En aktiv villaförening i Vänersborg, Trollhättan och Lilla Edet Verksamhetsplan 2012 Villaägarna Vänersborg Trollhättan Antagen av styrelsen den 2012-02-16 Behandlad på årsmötet den 2012-03-28 Senast reviderad den
Verksamhetsplan 2012 Villaägarna Vänersborg Trollhättan 1. Förbundets vision, verksamhetsidé och övergripande mål 3 1.1 Inledning 3 1.2 Förbundets vision. 3 1.3 Verksamhetsidé 3 1.4 Våra kärnvärden 3 1.5 Våra Övergripande mål 4 2 Regionen 4 2.1 Regional organisation. 4 2.2 Planering och samordning 4 2.3 Specifikt för regionen. 4 2.4 Regionstyrelse 5 2.5 Regionkontor 5 3 Vision och mål för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 6 3.1 Föreningens verksamhetsidé 6 3.2 Övergripande mål. 6 3.3 Föreningens mål och nyckeltal 6 3.4 Föreningens nyckeltal och mål 6 4 Verksamhetsplan för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 7 4.1 Intressepolitik / Opinionsbildning 7 4.2 Allmän rådgivning 7 4.3 Medlemsförmåner 7 4.4 Ekonomi 8 4.5 Medlemsservice 8 4.6 Extern kommunikation och marknadsföring 8 4.7 Intern kommunikation.. 9 4.8 Medlemsvärvning.. 9 4.9 Medlemsvård och medlemsaktiviteter 9 4.10 Föreningsutveckling 10 5 Budget 2012 11 Sida 2
1 Förbundets vision, verksamhetsidé och övergripande mål 1.1 Inledning Villaägarnas Riksförbund är den största och ledande medlems- och intresseorganisationen för Sveriges småhusägare. Vi ägs av våra medlemmar och tillsammans med dem och alla anslutna lokalföreningar tillvaratas förutsättningarna för att kunna bo i eget hus vare sig det är permanent eller på fritiden utifrån ett lokalt, regionalt och rikstäckande perspektiv. Den långsiktiga strävan är att så många som möjligt som vill skall kunna välja att bo i eget hus men också att kunna investera i det hus man redan har för en trygg och stimulerande boendemiljö. För fortsatta framgångar utgående från demokratiska principer behöver organisationen utvecklas vidare inom ramen för gemensamma mål och grundläggande värderingar. 1.2 Förbundets vision Vår vision mot år 2025 är att kunna bidra till grundläggande generell allmänpolitisk samhällsinsikt om betydelsen av landets boendeförutsättningar för folkhälsa, välfärd och samhällsekonomi. Det uttrycks genom vår visionsformulering att Alla skall kunna förverkliga sina småhusdrömmar och kunna påverka sin lokala boendemiljö. För att kunna påverka boendeförutsättningarna i visionens riktning krävs en vidareutveckling mot en modern organisation som ligger rätt i tiden på det sätt som behövs för att ännu kraftfullare påverka och leverera nytta till medlemmarna. En fortsatt kraftfull verksamhets- och organisationsutveckling förutsätter ökande resurser och därmed ökande intäkter genom medlemsutveckling och kompletterande verksamhetsområden. Visionen för 2025 är att uppnå 500 000 medlemshushåll och kompletterande intäkter utöver medlemsavgifterna. Förbundsstyrelsen har startat upp ett visionsarbete för en sådan framtidsutveckling. 1.3 Verksamhetsidé Förbundets verksamhetsidé är att i samverkan med till förbundet anslutna lokalföreningar Leverera nytta till medlemmarna och förbättra villkoren för landets småhusägare. 1.4 Våra kärnvärden Vår organisationskultur präglas av våra kärnvärden. - Vi är Lyhörda för våra medlemmars behov och situation. - Vi är Hängivna i vår strävan att förbättra förutsättningarna för våra medlemmar så att de kan för verkliga sina husdrömmar. - Vi är Närvarande i våra medlemmars vardag för att de hela tiden ska vara medvetna om det värde vi skapar för dem. - Vi är Tydliga i vårt påverkansarbete för att få genomslagskraft. Sida 3
