Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll
Dagordningen för mötet 1. Mötets öppnande 2. Föregående protokoll 3. Val av protokolljusterare och sekreterare för mötet 4. Dagordning 5. Mötets beslutsförhet 6. Projektplan för skolkampanj 2014 7. Övriga frågor
Styrelsemöte 15/10 14 Närvarande Sara Öhman Joakim Molin David Wiklund Andreas Gustavsson Ellen Lindström deltar via skype Frånvarande Ulf Jensen Lisette Larsson Petra Eidenmark Christina Erixon Åberg 1. Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet. 2. Föregående protokoll Vi har inte tillgång till tidigare styrelsemötesprotokoll och därför går vi ej igenom det. 3. Val av protokolljusterare och sekreterare för mötet Joakim utses till protokolljusterare och David utses till sekreterare för mötet. 4. Dagordning Projektplan för skolkampanj 2014 och Övriga frågor är punkterna på dagordningen. Dagordningen godkänns. 5. Mötets beslutsförhet Mötet finns vara beslutsförande. 6. Projektplan för skolkampanj 2014 Mötet godkänner projektplanen för skolkampanj 2014. 7. Övriga frågor Ekonomin är rörig och behöver ses över. Vi måste få styrelsemedlemmarna mer motiverade och hitta ersättare ifall vissa slutar efter årsslutet. Styrelsen arrangerar en konferensdag med hela styrelsen och detta har en budget på 300 kr. Styrelsen arrangerar en medlemsdag och bjuder in all medlemmar att närvara och komma med åsikter. Budget är 400 kr. Lördagen den 1 eller söndagen den 2 har vi ett styrelse möte igen. Datum bestäms via Slack. Andreas bestämmer att vi ska ha möten oftare. Mötet avslutas.
Projektplan: Skolkampanj 2014 Styrelsens uppdragsbeskrivning Projektet ska sträcka sig ut till skolor inom Örnsköldsviks kommun med målet att få möjlighet att i skolmiljö få möta ungdomar och informera om föreningen och den östasiatiska populärkulturen. Målet är att locka in människor in i hobbyn och slutligen öka medlemsantalet i föreningens målgrupp. Tolkning av uppdraget Syftet med detta projekt är att nå ut till ungdomarna i Örnsköldsviks kommun om att det finns en förening i stan som arbetar med att sprida östasiatisk populärkultur. Vi vill gärna se att ungdomar idag får en bättre syn på den kultur som vill gillar men även på vad vi som förening gör. Mangaföreningen är en ideell förening som funnits i snart fem år och vår historia är även en av de saker vi kommer att informera om. Genom dessa besök så hoppas vi på att öka intresset för östasiatisk populärkultur men även annan form av nördkultur. Vi tänker också försöka rekrytera medlemmar till vår förening och ge dem en bra chans till att få ta del av denna kunskap. Genomförandet Vi kommer att under en längre tidsperiod att boka in möten med högstadie och gymnasium skolor där vi kommer att undersöka vilka möjligheter vi har för att informera om vår förening och verksamhet. Vi kommer att välja sju skolor inom hela Örnsköldsviks kommun till en början. Med tiden kommer vi även att arrangera evenemang i samarbete med aktivitetsgruppen för att ytterligare sprida vårt budskap samt att vi vill kunna erbjuda elever att besöka vår lokal, Nästet, där de kan få delta i våra aktiviteter. Under projektets gång kommer vi att besöka ungefär en till två skolor per månad. Beroende på hur väl vi klarar arbetet kan vi möjligtvis göra ett skolbesök per vecka. Under projektets gång kommer det att finnas delmål. Dessa delmål kommer att vara efter varje skolbesök där jag redovisar hur det gick. Tidsmall Projektet kommer att delas in i olika moment med delmål. Vid varje delmål så tillkommer ett nytt slutdatum och mer resurser samt att det kommer då krävas ett nytt styrelsebeslut m fortsatt projekt. Det nuvarande delmålet är satt till årets slut eller tills att tre skolor har besökts. Därefter tas det beslut om en uppdaterad plan.
Förarbetet Under förarbetet kommer jag att tillsammans med några utvalda individer att planera hur och när vi ska genomföra besöken och aktiviteterna Vi kommer att under bestämda tider sitta och planera allting inför en resa. Jag kommer även att planera hur vi kommer att nyttja oss av de resurser vi kommer att ha samt att vi kommer att hålla regelbundna möten för planering. Jag planerar på att arbeta i tre grupper, en planerings grupp som jag tillsammans med en till två personer till sitter i och går igenom resultaten av vårt senaste besök samt planerar inför nästa. Den andra gruppen är skolgruppen då jag och och två till fyra andra åker iväg till skolorna för besöken. Syftet med denna grupp är så att jag föreläser eller allmänt pratar och eventuellt introducerar föreställningsgruppen. Den tredje gruppen är en del av skolgruppen, nämligen föreställningsgruppen. Den kommer att bestå av personer som uppträder på scen inför skolorna. De kan utöva en sketch, pjäs eller en cosplay uppvisning som exempel. Resurser och budget De resurser och det som behöver budgeteras är för material vi kommer att behöva för att göra flyers och affischer, fika för möten och eventuella evenemang där vi bjuder in skolor. Det jag även kommer att behöva är personer att jobba med, dessa individer kommer jag att söka upp och rekrytera till mitt projekt. Jag kommer även att försöka få med mig en fotograf som kan hjälpa till att dokumentation av projektets arbete. I nuläget finns det även planer för att ta med en person för att hjälpa till med reklam videos som vi kan visa upp på besöken. Preliminärt så är det följande skolor vi ska besöka, jag har även räknat in tur och retur avståndet till dem. Geneskolan 9,9 km Broskolan 12.7 km Mikael Elias Gymnasium 2.4 km Nolaskolan 1.2 km Parkskolan 4.2 km Själevadskolan 11.2 km Höglandskolan 7.8 km Totalt reseavstånd: 53.6 km Marknadsföringsmateial: 50: Resersättning: 375: * *Beräknat på 14kr/milen
Övriga kommentarer Mina förhoppningar är redan från november månad börja med det första skolbesöket. Så här ser den preliminära listan över personer som kommer att aktivt delta i nån av de olika grupperna. David Wiklund Planering Annie Söderlind Planering Jörgen Jensen Fotograf (planering) Matilda Ihrén Video och redigering Andreas Edvardsson Skolbesök och föreställning Jennifer Will Skolbesök och föreställning Pontus Eriksson Skolbesök och föreställning Detta är dock bara det preliminära, denna lista kan komma att få förändringar med tiden.