Tillsammans gör vi det bättre

Tillsammans gör vi det bättre Verksamhetsberättelse för Bärnstenens Samfällighetsförening 2014-2015

Styrelsen för Bärnstenens samfällighetsförening, Umeå får härmed avge följande verksamhetsberättelse. Styrelsens sammansättning Gunnar Rydin, ordförande Lars-Göran Bokeskog, kassör Anders Sjöström, sekreterare Cecilia Burstedt, ledamot Rupali Bhalerao, ledamot Hans Granberg, suppleant Cecilia Rahm, suppleant Andreas Winroth, suppleant Hasse Åsgran, suppleant Revisorer Göran Wikander, ordinarie Margareta Jonsson, ordinarie Anita Olsson-Brändström, suppleant Valberedning Christine Mikaelsson (sammankallande), Cecilia Koskinen och Andreas Lindh Festkommitté Mikael Steen (sammankallande) samt Andreas Gabriel. Driftansvariga för Undercentral, värme, vatten, avlopp, fläktar i garage: Tage Öberg, Johan Larsson (ny) El (Utebelysning, motorvärmare): Anders Johansson, Ghirmal Kefela Drift av hemsidan: Paul Tanswell (ny) Övriga ansvar Gemensam IT-utrustning: Peter Höber (ny) Släpvagn & gräsklippare: Bengt Hellman (ny) Snöröjningsansvarig: Hans Granberg (ny) 1

Sammanträden Styrelsen har under verksamhetsåret genomfört åtta protokollförda sammanträden. Protokoll från styrelsemötena har sänts ut via samfällighetens e-postlista till samtliga medlemmar, de har satts upp på anslagstavlan i soprummet och i något fall delats ut. Protokollen har även lagts ut på föreningens hemsida (www.barnstenen.se). Förutom sammanträdena har styrelsen haft en hel del kommunikation och informationsutbyte på sin egen e-postlista. Dessutom har styrelsen under året startat en gemensam lagringsyta i google drive för att kunna dela dokument och arbeta tillsammans med dem. Årets aktiviteter Det nya verksamhetsåret rivstartade för att kunna verkställa de två större beslut som togs på stämman. Byte av termostater i samtliga 79 hus och byte av utrustning i våra tre lekparker. Båda besluten var planerade att genomföras innan sommaren. Under senare delen av året har vi framförallt jobbat med att hitta nya former för fördelning av uppgifter och ansvar inom samfälligheten samt att ta fram en underhålls- och förnyelseplan för hela vår gemensamhetsanläggning. Byte av termostater Stämman antog styrelsens förslag att byta ut samtliga termostater i alla hus. Jan Vestlig, som har hållit i upphandlingen, tog på sig att leda och koordinera bytet från Samfällighetens sida. Enligt beslutet skulle termostaterna strypas till 23 grader och behövde därför anpassas hos tillverkaren. För att inte beställa fler än vi behövde genomfördes en inventering med hjälp av en digitalenkät som alla boende fick svara på. Det fungerade mycket bra och tack vare den kunde vi minska beställningen med 100 termostater. Bytet utfördes av Caverion som satte i gång 12 juni och var med några få undantag klara innan juni var slut. Resterande gjordes i augusti. Förutom termostater byttes även två stora ventiler i undercentralen. Dessutom rengjordes ett antal ventiler som sitter i vissa av husen. Vår upplevelse är att bytet på det stora hela har gått väldigt bra. En del efterjusteringar har såklart krävts. Både Tage Öberg och Mats på Caverion har jobbat med detta. Byte av lekplatsutrustning Redan någon dag efter stämmans beslut gjordes en beställning av utrustningen enligt offerten för att säkert få leveransen i tid så att monteringen skulle kunna ske innan semestertiderna började. Planering och förberedelser togs över av den grupp som hade tillsatts, bestående av Anders Sjöström, Hampus Holm, Per-Erik Olsson och Andreas Gabriel. I början av juni började vi demontera och forsla bort den gamla utrustningen på kvällstid. Monteringen av den nya var planerad till helgen 13-15 juni. Tyvärr kom beskedet strax innan att utrustningen fastnat på vägen och inte skulle hinna fram i tid, vilket gjorde att vi tvingades skjuta monteringen till augusti. Som kompensation för förseningen stod leverantören för montering av den största enskilda delen. Något som skulle visa sig vara värt en hel del. Med undantag av en gungställning i en av de små lekparkerna kom monteringen igång 30-31 aug. Därefter pågick den nästan dagligen förutom när regnet föll eller betongen härdade. Den 23 september 2

