HÖGSKOLAN I BORÅS GF:s arbetsmiljökommitté Sekreterare Liisa Håkansson MINNESANTECKNINGAR Mötesdag 2012-06-27 2012/2 1 (3) Tid: Kl 13:00-14:00 Plats: C 614 Närvarande: Från arbetsgivarsidan: Birgitta Alfraeus, ordförande Linda Sörensen Katarina Ek (ersatte Petter) Från arbetstagarsidan: Åsa Enmyren Mikael Furth Mattias Hjertén (skyddsombud) Övriga: Ej näravarande: Liisa Håkansson, sekreterare Petter Schönborg Lucia Monastyrski Jennifer Tydén 1. Aktuell information Lokalvård En upphandling avseende lokalvård pågår. Anbuden ska vara inne i augusti. Företagshälsovård Upphandlingen rörande företagshälsovård är nu klar. Totalt lämnade tre leverantörer in anbud: Kinnekullehälsan, Feelgood och Previa. De olika anbuden poängsattes enligt en i förväg beslutad modell och den leverantör som fick flest poäng var Previa. För närvarande löper överklagandetiden för de övriga leverantörerna. Högskolan kommer att teckna avtal med Previa. Dock kan detta inte göras förrän efter sommaren och under tiden är det nuvarande avtalet med Previa förlängt till och med den sista augusti. Avdelningschef för avdelningen utbildningsstöd En kravprofil håller på att utarbetas. Dock återstår några finjusteringar. Rekryteringen beräknas starta efter semestrarna. Budget och verksamhetsplan 2013 Diskussionerna avseende budget och verksamhetsplan för 2013 för GF:s del startar direkt efter semestern. Därefter påbörjas arbetet för respektive avdelning.
HÖGSKOLAN I BORÅS GF:s arbetsmiljökommitté Sekreterare Liisa Håkansson MINNESANTECKNINGAR Mötesdag 2012-06-27 2012/2 2 (3) STARK-dagen Rektor kommer imorgon fatta beslut om vem som ska ansvara för genomförandet av STARK-dagen 2013. Förslaget är att projektet och en budget för det flyttas till GF och placeras på avdelningen externa relationer, funktionen för kommunikation. RALS 2012 Birgitta informerar om att diskussionerna är påbörjade. Arbetsgivaren har tagit fram en lönebild och ett dokument avseende löneutvecklingen som har delgetts högskolans ledning och fackliga organisationer. På central nivå finns ett tillsvidareavtal med Saco-S. OFR och SEKO utbytte yttranden med Arbetsgivarverket i måndags och man beräknar att sätta sig vid förhandlingsbordet i augusti. Kick-off Katarina Ek och Per Nilsson ska ha ett inledande planeringsmöte för höstens kick-off under morgondagen. Klart är att det blir det 6 september och kick-offen kommer att föregås av ett GF-info som startar kl 15:00. Mer information kommer. 2. PersonalBarometern Birgitta delar ut en bild som visar en jämförelse mellan avdelningarna på GF och resultatet i relation till hela högskolan. Leverantören Quicksearch kommer att göra en bortfallsanalys. Samtliga enheter har fått sitt resultat och rektor kan även följa hur arbetet fortskrider via det verktyg som har köpts in för genomförandet av enkäten. Mikael lyfter vikten av att det är viktigt med återkoppling rörande vad som händer med resultatet. Tanken är att åtgärder som kommer av resultatet ska återkopplas kontinuerligt via Inblick. En insats har också planerats till hösten rörande utbildning för högskolans centrala krisledningsgrupp. Enkäten visade att det inte var många som kände till vad de skulle göra i händelse av en krissituation så utbildningen är den del av det arbetet. 3. Gemensam verksamhetsplan för verksamhetsstödet Linda berättar vad som händer just nu. Utkast till verksamhetsplan har vid ett par tillfällen diskuterats i högskolans ledningsgrupp och därifrån är man positiva till detta. Det behövs ett komplement till Mål och strategier. Förslag till verksamhetsplan för verksamhetsstödet är just nu ute på remiss. Remisstiden är förlängd till den 15 augusti. Alla avdelningar ska prata igenom verksamhetsplanen och inkomma med svar på remissen. Remissvaren kommer därefter att presenteras för högskolans ledning den 20 augusti och rektor ska enligt plan fatta beslut innan augusti är slut. Anledningen till den snabba processen är att dokumentet ska vara klart innan budgetdialogerna i höst.
