2015 års patientsäkerhetsberättelse och plan för 2016 för Värjans LSS-boende Datum och ansvarig för innehållet 2016-02-29 Olle Manneteg Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall Kvalitetsavdelningen 2015-12-01
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år 2/11
Sammanfattning Nytida bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser är enligt SoL och LSS. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Nytida bedriver omsorg för personer med bl.a. funktionsnedsättning, missbruk, psykiatri och hemlöshet. De personer som bor och vistas på Nytida s verksamheter har biståndsbeslut enligt Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och/eller Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser sker enligt dessa lagstiftningar. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Värjans gruppbostad har under 2015 haft en målsättning att ha en säker och trygg läkemedelshantering och för att uppnå detta har vi haft ett nära samarbete mellan boendestödjare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vi har också arbetat aktivt för att alla avvikelser ska dokumenteras i Q-maxit genom att boendestödjarna har fått utbildning i systemet samt att vi har haft det som en stående punkt på APT-mötena. Verksamhetschef, gruppchef, sjuksköterska och boendestödjare har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälsooch sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Värjans gruppbostad har under 2015 haft arbetsplatsmöten där övergripande förbättringsområden diskuteras med de anställda. Både omvårdnadsansvarig sjuksköterska (OAS) och boendestödjare har haft regelbundna samtal med de boende gällande deras mående samt medicineringen som de har. Värjans gruppbostad har under 2015 haft en trygg och säker läkemedelshantering där avvikelser har dokumenterats och följts upp. Värjans gruppbostad arbetar med olika riskbedömningar i dokumentationsprogrammet Safedoc. Ansvarig sjuksköterska gör obligatoriska preventionsbedömningar/riskbedömningar vid inflyttning och vid behov. 3/11
Värjans gruppbostad har haft kontinuerlig samverkan med uppdragsgivare, vårdgrannar, mellan yrkesgrupper, anhöriga och närstående. Nytida har ett eget avvikelsesystem i Q-maxit där även förbättringsförslag läggs in. Systemet togs i bruk i juni och innebar en förenkling att skriva avvikelser. Samtidigt så gavs alla medarbetare möjligheten at skriva in förbättringsförslag. Om personal skriver ett förbättringsförslag eller en avvikelse så får VC automatiskt ett mail om detta. Det är endast VC som kan avsluta förbättringsmål och avvikelser. Eventuella klagomål och synpunkter hanteras av verksamhetschef och personal på arbetsplatsträffar APT. För resultatredovisning, se tabeller s.11 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. En trygg och säker hälso- och sjukvård erhålls genom ett systematiskt kvalitetsarbete i hälso- och sjukvården. Nytida har satt upp mål och strategier som ett led i arbetet: Arbeta med att alla har kunskap om rapporteringsskyldigheten kring händelser, vård skada Arbeta för att alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Säkerställ att alla boende har en risk- och preventionsbedömning när de flyttar in, över tid och minst var 6e månad. Alla boende där man finner en risk ska ha en omvårdnadsplan upprättad och den ska följas och kontinuerligt följas upp och revideras Säkerställ att alla boende får en bra sista tid i livet Säkerställa och effektivisera samverkan i vårdprocessen för den boende genom tydlig mötesstruktur och bra teamarbete mellan alla yrkeskategorier. Säkerställ att de boende som är i behov av inkontinensskydd har ett korrekt utprovat och ordinerat skydd av en sjuksköterska med förskrivning Arbeta aktivt och konsekvent med personlig kompetensutveckling av alla medarbetare och frigöra den samlade kompetensen hos befintlig person 4/11