hölls en högtidlig invigning i stora lekparken där barnen klippte bandet. Många boende var ute och hjälpte till vid något eller några tillfällen. En liten men mycket tapper grupp fanns på plats vid nästan varje tillfälle. Utan er insats hade vi inte kunnat genomföra jobbet själva. Ett enormt stort tack till er. Förutom att vi fått nya fräscha lekparker har också nya vänskapsband knutits inom området. Mycket positivt. Lärdom Det här måste vara ett av de större projekten som genomförts inom samfälligheten. Det finns en del att lära till nästa större projekt. Inte minst kring förberedelser och planering då vi själva tar på oss att utföra jobbet. Det är lätt att ta ett beslut att spara in 100 000 kr på att vi gör jobbet själva om det inte förpliktigar till något. Ett genomtänkt förslag på genomförandet och vad som förväntas av var och en bör presenteras i samband med att beslutet tas. Städdag/arbetskvällar Vi genomförde en städkväll den 5 maj och tre arbetskvällar. Den första arbetskvällen hölls den 21 maj, den andra den 2 juni och en mindre den 1 september. Förutom den traditionella städningen hölls även en information av Umeva kring sopsortering på städkvällen. Arbetskvällarna innehöll mest målning. Dels målades framsidorna på garagen, med undantag för de som är skadade och behöver bytas ut. Dessutom målades linjer på parkeringarna. Orsaken till att det blev fler kvällar var framför allt att färgen inte räckte. Vid dessa aktiviteter har det varit god uppslutning. Arbetsinsatserna har avslutats med gott fika som festkommittén svarat för. Garagen Ett område där vi inte lyckats är det fortsatta jobbet med att byta ut murket virke kring våra garage. Försök har gjorts att få ihop en arbetsgrupp som mot ersättning skulle kunna utföra jobbet. Någon sådan grupp har inte varit möjlig att få ihop vare sig inom eller utanför området. Vi har även problem med mögliga gipsskivor i flera av garagen. Hans Granberg åtog sig att börja byta ut de mögliga gipsplattorna men gav upp efter ett tag, då det visade sig finnas skador även bakom gipset som måste åtgärdas. Vi har under året haft besök av ett antal olika leverantörer för att komma vidare med vad vi skall göra. Nästa steg är en större inventering i samband med arbetskvällen i maj. Ansvarsfördelning inom samfälligheten Under året har det blivit uppenbart att samfälligheten befinner sig i förändring. Gamla trotjänare som gjort väldigt mycket i det tysta lämnar tomrum efter sig som ingen har möjlighet att fylla. Då krävs det nya lösningar och ansvar fördelat på flera. Styrelsen har jobbat en hel del under året med att identifiera uppgifter som kan fördelas och skriva arbetsbeskrivningar för de uppgifterna. Ett par olika ansvar är redan fördelade och fler är på väg. Dessutom har vi försökt tänka igenom hur vi kan jobba smartare i samband med våra städ- och arbetskvällar där uppslutningen alltid är god. 3