1.5 Våra övergripande mål Villaägarnas övergripande mål/inriktning är att: - I samverkan med till förbundet anslutna lokalföreningar maximera den av medlemmar och icke medlemmar upplevda medlemsnyttan i förhållande till nivån på medlemsavgiften. - Fortsatt upprätthålla en god kännedom om Villaägarnas roll som Sveriges största och kraftfullaste intresse- och konsumentorganisation i omvärlden och för landets småhusägare inkluderande att skapa en ökad lokal närvaro med goda möjligheter för småhusägarna att påverka sin lokala boendemiljö. - Öka antalet medlemshushåll till lägst 340 000 år 2015. - Uppnå förbättringar för landets småhusägare i enlighet med det bostadspolitiska programmet. - Öka samverkansgraden inom hela organisationen såväl horisontellt som vertikalt i syfte att öka effektivitet och verkningsgrad i resursinsatsen. 2 Regionen 2.1 Regional organisation Den regionala organisationen består dels av en regionstyrelse med förtroendevalda som är en del av förbundsstyrelsen, dels ett regionkontor med anställd personal underställd förbundsdirektören. 2.2 Planering och samordning Verksamhetens inriktning och budgetramar samt medlemsavgifter för respektive kongressperiod beslutas av kongressen. Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv säkerställa en regional anpassning av verksamheten som sammanfaller med förbundets. Det sker genom framtagande av en plan för regional verksamhetsinriktning. Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen och är en del av den övergripande verksamhetsplanen. 2.3 Specifikt för regionen Region Väst omfattar Västra Götalands län (förutom f.d. Skaraborg) och Hallands län. Här finns närmare 295 000 småhusägare och av dessa är ca 45 000 medlemmar eller 14,1 %. Förnyelsegraden är 84,7 %. Totalt finns 40 kommuner i regionen med lokal föreningsrepresentation i 20 av dessa. En del föreningar omfattar flera kommuner. Ca 79 % av regionens medlemmar tillhör en lokal förening. Tillväxtpotentialen i regionen är fortsatt mycket stor, men kännedomen om Villaägarnas Riksförbund är relativt låg. Vi har genom en bred och kontinuerlig spridning av Villaägarnytt, tillsammans med en ökad medianärvaro i övrigt, förbättrat vår position. Vårt regionala förbättringsarbete fortgår i en ständig process. Det leder bl.a. till att krafterna och kompetenserna i förbundsorganisationen och den regionala förtroendemannaorganisationen samspelar och utvecklas tillsammans. Grundstenarna är tillit och förtroende och har byggts upp genom en nära kommunikation och samhörighet med våra föreningar. Sida 4
Vår tillväxtpotential är som tidigare nämnts stor och vi tycker att vi ser att vår regions positiva mottagande av Villaägarnytt i föreningarna nu ger resultat. Regionstyrelsen avser att verka för att tidningen ges ut i flera kommuner där det inte finns en lokal villaägarförening. Villaägarnytt kommunicerar lokala frågor som engagerar och berör, även där vi inte har lokala föreningar. Alla föreningar i Region Väst har Villaägarnytt på sin agenda. Därför återkommer också Villaägarnytt i den följande verksamhetsplanen. Villaägarnytt är ett nav i kommunikationen och den regionala medienärvaron är högt prioriterad och det görs kontinuerligt regionala utspel och artiklar som bygger på förbundets intressepolitik och småhushusägarproblem, ofta med lokal närvaro. En ny föreningskultur växer fram och nya kommunikationskanaler till småhusägare bildas genom nätverkande. Exempel på sådana kanaler är interaktiva webportaler, bloggar och twitter. Nu när förbundets webb är på plats är vi väl förberedda att använda de nya tekniker som erbjuds. Fler samarbetspartners är prioriterat kopplat till den nya webben och lojalitetsprogrammet. Potentialen för medlemsutveckling är fortfarande mycket stor. 2.4 Regionstyrelse Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv säkerställa en regional anpassning av verksamheten. Regionstyrelsen