Utvärderingsrapport 3 för förlängningsarbetet Juli december 2013 Sa 1
Sammanfattning Ramp är ett socialfondsprojekt där kommuner i södra Kalmar län och Kronobergs län samarbetar. Nybro kommun är projektägare. Ramp arbetar med målgruppen individer som står utanför arbetsmarknaden. Samarbete sker med Arbetsförmedlingen, Socialtjänsten och Försäkringskassan som är medfinansiärer i projektet. Syfte och mål med Ramp är att individen ska komma närmare arbetsmarknaden, att nya samverkansformer för arbetet mellan statliga och kommunala verksamheter ska utvecklas för att individen ska få bästa service och stöd. Projektet inleddes i januari 2011 och skulle avslutats våren 2013. Projektet blev dock beviljad en förlängning t o m december 2013. Under förlängningen skulle ett extra fokus läggas på att beräkna projektets socioekonomiska konsekvenser samt skapa kraftsamling i implementeringsarbetet. Denna avslutande rapport är därför fokuserad på dessa två områden. Är ni intresserade av en mer heltäckande slutrapport så hänvisar vi till utvärderar-rapporten från augusti 2013. Vi kan som utvärderare konstatera att RAMP med råge nått sina mål på alla nivåer. Vi kan dessutom konstatera att projektet varit framgångsrikt i arbetet med att uppfylla finansiärens krav på projektgenomförandet i form av horisontella kriterier såväl som programkriterier. De goda resultaten är antagligen en viktig anledning till att projektet lyckats mycket bra med sitt implementeringsarbete. Detta gäller lokalt såväl som regionalt. Samtliga kommuner, med undantag för Lessebo, har valt att implementera RAMP modellen. Även Lessebo har varit framgångsrika i projektet men där har kommunens politiker valt att helt lägga ner arbetsmarknadsenheten och istället lägga dessa frågor fullt ut hos AF. Det finns därmed en möjlighet att AF väljer att nyttja RAMP-tänk i sitt fortsatta arbete i Lessebo. Socioekonomiska ansatser i projektuppföljning är komplexa och resurskrävande. Projektet har arbetat fram en förenklad metod som bygger på att skapa schabloner för utanförskapets kostnader per individ för AF, FK och kommun. Projektets resultat i form av deltagare som går till egenförsörjning kan då beskrivas som besparingar. Den socioekonomiska beräkningen visar att projektet är mycket lönsamt för dess intressenter. 2
Innehåll Ramp- projektet... 4 Inriktning på utvärderingsarbetet... 4 Implementering... 4 Framgångsfaktorer för lyckad implementering... 4 Implementering Rampprojektet... 5 Kalmar... 5 Emmaboda... 6 Övriga kommuner... 6 Sammanfattande reflektioner... 6 Socioekonomiska effekter... 7 Resultat... 9 Utvärderarens reflektioner... 9 3
Ramp- projektet Ramp är ett socialfondsprojekt där sex kommuner i södra Kalmar län och Kronobergs län samarbetar. Nybro kommun är projektägare. Ramp arbetar med målgruppen individer som står utanför arbetsmarknaden. Samarbete sker med Arbetsförmedlingen, Socialtjänsten och Försäkringskassan som är medfinansiärer i projektet. Syfte och mål med Ramp är att individen ska komma närmare arbetsmarknaden, att nya samverkansformer för arbetet mellan statliga och kommunala verksamheter ska utvecklas för att individen ska få bästa service och stöd. Detta gäller lokalt såväl som regionalt och transnationellt. Inriktning på utvärderingsarbetet RAMP har under hösten 2013 fått beviljat en förlängning av sin projektfinansiering för att fokusera mer på implementeringsarbete och att försöka mäta socioekonomiska resultat av projektet. Denna rapport kommer därför att fokusera på dessa två områden. I övrigt hänvisar vi till den utvärderingsrapport som presenterades i augusti 2013. European Minds utvärderingsarbete bygger på den så kallade Gråträskmodellen för lärande utvärdering. Den bygger på att utvärderaren ansvarar för att, i samverkan med projektledning och styrgrupp, hitta en balans och arbetsfördelning mellan de tre U som all utvärdering bygger på enligt oss. Dessa tre är uppföljning, utvärdering och utveckling. I fallet med Ramp har vår roll varit att kvalitetssäkra uppföljningsarbetet som utförts av projektet självt. Detta för att optimera resurser och skapa förutsättningar för reflektion och analys direkt i projektet. På så sätt kan mer av utvärderarresurserna användas för