www.pwc.se Revisionsrapport Carl-Gustaf Folkeson Revisionskonsult Kristina Berglund Revisionskonsult Granskning av kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning Mönsterås kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund och revisionskriterier... 1 1.2. Metod och avgränsning... 1 2. Personalstatistik... 2 3. Granskningsresultat och bedömningar... 3 3.1. Inledning... 3 3.2. Finns en fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen?... 3 3.2.1. Bedömning... 4 3.3. Finns tillräcklig kunskap om nuläget när det gäller den långsiktiga personal- och kompetensförsörjningen... 5 3.3.1. Bedömning... 6 3.4. Finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och hur efterlevs och följs dessa upp?... 6 3.4.1. Bedömning... 7 3.5. Är ansvar och roller inom arbetet med personal- och kompetensförsörjning tydligt?... 7 3.5.1. Bedömning... 8 3.6. Övrigt... 8 4. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 9
1. Inledning 1.1. Bakgrund och revisionskriterier Personalen är kommunens viktigaste resurs. Bristande långsiktighet och framförhållning i rekrytering och utveckling av personal innebär risker i möjligheterna att kunna fullgöra sina åtaganden gentemot kommuninvånarna. Konkurrensen om arbetskraften ökar i takt med de ökade pensionsavgångarna. Att vara en attraktiv arbetsgivare har därmed blivit allt viktigare. I Mönsterås kommuns årsredovisning för 2013 anges att ett av de övergripanden målen med kommunens arbetsgivarpolitik att tillgodose en trygg personalförsörjning på kort och lång sikt. De förtroendevalda revisorerna har i sin risk och väsentlighetsanalys bedömt att kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning är väsentlig att granska. Revisionsfråga: Är kommunstyrelsens arbete för personal- och kompetensförsörjning ändamålsenligt samt är den interna kontrollen tillräcklig? Revisionskriterier: Finns en fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Finns tillräcklig kunskap om nuläget när det gäller den långsiktiga personaloch kompetensförsörjningen? Finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet? Hur efterlevs och följs dessa upp? Är ansvar och roller inom arbetet med personal- och kompetensförsörjning tydligt? 1.2. Metod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, ordförande för personalutskottet, kommunchef, personalchef, förvaltningschefer för barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen, miljöförvaltningen samt tekniska förvaltningen. Inom ramen för granskningen har vi även tagit del av relevanta dokument såsom årsredovisning, budget mm. Granskningen är inriktad mot kommunens övergripande strategier för personaloch kompetensförsörjning och avser verksamhetsåret 2014. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 1 av 10
2. Personalstatistik I Mönsterås kommun finns ca 1 145 månadsavlönade medarbetare. De största personalgrupperna är undersköterskor/vårdbiträden (341 anställda), lärare (186 anställda), förskolelärare/fritidspedagoger (119 anställda) samt personliga assistenter (64 anställda). Inom förvaltningarna finns enligt uppgift totalt 45 chefer på olika nivåer inom organisationen. I årsredovisningen finns följande redovisning av medelålder per förvaltning: Förvaltning Medelålder Kommunledningskontoret 52,0 Kulturförv 45,3 Miljöförv 49,5 Socialförv 37,7 Tekniska förv 39,9 Barn- och utbildningsförv 40,5 Genomsnittlig ålder: 40,1 Av tabellen framgår att det råder en relativt stor ålderskillnad mellan förvaltningarna där socialförvaltningen uppvisar lägst medelålder med 37,7 år följt av tekniska förvaltningen med 39,9 år. Högst medelålder uppvisar kommunledningskontoret med 52 år. Den genomsnittliga åldern för hela kommunen uppgår till 40,1 år. I jämförelse med tidigare år (2011 och 2012) ligger medelåldern kvar på samma genomsnittliga nivå. I årsredovisningen redovisas antalet pensionsavgångar där bedömningen är att 175 anställda av totalt 1 145 kommer att gå i pension inom en femårsperiod motsvarande 15,2 procent av den totala arbetsstyrkan. De grupper som uppvisar de största pensionsavgångarna under perioden återfinns inom vård- och omsorg samt inom lärargruppen. Av gruppen vård- och omsorgspersonal bedöms 59 anställda gå i pension under perioden. För gruppen lärare bedöms 34 anställda gå i pension under perioden fram till och med år 2017. I nyckeltalet personalomsättning ingår, förutom pensionsavgångarna, även de som slutar av andra orsaker såsom nytt arbete. Av årsredovisningen framgår att under år 2013 valde 15 anställda att gå till annan arbetsgivare och att 7 anställda valde att sluta av andra skäl. Enligt uppgift har kommunen totalt sett haft en låg personalomsättning. 2 av 10
