Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 7 EXTERNT FINANSIERAD VERKSAMHET... 3 7.1 Inledning... 3 7.1.1 Kapitlets innehåll... 3 7.1.2 Kapitlets målgrupp... 4 7.1.3 Utgångspunkter vid utformandet av ekonomiadministrativ hantering av externa medel... 4 7.2 Ansvar och befogenheter... 5 7.2.1 Prefektens ansvar... 5 7.2.2 Projektledarens ansvar... 5 7.3 Ekonomisk planering och uppföljning... 6 7.3.1 Finansiering... 6 7.3.2 Ekonomimodellens syfte... 7 7.3.3 Projektredovisningens syfte... 7 7.3.4 Projektredovisning... 7 7.3.5 Att definiera ett projekt i redovisningen...7 7.3.6 Uppläggning av projekt i ekonomisystemet... 8 7.3.7 Samfinansiering/medfinansiering...8 7.3.8 Löpande verksamhet... 9 7.3.9 Annan löpande verksamhet i ekonomisystemet... 9 7.3.10 Intäkts- och kostnadsfördelning... 9 7.3.11 Projektuppföljning - rapporter... 9 7.3.12 Kontraktsreskontra (EKO)...10 7.4 Bidragsfinansierad verksamhet... 10 7.4.1 Bidragsfinansierad verksamhet - allmänt... 10 7.4.2 Ansökan... 11 7.4.3 Beviljad ansökan... 11 7.4.4 Redovisningsprinciper... 12 7.4.5 Fördelning av kostnader... 12 7.4.6 Löpande redovisning/uppföljning... 12 7.4.7 Rekvisition av bidragsinkomster... 12 7.4.8 Periodavslut... 13 7.4.9 Avslut av bidragsfinansierat projekt... 13 7.4.10 Arkivering av forskningshandlingar... 13 7.5 Avgiftsfinansierad verksamhet... 14 7.5.1 Avgiftsfinansierad verksamhet allmänt... 14 7.5.2 Policy... 14 7.5.3 Allmänna regler för uppdragsverksamhet... 14 7.5.4 Uppdragsutbildning centrala ramavtal... 15 7.5.5 Handläggningsordning... 16 7.5.6 Periodavslut/bokslut... 16 7.6 EU-medel... 17 7.6.1 Huvudprinciper... 17 7.6.2 Information... 17 7.6.3 Rådgivning och stöd... 17 7.6.4 Förvaltning av EU-medel... 17 7.6.5 Ej lånefinansiering... 17 7.6.6 Rutiner för EU:s ramprogram för forskning och utveckling... 17 7.7 Sponsring... 18 7.7.1 Gränsdragning mot avgift... 18 7.7.2 Gränsdragning mot bidrag, donation och gåva... 18 Sid 1-44
Ekonomiavdelningen 7.7.3 Sponsring som komplement... 18 7.7.4 Avtal och redovisning... 19 Bilaga 1 Definitioner... 20 Bilaga 2 Momsregler... 22 Bilaga 3 Projekt... 23 3.1 Projektkriterier... 23 3.2 Checklista för prefekt... 24 3.3 Checklista för projektledare... 25 3.4 Rapport för projektuppföljning... 26 3.5 Förlustrisk, bedömningsrutin... 27 Bilaga 4 Handläggningsordningar... 28 4.1 Handläggningsordning för bidragsfinansierad verksamhet... 28 4.2 Handläggningsordning för uppdragsverksamhet... 31 4.4 Särskilda frågor att beakta vid uppdrag... 34 4.5 Checklista uppdragsavtal... 36 4.6 Handläggningsordning för EU-forskningskontrakt inom sjunde ramprogrammet (N22 206/07)37 Bilaga 5 Avtalsmallar... 39 5.1 Stöd till avtal... 39 5.1.1 Exempel på avtal för uppdragsutbildning... 39 5.1.2 Exempel på avtal för uppdragsforskning... 42 Sid 2-44
7 EXTERNT FINANSIERAD VERKSAMHET 7.1 Inledning Universitetet får förutom statsanslag även externa intäkter i form av bidrag från ett stort antal olika givare, intäkter från uppdragsverksamhet, försäljningsintäkter och avkastning från stiftelser och donationer. Externa medel utgör cirka 1/3 av universitetets finansiering. Finansieringsformen innebär att relationer måste hanteras med en rad intressenter, både interna och externa, med olika och ibland motstridiga krav. Det interna regelverk som presenteras i detta kapitel har i huvudsak bakgrunden i ett tvingande externt regelverk 1. Utöver det tvingande externa regelverket finns det ett kompletterande regelverk som utformas av Ekonomistyrningsverket och Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF). Universitetet kan således inte fritt utforma regler när det gäller hur externa medel ska hanteras, utan utgångspunkt är det externa regelverket när det interna regelverket ska utformas. Vidare ställer externa finansiärer krav på universitetet som måste uppfyllas för att finansieringen ska möjliggöras. Det stora antalet intressenter och det omfattande regelverket medför således att det ställs betydande krav på den ekonomiadministrativa hanteringen av externa medel. Syftet med detta kapitel är att ge förutsättningarna för en likformig och transparent hantering av externa medel samt att det befintliga regelverket efterlevs. Ekonomihandbokens åttonde kapitel ska ge vägledning i den dagliga hanteringen av externt finansierad verksamhet. 7.1.1 Kapitlets innehåll I föreliggande kapitel presenteras de ekonomiadministrativa regler som gäller när bidrags- och avgiftsfinansierad verksamhet bedrivs. Vidare beskrivs vem som har ansvaret för efterlevnaden av regelverket. Kapitlet har följande indelning: I avsnitt 7.2 beskrivs ansvar och befogenheter rörande ekonomiadministrativ hantering av externa medel. I avsnitt 7.3 beskrivs ekonomisk planering och uppföljning av externa medel. I avsnittet redogörs även för hur ett projekt definieras och hur universitetets projektredovisning praktiskt utformas och administreras. I avsnitt 7.4 redogörs för hur bidragsfinansierad verksamhet hanteras, från planering till avslut. I avsnitt 7.5 redogörs för hur avgiftsfinansierad verksamhet (huvudsakligen uppdragsverksamhet) hanteras, från planering till avslut. I avsnitt 7.6 redogörs för hur EU-bidrag hanteras. I bilagor finns ytterligare information som komplement till beskrivningen i kapitlets olika delar. Bilagorna är kategoriserade i följande grupper: Definitioner av begrepp som är aktuella vid hantering av externa medel 1 Centrala regelverk i sammanhanget är bl.a. följande: Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, Anslagsförordningen (1996:1189), Kapitalförsörjningsförordning (1996:1188), Avgiftsförordningen (1992:191), Donationsförordningen (1998:140) och regleringsbrev. Sid 3-44
Regelverk beträffande full kostnadstäckning och mervärdeskatt Checklistor för prefekt och projektledare gällande hantering av projekt i olika skeden av dess livslängd Handläggningsordningar för bidrags- och uppdragsfinansierad verksamhet. Mallar för avtal 7.1.2 Kapitlets målgrupp Kapitlets målgrupp utgörs främst av de personer som har ett ansvar för den ekonomiadministrativa hanteringen av externa medel. Målgruppen är även övriga som har ett intresse av hur externa medel hanteras inom universitetet. Kapitlets målgrupper utgörs främst av: Prefekter Ekonomiadministratörer på olika nivåer Projektledare och forskare Dessa målgrupper spelar en väsentlig roll när det gäller att säkerställa att hanteringen av externa medel är rationell och ändamålsenlig. Av kapitlet framgår prefektens och projektledarens ansvar och vilka arbetsmoment rörande ekonomiadministrativ hantering av externa medel som följer med respektive befattning. I ekonomiadministratörens ansvar ingår också att förmedla vidare den information som finns om regelverk och rutiner. 