analys, återkoppling och utvecklingsarbete. Ansvarig utvärderare är Lars Lindblom, EuropeanMinds. Implementering Implementering handlar om att få in resultat i form av nya arbetssätt, metoder och modeller i ordinarie verksamhet. Forskning visar att man kan få bra resultat i ESF-projekt, men att det sedan är mycket svårare att få in dessa resultat i den ordinarie verksamheten. Framgångsfaktorer för lyckad implementering Det finns ett antal faktorer som visat sig vara viktiga för en lyckad implementering av ett projekt. Dessa är: Att tänka implementering från start genom att se till att projektet är väl förankrat i styrgrupp, hos deltagare, beslutsfattare och berörda parter. Informera kontinuerligt. Strategisk påverkan under projektets gång samt att visa på positiva effekter av projektet är viktigt för att projektet inte ska bli en separat del av en verksamhet. Mät vinsterna med ert projekt. Jämför ert projekt med ordinarie arbetssätt så man kan påvisa hur mycket som finns att vinna på att ändra arbetssätt. 4
En tydlig implementeringsplan som innehåller vad som ska göras, hur, när, varför och av vem. Viktigt att ha med är också frågeställningar kring om vi har tillräckliga resurser och om det är genomförbart. Aktivera styrgruppen. Se till att styrgruppen får och tar ett aktivt ansvar för att ett framgångsrikt projekt ska implementeras i ordinarie verksamhet. 1 Lära av goda exempel på hur liknande projekt implementerats. Titta även på projekt utanför Sverige. T ex har LLP-programmen databaser som ger tillgång till mycket erfarenhet i projektutveckling och genomförande Implementering Rampprojektet Rampprojektet är ett bra exempel på hur ett projekts arbetssätt och metoder kan implementeras och leva vidare i den ordinarie verksamheten. Det man velat ta med från Rampprojektet är framför allt metoden och modellen i form av deltagarstyrning, individanpassning, flexibilitet, det multidisciplinära stödet som getts till deltagarna samt regelbundna, täta och längre möten mellan vägledare och deltagare. Miljön har spelat en viktig roll för deltagarna då man under projektet har använt en neutral mötesplats och inte en myndighet, vilket har haft en positiv inverkan på deltagarna och detta är något man vill ta med i steget in i en ordinarie verksamhet. Ett annat mål för implementeringen har varit att bibehålla den samverkan mellan kommun, försäkringskassa, arbetsförmedling, skola och näringsliv som byggts upp. Kalmar Berörda parter i Kalmar d.v.s. Näringsliv- och arbetsmarknadsenheten, Arbetsförmedlingen samt de förtroendevalda i Kalmar är överens om att arbetsmodellen Ramp ska fortsätta efter 131231. Anledningen till att implementeringsprocessen varit så framgångsrik i Kalmar är bland annat att man burit med sig tankarna på implementering genom hela projekttiden och i alla aktiviteter kring Ramp. Man har varit duktig på att synas i olika sammanhang och regelbundet uppdaterat politiker och beslutsfattare om det goda resultatet i Ramp. Projektet har med andra ord varit väl förankrat hos alla berörda parter. Man har varit duktig på att sprida information om projektet och dess resultat. Ramprojektet deltog bland annat på en spridningskonferens på Kalmar Airport tillsammans med två andra ESF projekt. Cirka 60 personer deltog, bland annat flera kommunalråd, oppositionsråd, landstingsråd, chefer för Arbetsförmedling, Försäkringskassa, Landstinget, Regionförbundet, Socialtjänsten och handläggare från ESF. I Kalmar diskuteras det även att använda Rampmodellen på andra grupper i samhället och Ramp Kalmar har tillsammans med två andra pågående ESF-projekt lämnat in ansökan som rör ett projekt om fördjupad implementering. Om ansökan går igenom innebär det att Ramp Kalmar får möjlighet att arbeta ännu mer med att implementera arbetsmodellen samt att dela med sig av sina erfarenheter till de andra två projekten som exempel på ett lyckat genomfört och implementerat projekt. 1 Publikation från svenska ESF- rådet. Daniel Birnik, Anders Johnson Lyckas med EU- projekt Praktiska tips inför ansökan och genomförande 5