består av totalt 7 ledamöter inkl ordförande: Ordf. Nils-Erik Grusell Ordf. Villaägarna Vänersborg Trollhättan Vice ordf. Ulla Johansson Ordf. Villaägarna Kungsbacka Ekonomiansvarig Björn Tillander Kassör Villaägarna Göteborg Sekreterare Folke Kambler Jacobsen Kassör Villaägarna Falkenberg Ledamot Tore Eskilsson Ordf. Villaägarna Öckerö Ledamot Hans Bäckström Ordf. Villaägarna Södra Halland Ledamot Helena Glavmo Henriksson Ordf. Villaägarna Göteborg och ledamot i förbundsstyrelsen. Ledamot Margrethe Hardenklo invaldes till regionstyrelsen 2010 men avgick samma år. 2.5 Regionkontor Regionkontoret arbetar operativt med att verkställa de beslut som regionstyrelsen fattar utifrån fastställd verksamhetsinriktning/handlingsplan. Regionkontoret (RK) arbetar också med att stötta lokalföreningarna i deras arbete genom att medverka på möten, ge förslag på ökad lokal närvaro och vara med på aktiviteter som lokalföreningarna anordnar. RK arbetar dessutom aktivt med att göra omvärldsanalyser för att kunna agera i aktuella regionala/lokala frågor. På uppdrag av lokalföreningarna och i samråd med regionstyrelsen administrerar RK Villaägarnytt. Syftet är att göra lokalföreningarna mer etablerade och närvarande där de är verksamma och även nå ut i kommuner där vi inte har någon lokalförening. Lokala intressefrågor, medlemsförmåner, rådgivning och värvning går parallellt hand i hand. Villaägarnytt, som startade i februari 2008, har under 2011 getts ut i närmare 2 miljoner exemplar, varav ca 730 000 i Region Väst. Regionkontoret bemannas av regionchef Stefan Stjernedal, föreningskonsulent/kommunikatör Clara Osvald och regionassistent Dorrit Andersson. På regionkontoret arbetar även tre av våra förbundsjurister Lars Guttman, Madeleine Arvidsson Wäli och Tommy Hultqvist. Sida 5
3. Vision och mål för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 3.1 Föreningens verksamhetsidé Villaägarna Vänersborg Trollhättan är en stark och obunden förening ansluten till Villaägarnas Riksförbund. Genom att samla alla villaägare i Vänersborgs, Trollhättans och Lilla Edets kommuner i en stark och partipolitiskt obunden organisation som driver medlemmarnas intressen som villaägare, uppnår vi bättre villkor för småhusägandet. Föreningen är också kommunal remissinstans i Trollhättan i bl. a. alla väsentliga plan- och byggärenden, taxefrågor och andra frågor som påverkar villaägarna. Utan att vara remissinstans i Vänersborg och Lilla Edet bevakar och yttrar sig föreningen i samma frågor där som i Trollhättan. Föreningens verksamhet ska utgå från den Verksamhetsinriktning/Handlingsplan som kongressen 2009 och 2011 har fastställt. Föreningsstyrelsens roll är att med stöd av och i samverkan med regionkontoret och regionstyrelsen säkerställa en lokal anpassning av verksamheten som sammanfaller med regionens övergripande verksamhetsinriktning. 3.2 Övergripande mål Föreningens uppgift är att tillvarata medlemmarnas intressen i enlighet med föreningens stadgar och de riktlinjer som fastställs av regionstyrelsen. Föreningen ska verka för att regionens mål uppnås genom: att vara en stark lokal konsumentorganisation för opinionsbildning som med hög påverkansfaktor tillgodoser medlemmarnas intressen att påverka lokala myndigheter, kommunorgan och andra intressenter att åstadkomma lokal medlemsnytta genom medlemsaktiviteter och lokala medlemsförmåner. 