7.1.3 Utgångspunkter vid utformandet av ekonomiadministrativ hantering av externa medel Universitetets verksamhet regleras främst av förordningar och regleringsbrev och dessa är alltid tvingande. Det finns ett omfattande regelverk för externredovisningen, som i sin tur har betydande inverkan på hur sedan internredovisningen utformas. Den tvingande regleringen gällande externredovisningen utgörs främst av följande två förordningar: 1) Förordningen om myndigheters bokföring hanterar bl.a. kretsen av bokföringsskyldiga, bokföringsskyldighetens innebörd, hantering av verifikationer, avslut av löpande bokföring. 2) Förordning om årsredovisning och budgetunderlag hanterar bl.a. bestämmelser om årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag, årsredovisningens innehåll, periodiseringsregler, god redovisningssed. Ekonomiska krav på externfinansierad verksamhet framgår av: Regleringsbrevet. Avgiftsförordningen. Överenskommelse som träffats mellan Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) och forskningsrådsorganisationen som bl.a. innebär att ett påslag för omkostnader inom lärosätena om minst 35 % på de direkta projektkostnaderna ska göras. Denna överenskommelse är uppsagd från 2010-01-01 från lärosätenas sida. Utöver förordningar och regleringsbrev finns det även en kompletterande normgivning som utarbetats av Ekonomistyrningsverket (ESV) med avseende på innehållet i externredovisningen. För mer information om ESV:s normgivning, se www.esv.se. Förutom ESV publicerar SUHF rekommendationer och uttalanden som universitetet kan välja att efterleva. För mer information om SUHF:s rekommendationer och uttalanden, se www.suhf.se. Sid 4-44
7.2 Ansvar och befogenheter Universitetets styrelse har det yttersta ansvaret för verksamheten vid universitetet. Det finns emellertid ingen möjlighet för styrelsen att kontinuerligt ta del av den löpande verksamheten och det är därför nödvändigt att delegera arbetsuppgifter till lägre nivå i organisationen. Ansvarsfördelningen vid universitetet framgår av gällande delegationsordning. I kapitel två presenteras två delegationer som har en särskild inverkan på ansvarsfördelningen med avseende på hanteringen av externa medel: Den 11 juni 1993 beslutade universitetsstyrelsen om en generell delegation till fakultetsnämnderna. Den 27 juni 1995 beslutade rektor att fakultetsnämnderna ansvarar för den interna kontrollen av ekonomiadministrationen. Fakultetsnämnden ansvarar således för den interna kontrollen av ekonomiadministrationen och för att upprätta delegationsordning och regler i övrigt för den ekonomiadministrativa hanteringen. Oavsett detta utgör ekonomihandboken ett tvingande regelverk för hela universitetet. 7.2.1 Prefektens ansvar Prefekten har det operativa ansvaret för all verksamhet som bedrivs vid institutionen. Ansvaret omfattar därmed även externfinansierad verksamhet. Det finns naturligtvis ingen möjlighet för en prefekt att ingående följa all den verksamhet som pågår i olika projekt vid institutionen och därför måste projektledare ges rätt att fatta beslut om vissa saker via delegation från prefekten. Prefekten kan dock inte genom delegeringen avsäga sig sitt ansvar och måste därför följa upp delegationens tillämpning på projektledarnivå. Prefekten kan alltid med ett nytt beslut när som helst återta delegationen, helt eller delvis. Det är också viktigt att känna till att till de delar som beslutanderätt delegerats till projektledare, får denne i sin tur inte överlåta beslutanderätten, såvida inte prefekten som delegerat beslutanderätten medgivit sådan vidaredelegering. vid en institution kräver att vissa särskilda aktiviteter vidtas av prefekten och att vissa rutiner implementeras. Det innebär bl.a. att prefekten: Ska godkänna verksamhet som finansieras med externa medel, exempelvis genom att godkänna de ansökningar som lämnas från institutionen Säkerställer att det finns rutiner som innebär att ekonomisk uppföljning sker löpande för att förhindra att förlustbringande verksamhet bedrivs Följer upp att projekt resultatavräknas enligt de principer som gäller vid universitetet I bilaga 3.2 finns en beskrivning över vilka rutiner som ska implementeras, efterlevas och följas upp av institutionen samt vilka åtgärder prefekten ska vidta vid den ekonomiska uppföljningen. 7.2.2 Projektledarens ansvar Projektledaren har det ekonomiska ansvaret för det egna projektet. Projektledarens ansvar för projektets ekonomi innebär, med vissa undantag, att säkerställa att projekten bedrivs med full kostnadstäckning och inom ramen för projektets budget. Ansvaret har sitt ursprung i en delegation från prefekt som har ansvaret för institutionens samlade verksamhet. Ansvaret innebär bl. a. att projektledaren: Upprättar en kalkyl i samband med ansökan som innehåller samtliga intäkter och kostnader som projektet genererar; kalkylen omarbetas i samband med beviljande av medel och bildar då en projektbudget. Sid 5-44
Följer upp verksamheten i projektet löpande (minst månadsvis), för att väsentlig avvikelse mot projektbudgeten, som kan leda till förlustbringande verksamhet, ska kunna identifieras och hanteras tidigt. Vidtar åtgärd för att anpassa verksamheten till rådande ekonomiska förutsättningar. Informerar prefekten skriftligen så fort ett underskott kan befaras i enlighet med gällande förlustriskbedömningsrutin. Följer upp att avslutat projekt resultatavräknas i enlighet med de principer som gäller vid Göteborgs universitet. I bilaga 3.3 med underbilagor finns checklistor över vilka åtgärder projektledaren ska vidta vid projektansökan, beviljande av bidrag samt vid den ekonomiska uppföljningen. Observera att samtliga bilagor till ansökan ska dokumenteras och arkiveras (dvs. ej gallring!) på institutionen. 7.3 Ekonomisk planering och uppföljning Den externa finansieringen har stor betydelse för universitetet och detta ställer höga krav på bl.a. ekonomiadministrativ hantering i samband med planering och uppföljning. Ekonomisk planering och uppföljning ska syfta till att skapa en god ekonomisk hushållning i verksamheten genom effektivitet i resurstilldelning och resursutnyttjande. Det handlar här om att fördela begränsade resurser till de verksamheter och aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå de mål som fastställts i bl.a. verksamhetsplan och budget. Ekonomisk planering och uppföljning innebär även att ha metoder för att bruka resurserna på ett effektivt sätt inom ramen för respektive verksamhet. 7.3.1 Finansiering Finansiering med externa medel kan i korthet definieras enligt följande: Bidrag Gåvo- och bidragsmedel som ställs till universitetets förfogande utan att kombineras med andra krav än att de används för avsett ändamål. Resultatet av bidragsfinansierad verksamhet tillfaller inte bidragsgivaren med äganderätt. Uppdrag Utmärks av att det föreligger ett uppdrag från en uppdragsgivare, innebärande att en tjänst eller vara köps från universitetet och att resultatet tillfaller kunden med äganderätt. Då en verksamhetskod för ett projekt läggs upp i ekonomisystemet ska finansieringen framgå av kontrakt (motsvarande). En budget för projektet med intäkter och kostnader för hela projekttiden ska tas fram senast vid tidpunkt då projektet startar. Budgeten ska dokumenteras på Projektunderlaget (se blankettarkivet blanketter.gu.se/ekonomi) och fastställas genom underskrift av prefekt och projektledare. Om projektet pågår under mer än ett räkenskapsår upprättas även årsbudgetar. Årsbudget får fastställas av projektledaren själv. Budgeten kan registreras i budgetverktyget Perspektiv av institutionen. Då budgeten ändras på ett för projektet betydelsefullt sätt ska totalbudget och årsbudget revideras. Om det gäller en utvidgning finansiellt ska en ny totalbudget fastställas. Omfördelning mellan olika budgeterade kostnadsslag som inte är av större omfattning får göras av projektledaren. Sid 6-44