Underhålls- och förnyelseplan Strax innan sommaren fick vi ta del av den Underhålls- och förnyelseplan som Västa Carlshöjds samfällighet tagit fram. Genom den uppmärksammades vi på en lagändring från 1 januari 1990. Då infördes en bestämmelse i 19 andra stycket i Lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter (SFL), om skyldighet för samfällighetsförening som förvaltade en gemensamhetsanläggning av kommunalteknisk natur, eller som annars var av större värde, att avsätta medel till en fond för att säkerställa underhåll och förnyelse av gemensamhetsanläggningen. Vidare ålades föreningens styrelse att upprätta en underhållsoch förnyelseplan som skall innehålla de upplysningar som är av betydelse för att fondavsättningarnas storlek skall kunna bedömas. Under hösten har vi jobbat med att sätta oss in i frågan som bland annat innebär att vi måste ändra våra stadgar. Thomas Södermark har bistått styrelsen i att undersöka frågan närmare samt i att ta fram ett förslag på ändring av stadgarna. Från början av året har Jan Vestling och Tage Öberg jobbat intensivt med att gå igenom alla delar i vår anläggning för att kunna upprätta en underhålls- och förnyelseplan. I den finns alla anläggningens olika delar listade tillsammans med dess storlek/omfattning, anläggningsår, ålder, värde vid nyanskaffning, uppskattad livslängd och underhållsintervall. Det uppskattade nyanskaffningsvärdet på vår anläggning är 35 miljoner. Med detta som underlag finns en beräkning som visar hur mycket vi skulle behöva sätta av till den underhålls- och förnyelsefond som vi kommer att upprätta. Dokumentationen av anläggningen är mer omfattande än något vi haft tidigare och kommer att betyda mycket för samfälligheten framöver. Enkäter Under året har styrelsen börjat använda enkäter med mycket gott utfall. Förutom den angående termostatbytet, skickades en ut i maj med frågor kring trafiksituationen i området och Bredbandsbolagets tjänster. Bakgrunden var att dessa områden var uppe för diskussion på stämman. Resultaten var klargörande och finns redovisade på hemsidan. Den sista enkäten handlade om arbetsuppgifter och ansvarsfördelning inom samfälligheten. Även den gav värdefull information. Hemsidan Precis lagom till årsstämman lanserades en ny hemsida för samfälligheten, med en helt ny design. Den nya plattform vi använder för sidan gör administrationen av sidan betydligt enklare och ger helt nya möjligheter. Till en början fanns i stort sett samma innehåll som tidigare, men under året har det tillkommit en hel del. Målet är att mycket av det vi vill veta runt samfälligheten skall finnas här. Paul Tanswell är ansvarig för driften av hemsidan. Styrelsen för innehållet. Är det då någon som bryr sig och tittar på sidan? Sedan 23 april då vi började lanserade sidan har vi haft 822 besök på sidan. Besökarna har tittat på 3,705 sidor, vilket ger ett snitt på 4,5 sidvisningar/besök. 4

