Vägledning Drivmedel för stationstankning 2011 1 (9)
Innehållsförteckning 1 INLEDNING...3 2 AVROPSBERÄTTIGADE...3 3 RAMAVTALSLEVERANTÖRER...3 4 ÖVERGRIPANDE INFORMATION OM RAMAVTALSOMRÅDET...3 4.1 OMFATTNING...3 4.2 AVGRÄNSNINGAR...4 5 AVROP...4 5.1 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT...4 5.2 LEVERANSAVTAL...8 2 (9)
1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropande myndigheter och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Drivmedel för stationstankning. Stödmaterial för att avropa från ramavtalet finns att hämta under aktuellt ramavtalsområde på www.avropa.se, där du även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral och ramavtalsleverantörerna och deras återförsäljare. Vägledningen innehåller rekommendationer från Kammarkollegiet. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Drivmedel för stationstankning 2011 kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. På www.avropa.se finns en länk till Vem får avropa på ramavtalet Drivmedel för stationstankning 2011. 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörerna är angivna i rangordning. Ramavtalen är giltiga till och med 2013-10-31 och kan förlängas av Kammarkollegiet i upp till 24 månader Ramavtalsleverantör, org.nr: Ramavtalsnummer: Preem AB, org.nr 556072-6977 96-30-2011:001 OK-Q8 AB, org.nr 556027-3244 96-30-2011:002 Svenska Statoil AB, org.nr 556000-6834 96-30-2011:003 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4.1 Omfattning Ramavtal har tecknats inom området drivmedel för stationstankning. Ramavtalet avser att täcka in myndigheternas behov av drivmedelskort för att kunna tanka drivmedelstyperna; bensin, diesel, etanol (E85), fordonsgas och andra alternativa/miljövänliga drivmedel. Ramavtalet omfattar miljövänliga drivmedel enligt nedan: Bensin Mk 1 95 oktan eller tekniskt likvärdig bensin. Diesel Mk 1 eller tekniskt likvärdig diesel. Etanol E85 eller tekniskt likvärdig vara. Fordonsgas SS 15 54 38 (biogasdelen), ISO 15403 (naturgasdelen) 3 (9)
Andra miljövänliga drivmedel typ Biodiesel /RME/ FAME: SS EN 14214 Därtill automattvätt samt tillbehör för fordonets framförande och nyttjande. Ramavtalen används genom att avrop sker från tecknade ramavtal. På webbplatsen www.avropa.se kommer det finnas en avropsblankett för detta ramavtalsområde. Kammarkollegiet rekommenderar att myndigheter i första hand använder avropsblanketten vid avrop på ramavtalet. På webbplatsen kommer det också finnas en Internetlänk upplagd till respektive ramavtalsleverantörs förteckning (www-adress eller uppgifter om var förteckningen kan hämtas på annat sätt). Där kommer det även att finnas information om de varor och tjänster som omfattas av ramavtalet. 4.2 Avgränsningar Upphandlingen omfattar inte eldningsolja eller bulkleveranser av drivmedel. 5 Avrop Avropsrutinerna ingår i förfrågningsunderlaget (kapitel 7) och finns upplagd som bilaga på www.avropa.se på ramavtalsområdet Drivmedel för stationstankning 2011 under länken Dokument. 5.1 Tillvägagångssätt Avrop ska ske enligt fastställd avropsordning. Det innebär att avropsförfrågan ska skickas till den leverantör som lämnat det bästa anbudet vid ramavtalsupphandlingen. Om den högst rankade ramavtalsleverantören inte kan leverera önskad vara eller tjänst ska avrop ske från nästföljande ramavtalsleverantör o.s.v. enligt rangordningen. Avropsordning; Avtalsnummer; Preem AB, org.nr 556072-6977 96-30-2011:001 OK-Q8 AB, org.nr 556027-3244 96-30-2011:002 Svenska Statoil AB, org.nr 556000-6834 96-30-2011:003 Om den högst rankade leverantören inte har tappställe (inte i stånd att leverera) på orter där den avropande myndigheten har sin verksamhet ska i första hand leverantör två (2) i rangordningen komma att väljas under förutsättning att denne har förmåga att leverera på aktuell ort. Upphandlingskontrakt kan slutas utan att avtalsspärr inträder samt utan skyldighet att informera övriga ramavtalsleverantörer om att avrop sker och att upphandlingskontrakt tecknats. 4 (9)