Emmaboda Ramp Emmaboda har gett deltagarna och vägledarna värdefulla erfarenheter, ett bra lärande och en god metodik som de kommer att arbeta vidare med på arbetsmarknadscentrum efter projekttidens slut. Implementeringsaktiviteter som gjorts under projektets gång är att man i starten informerat Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige om projektet. I kontakt med arbetsgivare och praktikpool har man informerat om Ramp. Projektet har synts i lokalpress och man har delat ut nyhetsbrev och broschyrer. På så sätt har man hela tiden sett till att resultatet av projektet spridits och att idéerna funnits förankrat hos berörda parter. Ramp Emmaboda har anordnat studiebesök till Rosengård i Malmö för att se hur de arbetar med integration och lärande. Utöver detta har deltagare rest till bland annat Polen och Danmark där de fick se exempel på framgångsrik implementering av tidigare socialfondsprojekt. Att lära av andra regioners arbete med liknande frågor är en bidragande framgångsfaktor för att ett projekt ska få ett positivt resultat och skapa nya idéer om hur man kan arbeta med frågor som rör utanförskap. Det kan även ge förslag på hur projekt kan implementeras i ordinarie verksamhet på ett framgångsrikt sätt. Tanken var länge att Arbetsmarknadscentrum skulle arbeta vidare med att förfina deltagarstyrningsmetoden och fortsätta ha samverkan med myndigheter i kommunen. Här hade man redan inarbetat en fungerande organisation som skulle arbeta vidare för att utveckla samverkan än mer. Övriga kommuner I de övriga deltagande kommunerna har man också positiva förväntningar gällande implementering där Ramps arbetssätt och metoder kommer att föras in i den ordinarie verksamheten, i de flesta fall till kommunernas arbetsmarknadsenheter. Ett undantag är Lessebo kommun. Strax före jul kom beskedet att Lessebo skär kraftigt i sin verksamhet för att skapa en budget i balans. Därför har all verksamhet som inte är lagstyrd ifrågasatts. Beslutet som togs var att lägga ner arbetsmarknadsenheten. Som utvärderare kan jag konstatera att Lessebo därmed är det enda kommun som valt att inte implementera RAMP på något sätt. Sammanfattande reflektioner Rampprojektet kan ses som ett bra exempel på hur ett projekts arbetssätt och metoder kan implementeras och leva vidare i den ordinarie verksamheten. Rampmodellens grunder har implementerats i samtliga deltagande kommuners arbete, på ett eller annat sätt. En workshop med implementeringsfokus genomfördes den 21 november 2013 i Nybro. Där framkom bland annat att flera av kommunerna redan hade förankrat en hel del av implementeringsarbetet och att politiskt gynnande beslut antingen var fattade eller kommer att fattas inom en nära framtid. Det som är och har varit den kanske största framgångsfaktorn i Ramp är de starka lokala verksamheterna. Dessa har tänkt implementering från start genom att involvera alla inblandade från styrgrupp och beslutsfattare till deltagare och andra berörda parter. Projektet har med andra ord varit väl förankrat under hela projektperioden. Man har varit duktig på att sprida information av det positiva resultatet av projektet och att kontinuerligt informera beslutsfattare och samverkanspartners om vad som händer i projektet. Den strategiska påverkan och spridningen av projektet har gjort att tänket och metoderna kring 6
Ramp hela tiden funnits integrerade i ordinarie verksamheter och inte bara funnits som en separat del i projektet. Detta underlättar vid övergång från projekt till ordinarie verksamhet. Det har dock varit svårare att hitta en regional nivå som varit intresserad av att fortsatt stå för den paraplyverksamhet som Nybro har som projektägare i RAMP. I o m att EU s strategi 2020 börjar påverka det regionala strategiarbetet har dock regionförbundet i Kalmar engagerat sig i begreppet inkluderande tillväxt. Främst har det varit som regional nod i det SKL-drivna projektet Plug In. Ur detta verkar fler initiativ nu komma. Bl a har regionförbundet tagit initiativ till regionala utvecklingsträffar med arbetsmarknadsenheterna hos de olika kommunerna. Med detta på plats så finns förutsättningar för ett fortsatt regionalt samarbete på strategisk nivå. Vid implementeringsworkshopen i Nybro i november upprättades en implementeringsmatris för vad som ska göras, hur, när, varför och av vem. Här framkom att mycket redan var gjort, påbörjat eller att