7.3.2 Ekonomimodellens syfte Universitetets ekonomimodell ska utöver att hantera tvingande regelverk för externredovisningen, kunna hantera följande: Den interna redovisningens krav är inte reglerade i förordningar utan baseras på det interna informationsbehovet. Internredovisningen utgör t.ex. underlag för att planera, prioritera och följa upp. Bidragsgivares krav är ofta detaljerade och beskriver t.ex. vilken typ av kostnader som tillåts belasta projekt samt när återrapportering ska ske. Det är följaktligen inte tillräckligt att endast upprätta en redovisning som uppfyller en av ovanstående presenterade kravspecifikationer. Det finns flera omständigheter som gör att det kan vara svårt att kombinera olika krav, men inom ramen för universitetets ekonomimodell ska lösningar kunna tas fram. 7.3.3 Projektredovisningens syfte Den ekonomiska redovisningen i ett projekt behöver kunna utformas på olika sätt för att svara mot dess intressenters olika behov. Den ekonomiska redovisningen i ett projekt vid universitetet behövs främst för fyra ändamål: För den löpande styrningen och uppföljningen av projektet (projektledare, prefekt) För universitetets styrning och uppföljning av verksamheten i stort (fakultetsledning, styrelse) För återredovisning till finansiären För externredovisningen, departement, revision m.fl. i omvärlden Det är mot bakgrund av dessa fyra ändamål som universitetets projektredovisning utformats. Ett primärt syfte med projektredovisningen är att möjliggöra för projektledaren att ha ekonomisk kontroll över sitt projekt från start till avslut. En förutsättning för att detta ska vara möjligt är att projektet redovisar relevanta intäkter och kostnader. Om inte kostnads- och intäktsredovisning sker rättvisande mellan olika projekt försvagas värdet med projektredovisningen. 7.3.4 Projektredovisning Grundläggande för all verksamhet finansierad med externa medel är att den ska bedrivas med full kostnadstäckning. Detta innebär att både direkta och indirekta kostnader som verksamheten genererar, ska täckas av den finansiering som projektet har. De indirekta kostnaderna i ett projekt är projektets andel av universitetets gemensamma kostnader. För att ansvariga för verksamheter som bedrivs med extern finansiering ska kunna fatta korrekta resursfördelningsbeslut och därigenom tillse att full kostnadstäckning uppnås, krävs god planering, stöd för uppföljning samt avvikelsehantering. 7.3.5 Att definiera ett projekt i redovisningen Ett projekt beskrivs ofta som en verksamhet under en viss given tid för att ett särskilt definierat mål ska uppnås. Det innebär att ansvar och befogenhet att disponera vissa resurser delegeras till en projektledare. Projektmedarbetarna kan hämtas från olika organisatoriska enheter och är i sitt projektarbete underställda projektledaren i stället för den ordinarie linjechefen. När arbetsuppgiften är slutförd upplöses normalt projektgruppen. Sid 7-44
I redovisningssammanhang brukar projekt beskrivas som en samling aktiviteter för vilka det behövs en sammanhållen redovisning. Ett projekt har en början och ett slut och kan sträcka sig över mer än ett räkenskapsår. Rapporter för olika tidsperioder (t.ex. månad, tertial eller år) tas fram för den löpande projektuppföljningen. Projektredovisningen måste samtidigt kunna ge underlag för externredovisningens beräkning av verksamhetens resultat och ekonomisk ställning för ett räkenskapsår. Avgörande för projektredovisningens förmåga att avspegla verksamheten på ett ekonomiskt rättvisande sätt är bl.a. att projektet kan avgränsas i tid och rum. I bilaga 3.1, Projektkriterier, presenteras ett antal förutsättningar som måste vara uppfyllda för att en verksamhet ska klassificeras som ett projekt i redovisningen. Om projektkriterierna är uppfyllda, ska därmed en sammanhållen ekonomisk redovisning kunna tas fram i universitetets redovisningssystem. Om förutsättningarna för projekt inte är uppfyllda, ska verksamheten redovisas som löpande verksamhet. Konsekvenser av klassificeringen av en verksamhet som projekt eller löpande verksamhet i redovisningen framgår i avsnitten 7.3.6, 7.3.8 och 7.3.9. 7.3.6 Uppläggning av projekt i ekonomisystemet De kriterier som beskrivs i bilaga 3.1 ska användas vid bedömning om en grupp aktiviteter bör behandlas som ett projekt eller inte. Bidrag från statliga givare betraktas vanligtvis som projekt såvida de inte är av väldigt liten omfattning. Projektets behållning periodiseras som oförbrukade bidrag i redovisningen tills dess att slutdatum uppnåtts, då resultatavräkning sker. Då institutionen fått beslut om bidrag eller avtal om uppdrag, ska anhållan om förvaltning inges till fakultetskansliet (blanketter.gu.se/ekonomi/). Som underlag till anhållan ska kontrakt/avtal/gåvobrev finnas. För nya projekt och andra bidrag/uppdrag läggs nya verksamhetskoder upp av respektive kansli. Kanslierna behöver originalet när det gäller bidrag, medan avtalskopia är tillräckligt när det gäller uppdrag. Nya projekt får inte bokföras/redovisas under befintliga verksamhetskoder. För mindre projekt kan en gemensam verksamhetskod användas. Om institutionen önskar projektredovisning av ett kontrakt ska blanketten Projektunderlag (blanketter.gu.se/ekonomi/) fyllas i och bifogas Anhållan om förvaltning. Förutsättningen är då att alla kriterier för projekt är uppfyllda. Den tid som projektet ska pågå anges på Projektunderlaget. Av systemtekniska skäl är projektredovisning maximalt begränsat till fem år i ekonomisystemet. Om man undantagsvis bedriver projekt med längre löptid, får man efter fem år starta ett fortsättningsprojekt i redovisningen. 7.3.7 Samfinansiering/medfinansiering Ett projekt kan finansieras av fler än en finansiär, s.k. samfinansiering. Det förekommer att redan finansierad personal (vanligtvis anslagsfinansierad) medverkar i ett projekt och denna resursinsats är en form av egen finansiering eller medfinansiering från universitetets sida, även om motsvarande kostnader kanske inte redovisas inom projektets ram. När andra universitetsmedel är med och finansierar den fulla kostnaden för ett projekt genom ett internt bidrag som överförs till projektet, är det också fråga om medfinansiering. Denna typ av medfinansiering kommer alltid att synas som en intern intäkt i projektets redovisning. Ett redovisningsproblem är då att anslagsmedel och bidragsmedel behandlas olika i samband med avslutning av resultaträkningen mot balansräkningen vid periodavslut. Följande principiella synsätt gäller: Anslaget anses som använt före bidraget för täckande av kostnader Anslag får bara tillföras i den omfattning det finns kostnader Sid 8-44