3.3 Föreningens mål och nyckeltal Biträda medlemmarna lokalt i uppkomna frågor alt. slussa dem till regional respektive riksövergripande juridisk eller teknisk kompetens. Genom två släpkärror och andra tekniska hjälpmedel ge möjlighet för medlemmarna att till förmånliga kostnader låna hjälpmedel samt genom lokala affärer/tillverkare utveckla rabatter som medlemmarna kan tillgodoräkna sig. Genom studieresor till subventionerade priser bidra till att öka medlemmarnas kunskaper i egenskap av villaägare. Delta i mässor etc. bidra till kunskap om föreningen. Genom olika arrangemang stärka föreningen och verka för att villaägare skall få kännedom om föreningen Villaägarna och dess verksamhet. Utgöra remissorgan i lokala bygg- och planfrågor. 3.4 Föreningens nyckeltal och mål 2012 (Enligt redovisning efter årsskiftet) Utfall för 2012-12-31 Mål 2012-12-31. Medlemsantal 3 923 4 000 Förnyelsegrad 88,5 % 88,5 % Marknadsandel 19,3 % 19,4 % Nya medlemmar 523 530 Sida 6
4 Verksamhetsplan för Villaägarna Vänersborg Trollhättan 4.1 Intressepolitik/Opinionsbildning Bidra till att etablera Villaägarna som en viktig lokal intressepolitisk aktör och opinionsbildare genom egna och av regionkontoret samordnade intressepolitiska aktiviteter. Ange aktiviteter och mål för lokal intressepolitisk verksamhet och opinionsbildning utifrån lokalt behov, exempelvis tomträtter, snöröjning, placering av postlådor, källsortering nära boendet m.m. Aktivera och stödja medlemmarna i lokala frågor och även enskilda problemfall som är viktiga för medlemmarna, exempelvis grannsamverkan, tomträtt, boendemiljö, samfälligheter, byggfusk m.m. Med hjälp av regionkontoret lokalanpassa förbundets intressepolitik i insändare och debattartiklar. Föreningen bevakar och besvarar med hjälp av regionkontoret medieinslag samt kommunala förslag som berör småhusägandet i verksamhetsområdet, t.ex. fördjupad översiktsplan. Arrangera och marknadsföra lokala intressepolitiska och opinionsbildande aktiviteter som upplevs som viktiga för medlemmarna. Viktigt att säkerställa ett adekvat deltagande av publik genom bred marknadsföring och gärna anmälan om deltagande. Ge ut Villaägarnytt som intressepolitiskt kommunikationsverktyg. Aktivt stödja och medverka i regionens intressepolitiska kampanjer genom den egna föreningen. 4.2 Allmän rådgivning Om förutsättningar finns kan föreningen upprätthålla en god servicegrad och kompetensnivå för allmän rådgivning till medlemmarna, som inte kräver specifika expertkunskaper. Övriga rådgivningsärende ska omgående hänvisas eller vidarebefordras till den centrala rådgivningen. Ärenden som kan återges i t.ex. Villaägarnytt rapporteras till regionkontoret. 4.3 Medlemsförmåner Erbjuda samtliga medlemmar attraktiva lokala medlemsförmåner utöver de förmåner som erbjuds från centralt eller regionalt håll, på bekvämt avstånd inom områdena som berör boendet, samt eventuella andra villarelaterade områden med specifika lokala förutsättningar. Se till att alla lokala förmåner finns tillgängliga och uppdaterade på webben. Anordna medlemsaktiviteter i samverkan med samarbetspartner för lokal medlemsförmån. Vår målsättning 2012 är att ha minst 37 lokala medlemsförmåner. Vi kommer också under året att försöka skapa fler lokala medlemsförmåner inom följande områden: Heminredning Trädgård Villanära tjänster som hantverkare mm. Sida 7
Medlemsförmåner kommuniceras till medlemmarna i form av häftet Medlemsförmåner och Aktiviteter 2012 tillsammans med utskicket av handlingar inför årsmötet samt till nya medlemmar i samband med välkomstbrev. Publiceras på hemsidan samt delvis i Villaägarnytt och i samband med medlemsaktiviteter. 4.4 Ekonomi Föreningen svarar genom sin styrelse för en stabil ekonomi, väl ekonomiskt avvägt förhållningssätt mellan medlemsnytta och föreningskostnader samt en väl fungerande administration såväl gentemot medlemmarna som internt inom förbundet. Budgetera kostnader för Villaägarnytt som en mycket viktig marknadskommunikation (inte medlemsblad) som förhoppningsvis kan ges ut även om annonsintäkter delvis skulle utebli. Resultat- och balansräkning samt budgetplan redovisas för medlemmarna på årsmöte. Föreningen har eget ansvar för att bokförings- och skattelagar efterlevs. 