I avropsförfrågan ska varor och tjänster, leveranstid samt specifika krav på utförande specificeras i avropsförfrågan (avropsblanketten). Se mall på www.avropa.se. Se nedan närmare beskrivning av hur ett avrop görs och leverantörernas rangordning. 5.1.1 Undantag Det enda tillåtna undantaget från ovanstående avropsordningar är då myndigheten tidigare har tecknat leveransavtal med en leverantör från dessa ramavtal (alltså inte från tidigare ramavtal, egen upphandling eller liknande) och leverantören har gjort sig skyldig till kontraktsbrott, eller annan hävningsgrund, som är så pass allvarligt att det har lett till hävning av leveransavtalet. I sådana fall har myndigheten rätt att utesluta den aktuella leverantören vid det avrop som ersätter det hävda leveransavtalet. Vid nästa avrop ska dock den aktuella leverantören återigen tillfrågas, under förutsättning att hävningsgrund inte längre föreligger. Glöm inte att meddela Kammarkollegiet vid avsteg p.g.a. hävningsgrund. 5.1.2 Stationsförteckning På www.avropa.se finns förteckning över de tankställen som ingår i ramavtalet och där leverantörens drivmedelskort kan användas. 5.1.3 Drivmedelskort Drivmedelskort skall kunna användas för anskaffning av drivmedel och sådana förbrukningsvaror och underhåll som behövs för fordonets framförande och nyttjande, exempelvis smörjmedel, olja, enklare reservdelar och fordonsskötsel. Det kan finnas möjlighet att använda drivmedelskort inom Europa. Korten kan vidare fungera som betalningsmedel till parkeringsautomater. 5.1.3.1. Beställning av drivmedelskort Beställning av enbart drivmedelskort skall alltid innehålla en hänvisning till ramavtalet med uppgift om avtals/diarienummer. Beställningar av drivmedelskort kan ske enligt leverantörens anvisningar. Anvisningarna finns att hämta på respektive leverantörs egen hemsida. Drivmedelskort som beställts från leverantör rangordnad nr 1 på annat sätt än via avrop från detta ramavtal kan användas enligt ramavtalets villkor givet att parterna kommit överens om att kortet skall kopplas till ramavtalet med uppgift om avtalsnr/diarienummer. Drivmedelskort som beställts från leverantör med lägre rangordning (nr 2 eller 3) på annat sätt än via avrop från detta ramavtal kan kopplas till resp ramavtal enbart i det fall den högst rankade leverantören inte är i stånd att leverera på orter där den avropande myndigheten har sin verksamhet. 5 (9)
5.1.4 Behovsanalys m.m. Ni beskriver nuläget och översiktligt ert behov och ber leverantören svara om de är i stånd att leverera de varor och tillhörande tjänster som översiktligt beskrivits i avropsförfrågan. Notera att kvalificeringskrav, dvs. frågor angående leverantören, inte skall förekomma. Det är dock alltid tillåtet att kontrollera att leverantören uppfyller ställda skallkrav. Skulle något förhållande som anges där föreligga, får den aktuella leverantören exkluderas vid avropet. Observera att Kammarkollegiet alltid ska informeras vid sådana tillfällen. Avropsförfrågan kan gälla för en beställning eller avse ett tidsbegränsat beställningsintervall. I upphandlingen har allmänna villkor fastställts vilka ska gälla mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantör. Dessa allmänna villkor får inte ersättas av andra. Utöver de angivna delarna av den avtalade specifikationen finns det i de allmänna villkoren vissa möjligheter att reglera andra frågor. Även dessa delar ska framgå i avropsförfrågan. 5.1.5 Utskick av avropsförfrågan Ange sista dag för inlämnande av avropssvar och dess giltighetstid. Avropsförfrågan skickas till den högst rankade ramavtalsleverantören inom ramavtalsområdet. Tänk på att lämna skälig tid för leverantören att ta fram avropssvaret Under svarstiden kan förtydliganden och svar på frågor ges. Ni bör ange datum för när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras. Tidsfristen för leverantören att inkomma med ett avropssvar ska vara tillräcklig med hänsyn tagen till avropets art och omfattning (tumregel 7 dagar). Vid komplexa avrop som kan vara tidskrävande att besvara kan en längre tidsperiod krävas. 5.1.5.1. Exempel på avropsförfrågans innehåll En avropsförfrågan utgörs av en ifylld avropsblankett innehållande era krav och villkor samt ett utkast till leveransavtal och en hänvisning till ramavtalet. Checklista; 1. Uppgift om vilket ramavtalsområde som avses, avtals/diarienummer. 2. Beskrivning av de varor och tjänster som efterfrågas. 3. Avropssvarets giltighetstid. 4. Namn, adress- och kontaktuppgifter hos avropande myndighet. 6 (9)
5. Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnat 6. Kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella optioner och förlängningsklausuler. 7. En beskrivning av hur avropssvar från leverantören ska se ut och vad det ska omfatta. 5.1.6 Avropssvar I avropsförfrågan ska det anges att avropssvaret ska vara skriftligt. Ramavtalsleverantörerna bekräftar/undertecknar ifylld avropsblankett/utkast till leveransavtal och skickar den till er, inom angiven svarstid. För sent inkommet avropssvar ska inte prövas. Avropssvaret ska vara skriftligt En tillfrågad ramavtalsleverantör som vid avropstillfället inte kan erbjuda de varor och tjänster som efterfrågas ska meddela avropande myndighet att de inte kan leverera och skälet till detta. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. Om avropssvaret inte inkommer inom angiven tid eller om varorna/tjänsterna ej stämmer med beskrivet behov så kan du gå vidare till den ramavtalsleverantör som är rankad som nr 2 o.s.v. Avropssvar omfattas av sekretess fram tills dess att myndigheten har fattat beslut om tilldelning av kontrakt. 5.1.7 Kommunikation med leverantör Om ramavtalsleverantören upplever att det finns otydligheter i Avropsförfrågan skall denna kunna ställa en fråga till den avropande myndigheten. Svar på ställda frågor ska tillhandahållas inom skälig tid. Den avropande myndigheten kan begära förtydligande från ramavtalsleverantören om avropssvaret är oklart. 5.1.8 Tilldelningsbeslut Tilldelning av kontrakt sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Huvudregeln är att avroparen tilldelar kontrakt till leverantör nr 1. Om varorna/tjänsterna ej stämmer med beskrivet behov så kan myndigheten gå vidare till den ramavtalsleverantör som är rankad som nr 2 o.s.v. 5.1.8.1. Ingen beställning Om inget av avropssvaren motsvarar myndighetens krav ska ramavtalsleverantören meddelas per e-post om att myndigheten inte har för avsikt att teckna ett leveransavtal 7 (9)
med denne. Samma gäller om myndigheten av oförutsedda händelser, exempelvis sparkrav, inte kan genomföra avropet. 5.2 Leveransavtal Ett avtal måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Oavsett om avropet avser en enstaka leverans (enskilt avrop) eller ett leveransavtal för leveranser under en längre period, ska parterna alltid upprätta ett avtal efter avslutat avropsförfarande. Avtalet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna. Om leveransavtal tecknas kan ni alltså beställa från avtalet när ni vill under hela leveransavtalets giltighetstid utan att göra ett nytt avrop inför varje beställning. Tänk på att i behovsanalysen och avropsförfrågan ange det uppskattade samlade behovet under hela avtalstiden. Avtalet gäller under den tid och de optioner på förlängning som beställaren har angivet i avropsförfrågan. Det som avropande myndighet och leverantören har att reglera i ett avrop är t.ex. leveransadresser, leveranstid och avtalad leveransdag. Det är mycket viktigt att avtalad leveransdag och pris för leveransen framgår av leveransavtalet, då detta bl. a. reglerar det vite som myndigheten har rätt till vid en leveransförsening. De allmänna villkoren för Leveransavtalet ingår som bilaga till Ramavtalet och finns upplagd på www.avropa.se på Drivmedel för stationstankning 2011 under länken Dokument. Leveransavtalet ska innehålla följande: Bilaga Ändringar och tillägg till ramavtalet Bilaga Ramavtalets huvudtext och allmänna villkor, dnr. (referens) Bilaga Ändringar och tillägg till leveransavtalet Bilaga Detta Leveransavtal med tillhörande bilagor Underbilaga 1-Ifylld avropsblankett Underbilaga 2 Avropssvar inkl prisuppgifter och ev tillval Bilaga Avropsförfrågan (ifylld avropsblankett) Bilaga Antagen Leverantörs avropssvar, inklusive bilagor Bilaga Allmänna bestämmelser för leverans av varor (ALOS 05) (referens) Om handlingarna innehåller motstridiga uppgifter ska handlingarna gälla i ovan nämnd ordning om inte omständigheterna uppenbart föranleder annat. Vid motsatser mellan detta avtal och Ramavtalet har Ramavtalet företräde. Om eventuella avtalsvillkor har specificerats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i leveransavtalet. 8 (9)
9 (9)