Det återstående beloppet, efter att anslaget använts, som ska bokföras på balansräkningen, fördelas mellan statlig och icke statlig finansiär i förhållande till de olika bidragens storlek; enligt angiven procentsats på blankett Projektunderlag. Då samfinansiering med olika finansiärer är aktuellt, ska alla ingående kontrakt ingå i blanketten Projektunderlag, det ska finnas med beslut om medfinansiering (internt bidrag för full kostnadstäckning) i förekommande fall och all finansiering redovisas inom ramen av ett projekt. Tanken är att forskningsprojektens verksamhetsinnehåll ska styra mer än finansieringskällorna vid upplägg av projekt i redovisningen. Modellen bygger på att uppföljningen av kostnaderna är mer relevant att göra gentemot den forskningsverksamhet som bedrivs, än mot vilka medel som finansierar forskningen. Det innebär också att den mest fullständiga projektredovisningen är, där den redan finansierade personalen också kostnadsredovisas i projektet med tillhörande finansiering. Ett projekt kan vid tilläggsfinansiering kompletteras med ytterligare kontrakt under löpande projekttid. När detta förekommer, anges vilket pågående projekt kontraktet ska tillhöra på bilagan till Anhållan om förvaltning (Projektunderlag) som gäller det nya kontraktet. 7.3.8 Löpande verksamhet Medel för verksamhet som inte uppfyller kriterierna för projekt ses som löpande verksamhet. I redovisningen kan dessa verksamheter ha slutdatum och behållningar periodiseras under tiden. Exempel på denna kategori är när man samlar ett antal mindre bidragsbelopp som är avsedda för viss forskningsverksamhet. Denna redovisningsprincip följer Ekonomistyrningsverkets tolkning av oförbrukade bidrag. Dock finns det även i dessa fall krav på att bidragen ska leda till forskningsverksamhet och förbrukas i enlighet med bidragsgivarnas intentioner. 7.3.9 Annan löpande verksamhet i ekonomisystemet Till löpande verksamhet räknas också avgiftsbelagd verksamhet av mindre omfattning såsom analysoch provningsverksamhet, tidskriftförsäljning, mässor och konferensverksamhet. Denna typ av verksamhet ska vara resultatpåverkande och behållningar ska inte periodiseras vid periodavslut. 7.3.10 Intäkts- och kostnadsfördelning Uppföljning av att lönekostnader konterats på rätt projekt bör ske åtminstone kvartalsvis. Tidredovisning krävs för EU-finansierade projekt och rekommenderas för övriga projekt i möjligaste mån, för att undvika tidskrävande omföringar av lönekostnader jämte löpande semesterlönekostnad. Som stöd för detta kan tjänstgöringsjournaler utgöra ett underlag. För att varje projekt ska visa en fullständig bild av resursförbrukningen är det viktigt att även andra direkta kostnader som temporärt bokförts på andra verksamhetskoder, slutligen belastar rätt verksamhet. En uppföljning och omföring av sådana kostnader bör ske minst tertialvis och helst månadsvis. Fördelar med att löpande och utan längre fördröjning föra kostnader till projekten är: Att kostnadsbilden för ett projekt blir rättvisande, löpande under året Att det ger utrymme för andra viktiga arbetsuppgifter i bokslutet, vilken är senaste tidpunkt för kostnadsfördelning 7.3.11 Projektuppföljning - rapporter Projektens utfall redovisas i en särskild rapport från Datalagret där projektets totala inkomster och utgifter redovisas över hela projekttiden och utan bokförda periodiseringar vid budgetårsskiften. Rapporten är meningen ska vara anpassad till en projektledares behov och ska kunna användas som Sid 9-44
grund för återredovisning till en givare. Utfall på enskilda konton presenteras inte utan endast en summering av konton som bildar intäkts- och kostnadsslag (se bilaga 3.4). Om man önskar mer detaljerad information om ekonomiska händelser i ett projekt, t.ex. om transaktioner, återfinns denna information i ekonomisystemet. 7.3.12 Kontraktsreskontra (EKO) När en verksamhetskod lagts upp i ekonomisystemet ska avtalet/kontraktet/gåvohandlingen registreras i den kontraktsreskontra (EKO) som utvecklats vid Göteborgs universitet, i samarbete med Chalmers. Huvudsyftet med kontraktsreskontran är att få en rationell hantering av avtal/kontrakt som rör den externfinansierade verksamheten. Kontraktsreskontran strukturerar avtalsinformation, ger underlag vid budgetarbetet, påminner när det är dags för rekvisition m.m. Från EKO kan olika former av statistik tas ut, såsom bidrag per finansiär och bidrag per forskare. Kontraktsreskontran har utvecklats successivt och den nuvarande versionen stödjer: Hantering av information om kontrakt/avtal/gåvohandlingar genom hela projekttiden Budgetarbetet Den ekonomiska projekthanteringen, exempelvis tidpunkt för rekvisition Diarieföring Redovisningsprocessen kring bidragen Framtagande av rapporter med dynamiska sökkriterier Information om kontraktsstocken Organisation, se avsnitt 1.1 i användarmanual för EKO. Handläggning av kontrakt/avtal/gåvohandlingar, se avsnitt 1.3 i användarmanual för kontraktsreskontran. Rutinbeskrivning för praktisk hantering av kontrakt/avtal gåvohandlingar, se bilaga 1 i användarmanual för kontraktsreskontran, version 4.0. 7.4 Bidragsfinansierad verksamhet 7.4.1 Bidragsfinansierad verksamhet - allmänt Medel från forskningsråd, statliga myndigheter, stiftelser, fonder m.fl. ställs till universitetets förfogande som forskningsbidrag. Bidragen kan indelas i tre huvudgrupper: De som är avsedda att användas vid genomförande av ett i ansökningshandlingar angivet forskningsprojekt. De som ges som stöd för att bedriva forskning inom visst angivet forskningsområde utan att utgöra projekt. De som lämnas för en forskning som kontinuerligt förnyas, fördjupas och som fortlöpande pågår utan tidsbegränsning. Med bidrag avses gåvo-, donations- och bidragsmedel som en givare lämnar till universitetet utan att en motprestation krävs i gengäld. Givaren har dock rätt att ställa krav på att bidraget används till visst ändamål eller att en viss person ska få disponera medlen, liksom ställa krav på återrapportering och dokumentation av den bedrivna verksamhet som bidraget finansierat. Forskningsresultatet är dock inte bidragsgivarens egendom. Om resultatet av verksamheten tillfaller givaren med äganderätt, eller att denne kräver fördröjning av publicering av resultatet för att själv kunna tillgodogöra sig fördelar, tyder Sid 10-44