det i alla fall fanns en tydlig tanke kring hur arbetet ska genomföras. Det transnationella samarbetet i form av bland annat studiebesök till Polen och Danmark har visat på goda exempel vad gäller implementering av liknande projekt och man har fått bra idéer och uppslag kring hur Rampprojektet kan integreras i den ordinarie verksamheten. Sammanfattningsvis tyder allt på att Rampmodellen, kännetecknad av deltagarstyrning och utvecklad samverkan, kommer att leva vidare i den ordinarie verksamheten och att projektet sannolikt kommer att kunna utgöra ett bra exempel på hur man har med sig implementering som en röd tråd genom ett helt projekt. Socioekonomiska effekter I konkurrensen om projektmedel har det blivit allt viktigare att kunna påvisa nyttan med projektet. Detta gäller kortsiktiga resultat såväl som mer långsiktiga effekter. Uppföljningsarbetet har därför fått en mer framskjuten roll. En aspekt som dock sällan följs upp är de samhällsekonomiska effekterna av projektet. Detta trots att en sådan uppföljning skulle få många positiva effekter. Bland annat genom att utveckla projektets lärande och underlätta vid framtida prioriteringar inom projektet såväl som hos projektägare och programmyndigheten. Det finns idag i Sverige tre dominerande metoder att bedöma socioekonomisk nytta av projekt: - - - Socoekonomisk analys Nilsson/Wadeskog Social Return on Investment NyttoSam PayOff Alla tre metoderna är mer eller mindre omfattande och ofta svåra att läsa och förstå. De bygger samtliga på idén att följa deltagarna och deras konsumtion av offentliga tjänster. Uppföljningsarbetet är ofta omfattande för att ta fram faktiska siffror för kostnaderna. Dessutom krävs svåra antagande för hur stabila insatserna är för deltagarna då samhällsförtjänsten beräknas som den tid det offentliga inte behöver stötta deltagaren. De komplexa beräkningarna i kombination med osäkerheten i antagandena gör att rapporterna ofta är omfattande och tvetydiga. Det kräver insikter och stor kompetens 7
att använda resultaten som beslutsunderlag för framtiden. RAMP har därför valt att förenkla beräkningen med hjälp av schabloner och fokusera den mot mottagare inom projektets intressenter (AF, FK och kommun). Projektet ser denna socioekonomiska ansats som en modell som ska vara så enkel att projektet själva ska kunna använda den, förstå den och kunna kommunicera den till sina intressenter. Den kommer inte vara lika utförlig som de tre ovan nämnda metoderna då det skulle ta för mycket tid i anspråk och därmed vara för kostsamt. Den socioekonomiska uppföljningen i RAMP var byggd på att ta vara på kompetens som utvecklats i Nybro. Tyvärr så gjorde personalförändringar att dessa resurser inte fanns tillgängliga som planerat. Istället arbetade projektledning och Nybro kommuns nytillträdda ekonomichef, Carina Åresved Gustavsson, fram en modell för att beräkna detta. Den bygger på att tydliggöra schablonkostnader, på basis av Nilsson/wadeskogs beräkningar, för målgrupperna i projektet fördelade på Kommun, AF och FK. På basis av dessa kunde en kostnad beräknas. Genom att tydliggöra projektets resultat, i form av hur många som fått arbete, kunde en besparing räknas fram. Beräkningar är gjorda för projektet som helhet såväl som för varje deltagande kommun. Den visa på att projektet varit en god investering för kommunerna. Som helhet ger beräkningen att projektet (baserat på första årets siffror) sparat över 100 mkr. För varje kommun ser det ut som följer: - Borgholm 8,1 mkr - Emmaboda 10,8 mkr - Lessebo 14,7 mkr - Mörbylånga 11,2 mkr - Nybro 14,2 mkr - Kalmar 33 mkr Som utvärderare tycker jag att det är otroligt bra att liknande underlag tas fram. De skapar en plattform för lärande som kommer att bli viktig på många nivåer i samhället men kanske främst i kampen om krympande medel i de små kommunerna. Även mot bakgrund av den nya EU- budgeten, och de nya program som kommer av denna, kommer det att vara viktigt att skaffa verktyg för att målsätta och följa upp projektens effekter på olika nivåer. För att detta skall få genomslag är det dock viktigt att: 1. Beräkningsmodellen är tydlig och transparant 2. Schablonberäkningarna är tydliga och transparanta 3. Att rapporterna är anpassade för de syfte som de har. Är de framtagna för kommunala beslutsfattare bör de tydliggöra kommunala effekter i första hand. 4. De går att använda med rimliga resurser. De dominerande beräkningsmodellerna är idag för dyra att använda för de flesta projekten. För att de socioekonomiska beräkningarna ska få maximalt genomslag så skulle det vara bra om punkt 1-3 ovan tydliggjordes ytterligare i RAMP- beräkningarna. På så sätt skulle man minska risken för att resultaten avfärdas p g a otydlig kvalitet. 8