HÖGSKOLAN I BORÅS GF:s arbetsmiljökommitté Sekreterare Liisa Håkansson MINNESANTECKNINGAR Mötesdag 2012-06-27 2012/2 3 (3) Eventuellt kommer dokumentet att delas upp i två delar där en del innehåller övergripande mål och strategier och en del innehåller verksamhetsplan med mer specifika mål. 4. Uppföljning av handlingsplanen för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2012. Se bilaga. 5. Lokaler Mattias lyfter att ett skyddsombud bör ingå i lokalgruppen som samordnar olika delar inför ombyggnationer. Linda tar med sig detta. Katarina informerar om att det pågår diskussioner om att flytta fler verksamheter till StudentCentrum. Nu finns möjlighet att använda fler lokaler då PED flyttat från A3. Några administratörer kommer därför att flytta till A-korridoren då det upplevs som störande att sitta bakom luckan i StudentCentrum. Flytt kommer dock ske tidigast i höst. Högskoleservice har numera också ett gemensamt fikarum. Med anledning av det kommer GF:s gemensamma fika på fredagar att förläggas där var tredje vecka. Mikael lyfter att bytet av passagesystem kan medföra problem för studenter som eventuellt inte har tillgång till alla lokaler som de behöver. Vid krångel ska man vända sig till växeln eller StudentCentrum. Birgitta och Linda informerar om att förbindelsebron mellan Balder och Sandgärdet förhandlades under morgonen. Projektet kommer att löpa enligt plan och beräknas vara klart i mars 2013. Simonsland pågår för fullt. Bygget ligger något efter, men fastighetsägaren tror ändå att THS kommer att kunna flytta in sommaren 2013 som planerat. Övriga frågor Mötet i september flyttas till den 11 september kl 13:00 (C 614) Liisa Håkansson Sekreterare
HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING Gemensamma förvaltningen 2012-06-29 GF:s arbetsmiljökommitté Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2012 vid Gemensamma förvaltningen Bakgrund Aktivitet Ansvarig Uppföljning Klart Tidigare medarbetarenkät Internkommunikation Via ett nytt elektroniskt nyhetsblad till all personal lyfts i varje nummer en fråga som har med arbetsmiljön upp. Annie Andreasson Nyhetsbrevet Inblick har skickats ut elektroniskt med jämna mellanrum under våren. Specialnummer har också skrivits gällande t.ex. PersonalBarometern och Kretsloppet. I medarbetarenkäten 2010 identifierades problem med internkommunikation. Under 2012 fortsätter detta arbete. GF-info Göra en årsplanering för samtliga GFinfo där det tydligt framgår vad som ska tas upp och varför. Under året ska livsstil löpa som en röd tråd genom föreläsningar vid minst 3 tillfällen. Annie Andréasson, Birgitta Alfraeus En utvärdering av Inblick ska göras i december. Det har gjorts försök till att följa en röd tråd gällande livsstilsfrågor på GF-info under våren. Två föreläsningar har ägt rum av Muhammad Taherzadeh, professor vid IH och Dan Andersson, universitetsadjunkt vid VHB. Målet är att förbättra deltagarantalet samt stärka personalens insikt i frågeställningar kopplade till Deltagandet på GF-info har blivit något bättre. Nya tag ska tas till hösten.
Då högskolans webbplats blivit hårt kritiserad internt. verksamheten. Re design- projekt Funktionen för kommunikation ska under 2012 arbeta fram en ny design för högskolans webbplats i syfte att göra den mer användarvänlig och modern. Annie Andreasson Projektet är i full gång. En extern byrå har anlitats som stöd i arbetet. I första steget ligger fokus på den externa webben och ny design beräknas vara på plats till hösten. Aktivitet som ett led i att förhindra ohälsa och olycksfall. Utbildningsinsatser På varje avdelning ska det finnas minst 2 personer som har genomgått brandskyddsutbildning samt utbildning i hjärt- och lungräddning. Personalavdelningen tillser att utbildningstillfällen erbjuds och sprider information om dem. Målet är ökad kunskapsspridning i händelse av ohälsa och olycksfall. Avdelningschefer, personalavdelningen Beslut har fattats om att byta ut högskolans CMS-system. Nytt system blir Episerver. Brandskyddsutbildning: PA: 2 IT: 3 HS: 4 HK: 1 EA: 2 US: 0 ER: 0 (Sifforna visar antalet personer som har genomgått utbildningen det senaste året.) HLR & första hjälpen utbildning planeras till hösten 2012. Datum finns på hemsidan. Två hjärtstartare ska också köpas in och placeras i receptionen och biblioteket. Rektor finansierar köpet. Utbildning kommer att