detta på att verksamheten avser uppdragsverksamhet. Det är viktigt att det klart framgår av gällande avtal huruvida det rör sig om bidrags- eller uppdrags-/avgiftsfinansierad verksamhet, särskilt när det gäller icke-statliga givare då klassificeringen får ekonomiska och skattemässiga konsekvenser. Inventarier och annan utrustning som anskaffats för verksamheten/projekten tillhör universitetet, om inget annat framgår av gåvohandling eller avtal. 7.4.2 Ansökan I samband med en bidragsansökan ska en s.k. fullkostnadskalkyl upprättas (förvaltningschefsbeslut 2008-10-27). En fullkostnadskalkyl innehåller beräkning av de totala direkta och indirekta kostnader som ett projekt för med sig och den fulla finansiering som erfordras för att täcka dessa kostnader. En kalkylmall som framställer en sådan fullkostnadskalkyl finns tillgänglig under Verktyg i Medarbetarportalen. I kalkylen ska anges projektets direkta kostnader, beräknade enligt universitetets regelverk (t.ex. LOP). Lokalkostnader och indirekta kostnader vilka båda är en funktion av de direkta kostnaderna, räknas automatiskt fram genom att institutionens fastställda pålägg för dessa kostnader anges. Det är en stark rekommendation från SUHF att kostnaden för den personal som redan är finansierad vid lärosätet och som kommer att medverka med sin tid i projektet, också ska ingå i fullkostnadsberäkningen. På finansieringssidan ska den egna finansieringen i detta fall tas upp, vilken är densamma som lönekostnaderna för denna personal jämte tillhörande lokalkostnader och indirekta kostnader. Finansiärerna måste införa ansökningsblanketter som rymmer en fullkostnadsberäkning enligt den nya gemensamma redovisningsmodellen för kostnadsredovisning. Eftersom det ännu inte har skett i någon större utsträckning, är det viktigt att en fullkostnadskalkyl tas fram och lämnas i samband med bidragsansökan. En samlad riskbedömning för projektets genomförande och krav på ekonomiska resurser ska genomföras och dokumenteras. Resultatet av kalkylberäkningen och riskanalys kan kanske leda till att man beslutar att inte ansöka om bidrag p.g.a. alltför stor osäkerhet kring projektet. För att kvalitetssäkra kalkylberäkningen, ska institutionens ekonomadministratör granska beräkningen och återkoppla den till forskaren. Prefekten bör tillse att man skapar en rutin inom institutionen för hanteringen av bidragsansökningar samt att åtaganden identifieras i form av behov av anställda, lokaler, infrastruktur m.m. Behov av medfinansiering genom ett internt bidrag till projektet för full kostnadstäckning kan också aktualiseras i det här stadiet. Det är aktuellt t.ex. där ansökan gäller en viss finansiär och där man vet att denne inte ger full täckning av de indirekta kostnaderna. Se även bilaga 3.3 Förslag till checklista för projektledare Ansökan. 7.4.3 Beviljad ansökan Ingångna skriftliga avtal är allmän handling som ska registreras i kontraktsreskontran EKO, där avtalet då automatiskt åsätts ett diarienummer. Avtalen arkiveras på respektive institution och fakultetskansli (originalhandlingar). Avtal undertecknas i allmänhet av prefekten. Vid denna tidpunkt uppstår det formella åtagandet och såväl möjligheter som risker övergår till universitetet. I och med att prefekten tar del av alla beviljade ansökningar finns förutsättningar för att samordning ska kunna ske av all verksamhet vid institutionen och att åtaganden identifieras i form av anställda, lokaler etc. En projektbudget ska upprättas där projektets inkomster och olika utgifter specificeras. För ändamålet finns en blankett benämnd Projektunderlag (se i blankettarkivet). Om bidraget inte ger full finansiering av projektets beräknade Sid 11-44
kostnader uppkommer frågan om behov av medfinansiering genom ett internt bidrag. Självklart måste det föregås av en prövning av projektets beräknade kostnader innan ett medgivande om medfinansiering kan beslutas. Observera att anhållan om förvaltning alltid ska inlämnas till respektive kansli vid mottagande av bidragsmedel (tillsammans med ovan nämnda Projektunderlag) och det gäller även vid varje fortsättningsbidrag. Blankett finns på blanketter.gu.se/ekonomi/. 7.4.4 Redovisningsprinciper I det följande anges ett antal redovisningsprinciper som har betydelse för hanteringen av externa medel. Principen om bokföringsmässiga grunder: intäkter och kostnader som har uppstått under räkenskapsåret ska bokföras samma år, oavsett tidpunkt för betalning. Försiktighetsprincipen: värdering av de olika posterna i balansräkningen ska göras med iakttagande av rimlig försiktighet. Principen om bruttoredovisning: tillgångar och skulder eller intäkter och kostnader får inte kvittas mot varandra så att endast mellanskillnaden redovisas. Realisationsprincipen: intäkter redovisas inte förrän de konstaterats, medan kostnader/förluster tas upp redan då de befaras; jämför med rutinen för förlustriskbedömning av externfinansierade verksamheter. Konsekvensprincipen: samma principer för värdering, klassificering och indelning av de olika posterna i årsredovisningen ska konsekvent tillämpas från ett räkenskapsår till ett annat. Objektivitetsprincipen: för att minimera risken för godtycklighet i redovisningen ska den i största möjliga utsträckning bygga på affärshändelser som kan verifieras med fakturor eller andra verifikat. 7.4.5 Fördelning av kostnader Kostnader ska redovisas på de projekt som har orsakat kostnaden för att en rättvisande projektredovisning och externredovisning ska uppnås. Om inte kostnadsredovisningen är rättvisande minskar värdet av den ekonomiska redovisningen. Uppföljning av att lönekostnadskonteringen är på rätt projekt och verksamhet bör ske åtminstone tertialvis. Tidredovisning krävs för EU-finansierade projekt och rekommenderas för övriga projekt i möjligaste mån för att undvika tidskrävande omföringar av lönekostnader jämte löpande semesterlönekostnad. 7.4.6 Löpande redovisning/uppföljning Uppföljning och dokumentation av uppföljningen bör genomföras i samarbete med institutionens ekonomiadministratör. Se även bilaga 3.2 Checklista för prefekt och bilaga 3.3 Checklista för projektledare. För uppföljning av redovisningen i sin helhet finns en checklista som stöd för institutionernas arbete. De innehåller även aktiviteter som särskilt berör externfinansierad verksamhet. Checklistan återfinns på ekonomiavdelningens hemsida. 7.4.7 Rekvisition av bidragsinkomster När ett kontrakt registreras i kontraktsreskontran EKO anges samtidigt datum när rekvisition av bidraget ska ske. I EKO är rutinen att rekvisitionen ska godkännas innan den kan överföras till AGRESSO och därifrån skrivas ut. Mer om detta står att läsa i checklistan för uppföljning. Sid 12-44