Ekonomi för år 2014 Föreningens ekonomi är fortsatt stabil. För år 2014 redovisar vi ett överskott på 147.101 kr. Den största orsaken till det är väderleken och att vi har fått uppleva jordens varmaste år. Den totala värmeförbrukningen uppgick till rekordlåga 1.898 mwh vilket är 5,5% lägre än 2013 och som i kronor medfört en kostnadsbesparing på c:a 111.000 kr. En annan positiv avvikelse är kostnaden för snöröjning som blev c:a 25.000 kr lägre än budgeterat. En tredje större avvikelse, tyvärr en negativ sådan, är kostnaden för vatten där förbrukningen ökat markant. I jämförelse mellan åren är ökningen 71 liter per hus och dygn. Till viss del kan det förklaras av att Umevas avläsning sker i juni varje år vilket ger en skevhet mellan åren. För år 2015 kan vi se att förbrukningen dämpats något men vi ligger ändå klart högre än år 2013. År 2014 innebar en omgripande omdaning av våra lekplatser. I och med en storstilad arbetsinsats av ett antal ej nämnda här men inte glömda grannar stannade kostnaden på c:a 229.000 kronor. Årets mer löpande underhållsåtgärder har utförts till en kostnad av 74.779 kronor vilket bland annat avser montering av kodlås på vårt gemensamma garage, spolning av brunnar via Swoosh, målning av garage och vägbulor, parkeringsskyltar, utbyte av staket samt tvättning av sophusets kärl m.m. Totalt har underhållsåtgärder utförts till en kostnad av 629.000 kr att jämföra med fjolårets 385.000 kr. Av årets kostnad har 325.241 kr, avseende utbyte av termostater, belastat reparationsfonden i enlighet med årsmötets beslut. Styrelsen föreslår att årets överskott, 147.101 kronor, tillförs reparationsfonden som efter avsättning därmed uppgår till drygt 433.635 kronor. Avtal Under året har vi förlängt vårt avtal med Svensk Markservice kring snöröjningen. Det här avtalet har vi tidigare upphandlat gemensamt med de 3 andra samfälligheterna på Carlshöjd. Sedan har vi har tecknat ett nytt avtal med Swoosh som innebär att vi kan utnyttja deras tjänster till bra priser. Syftet är dels att få kontinuitet i spolningen av våra rör men också att få hjälp med dokumentation av anläggningen och att ha koll på eventuella svagheter. Vi är också överens med Kinab om rengöring av kärlen i soprummet och golvet 2 gånger/år, men väntar fortfarande på ett skriftligt avtal. Övrigt Under året har vi också tagit fram ett välkomstbrev för nyinflyttade. installerat ett kodlås på gemensamma garaget för att underlätta att komma in där och därigenom också öppna för möjligheten att utveckla det vi har gemensamt i framtiden. återupptagit traditionen att mötas med ordförandena för de övriga samfälligheterna på Carlshöjd. Förhoppningsvis kan vi hitta olika sätt att fördjupa samarbetet framöver. 5

deltagit i nätverksträffar för Carlshöjd speciellt inriktade på barn och unga i området tillsammans med skolan, GUIF och Carlskyrkan. som samfällighet blivit medlemmar i Villaägarna. Slutord Det är ingen överdrift att påstå att det varit ett händelserikt år inom samfälligheten. Det har blivit tydligt att vi befinner oss i förändring på flera sätt. Det bor fortfarande många urinvånare i samfälligheten. De kommer att ha extra anledning att fira i år när det är 40 år sedan samfälligheten bildades. Samtidigt har antalet småbarnsfamiljer stadigt ökat de senaste åren, vilket är väldigt roligt och ger nytt liv åt området. I den första gruppen finns det trotjänare som gjort mycket för samfälligheten i alla år och har kunskaper om vår anläggning som inte finns någon annanstans. Att ersätta dem är ingen enkel sak och kräver nya lösningar. Mot den bakgrunden har styrelsen påbörjat ett förändringsarbete för att kunna fördela tydliga och begränsade ansvar på flera personer för att forsätta göra det här området lika trevlig och attraktivt i framtiden. Genom vår nya underhålls- och förnyelseplan är det tydligare än någonsin vilket stort ekonomiskt värde vår anläggning har, 35 miljoner. Det borde få var och en av oss att att förstå att vi alla behöver hjälpas åt. Därför har styrelsen valt en slogan för det arbete vi har framför oss Tillsammans gör vi det bättre. Vi har bra förutsättningar, med ett mycket trevligt område och en stabil ekonomi. Vår förhoppning är att du vill vara med och bidra med det du kan utifrån de förutsättningar du har. Tillsammans gör vi det bättre, för Bärnstenens samfällighet Gunnar Rydin Rupali Bhalerao Lars-Göran Bokeskog Anders Sjöström Hasse Åsgran Cecilia Burstedt Hans Granberg Cecilia Rahm Andreas Winroth 6