3. Granskningsresultat och bedömningar 3.1. Inledning I detta avsnitt redovisas de synpunkter som framkommit i samband med intervjuerna samlat under respektive kontrollmål med en bedömning. I slutet av rapporten görs sedan en sammanfattande bedömning. 3.2. Finns en fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning och är den i så fall känd och tillämpad i organisationen? Inledningsvis kan nämnas att kommunen medverkar i olika samarbetsorgan inom Kalmarsundsregionen som har bäring på bla frågor om kompetensförsörjning. Ett projekt som särskilt omnämns i samband med intervjun med kommunstyrelsens ordförande samt kommunchef är projektet DAR Den Attraktiva Regionen där Trafikverket är projektledare. Enligt regionförbundets hemsida handlar projektets huvudtema om samspelet mellan rumslig utveckling och transportplanering. Inom projektet finns ett antal delprojekt däribland projektet Mer Kalmarsund. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att en viktig faktor för att bli en attraktiv arbetsgivare och därigenom trygga personalförsörjningen är att det finns tillgång till goda kommunikationer. Bedömningen är att det i nuläget finns relativt goda pendlingsmöjligheter för de som önskar arbeta i kommunen men har annan boendekommun. Enligt kommunchefen är personal- och kompetensförsörjningsfrågorna ett område som det är viktigt att samarbeta kring med andra huvudmän och där alla medverkande kan tjäna på ett sådant samarbete. Ett exempel på en fråga som lyfts fram i dessa samarbeten är medföljandeproblematiken (då en familj flyttar till regionen för att ena parten har fått arbete) och hur denna ska hanteras på ett klokt sätt. Kommunstyrelsens ordförande beskriver att kommunen har ett starkt varumärke som arbetsgivare vilken innebär att det är förhållandevis lätt att rekrytera. Kompetensförsörjning berör många aspekter av den kommunala utvecklingen vilket gör att detta är en fråga som ständigt är aktuell för kommunstyrelsen. Personalchefen beskriver att en viktig del av detta varumärkesbyggande är att de som redan är anställda agerar som goda ambassadörer för sin arbetsgivare. Löneläget inom Mönsterås kommun beskrivs som konkurrenskraftigt vid jämförelse med andra kommuner i länet. 3 av 10
Ett sätt för att marknadsföra kommunala jobb bland ungdomar är att erbjuda sommarjobb till ungdomar. Ett annat är att erbjuda elever från grundskolan möjlighet att göra studiebesök i den kommunala verksamheten. På Mönsteråsgymnasiets vård- och omsorgs program erbjuds eleverna möjlighet till praktik och sommarjobb i kommunen som ett sätt att marknadsföra kommunen. Kommunstyrelsen ordförande framför att det är viktigt att lyfta fram alla goda exempel inom kommunens olika verksamheter för att på så sätt skapa positiva bilder och intresse för kommunen som arbetsplats. Förvaltningschefen för barn- och utbildningsförvaltningen beskriver att de har formulerat tre strategier avseende kompetensförsörjning som inbegriper införande av lärarlegitimation, vidareutbildning av lärare samt en medveten rekrytering av lärare med adekvat utbildning. För att kunna rekrytera framtida medarbetare är tekniska förvaltningen med på mässor och liknande evenemang som ett sätt att marknadsföra verksamheten. Förvaltningen tar även emot praktikanter och sommarungdomar men tar även emot ungdomsarbetare där 20 stycken för närvarande arbetar. Dessa ungdomsarbetare är anställda under ett år. Att satsa på arbetstillfällen för ungdomar anses särskilt viktigt då ungdomsarbetslösheten uppgår till ca 25% i kommunen. Personalchefen framhåller att det är viktigt att kommunen i sin roll som arbetsgivare agerar handlingskraftigt och snabbt för att vidta åtgärder då behov uppstår snarare än att det ska finnas olika former av policydokument kring exempelvis kompetensförsörjning. Ett exempel som omnämns är förskolelärare som är ett bristyrke i många kommuner men där Mönsterås kommun varit framgångrik i att rekrytera till denna grupp av medarbetare. 