GF ska ha ett bra och tydligt ledarskap Utbildning för avdelningscheferna En behovsinventering ska göras avseende utbildningsinsatser på individ- och gruppnivå för GF:s avdelningschefer samt samordnare. Petter Schönborg & Birgitta Alfraeus ges till de personer som rör sig mycket i huset samt de som arbetar nära hjärtstartarnas placering. Inget är gjort under denna aktivitet ännu. Insatser ska erbjudas och genomföras där behov finns. Främja gott medarbetarskap Miljöledningssystem Målet är att ge cheferna verktyg att utöva ett bra och tydligt ledarskap. Personalsociala aktiviteter Ett antal aktiviteter såsom Kretsloppet, kick-off och julfest är återkommande. För 2012 kompletteras detta bl.a. med föreläsningar i samband med GF-info och gemensamma after works. Målet är att främja en god gemenskap och ett gott medarbetarskap. Miljö Identifiera faktorer som i händelse av olycka kan medföra negativ miljöpåverkan, därefter göra en Katarina Ek & Per Nilsson Birgitta Alfraeus & Annie Andreasson Petter Schönborg Årets kick-off kommer att vara den 6 september. Katarina Ek och Per Nilsson ska ha ett inledande möte innan juni är slut. Mer information kommer efter semestrarna. Kretsloppet äger rum den 15 september. HB har totalt 173 anmälda, vilket är fler än föregående år. Inget är gjort under denna aktivitet ännu. 30 sept
Enligt arbetsmiljölagstiftningen ska erforderligt antal skyddsronder genomföras årligen Utifrån skyddsrond 2011 riskbedömning och en plan för åtgärder. Skyddsrond Under året ska en skyddsrond genomföras. Fokusområde beslutas av kommittén senast vid septembermötet. Synliggöra och tydliggöra ansvarsarsfördelning mellan Akademiska Hus och HB Mäta ljudvolymen i receptionen i samband med ett evenemang, t ex STARK dagen. Därefter eventuella åtgärder. Målet är att minska ljudvolymen för personalen. Vid paketleveranser, hitta ett arbetssätt som minimerar antalet tunga lyft. Målet är att minska antalet tunga lyft samt minimera skaderisken. Riskanalys gällande arbete med truck Målet att eliminera risken för skador och olyckor vid användning av trucken. Petter Schönborg Petter Schönborg och Linda Sörensen Katarina Ek Katarina Ek Katarina Ek Årets skyddsrond ska diskuteras på mötet i september. Ekonomiavdelningen ska ha ett inledande möte för att prata om vad man anser är oklart. Därefter ska kontakt tas med Akademiska Hus. Ljudvolymen mättes under årets STARK-dag samt dagen efter för att ha ett jämförande värde. Det finns en rapport och åtgärder har vidtagits, bl.a. är numera bara en lucka öppen mot tidigare två vilket gett en klar förbättring. Högskoleservice arbetar med att se över sina rutiner för att minska skaderisken. Man tittar bl.a. på en specialvagn. En riskanalys gjordes i februari. Idag har inte samtliga tekniker truckkörkort, vilket ställer till problem när inte alla är på plats. Detta är något att fundera vidare kring. 30 nov 30 sept 31 maj 30 sept 31 mars Närmare översyn gällande fysisk och Katarina Ek Högskoleservice tog hjälp av
psykisk arbetsmiljö i Studentcentrum. Översyn av vilrummet på C 6 Målet är att öka tillgängligheten i rummet. Närmare översyn gällande fysisk och psykisk arbetsmiljö på ITavdelningen. Birgitta Alfraeus Per Nilsson Previa och gjorde en översyn gällande den fysiska arbetsmiljön. Avdelningen har nu t.ex. ett riktigt fikarum. Birgitta Alfraeus ska arbeta med avdelningen i september gällande den psykosociala arbetsmiljön. De möbler som blockerade dörren har tagits bort. Lakan i sängen har tvättats och kommer att tvättas regelbundet framöver. Gardinerna har bytts ut och en konstgjord växt och en tavla kommer att sättas upp för att öka trivseln ytterligare. Luften har förbättrats på avdelningen och hjälpen kommer nu snabbare från Akademiska Hus när något strular. 30 juni Vid A 7: Fönsterlister har ruttnat vid fönster i pausrum och värmen fungerar inte riktigt. Ett par kontor har behov av ett innertak för ljuddämpningens skull. Kontakt måste tas med Akademiska Linda Sörensen Avdelningen har pratat lite kring problematiken i övrigt, men ännu inte gjort någon konkret översyn. Ärendet om fönsterlisterna är anmält till Akademiska Hus, men Ekonomiavdelningen har ännu inte fått någon återkoppling. Lennart Malmerfors och Christina
Hus. Lindqvist ska lyfta frågan efter sommaren. Gällande innertaket görs ingenting just nu tills inplaceringstesterna är klara och vi vet vad lokalerna ska användas till.