Arbeta för en säker läkemedels- och delegeringsprocess Följa basal hygien i vård och omsorg Mål för 2015 var att systematiskt förbättra kvaliteten och patientsäkerheten på Värjans gruppbostad. Strategierna för detta är en ständig kommunikation kring vad vårdkvalitet är samt hur vi utifrån kundens behov säkerställer struktur och rutiner genom avvikelsehantering, arbete i förbättringslogg, egenkontroller samt kvalitets- och miljötillsyn. Samverkan med närstående och vårdgrannar utgör en betydande del av det fortsatta patientsäkerhetsarbetet och strävan är att verka för en kontinuerlig kontakt och uppföljning med dessa parter. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschef/sektorchef ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Verksamhetschefen ( 29) ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller ställda krav utifrån god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Vårdgivare (juridiskt bolag) är ansvarig för rapportering och utredning av vårdskada. 5/11
På kvalitetsavdelningen har vårdgivaren utsedda personer som har uppdraget att upprätta och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården samt inneha anmälningsansvar för allvarlig vårdskada. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Vid risk för vårdskada utreder vårdgivaren och lämnar vidare till anmälningsansvarig. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. För att undvika vårdskador, arbetar verksamheten aktivt med riskanalyser och handlingsplaner. Varje månad följs kvalite och patientsäkerhet i varje led i företaget och underlag för detta är tillgängliga kvalitetsdata. På Värjans gruppbostad hade man 2015, 10 arbetsplatsträffar, samt personalmöten vart fjärde vecka. På Värjans gruppbostad har man kontinuerligt arbetat med olika riskbedömningar bl.a. i Nytida s egna kvalitetssystem och dokumentationssystem (avvikelsehantering/social journal/riskanalyser). I vårt dokumentationssystem Safedoc, finns en flik för riskbedömning där det finns dokumentation på samtliga boende. Ansvarig sjuksköterska gör riskbedömningar i Nytida dokumentationssystem och identifierar eventuella risker som kan medföra vårdskador. Detta har gjorts under 2015 i samband med uppföljning av genomförandeplanen. Riskbedömning utifrån arbetsmiljö finns även på alla boende. Verksamhetschef, gruppchef och sjuksköterska läser, öppnar, åtgärdar och avslutar avvikelser. Ett annat instrument som har använts för att minimera risker är den s.k. Egenkontrollen. Egenkontrollen är en del av kvalitetssystemet som fungerar ungefär som en checklista för enheterna så att inget glöms bort. 6/11
På Värjans gruppbostad är egenkontrollen och tillsynen ett stöd för att kunna identifiera problemområden och eventuellt svaga punkter i verksamheten. I de fall sådana identifieras förs de omgående in i förbättringsloggen, för vidare åtgärd. Detsamma gäller vid de tillfällen verksamheten är föremål för olika typer av tillsyner. Arbetet med egenkontroll sker systematiskt och vi arbetar med samtliga brister inom de tidsramar som är gällande From 2014 ska all personal vara delaktig i egenkontrollen och inte som innan, endast GC och VC. Egenkontrollfrågorna behandlas på APT och görs i maj och november. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivarens oberoende kvalitetsavdelning har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Dessutom har systematisk uppföljning av avvikelser genomförts och återkopplats till ansvariga för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Legitimerad personal har under 2015 arbetat med ett preventivt förhållningssätt och där arbetssättet innebär att hela teamets kompetens tillvaratas. Under 2011 inrättades en etikombudsman i företaget som man som medarbetare kan vända sig till om man känner till eller misstänker att någon/några alternativt en händelse inte följer respektive yrkesförbunds etiska riktlinjer. Etikombudsmannen ska bl.a. säkerställa att relevanta och konsekventa åtgärder vidtas i verksamheten samt arbeta för att förbättra rutiner och processer med syfte att höja kvaliteten och minska risker för avvikelser mot våra etiska riktlinjer. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkerställa verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, Nytida s IT-stöd för ledningssystemet Qualimax. 7/11
Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför kvalitetstillsyn. All personal ska vara delaktig i egenkontrollen två ggr om året. Kvalitetstillsyn genomförs i regel årligen av MAS/kvalitetsutvecklaren. Kvalitetstillsynen är en kontroll av efterlevnad av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. På Värjans gruppbostad har egenkontroll genomförts 2 gånger under 2015. Svaren från egenkontroll har lagrats i Q-maxit tillsammans med åtgärdsplaner. De punkter som inte uppfylls skickas till förbättringsloggen där det skrivs en logg anteckning. Förbättringsåtgärder återförs till arbetsplatsträffar där det sen åter dokumenterats i förbättringsloggen till förbättringen är genomförd. Då avslutas förbättringsmålet av VC. Samverkan med uppdragsgivare Uppdragsgivaren bjuds 2 ggr per år in för genomgång av genomförandeplan samt uppföljning av boendet. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Omvårdnadsansvarig sjuksköterska (OAS) har tillsammans med boendestödjarna haft kontinuerliga uppföljningar utifrån de boendes pågående hälso- och sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Vi samarbetar med läkare på Rosenlunds sjukhus, autism-teamet, vårdcentraler samt viss samtalsterapeutiska kontakter. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för rapporteringsskyldighet. 8/11
Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Om det är en allvarlig hälso- och sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Viktigt att påpeka att åtgärder sätts in direkt och vid mer komplexa behov av åtgärder upprättas en handlingsplan. Detta blir ett arbetsmaterial som följer de insatta åtgärderna med utvärdering. Alla åtgärder dokumenteras och Verksamhetschefen skriver en slutrapport innan avvikelsen kan avslutas. Arbetet återkopplas till medarbetarna på verksamheten för att säkerställa att avvikelserna blir en grund för lärande för hela verksamheten. Detta arbetssätt innebär att en kort redogörelse för avvikelser sker vid varje arbetsplatsträff som är obligatorisk för alla medarbetare. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för synpunkter och klagomål. Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschef och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående Värjans gruppbostad har kontinuerligt träffar med närstående/legala företrädare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med patient och närstående/legala företrädare. Verksamheten samverkar på olika sätt med såväl den enskilde samt närstående, om samtycke finns. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende. 9/11
Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 3 Frågeställning 2013 2014 2015 Läkemedel Utebliven dos 6 10 5 Dubbel dos 0 0 0 Felaktigt iordningsställande 0 0 2 Förväxling 0 1 0 Utebliven signering 1 1 0 Fall Fall i verksamheten 1 1 3 Frakturer pga. fall (räknas manuellt) 0 0 0 Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål 2 3 6 Trycksår Trycksår uppkomna inom verksamheten 0 0 0. 10/11
Patientsäkerhetsplan 2016 för verksamheten Företagets systematiska kvalitetsarbete består under året av flera aktiviteter där varje verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård följer dem. Nytidas verksamheter ska under 2016 aktivt arbeta med patientsäkerhet, med utgångspunkt i: Vårdgivarens områden för ökad patientsäkerhet Risk och preventionsbedömningar alla boende ska ha en risk och preventionsbedömning gjord i samband med inflytt och över tid Konstruktivt kvalitetsarbete utifrån riskbedömning per boende Basala hygienrutiner All personal ska följa basal hygien i vård och omsorg Dokumentation Alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Läkemedel- och delegeringsprocessen Det ska vara en säker läkemedels- och delegeringsprocess Minska läkemedelsavvikelser Rapportering av händelser Vårdskada Verksamhetens mål för 2016 och metod för att uppnå målen SSK gör preventionsbedömningar vid inflyttning inom en vecka. Enheten följer upp och uppdaterar vid behov riskbedömningar för de boende, dock minst 2 ggr per år. All personal genomför webbutbildning i basala hygienrutiner varje år. Personal ska följa checklistan då de skriver in HSLdokumentation i safedoc. Stockholm stad ansvarar för att personal får delegering from 2015-10-01. Nya rutiner vid läkemedelshantering uppdateras vid behov. All personal ska veta hur man rapporterar en vårdskada. 11/11