3.2.1. Bedömning Av vår granskning framgår att det finns en stor medvetenhet kring personal- och kompetensförsörjningsfrågor på kommunövergripande nivå. Vi noterar det övergripande arbete som bedrivs både på regional och på lokal nivå där frågan om kompetensförsörjning utgör ett viktigt inslag. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsen är aktiv inom frågor som är kopplade till personal- och kompetensförsörjning. Vi instämmer i bedömningen att dessa samarbetsformer är till gagn för kommunens kompetensförsörjning. Vidare noterar vi det fokus som riktas särskilt mot närståendeproblematiken vilket vi bedömer utgör en viktig faktor för att underlätta rekryteringen inte bara till kommunen utan även för regionen. Vårt intryck är att även att på förvaltningsnivå är frågan om personal- och kompetensförsörjning en levande fråga och att det finns utarbetade strategier. Mot bakgrund av ovanstående gör vi bedömningen att det finns en fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning samt att den är känd och tillämpad inom organisationen. 4 av 10
3.3. Finns tillräcklig kunskap om nuläget när det gäller den långsiktiga personal- och kompetensförsörjningen För att få en överblick över kommande pensionsavgångar finns en rutin där närmaste chef i samband med medarbetarsamtalet ska ställa frågan till de medarbetare som fyllt 61 år när de avser att gå i pension. Utifrån detta samtal kan sedan ansvarig chef få en överblick över hur behovet av återrekrytering ser ut och vidta lämpliga åtgärder. Inom socialförvaltningen uppger förvaltningschefen att de har en god överblick över det kommande behovet av personal- och kompetensförsörjning där personalavdelningen stöttar med underlag. Inom förvaltningen finns en bemanningsenhet som arbetar med personalförsörjning både på kort men även på lite längre sikt. Vidare bedriver förvaltningen ett samarbete med Komvux där önskemålet är att Komvux ska utöka till en två-parallellig utbildning för att på så sätt öka genomströmningen av färdigutbildade. Inom LSS-verksamheten erbjuds de anställda att få önska sin sysselsättningsgrad. Vidare försöker förvaltningen attrahera personal genom att erbjuda flexibla scheman där de själva kan påverka sin arbetstid. Ett annat område är det arbete som bedrivs tillsammans med bla Linnéuniversitet i Växjö. För närvarande har förvaltningen fyra socionomstudenter på plats samt några sjuksköterskestudenter där förhoppningen är att dessa studenter sedan vill arbeta i kommunen efter att de tagit sin examen. Förvaltningschefen uppger att det hittills varit relativt lätt att rekrytera till befattningar som sjuksköterska, socialsekreterare, biståndshandläggare, rehabiliteringspersonal samt enhetschefer. Inom barn- och utbildning pekar förvaltningschefen på den stora reform som genomförts inom skolan för att lärare skall vara legitimerade. Nämnden har gått igenom hur många legitimerade lärare som finns. Skolverket har dock inte hunnit med att utfärda legitimationerna vilket skapat irritation. Många kommuner har behov av att rekrytera lärare men det finns för få för näravarande som är legitimerade. Det är extra svårt att rekrytera inom vissa ämnesområden, då främst NO - ämnen (naturorienterade ämnen) samt specialpedagoger och speciallärare. Bedömningen från förvaltningens sida är att svårigheten att hitta legitimerade lärare kommer att tillta framöver. Inom tekniska förvaltningen har det varit aktuellt med återrekryteringar på grund av ett antal pensionsavgångar. Ett problem som förvaltningschefen framför är att det är svårt att veta när en anställd vill avsluta sin anställning på grund av pension. 5 av 10
Idag gäller rörlig pensionsålder där många inte vill gå i pension förrän vid 67 års ålder och även senare vid 69-års ålder. En annan utmaning utgörs av anställda födda på 80- och 90-talet eftersom dessa uppvisar en högre grad av rörlighet på arbetsmarknaden jämfört med tidigare generationer. Enligt förvaltningschefen finns problem när det gäller att rekrytera personal inom kostverksamheten. Detta har sin grund i att det är för få som väljer dessa program redan på gymnasiet. Det är även problem med att rekrytera specialister av olika slag såsom mätningsingenjörer, stadsarkitekter och byggnadsingenjörer. För dessa yrkesgrupper finns en stor konkurrens från den privata näringslivet. Förvaltningen har i vissa fall löst rekryteringsbehovet genom att headhunta den kompetens som efterfrågas. Vad gäller kompetensutveckling så har kommunstyrelsen och nämnderna valt att göra stora satsningar inom detta område. Ett exempel på en omfattande utbildningsinsats är inom vård- och omsorg med utbildning i salutogent förhållningssätt. Personalutskottet följer sedan löpande upp de satsningar som har gjorts på kompetensutveckling hos förvaltningarna. 