds delegationsordning. Det finns ingenting i granskningen som visar på brister i detta avseende. Anställningsavtalen som sådana innehåller inte alltid de uppgifter som behövs, ex. uppgifter om på vilket ansvar och verksamhet lönen ska gå, när de kommer in till lönehandläggaren från den anställande chefen. Denna typ av uppgifter fylls då oftast i av lönehandläggaren efter kontakt med den chef som skrivit under avtalet. Saknas andra och allvarligare uppgifter i avtalet skickas det tillbaka för underskrift. I sammanhanget noterar vi att det enligt uppgift inte är alldeles ovanligt att anställningsavtalen skickas så sent inpå löneutbetalningstillfället att det leder till bekymmer för den enskilde. Lönekontoret har uppmärksammat cheferna på detta men trots det fungerar det inte helt tillfredsställande från alla. Behörighet regleras i den delegationsordning som kommunstyrelsen och respektive nämnd beslutat om. I vårt urval har vi inte noterat några avvikelser. Det finns dock vissa problem kring att få alla anställande chefer att hantera anställningsavtalen på ett korrekt sätt och i tid. För att såväl den enskilde arbetstagaren inte ska drabbas av bekymmer och inte heller lönekontoret av merarbete så kan vi bara rekommendera lönekontoret att fortsätta att informera chefer att det inte fungerar tillfredsställande och vilka konsekvenser detta får. Kontrollfråga: Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet stämmer med anställningsavtal? Efter att anställningsavtal upprättats så registreras avtalet i lönesystemet av en lönehandläggare. Uppgifterna enligt anställningsavtalet kontrolleras därefter av en annan handläggare mot de uppgifterna som lagts in i Aditro Personec P. Stämmer uppgifterna signerar vederbörande avtalet I personalsystemet finns inbyggt vissa kontroller som ex:vis signalerar om lönen överstiger en viss nivå eller om det är inlagt en orimlig sysselsättningsnivå. Uppkommer detta så sker extra kontroll av lönehandläggaren för att utröna om det finns något fel och varför. PwC Sida 2
Under 2012 har, enligt service- och lönechefen, mycket fokus legat på bytet av lönesystem som gjordes den 1 april och hård arbetsbelastning i anslutning till detta kan ha medfört att vissa brister kan ha förekommit. I viss mån bekräftas detta då vi av 15 kontrollerade avtal noterar någon form av avvikelse i två fall. Ingen av dessa har dock inneburit något större fel. Bristerna i samband med systembytet uppges ha åtgärdats. Tillämpas kontrollrutinen bedömer vi att det finns goda förutsättningar för en tillfredsställande kontroll avseende inrapportering av uppgifter från anställningsavtalen. Kontrollfråga: Finns tillfredsställande kontroller vid slutreglering av lön och ersättningar i samband med avgång? När någon slutar ska slutlön betalas ut inkl. all kvarvarande semester och andra former av ersättningar. Om till exempel komptiden är negativ ska istället ett avdrag göras på slutlönen. Lönehandläggarna tar ut listor flera gånger per månad för att i möjligaste mån få med allt i samband med slutlön. För att det ska fungera helt tillfredsställande så är det viktigt att också besluten från anställande chefer om att någon slutat kommer in i tid till lönekontoret. Här uppges det finns vissa brister som också orsakar slutregleringar efter att slutlön betalats ut. Nuvarande kontroller med uttag av listor månadsvis bedöms som tillfredsställande. Vi vill rekommendera att löneavdelningen informerar cheferna om vikten att få in beslut av avgång snabbt och konsekvenserna av om så inte sker. Kontrollfråga: Godkänns ändringar i fasta uppgifter och loggas ändringar? Alla förändringar som ska göras i personregistret ska lönekontoret ha påskrivna underlag från chef innan ändring görs. Ex:vis gäller detta löneförändringar, ändring av sysselsättningsgrad, benämningar. Alla ändringar loggas i systemet så att det går att spåra vem som ändrat. Kontrollfråga: Finns tillfredsställande backuper av lönesystem? Det uppges att backuper körs av GöLiSka-IT varje natt. Kontrollfråga: Säkerställs att personal som slutat också avregistreras i lönesystemet? Behörigheterna att rapportera och attestera löner styrs via systemet Neptun. Systemet tillhandahålls av GöLiSka-IT. Fr o m febr 2013 införs ett system kallat SAMID. Systemet innebär kortfattat att GöLiska varje dag läser av i personalsystemet vilka som har nyanställts och då läggs ID upp vilket innebär att personen får tillgång till självservice. PwC Sida 3