4.5 Medlemsservice Föreningen ska upprätthålla en god tillgänglighet med god serviceanda i kontakten med sina medlemmar. Det ska finnas en tydlig kontaktinformation till föreningen och som är lätt att nå. Medlemmarna ska minst 1 gång genom årsmöteshandlingar och fyra gånger genom Villaägarnytt under 2012 få hemskickad information om föreningen och dess verksamhet. Medlemmarna ska genom föreningens hemsida kunna få aktuell information om kommande aktiviteter samt om föreningens stadgar, styrelse, årsmöte, lokala medlemsförmåner m.m. Medlem som inte förnyat sitt medlemskap ska kontaktas om möjligt för att utröna anledningen härtill. Välkomstbrev till alla nya medlemmar. 4.6 Extern kommunikation och Marknadsföring Vårt mål är att öka kunskapen om Villaägarna och nyttan med medlemskapet för såväl medlemmarna som övriga småhusägare i kommunen. Detta kan ske både med centralt, regionalt och eget framtaget material att användas i utskick och vid egna lokala mässor och aktiviteter. Ge ut den lokala kommunikationskanalen Villaägarnytt vid minst fyra tillfällen 2012: mars juni, september och november. Ansvara för att fortlöpande uppdatera och driva sin lokala webbplattform som en aktiv marknadsföringsplats. Dela ut medlemstidningen Villaägaren med värvningsmaterial till mäklare, banker, frisörer m.fl. Sida 8
4.7 Intern kommunikation Öka samverkansgraden mellan regionala och lokala verksamheten inom regionen. Upprätthålla kommunikation mellan föreningen och regionstyrelsens kontaktansvarige. Deltaga i regionens föreningsaktiviteter som t.ex. utbildningar, förenings- och ordförandeträffar. Söka samverkan med andra förbundsanslutna villaägarföreningar i regionen. Fortlöpande kommunicera styrelsekallelse och protokoll, årsmöteshandlingar, verksamhetsplan och resultatredovisning till regionkontoret. Aktivt ta del av och återkoppla till regionens information, t.ex. Veckobrev, e-post, Föreningspärmen mm. Aktivt ta del av förbundets information på Villaägarnas intranet och Min sida. Vara ömsesidigt stödföreningar med närliggande Villaägarföreningar. 4.8 Medlemsvärvning Mer än 97 % av medlemsvärvningen sker genom förbundets centrala värvningskanaler och värvningsaktiviteter. När föreningen kontinuerligt kommunicerar Villaägarnas varumärke och medlemsnyttan till alla småhusägare i föreningens upptagningsområde, t.ex. genom Villaägarnytt, förstärks värvningseffekten. Föreningen har som mål att själva värva 25 nya medlemmar under 2012 genom egna värvningsaktiviteter. Kontinuerlig utgivning av Villaägarnytt vid 4 tillfällen per år. Direktvärvning vid alla föreningsaktiviteter. Kontant- eller internetbetalning på plats. Kontakta andra villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter. 4.9 Medlemsvård och medlemsaktiviteter Föreningens mål är att öka den upplevda medlemsnyttan. Ett brett utbud av lokala förmåner och medlemsaktiviteter, lokala artiklar i Villaägarnytt och en smidig och hög tillgänglighet för medlemskontakt, är exempel på upplevd medlemsnytta. Detta kan ske genom ökad skriftlig kontakt / information till medlemmarna, ökat antal aktiviteter inom speciellt intressanta områden t ex Energi, Trädgård och Bygg. I samband med årsmötet anordnas något program, t.ex. föreläsning, minimässa, underhållning, lätt förtäring. Genomföra minst två medlemsaktiviteter varav en riktad till målgruppen kvinnor. Med stöd av regionkontoret starta grannsamverkansgrupper. Årsmöte hålls före april månads utgång enligt stadgarna. Program med underhållning och / eller föreläsning. Medverka vid events, d.v.s. vara på plats där arrangemangen och mycket folk redan finns. Lokala mässor är mer kostnadseffektiva och där ska vi medverka när möjlighet ges. Sida 9