Resultat Förväntningarna på Ramp var först och främst att arbeta upp arbetssätt utifrån gemensamma grundvärderingar, det vill säga att Ramp ska vara deltagarstyrt. De förväntningarna har uppfyllts och därmed också Ramps mål: Att deltagaren upplever sig ha kommit närmare arbetsmarknaden. Av de ca 500 deltagarna i projektet har 55 % egen försörjning på hel eller deltid, i arbete eller studier. 85 % upplever att de kommit närmare arbetsmarknaden. De krav som kommer av Socialfondens finansiering är att projektet skall bidra med - Jämställdhetsintegrering - Ökad tillgänglighet - Lärande miljöer - Samverkan - Innovativ verksamhet - Strategiskt påverkansarbete I utvärderingsrapporten från aug 2013 kunde vi konstatera att projektet lyckats väl med att uppfylla dessa krav. Lägger vi därtill förlängningens inriktning på implementering så kan vi konstatera att projektet lyckats mycket bra. Bättre än de flesta andra projekt som vi följt och även bättre än de flesta projekt inom Socialfonden som helhet (enligt programutvärderingen). Enda undantaget är Lessebo som valt att helt avveckla sin arbetsmarknadsenhet och istället förlita sig på Arbetsförmedlingens arbete. Utvärderarens reflektioner Fokus i denna rapport är implementeringsarbetet. Detta arbete har varit mycket framgångsrikt i Ramp. En reflektion från min sida är även att allt detta åstadkommits utan en väl fungerande styrgrupp. Inom esf i Sverige finns en tanke om att styrgruppen är en nyckel för att projekten skall skapa effekter och att implementeringsarbetet ska bli lyckosamt. RAMP har dock visat att detta alls inte är nödvändigt. Styrgruppen i RAMP har i perioder inte fungerat alls. Intressenterna har inte skickat deltagare till styrgruppsmöten. Ofta p g a att andra uppgifter prioriterats eller p g a att styrgruppsdeltagare, som av olika anledningar slutat, inte ersatts. Jag tror att anledningen till de goda resultaten, till en del, faktiskt kan bero på svårigheterna att skapa en fungerande styrgrupp. Det tydliggjorde att styrgruppen inte skulle kunna ansvara för dessa frågor. Detta gjorde det tydligt att om RAMPs nytta skulle säkras för framtiden så låg ansvar och resurser för detta hos den operativa ledningen lokalt och regionalt. Det vore intressant att försöka utröna om styrgruppens roll kanske inte alltid är viktig. Jag tycker mig ana ett mönster där styrgruppen i så kallade paraplyprojekt inte har samma funktion eller kraft som i mer lokala projekt. Stämmer detta så skulle det i så fall kunna få effekter för hus projektarkitekturen utvecklas inom socialfonden i den kommande programperioden. 9
Den socioekonomiska uppföljningen är ett bra och viktigt grepp i projektavslutningen. Det saknas tyvärr etablerade, tydliga och lättanvända metoder för detta arbete. Projektet har istället valt att jobba fram en egen beräkning. Den bygger på ett enkelt grundtänk där utanförskapets kostnader blir besparingar när deltagare hittar till egenförsörjning. Detta skapar förutsättning för en förenkling med hjälp av schabloner för deltagarkostnader. Totalt gör detta att man kan skapa beräkningar för ett så stort och komplext projekt. Tyvärr är modellen inte fullt ut transparant varför det finns risk för att resultaten inte fullt återspeglar verkligheten. Risken är därför att projektets beräkningar inte får det genomslag som var avsett. Jag vill dock understryka att bristen på beräkningar och svårigheterna med att skapa bra beräkningar är generell och gäller inte bara RAMP. Tvärtom tar RAMP ett viktigt och modigt steg genom att genomföra detta beräkningsarbete. Jag tror att, även om siffrorna blir ifrågasatta, så har Nybro och övriga kommuner i projektet, tagit ett viktigt steg i kapacitetsbyggande inom detta område. 10