3.3.1. Bedömning Av intervjuerna framgår att det finns en god kunskap om vilka behov som finns inom den egna förvaltningen men även vilka utmaningar som finns när det gäller rekrytering av vissa yrkesgrupper inom bla det tekniska området samt vissa lärargrupper. När det gäller problematiken kring lärarlegitimationer så är detta ytterst en fråga av nationell karaktär som ligger utanför kommunens påverkansmöjlighet. De exempel som redovisats kring att erbjuda studenter möjlighet till praktik anser vi vara ett gott exempel på hur kommunen marknadsför sig som en framtida arbetsplats. Utifrån den information vi har tagit del av i samband med vår granskning gör vi bedömningen att det finns en tillräcklig kunskap om nuläget när det gäller den långsiktiga personal- och kompetensförsörjningen. 3.4. Finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och hur efterlevs och följs dessa upp? Personalavdelningen har tagit fram särskilda riktlinjer för hur rekrytering ska genomföras. Denna täcker in alla aspekter från framtagande av kravprofil till annonsering och urval. Syftet med dessa riktlinjer är att så långt som möjligt kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och undvika kända fallgropar. I förekommande fall är personalavdelningen behjälplig i det praktiska rekryteringsarbetet. I riktlinjerna ingår även att all annonsering ska ske utifrån kommunens grafiska profil för att på så sätt skapa ett enhetligt avtryck mot omvärlden. I intervjuerna beskrivs att det som regel är god tillströmning av sökande till de utannonserade 6 av 10
tjänsterna. Ett exempel som omnämns är tjänsten som IT-chef som söktes av 70 personer där flertalet av de sökande bedömdes inneha adekvat kompetens. När det gäller rekrytering av förvaltningschefer så uppger kommunstyrelsens ordförande att detta är särskilt viktiga rekryteringar. Tidigare har kommunen i vissa fall använt sig av rekryteringskonsult för att sköta rekryteringen. Erfarenheten av att arbeta med konsultsstöd är dock varierande. Förvaltningarna har varierande erfarenhet av att rekrytera beroende på storlek på verksamheten samt vilka behov som finns av nya medarbetare. Dock finns kunskap om vilka rutiner som gäller avseende rekrytering då det blir aktuellt. 3.4.1. Bedömning Vår granskning visar att det finns riktlinjer för rekrytering och att dessa är kända. Vidare agerar personalavdelningen som stöd vid behov i samband med rekryteringar. Detta stöd kan enligt vår uppfattning vara särskilt viktigt i samband med rekrytering av nyckelpersoner exempelvis chefer eller i de fall det saknas erfarenhet av att rekrytera. Vi ser rekryteringsprocessen som en viktig strategisk fråga som syftar till att säkerställa att organisationen bemannas av medarbetare med adekvat kompetens och erfarenhet. Vidare anser vi att frågan om annonsering under en gemensam grafisk profil har tydliggjorts i gällande anvisningar. Vi anser att det är av stor vikt att kommunen använder en gemensam grafisk profil i samband med alla former av kommunikation såsom exempelvis rekrytering för att på så sätt bygga upp kommunens varumärke. Sammanfattningsvis bedömer vi att de riktlinjer och rutiner som finns för rekryteringsarbetet är adekvata, att de efterlevs och att de följs upp inom verksamheterna. 3.5. Är ansvar och roller inom arbetet med personal- och kompetensförsörjning tydligt? Av Mönsterås kommuns chefspolicy som antogs under år 2014 framgår inledningsvis att policyn syftar till att stödja, stimulera och tydliggöra ett väl utvecklat ledarskap i kommunen. Vidare anges följande avseende uppdraget att vara chef: Du har ett arbetsgivaransvar och ska hävda kommunens intressen som arbetsgivare. Du ansvarar för ditt verksamhetsområde och följer gällande lagstiftning samt de styrdokument, ramar och riktlinjer som politikerna beslutat. Du är medveten om din roll som tjänsteman i en politiskt styrd organisation och är lojal mot de beslut som fattas. Du är en god ambassadör som sprider en positiv bild av Mönsterås kommun. När det gäller chefernas ansvar för personal- och kompetensförsörjning så uttrycks i chefspolicyn att en chef ansvarar för rekrytering och nya medarbetares 7 av 10