7.4.8 Periodavslut Se bilaga 3.3 om aktiviteter som tillämpas vid uppföljning. En riskbedömning ska göras av varje enskilt projekt som är pågående. Bedömningen utförs av projektledaren och innebär att denne gör en uppskattning av vilka framtida intäkter och kostnader som tillkommer i projektet. Om förlustrisk föreligger ska detta noteras. Se bilaga 3.5 för beskrivning av rutin för förlustriskbedömning. 7.4.9 Avslut av bidragsfinansierat projekt Kriterier för att ett projekt ska kunna avslutas kan t.ex. vara: Projektarbetet är avslutat Projektarbetet övergår i ett nytt projekt Normalt ska ett projekt avslutas i ekonomisystemet inom 5 år (se projektdefinitionen under avsnitt 7.3.5 ovan). För att ett projekt ska anses avslutat ur ekonomisk synvinkel ska samtliga, till projektet hänförliga kostnader och intäkter vara bokförda på projektet. Kostnader som hör till projektet kan dock uppstå ganska lång tid efter att det arbetsmässigt anses avslutat. Beroende på finansieringen (betalningsplanen i kontraktet) och villkoren för återrapportering, kan det vara olika kriterier som avgör när ett projekt ska anses vara avslutat: Slutrapport är inskickat till bidragsgivaren Slutlikvid är betald Inga ytterligare kontrakt förväntas som ska finansiera projektet Om det efter att ett projekt avslutats, visar sig att det fanns ytterligare kostnader eller intäkter att bokföra, får dessa bokföras på någon annan verksamhet. Ett avslut av ett projekt ska vara definitiv i redovisningen. Regler för hur över- och underskott från avslutade projekt ska hanteras, i fall där detta inte är reglerat i avtalet med finansiären, bör utarbetas på respektive institution. När ett projekt avslutas ska över- och underskott omföras till annan verksamhet efter beslut av prefekten. För att ta tillvara de erfarenheter som administrationen av projektet givit, är det en fördel om en efterkalkyl upprättas och jämförs med ursprunglig kalkyl. Analysen bör fokusera på bristerna i förkalkylen för att minimera riskerna för att oriktiga kostnadsberäkningar upprepas. 7.4.10 Arkivering av forskningshandlingar Enligt universitetets Arkivhandbok gäller följande hantering för forskningsmaterial: När ett forskningsprojekt avslutas, ska projektledaren eller forskaren kontakta den arkivredogörare som finns vid respektive enhet och diskutera forskningshandlingarnas arkivering. Vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras, framgår av ett tillämpningsbeslut som har fattats av rektor. Se även www.rk.gu.se. I slutet av nämnda tillämpningsbeslut finns ett särskilt dokument som ska fyllas i och lämnas till arkivredogöraren för arkivering. Här framgår också eventuellt gallringsbeslut, vilket fattas av projektledaren eller forskaren i samråd med prefekten. Denne är övergripande ansvarig för arkivfrågorna på institutionen. Sid 13-44
7.5 Avgiftsfinansierad verksamhet 7.5.1 Avgiftsfinansierad verksamhet allmänt Till avgiftsbelagd verksamhet räknas lämnade tjänster och produkter som mot ersättning tillhandahålls en uppdragsgivare utanför universitetets organisation. Extern försäljningsverksamhet ska bedrivas enligt regeln om full kostnadstäckning. Uttag av särskilda avgifter, exempelvis högskoleprovet, kan vara reglerade i lagar och förordningar och innebära ett avsteg från huvudregeln. Uppdragsverksamhet räknas i den ekonomiska redovisningen till den externt finansierade verksamheten. Det utmärkande för ett uppdrag är att verksamheten motsvaras av ett uppdrag från en uppdragsgivare/kund och att resultatet i allmänhet tillfaller denne med äganderätt. Uppdragsverksamhet kan omfatta utbildning för näringsliv, myndigheter och organisationer samt forsknings- och utvecklingsuppdrag för motsvarande parter. Uppdragsutbildning får inte bedrivas gentemot enskilda personer. Härutöver finns vissa funktioner som är avgiftsfinansierade (t.ex. uthyrning av forskningsfartyg) och som följer särskilda administrativa rutiner. Ytterligare information kan lämnas av respektive fakultetskansli. Information om uppdragsutbildning finns samlad på hemsidan för forskning och innovationsservice. Informationen når via denna länk. Där finns också en F.A.Q. (Frequently Asked Questions) i ämnet. Se även bilaga 4.5 Handläggningsordning för uppdragsverksamhet. 7.5.2 Policy Förutom att den avgiftsbelagda verksamheten vid universitetet ska vara förenlig med gällande lagar, förordningar, regeringsbeslut, föreskrifter och allmänna råd kring avgiftsbelagd verksamhet, finns följande policy: Avgiftsbelagd verksamhet vid universitetet ska vara förenlig med, samt vara till gagn för den verksamhet som bedrivs vid institutionen och i övrigt vara i linje med universitetets interna regler och riktlinjer. Resurser som åtgår för den avgiftsbelagda verksamheten får inte bekostas av anslagsmedel. Avgiftsbelagd verksamhet får inte ge upphov till snedvridande konkurrens med verksamhet utanför universitetets organisation. 7.5.3 Allmänna regler för uppdragsverksamhet Som ett komplement till den reguljära forskningen och utbildningen kan universitetets institutioner, forskare och lärare medverka i sådan uppdragsverksamhet, med anknytning till institutionens övriga verksamhet, som bidrar till: Att utveckla forskningen och utbildningen inom universitetet Att sprida forsknings- och utvecklingsresultat samt kvalificerad kunskap Att utveckla kompetensen hos anställda i näringsliv, på myndigheter etc. Att grundlägga och utveckla kontakterna mellan universitetet och i första hand regionens näringsliv, myndigheter och organisationer Sid 14-44
En institution får inte bli så beroende av tillfälliga projekt och externa medel att den ordinarie verksamheten blir eftersatt. Uppdragsverksamheten bör ses i huvudsak som ett komplement till den ordinarie verksamheten. Ersättningen från uppdragsgivaren ska i princip täcka samtliga de kostnader som uppdraget för med sig, både direkta och indirekta (principen om full kostnadstäckning). När det gäller kostnadsberäkning av arbetstiden, ska i princip även ingå en uppräkning för annan tid än den som är förknippad med uppdraget, såsom kompetensutveckling, personalmöten etc. Förklaringen till detta är att de intäkter som GU erhåller, oavsett om det är från anslag eller externa medel, måste finansiera all använd arbetstid. Om den avgiftsbelagda verksamheten bedrivs i uppdragsgivarens lokaler, eller i övriga fall där uppdraget i sin helhet utförs utanför universitetet, ska inga lokalkostnader ingå i kostnadsberäkningen. Universitetsstyrelsen har 2001-03-22 beslutat om lokala föreskrifter för uppdragsutbildning vid Göteborgs universitet. Uppdragsutbildning innebär att utbildningen anordnas mot särskild ersättning från en uppdragsgivare för personer som uppdragsgivaren utser. Statliga, kommunala och landstingskommunala myndigheter kan vara uppdragsgivare ifråga om personalutbildning och utbildning som betingas av arbetsmarknadsskäl. Enskilda företag och organisationer kan vara uppdragsgivare ifråga om personalutbildning. Utbildning som utförs för annan statlig högskola eller statlig myndighet kallas beställd utbildning och redovisas i särskild verksamhetsgrupp i den ekonomiska redovisningen. Avtal om samarbete mellan institution och annan svensk eller utländsk organisation, t.ex. myndighet, företag eller organisation, ingås med syfte att förstärka och utveckla universitetets verksamhet. Sådana avtal rör t.ex. utrustning som placeras vid institutionen eller på annat sätt görs tillgänglig för forskning och undervisning. Till överlämnandet är ibland knutet vissa åtaganden från institutionens sida, t.ex. viss forskning, informationsspridning, reklam eller en garanterad användning av utrustningen i undervisningen. Även här är det viktigt att en kostnadsanalys görs, och att man i denna även beaktar kostnader som kanske inte är direkt uppenbara. Institutionen ska göra en värdering av de prestationer som ingår i samarbetet. Ett avtal bör upprättas med utgångspunkt i riktlinjerna för uppdragsverksamhet. Utrustning som placeras i universitetets lokaler bör vara försäkrad. 