28 mars Årsmöte kl 19.00 Quality Hotel, Vänersborg. Se vidare separat kallelse och inbjudan. 13-15 april Bomässa Gör Ditt Boende Bättre i Arena Vänersborg. Fredag kl 12.00-18.00 Lördag kl 10.00-17.00 Söndag kl 10.00-17.00 På fredag och lördag gäller Gå två betala för en mot uppvisande av giltigt medlemskort i Villaägarna. Föreningen deltar med stor egen monter. 10 maj VIP-kväll Mockfjärds Fönstermästaren Välkommen till butiken torsdag kl.18-20 på Vassbottengatan 14, Vänersborg Vi bjuder på mat, mingel och unika erbjudanden till medlemmar i Villaägarna. Våra fönstermästare finns på plats och berättar vilken typ av fönster som passar för just ditt hus. Vi berättar även om hur du kan få installationen av dina nya fönster utan kostnad med vår vårkampanj. ANMÄLAN senast 5 dagar innan på telefon 076 767 44 88 eller e-post: robert.johansson@mockfjards.se 16 juni Årets sommarresa går i år till vackra Bohuslän 11.00 Avresa Trestad Center, Vänersborg. 12.15 Lunch i Fiskebäckskil på brygghuset, lunchen är till förrätt deras riktigt goda sillbuffe, till varmrätt serveras en fiskrätt och det ingår även dryck, efterrätt är kaffe och kaka. 15.00 Besök på Westgarden Engelsk trädgårdsanläggning på Bokenäset 16.00 Vi tar färjan till Flatö/Ängö och stannar för kaffe hos Handelsman Flink därefter Malöfärjan och via Henån och 20.00 hemma igen hem. Priset för denna heldagstur 425 kr per person. Priset är som vanligt subventionerat. Betalning sker till bankgiro 703-4804. Sista anmälningsdag 1 juni 2012. Information: Sigrun Wallqvist på 0520-480 381. 8 sept. Bussresa till Hem- och Villamässan i Göteborg. Vi ordnar som vanligt en bussresa till den populära villamässan, där föreningen bjuder sina medlemmar på resan. Föranmälan krävs. Under hösten planerar vi ytterligare en eller två aktiviteter, trolig inriktning är trädgård och/eller grannsamverkan. 4.10 Föreningsutveckling Säkerställa medlemmarnas upplevda nytta med sitt medlemskap i den lokala villaägarföreningen och säkerställa att medlemmarnas intressen tillvaratas. Utveckla det demokratiska styrelsearbetet och göra det roligare och mer stimulerande. Hålla valberedningen aktiv genom möteskallelse och protokoll till alla möten och inbjudan till föreningsaktiviteter. Virtuella nätverk och samarbete med andra styrelser i villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter som källa till styrelsevärvning. Bilda arbetsgrupper för Intressepolitik, Media, Förmåner, Värvning, Medlemsaktiviteter, Grannsamverkan. Utveckla samarbetet med Studieförbundet Vuxenskolan. Sida 10
5 Budget 2012 Föreningen erhåller 400 kr för varje egen värvad medlem. Regionens verksamhetsbidrag (6 kr per medlem 2011) förutsätter utgivning av Villaägarnytt och regionstyrelsens godkännande av föreningens verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Bidraget förutsätter också att kallelser, protokoll, resultatredovisning och årsmöteshandlingar fortlöpande skickas till regionkontoret. Årets verksamhet Intäkter Kostnader Summa Balanserade medel från 2011 37 678 Medlemsavgifter och värvning 140 000 Verksamhetsbidrag 22 000 Uthyrning av släpkärror 15 000 Försäljning av snigelmedel 1 500 Ränta 300 178 800 Medlemsaktiviteter 77 500 Kontorsmaterial, porto 24 000 Trycksaker, litteratur 23 000 Möteskostnader, lokalhyra 5 000 Resor, representation 6 600 Telefon, hemsida, internet 2 500 Släpkärror, omkostnader 4 400 Villaägarnytt 32 000 Bankkostnader 1 200 Övrigt/oförutsett 3 000 178 800 Avskrivningar Släpkärra inköpt våren 2007 för 16 275 kr 1 628 Avskrivning 10 % per år Tillgångar 2011-12-31 Kassa bank 23 493 Släpkärra 8 137 Summa 59 837 Sida 11