De läser på samma sätt av alla som slutat och då stängs användarkontot. Systemet uppges ha körts i Skara och Götene med gott resultat. Enligt upprättat rutin vid anställnings upphörande 2012 03 01 (Sam 6.16) ska följande aktiviteter ske: Aktivitet Vem Utfört Informera övrig personal och berörda Planera för överlämnande/avslut av arbetsuppgifter /medarbetare Planera för eventuellt uttag av innestående semester och annan ledighet. Avsluta konto för behörighet i standardarbetsplats (se IT-info för blankett) Vid behov uppdatera personalinformationen på intranätet och Informationsansvarig externwebb Skicka uppsägning till löneenheten. Använd blanketten Uppsägning. Vid längre vikariats upphörande, meddela löneenheten via mail eller med hjälp av blanketten Avgångsansökan vid visstidsanställning. Avsluta eventuell fullmakt för postöppning Meddela kommunens växel angående anknytning samt informationen i Trio. Viktigt att detta görs i god tid innan avslut. Återlämnande ska ske av: -Nycklar/tag -Legitimation (mail till kontorsservice för bekräftelse att makulering kan ske av inlämnad legitimation) -Visitkort -Mobiltelefon (avsluta eventuell delad faktura) -Eventuell arbetsutrustning och skyddskläder Uppdatera anhöriglista Förbered och boka tid för avslutningssamtal Kontrollera om eventuell gåva ska utges, se Personalförmån Utfärda betyg/tjänstgöringsintyg. Kopia skickas till löneenheten /medarbetare PwC Sida 4
Det nya systemet SAMID startar upp i dagarna och behöver vara i funktion en tid innan erfarenheter kan dras. Uppgifter gör dock gällande att det fungerat väl i Skara och Götene. Kontrollfråga: Finns tillfredsställande rutiner avseende förvaring och arkivering? Alla avtal som är för anställningen för enskild person samlas i en akt som förvaras i arkivet på servicekontoret. För tillträde krävs särskild kod. Förvaring och arkiveringsfunktion bedöms som tillfredsställande. Även om antalet är begränsat så finns det kanske skäl att se över förvaring och arkivering när en person har skyddat identitet. Kontrollfråga: Innehåller intern kontrollplanen några kontroller avseende hantering av anställnings- och avgångshantering? Löneavdelningen ingår i kommunstyrelsens internkontrollplan. Den senast rapporterade kontrollen gjordes i dec 2011 då 1)anställningsavtal kontrollerades 2) avvikelserapportering blanketter och 3) avvikelserapportering till månadslön i Självservice. Kontrollerna medförde följande åtgärdsförslag 1)Löneassistenter skickar tillbaka alla anställningsbeslut där det finns uppenbara fel och löneenheten erbjuder information och utbildning till de som så önskar. 2-3) Löneassistenten upptäcker ev. fel och brister och påpekar dessa. Internkontrollinsatser har utförts kring anställningsrutiner. Då det uppges finnas ett behov av att ändra de senaste årens internkontrollinsatser och anpassa dessa till det nya personalsystemet vill vi rekommendera att lönekontoret gör en väsentlighet- och riskanalys och med utgångspunkt från den föreslår vilka internkontrollinsatser som ska utföras under kommande året. Kontrollfråga: Finns rutin för avgångssamtal Enligt rutinen för anställnings upphörande från 2012 03 01 anges att syftet med avslutningssamtalet är att göra ett bra avslut med den medarbetare som slutar. Tänk på att den som slutar kommer att bli en ambassadör för vår arbetsplats. Samtalet ger oss som arbetsgivare möjlighet att få veta vad som varit bra och mindre bra och vilka förbättringar vi kan göra. Exempel på frågor att ta upp anges enligt följande: Arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter Vad har varit bra i dina arbetsuppgifter? Vad har varit mindre bra i dina arbetsuppgifter? Har vi utnyttjat din kompetens till fullo? Hur tycker du att dina utvecklingsmöjligheter har varit? Vilka förändringar kan du föreslå? Vad hade du velat göra annorlunda? Närmaste chef Vad har varit bra med mitt ledarskap? PwC Sida 5
Vad har varit mindre bra med mitt ledarskap? Hur kan jag utveckla mitt ledarskap? Medarbetare Hur har du trivts med dina medarbetare? Arbetsmiljö Vilka förändringar kan du föreslå? Vid kontakt med personalstrategen framgår att det förekommer på samtliga förvaltningar, sedan finns det skillnader i kring systematik och omfattning mellan dem. På en del förvaltningar sker det alltid och på andra kanske inte fullt ut. På en del förvaltningar (Barn o Skola, Utbildning och Samhällsbyggnad) använder man dessutom en enkät som skickas till den anställde. Samtalen hålls annars av närmsta chef. Vi konstaterar att det i rutinen för anställningens upphörande också ingår en rutin för avgångssamtal. Någon fördjupning av om och hur de genomförs samt om de kommer till nytta har inte ingått i denna granskning att bedöma. Vi vill ändå rekommendera att man överväger att utöver samtal med närmaste chef också erbjuda möjligheten för den anställde att ha avgångssamtalet med en mer oberoende part. PwC Sida 6