7.5.4 Uppdragsutbildning centrala ramavtal Större uppdragsutbildningsprojekt kan innebära att Göteborgs universitet sluter ett centralt avtal med en uppdragsgivare. Uppdragsgivaren ser oftast universitetet som en motpart, även om olika institutioner är inblandade i fullgörandet av uppdraget. Vid dessa centrala ramavtal tar en annan part än en institution, t.ex. externa relationer vid gemensamma förvaltningen hand om de avtalsmässiga kontakterna med uppdragsgivaren och svarar för fakturering av uppdraget. Utförande institutioner ska i dessa sammanhang träffa en överenskommelse med den centrala parten inom universitetet och avtala om både direkta och indirekta kostnader för sitt deluppdrag inom ramen för det centrala ramavtalet. Sid 15-44
7.5.5 Handläggningsordning För varje avgiftsbelagd verksamhet ska upprättas en kostnadskalkyl. Ett kalkylstöd finns för beräkning av kostnader och utgör ett internt underlag för en offert eller anbud för uppdragsverksamhet; finns under Verktyg i Medarbetarportalen. Samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta, ska ingå i kalkylen. Framräknad självkostnad är den kostnad som uppdragsgivaren/kunden ska finansiera. Huvudregeln när det gäller avgiftssättning för varor och tjänster som tillhandahålls med stöd av avgiftsförordningen, är att avgiften ska täcka den egna självkostnaden för framställningen av varan och tjänsten. Verksamhet som avses enligt 4 avgiftsförordningen utgörs av: försäljning av tidskrifter och andra publikationer, informations- och kursmaterial, konferenser och kurser, rådgivning och annan liknande service, lokaler, utrustning, inköps- och resurssamordning, tjänster till utlandet (tjänsteexport) samt automatisk databehandling i annan form än utskrift. All uppdragsverksamhet ska regleras via avtal och ska granskas av universitetets affärsjurister ur rättslig och kommersiell synvinkel före undertecknande. En särskild handläggningsordning för avtal inom uppdragsverksamhet vid universitetet har beslutats av rektor (se bilaga 4.3). Syftet är att säkerställa att universitetets ansvar, rättigheter och skyldigheter återspeglas på ett korrekt sätt i avtalet. Fakturering ska ske genom kundreskontran i ekonomisystemet, så snart som möjligt efter att vara/tjänst levererats eller enligt betalningsplan i avtal. Precisera betalningsvillkor, eventuellt delfakturering etc. i avtalet. Anpassa helst fakturering/intäkt till den takt kostnader uppstår, så att uppdragsverksamheten inte belastas med ett saldomässigt underskott under vissa perioder. Särskilt inför årsbokslutet är det viktigt att fakturering sker av upparbetade kostnader och att man följer upp att fakturering skett enligt betalningsplan. Betalningsbevakning av utställda fakturor sker via den kravrutin som är kopplad till universitetets kundreskontra. Vid fakturering av uppdragsverksamhet debiteras i normalfallet utgående moms med 25 %, i enlighet med momsreglerna. Moms debiteras dock inte vid fakturering till statliga myndigheter. 7.5.6 Periodavslut/bokslut Uppdragsverksamhet som bedrivs i projektform behandlas i redovisningen som pågående verksamhet och saldot periodiseras fram till dess slutdatum uppnåtts. Avgiftsfinansierad verksamhet i form av försäljning, provning, analyser etc. ska däremot resultatavräknas löpande. En ekonomisk riskbedömning ska göras av varje enskilt pågående projekt. Bedömningen utförs av projektledaren och innebär att denne gör en uppskattning av vilka framtida intäkter och kostnader som kommer att tillkomma i projektet. Om förlustrisk föreligger, ska en kommentar lämnas och uppskattat belopp anges. Se bilaga 3.3 om aktiviteter som tillämpas vid uppföljning. Se bilaga 3.5 för beskrivning av rutin för förlustriskbedömning. Sid 16-44
7.6 EU-medel Gemensamma förvaltningens handläggare i EU-forskningsfrågor arbetar på enheten för forskning och innovationsservice. Information om EU:s senaste ramprogram kan hämtas via denna länk. Innehållet i detta kapitel grundar sig på handläggningsordningar beslutade av rektor för projekt i sjätte ramprogrammet respektive sjunde ramprogrammet med diarienummer N22 101/03 och N22 206/07 (se även Bilaga 4.6 i detta kapitel). Handläggningsordningen ses för närvarande över och kapitlet kommer att uppdateras när den är beslutad och klar. 7.6.1 Huvudprinciper Göteborgs universitets avtal om EU-finansierad forskning träffas för universitetets räkning och inte för enskilda fakulteter eller institutioner. Avtalen undertecknas av gemensamma förvaltningens (GF:s) handläggare i EU-forskningsfrågor på delegation av rektor. I övrigt gäller universitetets allmänna delegationsordning och bestämmelserna i universitetets ekonomihandbok. Det åligger institutionen att utifrån den ordning fakulteten bestämt, förankra ansökan/projektet hos fakulteten. 7.6.2 Information GF:s handläggare i EU-forskningsfrågor informerar forskare, institutionens ekonom och andra berörda inför ansökningstillfällena om kommissionens regler för aktuellt program och projektform inom sjunde ramprogrammet. En uppdaterad lista över godkända projekt finns på forsknings- och innovationsservices hemsida www.gu.se//forskninginnovation/forskningsservice. 7.6.3 Rådgivning och stöd GF:s handläggare och affärsjurist stödjer forskare och institutioner inför ansökan och även fortlöpande under projekttiden i administrativa och juridiska frågor. 7.6.4 Förvaltning av EU-medel Alla EU-medel ska betalas till universitetets speciella Eurokonto som finns på SEB. Varje EU-projekt ska ha en egen verksamhetskod. Använd blanketten Anhållan om förvaltning som finns på blanketter.gu.se/ekonomi. 7.6.5 Ej lånefinansiering EU-kommissionen tillåter ej lånefinansiering vid inköp av utrustning. Kontakta fakultetskansli eller universitetets forskningshandläggare vid eventuella frågor. 7.6.6 Rutiner för EU:s ramprogram för forskning och utveckling Finansiering Europeiska kommissionen finansierar inte fullt ut ett EU-projekt utan en andel av den fulla kostnaden. Det förutsätts således alltid att utföraren ställer upp med en egenfinansiering. Från 2010 ersätter universitetet centralt och fakulteterna med lika delar, den del av ett projekt som inte finansieras från kommissionen. Rutiner för denna hantering är under utarbetande. Sid 17-44
