Klockan: 14:00-16.10 Plats: Kommunhuset i Forshaga, lokal Visten Protokoll samverkansnämnden 2011-11-03 Beslutande Mikael Johansson S Ordförande Kenneth Eriksson S Georg Forsberg C Anders Ljungsten M Övriga Se nästa sida Frånvarande Angelica Rage S Vice ordförande Anders Eriksson M Ledamot Justering Justerare Georg Forsberg Tid 2011-11-08 Paragrafer 15-17 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Cecilia Hurtig Mikael Johansson Georg Forsberg Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Samverkansnämnden Sammanträdesdag 2011-11-03 Anslaget sätts upp 2011-11-09 Anslaget tas ner 2011-12-01 Förvaringsplats Kommunkontoret, Kil Underskrift Cecilia Hurtig Sidan 1 av 6
Övriga Bengt Kjellberg (M) kommunrevisionen i Kil, 15, kl. 14.00-15.15 Fritz Wiktorsson (s) kommunrevisionen i Kil, 15, kl. 14.00-15.15 Birgitta Kringlund kommunrevisionen i Kil, 15, kl. 14.00-15.15 (FP) Mikael Sundeman kommunrevisionen i Kil, 15, kl. 14.00-15.15 (MP) Hans Högefjord (M) kommunrevisionen i Forshaga, 15, kl. 14.00-15.15 Ingrid Andersson kommunrevisionen i Forshaga, 15, kl. 14.00-15.15 (S) Roland Krantz (S) kommunrevisionen i Forshaga, 15, kl. 14.00-15.15 Mikael Lind KPMG, 15, kl. 14.00-15.15 Christina Bertilsson (M) Christian IT-chef Söderblom Ingrid Näsström kommunchef i Forshaga Wibecke Ivarsson ekonomichef i Kil Lena Backlund ekonomichef i Forshaga Cecilia Hurtig sekreterare Sidan 2 av 6
SVN 15 Kommunrevisionens övergripande granskning år 2011 SVN 11/11 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att revisorerna ska granska all verksamhet årligen. För att tillgodose detta krav inriktar revisorerna enligt sin skrivelse sin granskning på att följa upp och säkerställa hur nämnder och styrelser arbetar för att styra, leda och ha kontroll över sina verksamheter och därmed uppfylla den uppgift och nå de mål som fullmäktige har gett dem. Revisorerna genomför den årliga granskningen genom dialog och möten med nämnderna. Vid dagens möte diskuteras uppföljning av intern kontroll och den aktuella situationen i nämnden. Beslutsunderlag Revisorernas skrivelse 2011-06-21 Beslut Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sidan 3 av 6
SVN 16 Sammanträdestider 2012 för samverkansnämnden SVN 11/24 Nämnden bör besluta om sammanträdesdagar för hela 2012. Det är viktigt att samverkansnämndens sammanträden planeras så att de stämmer överens med givna datum för inlämning av handlingar i ekonomiärenden. IT-avdelningen föreslår som en följd av detta att sammanträdena äger rum: Torsdag den 9 februari klockan 14.00 i Kil Torsdag den 10 maj klockan 14.00 i Forshaga Torsdag den 4 oktober klockan 14.00 i Kil Torsdag den 8 november klockan 14.00 i Forshaga Beslutsunderlag IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-10-27 Yrkanden Kenneth Eriksson (S) föreslår att nämnden beslutar enligt förslaget med ändringen att mötet i maj flyttas till den 24 maj. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Kenneth Erikssons förslag och finner att nämnden har bifalllit det. Beslut Samverkansnämnden fastställer sammanträdesdatum för 2012 till; Torsdag den 9 februari klockan 14.00 i Kil Torsdag den 24 maj klockan 14.00 i Forshaga Torsdag den 4 oktober klockan 14.00 i Kil Torsdag den 8 november klockan 14.00 i Forshaga Utdrag IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sidan 4 av 6
SVN 17 Mål och budget för samverkansnämnden 2012, plan 2013-2014 SVN 11/17 Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr datorarbetsplatser och systemdrift. Datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Inga förändringar av priserna för datorarbetsplatser eller systemdrift behövs 2012. Preliminär intäktsbudget för IT-driften är 12 206 000 kr och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för 2012. Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; IT-chefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är 896 000 kr. IT-avdelningen har också tagit fram förslag till nämndspecifika mål som IT-chef Christian Söderblom går igenom vid sammanträdet. Beslutsunderlag SVN nämndspecifika mål 2012-2014 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-10-27 Yrkanden Ordföranden Mikael Johansson (S) föreslår att nämnden beslutar följande: 1. Samverkansnämnden godkänner de nämndspecifika mål för 2012-2014 som inte innebär ökade kostnader. 2. Samverkansnämnden ger uppdrag till IT-avdelningen att arbeta vidare med övriga mål. Vidare föreslår ordföranden att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag p. 2-4 om budgeten. Georg Forsberg (C) föreslår att målet "Verksamheterna bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar" ska gälla även IT-avdelningen. Propositionsordning Ordföranden ställer först proposition på det egna förslaget och finner att nämnden har bifallit det. Därefter ställer ordföranden proposition på Georg Forsbergs förslag och finner att nämnden har bifallit det. Sidan 5 av 6
Beslut 1. Samverkansnämnden godkänner de nämndspecifika mål för 2012-2014 som inte innebär ökade kostnader. 2. Samverkansnämnden beslutar att målet "Verksamheterna bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar" ska gälla även IT-avdelningen. 3. Samverkansnämnden ger uppdrag till IT-avdelningen att arbeta vidare med övriga mål. 4. Samverkansnämnden fastställer att 2011 års prissättning för resultatenheten även gäller 2012. 5. Samverkansnämnden fastställer budget för IT-driften 2012, som är intäktsfinansierad via resultatenheten. 6. Samverkansnämnden fastställer budget för samverkansnämnden 2012, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun. Utdrag IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sidan 6 av 6