introduktion samt att chefen ansvarar för medarbetarnas fortlöpande kompetensutveckling. Noterbart är att det i chefspolicyn slås fast att målet är att ingen chef ska ha mer än 25 underställda för att skapa bättre förutsättningar för ledarskapet. Samtliga intervjuade uppger att det finns en tydlighet vad gäller ansvar och roller i arbetet med personal och kompetensförsörjning. Vidare anges att personalavdelningen i förekommande fall utgör ett stöd i samband med rekrytering av nya medarbetare. 3.5.1. Bedömning Chefspolicyn beskriver enligt vår uppfattning på ett tydligt sätt vad varje chefs ansvar är avseende personal- och kompetensförsörjning. Rekrytering av medarbetare och i synnerhet chefer är av avgörande vikt för att organisationen ska nå sina mål. Vi noterar att chefspolicyn tydligt anger en nivå för hur många anställda en chef ska ha som underställda vilket vi bedömer vara en viktig del i att skapa goda förutsättningar för ledarskap. Vi bedömer sammantaget att ansvar och roller inom arbetet med personal- och kompetensförsörjning är tydligt. 3.6. Övrigt I samband med intervjuerna framkom en del synpunkter kring kommunens personal och kompetensförsörning och hur förutsättningarna skulle kunna förbättras ytterligare. Ett förslag var att införa möjligheten till att kunna arbeta på distans för de tjänster där så är möjligt. Tanken är att denna anställningsform skulle kunna underlätta mycket om man ibland kunde arbeta hemifrån. Möjligen skulle detta kunna innebära att man fick sökanden till utlysta tjänster som bor längre bort och som annars inte hade sökt jobb i kommunen. I likhet med kommunstyrelsens ordförandes uttalande om att visa upp de positiva sidorna av den kommunala verksamheten så berör även flera av förvaltningscheferna denna fråga. Det finns ett tydligt behov av att visa hur intressant och utvecklande det kan vara att arbeta i kommun., det är ej grått och trist som en förvaltningschef uttryckte det. Kommunen är en arbetsplats där man som anställd är med och påverkar medborgarens vardag. Av den anledningen är det viktigt att fortsätta marknadsföra kommunen som arbetsgivare inom alla möjliga plattformar såsom mässor, universitet och högskolor, gymnasieskolor mm. 8 av 10
4. Sammanfattande bedömning och rekommendationer I granskningen kompetensförsörjning har följande bedömningar gjorts: Det finns en fastställd strategi för kommunens långsiktiga personal- och kompetensförsörjning samt att den är känd och tillämpad inom organisationen. Det finns en tillräcklig kunskap om nuläget när det gäller den långsiktiga personal- och kompetensförsörjningen. Riktlinjer och rutiner finns för rekryteringsarbetet, de är adekvata och att de efterlevs och följs upp i verksamheterna. Ansvar och roller inom arbetet med personal- och kompetensförsörjning är tydligt. Revisionsfrågan Granskningens revisionsfråga har varit: Är kommunstyrelsens arbete för personaloch kompetensförsörjning ändamålsenligt samt är den interna kontrollen tillräcklig? Efter genomförd granskning och genomgång av samtliga revisionskriterier, gör vi bedömningen att kommunstyrelsens arbete för personal- och kompetensförsörjning i allt väsentligt är ändamålsenligt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån genomförd granskning föreslår vi att följande åtgärder beaktas: att kommunstyrelsen i sin plan för intern kontroll överväger att ta med ett kontrollmål kring personal- och kompetensförsörjning för att ytterligare tydliggöra frågans dignitet. att kommunstyrelsen ser över förutsättningarna för att kunna arbeta på distans där så är lämpligt som ett sätt att ytteliggare stärka kommunens attraktivitet som arbetsgivare. att målsättning i chefspolicyn avseende att varje chef ska ha maximalt 25 underställda regelbundet utvärderas och att vid behov åtgärder vidtas för att uppnå denna målsättning i syfte att skapa goda förutsättningar för både kommunens ledare och medarbetare. 9 av 10
Datum: 2014-12-12 Carl-Gustaf Folkeson Projektledare Jörn Wahlroth Uppdragsledare 10 av 10