Ansökan inkl. budget och prefektintyg GF:s handläggare granskar ansökningarna utifrån Europeiska kommissionens direktiv. Handläggaren utarbetar också i samråd med berörd forskare en budget för projektet. Vissa projekt kan ha en kombination av olika ersättningsmodeller. Handläggaren ska alltid se till att den av EU fastställda maximala overheadkostnaden finns medtagen i projektbudgeten. Ett s.k. prefektintyg ska upprättas gemensamt av prefekten, forskaren och handläggaren enligt särskilt formulär. Intyget innebär att prefekten vid berörd institution godkänner projektet och de ekonomiska risker som det kan medföra för institutionen. Det åligger också prefekten att förankra ansökan hos fakulteten. Intyget arkiveras sedan på institutionen och även centralt. Forskaren behåller också ett exemplar. Ansökningarna skickas in via ett webbaserat system där Göteborgs universitets officiella uppgifter finns registrerade. Dessa ska användas i alla ansökningar. För komplett rutinbeskrivning, se Bilaga 4.6 till detta kapitel. 7.7 Sponsring Sponsring är en ömsesidig överenskommelse där den ena parten lämnar ersättning (kontanta medel, varor eller tjänster) medan den andra parten lämnar motprestationer, som åtminstone till viss del består av exponering av företagsnamn, varumärke eller annan associationsmarknadsföring. Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna. Har inga krav på motprestation avtalats, är det inte sponsring utan fråga om gåva eller donation. För utförlig information om sponsring hänvisas även till Ekonomistyrningsverkets publikation 2002:15 (www.esv.se). 7.7.1 Gränsdragning mot avgift När en myndighet tar ut en avgift för en vara eller en tjänst baseras avgiften på en beräkning av myndighetens självkostnad. Normalt ska avgifter/priser sättas så att full kostnadstäckning uppnås, dvs. både de direkta kostnaderna och en så rättvisande andel som möjligt av de indirekta kostnaderna ska täckas. Karakteristiskt för sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn och dennes produkter. Myndighetens kostnader för exponeringstjänsten kan många gånger vara mycket små i förhållande till det värde som sponsorn tillmäter tjänsten. 7.7.2 Gränsdragning mot bidrag, donation och gåva Ett bidrag eller en gåva innebär att en givare lämnar medel eller andra tillgångar till en mottagare utan krav på motprestation. Bidragsgivaren får inte heller på grund av bidraget åtnjuta särskild förmånsställning, ställa krav på hur uppgiften ska utföras eller kräva att vissa resultat ska uppnås. För bidrag som en myndighet tar emot finns särskilda regler, exempelvis i donationsförordningen (1998:140). Det är viktigt att kunna särskilja de olika delarna av den motprestation som den sponsrade parten tillhandahåller sponsorn, samt att dessa delar kan värderas och prissättas på ett rättvisande sätt. 7.7.3 Sponsring som komplement Finansiering genom sponsring medför en större risk än traditionell finansiering genom anslag eller bidrag. Risk finns att sponsorn säger upp sitt avtal i förtid eller att denne inte går med på en förnyelse av avtalet. För tillkommande projekt och aktiviteter som ligger inom ramen för institutionens uppgift, kan sponsring i vissa fall vara en lämplig kompletterande finansieringskälla. Sid 18-44
7.7.4 Avtal och redovisning Skriftliga avtal ska alltid upprättas. Stöd för detta lämnas av universitetets jurister på externa relationer. Sponsringsintäkter redovisas på särskilda konton. Kontakta ekonomiavdelningen vid frågor om redovisning och momshantering. Sid 19-44
BILAGA 1 DEFINITIONER Anslag Medel universitetet erhåller via regleringsbrev för att finansiera utbildning på grundläggande och avancerad nivå samt forskning/forskarutbildning. Beslutad anslagstilldelning framgår av regleringsbrev för universitetet som helhet och internt genom universitetsstyrelsens beslut om anslagstilldelning till nämnderna. Avgiftsfinansierad verksamhet: Beställd utbildning: Högskoleutbildning enligt avtal med annan högskola eller annan statlig finansiär där studenterna är registrerade vid beställande högskola. Utföraren av beställd utbildning ska särredovisa sina kostnader och intäkter. Uppdragsutbildning: Utbildning som anordnas mot ersättning från annan än enskild person och som uppdragsgivaren utser deltagare till. Uppdragsutbildning ges enligt reglerna i förordning (1997:845) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor. Uppdragsforskning: Forskningsverksamhet som bedrivs mot ersättning och som reglerats i avtal där resultatet tillfaller uppdragsgivaren. Forskningsetisk granskning: Universitet och högskolor får enligt 2 kap. 14 i högskoleförordningen ta ut en avgift för forskningsetisk granskning av ett förslag till klinisk läkemedelprövning. Avgiften får vara högst 5 000 kr. För ärenden av större omfattning får därutöver tas ut en avgift om 3 000 kr per sammanträde i forskningsetisk kommitté. Högskoleprov: För anmälan till högskoleprov får universitet och högskolor ta ut en avgift om 300 kr enligt 7 kap. 18 i högskoleförordningen. Inkomsterna får disponeras av lärosätet, förutom 125 kr per anmälan som ska inbetalas till Högskoleverket. Avtal Skriftligt avtal/kontrakt/gåvohandling ska finnas för externfinansierad verksamhet. Bidrag/bidragsintäkt Gåvo- och bidragsmedel som ställs till universitetets förfogande utan att villkoras med andra krav än att de används för avsett ändamål. Resultatet av bidragsfinansierad verksamhet tillfaller inte bidragsgivaren med äganderätt. Direkta kostnader Kostnader som är direkt hänförliga och har en koppling till en viss verksamhet (t.ex. projekt). Det kan gälla lönekostnader, förbrukningsmateriel, lokalkostnader och utrustning som används i ett projekt eller i utbildningen. Indirekta kostnader De kostnader som uppkommer inom stödverksamheten benämns gemensamma kostnader och när de fördelas ut och belastar kärnverksamhetens kostnadsbärare (verksamheter) utgör de dess indirekta kostnader. Det är alltså kostnader som inte har en direkt koppling till en verksamhet utan är gemensamma för flera verksamheter. Full kostnadstäckning Krav på full kostnadstäckning föreligger vid all externt finansierad verksamhet, med undantag för medel från EU-finansiärer samt från andra överstatliga organ där Sverige godkänt avtal med sådana undantag. Med full kostnadstäckning avses att samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta, ska täckas av de intäkter verksamheten erhåller. Universitetet kan dock inte kräva att icke-statliga Sid 20-44